LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Thầy Th S Nguyễn Hữu Danh đã quan tâm, giúp đỡ chỉ bảo tôi trong suốt thời gian học tập trên lớp cũng như trong quá trình làm bài tập Qua đây tôi cũng.
Lịch sử nghiên cứu
Công tác hoạch định trong Quản trị văn phòng là một nội dung quan trọng mà tôi đã học tại Khoa Quản trị văn phòng Vấn đề này được trình bày chi tiết trong giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Thành Độ (2005) và giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Phạm Mỹ.
Theo Hạnh (2008) trong giáo trình "Tổng quan về quản trị văn phòng" của Trường Đại học Sài Gòn, những tài liệu này đã cung cấp nền tảng lý luận vững chắc cho việc thực hiện bài tập của tôi.
Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Dựa trên tình hình thực tế của Ngân hàng và các nhiệm vụ cụ thể đã quan sát, tôi đã thu thập, phân tích và tổng hợp số liệu để triển khai đề tài này.
- Thống kê, phân tích, so sánh, thu thập - xử lý, tổng hợp thông tin
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
+ Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của Văn phòng trong công tác hoạch định
+ Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
+ Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của Phòng hành chính tại Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
Nghiên cứu này cung cấp định hướng cho sự phát triển của Phòng Hành chính trong công tác hoạch định, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hoạch định tại Ngân hàng.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài triển khai 03 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác hoạch định trong Quản trị văn phòng và khát quát về Ngân hàng Bưu điện Liên Việt.
Chương 2: Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ngân hàng Bưu điện Liên Việt.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò công tác hoạch định trong văn phòng tại Ngân hàng bưu điện Liên Việt.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG BƯU ĐIỆN LIÊN VIỆT
Lý luận chung về công tác hoạch định trong quản trị văn phòng
Văn phòng không chỉ là một đơn vị hành chính đơn thuần, mà đã trở thành trung tâm điều hành quan trọng của tổ chức trong kỷ nguyên thông tin hiện nay Trước đây, vai trò của văn phòng thường bị xem nhẹ, chỉ thực hiện các công việc giấy tờ và hành chính đơn giản Tuy nhiên, với sự phát triển và yêu cầu mới của quá trình hội nhập, văn phòng đã khẳng định lại vị thế của mình, trở thành bộ mặt đại diện cho tổ chức và đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và điều phối hoạt động.
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau:
Văn phòng là bộ phận thiết yếu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò tham mưu và hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý và điều hành Nó thực hiện và hỗ trợ các công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm đạt được hiệu quả trong việc giải quyết các nhiệm vụ chung của tổ chức.
Văn phòng được định nghĩa là trụ sở làm việc của một cơ quan hoặc đơn vị, đồng thời là địa điểm để thực hiện các hoạt động giao tiếp nội bộ và ngoại bộ của cơ quan đó.
Quản trị hành chính văn phòng là quá trình quản lý hiệu quả bộ máy văn phòng thông qua các phương pháp khoa học và linh hoạt, dựa trên cơ sở pháp luật và quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hoạch định hay còn gọi là lập kế hoạch gồm nhiều quan niệm khác nhau:
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để đạt được những mục tiêu đó Điều này bao gồm hai bước quan trọng: xác định mục tiêu cần thực hiện và xác định cách thức để đạt được mục tiêu đó.
Hoạch định là quá trình chuẩn bị để ứng phó với những thay đổi và tính không chắc chắn, thông qua việc dự đoán các phương án hành động trong tương lai Hai yếu tố chính thúc đẩy các nhà quản trị thực hiện công tác hoạch định là do nguồn tài nguyên hạn chế và sự biến động liên tục của môi trường bên ngoài.
Hoạch định là hoạt động chủ quan và có tổ chức của con người, dựa trên việc nhận thức và áp dụng các quy luật khách quan Mục tiêu của hoạch định là xác định các mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức thực hiện trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1.2.Vai trò công tác hoạch định
Hoạch định là một công cụ quan trọng giúp phối hợp nỗ lực giữa các thành viên trong doanh nghiệp, đồng thời xác định hướng đi cho sự phát triển của tổ chức.
Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp
Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí
Hoạch định là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả cho cả cá nhân và tổ chức Thông qua quá trình hoạch định, tổ chức có khả năng nhận diện và khai thác các cơ hội từ môi trường, đồng thời hỗ trợ các nhà quản trị trong việc ứng phó với sự bất định và biến đổi của các yếu tố xung quanh.
Hoạch định là yếu tố quan trọng giúp tổ chức phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi các thành viên trong nhóm cùng nhau hành động với mục tiêu chung, họ sẽ đạt được kết quả cao hơn.
Hoạch định là yếu tố quan trọng giúp tổ chức thích nghi với những biến đổi của môi trường bên ngoài, từ đó định hướng và quản lý tương lai của tổ chức một cách hiệu quả.
Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra.
Hoạch định giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung, nhờ đó các bộ phận và thành viên có thể tập trung sự chú ý vào việc thực hiện mục tiêu này Điều này tạo ra sự thống nhất trong mọi hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức.
Hoạch định là chức năng quan trọng nhất của nhà quản trị, đóng vai trò thiết lập cơ sở và định hướng cho việc thực hiện các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Nhà quản trị cần chủ động ứng phó với những bất ổn trong tương lai, cả từ nội bộ lẫn bên ngoài, nhằm giảm thiểu rủi ro Việc này không chỉ giúp tập trung vào mục tiêu mà còn tối ưu hóa hoạt động, giảm chi phí và tăng cường hiệu quả.
Dựa vào các đặc điểm, tiêu chí khác nhau mà người ta phân chia hoạch định thành nhiều loại.
1.1.3.1.Phân chia theo mức độ hoạt động
Là quá trình xác định các bước tổng quát để đạt được mục tiêu
Đảm bảo hiệu quả và sự tăng trưởng trong thời gian dài với thời gian thực hiện từ 3 – 5 năm
Nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch chiến lược
Hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch chiến lược (chi tiết, cụ thể hóa kế hoạch chiến lược)
Đưa ra những cách thức, phương pháp để thực hiện công việc
Thực hiện trong thời gian từ 1 – 3 năm.
Nhà quản trị cấp trung gian chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch chiến thuật
Các hoạch định chiến lược liên quan đến việc triển khai các kế hoạch cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Chúng bao gồm việc xác định chương trình hoạt động ngắn hạn và tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực đã được phân bổ để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Thời gian thực hiện ngắn, có thể là 1 tháng hoặc theo quý
Nhà quản trị cấp cơ sở chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tác nghiệp
1.1.3.1.Phân chia theo thời gian
Hoạch định dài hạn: Thời gian từ 5 năm trở lên
Hoạch định trung hạn: Thời gian trên 1 năm, dưới 5 năm
Hoạch định ngắn hạn: Thời gian dưới 1 năm
Khát quát về Ngân hàng bưu điện Liên Việt
1.2.1.Lịch sử hình thành và phát triển.
Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu điện Liên Việt
Ngân hàng Thương mại Cổ phần Liên Việt (LienVietBank), tiền thân là LienVietPostBank, được thành lập theo Giấy phép số 91/GP-NHNN ngày 28/03/2008 do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp.
Năm 2011, Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam đã đầu tư vào LienVietBank thông qua việc chuyển nhượng giá trị Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện (VPSC) và tiền mặt Ngân hàng Liên Việt đã được phép đổi tên thành Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu điện Liên Việt, qua đó Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam trở thành cổ đông lớn nhất của LienVietPostBank.
Cổ đông sáng lập của LienVietPostBank bao gồm Công ty Cổ phần Him Lam, Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn (SATRA) và Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Tân Sơn Nhất (SASCO) Với vốn điều lệ 6.460 tỷ đồng, LienVietPostBank hiện đang là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần lớn nhất tại Việt Nam.
Các cổ đông và đối tác chiến lược của LienVietPostBank bao gồm những tổ chức tài chính và ngân hàng lớn trong và ngoài nước, như Agribank, Wells Fargo, Credit Suisse, và Oracle Financial Services Software Limited.
LienVietPostBank định hướng xây dựng thương hiệu mạnh trên cơ sở phát huy nội lực, hoạt động minh bạch, gắn xã hội trong kinh doanh.
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức.
Ngân hàng BĐLV chuyên cung cấp dịch vụ kinh doanh tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ ngân hàng khác, tất cả nhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.
- Tổ chức điều hành kinh doanh, kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo ủy quyền của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác của Hội đồng quản trị, hoặc Tổng giám đốc giao.
Huy động vốn bao gồm việc khai thác và nhận tiền gửi từ các tổ chức, cá nhân và tổ chức tín dụng trong và ngoài nước dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các loại tiền gửi khác bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ Ngoài ra, tổ chức cũng phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu và giấy tờ có giá khác để huy động vốn từ các tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế theo quy định của Ngân hàng BĐLV Bên cạnh đó, việc tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn ủy thác từ Chính phủ, chính quyền địa phương và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nước cũng được thực hiện theo quy định của Ngân hàng BĐLV Cuối cùng, tổ chức có thể vay vốn từ các tổ chức tài chính, tín dụng khác hoạt động tại Việt Nam và tổ chức tín dụng nước ngoài khi có sự cho phép bằng văn bản từ Tổng giám đốc.
- Cho vay: Cho vay ngắn hạn, trung và dài hạn và các loại cho vay khác theo quy định của Ngân hàng BĐLV.
Ngân hàng BĐLV cung cấp các dịch vụ tài chính như huy động vốn, cho vay, mua bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh và tái bảo lãnh Ngoài ra, ngân hàng còn thực hiện chiết khấu và tái chiết khấu bộ chứng từ, cùng với các dịch vụ ngoại hối khác, tất cả đều tuân thủ chính sách quản lý ngoại hối của Chính phủ và Ngân hàng Nhà nước.
Chúng tôi cung cấp đa dạng các dịch vụ thanh toán và ngân quỹ, bao gồm các phương tiện thanh toán hiện đại, dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng, thu hộ và chi hộ, cùng với dịch vụ thu và phát tiền mặt Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện các dịch vụ thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng BĐLV.
- Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng khác:
Kinh doanh dịch vụ ngân hàng bao gồm nhiều hoạt động như thu, phát tiền mặt, mua bán vàng bạc và tiền tệ, cung cấp máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ, và két sắt để bảo quản tài sản Ngoài ra, các ngân hàng cũng thực hiện chiết khấu thương phiếu, nhận uỷ thác cho vay từ các tổ chức tài chính và cá nhân, cũng như hoạt động đại lý cho thuê tài chính, chứng khoán và bảo hiểm Tất cả những dịch vụ này đều được Nhà nước cho phép và góp phần vào sự phát triển của hệ thống tài chính.
- Thực hiện dịch vụ cầm đồ theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng BĐLV
Thực hiện đồng tài trợ và đầu mối đồng tài trợ cấp tín dụng theo quy định, đồng thời triển khai các nghiệp vụ tài trợ thương mại khác theo quy định của Ngân hàng BĐLV.
- Tư vấn tài chính, tín dụng cho khách hàng.
Chúng tôi thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền và quảng cáo nhằm lưu trữ các hình ảnh tư liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh trực tiếp của chi nhánh, đồng thời góp phần quảng bá thương hiệu của Ngân hàng BĐLV.
- Thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương, thi đua, khen thưởng theo phân cấp, uỷ quyền của Ngân hàng BĐLV.
- Chấp hành đầy đủ các báo cáo, thống kê theo chế độ quy định và theo yêu cầu đột xuất của Tổng giám đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc giao.
Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng BĐLV là một trong những mô hình cơ cấu điển hình trong các văn phòng hiện nay[Xem phụ lục 2]
Cơ cấu tổ chức của ngân hàng BĐLV được thiết kế hợp lý và khoa học, giúp ban lãnh đạo quản lý nhân viên một cách dễ dàng và thuận tiện.
Trong Chương 1 tôi đã trình bày những vấn đề sau:
Vấn đề thứ nhất: Lý luận chung về công tác hoạch định trong quản trị văn phòng
Vấn đề thứ hai: Khái quát về Ngân hàng Bưu Điện Liên Việt Đây là cơ sở lý luận giúp tôi triển khai Chương 2 tốt hơn.
THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI NGÂN HÀNG BƯU ĐIỆN LIÊN VIỆT
Nhận thức của ban lãnh đạo, văn phòng Ngân hàng
Trong những năm gần đây, Việt Nam đã chuyển mình sang nền kinh tế thị trường đa dạng với sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh, các cơ quan và đơn vị ngày càng chú trọng đến công tác hoạch định và đổi mới phương thức quản lý một cách khoa học hơn.
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của công tác hoạch định trong ngân hàng, đặc biệt là tại phòng hành chính, ban lãnh đạo ngân hàng đã triển khai một chiến lược đầu tư toàn diện nhằm mục tiêu trở thành ngân hàng hàng đầu tại Việt Nam.
Việc xây dựng và thực hiện các chiến lược dựa trên kế hoạch đã đề ra nhấn mạnh vai trò quan trọng của lãnh đạo trong việc nâng cao chất lượng ngân hàng Phòng Hành chính là đơn vị chủ chốt trong việc triển khai các kế hoạch chiến thuật, và lãnh đạo phòng đã xác định một số mục tiêu cụ thể cho văn phòng.
- Xây dựng kế hoạch đầy đủ, chi tiết và hiệu quả dựa trên kế hoạch của ban lãnh đạo;
- Xây dựng các phương pháp thực hiện kế hoạch phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng, ban;
- Hoàn thiện hệ thống quản lí nhân sự , tiền lương, quản lí hành chính trong ngân hàng;
- Kiểm soát chặt chẽ, phối hợp với các phòng ban để hoàn thành tốt nhiệm vụ;
- Áp dụng, duy trì và cải tiến thường xuyên công nghệ hiện đại.
Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính Ngân hàng Bưu Điện Liên Việt
Cơ cấu Phòng Hành chính Ngân hàng bao gồm:
+ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
+ Bộ phận lễ tân, khánh tiết
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính Ngân hàng Bưu điện Liên Việt [Xem phụ lục 3]
Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính được thiết kế một cách logic, phù hợp với đặc điểm và yêu cầu công việc, như thể hiện trong sơ đồ.
Vai trò của văn phòng trong công tác thu thập các căn cứ
Phòng Hành Chính đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành tổng hợp của Ngân Hàng, là nơi thu thập và xử lý thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý Việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và được xử lý một cách khoa học sẽ giúp ban lãnh đạo Ngân hàng đưa ra quyết định và phương pháp quản lý hiệu quả.
Lập kế hoạch và ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức đối với các nhà quản lý Để đưa ra những quyết định chính xác, trưởng phòng hành chính và nhân viên chuyên môn cần thu thập nhiều thông tin Thông tin chính xác giúp họ giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong công việc.
- Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định
- Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với ngân hàng
- Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu
- Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý
2.3.1.Vai trò của văn phòng về xử lý thông tin trong công tác quản lý
Khi thực hiện chức năng quản lý, việc thu thập và xử lý thông tin là rất quan trọng, giúp trưởng phòng hành chính đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả trong công việc.
- Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của Ngân hàng
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên
- Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả
2.3.2.Vai trò của văn phòng về thu thập các căn cứ trong công tác tổ chức
Trong quá trình tổ chức, việc thu thập và xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng đối với phòng Hành chính tại Ngân hàng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và quản lý thông tin.
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền
- Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực
- Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức
2.3.3 Vai trò của văn phòng về thu thập và xử lý thông tin trong công tác kiểm tra, giám sát
Khi thực hiện chức năng kiểm tra và thu thập thông tin, chúng tôi hỗ trợ ban lãnh đạo Ngân hàng trong việc xử lý thông tin một cách chính xác và hiệu quả, nhằm giải quyết các vấn đề một cách hợp lý.
- Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên
- Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của Ngân hàng
- Đánh giá thái độ, năng lực của toàn thể cán bộ nhân viên trong Ngân hàng
- Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý phù hợp và hiệu quả
2.3.4 Các nguyên tắc thu thập căn cứ Để xác định nhu cầu bảo đảm thông tin, Phòng Hành chính luôn dựa trên các nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc liên hệ ngược yêu cầu xác định nhu cầu thông tin theo cách đa chiều, đảm bảo rằng mọi khía cạnh liên quan đến vấn đề và công việc cần giải quyết được xem xét kỹ lưỡng Điều này giúp tránh việc chỉ dựa vào thông tin đơn giản và một chiều, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề.
Nguyên tắc đa dạng tương xứng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định nhu cầu thông tin dựa trên bản chất của vấn đề Đối với những vấn đề phức tạp, việc sử dụng thông tin đơn giản là không đủ; thay vào đó, cần cung cấp các thông tin phù hợp và cần thiết, tương xứng với mức độ phức tạp của vấn đề đang được xử lý.
Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin nhấn mạnh rằng nhu cầu thông tin khác nhau ở mỗi cấp và đối với từng vấn đề cụ thể Việc xác định nhu cầu thông tin cần dựa vào vị trí và công việc được giao Xác định đúng nhu cầu thông tin theo cấp độ của người sử dụng sẽ giúp hướng dẫn việc thu thập thông tin cần thiết, từ đó tránh việc thu thập thông tin không liên quan và không cần thiết cho công việc cần giải quyết.
Nguyên tắc hệ thống mở nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiếp cận thông tin một cách đa dạng và linh hoạt, không chỉ giới hạn trong một nguồn duy nhất Điều này giúp xác định nhu cầu thông tin một cách toàn diện, từ đó tạo ra nguồn thông tin phong phú và đa chiều, hỗ trợ việc tiếp cận và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
2.3.5 Các phương pháp thu thập căn cứ
Dựa trên nhu cầu thông tin, việc xác định phương pháp thu thập cần phải xem xét kênh và nguồn thu thập Văn phòng thu thập thông tin cần làm rõ nguồn gốc thông tin cần thu thập Thường thì, Phòng Hành chính Ngân hàng áp dụng các phương pháp thu thập thông tin cụ thể để đảm bảo hiệu quả.
- Phương pháp tìm kiếm căn cứ: Văn phòng tìm kiếm thông tin qua các kênh sau:
+ Căn cứ pháp lý: Quy định của Nhà nước, văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ngân hàng.
+ Căn cứ thực tiễn: Chính sách, nhu cầu, ý kiến của toàn thể cán bộ nhân viên.
+ Căn cứ từ sách báo, tivi, internet,…
Phương pháp thống kê chọn lọc căn cứ là quy trình mà Văn phòng thực hiện sau khi tìm kiếm thông tin Phương pháp này giúp chắt lọc các dữ liệu liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu, đồng thời loại bỏ những căn cứ không cần thiết, nhằm nâng cao giá trị và tính chính xác của các thông tin được sử dụng.
- Phương pháp quan sát: Quan sát để thu thập thông tin bao gồm các hình thức quan sát khác nhau:
Theo vị trí của người quan sát, có hai hình thức chính: quan sát tham dự và quan sát không tham dự Trong quan sát tham dự, người quan sát trực tiếp tham gia vào các hoạt động cùng với đối tượng được quan sát Mức độ tham gia có thể khác nhau, từ việc tham dự một phần cho đến việc nhập cuộc hoàn toàn.
+ Quan sát không tham dự: Người quan sát không tham dự vào các hoạt động cùng với những đối tượng được quan sát
Phương pháp tổng hợp là quá trình thu thập và xử lý thông tin nhằm cung cấp căn cứ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định trong quản lý ngân hàng Việc sử dụng thông tin từ quá khứ, hiện tại và dự báo giúp nhận diện đúng bối cảnh và các yếu tố tác động đến ngân hàng Để đạt được hiệu quả, cần có sự liên kết chặt chẽ giữa thu thập căn cứ và xử lý thông tin; nếu thiếu thông tin, sẽ không thể nhận diện đúng bản chất vấn đề, trong khi thông tin đầy đủ nhưng thiếu kỹ năng xử lý sẽ làm giảm giá trị của thông tin, không tạo ra cơ sở khoa học vững chắc cho quyết định.
Vai trò của văn phòng trong công tác xác định mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là bước quan trọng giúp tổ chức hình dung rõ ràng về tầm nhìn tương lai và biến nó thành hiện thực Quá trình này không chỉ thúc đẩy sự phát triển mà còn giúp xác định những gì tổ chức mong muốn đạt được.
Trước khi xây dựng mục tiêu, văn phòng luôn xác định các loại mục tiêu cơ bản như:
+ Mục tiêu chung của toàn bộ Ngân hàng
+ Mục tiêu chính của các phòng ban
+ Mục tiêu phụ của các bộ phận trực thuộc Ngân hàng Đối với mỗi mục tiêu, luôn xác định các cấp độ có thể có:
+ Cấp độ cao nhất: Ổn định thuận lợi
+ Cấp độ trung bình: Có một vài biến động nhất định
+ Cấp độ thấp nhất: Rất biến động Đối với nhiều mục tiêu luôn xác định mức độ ưu tiên:
+ Loại A: phải thực hiện, mang tính cấp bách
+ Loại B: cần thực hiện, mang tính sống cần
+ Loại C: nên theo đuổi, đem lại hiệu quả cao cho Ngân hàng nếu thực hiện, có thể trì hoãn hoặc huỷ bỏ.
Yêu cầu đặt ra khi xác định mục tiêu của Phòng Hành chính Ngân hàng bao gồm:
Tính nhất quán trong hệ thống mục tiêu là yếu tố quan trọng, yêu cầu các mục tiêu không được cản trở lẫn nhau Điều này đảm bảo rằng mọi mục tiêu đều hướng đến việc hoàn thành các mục tiêu tổng quát trong từng giai đoạn chiến lược của Ngân hàng.
Trong việc xác định mục tiêu chiến lược, tính cụ thể là yếu tố quan trọng cần được chú trọng Thời gian thực hiện không phải là yếu tố quyết định, mà mục tiêu cần phải rõ ràng về nội dung, thời hạn và kết quả cuối cùng Cần xác định rõ mục tiêu liên quan đến vấn đề gì, thời gian thực hiện là bao lâu và kết quả cụ thể mà tổ chức hướng tới.
Mục tiêu chiến lược của ngân hàng cần phải có tính khả thi, tức là phải thực tế và có thể đạt được để khuyến khích nỗ lực của từng cá nhân trong tổ chức Những mục tiêu này không nên quá cao đến mức gây nản lòng mà phải vừa sức, tạo động lực cho mọi bộ phận Nếu mức độ cố gắng quá cao, sẽ không đạt được hiệu quả mong muốn, do đó, việc xác định giới hạn hợp lý cho sự nỗ lực là rất quan trọng.
Tính linh hoạt là yếu tố then chốt trong việc điều chỉnh hệ thống mục tiêu trước những biến động của môi trường bên ngoài Để hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược, cần đảm bảo rằng hệ thống này có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi.
Ngân hàng BĐLV, giống như nhiều tổ chức khác, đã áp dụng nguyên tắc SMART để thiết lập mục tiêu Phương pháp này được xem là hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu, với SMART là viết tắt của các tiêu chí cụ thể, đo lường được, đạt được, thực tế và có thời hạn.
Để đạt được mục tiêu, điều quan trọng là phải đặt ra một mục tiêu cụ thể và rõ ràng Nếu mục tiêu không được xác định rõ ràng, chúng ta sẽ thiếu phương hướng và biện pháp cần thiết để thực hiện nó.
M – Đo lường được (Measurable): Nguyên tắc này đảm bảo rằng mục tiêu có
‘sức nặng’,có thể cân,đo,đong,đếm được.Nguyên tắc này giúp biết được chính xác những gì tổ chức cần là những gì,là bao nhiêu.
Mục tiêu trong nguyên tắc SMART cần phải khả thi (Attainable), nghĩa là phải phù hợp với khả năng của tổ chức Việc đặt ra mục tiêu quá cao hoặc không thực tế sẽ không mang lại hiệu quả, do đó, cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính khả thi của mục tiêu.
R – Thực tế (Realistic): Mục tiêu thiết lập không được quá xa vời,quá viển vông,xa rời thực tế Mục tiêu phải phù hợp với thực tế công việc
Mục tiêu cần phải có yếu tố thời gian (Timebound) để xác định rõ đích đến mà người đặt ra mục tiêu hướng tới Các mục tiêu có thể được phân loại thành ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, tùy thuộc vào tính chất và nhu cầu của từng cá nhân hoặc tổ chức.
Nguyên tắc SMART là một trong những công cụ vô cùng quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu.
Khi áp dụng nguyên tắc SMART, quá trình đạt được mục tiêu trở nên ngắn gọn hơn và tỷ lệ rủi ro giảm thiểu đáng kể so với việc đặt ra mục tiêu không tuân theo nguyên tắc này.
Nguyên tắc SMART giúp văn phòng xác định mục tiêu một cách rõ ràng và cụ thể, từ đó định hướng cho các hoạt động cần thiết nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra Bằng cách áp dụng nguyên tắc này, các ý tưởng được hình thành để xác định phương thức hoạt động hiệu quả, góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu một cách chi tiết và có hệ thống.
Bên cạnh đó,khi thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART còn tạo động lực thúc đẩy thực hiện mục tiêu cho văn phòng.
Mục tiêu chung của Ngân hàng cung cấp định hướng cho quá trình ra quyết định và thường không thay đổi hàng năm Sứ mệnh và mục tiêu của Ngân hàng luôn được xây dựng song song, không thể tách rời Chúng được xác định dựa trên việc đánh giá các cơ hội, thách thức trong môi trường và những điểm mạnh của tổ chức.
Vai trò của văn phòng trong công tác xây dựng các giải pháp
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu của cơ quan và tham gia vào quá trình xây dựng các giải pháp nhằm thực hiện những mục tiêu này.
Từ khi thành lập, Phòng Hành chính đã được Ban lãnh đạo Ngân hàng giao nhiệm vụ thiết lập các giải pháp nhằm thực hiện kế hoạch và mục tiêu đề ra, khẳng định vai trò quan trọng của văn phòng trong việc nâng cao chất lượng và kết quả công việc Để xây dựng các giải pháp hiệu quả, văn phòng dựa trên nhiều yếu tố khác nhau.
Mức độ quan trọng của vấn đề yêu cầu Phòng Hành chính phải xem xét cẩn thận mọi yếu tố để đề xuất những phương pháp hiệu quả nhất, nhằm tối ưu hóa kết quả và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.
Tính cấp thiết của vấn đề là yếu tố quan trọng trong việc quản lý nhiệm vụ Những vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức sẽ được cá nhân giao nhiệm vụ ưu tiên thực hiện trước, trong khi các vấn đề không cần khẩn trương sẽ được xử lý sau Việc xác định đúng mức độ cấp thiết giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả giải quyết vấn đề.
Phòng Hành chính sẽ xác định thời gian hoàn thành dựa trên các yếu tố liên quan, nhằm đảm bảo tiến độ và đạt hiệu quả cao trong công việc.
- Nguồn lực sử dụng để hoàn thành vấn đề: Nhân lực, vật lực,…
- Yếu tố khách quan khác: Môi trường làm việc, tác động của doanh nghiệp khác, đối thủ cạnh tranh, thị trường,
Trước khi xây dựng giải pháp, Phòng Hành chính tiến trình hoạch định theo cáo bước:
- Bước 1: Phát triển sứ mệnh và Các mục tiêu
Sứ mệnh và các mục tiêu của Ngân hàng được xây dựng dựa trên việc xác định lĩnh vực hoạt động và đánh giá kết quả đạt được.
- Bước 2: Chẩn đoán các cơ hội và đe dọa
Các hoạt động của ngân hàng bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài Những tác động từ các lực lượng này không chỉ tạo ra cơ hội mà còn mang lại các mối đe dọa cho ngân hàng, ảnh hưởng đáng kể đến khả năng sinh lợi bền vững trong dài hạn.
- Bước 3: Chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu
Việc chẩn đoán điểm mạnh và điểm yếu của Ngân hàng do Phòng Hành chính thực hiện nhằm xác định các năng lực cốt lõi và các hoạt động cần thiết để cải tiến Quá trình này bao gồm việc đánh giá vị thế cạnh tranh, khả năng đổi mới, kỹ năng nguồn nhân lực, năng lực công nghệ, nguồn lực tài chính, trình độ quản trị, cùng với các yếu tố văn hóa và giá trị trong đội ngũ nhân viên.
- Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch chiến thuật
Kế hoạch viết ra cần bảo đảm bảo chứa đựng các nội dung sau:
Sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức
Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp, bao gồm cả các thị trường mà Ngân hàng hướng tới.
Các phân tích về thị trường, bao gồm những cơ hội và đe dọa, các kế hoạch dự phòng cho những sự kiện xảy ra ngoài dự tính.
Các chiến thuật hiệu quả để tiếp nhận và sử dụng nguồn lực công nghệ, sản xuất, marketing và nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu xác định bao gồm việc khai thác các điểm mạnh hiện có và khắc phục những điểm yếu, đồng thời thiết lập các kế hoạch dự phòng để đảm bảo sự linh hoạt và bền vững trong quá trình thực hiện.
Các chiến thuật để phát triển và sử dụng các năng lực của Ngân hàng và đội ngũ nhân viên.
Các báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lãi lỗ, báo cáo ngân quỹ và điểm hòa vốn.
- Bước 7: Kiểm tra và chẩn đoán kết quả
Việc kiểm tra là rất quan trọng để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện đúng như mong đợi và để đánh giá kết quả đạt được Nếu kết quả không đạt yêu cầu, Ban lãnh đạo và các Trưởng phòng tại Ngân hàng có thể điều chỉnh sứ mệnh, mục tiêu, xem xét lại chiến lược, phát triển chiến thuật mới hoặc thay đổi phương pháp kiểm tra Qua việc đánh giá kết quả, những thay đổi cần thiết sẽ được làm rõ để phù hợp với kế hoạch cho chu kỳ tiếp theo.
- Bước 8: Tiếp tục việc hoạch định
Hoạch định là một quá trình liên tục và cần được thực hiện thường xuyên để thích ứng với những biến đổi từ các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài của Ngân hàng.
Sơ đồ quy trình hoạch định Phòng Hành chính Ngân hàng BĐLV
Quy trình thực hiện công tác xây dựng các giải pháp được Ngân hàng BĐLV thực hiện theo 05 bước:
Bước 1: Tiến hành phát triển các tiền đề của hoạch định đã được xây dựng
Trưởng Phòng Hành Chính hoặc nhân viên được giao nhiệm vụ dự báo các vấn đề phát sinh và các yếu tố tác động đến quá trình hoạch định Việc này giúp đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 2: Xác định các yếu tố mục tiêu của hoạch định
Hoạch định về vấn đề gì?
Yêu cầu của công tác hoạch định
Ý nghĩa thực hiện mục tiêu
Thời gian của công việc
Bước 3: Xây dựng các giải pháp
Khi mục tiêu đã được xác định thì Phòng Hành chính sẽ xây dựng các phương pháp thích hợp và tối ưu để hoàn thiện mục tiêu
Bước 4: So sánh và đánh giá các giải pháp
Sau khi đưa ra các giải pháp, Trưởng Phòng Hành Chính cùng với các chuyên viên sẽ tiến hành xem xét và phân tích những ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp để đảm bảo phù hợp với các mục tiêu đã đề ra.
Bước 5: Lựa chọn giải pháp tối ưu
Sau bước 4, văn phòng sẽ xác định giải pháp tối ưu để tư vấn cho Ban lãnh đạo Ngân hàng Quyết định về các giải pháp sẽ dựa trên công việc và mục tiêu cần thực hiện.
Sơ đồ quy trình thực hiện công tác xây dựng giải pháp[Xem phụ lục 4]
Theo sơ đồ, quy trình xây dựng giải pháp của Phòng Hành chính Ngân hàng được thiết kế một cách logic và hợp lý, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và yêu cầu công việc.
Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Dựa trên các mục tiêu đã xác định và giải pháp tối ưu đã được chọn, bước tiếp theo là tổ chức thực hiện các mục tiêu này Đây là một công việc quan trọng trong quá trình hoạch định, quyết định đến kết quả hoàn thành mục tiêu.
Tổ chức và điều hành công việc hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo rằng nhân viên thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, từ đó góp phần hoàn thành mục tiêu chung của ngân hàng.
Văn phòng thiết lập các nguyên tắc điều hành và thực hiện công việc nhằm đảm bảo sự hài hòa và hỗ trợ lẫn nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của Ngân hàng, mặc dù các mục tiêu đề ra không phải lúc nào cũng đồng nhất.
Quy chế làm việc là tài liệu quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các vị trí trong cơ quan, thiết lập mối quan hệ làm việc khi thực hiện nhiệm vụ cụ thể Nó xác định trách nhiệm của từng chức vụ và bộ phận trong Ngân hàng, hướng dẫn cách phối hợp để đạt hiệu quả cao trong công việc, đồng thời đưa ra tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất làm việc.
Việc xây dựng và thực hiện Quy chế làm việc tại Ngân hàng là yếu tố quan trọng, quyết định đến việc nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng có vai trò thiết kế và phân tích công việc trong cơ quan để đạt được mục tiêu này.
Việc thiết kế công việc có thể được thực hiện theo nhiều phương thức như dây chuyền, nhóm hoặc cá nhân Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong kỹ thuật hành chính, thể hiện năng lực làm việc của các nhà quản lý Để tổ chức thực hiện mục tiêu hiệu quả, Phòng Hành Chính Ngân hàng cần xác định các yếu tố thiết yếu.
Xác định những công việc cần phải thực hiện:
Phòng Hành chính tiến hành xác định các công việc mang tính khái quát và tổng thể, từ đó phân công nhiệm vụ phù hợp với chức năng và năng lực chuyên môn của từng nhân viên trong Phòng.
Xác định nội dung chi tiết công việc thực hiện:
Khi đặt ra mục tiêu cụ thể và chi tiết, khả năng thực hiện sẽ trở nên dễ dàng hơn Việc này không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ hoạch định mà còn tránh được tình trạng trùng lặp và chồng chéo trong công việc cũng như nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu.
Để đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện các mục tiêu, cán bộ văn phòng cần xác định và lựa chọn phương pháp phù hợp cho từng mục tiêu cụ thể Mỗi phương pháp thực hiện không chỉ phải đảm bảo tính hiệu quả mà còn cần được tối ưu hóa để mang lại kết quả tốt nhất.
Nguồn lực đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu và quyết định kết quả thực hiện mục tiêu Các yếu tố cấu thành nguồn lực bao gồm con người, cơ sở hạ tầng, vật chất – kỹ thuật và tài chính.
Để nâng cao hiệu quả công tác hoạch định và giảm thiểu rủi ro, Phòng Hành chính cần xác định phương pháp kiểm tra, đánh giá Các cách thức kiểm tra bao gồm rà soát các mục tiêu đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại, đồng thời xem xét tiến trình thực hiện mục tiêu thông qua các tài liệu như kế hoạch, báo cáo và biên bản.
Bên cạnh các yếu tố trên, Phòng Hành chính còn sử dụng các nguyên tắc:
Kế hoạch phải góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu của Ngân hàng
Công tác hoạch định phải có hiệu quả
Kế hoạch phải luôn đi trước các hoạt động khác
Các tiền đề của hoạch định phải thống nhất
Các chính sách của xí nghiệp phải rõ ràng
Kế hoạch đưa ra phải phù hợp về thời gian
Nguyên tắc sử dụng thời gian để hoàn thành các cam kết
Nguyên tắc mềm dẻo trong kế hoạch
Kế hoach dài hạn phải kết hợp với kế hoạch ngắn hạn
Để đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả, Phòng Hành chính đã xây dựng một danh sách ưu tiên cho việc thực hiện công việc, giúp điều chỉnh lộ trình trong kế hoạch một cách hợp lý.
- Ưu tiên – những gì là quan trọng hơn và những gì ít quan trọng hơn
- Những gì Phòng phải làm trước để có thể làm tiếp những việc khác.
Theo nguyên tắc 80/20, 80% kết quả đạt được từ 20% hoạt động của nhân viên Thời gian đầu tiên mà nhân viên dành cho việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện mục tiêu sẽ quyết định 80% thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu Đặc biệt, Phòng Hành chính luôn lên kế hoạch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng từ trước để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
- Lên kế hoạch từng tháng vào đầu mỗi tháng.
- Lên kế hoạch mỗi tuần vào ngày cuối tuần trước đó.
- Lên kế hoạch mỗi ngày vào buổi tối trước đó.
Kế hoạch càng cẩn thận và chi tiết bao nhiêu, càng tốn ít thời gian để hoàn thành công việc bấy nhiêu.
Nguyên tắc "mỗi phút lên kế hoạch tiết kiệm 10 phút thực hiện" cho thấy việc đầu tư thời gian vào kế hoạch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng mang lại lợi ích vượt trội Cụ thể, việc lên kế hoạch có thể mang lại tới 1000% lợi ích, giúp Ngân hàng tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian quý báu trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ.
Trong Chương 2, tác giả phân tích thực trạng vai trò của công tác hoạch định tại văn phòng Ngân hàng Bưu điện Liên Việt, tập trung vào các vấn đề chính liên quan đến hiệu quả và tầm quan trọng của quy trình hoạch định trong hoạt động ngân hàng.
Vấn đề thứ nhất: Nhận thức của ban lãnh đạo, văn phòng Ngân hàng về công tác hoạch định
Vấn đề thứ hai: Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính Ngân hàng
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VAI TRÒ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG BƯU ĐIỆN LIÊN VIỆT
Đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
Vai trò của văn phòng trong các cơ quan và tổ chức ngày càng trở nên quan trọng, không chỉ trong lĩnh vực chuyên môn mà còn mở rộng ra nhiều lĩnh vực hoạt động khác của tổ chức.
Ban lãnh đạo Ngân hàng BĐLV đã quản lý và chỉ đạo hiệu quả, triển khai đầy đủ nhiệm vụ của Phòng Hành chính, góp phần quan trọng vào việc hoạch định công tác tại Ngân hàng, đảm bảo sự nề nếp và ổn định.
Việc ban hành các văn bản hướng dẫn và đôn đốc công tác hoạch định của Ngân hàng được thực hiện đúng tiến độ, góp phần nâng cao chất lượng triển khai hoạt động và đạt hiệu quả cao.
Công tác hoạch định ngân hàng cần có sự chỉ đạo và ủng hộ liên tục từ Ban lãnh đạo Yếu tố này đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng và duy trì hiệu quả công tác hoạch định, không chỉ ở hiện tại mà còn cho tương lai.
Việc thực hiện công tác hoạch định cần tuân thủ đúng quy định, pháp luật, cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của người được giao Điều này giúp ngăn chặn tình trạng khiếu kiện và giảm thiểu việc phải giải quyết các khiếu nại, tố cáo.
Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác hoạch định giúp tăng cường hiệu quả và tiết kiệm thời gian, đặc biệt trong soạn thảo văn bản và thu thập thông tin Ngân hàng duy trì cơ chế bảo trì và sửa chữa kịp thời, đảm bảo hoạt động luôn diễn ra hiệu quả ngay khi có sự cố xảy ra.
Trưởng Phòng Hành chính thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, phân công công việc phù hợp với năng lực của nhân viên cấp dưới.
Chuyên viên và nhân viên Phòng Hành chính luôn tự nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác hoạch định
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong ngân hàng được xác định rõ ràng, không có sự chồng chéo Dựa trên các nhiệm vụ đã được định hình, điều này tạo tiền đề quan trọng cho việc xây dựng bộ máy văn phòng phù hợp với nhu cầu của ngân hàng.
Công tác hoạch định đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Ngân hàng BĐLV, nhưng hiện tại vẫn chưa phát huy hết tiềm năng của mình Nhiều khó khăn vẫn tồn tại trong quá trình hoạch định tại ngân hàng, ảnh hưởng đến hiệu quả và ý nghĩa của công tác này.
Ngân hàng, không phải là cơ quan Nhà nước, nên không quá chú trọng đến thể thức văn bản, dẫn đến sự không thống nhất giữa các phòng ban Điều này gây khó khăn trong quá trình ban hành văn bản.
Tiếp theo là về việc áp dụng các quy trình trong thực hiện công việc.
Trong quá trình thực hiện công việc, việc không tuân thủ các yêu cầu trong thủ tục hướng dẫn có thể dẫn đến sai sót và khuyết điểm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc Khi xảy ra vấn đề, nhiều cá nhân và bộ phận thường đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, thay vì nhận thức rõ ràng về vai trò của mình Hành động này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng dịch vụ cuối cùng.
Cuối cùng, mặc dù đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của
Sở, nhưng việc ứng dụng chưa đồng bộ và chưa đạt được hiệu quả cao.
Nhìn chung, thực trạng trên là do xuất phát từ một số nguyên nhân sau:
Lãnh đạo Ngân hàng đã nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác văn thư, nhưng chưa đầu tư và chú trọng đúng mức cho lĩnh vực này.
Đội ngũ chuyên viên gặp khó khăn do chỉ có 2 người đảm nhiệm công tác hoạch định, dẫn đến tình trạng công việc bị trì trệ và tồn đọng.
Một số cán bộ nhân viên (CBNV) chưa nhận thức đầy đủ về vai trò và lợi ích của công tác hoạch định trong công việc Họ thường cho rằng trách nhiệm này chỉ thuộc về Ban lãnh đạo công ty và Phòng Hành chính, dẫn đến việc thực hiện mang tính hình thức, cảm giác bị ép buộc và không thoải mái.
Về cơ chế kiểm tra, giám sát.
Việc đánh giá hiệu quả công tác hoạch định hiện nay chưa được thực hiện một cách rõ ràng, chủ yếu dựa vào cảm tính và thiếu số liệu thống kê chính xác.
Bên cạnh đó, phải kể đến những nguyên nhân khác như:
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò công tác hoạch định
3.2.1.Nhóm giải pháp đối với Ban lãnh đạo Ngân hàng
Trước tiên, Ban lãnh đạo cần khẳng định rõ hơn nữa vai trò của công tác hoạch định cho toàn thể cán bộ nhân viên trong Ngân hàng.
Cần thường xuyên cập nhật và phổ biến các văn bản quy định về công tác hoạch định cho các đơn vị, phòng ban, đặc biệt là Phòng Hành chính, đồng thời hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định này.
Vào thứ ba, cần chú trọng vào việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch hoạch định Kế hoạch này phải được phát triển dựa trên các văn bản quy định liên quan đến công tác hoạch định.
Số lượng nhân viên phụ trách công tác hoạch định hiện tại chưa cân đối với khối lượng công việc cần đảm nhận Do đó, cần xem xét việc luân chuyển nhân viên hoặc tuyển dụng thêm nhân sự mới để cải thiện hiệu quả công tác hoạch định.
Vào thứ tư, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hoạch định Điều này bao gồm việc liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ thông tin, phối hợp để nâng cấp các phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác hoạch định và hỗ trợ kinh phí cần thiết cho hoạt động này.
Thứ năm, thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác hoạch định nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng cho cán bộ văn phòng.
Vào thứ sáu, toàn bộ thể thức văn bản trong Ngân hàng sẽ được thống nhất Tiếp theo, vào thứ bảy, chúng ta sẽ tăng cường trang thiết bị cơ sở vật chất nhằm nâng cao hiệu quả công tác hoạch định.
Chú trọng công tác kiểm tra và giám sát trong hoạch định là rất quan trọng Đồng thời, cần tối ưu hóa mọi nguồn lực và đầu tư thêm để nâng cao vai trò và vị trí của công tác hoạch định.
3.2.2.Nhóm giải pháp đối với Phòng Hành chính
Người làm công tác hoạch định cần nhận thức rõ tầm quan trọng của nhiệm vụ, tuân thủ nghiêm ngặt đường lối chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước và quy định của Ngân hàng Đồng thời, họ phải bảo mật tuyệt đối thông tin nội bộ cũng như thông tin "Mật" liên quan đến Ngân hàng.
Thứ hai, cần phải cẩn trọng và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin văn bản trước khi nhập vào cơ sở dữ liệu của cơ quan Không được phép chủ quan hay lơ là, ngay cả với những văn bản không được coi là quan trọng.
Thứ ba, việc không ngừng trau dồi học hỏi và nghiên cứu là rất quan trọng để nâng cao kiến thức và kỹ năng cá nhân Hãy thường xuyên cập nhật thông tin từ các kênh truyền thông như tivi và internet, đồng thời đúc kết kinh nghiệm từ quá trình làm việc để phát triển bản thân một cách hiệu quả.
Phối hợp hiệu quả và duy trì thái độ tích cực với các phòng, ban chuyên môn cũng như bộ phận chuyên trách là rất quan trọng trong mọi hoạt động của Ngân hàng, đặc biệt là trong việc đạt được các mục tiêu của Ngân hàng.
Thứ năm, phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với lãnh đạo.
3.2.2.Nhóm giải pháp đối với cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng
Cần thay đổi nhận thức về công tác hoạch định, vì đây không chỉ là trách nhiệm của bộ phận Hành chính mà là nghĩa vụ của từng cá nhân trong tổ chức Ngân hàng Hoạch định là yếu tố thiết yếu trong mọi cơ quan, nhưng nếu chỉ có bộ phận này làm việc mà không có sự phối hợp với các bộ phận khác và không có sự chỉ đạo từ lãnh đạo, thì nhân viên văn phòng sẽ khó hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Để nâng cao hiệu quả công tác của cán bộ, nhân viên tại Ngân hàng, cần tăng cường ý thức trách nhiệm trong công tác hoạch định Việc này sẽ giúp công tác hoạt động hiệu quả hơn trong thời gian tới, từ đó góp phần hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ chung của Ngân hàng.
Trong Chương 3, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hoạch định tại Ngân hàng Bưu điện Liên Việt, tập trung vào các vấn đề quan trọng.
Đánh giá quá trình thực hiện vai trò công tác hoạch định là vấn đề đầu tiên cần được xem xét Tiếp theo, cần đưa ra nhóm giải pháp phù hợp nhằm hỗ trợ Ban lãnh đạo Ngân hàng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động Cuối cùng, cần đề xuất nhóm giải pháp cụ thể cho Phòng Hành chính Ngân hàng để tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Vấn đề thứ tư: Đưa ra nhóm giải pháp đối với cán bộ, nhân viên Ngân hàng
Ngân hàng dự kiến sẽ triển khai các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hoạch định, kết hợp với những biện pháp khác phù hợp với điều kiện và yêu cầu cụ thể của tổ chức.