3.1.Đánh giá vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định
3.1.1.Ưu điểm
Trên thực tế, vai trò của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được nâng cao, không chỉ trong lĩnh vực chun mơn mà cịn cả các lĩnh vực khác thuộc lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Ban lãnh đạo Ngân hàng BĐLV đã thực hiện tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai tương đối đầy đủ các nhiệm vụ của Phòng Hành chính góp phần làm cho cơng tác hoạch định tại Ngân hàng đi vào nề nếp và ổn định.
Việc ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác hoạch định của Ngân hàng được triển khai đúng tiến độ, do đó chất lượng của việc triển khai hoạt động đạt hiệu quả cao.
Công tác hoạch định được sự chỉ đạo, ủng hộ, thường xuyên, kịp thời sát sao của Ban lãnh đạo ngân hàng. Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành cơng của việc xây dựng và duy trì cơng tác hoạch định ở hiện tại cũng như trong tương lai.
Việc thực hiện công tác hoạch định luôn thực hiện đúng quy định, pháp luật, nhiệm vụ và quyền hạn của người được giao nhiệm vụ nên khơng xảy ra tình trạng khiếu kiện hoặc phải giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Việc áp dụng khoa học kỹ thuật giúp cho cơng tác hoạch trở nên nhanh chóng và thuận tiện, đặc biệt là công tác soạn thảo văn bản và cơng tác thu thập
có cơ chế bảo trì, sửa chữa ngay khi có sự cố xảy ra do đó cơng việc ln được bảo đảm hoạt động hiệu quả.
Về phía Trưởng Phịng Hành chính thực hiện tốt nhiệm vụ được giao và phân công công việc và nhiệm phù hợp với năng lực của nhân viên cấp dưới, điều
Chuyên viên và nhân viên Phịng Hành chính ln tự nhận thức được vai trị và tầm quan trọng của cơng tác hoạch định
Chức năng, nhiệm vụ được thể hiện rõ ràng, không bị chồng chéo với các phòng ban khác. Trên cơ sở nhiệm vụ đã được hoạch định, tạo ra tiền đề để quan trọng để xây dựng bộ máy văn phòng phù hợp với Ngân hàng.
3.1.2.Nhược điểm
Có thể thấy cơng tác hoạch định chiếm một vị trí và vai trị quan trọng trong hoạt động của Ngân hàng BĐLV. Tuy nhiên hiện nay, công tác hoạch định vẫn chưa phát huy được hết những vai trị và ý nghĩa vốn có của nó. Cơng tác hoạch định tại Ngân hàng vẫn cịn một số khó khăn nhất định.
Trước tiên là công tác soạn thảo văn bản, do không phải là cơ quan Nhà nước nên Ngân hàng không quá chú trọng về mặt thể thức văn bản, không thống nhất về mặt thể thức văn bản giữa các phịng ban nên gây khó khăn phần nào trong việc ban hành văn bản.
Tiếp theo là về việc áp dụng các quy trình trong thực hiện cơng việc.
Trong quá trình áp dụng do sơ ý hay cố ý, một số trường hợp do không tuân thủ các yêu cầu trong thủ tục hướng dẫn, khơng thực hiện đúng trách nhiệm của mình đã được quy định rõ ràng trong các thủ tục nên xảy ra sai sót, khuyết điểm ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc thì đùn đẩy trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận khác không thực hiện tốt nên sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dịch vụ cuối cùng.
Cuối cùng, mặc dù đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Sở, nhưng việc ứng dụng chưa đồng bộ và chưa đạt được hiệu quả cao.
3.1.3.Nguyên nhân
Nhìn chung, thực trạng trên là do xuất phát từ một số nguyên nhân sau:
Lãnh đạo Ngân hàng tuy đã hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư nhưng chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như u cầu của cơng tác này.
Tiếp theo đó là khó khăn về phía đội ngũ chun viên/nhân viên: số lượng nhân lực thực hiện công tác hoạch định chỉ có 2 người dẫn đến tình trạng cơng việc bị trì chệ, tồn đọng.
Một số CBNV chưa thực sự quan tâm và chưa có nhận thức đúng về vai trị, lợi ích của công tác hoạch trong công việc. Họ cho rằng việc thực hiện là trách nhiệm của riêng Ban lãnh đạo cơng ty và Phịng Hành chính, do vậy họ thực hiện q trình mang tính hình thức, mang tâm lý bị ép buộc, không thoải mái.
Về cơ chế kiểm tra, giám sát.
Việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện cơng tác hoạch định chưa được thể hiện rõ ràng, cịn dựa vào cảm tính, chưa có số liệu thống kê chính xác.
Bên cạnh đó, phải kể đến những ngun nhân khác như:
Công tác đào tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ về công tác hoạch định cho nhân viên Phịng Hành chính vẫn chưa đạt được u cầu. Do kinh phí tổ chức lớp học cịn gặp khó khăn nên các lớp học bồi dưỡng về công tác hoạch định thường được tổ chức với số lượng quá đông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng cần thiết.
Những khó khăn trên địi hỏi sự đồng thuận và chia sẻ của toàn bộ chuyên viên, nhân viên trong Ngân hàng, đặc biệt là từ phía Ban lãnh đạo. Vì vậy, điều quan trọng nhất là phải tìm ra biện pháp khắc phục và phát huy tối đa vai trò của công tác hoạch định.
3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trị cơng tác hoạch định trong văn phịng tại Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
3.2.1.Nhóm giải pháp đối với Ban lãnh đạo Ngân hàng
Trước tiên, Ban lãnh đạo cần khẳng định rõ hơn nữa vai trò của cơng tác
hoạch định cho tồn thể cán bộ nhân viên trong Ngân hàng.
Thứ hai, phải thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực
hiện các văn bản quy định cơng tác hoạch cho các đơn vị, phịng ban, đặc biệt là Phịng Hành chính.
Thứ ba, chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác
hoạch định. Kế hoạch phải được xây dựng trên cơ sở các văn bản quy định đối với công tác hoạch định.
Thứ ba, số lượng nhân viên phụ trách công tác hoạch định với số lượng
công việc phải đảm nhận là chưa cân đối. Vì vậy nên thực hiện việc luân chuyển nhân viên hoặc tuyển thêm nhân sự mới về công tác hoạch định.
Thứ tư, đấy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động hoạch
định. Liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ về thông tin, phối hợp triển khai thực hiện nâng cấp các phần mềm ứng dụng phục vụ cơng tác hoạch định và hỗ trợ kinh phí phục vụ công tác hoạch định.
Thứ năm, thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác
hoạch định nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng cho cán bộ văn phịng.
Thứ sáu, thống nhất tồn bộ thể thức văn bản trong tồn Ngân hàng.
Thứ tám, chú trọng cơng tác kiểm tra giám sát công tác hoạch định.
Cuối cùng, cần tận dụng tối đa mọi nguồn lực, đầu tư hơn nữa để cho
cơng tác hoạch định phát huy được vị trí và vai trị vốn có của nó.
3.2.2.Nhóm giải pháp đối với Phịng Hành chính
Thứ nhất, bản thân người trực tiếp làm công tác hoạch định phải luôn ý
thức được tầm quan trọng của cơng việc mình đang đảm nhận, chấp hành nghiêm đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế của Ngân hàng; bảo mật tuyệt đối thông tin nội bộ, hoặc thông tin "Mật" liên quan đến Ngân hàng,
Thứ hai, tuyệt đối cẩn thận và sốt kỹ thơng tin văn bản trước khi nhập
vào cơ sở dữ liệu của cơ quan. Không được chủ quan, lơ là kể cả đối với các văn bản khơng mang tính chất quan trọng.
Thứ ba, không ngừng trau dồi học hỏi, nghiên cứu để nâng cao kiến thức,
kỹ năng cho bản thân. Thường xuyên cập nhật thông tin, kiến thức trên các kênh thông tin nhu tivi hay internet, đúc kết kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
Thứ tư, phối hợp tốt, có thái độ tích cức với các phịng, ban chun môn,
bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của Ngân hàng, đặc biệt là với đơn vị thực hiện mục tiêu của Ngân hàng.
Thứ năm, phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc,
mạnh dạn, thẳng thắn trong cơng tác tham mưu, thỉnh thị với lãnh đạo.
3.2.2.Nhóm giải pháp đối với cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng
Một số cá nhân cần thay đổi suy nghĩ về cơng tác hoạch định. Bởi vì đây khơng phải là cơng việc riêng của bộ phận Hành chính mà cịn là trách nhiệm
thực hiện của từng cá nhân khi tham gia vào công việc chung của Ngân hàng. Công tác hoạch định không thể thiếu trong từng cơ quan đơn vị nhưng chỉ riêng bộ phận này giải quyết cơng việc mà khơng có sự gắn kết với các bộ phận khác, khơng có sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thì người làm văn phịng khơng thể làm tốt cơng việc mình đảm nhiệm.
Trên đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trị cơng tác hoạch định trong văn phòng tại Ngân hàng Bưu điện Liên Việt.Tác giả hy vọng mọi cán bộ, nhân viên tại Ngân hàng cần nâng cao ý thức trách nhiệm trong công tác hoạch định để công tác này hoạt động hiệu quả trong thời gian tới, góp phần hồn thành thắng lợi nhiệm vụ chung của Ngân hàng.
*Tiểu kết Chương 3
Trong Chương 3, tác giả đã trình bày : Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trị cơng tác hoạch định trong văn phòng tại Ngân hàng Bưu điện Liên Việt trong đó bao gồm các vấn đề:
Vấn đề thứ nhất: Đánh giá q trình thực hiện vai trị cơng tác hoạch định Vấn đề thứ hai: Đưa ra nhóm giải pháp đối với Ban lãnh đạo Ngân hàng Vấn đề thứ ba: Đưa ra nhóm giải pháp đối với Phịng Hành chính Ngân hàng
Vấn đề thứ tư: Đưa ra nhóm giải pháp đối với cán bộ, nhân viên Ngân hàng
Hy vọng trong thời gian tới, Ngân hàng sẽ thực hiện những giải pháp trên cùng với một số giải pháp khác phù hợp với điều kiện và yêu cầu của Ngân hàng để nâng cao hiệu quả công tác hoạch định.
KẾT LUẬN
Công tác hoạch định là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Chức năng hoạch định là chức năng đầu tiên trong quản trị văn phòng, giữ vai trò mở đường cho hoạt động của văn phòng, đây là cơ sở để thực hiện các chức năng cịn lại. Khi cơng tác hoạch định được thực hiện tốt sẽ đem lại hiệu quả cao trong hoạt động của tổ chức và ngược lại, nếu không thực hiện tốt sẽ gây khó khăn và sẽ khó đạt được mục tiêu của tổ chức. Hoạch định là một công việc quan trọng của văn phịng nói chung và đối với Văn phịng của Ngân hàng Bưu Điện Liên Việt nói riêng.
Cơng tác hoạch định đã trở thành một u cầu có tính cấp thiết. Nhiều cơ quan, tổ chức đã thấy được tầm quan trọng của công tác hoạch định. Bởi nếu thực hiện tốt công tác hoạch định sẽ mang lại hiệu quả khơng chỉ trước mắt mà cịn cả về lâu dài.