Giáo trình tin học văn phòng (nghề quản trị mạng máy tính cao đẳng)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ: QUẢN TRỊ MẠNG MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm MÃ TÀI LIỆU : MĐ08 LỜI GIỚI THIỆU Trong năm qua, dạy nghề có bƣớc tiến vƣợt bậc số lƣợng chất lƣợng, nhằm thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội Cùng với phát triển khoa học công nghệ giới, lĩnh vực Công nghệ thơng tin nói chung ngành Quản trị mạng máy tính Việt Nam nói riêng có bƣớc phát triển đáng kể Chƣơng trình khung quốc gia nghề Quản trị mạng máy tính đƣợc xây dựng sở phân tích nghề, phần kỹ thuật nghề đƣợc kết cấu theo môđun Để tạo điều kiện thuận lợi cho sở dạy nghề trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình kỹ thuật nghề theo môđun đào tạo nghề cấp thiết Mơ đun 08: Tin học Văn phịng mơ đun đào tạo nghề đƣợc biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành Trong q trình thực hiện, nhóm biên soạn tham khảo nhiều tài liệu nƣớc, kết hợp với kinh nghiệm thực tế Giáo trình gồm có bài: Bài 1: Tổng quan phần mềm xử lý văn Bài 2: Trình bày văn Bài 3: Xử lý bảng biểu Bài 4: Bảo mật in ấn Bài 5: Tổng quan bảng tính Excel Bài 6: Hàm Excel Bài 7: Đồ thị in ấn Bài 8: Tổng quan Powerpoint Bài 9: Hiệu ứng trình diễn Mặc dù có nhiều cố gắng, nhƣng khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình đƣợc hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Ninh Bình, ngày tháng năm 2018 Biên soạn Phạm Thị Quỳnh Hƣơng MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN Giới thiệu Word CÁC THAO TÁC TRÊN MOT TÀI LIEU 2.1 Tạo văn 10 2.2 Mở văn tạo sẵn 10 2.3 Lƣu văn soạn thảo 11 2.4 Kết thúc làm việc Word 11 2.5 Thao tác với chuột bàn phím 11 2.6 Truy tìm thay văn 14 SOẠN THẢO VĂN BẢN 14 BÀI 2: TRÌNH BÀY VĂN BẢN 19 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 19 1.1 Định dạng đoạn văn 20 1.2 Định dạng cột, tab, Numbering 21 1.3 Drop Cap (Tạo chữ hoa thụt cấp) 25 1.4 Định dạng trang văn 26 2.CHÈN CÁC ĐỐI TƢỢNG VÀO VĂN BẢN 29 2.1 Chèn kí tự đặc biệt 29 2.2 Chèn ClipArt hình ảnh 30 2.3 Chèn hiệu chỉnh hình vẽ 30 2.4 Chèn hiệu chỉnh lƣu đồ 31 2.5 Vẽ hiệu chỉnh biểu đồ 32 2.6 Lập hiệu chỉnh biểu thức toán học 33 BÀI 3: XỬ LÝ BẢNG BIỂU ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED CHÈN BẢNG BIỂU VÀO VĂN BẢN : 377 CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG BIỂU 37 2.1 Các phím dùng để di chuyển bảng 37 2.2 Định dạng bảng 38 2.3 Định dạng đƣờng viền cho bảng 39 2.4 Chèn cơng thức tốn học vào bảng 39 THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG BIỂU 40 BÀI 4: BẢO MẬT VÀ IN ẤN 44 BẢO MẬT : 44 IN ẤN 44 2.1 Định dạng trang in 44 2.2 Đặt lề cho trang in 45 2.3 In tài liệu 46 TRỘN VĂN BẢN 46 3.1 Các khái niệm 46 3.2 Trộn thƣ 47 BÀI 5: TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH EXCEL 52 GIỚI THIỆU EXCEL : 52 1.1 Giới thiệu Excel: 52 1.2 Trình bày khái niệm: 52 1.3 Mô tả cấu trúc bảng tính: 54 CÁC LỆNH CƠ BẢN ĐỐI VỚI BẢNG TÍNH 55 2.1 Tạo bảng tính 56 2.2 Mở bảng tính tạo: 56 2.3 Lƣu bảng tính 57 2.4 Kết thúc làm việc với Excel: 58 CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT BẢNG TÍNH: 59 3.1 Di chuyển bảng tính: 59 3.2 Chọn vùng làm việc: 60 3.3 Chèn ơ, dịng cột bảng tính 61 3.5 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 62 3.6 Sao chép liệu bảng tính 63 3.7 Các loại địa Excel 64 BÀI 6: HÀM TRONG EXCEL 69 CÁC KHÁI NIỆM: 69 1.1 Hàm gì? 69 1.2 Cú pháp chung hàm (Function) 70 CÁC HÀM CƠ BẢN THƢỜNG DÙNG: 72 2.1 Hàm xử lý liệu dạng số: 72 2.2 Hàm xử lý liệu dạng chuỗi: 75 2.3 Hàm xử lý liệu dạng ngày tháng: 77 2.4 Hàm thống kê thống kê có điều kiện 78 2.5 Các hàm Logic 79 2.6 Các hàm tìm kiếm tham chiếu 79 BÀI 7: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN 91 ĐỒ THỊ : 91 1.1 Đồ thị gì? 91 Các loại đồ thị: 91 1.3 Vẽ đồ thị : 91 1.4 Hiệu chỉnh đồ thị : 93 IN ẤN 100 2.1 Hiệu chỉnh trang in 100 2.2 Xem trƣớc trang in 100 2.2.1 Thiết lập thông số cho trang in 100 2.3 In ấn 103 BÀI 8: TỔNG QUAN VỀ POWERPOINT ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.9 GIỚI THIỆU 10909 1.1 khởi động kết thúc làm việc với Office PowerPoint 10909 1.2 Màn hình chƣơng trình Office PowerPoint 10910 LÀM QUEN VỚI PRESENTATION-SLIDE 11010 2.1 Các bƣớc thiết kế tập tin trình diễn đơn giản 11010 BÀI 9: HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.12 TẠO HIỆU ỨNG CHO ĐỐI TƢỢNG: 11212 1.1 Tạo hiệu ứng nhanh theo mẫu 11212 1.2 Tạo hiệu ứng theo tùy chọn ngƣời thiết kế 11212 1.3 Thay đổi hiệu ứng đối tƣợng 11212 TRÌNH DIỄN SLIDE 11414 2.1 Cho trình diễn tất slide từ đầu đến cuối 11414 2.2 Cho trình diễn từ slide 11414 2.3 Cho trình diễn đoạn slide 11414 2.4 Ẩn/ slide 1144 TÀI LIỆU THAM KHẢO 11616 MÔ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ đun: MĐ08 Vị trí tính chất mơ đun: - Vị trí: Mơ đun đƣợc bố trí sau học sinh học xong mơn học chung, Anh văn chuyên ngành, tin học đại cƣơng trƣớc môn học, mô đun đào tạo chuyên mơn nghề - Tính chất: Là mơ đun kỹ thuật sở nghề Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc định dạng văn Word + Trình bày đƣợc hàm Excel + Trình bày đƣợc cách tạo trình Powerpoint - Về kỹ năng: + Thao tác đƣợc công cụ phần mềm Microsoft Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn (Microsoft Word) để tạo tài liệu đạt tiêu chuẩn theo qui định; + Sử dụng phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn kiểu liệu: số, chuỗi ký tự, Thời gian, biểu đồ lập đƣợc bảng tính + Thiết kế báo cáo, chuyên đề cách chuyên nghiệp - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Tự tin thao tác, tiếp cận phần mềm máy tính + Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an tồn cho ngƣời phƣơng tiện học tập Nội dung mô đun: Thời gian Thực hành, Số Tên mô đun Tổng Lý thí nghiệm, Kiểm TT số thuyết thảo luận, tra Bài tập Bài 1: Tổng quan phần mềm 10 xử lý văn Giới thiệu Word 0.5 0.5 Các thao tác 1.5 5.5 tài liệu 1 Soạn thảo văn Bài 2: Trình bày văn 18 14 Định dạng văn 2.5 5.5 Chèn đối tƣợng vào văn 10 1.5 8.5 7 Bài 3: Xử lý bảng biểu Chèn bảng biểu vào văn Các thao tác bảng biểu Thay đổi cấu trúc bảng biểu Bài 4: Bảo mật In ấn Bảo mật In ấn Trộn văn Bài 5: Tổng quan bảng tính Excel Giới thiệu Excel Các lệnh bảng tính Các thao tác bảng tính Bài 6: Hàm Excel Các khái niệm Các hàm thƣờng dùng Bài 7: Đồ thị In ấn Đồ thị In ấn Bài 8: Tổng quan Powerpoint Giới thiệu Làm quen với PresentationSlide Bài 9: Hiệu ứng trình diễn Tạo hiệu ứng cho đối tƣợng Trình diễn Slide Cộng 5 2.5 1.5 10 0.5 0.5 0.5 0.5 4 0.5 0.5 0.5 1.5 1 1 20 19 5 11 1 1 11 3 10 90 30 57 3 1 BÀI TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ08-01 Giới thiệu: Bộ Microsoft Office 2003 ngƣời sử dụng quen thuộc với menu chuẩn nằm phía cửa sổ Microsoft Word 2010 sử dụng menu theo giao diện Ribbon, chức đƣợc chia theo tab riêng biệt menu Ngồi tính bản, phần mềm soạn thảo văn cung cấp cho ngƣời sử dụng tính giúp ngƣời sử dụng giao tiếp với trình ứng dụng khác Mục tiêu: - Trình bày đƣợc thao tác tài liệu - Mô tả đƣợc chức công cụ - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Giới thiệu Word Mục tiêu: - Giới thiệu giao diện, chức tab menu Với menu theo giao diện Ribbon, chức đƣợc chia theo tab menu, không hiển thị tồn nhƣ kiểu menu cũ 2003 Hình 3.1: Menu Ribbon Word 2010 Thanh Ribbon có thành phần bản: Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp đối tƣợng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Mọi thứ Tab đƣợc lựa chọn cẩn thận dựa hoạt động ngƣời dùng Ví dụ Tab Home chứa lệnh có tần suất sử dụng nhiều chẳng hạn nhƣ lệnh nhóm Font để định dạng văn nhƣ: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v Các thao tác tài liệu Mục tiêu: - Trình bày thao tác tạo mới, mở, kết thúc văn - Trình bày thao tác với chuột bàn phím 2.1 Tạo văn Thông thƣờng sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó tài liệu mà Word tự động tạo Tạo gồm cách sau đây: + Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document + Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Hình 3.2 : Tạo văn Mặc định lƣu tài liệu dạng Word 2003 trở trƣớc Mặc định, tài liệu Word 2010 đƣợc lƣu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC quen thuộc Với định dạng này, mở đƣợc Word 2003 trở trƣớc không cài thêm chuyển đổi Để tƣơng thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chƣơng trình, Word 2007 cho phép lƣu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2010 mặc định lƣu với định dạng Word 2003, nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK 10 Hình 3.3: Định dạng văn Vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup -Background ->chọn hình lƣu trữ máy ->nhấn nút Insert In tiêu đề dòng cột (Row and column headers) Vào Ribbon ->Page Layout ->Sheet Options -Headings ->chọn Print In tiêu đề cột dòng lặp lại trang B1 Vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup -Print Title B2 Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số vào ->$1:$1 B3 Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A ->$A:$A B4 Nhấn OK hoàn tất 2.2.6 Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong số trƣờng hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào số trang định ta dùng Ribbon ->Page Layout ->Scale To Fit ->Scale Ta thu nhỏ tài liệu đến 10% phóng to tới 400% Ngồi ta ép Excel in tài liệu với số trang ta qui định Ribbon ->Page Layout ->Scale To Fit ->Width Ribbon ->Page Layout >Scale To Fit ->Height 2.2.7 In đường lưới ô Để in đƣờng lƣới kẽ ô bảng tính ta chọn Ribbon ->Page Layout ->Sheet Options ->Gridline ->Print 2.2.8 Thêm thông tin vào đầu chân trang (Header Footer) Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin xuất cuối trang Các phiên trƣớc ta dùng ngăn Hearder/ Footer hộp thoại Page Setup để thêm Header Footer nhƣng phiên làm cách khác dễ dàng trực quan hơn, đặc biệt chèn hình vào Vào Ribbon ->View ->chuyển sang chế độ xem Page Layout ->Tiến hành thêm Header Footer Lƣu ý phải nhấp chuột vào vùng Header Footer nhóm lệnh Design Hình 9.21: Các nút lệnh Design Các mã lệnh nút lệnh Header Footer 102 Nút lệnh Mã lệnh &[Page] &[Pages] Chức Hiển thị số trang tài liệu Hiển thị tổng số trang đƣợc in &[Date] Hiển thị ngày &[Time] Hiển thị &[Path]&[File] &[File] Hiển thị đƣờng dẫn đầy đủ đến nơi lƣu tập tin Tên tập tin Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Khơng có Chèn hình lựa chọn vào Chúng ta phải tìm đến hình cần chèn vào hộp thoại Insert Picture, chọn hình nhấn nút Insert Thiết lập thơng cố cho hình chèn vào Khơng có Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, trƣờng hợp đoạn văn Header Footer cần dùng ký hiệu & nhập ký hiệu lần && Ví dụ muốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header nhập “Cơng thức && Hàm” Các lựa chọn khác Header Footer:  Different First Page: Nếu chọn thiết lập thơng tin khác vào header/ footer trang so với header/ footer trang lại tài liệu  Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, đặt header/ footer khác cho trang chẵn trang lẻ  Scale With Document: Nếu chọn, kích thƣớc chữ header/ footer tăng giảm theo tài liệu tài liệu sử dụng chức in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ  Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái lề phải header/ footer canh với lề trái lề phải tài liệu 2.3 In Để gọi hộp thoại Print, chọn nút Office ->chọn Print hay nhấn tổ hợp phím Dùng hộp thoại để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lƣợng số tùy chọn khác  Selection: Chỉ in vùng chọn trƣớc nhấn lệnh Office ->Print  Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay sheet chọn  Entire workbook: In tồn workbook  Table: Chỉ có tác dụng ô hành 103 bảng, chọn in bảng  Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực 104 Bài tập sản phẩm thực hành 07.8 Kiến thức: Câu 1: Đồ thị gì? Nêu cách hiệu chỉnh đồ thị Câu 2: Trình bày lệnh In bảng tính chọn chiều in Bài tập ứng dụng: Bài tập 07.8.1: 1- Gọi lại bảng tính TH07.XLSX Sử dụng tính SUBTOTAL tạo tổng (chi tiết) cho biết Tổng THÀNH TIỀN heo khối lớp Sử dụng tính AUTO FILTER lọc bảng tính cịn mẫu tin chứa khối lớp cấp Từ bảng tính trích ghi mọt bảng riêng gồm loại sách lý hóa Lƣu lại bảng tính Bài tập 07.8.2: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho cột đủ để chứa liệu) TT MÃ SỐ A01T A01V B01T C02S B02T C01V B02S A03T D03S 10 H10 11 12 13 14 15 16 A02T B03T B01T B03S C02V C03T BẢNG TÍNH ĐIỂM HỌC SINH HỌ VÀ TÊN TÊN MÔN ĐIỂM TRƢỜNG THI THI Trần Duy Trị (a) (b) Hồ Thị Tuyết Lê Văn Mừng Lê Ngọc Trong 5.5 Trần Hà Dũng Trần Thanh Thanh 7.5 Nguyễn Trục 8.5 Văn Lê Chí Hùng 9.5 Đồn Hn 6.5 Hồng Nhĩ Xn Trần Bửu Lê Hịa Hải Trần Bình Chƣơng 9.5 Lê Phƣớc Hòa 4.5 Nguyễn văn Hậu 3.5 Trần kỳ Hà 8.5 105 XẾP LOẠI (c) BẢNG TRA TÊN TRƢỜNG MÔN THI Mã tên trƣờng A Võ trƣờng toản B Đinh tiên hồng C Hịa Bình D Nguyễn Du BẢNG TRA TÊN Mã Môn thi S Sinh ngữ T Tốn V Văn U CẦU: 1- Thành lập bảng tính vào số liệu thô (chú ý Font tùy ý) Tính tốn cột - Cột (a) : Tên trƣờng vào Mã bên trái Mã số Bảng tra tên trƣờng (Dùng hàm VLOOKUP) - Cột (b) : Tên Môn thi vào mã bên phải Mã số bảng tra tên môn thi (Dùng hàm HLOOKUP) - Cột (c) : Từ điểm thi, Hãy ban hành công thức cho cột xếp loại 3.Sắp xếp bảng tính dựa vào cột điểm thi Từ bảng tính trích ghi bảng riêng gồm học sinh thuộc trƣờng Võ trƣờng toản Từ bảng tính trích bảng riêng gồm học sinh xếp hạng cao Tạo bảng thống kê sau : Thống kê số học sinh thi theo trƣờng môn thi Môn thi Sinh ngữ Tốn Văn Trƣờng Đinh tiên hồng Võ Trƣờng Toản Hịa Bình Nguyễn Du Ta thử nối cột Họ cột tên thành cột lấy tên HỌ VÀ TÊN (dùng toán tử &) - Vẽ đồ thị tỷ lệ học sinh tham gia thi môn Sinh ngữ trƣờng (Đồ thị Tròn) - Vẽ đồ thị minh họa tƣơng quan số học sinh tham gia môn thi theo trƣờng (Đồ thị khối) Ghi vào đĩa với tên TH10.XLSX 106 Bài tập 07.8.3: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho cột đủ để chứa liệu) BẢNG THANH TỐN TIỀN CƠNG TÁC PHÍ VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỊNH MỨC THANH TOÁN NGÀY Tối thiểu : TT TÊN 10 11 12 13 14 15 16 Trị Tuyết Mừng Trong Dũng Thanh Trục Hùng Huân Nhĩ Bửu Hải Chƣơng Hòa Hậu Hà LCB Cấp KHU bậc VỰC 2.88 3.10 2.50 4.40 2.88 3.10 4.50 2.50 5.60 4.50 2.80 2.80 4.50 2.88 2.50 3.50 KS CN CN KT KS KT CN CN CN CB GD CN KS KS KT CN HNI HUE HUE SGN HNI SGN HUE HNI SGN HUE HNI SGN SGN HUE HUE HNI TỪ NGÀY ĐẾN NGÀY ố đ HỆ SỐ 10/05/00 23/07/00 12/06/00 26/05/00 19/08/00 12/08/00 23/09/00 13/09/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 23/06/00 11/08/00 19/06/00 7/06/00 25/08/00 22/09/00 05/10/00 27/10/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 (a) HỆ TIỀN SỐ THỰ C (b) (c) BẢNG HỆ SỐ CÔNG TÁC PHÍ HNI HUE SGN CN 150 145 160 GD 150 160 180 KS 160 150 175 KT 155 165 170 YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) Tính toán cột nhƣ sau : - Cột (a) : Dựa vào cột Cấp bậc bảng hệ số để tính tốn cột hệ số (Dùng hàm VLOOKUP HLOOKUP) - Cột (b) : Dựa vào bảng định mức tốn ngày 107 Nếu Hệ số >175 lấy 175; Nếu hệ số