Giáo trình Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học công nghệ cung cấp cho người học những kiến thức tổng quan về lưu trữ tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, về lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ; các khâu nghiệp vụ như: xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học công nghệ. Mời các bạn cùng tham khảo!
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CƠNG NGHỆ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp ) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong thực tế nay, quan, đơn vị chưa trọng đến việc lập hồ sơ cơng việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên cịn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan thu thập vào lưu trữ lịch sử Hơn nữa, chỉnh lý tài liệu rời lẻ, quan, tổ chức thực theo tiêu chí "có tài liệu làm tài liệu đó" mà chưa ý đến việc tìm kiếm, bổ sung văn cịn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau chỉnh lý thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu phông lưu trữ bị phân tán Khi thu thập tài liệu, lưu trữ quan lưu trữ lịch sử thực "có tài liệu thu tài liệu đó", chưa trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu hồ sơ, phông lưu trữ chưa hồn chỉnh Chính vậy, Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử khoa học cơng nghệ môn học giúp cung cấp, trang bị cho sinh viên Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp kiến thức cần thiết kỹ lĩnh vực Giáo trình nhằm phục vụ cho việc học tập nghiên cứu sinh viên Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp Ngoài ra, giáo trình cịn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho sinh viên trường trung cấp, cao đẳng, đại học nước cán làm công tác nghiên cứu, quản lý lĩnh vực Văn thư lúu trữ Đồng Tháp, ngày14 tháng 12 năm 2019 Chủ biên Nguyễn Thị Như Hằng MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ Khái niệm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.1 Khái niệm 1.2 Các loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.3 Đặc điểm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.4 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 10 Thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn, điện tử vào lƣu trữ 12 2.1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa yêu cầu 12 2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu ảnh vào lƣu trữ 13 2.3 Thu thập, bổ sung tài liệu phim ảnh vào lƣu trữ 14 2.4 Thu thập, bổ sung tài liệu ghi âm vào lƣu trữ 15 Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử 15 3.1 Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng 16 3.2 Nguyên tắc 16 3.3 Phƣơng pháp 17 3.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử 18 3.4.1.Tiêu chuấn ý nghĩa nôi dung tài liệu 18 3.4.2.Tiêu chuấn tác giã tài liệu 18 3.4.3.Tiêu chuấn ý nghĩa quan hình thành phơng 19 3.4.4.Tiêu chuấn lặp lại thông tin tài liệu 19 3.4.5.Tiêu chuấn thời gian địa điếm hình thành tài liệu 20 3.4.6 Tiêu chuẩn mức độ hịan chỉnh khối lƣợng phơng lƣu trữ 20 3.4.7.Tiêu chuấn hiệu lực pháp lý tài liệu 20 3.4.8 Tiêu chuấn tình trạng vật lý tài liệu 21 3.4.9.Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác 21 3.5 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử 22 Phân loại hệ thống hoá tài liệu nghe nhìn, điện tử 23 4.1 Phân loại hệ thống hoá tài liệu ảnh 24 4.2 Phân loại hệ thống hoá tài liệu phim điện ảnh 24 4.3 Phân loại hệ thống hoá tài liệu ghi âm 24 Thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 25 5.1 Thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn 25 5.2 Thống kê tài liệu lƣu trữ điện tử 26 CHƢƠNG 2: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ 27 Bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 27 1.1 Ý nghĩa tác dụng nội dung việc bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 27 1.2 Các yếu tố ảnh hƣởng tới tuổi thọ tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 27 Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 29 2.1 Ý nghĩa tác dụng việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 29 2.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 30 CHƢƠNG 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ KHOA HỌC - CÔNG NGHỆ 32 Khái niệm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 32 1.1 Khái niệm 32 1.2 Các nhóm, bộ, loại tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 32 1.3 Tác dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 33 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ 35 2.1 Ý nghĩa nội dung thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ 35 2.2 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ hành 37 2.3 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ lịch sử 38 Xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ 39 3.1 Ý nghĩa việc xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ 39 3.2 Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 40 3.2.1 Nguyên tắc trị 40 3.2.2 Nguyên tắc lịch sử 41 3.2.3 Nguyên tắc toàn diện tổng hợp 42 3.3 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ 43 3.3.1 Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 43 3.3.1.1 Xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thƣ quan 43 3.3.1.2 Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ quan (lƣu trữ hành) 44 3.3.1.3 Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ lịch sử 44 3.3.3 Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu 46 4 Chỉnh lý tài liệu khoa học công nghệ 47 4.1 Phƣơng án chỉnh lý tài liệu thiết kế xây dựng, thiết kế chế tạo 47 4.2 Phƣơng án chỉnh lý tài liệu nghiên cứu khoa học 48 Cơng cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 48 5.1 Ý nghĩa tác dụng yêu cầu công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học cơng nghệ 49 5.2 Các loại công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học cơng nghệ 49 CHƢƠNG 4: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ 52 Bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 52 1.1 Ý nghĩa, tác dụng nội dung 52 1.2 Các nguyên nhân gây hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 53 1.3 Các yêu cầu nhà kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 54 1.4 Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 55 Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 55 2.1 Mục đích, ý nghĩa việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 55 2.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CƠNG NGHỆ Mã môn học: MH25 Thời gian thực môn học: 34 giờ; (Lý thuyết: 24 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: giờ; Kiểm tra 02 giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: mơn Lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử khoa học công nghệ môn học bắt buộc để ngƣời học tích luỹ q trình học tập ngành văn thƣ lƣu trữ trình độ trung cấp Để học môn này, ngƣời học phải học xong chƣơng trình mơn Nghiệp vụ lƣu trữ - Tính chất: mơn gắn với chun mơn nghiệp vụ, có vai trị quan trọng việc hình thành lực chuyên môn lĩnh vực lƣu trữ cho ngƣời học II Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Học phần cung cấp cho ngƣời học kiến thức tổng quan lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, lƣu trữ tài liệu khoa học công nghệ; khâu nghiệp vụ nhƣ: xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học cơng nghệ - Về kỹ năng: + Sau học xong học phần này, ngƣời học có khả vận dụng đƣợc kiến thức học để thực khâu nghiệp vụ tổ chức, quản lý tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử + Có khả xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ - Về lực tự chủ trách nhiệm: có ý thức trách nhiệm công việc thân, chủ động thực khâu nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học cơng nghệ Nội dung môn học: CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ Mã chƣơng MH25-01 Giới thiệu: Mục tiêu: - Cung cấp khái niệm: tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử; xác định đƣợc giá trị tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử - Biết cách thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Nội dung chƣơng: Khái niệm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.1 Khái niệm Tài liệunghe nhìn hình ảnh, âm có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh tên vật liệu mà mang tin, đƣợc nộp lƣu vào kho, viện lƣu trữ theo chế độ định ngƣời ta gọi tài liệunghe nhìn Tài liệu lƣu trữ điện tử tài liệu đƣợc tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ vật mang tin khác (Điều 13 Luật lƣu trữ ) Quản lý văn điện tử hồ sơ điện tử kiểm soát tác động vào văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử suốt văn tài liệu, bao gồm nghiệp vụ nhƣ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lƣu trữ, sử dụng, hủy văn bản, hồ sơ tài liệu điện tử 1.2 Các loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Tài liệu nghe nhìn loại hình đặc biệt hình thức nội dung mangtin, bao gồm: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình kỹ thuật số – Tài liệu ảnh: loại tài liệu tƣợng hình (hay hình ảnh tĩnh), dùng ánh sáng, màu sắc phƣơng tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi làm tái lại kiện, tƣợng xảy thời điểm XH tự nhiên ảnh rời lẻ, phim nhựa, kính kỹ thuật số – Tài liệu phim điện ảnh: loại tài liệu hình ảnh động tài liệu “nghe-nhìn” dùng để ghi làm tái lại kiện, tƣợng phƣơng tiện kỹ thuật điện ảnh phim nhựa Các hình ảnh đƣợc xếp liên tiếp với nhau, cho chúng chạy qua máy chiếu phim với tốc độ 16 24 hình giây hình ảnh kiện lại đƣợc tái chuyển động nhƣ diễn trƣớc ống kính máy quay phim, đồng thời với hình ảnh phim, làm tái lại âm kiện, tƣợng nhƣ lời nói, tiếng động, âm nhạc… – Tài liệu ghi âm: loại tài liệu mang nội dung thơng tin âm (bài nói, âm nhạc, tiếng động) đƣợc ghi lại đĩa, phim cảm quang, băng từ tính… phƣơng pháp ghi âm học, quang học, từ tính, laser kỹ thuật số – Tài liệu ghi hình ghi âm: Là tài liệu mang thơng tin nghe-nhìn đƣợc ghi lại trực tiếp hệ thống ghi hình điện tử băng từ tính, đĩa laser kỹ thuật số + Âm bản: Là phim mà hình ảnh phim có độ sáng tối màu sắc ngƣợc lại với đối tƣợng chụp ảnh, quay phim, ghi âm quang học + Dƣơng bản: ảnh chụp màu trắng, đen phản ánh độ sáng, tối màu sắc vật + Bản gốc: hình ảnh, âm thu nhận đƣợc trình ghi hình ghi âm trực tiếp + Bản sao: Là thu đƣợc lại nhiều lần từ gốc với mục đích để bảo quản gốc phổ biến rộng rãi thông tin 1.3 Đặc điểm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn vào đặc trƣng (dấu hiệu) chung chúng để phân chia chúng thành nhóm, xếp trật tự nhóm đơn vị bảo quản nhóm nhỏ, nhằm tổ chức khoa học nghiên cứu, sử dụng cách có hiệu phơng lƣu trữ Tuy nhiên, tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu chữ viết chúng không phản ánh trực tiếp hoạt động ngƣời quay phim, chụp ảnh quan tạo tài liệu nghe nhìn, nên giá trị chúng khơng phụ thuộc vào vị trí quan sản sinh nó, mà phụ thuộc vào ý nghĩa kiện, tƣợng mà chúng phản ánh Vì thế, phông lƣu trữ sở để phân loại cho tài liệu nghe nhìn kho lƣu trữ (trong đó, phân loại tài liệu chữ viết kho lƣu trữ theo phông lƣu trữ) Muốn phân loại tài liệu nghe nhìn, ngƣời ta phải vào đặc trƣng chúng để phân loại Đặc trƣng để phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn có điểm khác với đặc trƣng tài liệu chữ viết nhƣ theo đặc trƣng vật mang tin, đặc trƣng chuyên đề, đặc trƣng đối tƣợng đƣợc ghi hình, ghi âm Trong đó, phân loại tài liệu chữ viết để xác định hệ thống mạng lƣới kho lƣu trữ ngƣời ta phải vào đặc trƣng thời kỳ lịch sử, đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phƣơng tài liệu, đặc trƣng lãnh thổ hành đặc trƣng kỹ thuật phƣơng pháp chế tác tài liệu; phân loại tài liệu phơng lƣu trữ chữ viết, đƣợc vận dụng đặc trƣng nhƣ: cấu tổ chức, ngành hoạt động, đề mục-vấn đề, tác giả, địa dƣ, tên gọi, quan giao dịch… Sở dĩ phân loại tài liệu nghe nhìn tài liệu chữ viết khác nhƣ đặc điểm chúng, ví nhƣ chất liệu cách tạo tài liệu nghe nhìn khác hẳn với tài liệu chữ viết, cách bảo quản, khai thác sử dụng chúng khác Ví dụ: Đối với tài liệu ảnh, ảnh, nhƣng chúng đƣợc làm nhiều chất liệu khác nhƣ ảnh giấy, ảnh kính, ảnh đá…, chúng âm bản, dƣơng bản… Những đặc điểm có yêu cầu bảo quản hoàn toàn khác với tài liệu chữ viết đƣa vào bảo quản, ngƣời ta khơng thể để âm với dƣơng bản, ảnh kính với ảnh giấy… mà phải có chế độ bảo quản riêng Trong đó, tài liệu chữ viết giấy, phân loại chúng, ngƣời ta chủ yếu dựa vào nội dung thông tin tài liệu quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu… phân loại chúng khác với phân loại tài liệu ảnh Đối với tài liệu phim điện ảnh, phân loại chúng, ngƣời ta chủ yếu dựa vào đặc trƣng kỹ thuật làm chúng để tiến hành phân loại nhƣ theo chuyên đề, âm thanh, thời gian, thể loại… Trong tài liệu phim điện ảnh, chúng loại có mn hình, mn vẻ khác nhƣ phim nhựa, băng từ tính, băng VHS, băng cối, băng cassete, đĩa CD, ghi hình kỹ thuật số… mà mục đích phân loại chúng để bảo quản cho tốt, ngƣời ta phải phân loại nhƣ để tiện cho việc bảo quản chúng Cũng tƣơng tự nhƣ tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm đƣợc phân loại theo vật mang tin nhƣ đĩa ghi âm học, ghi âm quang học, ghi âm từ tính, ghi âm đĩa laser ngày phát triển hình thức mới, tiện lợi dễ dàng ghi âm kỹ thuật số Mỗi loại có yêu cầu bảo quản khác nhau, phân loại ngƣời ta phải ý đến đặc điểm kỹ thuật - Chuyên gia xác định giá trị tài liệu lƣu trữ Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc làm Uỷ viên; - Đại diện Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia đại diện quan đơn vị hình thành phơng làm Uỷ viên Ở cấp địa phƣơng: - Chánh văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng; - Chuyên gia xác định giá trị tài liệu lƣu trữ tỉnh làm Uỷ viên; - Đại diện lãnh đạo quan có tài liệu làm Uỷ viên; - Đại diện lƣu trữ quan có tài liệu làm Uỷ viên Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu đƣợc lập theo nhu cầu công tác xác định giá trị tài liệu quan cụ thể Sau hoàn thành nhiệm vụ, Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu đƣợc giải thể Chỉnh lý tài liệu khoa học công nghệ 4.1 Phƣơng án chỉnh lý tài liệu thiết kế xây dựng, thiết kế chế tạo Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ tổ chức lại tài liệu theo phƣơng án phân lọai khoa học, tiến hành chỉnh sửa hịan thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu làm cơng cụ tra cứu phông khối tài liệu đƣa chỉnh lý Mục đích cơng tác chỉnh lý là: - Tổ chức, xếp hồ sơ, tài liệu phông khối tài liệu đƣa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu - Lọai tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phƣơng tiện bảo quản Công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ có nội dung nhƣ sau: - Nghiên cứu biên soạn tóm tắt lịch sử quan, đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng - Tiến hành lập hồ sơ phông tài liệu chƣa lập hồ sơ, kiểm tra hồ sơ lập, hoàn thiện hồ sơ chƣa đạt yêu cầu lƣu trữ - Chọn xây dựng phƣơng án phân lọai, hệ thống hóa hồ sơ theo phƣơng án chọn 47 4.2 Phƣơng án chỉnh lý tài liệu nghiên cứu khoa học Nguyên tắc chỉnh lý: - Không phân tán phông lƣu trữ Tài liệu đơn vị hình thành phơng phải đƣợc chỉnh lý xếp riêng biệt - Khi phân lọai, lập hồ sơ (chỉnh sửa hòan thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ảnh đƣợc họat động quan, tổ chức hình thành tài liệu; liên hệ lôgic lịch sử tài liệu Trình tự chỉnh lý tài liệu lƣu trữ đƣợc tiến hành nhƣ sau: - Khảo sát tài liệu, nghiên cứu xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng - Xây dựng kế họach kiểm tra, hòan thiện hồ sơ - Lập bảng hƣớng dẫn số lọai cơng việc cụ thể, ví dụ hƣớng dẫn cơng tác bổ sung tài liệu, hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu, hƣớng dẫn lập hồ sơ… - Chọn xây dựng phƣơng án phân lọai - Dự kiến nhân lực thời gian thực công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ - Chỉnh lý tài liệu theo phƣơng án định, hịan thành việc hệ thống hóa tài liệu Chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy đƣợc ƣu - khuyết điểm trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho đợt Cơng cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học cơng nghệ Cơng cụ tra tìm TLLT phƣơng tiện tra tìm thơng tin tài liệu lƣu trữ lịch sử lƣu trữ hành Các loại cơng cụ tra tìm tài liệu chủ yếu lƣu trữ: - Mục lục hồ sơ - Các thẻ tra tìm - Sách hƣớng dẫn nội dung TL kho lƣu trữ - Bản sơ yếu TLLT - Cơ sở liệu thông tin nội dung TLLT 48 5.1 Ý nghĩa tác dụng yêu cầu cơng cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ Với phát triển Khoa học – công nghệ đặc biệt công nghệ thông tin khiến cho nguồn tài liệu ngày phong phú Con ngƣời tiếp cận với nhiều nguồn tài liệu khác tảng số Tài liệu có ý nghĩa quan trọng quan nhà nƣớc, đoàn thể cá nhân, doanh nghiệp việc giải vấn đề sống Đây nguồn thông tin quan trọng ngành lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, trị Càng ngày ngƣời nhận thức đƣợc vai trị tài liệu Con ngƣời ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi nhƣ loại tài sản quý giá Trong hoạt động học tập, tài liệu nhƣ nguồn tri thức rộng lớn phục vụ trình nghiên cứu, tham khảo Những tri thức nguồn tài liệu khác đƣợc đúc kết từ kinh nghiệm tác giả Vì chứa đựng thơng tin hữu ích để học hỏi phát triển tƣ tƣởng thân Đối với tài liệu lƣu trữ nguồn quan trọng để phục vụ nghiên cứu phát triển tiềm lực Khoa học công nghệ tất lĩnh vực kinh tế, xã hội Việc khai thác sử dụng thông tin tài liệu lƣu trữ giúp cho Nhà nƣớc nói chung tỉnh nhà nói riêng tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian, công sức tiền Tài liệu lƣu trữ cịn có giá trị đặc biệt lĩnh vực quản lý xã hội, cung cấp thơng tin cho việc nghiên cứu định hƣớng sách tơn giáo, dân tộc Ngồi tài liệu lƣu trữ cịn cung cấp thơng tin đáng tin cậy để Đảng, Nhà nƣớc giải chế độ sách cho ngƣời có cơng, đối tƣợng xã hội… 5.2 Các loại cơng cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ Danh mục hồ sơ tài liệu mẫu tiêu biểu có thời hạn bảo quản Danh mục hồ sơ bảng kê hồ sơ dự kiến lập năm quan thời hạn bảo quản hồ sơ Danh mục hồ sơ đƣợc lập dựa sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan thực tế tài liệu hình thành trình hoạt động quan Danh mục hồ sơ công cụ để xác định giá trị tài liệu văn thƣ quan Danh mục hồ sơ để lựa chọn bảo quản tài liệu văn thƣ quan 49 Bảng thời hạn bảo quản Bảng thời hạn bảo quản tài liệu danh mục loại tài liệu có ghi thời hạn bảo quản đƣợc xếp theo thứ tự định Trong thời hạn bảo quản tài liệu khoảng thời gian cần lƣu trữ tài liệu kể từ tài liệu kết thúc công việc giai đoạn văn thƣ chuyển giao vào lƣu trữ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chủ yếu đƣợc sử dụng lƣu trữ hành để xác định số năm lƣu trữ tài liệu quan trƣớc chuyển giao tài liệu vào lƣu trữ lịch sử Bảng thời hạn bảo quản tạo điều kiện thuận lợi cho cán làm công tác lƣu trữ quan Bởi lẽ để định đƣợc thời hạn bảo quản cho loại tài liệu cơng việc tƣơng đối khó khăn phức tạp Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý nhà nƣớc giúp cho công tác xác định giá trị tài liệu đƣợc thực thống nhất, xác quan nhà nƣớc tránh loại huỷ tài liệu cách tuỳ tiện Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc xác định giá trị tài liệu loại tài liệu cụ thể, ngƣời ta thƣờng lập nhiều bảng thời hạn bảo quản khác Mỗi loại bảng thời hạn bảo quản đƣợc áp dụng phù hợp với loại hình tài liệu khác Có loại dùng để xác định giá trị tài liệu hành chính, có loại dùng để xác định giá trị tài liệu tài liệu chuyên ngành riêng biệt, tài liệu khoa học kỹ thuật… Thơng thƣờng có loại bảng thời hạn bảo quản sau: + Bảng thời hạn bảo quản mẫu: Là bảng thời hạn bảo quản nhóm tài liệu chung hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp độ đƣợc định thời hạn bảo quản dừng lại nhóm tài liệu, không định thời hạn bảo quản cho hồ sơ + Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu: Đây loại bảng thời hạn bảo quản chung cho nhóm tài liệu tiêu biểu hình thành trình hoạt động loại hình quan định Hiện nay, Cục Văn Thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc nghiên cứu, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu cho quan nhà nƣớc Trên sở bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu, lƣu trữ hành lấy làm để lập bảng thời hạn bảo quản cho ngành hay cho quan Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu mang tầm cỡ quốc gia có ý nghĩa tất quan thuộc máy quản lý nhà nƣớc Tuy nhiên, để xây dựng đƣợc bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu quốc gia cần có nghiên cứu, phân tích, lý 50 giải cách chi tiết, cụ thể giá trị nhóm tài liệu tiêu biểu thuộc lĩnh vực hoạt động khác xã hội Vì vậy, ngƣời tham gia xây dựng bảng thời hạn bảo quản phải có kiến thức rộng, sâu, am hiểu giá trị tài liệu lƣu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội Khi xây dựng bảng thời hạn tiêu biểu loại hình quan cần có phối kết hợp cán chuyên môn ngành, lĩnh vực chuyên gia xác định giá trị tài liệu ngành lƣu trữ + Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành liên ngành: Mỗi ngành trình hoạt động thƣờng sản sinh khối tài liệu mang đặc trƣng riêng ngành Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho ngành giúp cho công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ quan đƣợc thực thống toàn ngành Bảng thời hạn bảo quản thƣờng Bộ, quan ngang Bộ ngành lập để làm cho việc xác định giá trị tài liệu ngành Bảng thời hạn bảo quản định thời hạn bảo quản cho toàn tài liệu ngành lĩnh vực hoạt động định Các quan ngành vào bảng thời hạn bảo quản để lập bảng thời hạn riêng cho tài liệu quan CÂU HỎI ƠN TẬP CHƢƠNG Phân tích ý nghĩa việc xác định giá trị tài liệu tài liệu khoa học công nghệ phƣơng án chỉnh lý tài liệu khoa học công nghệ 51 CHƢƠNG 4: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ Mã chƣơng MH25-04 Mục tiêu: - Nắm đƣợc ý nghĩa, tác dụng, nội dung việc bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ; Biết đƣợc yêu cầu kỹ thuật việc bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ - Nội dung chƣơng: Bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 1.1 Ý nghĩa, tác dụng nội dung Bảo quản tài liệu lƣu trữ trình áp dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu lƣu trữ Việc xử lý kỹ thuật bảo quản đƣợc thực bao gồm biện pháp kỹ thuật chống hạn chế ảnh hƣởng khí hậu, mơi trƣờng, cơng trùng tác nhân khác Những công việc phổ thông xử lý kỹ thuật xử lý nhiệt độ, độ ẩm với thiết bị chuyên dụng, khử trùng, khử axit để hạn chế hƣ hại tài liệu Do tác động môi trƣờng, nhiệt độ, ẩm độ, ngƣời, kho lƣu trữ thƣờng xuyên phải xử lý bụi, nấm mốc tác nhân khác nhƣ chống mát tài liệu tiết lộ thông tin tài liệu giá trị mật Trong thực tiễn chứng minh rằng, quan nào, dù lớn hay nhỏ, thực chức năng, nhiệm vụ nhiều cần đến tài liệu lƣu trữ dùng làm chứng để giải cơng việc cụ thể tìm thấy thơng tin cần thiết đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết va đúc rút kinh nghiệm cơng tác, vạch chủ trƣơng, sách, đề định quản lý Trong trình xây dựng văn hóa dân tộc, tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa to lớn, trình này, việc kế thừa tinh hoa văn hóa mà cha ơng ta trải qua bao hệ hun đúc nên; từ tài liệu lƣu trữ rút nhiều thơng tin bổ ích cho việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng ngƣời XHCN, khoa học kỹ thuật tiên tiến, văn học nghệ thuật cách mạng, giàu tính dân tộc Đặc biệt công đổi ngày nay, với phát triển ngày cao khoa học kỹ thuật, tài liệu lƣu trữ lại quan trọng, đóng góp vào việc 52 xây dựng chiến lƣợc kinh tế nhƣ quy hoạch, kế hoạch kinh tế đƣợc hồn chỉnh, sát thực có sở khoa học tài liệu lƣu trữ giúp nhà thiết kế, chế tạo lựa chọn đƣợc phƣơng án tối ƣu cho cơng trình mình, chắp cánh cho sáng chế phát minh có giá trị Từ ý nghĩa tài liệu lƣu trữ, địi hỏi cơng tác bảo quản tài liệu lƣu trữ phải đƣợc thực tốt Bảo quản tài liệu lƣu trữ có vị trí vai trị quan trọng nghiệp vụ công tác lƣu trữ, bảo quản tài liệu lƣu trữ mà khơng đƣợc làm tốt dẫn đến hệ khơng có tài liệu lƣu trữ để nghiên cứu, sử dụng vào mục đích phục vụ hoạt động ngƣời, mục đích cuối việc lƣu trữ tài liệu nhằm đƣa để ngƣời khai thác sử dụng vào hoạt động thực tiễn, bảo quản cho tốt đƣợc Trong bảo quản tài liệu lƣu trữ cần lơ khâu nghiệp vụ hậu khó lƣờng, để sai lầm xảy khơng thể có hội sửa chữa, làm nguồn tài liệu lƣu trữ q giá – di sản dân tộc Chính tầm quan trọng bảo quản tài liệu lƣu trữ nhƣ vậy, nên công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ đƣợc Nhà nƣớc quy định khoản 1, Điều17 Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia: “Tài liệu lƣu trữ phải đƣợc bảo quản an toàn kho lƣu trữ” để cụ thể hóa vấn đề này, Điều 14 Nghị định 111/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ Đây thể quan tâm Đảng Nhà nƣớc ta công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ, thời kỳ hội nhập kinh tế Thực tế chứng minh rằng, tuổi thọ tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng Để lƣu giữ tài liệu tồn đƣợc bền lâu, không bị sờn, rách, hƣ hỏng mát tác động tự nhiên ngƣời phải áp dụng biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ Nội dung bảo quản tài liệu lƣu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lƣu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu kho lƣu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lƣu trữ 1.2 Các nguyên nhân gây hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ Đặc điểm nƣớc ta nằm khu vực nhiệt đới gió mùa, nên khí hậu phức tạp Điều kiện thiên nhiên vùng khác, loại vi sinh vật vi sinh vật phá hoại tài liệu phát triển nhanh, điều gây nên khó 53 khăn phức tạp cho cơng tác bảo quản tài liệu lƣu trữ Bên cạnh đó, hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lƣợc, tài liệu lƣu trữ phải đƣa sơ tán, di chuyển nhiều lần, điều kiện bảo quản không đảm bảo, nhiều tài liệu cũ bị hƣ hại nghiêm trọng, cộng thêm điều kiện chủ quan khác nhƣ việc phá hoại, đánh cắp tài liệu lƣu trữ … Do vậy, công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ thêm nặng nề, phải chống lại tác hại yếu tố tự nhiên gây ra, mà phải phòng chống phá hoại, đánh cắp tài liệu kẻ địch Do đó, nhiệm vụ công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ trƣớc hết nghiên cứu nguyên nhân dẫn đến hƣ hỏng, mát tài liệu, để từ tìm biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu tài liệu lƣu trữ 1.3 Các yêu cầu nhà kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ Về xây dựng, cải tạo kho lƣu trữ Tùy theo khối lƣợng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động, ngƣời đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lƣu trữ có diện tích phù hợp đảm bảo điều kiện kỹ thuật, mơi trƣờng kho để bảo quản an tồn tài liệu quan, tổ chức Việc xây dựng kho lƣu trữ cần nghiên cứu áp dụng, vận dụng theo quy định hƣớng dẫn văn bản: Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn kho lƣu trữ chuyên dụng; Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng năm 2015 Ủy ban nhân dân Thành phố việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lƣu trữ quan, tổ chức; Hƣớng dẫn số 232/HD-SNV ngày 20 tháng 01 năm 2016 Sở Nội vụ số nội dung xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lƣu trữ quan, tổ chức Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản Trang thiết bị, phƣơng tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu kho lƣu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa khơng khí, hệ thống camera quan sát,… Trang thiết bị phƣơng án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế nguyên nhân gây hại tài liệu lƣu trữ: Tài liệu lão hóa tự hủy theo thời gian; ảnh hƣởng 54 nhiệt độ khơng khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng loại gặm nhấm, ; ảnh hƣởng điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu,… 1.4 Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ - Phòng chống ẩm tài liệu kho lƣu trữ biện pháp: Thơng gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; dùng máy hút ẩm; sấy tài liệu - Phòng chống nấm mốc: Tài liệu đƣa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, thƣờng xuyên vệ sinh kho tàng thiết bị, đảm bảo môi trƣờng kho theo tiêu chuẩn khơng khí, nhiệt độ, ẩm độ,… Các biện pháp diệt ngăn chặn nấm mốc: Dùng hóa chất diệt nấm mốc kho theo hƣớng dẫn nhà chuyên môn tránh gây hƣ hỏng tài liệu ảnh hƣởng độc hại cho ngƣời làm lƣu trữ - Phịng chống trùng gây hại: Đối với tài liệu có loại trùng gây hại nhƣ chuột, bọ, gián, kiến, mối, mọt,…Khi phát tài liệu bị trùng gây hại cần có phƣơng án xử lý phù hợp cho loại côn trùng - Phòng chống cháy: Thƣờng xuyên kiểm tra hệ thống điện đảm bảo an toàn điện kho, trang bị hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học cơng nghệ 2.1 Mục đích, ý nghĩa việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ Bảo quản tài liệu lƣu trữ công tác tổ chức thực biện pháp, chủ yếu biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng chúng tƣơng lai Mục đích cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, đạo quan quản lý nhà nƣớc có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, ; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm cơng tác; cung cấp nguồn tƣ liệu xác để nghiên cứu lịch sử, lịch sử cách mạng, lịch sử hoạt động cấp, ngành 55 Với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin thực tiễn sản sinh loại hình tài liệu Đó tài liệu điện tử Nội dung thông tin mà tài liệu điện tử phản ánh đa dạng phong phú nhƣ hoạt động đa dạng phong phú quan, tổ chức nhà nƣớc Cũng giống nhƣ tài liệu ghi chất liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng nhƣ thông tin hoạt động quản lý Nhà nƣớc, thông tin hoạt động nghiên cứu, thông tin hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống thông tin đƣợc ghi giấy đọc đƣợc mắt thƣờng tài liệu điện tử, thông tin đƣợc ghi ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, thiết bị lƣu trữ khai thác, sử dụng đƣợc thơng qua máy tính có chứa phần mềm tƣơng thích Cùng với phát triển cơng nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử ngày tăng Để đƣa đƣợc ý kiến ban đầu nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử, viết xin cung cấp số thông tin khả phƣơng pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử nhƣ nguyên tắc tiếp cận khai thác dạng tài liệu đặc thù Thực trình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử bao gồm hai phía cung cầu Tài liệu lƣu trữ tạo nên phần cung yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu phần cầu Cơng nghệ máy tính phƣơng tiện để cung cấp tài liệu cho ngƣời có yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Phía cung chức tiếp cận khai thác tài liệu có tính chất xác định cố định Tài liệu lƣu trữ phải đƣợc giữ lại nguyên trạng nhƣ đƣợc sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân giá trị chúng đƣợc quan lƣu trữ lựa chọn, đánh giá Việc cung cấp bị giới hạn nhu cầu hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu, đồng thời mơ hình tổ chức, quy trình hoạt động quan để thực chức nhiệm vụ có ảnh hƣởng khơng nhỏ đến việc cung cấp tài liệu cho nhu cầu khai thác, sử dụng Nhu cầu tiếp cận khai thác tài liệu lƣu trữ điện tử đa dạng, phong phú Vào thời điểm xác định có nhiều loại yêu cầu tính chất u cầu thay đổi theo thời gian Những yêu cầu tiếp cận khai 56 thác tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử quan, tổ chức nảy sinh từ trình hình thành tài liệu; nhiên, phải nói thực chất, đa số yêu cầu độc lập với mục đích ban hành bảo quản tài liệu điện tử Mục tiêu cụ thể yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu điện tử nhằm khai thác, sử dụng thơng tin chứa đựng tài liệu Tính chất chứng tài liệu yếu tố định trƣờng hợp nhƣ vậy, lẽ việc hiểu xác thơng tin chứa đựng tài liệu điều khơng thể thực đƣợc nhƣ khơng hiểu đƣợc tính chất thơng tin tài liệu nhƣ tài liệu đích thực Công nghệ thông tin - phƣơng tiện để tiếp cận khai thác tài liệu thay đổi theo thời gian thay đổi công nghệ thông tin tác động tới khả tiếp cận khai thác đƣợc tài liệu nhƣ nhu cầu khai thác Tài liệu điện tử trở nên tiếp cận khai thác đƣợc nhƣ chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời Hơn nữa, công nghệ thông tin cung cấp phƣơng tiện tiếp cận khai thác nhanh linh hoạt ngƣời nghiên cứu muốn sử dụng cơng cụ để khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Có thể tin số lƣợng nhà nghiên cứu tăng công nghệ làm cho khả tiếp cận khai thác tài liệu từ xa ngày trở nên phổ biến hiệu mặt chi phí Cuối cùng, hy vọng yêu cầu ngày cao nhà nghiên cứu muốn tận dụng hội mà công nghệ thông tin đem lại việc tiếp cận khai thác tài liệu làm cho lƣu trữ có vai trò trung gian cho việc tiếp cận khai thác tài liệu Nhƣ vậy, chức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lƣu trữ điện tử đƣợc nhìn nhận nhƣ chức cung ứng đối tƣợng cố định cho thị trƣờng ln thay đổi đa dạng Để đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu cách hữu hiệu, chức tiếp cận khai thác phải thích ứng với thay đổi nhu cầu tận dụng đƣợc ƣu điểm lợi tiến khoa học công nghệ Đồng thời, chức cịn phải có khả bảo đảm tính xác thực sản phẩm mà cung cấp Để giải tình trạng trên, địi hỏi phải có kiểm sốt tri thức thích hợp tài liệu, phƣơng pháp bảo đảm tiếp cận khai thác thích ứng kịp thời trƣớc thay đổi nhu cầu công nghệ Chúng bàn đến vấn đề phần Tiền đề cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lƣu trữ điện tử phải bảo đảm tài liệu ln tình trạng sẵn sàng tiếp cận hiểu đƣợc Ngoài ra, 57 phƣơng pháp đƣợc áp dụng, xét khía cạnh nội dung, cấu trúc bối cảnh tài liệu phải bảo đảm chúng đƣợc cung cấp dạng xác thực 2.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ Cần xem xét phƣơng thức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử khơng cịn đƣợc tiếp tục bảo quản hệ thống quản lý tài liệu - mà quan sản sinh lƣu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu công việc Để đáp ứng nhu cầu tiếp cận khai thác quan sản sinh tài liệu tài liệu đƣợc lƣu giữ hệ thống quản lý tài liệu ban đầu tiếp cận khai thác đƣợc thơng qua phƣơng tiện mà hệ thống cung cấp Có phƣơng pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử khơng cịn đƣợc bảo quản hệ thống quản lý tài liệu ban đầu: (1) Dùng phƣơng tiện mang tin thực thể; (2) Các đƣợc cung cấp qua phƣơng tiện truyền thông (3) Trực tuyến hệ thống máy tính Có thể cung cấp tài liệu điện tử cho nhà nghiên cứu phƣơng tiện mang tin kỹ thuật số Các phƣơng tiện đƣợc sử dụng cho mục đích cần phải thuận tiện cho nhà nghiên cứu sử dụng Khi mà yêu cầu tài liệu nhận đƣợc từ quan, tổ chức hay cơng ty phƣơng tiện phù hợp tài liệu đƣợc dùng máy tính lớn hệ thống máy tính lớn khác, thƣờng dạng băng từ Đối với nhà nghiên cứu, ngƣời sử dụng máy tính cá nhân đĩa mềm phù hợp lƣợng nhỏ tài liệu CD-ROM lƣợng tài liệu lớn Khi mà đƣợc cung cấp phƣơng tiện kỹ thuật số phần cứng phần mềm cần thiết để truy nhập sử dụng tài liệu thƣờng nhà nghiên cứu tự chịu trách nhiệm Lƣu trữ cung cấp dịch vụ khác việc chụp theo cách - tệp kỹ thuật số có chứa nhiều tài liệu điện tử Những dịch vụ bao gồm việc cho phép yêu cầu chọn lọc phần tồn tệp sau tạo riêng phần đƣợc chọn Các dịch vụ khác cần đến để tạo tài liệu đƣợc lƣu giữ tệp 58 Một số nhà nghiên cứu khơng có điều kiện tiếp cận tới máy tính hay phần mềm phù hợp để truy nhập tài liệu điện tử Đối với khách hàng nhƣ việc cung cấp vật mang tin nhƣ giấy hay microfilm thực tế Phƣng pháp có tất nhƣợc điểm vốn có việc sử dụng phƣơng tiện mang tin “cứng” đó; nữa, cịn có số loại tài liệu điện tử nhƣ sở liệu phức tạp biểu diễn chúng cách xác thực dạng (format) theo chiều dọc Mặc dù vậy, việc tạo cách in phù hợp số loại yêu cầu định nhƣ trƣờng hợp lƣợng định liệu từ sở liệu hay tài liệu dạng văn Việc cung cấp dạng vi hay cách in đòi hỏi khả định dạng đầu tài liệu điện tử dạng mà ngƣời đọc đƣợc Sự phát triển nhanh chóng Internet làm cho việc sử dụng mạng điện tử để cung cấp tài liệu điện tử trở thành phƣơng pháp ngày hấp dẫn Nếu nhƣ lƣu trữ hay nhà cung cấp tài liệu khác tiếp cận đƣợc tới Internet hay phƣơng tiện truyền thông kỹ thuật số dạng quay số đó, phƣơng pháp giống với phƣơng pháp cung cấp phƣơng tiện mang tin kỹ thuật số Việc sử dụng phƣơng tiện truyền thơng có điểm ƣu việt định so với phƣơng tiện mang tin kỹ thuật số Ngƣời ta không cần phải mua hay lƣu trữ phƣơng tiện mang tin Ngồi ra, khơng cần phải đóng gói chuyển gửi phƣơng tiện tới nhà nghiên cứu, kiểm tra việc thất lạc thứ gửi hay giải vấn đề liên quan tới hƣ hỏng q trình vận chuyển Việc cung cấp thơng tin qua mạng thƣờng nhanh chóng đáng tin cậy Tiếp cận sử dụng trực tiếp tài liệu điện tử đƣợc thực qua hệ thống máy tính đặt sở lƣu trữ hay sở nghiên cứu khác thông qua phƣơng tiện viễn thông, qua Internet hay phƣơng tiện truyền thông kỹ thuật số khác Phƣơng pháp đòi hỏi quan lƣu trữ hay nhà cung cấp khác phải có nguồn lực máy tính đầy đủ thích hợp cho việc tra tìm, xử lý hiển thị tài liệu Ngồi ra, phƣơng pháp cịn địi hỏi cung cấp trợ giúp kỹ thuật cho nhà nghiên cứu sử dụng hệ thống Việc sử dụng hệ thống nơi mà việc tiếp cận khai thác đƣợc cung cấp có sẵn phƣơng tiện thiết bị đƣợc bố trí lƣu trữ hay sở nghiên cứu chắn dễ quản lý cung cấp, bảo đảm việc tiếp cận hệ thống qua phƣơng tiện 59 truyền thông Tuy nhiên, việc sử dụng phƣơng tiện truyền thông cho phép nhà nghiên cứu tiếp cận với tài liệu mà không bị lệ thuộc vào nơi tài liệu đƣợc lƣu trữ không thiết phải tới sở lƣu trữ Các phƣơng tiện truyền thơng cịn mở khả nhiều nhà nghiên cứu đồng thời tiếp cận sử dụng tài liệu trƣờng hợp hệ thống đóng Tuy nhiên, việc thực hố khả phụ thuộc vào nguồn lực máy tính có sẵn cho việc tiếp cận khai thác từ xa Tiếp cận sử dụng trực tuyến, cho dù đƣợc thực chỗ hay thông qua phƣơng tiện truyền thông, không thiết tài liệu phải đƣợc trì bảo quản mạng Các yêu cầu tiếp cận khai thác tới seri tài liệu lƣu trữ thƣờng xuyên nên việc lƣu trữ trực tuyến mạng lãng phí khơng cần thiết Chỉ trì mạng thơng tin cấp mơ tả tài liệu có tạo điều kiện cho họ cân nhắc đƣa định việc họ cần khai thác tài liệu CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Phân tích ý nghĩa, tác dụng việc bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ? Nguyên nhân biện pháp khắc phục việc bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ? 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vƣơng Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990; [2] Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ (dùng trường trung học chuyên nghiệp), Vũ Thị Phụng, NXB Hà Nội, 2006; [3] Giáo trình Lưu trữ, Trƣờng T.H Văn thƣ lƣu trữ TWI, NXB Văn hố Thơng tin, Hà Nội, 2004 [4] Trần Mạnh Tuấn Sản phẩm dịch vụ thông tin, thƣ viện, 1998 61 ... tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ 35 2.2 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ hành 37 2.3 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ lịch sử 38 Xác định giá trị tài. .. chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CƠNG NGHỆ Mã môn học: MH25 Thời... loại tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 32 1.3 Tác dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 33 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ 35 2.1 Ý nghĩa nội dung thu thập tài