Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ cung cấp, trang ị cho sinh viên những kiến thức c ản về khả năng ứng dụng CNTT vào công tác quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ. Cụ thể, iết sử dụng phần mềm quản lý văn ản đi - đến, quản lý và tra t m tài liệu lưu trữ trên máy vi tính. Kết thúc học phần, sinh viên có đủ khả năng vận dụng cung cấp những thông tin theo yêu cầu của nhà quản lý trong lĩnh vực công tác văn phòng và công tác lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo!
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI NĨI ĐẦU Cơng nghệ thống (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn ản, hồ s , thể tính khoa học, tính đại giải công việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, v lĩnh vực mang tính thời đại góp phần không nh vào tr nh hoạt động c quan, đ n vị Bài giảng ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ cung cấp, trang ị cho sinh viên kiến thức c ản khả ứng dụng CNTT vào công tác quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ Cụ thể, iết sử dụng phần mềm quản lý văn ản - đến, quản lý tra t m tài liệu lưu trữ máy vi tính Kết thúc học phần, sinh viên có đủ khả vận dụng cung cấp thông tin theo yêu cầu nhà quản lý lĩnh vực cơng tác văn phịng cơng tác lưu trữ Do lần đầu iên soạn nên tránh kh i thiếu sót, mong nhận ý đóng góp để ài giảng ngày hồn thiện Xin chân thành cám n! Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Tin học Công nghệ thông tin 1.1.1.1 Khái niệm Tin học: Tin học khoa học nghiên cứu thơng tin qúa trình xử lý thơng tin tự động máy tính điện tử Với cách hiểu nay, tin học bao hàm tất nghiên cứu kỹ thuật có liên quan đến việc xử lý thông tin Trong nghĩa thông dụng, tin học cịn bao hàm g liên quan đến thiết bị máy tính hay ứng dụng tin học văn phịng Lĩnh vực tin học, bao gồm: Khoa học phần cứng: gồm kỹ thuật để sản xuất thiết bị máy tính điện tử; Khoa học phần mềm: hệ thống chư ng tr nh giải tốn ứng dụng 1.1.1.2 Khái niệm Cơng nghệ thơng tin Công nghệ thông viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt IT) ngành ứng dụng công nghệ quản lý xử lý thông tin, đặc iệt c quan tổ chức lớn Cụ thể, CNTT ngành sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, ảo vệ, xử lý, truyền, thu thập thơng tin V lý đó, người làm việc ngành thường gọi chuyên gia CNTT (IT specialist) cố vấn quy tr nh doanh nghiệp (Business Process Consultant), ộ phận công ty hay đại học chuyên làm việc với CNTT thường gọi phòng CNTT CNTT thuật ngữ dùng để ngành khoa học công nghệ liên quan đến thông tin tr nh xử lý thông tin Khái niệm CNTT hiểu định nghĩa nghị 49/CP ký ngày 04/08/1993 phát triển CNTT Chính phủ Việt Nam, sau: "CNTT tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại - chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thông - nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài ngun thơng tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội." Lĩnh vực CNTT, bao gồm: Công nghệ phần cứng: sản xuất trang thiết ị máy tính, thiết ị ngoại vi, thiết ị mạng,… Công nghệ phần mềm: sản xuất chư ng tr nh phần mềm mô ph ng hoạt động người thông qua thiết ị máy móc; Cơng nghệ viễn thơng: Sản xuất thiết ị truyền dẫn thơng tin 1.1.1.3 Vai trị Tin học CNTT: Là cầu nối ngành khoa học ; Góp phần mang lại hiệu kinh tế - xã hội thu nhận xử lý thông tin nhanh; Giải phóng sức lao động người; Tạo điều kiện cho người có khả học suốt đời, tiếp thu tri thức nhân loại (Internet) 1.1.2 Văn điện tử 1.1.2.1 Khái niệm Văn ản điện tử phư ng tiện ghi tin sử dụng rộng rãi thời đại ngày Theo quy định Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ứng dụng CNTT hoạt động quản lý nhà nước, “Văn điện tử” văn ản thể dạng thơng điệp liệu Như vậy, với tính chất loại h nh văn ản, văn ản điện tử trước hết phải đảm ảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng Điểm khác iệt văn ản ản điện tử với văn ản giấy loại h nh văn ản khác kỹ thuật ghi tin, lưu trữ truyền tin Các công đoạn thực ằng phư ng tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ cơng nghệ tích hợp 1.1.2.2 Tính hợp pháp văn ản điện tử trao đổi qua môi trường mạng - Giá trị pháp lý văn ản điện tử thực theo quy định Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng CNTT hoạt động c quan, tổ chức: + Văn ản điện tử phù hợp với pháp luật giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tư ng đư ng với văn ản giấy giao dịch c quan nhà nước + Văn ản điện tử gửi đến c quan nhà nước không thiết phải sử dụng chữ ký điện tử văn ản có thơng tin người gửi, ảo đảm tính xác thực nguồn gốc toàn vẹn văn ản - Tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu văn thư c quan, tổ chức, c quan, tổ chức quy định Danh mục văn ản, tài liệu trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng; Danh mục văn ản, tài liệu không trao đổi qua môi trường mạng Danh mục văn ản, tài liệu trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn ản, tài liệu giấy c quan, tổ chức m nh - Văn ản điện tử xác thực ằng chữ ký số phải thực theo quy định pháp luật giao dịch điện tử - Thể thức kỹ thuật tr nh ày văn ản điện tử thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật tr nh ày văn ản hành quy định khác việc sử dụng chữ ký số - Việc ký an hành, ký nội dung, ký pháp chế, h nh thức, thể thức, kỹ thuật tr nh ày văn ản thực ằng chữ ký số - Sử dụng ộ mã ký tự mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 để thể nội dung văn ản điện tử - Định dạng văn ản điện tử thực theo quy định Điểm 3.4, 3.5, 3.7 Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông an hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin c quan nhà nước - Gửi nhận văn ản điện tử theo quy định Điều 16, 17, 18, 19, 20 Luật Giao dịch điện tử ảo đảm quy định giao dịch trao đổi văn ản điện tử mơi trường mạng - Chức năng, tính kỹ thuật Phần mềm quản lý văn ản đạo điều hành thực theo hướng dẫn Văn ản số 1036/BTTTT-THH ngày 10 tháng năm 2015 Bộ Thông tin Truyền thông việc hướng dẫn yêu cầu c ản chức năng, tính kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn ản điều hành 1.2 Nội dung ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ – lƣu trữ: 1.2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ Công tác văn thư – lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn ản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn ản tổ chức quản lý, giải văn ản hình thành hoạt động c quan, tổ chức đ n vị Do công tác văn thư c quan trung tâm diễn hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ xử lý thơng tin Trong công văn giấy tờ đối tượng chủ yếu công tác văn thư, khâu quan trọng phục vụ cho hoạt động chung c quan Vai trị cơng tác văn thư ngày tăng cường xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì công tác văn thư tổ chức hợp lý tự động hoá khâu nghiệp vụ nâng cao chất lượng quản lý Hiện công tác văn thư triển khai tồn ộ cơng việc liên quan đến việc soạn thảo văn ản, an hành văn ản tổ chức quản lý văn ản, tổ chức cách khoa học văn ản c quan, đ n vị nghiệp, tổ chức trị xã hội Công tác văn thư - lưu trữ hoạt động thường xuyên tất c quan, đ n vị hệ thống ộ máy nhà nước Trong tr nh phát triển đất nước với nhiều iến động thay đổi, năm 2004 Chính phủ an hành Nghị định 110 công tác văn thư Nghị định 111 công tác lưu trữ thay cho quy định trước Là mốc đánh dấu quan trọng việc đạo công tác văn thư, lưu trữ Với nhận thức đắn tầm quan trọng công tác này, năm 2011 Luật lưu trữ Quốc hội thơng qua có hiệu lực từ ngày 01/7/2012, kéo theo văn ản Luật an hành Đối với việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ, năm qua, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có nhiều văn ản đạo nhằm tạo khung pháp lý cho vấn đề như: Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH, Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Theo Luật Lưu trữ th tài liệu lưu trữ điện tử h nh thành từ hai nguồn: Thứ nhất, tạo lập dạng thông điệp liệu h nh thành tr nh hoạt động c quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ; thứ hai, sổ hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Trong đó, đặc điểm sau coi quan trọng để xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử: + Tồn cách hồn chỉnh khơng ị sửa đổi tạo lưu trữ lúc an đầu; + Có mối liên kết rõ ràng với tài liệu khác ên ên ngồi hệ thống thơng qua mã phân loại số nhận dạng riêng khác dựa nguyên tắc phân loại; + Có ngữ cảnh hành chính, nhận dạng được; + Có tác giả, địa thời gian tạo ra; + Phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có số đặc điểm chung Đối với nhóm tài liệu lưu trữ điện tử tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Ngày 26 tháng năm 2015, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước an hành Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN (thay Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng năm 2009) việc hướng dẫn quản lý văn ản đi, văn ản đến lập hồ s môi trường mạng Nội dung văn ản hướng dẫn quy trình xử lý văn ản đi, văn ản đến lập hồ s môi trường mạng Tuy nhiên, công văn hướng dẫn chưa phải văn ản quy phạm pháp luật nội dung văn ản chưa quy định điều kiện để bảo đảm tính xác thực, tính tồn vẹn khả truy cập yêu cầu việc thu thập, lựa chọn, bảo quản, sử dụng nhóm tài liệu Do chưa có văn ản quy định c quan nhà nước có thẩm quyền việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nên t nh h nh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý điều hành, đặc iệt hệ thống quản lý, xử lý văn ản chưa theo yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ quy tr nh tạo lập, chuyển giao, xử lý lưu trữ văn ản giai đoạn văn thư việc chuyển giao vào lưu trữ để đảm ảo giá trị pháp lý giá trị lưu trữ văn ản, tài liệu Phần mềm ứng dụng quản lý văn ản hầu hết c quan chủ yếu xuất phát từ nhu cầu phục vụ xử lý thông tin nhanh ằng phư ng tiện điện tử, tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu thông tin kịp thời Việc ảo đảm tính xác thực, tính tồn vẹn khả trụy cập tài liệu điện tử suốt vòng đời tài liệu từ sản sinh, lựa chọn để lưu trữ lâu dài chưa thực Đổi với nhóm tài liệu sổ hoá từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác: Trong tr nh hoạt động c quan, tổ chức, cá nhân trước ngày ngồi tài liệu điện tử có nhiều tài liệu h nh thành vật mang tin khác Việc số hóa tài liệu lưu trữ vật mang tin khác nhiệm vụ quan trọng c quan lưu trữ nhằm ảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ cách nhanh chóng, xác Trong năm qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nhiều địa phư ng tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ để ảo quản khai thác, sử dụng Đối với việc quản lý tài liệu số hoá từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước an hành Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 việc hướng dẫn xây dựng c sở liệu lưu trữ Nội dung văn ản hướng dẫn mô tả thông tin đầu vào tài liệu, hồ s công việc, c quan lưu trữ, phông/sưu tập lưu trữ, hồ s lưu trữ, văn ản hồ s lưu trữ Tuy nhiên, văn ản chưa có quy định định dạng liệu để trao đổi lưu trữ Từ lý dẫn đến khó khăn việc chia sẻ thơng tin, thu thập, nộp lưu c quan, tổ chức, cá nhân với lưu trữ c quan lưu trữ lịch sử việc ảo quản, lưu dự phịng, khơi phục dự phòng tài liệu lưu trữ điện tử c quan lưu trữ 10 - TCP/IP gồm tập hợp ộ nghi thức xây dựng công nhận ởi tổ chức quốc tế TCP/IP hoạt động nhiều mạng có (phần cứng) hệ thống khác cung cấp cách thức cấu h nh địa mạng hiệu - IP có hai khuyết điểm : tính phức tạp số lượng địa mạng dự trữ ngày cạn dần Tuy nhiên, IP version (IP v.6) giải vấn đề chấp nhận CSMA/CD (Carrier Sense Multiple Access with Collision Detection): Giao thức đường dây đa truy cập sóng mang với cảm nhận va chạm Ưu điểm CSMA/CD đ n giản, mềm dẻo, hiệu truyền thông tin cao lưu lượng thông tin mạng thấp Điểm ất lợi CSMA/CD hiệu suất tuyến giảm xuống nhanh phải tải nhiều thông tin 4.1.3.Phƣơng tiện truyền thông mạng máy tính 4.1.3.1 Kết nối có dây (ca le): Cáp truyền thơng cáp xoắn đơi, cáp đồng trục, cáp quang,… Hinh 4.3.1 Card mạng Hinh 4.3.2 Hub, Bridge, Switch, Router 38 Cáp xoắn đôi gồm nhiều cặp dây đồng xoắn lại với nhằm chống phát xạ nhiễu điện từ Có hai loại cáp xoắn đôi sử dụng rộng rãi mạng LAN là: loại có v ọc chống nhiễu (STP) loại khơng có v ọc chống nhiễu (UTP) + Độ dài tối đa < 100 mét + Tốc độ truyền tối đa 100 M /s Cáp đồng trục(coaxial): + Độ dài tối đa