Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Quản trị mạng máy tính - Cao đẳng) là mô đun đào tạo nghề được biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết và thực hành. Giáo trình kết cấu gồm 9 bài và chia thành 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: tổng quan phần mềm xử lý văn bản; trình bày văn bản; xử lý bảng biểu; bảo mật và in ấn;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ: QUẢN TRỊ MẠNG MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm MÃ TÀI LIỆU : MĐ08 LỜI GIỚI THIỆU Trong năm qua, dạy nghề có bƣớc tiến vƣợt bậc số lƣợng chất lƣợng, nhằm thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội Cùng với phát triển khoa học công nghệ giới, lĩnh vực Công nghệ thơng tin nói chung ngành Quản trị mạng máy tính Việt Nam nói riêng có bƣớc phát triển đáng kể Chƣơng trình khung quốc gia nghề Quản trị mạng máy tính đƣợc xây dựng sở phân tích nghề, phần kỹ thuật nghề đƣợc kết cấu theo môđun Để tạo điều kiện thuận lợi cho sở dạy nghề trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình kỹ thuật nghề theo môđun đào tạo nghề cấp thiết Mơ đun 08: Tin học Văn phịng mơ đun đào tạo nghề đƣợc biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành Trong q trình thực hiện, nhóm biên soạn tham khảo nhiều tài liệu nƣớc, kết hợp với kinh nghiệm thực tế Giáo trình gồm có bài: Bài 1: Tổng quan phần mềm xử lý văn Bài 2: Trình bày văn Bài 3: Xử lý bảng biểu Bài 4: Bảo mật in ấn Bài 5: Tổng quan bảng tính Excel Bài 6: Hàm Excel Bài 7: Đồ thị in ấn Bài 8: Tổng quan Powerpoint Bài 9: Hiệu ứng trình diễn Mặc dù có nhiều cố gắng, nhƣng khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình đƣợc hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Ninh Bình, ngày tháng năm 2018 Biên soạn Phạm Thị Quỳnh Hƣơng MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN Giới thiệu Word CÁC THAO TÁC TRÊN MOT TÀI LIEU 2.1 Tạo văn 10 2.2 Mở văn tạo sẵn 10 2.3 Lƣu văn soạn thảo 11 2.4 Kết thúc làm việc Word 11 2.5 Thao tác với chuột bàn phím 11 2.6 Truy tìm thay văn 14 SOẠN THẢO VĂN BẢN 14 BÀI 2: TRÌNH BÀY VĂN BẢN 19 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 19 1.1 Định dạng đoạn văn 20 1.2 Định dạng cột, tab, Numbering 21 1.3 Drop Cap (Tạo chữ hoa thụt cấp) 25 1.4 Định dạng trang văn 26 2.CHÈN CÁC ĐỐI TƢỢNG VÀO VĂN BẢN 29 2.1 Chèn kí tự đặc biệt 29 2.2 Chèn ClipArt hình ảnh 30 2.3 Chèn hiệu chỉnh hình vẽ 30 2.4 Chèn hiệu chỉnh lƣu đồ 31 2.5 Vẽ hiệu chỉnh biểu đồ 32 2.6 Lập hiệu chỉnh biểu thức toán học 33 BÀI 3: XỬ LÝ BẢNG BIỂU ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED CHÈN BẢNG BIỂU VÀO VĂN BẢN : 377 CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG BIỂU 37 2.1 Các phím dùng để di chuyển bảng 37 2.2 Định dạng bảng 38 2.3 Định dạng đƣờng viền cho bảng 39 2.4 Chèn cơng thức tốn học vào bảng 39 THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG BIỂU 40 BÀI 4: BẢO MẬT VÀ IN ẤN 44 BẢO MẬT : 44 IN ẤN 44 2.1 Định dạng trang in 44 2.2 Đặt lề cho trang in 45 2.3 In tài liệu 46 TRỘN VĂN BẢN 46 3.1 Các khái niệm 46 3.2 Trộn thƣ 47 BÀI 5: TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH EXCEL 52 GIỚI THIỆU EXCEL : 52 1.1 Giới thiệu Excel: 52 1.2 Trình bày khái niệm: 52 1.3 Mô tả cấu trúc bảng tính: 54 CÁC LỆNH CƠ BẢN ĐỐI VỚI BẢNG TÍNH 55 2.1 Tạo bảng tính 56 2.2 Mở bảng tính tạo: 56 2.3 Lƣu bảng tính 57 2.4 Kết thúc làm việc với Excel: 58 CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT BẢNG TÍNH: 59 3.1 Di chuyển bảng tính: 59 3.2 Chọn vùng làm việc: 60 3.3 Chèn ơ, dịng cột bảng tính 61 3.5 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 62 3.6 Sao chép liệu bảng tính 63 3.7 Các loại địa Excel 64 BÀI 6: HÀM TRONG EXCEL 69 CÁC KHÁI NIỆM: 69 1.1 Hàm gì? 69 1.2 Cú pháp chung hàm (Function) 70 CÁC HÀM CƠ BẢN THƢỜNG DÙNG: 72 2.1 Hàm xử lý liệu dạng số: 72 2.2 Hàm xử lý liệu dạng chuỗi: 75 2.3 Hàm xử lý liệu dạng ngày tháng: 77 2.4 Hàm thống kê thống kê có điều kiện 78 2.5 Các hàm Logic 79 2.6 Các hàm tìm kiếm tham chiếu 79 BÀI 7: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN 91 ĐỒ THỊ : 91 1.1 Đồ thị gì? 91 Các loại đồ thị: 91 1.3 Vẽ đồ thị : 91 1.4 Hiệu chỉnh đồ thị : 93 IN ẤN 100 2.1 Hiệu chỉnh trang in 100 2.2 Xem trƣớc trang in 100 2.2.1 Thiết lập thông số cho trang in 100 2.3 In ấn 103 BÀI 8: TỔNG QUAN VỀ POWERPOINT ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.9 GIỚI THIỆU 10909 1.1 khởi động kết thúc làm việc với Office PowerPoint 10909 1.2 Màn hình chƣơng trình Office PowerPoint 10910 LÀM QUEN VỚI PRESENTATION-SLIDE 11010 2.1 Các bƣớc thiết kế tập tin trình diễn đơn giản 11010 BÀI 9: HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.12 TẠO HIỆU ỨNG CHO ĐỐI TƢỢNG: 11212 1.1 Tạo hiệu ứng nhanh theo mẫu 11212 1.2 Tạo hiệu ứng theo tùy chọn ngƣời thiết kế 11212 1.3 Thay đổi hiệu ứng đối tƣợng 11212 TRÌNH DIỄN SLIDE 11414 2.1 Cho trình diễn tất slide từ đầu đến cuối 11414 2.2 Cho trình diễn từ slide 11414 2.3 Cho trình diễn đoạn slide 11414 2.4 Ẩn/ slide 1144 TÀI LIỆU THAM KHẢO 11616 MÔ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ đun: MĐ08 Vị trí tính chất mơ đun: - Vị trí: Mơ đun đƣợc bố trí sau học sinh học xong mơn học chung, Anh văn chuyên ngành, tin học đại cƣơng trƣớc môn học, mô đun đào tạo chuyên mơn nghề - Tính chất: Là mơ đun kỹ thuật sở nghề Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc định dạng văn Word + Trình bày đƣợc hàm Excel + Trình bày đƣợc cách tạo trình Powerpoint - Về kỹ năng: + Thao tác đƣợc công cụ phần mềm Microsoft Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn (Microsoft Word) để tạo tài liệu đạt tiêu chuẩn theo qui định; + Sử dụng phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn kiểu liệu: số, chuỗi ký tự, Thời gian, biểu đồ lập đƣợc bảng tính + Thiết kế báo cáo, chuyên đề cách chuyên nghiệp - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Tự tin thao tác, tiếp cận phần mềm máy tính + Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an tồn cho ngƣời phƣơng tiện học tập Nội dung mô đun: Thời gian Thực hành, Số Tên mô đun Tổng Lý thí nghiệm, Kiểm TT số thuyết thảo luận, tra Bài tập Bài 1: Tổng quan phần mềm 10 xử lý văn Giới thiệu Word 0.5 0.5 Các thao tác 1.5 5.5 tài liệu Soạn thảo văn 1 Bài 2: Trình bày văn 18 14 Định dạng văn 2.5 5.5 Chèn đối tƣợng vào văn 10 1.5 8.5 7 Bài 3: Xử lý bảng biểu Chèn bảng biểu vào văn Các thao tác bảng biểu Thay đổi cấu trúc bảng biểu Bài 4: Bảo mật In ấn Bảo mật In ấn Trộn văn Bài 5: Tổng quan bảng tính Excel Giới thiệu Excel Các lệnh bảng tính Các thao tác bảng tính Bài 6: Hàm Excel Các khái niệm Các hàm thƣờng dùng Bài 7: Đồ thị In ấn Đồ thị In ấn Bài 8: Tổng quan Powerpoint Giới thiệu Làm quen với PresentationSlide Bài 9: Hiệu ứng trình diễn Tạo hiệu ứng cho đối tƣợng Trình diễn Slide Cộng 5 2.5 1.5 10 0.5 0.5 0.5 0.5 4 0.5 0.5 0.5 1.5 1 1 20 19 5 11 1 1 11 3 10 90 30 57 3 1 BÀI TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ08-01 Giới thiệu: Bộ Microsoft Office 2003 ngƣời sử dụng quen thuộc với menu chuẩn nằm phía cửa sổ Microsoft Word 2010 sử dụng menu theo giao diện Ribbon, chức đƣợc chia theo tab riêng biệt menu Ngồi tính bản, phần mềm soạn thảo văn cung cấp cho ngƣời sử dụng tính giúp ngƣời sử dụng giao tiếp với trình ứng dụng khác Mục tiêu: - Trình bày đƣợc thao tác tài liệu - Mô tả đƣợc chức công cụ - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Giới thiệu Word Mục tiêu: - Giới thiệu giao diện, chức tab menu Với menu theo giao diện Ribbon, chức đƣợc chia theo tab menu, không hiển thị tồn nhƣ kiểu menu cũ 2003 Hình 3.1: Menu Ribbon Word 2010 Thanh Ribbon có thành phần bản: Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp đối tƣợng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Mọi thứ Tab đƣợc lựa chọn cẩn thận dựa hoạt động ngƣời dùng Ví dụ Tab Home chứa lệnh có tần suất sử dụng nhiều chẳng hạn nhƣ lệnh nhóm Font để định dạng văn nhƣ: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v Các thao tác tài liệu Mục tiêu: - Trình bày thao tác tạo mới, mở, kết thúc văn - Trình bày thao tác với chuột bàn phím 2.1 Tạo văn Thông thƣờng sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó tài liệu mà Word tự động tạo Tạo gồm cách sau đây: + Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document + Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Hình 3.2 : Tạo văn Mặc định lƣu tài liệu dạng Word 2003 trở trƣớc Mặc định, tài liệu Word 2010 đƣợc lƣu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC quen thuộc Với định dạng này, mở đƣợc Word 2003 trở trƣớc không cài thêm chuyển đổi Để tƣơng thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chƣơng trình, Word 2007 cho phép lƣu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2010 mặc định lƣu với định dạng Word 2003, nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK 10 Hình 3.3: Định dạng văn BÀI XỬ LÝ BẢNG BIỂU Mã bài: MĐ08-03 Giới thiệu: Ngoài tính soạn thảo văn thơng thƣờng, MS Word 2010 cho phép xây dựng bảng biểu văn Ngƣời sử dụng định dạng bảng biểu nhƣ đoạn văn khác Ngồi ra, chèn vào văn số cơng thức tốn học thơng thƣờng để tính tốn, chỉnh độ rộng, cao dịng, cột Mục tiêu: - Mô tả đƣợc thao tác tạo xử lý bảng biểu - Trình bày nội dung văn bảng biểu - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Chèn bảng biểu vào văn : Mục tiêu: - Chèn đƣợc bảng biểu vào văn Để tạo bảng: - Đặt trỏ vào trang nơi muốn tạo bảng - Chọn tab Insert → nhóm Tables, Chọn vào nút Tables Tạo bảng theo cách sau: Hình 3.1: chèn bảng + Đánh dấu số dòng cột + Chọn Insert Table nhập số dòng cột + Chọn vào Draw Table, tạo bảng cách Nhấp nhập số dòng cột + Chọn Quick Tables chọn bảng Các thao tác bảng biểu Mục tiêu: - Dùng lệnh thành thạo để xử lý văn bảng biều 2.1 Các phím dùng để di chuyển bảng Di chuyển lên xuống ơ: dùng phím ↓,↑ Di chuyển sang phải ơ: dùng phím Tab Di chuyển sang trái ơ: dùng tổ hợp phím Shift+Tab 37 2.2 Định dạng bảng 2.2.1 Chỉnh kích thước dịng, cột Để chỉnh kích thƣớc dịng, cột bảng, thực bƣớc sau: - Đặt trỏ chuột biên dòng , cột bảng → - Sử dụng thao tác kéo chuột để thay đổi kích thƣớc dịng, cột 2.2.2 Chèn dịng, cột bảng Chọn vào bảng thấy có hai thẻ vùng Ribbon là: Design Layout Hai thẻ dùng để thiết kế bố trí bảng 2.2.2.1 Chèn dịng Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column + Nếu chọn Insert Above : dòng chèn vào nằm dịng chứa hành + Nếu chọn Insert Below : dòng chèn vào nằm dƣới dòng chứa ô hành 2.2.2.2 Chèn cột Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column + Nếu chọn Insert Left: cột chèn vào nằm bên trái chứa ô hành + Nếu chọn Insert Right: dòng chèn vào nằm bên phái chứa hành 2.2.3 Xóa dịng/cột bảng Để xóa dịng/cột thực bƣớc: - Chọn dịng/cột cần xóa - Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column, chọn nút Delete + Delete Row: Xóa dịng + Delete Column: Xóa cột 2.2.4 Kết nối ô/ tách ô Kết nối ô Thực bƣớc: - Chọn ô cần kết nối với (các ô cần trộn) - Nhấp chuột vào thẻ Layout → nhóm Merge, chọn Merge cells Tách ô Thực bƣớc: - Chọn ô cần tách - Nhấp chuột vào thẻ Layout→ nhóm Merge, chọn Split cells xuất hộp thoại Hình 3.2: Chia tách ô 38 2.3 Định dạng đường viền cho bảng Định dạng đƣờng viền cho bảng Tạo đƣờng viền cho Tables ta làm bƣớc sau: - Tô khối bảng chọn Tables Tools - Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders - Chọn kiểu đƣờng viền nhấp OK Tô cho bảng Phối hợp màu sắc để tạo cho Tables Thực theo bƣớc sau: - Chọn cần tơ màu, sau nhấn vào Tables Tools chọn Design - Chọn tiếp mục Shading chọn màu cho ô 2.4 Chèn công thức toán học vào bảng Đối với phần mềm Microsoft Word thao tác với bảng biểu, liệu số, ta thực số phép tốn đơn giản nhƣ tính Tổng (sum), Tích (Product), trung bình (average) số nhờ hàm có sẵn Để thực tính tốn, thực bƣớc sau: - Nhấp chuột vào ô mà muốn xuất kết tính tốn - Nhấp chuột vào thẻ Layout→ Data, chọn Formula…, xuất hộp thoại: 39 Kích chọn hàm Hình 3.3: Chèn cơng thức tốn học bảng biểu + Xóa hàm có Formula, hàm khơng u cầu ( khơng xóa dấu ) + Nhấp vào mũi tên Paste function, để chọn hàm thích hợp Lƣu ý: Đối số hàm là: Above: muốn tính tốn nằm cột so với ô kết Below: Nếu muốn tính tốn nằm dƣới cột so với ô kết Left: Nếu muốn tính tốn nằm bên trái cột so với ô kết Right: Nếu muốn tính tốn nằm bên phải cột so với ô kết - Nhấp nút OK để thực việc tính tốn Thay đổi cấu trúc bảng biểu Chọn vào bảng, thấy hai thẻ vùng Ribbon là: Design Layout Hai thẻ dùng để thiết kế bố trí bảng Trên thẻ Design, chọn: • Table Style Options • Draw Borders 40 BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày cách tạo bảng biểu mới? Câu 2: Trình bày thao tác bảng biểu(chèn/xóa dịng cột tách/ kết nối ơ),định dạng đƣờng viền cho bảng? Câu 3: Trình bày công dụng thẻ Design layout? KỸ NĂNG: A YÊU CẦU : Gõ trình bày văn sau lƣu lại với tên TH04A.DOC Hướng dẫn thực hành Nhắp chuột công cụ TAB (bên trái thƣớc) vài lần đến xuất loại tab , , theo yêu cầu Nhắp chuột mốc dừng cần đặt thƣớc tab NHƢ : Đặt tab (center tab) vị trí 1.25 4.5 cho “Cơng ty “ “Cộng hòa “ - Dòng tiêu đề Đặt mốc tab vị trí mốc dừng Đặt right tab vị trí 5.88 thƣớc Tiếp tục đặt Decimal tab vị rí 2.75, 3.5 4.25 trƣớc gõ “Mặt hàng “ Dùng lệnh format / tab chọn tab đặt leader nhắp chọn nút set Tiếp tục chọn tab 5.88 đặt leader nhắp chọn nút set Cuối nhắp chọn OK Quét chọn từ dòng “1 Hải sản ” đến hết dòng “Da cá sấu “ để kẻ đƣờng viền đƣờng viền dƣới : dùng lệng format / borders and shading Cơng ty xuất nhập Cộng hịa xã chủ nghĩa việt Nam TP Hồ Chí Minh Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU tháng đầu năm 2000 MẶT HÀNG ĐVT QUÝ QUÝ CỘNG GHI CHÚ Hải sản chế biến : Tôm đông lạnh Tấn 23.50 115.73 139.23 Thị trƣờng Nhật Tôm khô Kg 2500 3100 5600.00 70% sang Nhật Bong bóng cá Kg 688.85 1200.1 1888.95 Hồng Kông Khô mực Kg 3570 5000 8570.00 Nhật 41 Súc sản, gia cầm chế biến : Vịt đơng lạnh Con Da Bị thuộc m2 Da Cá Sấu m2 3000 6500 9500.00 Châu Âu 2500.55 3123.3 5623.85 Pháp 250.6 423.15 673.75 Châu Âu B YÊU CẦU : Gõ trình bày văn theo mẫu sau va lƣu lại với tên TH04B.DOC HƢỚNG DẪN : - Dùng lệnh :insert/table / insert table TRUỜNG CAO ÐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ CHIÊU SINH CÁC LỚP TIN HỌC THỨ HAI - TƢ - SÁU SÁNG THỨ BA - NĂM - BẢY 7g 30 - 9g30 9g30 - 11g30 : Foxpro CB (10/05) 7g30 - 9g30 : Tin học VP (11/05) (windows - winword - excel) 9g30 - 11g30 : pascal NC (15/05) 13g30 - 15 g30 : Pascal CB (14/05) 13g30 - 15 g30 : foxpro NC (19/05) 18g - 20 g : Tin học VP (18/05) (windows - winword - excel) : Tin học CB (10/05) CHIỀU 15g30 - 17g30 : Foxpro NC (19/05) 15g30 - 17g30 : Tin học CB (15/05) TỐI 18g - 20 g : Foxpro CB (21/05) TỔNG HỢP TÌNH HÌNH GHI DANH CÁC LỚP TIN HỌC KHÒA 1/1998 KHÒA 1/1999 KHÒA 1/2000 KHÒA 1/2001 TỔNG SỐ TH CănBản 100 120 160 150 530 ĐT Văn Phòng 50 70 150 250 520 Foxpro 10 15 25 25 75 Pascal 15 15 20 15 65 C++ 0 5 Windows 50 50 60 50 210 LỚP HỌC 42 Winword 100 200 200 200 700 Excel 70 80 100 140 390 Corel Draw 10 10 15 10 45 Access 0 10 30 40 Auto CAD 10 10 30 409 566 750 885 2610 37,18 51,45 68,18 80,45 109,34 TỔNG SỐ TRUNG BÌNH Tổng Số Học Viên : WORD EXCEL ACCESS TỔNG CỘNG TRUNG BÌNH ĐIỂM NGUYỄN T KIM ÁNH 12 NGUYỄN KIM LINH 15 LÊ HỒNG NHUNG 10 20 6,67 NGÔ THỊ LANH 21 NGUYỄN THỊ PHÚC 24 STT HỌ TÊN 43 BÀI BẢO MẬT VÀ IN ẤN Mã bài: MĐ08-04 Giới thiệu: In ấn việc quan trọng, đặc biệt ngƣời học word, chƣa có nhiều kỹ in ấn Qua chức này, giúp ta biết cách bảo mật đƣợc file văn bản, quan sát đƣợc cấu trúc trang in, nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lí, kịp thời tài liệu để in có đƣợc kết nhƣ ý muốn Mục tiêu: - Thực đƣợc thao tác tạo mật cho văn - Chọn lựa chế độ hiệu chỉnh trƣớc in ấn - Thực đƣợc thao tác trộn văn - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Bảo mật Mục tiêu: Bảo vệ độ an toàn cho văn mật Tạo Password cho văn bản: + Tại thẻ File, chọn Info, chọn Protect Docunment, chọn Encrypt with Password + Tại hộp Encrypt Documnent gõ vào Password, sau chọn OK + Tại hộp Confirm Password, Gõ lại Password nhấn chọn OK Hình 4.1: Hộp thoại tạo Password In ấn Mục tiêu: - Định dạng văn trƣớc in - In văn soạn thảo giấy 2.1 Định dạng trang in Mỗi tạo file mới, cửa sổ văn có sẵn trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn (thƣờng giấy letter giấy A4) - Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dƣới góc phải để mở hộp thoại Page Setup 44 Hình 4.2: Chọn nhóm Page Setup Chọn loại giấy – Tab Paper - Paper Size : chọn loại giấy, Nhấp thƣớc tƣơng ứng width height, chọn Custom phải cho số đo Nhấp thƣớc giấy width height Hình 4.3: Hộp thoại chọn loại giấy in(Paper) 2.2 Đặt lề cho trang in - Top : Lề bên trang in - Bottom : Lề bên dƣới trang in - Left : Lề trái trang in - Right : Lề phải trang in - Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách From edge: Khoảng cách từ mép tờ giấy đến header footer - Orientation : chọn hƣớng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang - Mirror margins : Đặt lề đối xứng Nếu lệnh Hình 4.4:Đặt lề trang giấy có dùng, giấy đƣợc phân biệt có trang lẻ trang chẵn (Odd and Even), thƣờng áp dụng để in sách 2.3 In tài liệu -Thẻ File, chọn Print 45 Hình 4.5 : In tài liệu - Copies: chọn số in - Printer : chọn tên máy in tƣơng ứng đƣợc cài đặt Windows Nếu máy in sử dụng khơng có tên danh sách (nghĩa chƣa đƣợc khai báo) phải thực bƣớc sau: o Nhắp Start, chọn Settings nhắp Printers o Nhắp đúp vào biểu tƣợng Add Printer o Thực bƣớc cài đặt máy in chức Add Printer Wizard - Pages : in số trang chọn lựa cách gõ số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách trang rời, dấu gạch nối “-“ để in trang liên tiếp Trộn văn Mục tiêu: - Xác định dạng văn cần thực trộn thƣ - Thực thành thạo thao tác trộn thƣ 3.1 Các khái niệm Trong thực tế, cần phải in văn gởi cho nhiều ngƣời chẳng hạn nhƣ thƣ mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, tốt nghiệp Thay phải gõ thông tin ngƣời vào nội dung giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta dùng công cụ Mail Merge để giải vấn đềtrên cách nhanh chóng 3.1.1 Tập tin data source Một file chứa liệu nguồn thƣờng đƣợc trình bày dƣới dạng bảng biểu đơn giản nhƣ table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng nội dung ô 3.1.2 Tập tin main document 46 Một file văn mẫu đƣợc trình bày hồn chỉnh 3.2 Trộn thư Bƣớc Tạo tập tin Main WORD nhƣ sau Cơng Ty TNHH XYZ 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM 8223344 Ngày 30 tháng năm 2012 THƢ MỜI Kính gởi: Sinh năm: Địa chỉ: Mời xếp thời gian đến dự vấn tuyển nhân cho Công ty Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám đốc Trần Văn B Bƣớc Tạo tập tin nguồn liệu Excel với cột có tên tƣơng ứng Bƣớc Trên tập tin Main Word Chọn Start Mail Merge tab Mailings sau chọn Step by Step Mail Merge Wizard Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ di chuyển chuột đến vị trí hình thay đổi kích cỡ Để thực mail merge cần phải qua bƣớc, làm theo hƣớng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next dƣới hộp thoại, muốn quay lại nhấn vào Previous Trong mục Select document type chọn sẵn Letters Chọn Next qua bƣớc Trong mục Select starting document chọn sẵn Use the current document Chọn Next qua bƣớc Hình 4.6: Các bƣớc thực Mail Merge 47 Trong mục Select recipients nhấn nút Browse Chọn va mở file danh sách excel lƣu Chọn Sheet1, OK Hình 4.7: Chọn file để lấy liệu Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta loại bỏ trích lọc hàng khơng muốn tạo thƣ mời Nhấn OK Nhấn Next qua bƣớc Hình 4.7: Thực bƣớc 4, 5, Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items… Đặt trỏ text vị trí xác định văn mẫu, nơi cần chèn liệu vào, l ần lƣợt chèn field vào main document nhƣ sau: Hình 4.8: Chèn Fiel cần Merge 48 Nhấn nút Next sang bƣớc thứ Chọn Print muốn in thƣ mời trực tiếp máy in, chọn Edit indidual letters muốn xem trƣớc thƣ mời văn Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thƣ mời có danh sách chọn tạo thƣ mời cho số ngƣời Hinh 4.9: Hộp thoại lựa chọn để xuất thông tin sau đƣợc Trộn liệu BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày bƣớc cách thực trộn văn bản? Câu 2: Giả sử có văn thuctap.doc Hãy thực yêu cầu sau: - Xem văn trƣớc in - In trang chẵn - In trang lẻ - In tất trang - In thuctap.doc Câu 3: Trình bày chức hộp thoại Page Setup? KỸ NĂNG: YÊU CẦU : Dùng chức trộn văn để in giấy định lƣơng 49 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ Số : 1234/TCCB-QĐNL Đà Nẵng, ngày tháng năm 2018 QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƢỞNG V/v nâng bậc lƣơng cho nhân viên HIỆU TRƢỞNG - Căn Nghị định số 25/CP ngày 23/05/1993 Chính phủ ban hành tạm thời chế độ tiền lƣơng Cơng chức, viên chức hành chính, nghiệp; - Căn Thông tƣ số 04/1999/TT-TCCP ngày 20/03/1999 Ban Tổ chức Cán Chính phủ, hƣớng dẫn thực Nghị định số 95/1998/NĐ-CP Chính phủ tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức; - Theo đề nghị Ơng/Bà Trƣởng phịng TCHC QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nâng bậc lƣơng cho Ông (Bà): Đơn vị : : số: lƣơng lƣu vào file có tên 1) SoạnNgạch danh sách nhân viên đƣợcMã nâng “DanhSachNangLuong.doc” Từ hệ số : TT Họ tên Lên hệ số: Tên ngạch Mã Từ hệ kể ngạch từ ngày số Từ ngày Lên hệ số Tên đơn vị Điều 2: Ơng (Bà) có tên điều chịu trách nhiệm thi hành định Phòng hành Lê Văn Thành Chuyên viên 1003 2.67 1/10/11 3.0 Chun viên Phịng hành Ngơ Văn Hiền 1002 3.0 11/10/11 3.33 chính HIỆU TRƢỞNG Chuyên viên cao Nguyễn Liêm 1001 5.08 15/5/11 5.42 Phòng thiết bị NơiVăn nhận: cấp Phòng kỹ điều Phạm- Nhƣ Minh Kỹ sƣ 6033 3.33 11/12/11 3.33 thuật - Lƣu VT, TCHC Chuyên viên 1002 Lê Lân 5.08 15/4/11 5.42 Phòng quản trị Phịng tài Nguyễn Hƣơng Chun viên 1003 3.66 5/9/11 3.99 50 Soạn mẫu nhƣ sau lƣu với tên QĐNangLuong.doc thực trộn QĐ nâng lƣơng tự động cho nhân viên Tạo PassWord 123456 cho file QĐNangLuong.doc cho file In file QĐNangLuong.doc 51 ... - 9g30 : Tin học VP (11 /05) (windows - winword - excel) 9g30 - 11 g30 : pascal NC (15 /05) 13 g30 - 15 g30 : Pascal CB (14 /05) 13 g30 - 15 g30 : foxpro NC (19 /05) 18 g - 20 g : Tin học VP (18 /05)... 11 212 1. 3 Thay đổi hiệu ứng đối tƣợng 11 212 TRÌNH DIỄN SLIDE 11 414 2 .1 Cho trình diễn tất slide từ đầu đến cuối 11 414 2.2 Cho trình diễn từ slide 11 414 2.3 Cho trình. .. định Phòng hành Lê Văn Thành Chuyên viên 10 03 2.67 1/ 10 /11 3.0 Chun viên Phịng hành Ngơ Văn Hiền 10 02 3.0 11 /10 /11 3.33 chính HIỆU TRƢỞNG Chuyên viên cao Nguyễn Liêm 10 01 5.08 15 /5 /11 5.42 Phòng