TIỂU LUẬN KHẢO SÁT CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM ĐÃ BAN HÀNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT VỚI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN XÂY DỰNG MỘT TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM ĐÃ BAN HÀNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ VÀ ĐỀ XUẤT VỚI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN XÂY DỰNG MỘT TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thƣ Mã phách TP HỒ CHÍ MINH, 2020 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚNTIỂU LUẬN (Kẹp vào cuốn Bài tập lớn Tiểu luận, để rời) 2 Mã phách Họ và tên sinh viên Lý Thị Thu Thảo Ngày sinh 29 01 20.

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM ĐÃ BAN HÀNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ VÀ ĐỀ XUẤT VỚI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN XÂY DỰNG MỘT TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thƣ Mã phách: ………………………………… TP HỒ CHÍ MINH, 2020 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN (Kẹp vào Bài tập lớn/ Tiểu luận, để rời) Mã phách Họ tên sinh viên: Lý Thị Thu Thảo Ngày sinh: 29-01-2000 Mã sinh viên: 1811VTHA008 Lớp: Văn thƣ hành 1811VTHA Khoa: Quản Trị Văn Phịng Tên đề tài: Khảo sát tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thƣ đề xuất với quan có thẩm quyền xây dựng tiêu chuẩn quốc gia công tác văn thƣ Học phần: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thƣ Giảng viên hƣớng dẫn: TS Trần Việt Hà Sinh viên ký tên Lý Thị Thu Thảo PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/ TIỂU LUẬN (Bấm kèm vào cuối tập lớn/ tiểu luận) Điểm, chữ ký (Ghi rõ họ tên) cán chấm thi CB chấm thi CB chấm thi số số Điểm thống thi Bằng số Bằng chữ Chữ ký xác nhận cán nhận thi MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG……………………………………………………………… CHƢƠNG I MỘT SỐ TIÊU CHUẨN QUỐC GIA ĐÃ BAN HÀNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ Ở VIỆT NAM I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TIÊU CHUẨN Khái niệm tiêu chuẩn .5 1.1 Khái niệm .5 1.2 Hệ thống tiêu chuẩn Việt Nam Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật .6 2.1 Khái niệm .6 2.2 Hệ thống quy chuẩn Việt Nam Khái niệm tiêu chuẩn hóa II Ý NGHĨA CỦA TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ .7 CHƢƠNG II TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ I THUẬT NGỮ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ II CÔNG CỤ SỬ DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ III VỀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ .11 Soạn thảo ban hành văn 11 Tổ chức, quản lý giải văn đi, đến 12 Quản lý sử dụng dấu 13 Lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 13 CHƢƠNG III ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ ĐỐI VỚI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN .14 I ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG MỘT TIÊU CHUẨN QUỐC GIA 14 II SỰ CẦN THIẾT PHẦN MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực tiểu luận em xin chân thành cảm ơn Khoa Văn thƣ–Lƣu trữ, thuộc trƣờng đại học Nội vụ Hà Nội Phân hiệu thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện thuận lợi cho em học tập thực đề tài kết thúc học phần Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Trần Việt Hà tận tình hƣớng dẫn bảo em trình thực đề tài, nhƣ tận tình giảng dạy , trang bị cho em kiến thức quý báu để thực hoàn thành đề tài Em xin cảm ơn quan tâm giúp đỡ ủng hộ anh chị bạn bè trình thực đề tài Mặc dù cố gắng hoàn thành tiểu luận phạm vi khả cho phép nhƣng hạn chế thời gian nhƣ lực nghiên cứu nên tiểu luận em tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận đƣợc đánh giá, góp ý từ thầy, bạn để tiểu luận đƣợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận cơng trình nghiên cứu cá nhân tơi tơi thực Trong q trình nghiên cứu có tham khảo sử dụng số nội dung, nhận xét, đánh giá tác giả quan tổ chức khác có ghi nguồn gốc Mọi số liệu dẫn chứng thông tin xác thực Nếu sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 01 năm 2020 Lý chọn đề tài Công tác văn thƣ hoạt động khơng thể thiếu có vai trị quan trọng hành nhà nƣớc Việc triển khai xây dựng áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, nhƣ đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại Có thể nói việc nghiên cứu áp dụng hệ thống tiêu chuẩn phƣơng pháp quản lý nhằm tạo nên quy trình xử lý nghiệp vụ hợp lý tạo điều kiện để ngƣời đứng đầu quan tổ chức kiểm sốt đƣợc q trình giải công việc nội quan, thông qua bƣớc nâng cao chất lƣợng hiệu cơng tác quản lý Do tính chất cơng tác văn thƣ gồm nhiều quy trình phức tạp, thuật ngữ chuyên môn đặc thù sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, trang thiết bị bảo quản nhƣ bìa, hộp, giá… nên cần thiết phải đƣợc quy định thống nhất, hợp lý Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thƣ giúp cho quy trình, quy phạm, phƣơng tiện, thiết bị bảo quản tài liệu đƣợc đồng hóa, thống hóa hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa công tác văn thƣ cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm ngun vật liệu, cơng sức, kinh phí làm tăng suất lao động trình thực nghiệp vụ cơng tác văn thƣ Trong năm gần hoạt động xây dựng ban hành tiêu chuẩn công tác văn thƣ nhận đƣợc quan tâm có hiệu rõ rệt Tuy nhiên tồn đọng hạn chế định địi hỏi giải pháp đồng Vì vây em chọn đề tài “Khảo sát tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thƣ đề xuất với quan có thẩm quyền xây dựng tiêu chuẩn quốc gia công tác văn thƣ ” Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn việc xây dựng tiêu chuẩn công tác văn thƣ - Tìm hiểu tiêu chuẩn văn thƣ mà Việt Nam ban hành thời gian qua; - Đề xuất với quan có thẩm quyền xây dựng tiêu chuẩn vềcông tác văn thƣ Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu đề tài tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia công tác văn thƣ Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc – quan thực chức tham mƣu, giúp Bộ trƣởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nƣớc văn thƣ phạm vi nƣớc xây dựng, ban hành trình cấp có thẩm quyền ban hành Kết cấu tiểu luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung đề tài đƣợc chia làm ba chƣơng: Chƣơng 1: Những vấn đề chung tiêu chuẩn công tác văn thƣ Chƣơng 2: Một số tiêu chuẩn quốc gia ban hành công tác văn thƣ Việt Nam Chƣơng 3: Đề xuất xây dựng tiêu chuẩn quốc gia cơng tác văn thƣ quan có thẩm quyền CHƢƠNG I MỘT SỐ TIÊU CHUẨN QUỐC GIA ĐÃ BAN HÀNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ Ở VIỆT NAM I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TIÊU CHUẨN Khái niệm tiêu chuẩn 1.1 Khái niệm Theo tiêu chuẩn ISO 6450:1998: Tiêu chuẩn tài liệu đƣợc thiết lập cách thỏa thuận tổ chức thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp quy tắc hƣớng dẫn hoạc đặc tính cho hoạt động hoạc kết hoạt động để sử dụng chung lặp lặp lại nhằm đạt đƣợc mức độ trật tự tối ƣu khung cảnh định ( tiêu chí định mức) Tiêu chuẩn quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, q trình, mơi trƣờng đối tƣợng khác hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lƣợng hiệu đối tƣợng Tiêu chuẩn tổ chức công bố dƣới dạng văn để tự nguyện áp dụng Tiêu chuẩn đƣợc công bố dƣới dạng văn đảm bảo giá trị pháp lý Tiêu chuẩn đƣợc quan tỏ chức tự nguyện áp dụng nhƣng số trƣờng hợp bắt buộc áp dụng phần đƣợc viện dẫn văn quy phạm pháp luật hay quy chuẩn kỹ thuật Các quy định tiêu chuẩn phải mang tính thống nhất, hợp lý ổn định trình áp dụng 1.2 Hệ thống tiêu chuẩn Việt Nam -Tiêu chuẩn Quốc gia ( TCVN): Là tiêu chuẩn quan Bộ, quan ngang Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ tổ chức xây dựng, Bộ khoa học Công nghệ thẩm định công bố - Tiêu chuẩn sở ( TCCS ): Là tiêu mà quan nhà nƣớc, đơn vị nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội nghề nghiệp xây dựng công bố Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật 2.1 Khái niệm Quy chuẩn kỹ thuật quy định mức giới hạn đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, mơi trƣờng đối tƣợng khác hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ ngƣời; bảo vệ động vật, thực vật, mơi trƣờng; bảo vệ lợi ích an ninh quốc gia, quyền lợi ngƣời tiêu dùng yêu cầu thiết yếu khác Quy chuẩn kỹ thuật quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành dƣới dạng văn để bắt buộc áp dụng 2.2 Hệ thống quy chuẩn Việt Nam -Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia( QCVN ): Là quy chuẩn kỹ thuật thủ trƣởng Bộ, quan ngang Bộ, tổ chức xây dựng ban hành thuộc phạm vi nghành lĩnh vực đƣợc phân công quản lý - Quy chuẩn kỹ thuật địa phƣơng (QCĐP ): Là quy chuẩn kỹ thuật Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố, trực thuộc Trung ƣơng, xây dựng ban hành để áp dụng phạm vi quản lý địa phƣơng Đối với sản phẩm hàng hóa dịch vụ q trình đặc thù địa phƣơng yêu cầu cụ thể mơi trƣờng cho phù hợp với địa điểm khí hậu thủy văn trình độ phát triển kinh tế xã hội địa phƣơng Khái niệm tiêu chuẩn hóa Tiêu chuẩn hóa việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn thống sản xuất cơng tác.Theo thuật ngữ chun mơn tiêu chuẩn hóa đƣợc hiểu lĩnh vực hoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn áp dụng tiêu chuẩn 10 đƣợc tiến hành dựa thành tựu khoa học kỹ thuật kinh nghiệm tiên tiến với tham gia bên hữu quan nhằm đƣa hoạt động xã hội đặc biệt hoạt động sản xuất kinh doanh vào quỹ đạo thống mang lại hiệu chung có lợi cho ngƣời xã hội II Ý NGHĨA CỦA TIÊU CHUẨN TRONG CƠNG TÁC VĂN THƢ Có thể khẳng định, cơng tác văn thƣ, có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức công tác văn thƣ có vai trị đặc biệt quan trọng Do tính chất cơng tác văn thƣ mà công tác quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, trang thiết bị bảo quản nhƣ bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thƣ giúp cho quy trình, quy phạm, phƣơng tiện, thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ đƣợc đồng hóa,thống hóa hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa cần thiết cơng tác văn thƣ: + Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thƣ tạo thống mặt nghiệp vụ + Nâng cao hiệu công tác văn thƣ + Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức quan + Thúc đẩy tiến khoa học công nghệ cơng tác văn thƣ + Văn hóa quy trình cơng tác văn thƣ + Kiểm sốt cải tiến công tác văn thƣ + Sử dụng hợp lý trang thiết bị công tác văn thƣ + Tạo điều kiện thuận lợi cho hợp tác khoa học cơng nghệ + Góp phần đắc lực cho cơng cải cách hành 11 CHƢƠNG II TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ I THUẬT NGỮ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ Trong hoạt động tiêu chuẩn thuật ngữ khoa học đối tƣợng quan trọng cần đƣợc quan tâm, nghiên cứu xây dựng Tuy nhiên đến chƣa có tiêu chuẩn mặt thuật ngữ sử dụng công tác văn thƣ Các nhà nghiên cứu cho có khoảng 300 thuật ngữ đƣợc sử dụng công tác văn thƣ thuật ngữ đƣợc giải thích nhiều tài liệu khác nhƣ giải thích văn từ điển giáo trình hoạc sách chuyên khảo Nhiều từ ngữ giải thích chƣa có thống chung gây khó khan cho ngƣời sử dụng Vì cần phải có tiêu chuẩn thuật ngữ sử dụng công tác văn thƣ để thuật ngữ đƣợc hiểu thống II CÔNG CỤ SỬ DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ Công tác xây dựng ban hành tiểu chuẩn đƣợc thực cách nghiêm túc, khoa học Các tiêu chuẩn xây dựng hầu hết sở kế thừa kết đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu chuẩn công tác văn thƣ số nƣớc Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc thu thập nhiều ý kiến cán chuyên mơn, chun gia tìm giải pháp tối ƣu cho tiêu chuẩn công tác văn thƣ Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc nghiên cứu xây dựng đƣợc số tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn Quốc gia tiêu chuẩn Ngành vấn đề thiết yếu công tác văn thƣ, lƣu trữ Trong tiêu chuẩn trang thiết bị công tác văn thƣ, lƣu trữ đƣợc thể rõ tiêu chuẩn nhƣ: - Tiêu chuẩn Quốc gia : + TCVN 9251:2012 Tiêu chuẩn bìa hồ sơ 12  Về giấy làm bìa hồ sơ: tiêu chuẩn quy định chi tiết tiêu chất lƣợng nhƣ: Định lƣợng, độ bền kéo theo chiều dọc, chiều ngang, độ ẩm độ trắng  Yêu cầu ngoại quan mà tờ bìa cần đạt đƣợc nhƣ phải vuông vắn, đƣờng nếp gấp phải liên tục Bề mặt bìa khơng đƣợc nhàu nát, khơng có vết xƣớt, khơng bị vón cục khơng có sợi bám dính màu sắc phải đồng Nội dung tên bìa đƣợc quy định chi tiết, cân đối rõ nét đồng  u cầu kích thƣớc: Bìa hồ sơ có kích thƣớc 650 x 230mm (khơng tính kích thƣớc phần tai tai dƣới) với sai số cho phép cộng trừ 2mm Bìa hồ sơ chia thành phần: Tờ đầu, phần gáy, tờ sau, phần tai tai dƣới, tai cạnh  Yêu cầu nội dung trình bày hồ sơ: quy định kiểu chữ cách trình bày thơng tin hồ sơ nhƣ tên Lƣu trữ lịch sử hồ sơ, tài liệu nộp vào; tên quan, tở chức lập hồ sơ, thời gian hồ sơ thong tin nơi bảo quan hồ sơ ( phông số, mục lục số, hồ số ); thời hạn bảo quản hồ sơ Điểm khác biệt phần trình bày nội dung bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2002 so với tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 mặt hồ sơ không in mục lục văn chứng từ kết thúc đƣợc in tai cạnh bìa hồ sơ Tiêu chuẩn u cầu kiểu chữ cỡ chữ, cách trình bày thơng tin chứng từ kết thúc  Phƣơng pháp thử: sử dụng phƣơng pháp ngoại quan, phƣơng pháp kiểm tra kích thƣớc phƣơng pháp thử khác nhƣ phân tích thành phần xơ sợi, định lƣợng, độ bền kéo… 13  Yêu cầu ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản: Tiêu chuẩn yêu cầu việc bìa hồ sơ lƣu trữ phải có ghi nhã trực tiếp mặt sau đính kèm với nội dung: Tên sản phẩm, thong tin nhà sản xuất… + TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lƣu trữ, thay thế: TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lƣu trữ hành + TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lƣu trữ, thay thế: TCN 06:1997 Giá bảo quản tài liệu lƣu trữ - Tiêu chuẩn ngành: + TCN 06-1997 “Sổ đăng ký văn – đến” đƣợc triển khai áp dụng thống công tác văn thƣ quan, tổ chức, góp phần vào việc quản lý chặt chẽ văn – đến nhƣ theo dõi trình quản lý giải văn quan, tổ chức Ngoài ra, tiêu chuẩn thống kích thƣớc sổ đăng ký văn – đến dùng quan, tổ chức, khơng cịn tình trạng sổ đăng ký có kích thƣớc dài, ngắn, dày, mỏng khác nhau.Tuy nhiên đƣợc thay Thông tƣ 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn đến lập hố sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan, tổ chức + Tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu  Yêu cầu chất liệu chế tạo cặp tài liệu: bìa tơng cứng, tốt dày 1,5-2mm  u cầu kích thƣớc cặp với chiều dài: 340mm, chiều rộng 260mm, chiều dày: 100mm  Yêu cầu thẩm mỹ hình thức: Cặp có kiểu dáng đẹp, lịch phải đảm bảo nghiêm túc cơng việc hành Cặp phải đựng khối tài liệu tối đa 4,5kg Vải gáy cặp màu sẫm, gắn vào bìa cặp 15mm hai đầu phía phía dƣới gập vào 10mm Mỗi nối 14 vải với bìa tông phải chịu lực kéo 50N Các dây buộc dây khóa bang dính nháp đƣợc gắn vào bìa tơng để chịu lực 50N nhằm an tồn cho tài liệu Giấy bọc ngồi bìa tông giấy tốt, sẫm màu, đƣợc bọc cách mép giấy 10mm Giấy phía cặp giấy trắng phủ kín mặt cặp + Tiêu chuẩn ngành TCN-06-1997 Giá bảo quản tài liệu lƣu trữ + Tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo quản tài liệu lƣu trữ hành III VỀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG CƠNG TÁC VĂN THƢ Quy trình nghiệp vụ văn thƣ Soạn thảo ban hành văn Năm 1992, Cục Lƣu trữ phối họp với Viện Nghiên cửu Tiêu chuẩn hóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng trình Bộ trƣởng Bộ Khoa học cơng nghệ Mơi trƣờng ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nƣớc TCVN-5700- 1992 “Văn quản lý Nhà nƣớc – mẫu trình bày” Tuy nhiên, từ năm 1970, vấn đề tiêu chuẩn hóa số văn quản lý nhà nƣớc đƣợc số cán công tác Cục Lƣu trữ bƣớc đầu nghiên cứu Vấn đề tiếp tục đƣợc nghiên cứu đề tài năm nhƣ: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn quản lý Nhà nƣớc – mẫu trình bày” ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm 1992; Đề tài “Nghiên cứu mẫu văn quản lý hành – mẫu định”, mã số 05-89 ông Nguyễn Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 19981999 Chƣơng trình “Nghiên cứu chuẩn hóa văn quản lý nhà nƣớc”, chủ nhiệm đề tài ông Dƣơng Văn Khảm, mã số 2002:98-05, năm 2002-2006 Năm 2002, TCVN-5700-1992 “Văn quản lý Nhà nƣớc – mẫu trình bày” đƣợc soát xét lần đƣợc Bộ Khoa học Công nghệ ban hành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn quản lý nhà nƣớc (mẫu trình bày) theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002 Tiêu chuẩn Việt Nam 15 TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) đƣợc ban hành quy định thống kích thƣớc, thể thức cách trình bày văn Tiêu chuẩn có ý nghĩa lớn việc bảo quản tài liệu lƣu trữ (khơng cịn tình trạng hồ sơ, văn có nhiều kích thƣớc khác nhau) nâng cao hiệu lực văn quản lý nhà nƣớc Ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành Thơng tƣ só 01/2011/TT-BNV Hƣớng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành Thơng tƣ quy định rõ thành phần thể thức bắt buộc, cách trình bày văn hành thơng thƣờng văn tạo thuận lợi cho công tác quản lý thống q trình ban hành, tăng tính thẩm mỹ cho văn Tuy nhiên nội dung văn chƣa bao quát hết đƣợc thể loại văn hành nhƣ số nội dung chƣa phù hợp cần sửa chữa bổ sung Tổ chức, quản lý giải văn đi, đến Năm 2005 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Công văn số 425/VTLTNN-NVTW việc quản lý văn đi, đến Theo công văn việc tổ chức quản lý giải văn đến phải tiến hành theo quy trình sau: tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tổ chức quản lý văn tiến hành theo quy trình: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật; Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lƣu văn Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hƣớng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ quan Theo thông tƣ việc tổ chức quản lý giải văn đến phải tiến hành theo quy trình sau: Tiếp nhận văn đến; Đăng 16 ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tổ chức quản lý văn tiến hành theo quy trình: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn bản; Đăng ký văn đi; Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật; Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lƣu văn Ngày 26/8/2015 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Hƣớng dẫn số 822/HD-VTLTNN hƣớng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ mơi trƣờng mạng Trong quy trình quản lý văn quy trình quản lý, giải văn đến rõ ràng cụ thể Quản lý sử dụng dấu Ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ ban hành Nghị định số 58/2001/NĐCP Về quản lý sử dụng dấu Đến ngày 01 tháng 04 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Để đáp ứng nhu cầu thực tiễn nhƣ khắc phục bất cập hai Nghị định trên, ngày 01 tháng 07 năm 2016, Chính phủ ban hành Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Các quy đinh Nghị định cụ thể hóa cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác quản lý sử dụng dấu Lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan Quy trình lập quản lý hồ sơ đƣợc áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ đuợc Bộ Khoa học công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004 Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hƣớng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ quan, có quy 17 định mẫu sổ đăng ký chuyển giao văn đi, đến, mẫu danh mục hồ sơ mẫu biên giao nhận tài liệu Ngày 26/8/2015 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Hƣớng dẫn số 822/HD-VTLTNN hƣớng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trƣờng mạng Hƣớng dẫn đời đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác văn thƣ, lƣu trữ hƣớng đến thành lập văn phịng khơng giấy phủ điện tử tƣơng lai Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu đƣợc tiến hành khoa học theoTCVN ISO 9001:2000 CHƢƠNG III ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ ĐỐI VỚI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN I ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG MỘT TIÊU CHUẨN QUỐC GIA Hiện có nhiều văn nhà nƣớc quan có thẩm quyền quy định hƣớng dẫn cơng tác văn thƣ nhƣ: Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; thong tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; TCVN 5700-2002 “Mẫu trifng bày văn quản lý nhà nƣớc”; TCVN: 01-2002 “ Mẫu trình bày hồ sơ tài liệu quản lý nhà nƣớc”… Tuy nhiên hệ thống văn chƣa đầy đủ hoạc quy định chi tiết nên để giảm tải văn quy phạm pháp luật đời tiêu chuẩn, quy chuẩn sở để quan tổ chức quản lý thực thống hoạt động công tác văn thƣ Nhận thấy việc chƣa có tiêu chuẩn thống kiểu chữ soạn thảo nhập liệu vào máy tính chƣa có quy định kích thƣớc thơng số kỹ thuật sổ đăng ký văn đi, đến kể liệu máy tính đăng ký sổ tay Nay em xin đề xuất cho quan có thẩm quyền xây dựng tiêu chuẩn quốc gia 18 thông số kỹ thuật sổ đăng ký văn đi, đến phông chữ chuẩn nhập liệu, việc thực công tác văn thƣ đƣợc thống nhất, công cụ công tác văn thƣ đƣợc tiêu chuẩn hóa II SỰ CẦN THIẾT VÀ ĐỀ XUẤT NỘI DUNG CỦA TIÊU CHUẨN Sự cần thiết thông số kỹ thuật sổ đăng ký văn đến thống phông chữ - Chúng ta quy định sổ đăng ký văn đến sổ bao gồm thông tin theo mẫu mà chƣa có tiêu chuẩn quy định thong số kỹ thuật sổ nhƣ: sổ làm giấy đạt tiêu chuẩn nào, thong tin sổ kích thƣớc bao nhiêu, sử dụng kiểu phơng chữ nào… Nên việc quy đinh thông số kỹ thuật sổ đăng ký văn đi, đến cần thiết để công tác văn thƣ đƣợc thống thuận lợi đăng ký văn bẳn - Ngày việc soạn thảo văn máy trở nên thiếu, từ việc viết thảo hay văn tài liệu soạn thảo máy tính Việc soạn thảo máy tính cho phép gửi văn cách dễ dàng từ quan đến quan khác vòng tích tắc qua phƣơng tiện nhƣ máy fax, gmail…Tuy nhiên việc quan sử dụng phông chữ khác làm cho quan nhận văn bị lỗi phông chữ ảnh hƣởng đến thời gian chất lƣợng giải cơng việc Vì em cho việc thống phong chữ quan tổ chức cần thiết Đề xuất nội dung tiêu chuẩn Tiêu chuẩn thông số kỹ thuật sổ đăng ký văn đến - Sổ đăng ký văn đến phải đƣợc in sẵn, kích thƣớc: 210mm x 297mm Bìa trang đầu 19 Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thƣờng) đƣợc trình bày theo minh họa hình vẽ dƣới ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… + Bìa sổ phải đƣợc làm giấy decal in chữ số rõ ràng nhƣ mẫu Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký ngƣời có thẩm quyền đóng dấu trƣớc sử dụng Việc ký đóng dấu đƣợc thực khoảng giấy trống Từ số đến số Quyển số - Phần đăng ký văn đến 20 Giấy dùng cho sổ loại giấy tốt theo tiêu chuẩn TCVN 10999:2015 Kiểu chữ sử dụng Time New Romam Phần đăng ký văn đến đƣợc trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dƣới đây: Ngày Số Tác đến đến giả (1) (2) (3) Số, Ngày ký Tên loại Đơn vị Ký tháng trích yếu nội dung hiệu \ (4) (5) (6) ngƣời nhận (7) Ghi nhận (8) (9) Thông số cột Cột 1: Ghi theo ngày, tháng đƣợc ghi dấu “Đến”, Kích thƣớc chiều rộng 3mm Cột 2: Ghi theo số đƣợc ghi dấu “Đến” Kích thƣớc chiều rộng 30mm Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa ngƣời gửi đơn, thƣ Kích thƣớc chiều rộng 45mm Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Kích thƣớc chiều rộng 35mm Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thƣ Đối với ngày dƣới 10 tháng 1, phải thêm số trƣớc; năm đƣợc ghi hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Kích thƣớc chiều rộng 35mm Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trƣờng hợp văn đến đơn, thƣ khơng có trích yếu ngƣời đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thƣ Kích thƣớc chiều rộng 70mm 21 Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải ngƣời có thẩm quyền Kích thƣớc chiều rộng 50mm Cột 8: Chữ ký ngƣời trực tiếp nhận văn Kích thƣớc chiều rộng 40mm Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Kích thƣớc chiều rộng 35mm - Sổ đăng ký văn phải đƣợc in sẵn, kích thƣớc: 210mm x 297mm + Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đƣợc trình bày tƣơng tự nhƣ bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” +Phần đăng ký văn Giấy dùng cho sổ loại giấy tốt theo tiêu chuẩn TCVN 10999:2015 Kiểu chữ sử dụng Time New Romam Phần đăng ký văn đƣợc trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại Ngƣời Nơi hiệu trích yếu nội ký tháng nhận Đơn vị, ngƣời Số văn nhận lƣu văn văn dung văn (1) (2) (3) Ghi lƣợng (4) (5) Thông số cột 22 (6) (7) (8) Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Kích thƣớc chiều rộng là: 35mm Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày dƣới 10 tháng 1, phải thêm số trƣớc, ví dụ: 05/02, 31/12 Kích thƣớc chiều rộng là: 35mm Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Kích thƣớc chiều rộng là: 60 mm Cột 4: Ghi tên ngƣời ký văn Kích thƣớc chiều rộng là: 45mm Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn nhƣ đƣợc ghi phần nơi nhận văn Kích thƣớc chiều rộng là: 40mm Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lƣu Kích thƣớc chiều rộng là: 40mm Cột 7: Ghi số lƣợng phát hành Kích thƣớc chiều rộng là: 35mm Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Kích thƣớc chiều rộng là: 35mm - Cỡ chữ quaqn tổ chức nên đƣợc thống kiều chữ Times New Roman để thuận tiện cho việc chuyền văn tài liệu xử lý công tác văn thƣ 23 KẾT LUẬN Đầu tiên cần ý thức việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lƣợng phù hợp vào công tác văn thƣ nỗ lực quan nhà nƣớc cải cách hành nhà nƣớc Nó địi hỏi tƣ mới, tâm nỗ lực toàn thể đơn vị, trƣớc hết quan tâm cam kết lãnh đạo, lẽ cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lƣợng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng điều kiện tƣơng thành công việc áp dụng trì hệ thống quản lý cơng tác văn thƣ Đồng thời, yếu tố ngƣời vô quan trọng, trình độ hiểu biết thành viên quan nhà nƣớc việc áp dụng tiêu chuẩn hóa vào cơng tác văn thƣ, tham gia tích cực họ vào việc áp dụng tiểu chuẩn hóa giữ vai trị định.Áp dụng tiêu chuẩn vào cơng tác văn thƣ góp phần giúp cho quan nhà nƣớc đạt đƣợc mục tiêu chất lƣợng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn hóa gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lƣợng hiệu cơng tác văn thƣ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nƣớc quan, tổ chức nhà nƣớc hoạt động có ý nghĩa thiết thực cải cách hành nhà nƣớc 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2007), Nghị định số 127/NĐ-CP ngày 01/8/2007 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 ThS Trịnh Thị Hà – ThS Dƣơng Thị Thanh Huyền (2015), Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thƣ, lƣu trữ giai đoạn 1962-2012 Quốc hội khóa XI (2006), Luật số 68/2006/QH11 “Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật” Thủ tƣớng phủ (2006), Quyết định số 19/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nƣớc Giáo trình Văn thƣ trƣờng Đại học Nội vụ Hà nội PGS.TS Triệu Văn Cƣờng Tập giảng “ tiêu chuẩn hóa công tác văn thƣ – lƣu trữ” THs Lê Thị Nguyệt Lƣu Tài liệu pháp lý: Các văn quy định Nhà nƣớc công tác tiêu chuẩn hóa Thủ tƣớng phủ (2014), Quyết định số 144/QĐ-TTg ngày 05/3/2006 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành nhà nƣớc 25 ... 2: Một số tiêu chuẩn quốc gia ban hành công tác văn thƣ Việt Nam Chƣơng 3: Đề xuất xây dựng tiêu chuẩn quốc gia công tác văn thƣ quan có thẩm quyền CHƢƠNG I MỘT SỐ TIÊU CHUẨN QUỐC GIA ĐÃ BAN HÀNH... XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN QUỐC GIA VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ ĐỐI VỚI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN I ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG MỘT TIÊU CHUẨN QUỐC GIA Hiện có nhiều văn nhà nƣớc quan có thẩm quyền quy định hƣớng dẫn công tác. .. Lớp: Văn thƣ hành 1811VTHA Khoa: Quản Trị Văn Phịng Tên đề tài: Khảo sát tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thƣ đề xuất với quan có thẩm quyền xây dựng tiêu chuẩn quốc gia công tác văn