Dựa trên mục tiêu đã xác định và các giải pháp tối ưu đã được lựa chọn, cơng việc tiếp theo đó là tổ chức thực hiện mục tiêu. Đây là một cơng việc quan trọng trong q trình hoạch định, quyết định kết quả của việc hoàn thành mục tiêu.
Tổ chức, điều hành công việc là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt nhất các cơng việc được giao để hồn thành mục tiêu chung của Ngân hàn.
Văn phòng đưa ra các nguyên tắc điều hành, nguyên tắc thực hiện công việc để đảm bảo sự hài hồ và có thể hỗ trợ cho nhau trong khn khổ mục tiêu chung của Ngân hàng, các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng thống nhất.
Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của người giữ chức vụ, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết một công việc nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong Ngân hàng, cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá cơng việc. …
Xây dựng các quy chế làm việc,xây dựng và thực hiện tốt Quy chế làm việc của Ngân hàng là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động.
Để thực hiện mục tiêu thì văn phịng có vai trị trong việc thiết kế và phân tích cơng việc trong cơng sở:
Có thể thiết kế cơng việc theo dây chuyền, theo nhóm, theo từng cá nhân. Phân tích cơng việc là một khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc của các nhà quản lý.
Đối với cơng tác tổ chức thực hiện mục tiêu, Phịng Hành Chính Ngân hàng cần xác định các yếu tố sau:
• Xác định những cơng việc cần phải thực hiện:
Trước tiên, Phịng Hành chính xác định các cơng việc mang tính khái quát, tính chung và tính tổng thể. Thơng qua đó, phân cơng cơng việc phù hợp với chức năng nhiệm vụ và năng lực chun mơn của nhân viên trong Phịng.
• Xác định nội dung chi tiết công việc thực hiện:
Khi chúng ta thực hiện một mục tiêu nào đó mà càng cụ thể, càng chi tiết thì mục tiêu đó sẽ dễ dàng thực hiện hơn bao giờ hết. Làm tốt cơng việc này sẽ giúp Phịng đẩy nhanh tiến độ công tác hoạch định, tránh được việc trùng lặp, chồng chéo công việc cũng như nguồn lực thực hiện mục tiêu.
• Xác định cách thức thực hiện mục tiêu:
Đối với mỗi mục tiêu khác nhau thì cán bộ văn phịng sẽ lựa chọn cách thức thực hiện khác sau sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao. Mỗi cách thức thực hiện phải đảm bảo hiệu quả và tối ưu.
• Xác định nguồn lực:
Nguồn lực là yếu tố quan trọng để thực hiện mục tiêu, là yếu tố để quyết định kết quả thực hiện mục tiêu. Nguồn lực ở đây bao gồm các yếu tố: Con người, cơ sở hạ tầng, vật chất – kỹ thuật, tài chính,…
• Xác định phương pháp kiểm tra, đánh giá:
Để giúp cho công tác hoạch định đạt được hiệu quả cao và tránh được những rủi ro hay sai xót, Phịng Hành chính xây dựng các cách thức kiểm tra bao gồm:
o Rà soát lại những mục tiêu đã đạt được và những điểm cịn hạn chế
o Xem xét lại tiến trình thực hiện mục tiêu thông qua văn bản: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản,…
Bên cạnh các yếu tố trên, Phịng Hành chính cịn sử dụng các ngun tắc:
• Kế hoạch phải góp phần vào việc hồn thành mục tiêu của Ngân hàng • Cơng tác hoạch định phải có hiệu quả
• Kế hoạch phải ln đi trước các hoạt động khác • Các tiền đề của hoạch định phải thống nhất • Các chính sách của xí nghiệp phải rõ ràng • Kế hoạch đưa ra phải phù hợp về thời gian
• Nguyên tắc sử dụng thời gian để hồn thành các cam kết • Nguyên tắc mềm dẻo trong kế hoạch
• Kế hoach dài hạn phải kết hợp với kế hoạch ngắn hạn • Nguyên tắc điều chỉnh lộ trình trong kế hoạch
Để hồn thành mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả, Phịng Hành chính tổ chức danh sách thứ tự thực hiện cơng việc:
- Ưu tiên – những gì là quan trọng hơn và những gì ít quan trọng hơn
- Những gì Phịng phải làm trước để có thể làm tiếp những việc khác.
- Thực hiện theo nguyên tắc 80/20: 80% kết quả đến từ 20% hoạt động của nhân viên, 20% thời gian đầu tiên nhân viên dành cho việc lên kế hoạch và tổ chức thực hiện mục tiêu sẽ tương đương với 80% thời gian và nỗ lực để đạt được mục tiêu.
Đặc biệt, Phịng Hành chính lên kế hoạch mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng từ trước.
- Lên kế hoạch từng tháng vào đầu mỗi tháng.
- Lên kế hoạch mỗi tuần vào ngày cuối tuần trước đó.
- Lên kế hoạch mỗi ngày vào buổi tối trước đó.
Kế hoạch càng cẩn thận và chi tiết bao nhiêu, càng tốn ít thời gian để hồn thành cơng việc bấy nhiêu.
Phòng thực hiện nguyên tắc là mỗi phút dành cho việc lên kế hoạch sẽ tiết kiệm 10 phút cho khi thực hiện. Điều này có nghĩa, sẽ thu lại kết quả 1000%
*Tiểu kết Chương 2
Trong Chương 2 tác giả đã trình bày Thực trạng vai trị cơng tác hoạch định trong văn phịng tại Ngân hàng Bưu điện Liên Việt, trong đó bao gồm các vấn đề:
Vấn đề thứ nhất: Nhận thức của ban lãnh đạo, văn phịng Ngân hàng về cơng tác hoạch định
Vấn đề thứ hai: Cơ cấu tổ chức Phịng Hành chính Ngân hàng
Vấn đề thứ ba: Q trình thực hiện cơng tác hoạch định tại Ngân hàng Những nội dung tác giả tìm hiểu trong Chương 2 đã giúp tác giả tìm ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hoạch định tại Ngân hàng Bưu điện Liên Việt mà tác giả sẽ đề cập trong Chương 3 dưới đây.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VAI TRỊ CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHÒNG TẠI NGÂN