BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác văn thư Mã phách HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 1 KHÁI QUÁT NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 2 1 1 Khái niệm “Công tác Văn thư” 2 1 2 Nội dung của công tác văn thư 2 1 2 1 Soạn thảo, ký ban hành văn bản 2 1 2 2 Quản lý văn bản 5 1 2 3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 1.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Mã phách: ………………… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm “Công tác Văn thư” 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.2.1 Soạn thảo, ký ban hành văn 1.2.2 Quản lý văn bản: 1.2.3 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan: 11 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật: 13 1.3 Yêu cầu công tác văn thư 14 CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 14 2.1 Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý 14 2.2 Cung cấp thông tin khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý quan 15 2.3 Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời yêu cầu tổ chức, cá nhân 16 2.5 Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý 16 2.6 Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân 17 2.7 Góp phần giữ gìn tư liệu hoạt động quan, phục vụ kiểm tra tra giám sát 17 2.8 Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia 17 2.9 Làm tốt công tác văn thư-lưu trữ góp phần đảm bảo cho hoạt động quan hành nhà nước, đơn vị hoạt động thông suốt 18 LIÊN HỆ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 18 3.1 Soạn thảo ban hành văn 18 3.2 Quản lý văn 19 3.2.1 Quản lý văn 19 3.2.2 Quản lý văn đến 21 3.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 23 3.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 23 3.4.1 Lập hồ sơ 23 3.4.2 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 23 3.5 Nhận xét đề xuất giải pháp công tác văn thư UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Văn thư Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan hoạt động quản lý nói chung hoạt động quan hành nhà nước nói riêng Trong quản lý nhà nước, Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác văn thư phận quan trọng hoạt động quản lý, xác định mặt hoat động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành quan Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết công tác Văn thư Lưu trữ hoạt động quản lý lợi ích mà cơng tác văn thư lưu trữ mang lại cho hiệu hoạt động tổ chức Với kiến thức tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư lưu trữ” tác giả lựa chọn đề tài: “Khái quát nội dung công tác văn thư chứng minh vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý” để làm tập lớn PHẦN NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm “Công tác Văn thư” Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Cơng tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tố chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức” [6, tr.8] Theo Giáo trình Cơng tác Văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Cơng tác văn thư tồn công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu văn thư”.[1, tr.12] 1.2 Nội dung công tác văn thư Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư: Cơng tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư.[2] 1.2.1 Soạn thảo, ký ban hành văn - Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung Văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Theo quy định Chính phủ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Công tác Văn thư Điều 10, Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH quy định: “1 Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao.” Ví dụ: Soạn thảo Nghị định Cơng tác Văn thư Nghị định 30/2020/NĐCP, ngày 05/3/2020 Chính phủ ban hành giao cho Bộ Nội vụ quan chịu trách nhiệm soạn thảo trình Chính phủ ký, ban hành Ví dụ: Soạn thảo Thơng báo số 828/TB-ĐHNV, ngày 03/5/2021 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức dạy học trực tuyến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giao cho phòng Quản lý đào Đại học soạn thảo, trình Phó hiệu trưởng phụ trách đào tạo TS Lê Thanh Huyền ký ban hành - Đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo: Theo khoản 2, Điều 10, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác Văn thư quy định: “Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực cơng việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết.” + Xác định mục đích, tính chất, nội dung vấn đề cần văn Trong đó, cần xác định mục đích ban hành văn để làm gì? Có mục đích? tính chất văn bản? Giới hạn văn (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh)? Cá nhận tổ chức giao soạn thảo văn cần xác định tính chất, mục đích văn hướng đến Mục đích ? Văn có tính chất nào? + Xác định hình thức, nội dung; độ mật, khẩn văn cần soạn thảo: Việc xác định hình thức văn sử dụng cần vào mục đích, tính chất nội dung cần văn hóa; vào chức hình thức văn thẩm quyền ban hành quan để lựa chọn hình thức văn phù hợp, từ xác định bố cục nơi dung hình thức văn Trích yếu nội dung phải ngắn gọn phản ánh chủ đề văn Đồng thời, cần xác định rõ tính chất vấn đề cần soạn thảo để đề xuất với lãnh đạo quan, đơn vị định mức độ mật, khẩn văn Tùy vào mục đích, tính chất văn mà cá nhân tổ chức giao soạn thảo văn xác định hình thức, nội dung văn cho phù hợp Nội dung văn soạn thảo phụ thuộc vào mục đích, tính chất ban hành văn Nội dung văn cần tuân thủ yêu cầu nội dung soạn thảo văn Trong trình soạn thảo, nội dung văn thể thông tin cần truyền đạt Chính cần đảm bảo yêu cầu cụ thể giúp người tiếp nhận văn hiểu thực quyền nghĩa vụ giao - Duyệt thảo văn bản: Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn duyệt cần sửa chữa bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Duyệt thảo quy định Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP: “1 Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định” - Kiểm tra văn trước ký ban hành + Kiểm tra nội dung: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng phó) duyệt nội dung thảo Nội dung thảo phải đáp ứng đầy đủ mục đích việc soạn thảo ban hành văn Nội dung bảo đảm tính khoa học, mục đích, khoa học Sau người có thẩm quyền duyệt nội dung văn thường ký nháy vào văn đề xác nhận văn xét duyệt nội dung Trong trường hợp thảo văn khơng đạt u cầu nội dung không xét duyệt chuyển ngược lại cho cá nhân tổ chức chịu trách nhiệm soạn thảo văn chỉnh sửa hoàn thiện lại theo yêu cầu lãnh đạo đơn vị phụ trách soạn thảo + Kiểm tra thể thức: Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn ( chánh văn phịng, trưởng phịng hành người giao trách nhiệm) - Sau văn kiểm duyệt nội dung duyệt nội dung chuyển thảo hoàn chỉnh cho Chánh Văn phịng (cơ quan có Văn phịng) trưởng/phó phịng hành duyệt thể thức thủ tục pháp lí Thể thức văn quy định cụ thể Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Sau thảo bảo đảm đầy đủ thể thức theo quy định, phận văn phòng phịng hành tổng hợp trình lãnh đạo quan, tổ chức ký ban hành văn Nếu văn không bảo đảm thể thức chuyển ngược lại cho cá nhân tổ chức đảm nhiệm soạn thảo chỉnh sửa cho quy định - Ký ban hành văn bản: + Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng + Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách + Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký + Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn + Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành + Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai + Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP 1.2.2 Quản lý văn bản: 1.2.2.1 Quản lý văn + Cấp số, thời gian ban hành văn Cấp số, thời gian ban hành văn quy định Điều 15, Nghị định Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống + Đăng ký văn Đăng ký văn quy định Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước + Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn quy định Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định + Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn quy định Điều 18 Nghị định Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư Văn phải hồn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký sổ người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định + Lưu văn - Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ - Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống - Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn - Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống - Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu phận hành - Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp 12 - Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật: - Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm - Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức - Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải lập biên - Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn - Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật - Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định - Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật 13 Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử 1.3 Yêu cầu công tác văn thư * Nhanh chóng Cần xử lý nhanh chóng để: Xử lý nhanh chóng việc quan; Xử lý chậm dẫn đến giảm hiệu quả, chí gây ảnh hưởng tiêu cực quan, tổ chức * Chính xác: Nội dung;Thể thức; Khâu kỹ thuật nghiệp vụ * Bí mật: Người soạn thảo không tiết lộ nội dung cho người không liên quan biết; Việc soạn thảo phải đảm bảo quy định bảo vệ bí mật quy định tại: Luật bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2018; Thơng tư 24/2020/TT-BCA - Đảm bảo giữ bí mật từ khâu bố trí nhân làm cơng tác VTLT phải đáp ứng tiêu chuẩn thơng tư 13,14/2014/TT-BNV - Đảm bảo bí mật bố trí phịng làm việc cán văn thư * Hiện đại + Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý văn bản, đồng thời đưa trang thiết bị đại vào công tác văn thư + Cần trang bị kiến thức, nâng cao trình độ cho cán cơng chức, viên chức nói chung, cán văn thư nói riêng, có phong cách làm việc phù hợp với xu đại CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ Công tác văn thư có vai trị quan trọng giúp cung cấp đầy đủ nguồn thông tin văn để phục vụ hoạt động quản lý Kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, doanh nghiệp Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán cơng chức, viên chức Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin cho văn Giữ gìn chứng hoạt động quan, tổ chức tạo tiền đề thuận lợi cho cơng tác lưu trữ 2.1 Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quan, từ việc để chủ trương, sách, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp dưoi giải công việc phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thơng tin xác, đầy đủ kịp 14 thời hoạt động quan, tổ chức đạt hiệu Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thơng tin văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính chất pháp lý Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng việc đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý thể qua việc ban hành văn Đồng thời thông qua công tác văn thư với việc quản lý văn văn đến góp phần đảm bảo thơng tin cách thông suốt Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan góp phần cung cấp nguồn thơng tin bảo đảm cho việc khai thác sử dụng cần thiết Các nội dung cơng tác văn thư có vai trị quan trọng việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý vào thông tin góp phần quản lý quan cách hiệu Ngồi ra, cơng tác văn thư cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Ví dụ: Để quản lý công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần vào thông tin Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Công tác Văn thư 2.2 Cung cấp thông tin khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý quan Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận, kết văn thư không chi ảnh hưởng đến thân quan mà ảnh hưởng đến quan khác Vì làm tốt cơng tác văn thư giúp lãnh đạo quan đạo cơng việc xác, hiệu Thông qua việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ ơ vào lưu trữ quan cơng tác văn thư góp phần cung cấp thông tin khứ phục vụ cho hoạt động quản lý thể qua việc vào tài liệu ban hành văn phục vụ cho hoạt động quản lý Đồng thời thông qua công tác văn thư với hệ thống Văn đến văn lưu trữ góp phần đưa định phù hợp đắn hoạt động quan tổ chức Ví dụ: Để ban hành Quyết định số 2090/QĐ-ĐHNV, ngày 03/11/2021 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc Tặng giấy khen cho sinh viên có nhiều đóng góp cho phát triển Câu lạc Nhà Quản trị nhân lực nhiệm kỳ 20182021 năm học 2020-2021 cần phải vào tài liệu lưu trữ từ trước đó, cụ thể: 15 Quyết định số 468/QĐ-BNV ngày 03/4/2018 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại họcNội vụ Hà Nội; Quy chế cơng tác sinh viên chương trình đào tạo đại học hệ quy ban hành kèm theo thơng tư số 10/2016/TTBGDĐT ngày 05/4/2016 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Căn tờ trình số 48/TTr-QTNNL ngày 21 tháng 10 năm 2021 Khoa Quản trị nguồn nhân lực việc đề xuất tặng giấy khen cho tập thể cá nhân dịp tổ chức kỷ niệm 10 năm thành lập Câu lạc Nhà Quản trị nhân lực 2.3 Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời yêu cầu tổ chức, cá nhân Trong hoạt động quan, văn chủ yếu để giải công việc, nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Do đó, hiệu suất chất lượng cơng tác quan nói chung, cán viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với cơng tác văn thư Nếu công tác văn thư làm tốt tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác, soạn thảo ban hành văn đảm bảo chất lượng, vào số văn - đến rõ ràng đắn, lập hồ sơ hành hợp lý, quy định đám bảo thơng tin đẩy đủ, kịp thời, xác cho hoạt động quản lý quan Thông qua hoạt động công tác văn thư với việc ban hành văn kiểm tra đánh giá hàng năm lưu hồ sơ việc ban hành quy định chế tài xử phạt góp phần giúp cán cơng chức nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng yêu cầu thay đổi tổ chức cá nhân Công tác văn thư trọng góp phần nâng cao lực tự hồn thiện cho cán bộ, cơng chức góp phần đưa tổ chức hoàn thành mục tiêu làm tốt công tác văn thư hoạt động quản lý 2.5 Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý Thông qua việc ban hành văn quản lý lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ cơng cụ, phương tiện, đồng thời để kiểm tra hoạt động tổ chức, cá nhân 16 Hoạt động cơng tác văn thư cịn thể qua văn bản, giấy tờ hồ sơ lập làm đánh giá chất lượng, hiệu công việc quan, tổ chức, cá nhân Với hồ sơ tài liệu minh chứng thực tế giúp cho hoạt động quản lý thực cách hiệu 2.6 Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Cơng tác văn thư hình thành xây dựng văn bản, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức Đó sở để thực chức nhiệm vụ, kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Quá trình hoạt động quan, tổ chức hình thành nên văn hệ thống văn quản lý, điều góp phần tạo cơng cụ kiểm sốt việc thực thi quyền lực Ví dụ: Quyết định số 468/QĐ-BNV ngày 03/4/2018 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại họcNội vụ Hà Nội kiểm soát thực thi quyền lực Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.7 Góp phần giữ gìn tư liệu hoạt động quan, phục vụ kiểm tra tra giám sát Công tác văn thư có vai trị quan trọng hoạt động quản lý, có việc giữ gìn tư liệu hoạt động quan tổ chức Những tài liệu hình thành qua trình hoạt động, đặc biệt lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ công tác văn thư giúp phục vụ công tác kiểm tra, tra giám sát 2.8 Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Công tác văn thư quan, tổ chức có vị trí đặc biệt quan trọng, quan, tổ chức có dấu riêng, phận văn thư làm nhiệm vụ cất giữ, bảo quản sử dụng dấu Các thơng tin bí mật quan, tổ chức có vai trị quan trọng phận làm cơng tác văn thư Chính mà công tác văn thư hoạt động quản lý góp phần bảo vệ bí mật, thơng tin có liên qua đến quan, tổ chức Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng bảo vệ bí mật quan, tổ chức, góp phần quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức 17 2.9 Làm tốt công tác văn thư-lưu trữ góp phần đảm bảo cho hoạt động quan hành nhà nước, đơn vị hoạt động thông suốt Tài liệu văn thư nguồn bố sung cho tài liệu lưu trữ quan lưu trữ nhà nước Do cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với Muốn cho công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi cần phải làm tốt công tác văn thư Trước hết làm tổt khâu soạn thào ban hành văn bản, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ lưu trữ quan LIÊN HỆ THỰC TIỄN VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 3.1 Soạn thảo ban hành văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu ủy ban nhân dân giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Duyệt thảo văn bản: Bản thảo văn phải Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND duyệt, ký Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện xem xét, định Kiểm tra văn trước ký ban hành: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn cụ thể Trưởng, Phó phịng kiểm tra nội dung Chánh văn phịng có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn 18 Ký ban hành văn bản: Chủ tịch UBND huyện có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Theo quy định, UBND huyện Bình Lục ban ban hành loại văn sau: - Các văn quy phạm pháp luật: định, thị; - Các văn hành thơng thường như: Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), thơng cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, phiếu gửi, phiếu chuyển Việc soạn thảo ban hành văn hành quan, địa phương thuộc UBND huyện thực đảm bảo theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư - Các văn chuyên môn: tùy theo yêu cầu lĩnh vực quản lý UBND giao cho cán chun mơn lĩnh vực soạn thảo ban hành văn bản; Nhìn chung UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam thực quy định Nhà nước công tác văn thư đảm bảo giải nhiêm vụ giao công tác xây dựng ban hành văn thẩm quyền ban hành văn đảm bảo giá trị pháp lý hiệu lực văn 3.2 Quản lý văn 3.2.1 Quản lý văn Bước Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Bước 2: Đăng ký văn UBND huyện đăng ký văn hình thức: + Đăng ký sổ(truyền thống) số lượng ban hành hàng năm cách 19 đánh số để lập sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn STT (1) Số ký Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị, Số Ghi hiệu tháng trích ký nhận người lượng văn văn yếu nội văn nhận bản dung văn bản lưu (2) (3) (4) (6) (7) (5) (8) (9) + Đăng ký sở liệu máy tính Việc thực đăng ký văn thực theo quy định Điều 16, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư Bước Nhân bản, đóng dấu quan loại dấu khác Tại UBND huyện Bình Lục sau cán văn thư đăng ký văn đem nhân đóng dấu quan dấu chức danh có chữ ký, dấu quan đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Bước Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Làm thủ tục phát hành văn a) Lựa chọn bì b) Trình bày bì viết bì c) Vào bì dán bì d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì Chuyển phát văn a) Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân UBND huyện b) Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác c) Chuyển phát văn qua Bưu điện - Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn d) Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Theo dõi việc chuyển phát văn Bước Lưu văn Việc lưu văn thực sau: a) Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu 20 hồ sơ theo dõi, giải công việc b) Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể UBND huyện Mỗi năm UBND huyện phát hành khoảng 17 đến 19.000 văn Nhìn chung , việc quản lý văn phận văn thư UBND huyện tương đối gọn gàng khoa học, dễ tra cứu, khơng để xảy tình trạng mát tài liệu phục vụ tốt cho việc tra cứu tìm kiếm văn nhanh chóng phục vụ cho hoạt động UBND 3.2.2 Quản lý văn đến Tất văn đến UBND huyện Bình Lục thực quản lý thống theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư Bước 1: Tiếp nhận văn đến Cán văn thư Văn phòng tiếp nhận văn đến Nếu phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến - Bì văn gồm loại : loại bóc bì loại khơng bóc bì + Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức + Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Khơng gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện 21 Mẫu dấu “Đến” UBND HUYỆN BÌNH LỤC ĐẾN Số: …………………… Ngày: ………………… Chuyển: ……………………… Lưu hồ sơ số: ………………… Bước 2: Đăng ký văn đến Hàng năm UBND huyện tiếp nhận khoảng 20.000 văn năm Căn số lượng văn đến hàng năm, UBND huyện Bình Lục lập sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Đơn vị Ngày Số Tác Số, ký Ngày đến đến giả hiệu tháng (1) (2) (3) (4) Tên loại trích yếu nội dung người nhận (6) (7) (5) Ký Ghi nhận (8) (9) Sau đóng dấu đến vào văn cán văn thư scan lại toàn văn đến ngày đăng ký văn đến vào sổ đăng ký văn đến chuyển văn vừa scan lên phần mềm quản lý văn UBND huyện chuyển cho cá nhân, phịng ban có trách nhiệm trực tiếp giải văn đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến Văn Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp 22 thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Chủ tịch UBND huyện giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 3.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu UBND huyện thực việc quản lý sử dụng dấu theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Ngoài ra, quy định quản lý sử dụng dấu quy định Điều 32,33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP 3.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 3.4.1 Lập hồ sơ Việc lập hồ sơ Văn thư UBND huyện thực theo loại văn bản, loại văn đựng cặp dây, văn xếp theo thứ tự từ 01 đến hết (văn cuối năm) Mở hồ sơ: Tại UBND huyện Bình Lục nhân cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch cơng tác, hồ sơ khơng có danh mục chưa lập Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ: Do người lập hồ sơ thực theo quy định hành 3.4.2 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Văn thư UBND huyện quản lý kho lưu trữ UBND huyện, sau năm kể từ năm công việc kết thúc, văn hành giao nộp vào lưu trữ hành Đối với quan thuộc UBND huyện, xã, thị trấn việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND huyện chưa thực được, quan, đơn vị có tài liệu hết năm lưu trữ quan 23 Nhìn chung việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan chưa thật quan tâm , dẫn đến đến tài liệu bị phân tán, rải rác quan, đơn vị Mặt khác UBND huyện chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ kho tạm, diện tích kho nhỏ (55m2), việc giao nộp tài liệu cịn gặp khó khăn 3.5 Nhận xét đề xuất giải pháp công tác văn thư UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam - Cơng tác soạn thảo ban hành văn sai thể thức sai kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như: cỡ chữ, ghi số, kí hiệu văn bản, quan chưa thống - Công tác đào tạo chuyên môn cho cán văn thư chưa quan tâm nhiều dẫn đến tình trạng thiếu trình độ chuyên môn, không đáp ứng đủ khối lượng công việc quan Chính thế, để nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện Bình Lục, tác giả đề xuất số giải pháp sau: Thứ nhất, tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao lực cho cán bộ, công chức cơng tác văn thư, góp phần thực tốt nghiệp vụ công tác văn thư Thứ hai, xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức công tác văn thư huyện Bình Lục Thứ ba, nâng cao nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo cán cơng chức, viên chức vai trị công tác văn thư Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 24 KẾT LUẬN Công tác văn thư công tác quan trọng thiểu hoạt động quan tổ chức Cơng tác văn thư có vị trí ý nghĩa quan trọng hoạt động quan, tổ chức Cơng tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Để đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức quan, đơn vị, đặc biệt cấp lãnh đạo Cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành, phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ thực nghiêm túc quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương công tác văn thư, lưu trữ 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Văn Cường(2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Công tác Văn thư Quốc hội(2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011 Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Lập hồ sơ hành vấn đề đặt ra” Vương Đình Quyền(2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 26 ... phần ? ?Công tác văn thư lưu trữ” tác giả lựa chọn đề tài: ? ?Khái quát nội dung công tác văn thư chứng minh vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý? ?? để làm tập lớn PHẦN NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG. .. PHẦN NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm ? ?Công tác Văn thư? ?? 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.2.1 Soạn thảo, ký ban hành văn 1.2.2 Quản. .. ĐẦU Công tác Văn thư Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng cơng tác thư? ??ng xuyên quan hoạt động quản lý nói chung hoạt động quan hành nhà nước nói riêng Trong quản lý nhà nước, Công tác văn thư