VAI TRÒ của CÔNG tác văn THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG của cơ QUAN, tổ CHỨC và TRÁCH NHIỆM của các cá NHÂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN nội DUNG của CÔNG tác văn THƯ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CÁ NHÂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Nhập môn Công tác Văn thư HÀ NỘI - 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.2 CÁC VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.2.1 VAI TRỊ ĐẢM BẢO THƠNG TIN 1.2.2 VAI TRÒ NÂNG CAO, HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC 1.2.3 VAI TRỊ KIỂM SỐT THỰC THI QUYỀN LỰC 1.2.4 VAI TRỊ BẢO VỆ BÍ MẬT THÔNG TIN TRÁCH NHIỆM CÁ NHÂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LIÊN HIỆN BẢN THÂN KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO MỞ ĐẦU *** Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có điểm chung ln phát sinh giấy tờ, tài liệu, văn đến cần lưu trữ để sử dụng, tra cứu trình hoạt động Do đó, cơng tác văn thư lưu trữ, quản lý văn đóng vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư lưu trữ không đơn công việc giấy tờ không quan trọng Công tác văn thư lưu trữ hiệu giúp cho việc chuyển giao văn đến thời gian, phòng ban chun mơn giải xử lý công việc thời hạn, phát hành văn kịp thời, tra cứu thông tin, tài liệu cách nhanh chóng nhờ hệ thống lưu trữ khoa học Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải xử lý công việc Sự phát triển khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin dẫn đến xuất văn điện tử Giấy tờ văn đến với văn bản, tài liệu điện tử cần quản lý cách thống hệ thống Ta thấy rằng, công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức, góp phần bảo đảm thơng tin cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho hoạt động 3 NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1.KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ - Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV thì: Cơng tác văn thư bao gồm cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư - Công tác văn thư hoạt động quan trọng tất quan, doanh nghiệp, đặc biệt quan, đơn vị nhà nước Các Cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần dùng đến công văn, giấy tờ nhằm phổ biến chủ trương, đường lối, sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày 1.2.CÁC VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.2.1 VAI TRỊ ĐẢM BẢO THƠNG TIN - Cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời giúp cho hoạt động quan đạt hiệu làm việc cao hơn, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác nguồn thông tin từ văn Đây phương thức rõ ràng, hiệu đảm bảo tính pháp lý - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cú hoạt động quan, tổ chức 1.2.2.VAI TRỊ NÂNG CAO, HIỆU SUẤT CƠNG VIỆC - Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Giúp giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân - Giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau 1.2.3.VAI TRỊ KIỂM SỐT THỰC THI QUYỀN LỰC - Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Góp phần giữ gìn bí mật quan, tổ chức Những chủ trương, đường lối, sách quan, tổ chức kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn bản, việc giữ gìn bí mật quan, tổ chức vấn đề quan trọng 1.2.4.VAI TRỊ BẢO VỆ BÍ MẬT THƠNG TIN - Thu thập văn thơng tin sau có đồng ý chủ thể người đại diện quan, tổ chức - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức - Đối với nội dung tài liệu hình thành nhận q trình giải cơng việc phản ánh xác chân thực hoạt động quan, tổ chức.\ TRÁCH NHIỆM CÁ NHÂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - Tất cán bộ, công chức quan, tổ chức nói chung phải thực đầy đủ nội dung cơng tác văn thư có liên quan đến phần việc mình, cụ thể là: - + Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức - + Soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm - + Lập hồ sơ cơng việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định - + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn - + Thực nghiêm túc quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức 2.1.Đối với việc quản lý giải văn đến + Nhận văn đến + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến + Trình văn đến + Đăng ký văn đến + Chuyển giao văn đến + Giúp chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) theo dõi thời hạn giải văn đến 2.2 Đối với việc quản lý văn + Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn + Viết bì làm thủ tục phát hành văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng văn lưu + Quản lý cấp giấy giới thiệu, giấy đường + Lập bảo quản sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến, sổ chuyển giao văn 2.3 Đối với việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựngdanh mục hồ sơ hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục + GIúp chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) kiểm tra, đơn đốc việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Hoàn chỉnh nộp lưu hồ sơ văn vào lưu trữ hành 2.4 Đối với việc quản lý sử dụng dấu + Bảo đảm bảo quản an toàn dấu quan (bao gồm dấu quan, tổ chức, dấu văn phòng, dấu chức danh) + Trực tiếp đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác quan, tổ chức Ngoài nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo lực yêu cầu cụ thể quan, tổ chức mà văn thư chuyên trách giao kiêm nhiệm thêm số công việc đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị trực thuộc LIÊN HỆ BẢN THÂN’ - Em thấy rõ tầm quan trọng việc trọng công tác văn thư quan, tổ chức Bản thân em theo học trường đại học Nội Vụ chuyên ngành Văn thư Lưu trữ nên em mong muốn tifmhieeru trau dồi cho kiến thức nâng cao chuyên ngành em chọn - Là sinh viên nhận vai trị cơng tác văn thư quan, tổ chức Đây lý e chọn đề tài để tìm hiểu nhận tầm quan trọng công tác văn thư đời sống KẾT LUẬN Ngày nay, tác động mạnh mẽ khoa học công nghệ mà đặc biệt tác động cơng tác văn thư, trở thành phần thiếu phát triển quốc gia Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức Vì vậy, quan, tổ chức cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước… Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phịng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá Giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau 7 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng "Công tác văn thư quan tổ chức Đảng tổ chức trị xã hội" – TS Nguyễn Lệ Nhung (2010), Thông tin tư liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp: Hồn thiện cơng tác Văn thư - Lưu trữ văn phịng trường ĐHBK Hà Nội, Thơng tin tư liệu 3.Nguyễn Thị Phong Lê (2014), Bài giảng Nghiệp vụ văn thư: Chương 1,Thông tin tư liệu 4.Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp Vụ Văn Thư Lưu Trữ, NXB Văn hóa - Thơng tin Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2011), Soạn Thảo Văn Bản Và Công Tác Văn Thư Lưu Trữ,NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh ... trình giải cơng việc phản ánh xác chân thực hoạt động quan, tổ chức. TRÁCH NHIỆM CÁ NHÂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - Tất cán bộ, công chức quan, tổ chức nói chung phải thực đầy... NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.2 CÁC VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.2.1 VAI. .. quan, tổ chức, góp phần bảo đảm thơng tin cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho hoạt động 3 NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1.KHÁI NIỆM CƠNG TÁC VĂN THƯ - Theo