3. LIÊN HỆ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
3.4. Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
3.4.1. Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ tại Văn thư UBND huyện được thực hiện theo từng loại văn bản, mỗi loại văn bản được đựng trong những cặp 3 dây, văn bản được sắp xếp theo thứ tự từ 01 đến hết (văn bản cuối cùng của năm).
Mở hồ sơ: Tại UBND huyện Bình Lục nhân các cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác, các hồ sơ không có trong danh mục vẫn chưa được lập.
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ do các cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Kết thúc hồ sơ: Do người lập hồ sơ thực hiện theo quy định hiện hành.
3.4.2. Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Văn thư UBND huyện quản lý một kho lưu trữ của UBND huyện, sau một năm kể từ năm công việc kết thúc, văn bản hành chính được giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Đối với các cơ quan thuộc UBND huyện, các xã, thị trấn việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND huyện chưa thực hiện được, cơ quan, đơn vị nào có tài liệu thì hết một năm vẫn lưu trữ tại cơ quan đó.
24
Nhìn chung việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa thật sự được quan tâm , dẫn đến đến tài liệu còn bị phân tán, rải rác ở các cơ quan, đơn vị. Mặt khác UBND huyện chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ hiện tại chỉ là kho tạm, diện tích kho nhỏ (55m2), vì vậy việc giao nộp tài liệu còn gặp khó khăn.