Giáo trình gồm 04 chương, có bổ sung và cập nhận những thông tin mới nhất từ những văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư nhưng chủ yếu đề cập đến thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo!
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƢ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323 /QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Văn thư môn học chủ yếu ngành trung cấp văn thư chuyên nghiệp Hành văn thư, Hành văn phịng, Lưu trữu Thư ký văn phòng nhằm trang bị cho học sinh kiến thức lý luận phương pháp thực nội dung nghiệp vụ thư ký văn thư; Xuất phát từ nhu cầu tào tạo nguồn nhân lực văn thư quản trị văn phòng cho xã hội sở đào tạo, nhu cầu quản lý xã hội yêu cầu cấp bách bồi dưỡng kiến thức công tác văn thư- lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức, địa phương nay; Giáo trình gồm 04 chương, có bổ sung cập nhận thông tin từ văn Nhà nước quy định công tác văn thư chủ yếu đề cập đến thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, việc tổ chức quản lý giải văn bản; Thực tiễn công tác văn thư phong phú nên giáo trình khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định, mong nhận ý kiến đóng góp để có thêm kiến thức nhất, chất lượng Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1 Khái niệm yêu cầu, nội dung xây dựng – ban hành văn tổ chức quản lý văn 1.1.1 Khái niệm công tác văn thƣ Văn thư vốn từ gốc Hán, dùng để tên gọi chung loại văn bản, bao gồm văn cá nhân, gia đình, dịng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả ) văn quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh ) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ Đặc biệt, triều Nguyễn sử dụng phổ biến quan nhà nước Dưới triều Minh Mạng, quan giúp cho vua công tác công văn, giấy tờ gọi Văn Thư Phòng Ngày nay, văn phương tiện quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế (gọi chung quan, tổ chức quan), dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng như: soạn thảo, duyệt, ký, lập hồ sơ Những công việc gọi công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thả, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 1.1.2 Yêu cầu nội dung công tác văn thƣ + Nội dung: Theo Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, nội dung công tăc văn thư bao gồm: + Soạn thảo ban hành văn - Thảo văn bản; - Duyệt văn bản; - Đánh máy, in văn bản; - Ký văn + Quản lý văn tài liệu khác hình thức hoạt động quan, tổ chức - Tổ chức quản lý giải văn đến; - Tổ chức quản lý giải văn đi; - Tổ chức giải văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ; - Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành + Quản lý sử dụng dấu công tác văn thƣ - Các loại dấu; - Phương pháp bảo quản; - Quản lý sử dụng dấu + Yêu cầu Nhanh chóng - Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ công tác quản lý công tác văn thư phải thực cách nhanh chóng đáp ứng u cầu cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo quan, tổ chức cho hoạt động quan, tổ chức - Q trình giải cơng việc quan thường phụ thuộc nhiều vào soạn thảo, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn Do việc soạn thảo văn bản, ban hành văn giả văn nhanh chóng làm cho công việc quan giải nhanh Chính xác - Để đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ công tác quản lý tốt công tác văn thư phải thực cách xác cung cấp thơng tin xá cho lãnh đạo quan, tổ chức cho hoạt động quan, tổ chức - u cầu xác cơng tác văn thư phải đảm bảo xác cơng việc cụ thể: soạn thảo, ban hành văn bản, đánh máy nhân văn bản, ký đóng dấu - Nội dung văn phải xác mặt pháp lý, dẫn chứng, số liệu, trích dẫn - Thể thức văn phải đầy đủ thành phần trình bày thành phần văn phải xác, dúng mẫu Nhà nước quy định - Về kỹ thuật trinh bày văn bản: phải xác so với thảo duyệt Bí mật - Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ công tác quản lý, phải giữ gìn bí mật khâu cơng việc cơng tác văn thư nhằm đảm bảo bí mật quan , tổ chức - Trong trình soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý văn giải văn bản; bố trí phịng làm việc văn thư; lựa chọn cán văn thư phải đảm bảo yêu cầu công tác bảo mật Nhà nước quy định Hiện đại - Việc thực nội dung công tác văn thư gắn liền vơi sử dụng phương tiện, thiết bị văn phịng, đại hóa cơng tác văn thư yêu cầu cần thiết quan, tổ chức nhằm nâng cao suất, chất lượng hoạt động quan tổ chức - Hiện đại hóa cơng tác văn thư thực trang bị cá trang, thiết bị văn phòng đại nhằm phục vụ cho việc thực công việc cụ thể cơng tác văn thư ngày nhanh chóng hơn, xác - Hiện đại hóa cơng tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với quan, giai đoạn cụ thể, trước hết việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thực trang bị trang, thiết bị văn phòng đại - Xã hội ngày phát triển đòi hỏi hoạt động quan phải đổi , phải tiến hành phương tiện đại theo phương pháp đại 1.1.3 Xây dựng ban hành văn ` + Khi xây dựng văn bản, cần hiểu áp dụng quy định trình tự thẩm quyền, thủ tục ,thể thức nội dung văn hành chính, loại văn có yêu cầu đặc thù cần thỏa mãn nội dung, hình thức, kỹ thuật trình bày tên gọi văn + Nhận dạng, sữa lỗi thực hành soạn thảo số văn hành thơng dụng + Ban hành văn văn ban hành pháp lý văn phải đảm bảo đủ yêu cầu sau: - Có pháp lý cho việc ban hành nghĩa có văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ quan ban hành văn vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn bản, văn quan ban hành văn ban hành, có hiệu lực pháp lý cao văn ban hành quy định vấn đề thuộc đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn mới; - Những pháp lý có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành Nghĩa vào thời điểm ban hành văn bản, văn lấy làm pháp lý chưa bị sửa đổi, bãi bỏ, huỷ bỏ, đình (bị ngưng hiệu lực) hết hiệu lực; - Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn có thẩm quyền trình theo quy định pháp luật, nghĩa quan, thủ trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý nhà nước lĩnh vực cụ thể theo cấp quản lý có quyền trình dự thảo văn quy phạm pháp luật lĩnh vực lên quan, người có thẩm quyền ban hành văn theo cấp phù hợp - Chẳng hạn, có Giám đốc Sở Tài ngun Mơi trường có thẩm quyền trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn quy phạm pháp luật lĩnh vực bảo vệ mơi trường có Bộ trưởng Bộ Y tế có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ ban hành thị tăng cường bảo vệ sức khỏe nhân dân; - Những đề nghị để ban hành văn hợp pháp, tức việc ban hành văn quy phạm pháp luật phải xuất phát từ đề nghị hợp pháp quan, người có thẩm quyền trình dự thảo 1.1.4 Tổ chức quản lý văn 1.2 Tổ chức quản lý đào tạo trách nhiệm thực công tác văn thƣ 1.2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thƣ + Hệ thống tổ chức quản lý công tác văn thư Theo Điều 28 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư , trách nhiệm quản lý công tác văn thư quy định sau: Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý nhà nước công tác văn thư; -Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn mình, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; quan Trung ương tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội- nghê nghiệp, tổ chức kinh tế Ủy ban nhân dân cấp có trách nhiệm - Căn cư quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực chế độ quy định công tác văn thư; - Kiểm tra việc thực chế độ , quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý mình; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền; - Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương Tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Nội vụ giúp UBND thực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ (Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ) Tại huyện, quận thị xã thành phố thuộc tỉnh, phòng Nội vụ giúp UBND thực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ (Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ ) + Hệ thống tổ chức văn thư quan , ngành ,các cấp Theo Nghị định số 13/2008/NĐ-CP Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập Phòng Văn thư Lưu trữ nhằm giúp Sở tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực chức quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ; Phịng Nội vụ huyện (quận ,thị xã, thành phố thuộc tỉnh) có phận chun trách thực cơng tác văn thư, lưu trữ giúp UBND huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) thực chức quản lý nhà nước văn thư lưu trữ - Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 cảu Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức cảu tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp sau: - Thành lập Phòng thuộc Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (gọi chung Phịng Văn thư – Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ quản lý cơng tác văn thư, lưu trữu quan đơn vị trực thuộc - Thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sở hợp Phòng Quản lý Văn thư –Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Phòng Nội vụ bố trí cơng chức chun trách giúp Trưởng phịng Nội vụ thực chức tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước văn thư lưu trữ huyện - Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí cơng chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ - Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định pháp luật thực nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn Sơ Nội vụ 1.2.2 Trách nhiệm cán quan công tác văn thƣ Theo Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, nhiệm vụ phòng, tổ cá nhân văn thư quy định sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến ; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp chánh văn phịng, trưởng phịng hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc gải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn mật; - Đăng ký làm thủ tục phát nhanh, chuyển phát theo dõi việc chuyển giao văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng ban lưu; - Quản lý số sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán công chức, viên chức ; - Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Ngoài da, nhiệm vụ phòng, tổ nhân viên văn thư chuyên trách nêu cụ thể hóa nội dung cơng việc sau: + Đối với việc giải quản lý giải văn đến : - Nhận văn đến; - Phân loại, mở bì, đóng dấu đến; - Trình văn đến cho chánh văn phịng thủ trưởng quan; - Đăng ký văn đến; - Chuyển giao văn đến; - Giúp chánh văn phòng theo dõi việc giải văn đến; - Lập bảo quản số đăng ký văn đến, sổ chuyển giao văn đến quan + Đối vơi việc tổ chức quản lý văn - Xem xét lại thể thức, trình ký văn bản, ghi sổ, ghi ngày tháng, đóng dấu lên văn bản; - Đăng ký văn đi; - Viết bì làm thủ tục gởi đi; 10 - Về mặt hình + Khẳng định tư pháp lý văn tài liệu cqnn ban hành + Là để phân biệt tài liệu thật giả Tầm quan trọng dấu - Dấu thành phần khẳng định đảm bảo tính xác giá trị pháp lý VB - Khi văn đóng dấu quan ( dấu pháp nhân) tất đối tượng liên quan đến văn phải chịu trách nhiệm thi hành, ngược lại văn gửi cho đơn vị, cá nhân, tổ chức mà khơng đóng dấu văn khơng có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành - Khi quan Nhà nước có thẩm quyền quản lý sử dụng dấu quy định thủ tục khắc dấu sử dụng dấu chặt chẽ, quan tổ chức thủ tốt quy định NN quản lý sử dụng dấu, hạn chế tối đa tình trạng giả mạo ký, dấu để thực hành vi vi pháp - Hiện theo quy định hành dấu khắc song phải đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quan công an nơi cấp giấy phép khắc dấu, quan nước đen dấu vào Việt Nam phải đăng ký đồng ý cq có thẩm quyền - Chỉ sau cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan tổ chức thơng báo sử dụng dấu - Việc đề quy định quản lý sử dụng dấu giúp cho việc quản lý Nhà nước thuận lợi rễ ràng ,căn vào nhữ quy định quan tổ chức có để phát hiên gia giả mạo dấu văn giấy tờ 4.2 Các loại dấu quan, tổ chức Con dấu hình trịn có hình Quốc huy Nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam (gọi tắt dấu Quốc huy) dấu Quốc Huy sử dụng cho loại quan sau: - Loại quan quản lý nhà nước cấp như: + Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, Uỷ ban Quốc hội, Văn phịng Quốc hội, Đồn đại biểu Quốc hội tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương 38 + Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng phủ + Chính phủ, Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ + Văn phịng Chủ tịch nước + Viện kiểm soát nhân dân Tối cao, Viện kiểm sát nhân dân địa phương, viện kiểm sát quân + Toà án nhân dân Tối cao, Toà án nhân dân địa phương, án quân án khác + Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp + Các quan thi hành án dân - Các quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nước số quan ngoại giao + Đại sứ quán Việt Nam nước + Lãnh sứ quán + Cơ quan đại diện cho Việt Nam tổ chức quốc tế: Liên hợp quốc, UNESCO, UNDP + Các quan thuộc ngoại giao: Cục lãnh sự, Vụ Lễ tân, Uỷ ban người Việt Nam nước ngoài, Sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh - Một số quan thủ tướng phủ cho phép: + Một số cục có làm chức quản lý nhà nước + Một số trường Đại học Quốc gia - Những đặc điểm dấu Quốc huy + Đường chỉ: Dấu quốc huy có đường ngồi đường trịn sát nhau, đường trịn phía ngồi nét đậm, đường trịn phía nét nhỏ + Nội dung dấu: Chung quanh vành khắc tên quan, tổ chức chức danh dùng dấu, dấu khắc hình Quốc huy nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam + Đường kính dấu tuỳ thuộc vào vị trí quan trọng quan Ví dụ: đường kính dấu Uỷ ban Thường vụ Quốc hội 43mm; đường kính dấu UBND cấp xã 33mm (xem hình số 1) Con dấu hình trịn khơng có hình Quốc huy 39 - Con dấu khơng có hình Quốc huy sử dụng cho quan sau: + Các quan, tổ chức có tư cách pháp nhân trực thuộc Bộ, quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ + Các quan, tổ chức có tư cách pháp nhân trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân, Viện kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân cấp + Các quan chuyên môn tổ chức nghiệp trực thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện + Các tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội bảo trợ xã hội, quỹ từ thiện quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập cấp phép hoạt động + Các tổ chức tôn giáo quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động + Các tổ chức kinh tế quy định luật Doanh nghiệp nhà nước, Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư nước Việt Nam, Luật Hợp tác xã + Các phòng cơng chứng Đặc điểm dấu khơng có hình Quốc huy + Đường ngồi đường trịn sát nhau, đường trịn phía ngồi nét đậm, đường trịn phía nét nhỏ + Nội dung dấu: Con dấu khơng có hình Quốc huy chia làm loại Mỗi loại trình bày nội dung dấu khác nhau: Nội dung quan chuyên môn thuộc Bộ, thuộc Chính phủ, thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện: • Vành ngồi phía khắc tên nước, có ngơi năm cánh đầu cuối dịng • Vành ngồi phía khắc tên Bộ, tên Tỉnh, tên Quận, huyện • Giữa dấu khắc tên quan dùng dấu (xem hình số 2) Nội dung dấu tổ chức nghiệp: Nội dung dấu tổ chức nghiệp thuộc quan Trung ƣơng, thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện đƣợc chia loại: loại tổ chức nghiệp có cấp quản lý trình bày: • Xung quanh vành ngồi dấu khắc tên quan quản lý trực tiếp 40 • Giữa dấu khắc tên tổ chức sử dụng dấu (xem hình số 3) Loại tổ chức nghiệp có hai cấp quản lý trình bày nội dung dấu sau: • Vành ngồi phía dấu khắc tên quan quản lý cấp • Vành ngồi phía khắc tên quan quản lý trực tiếp • Giữa dấu khắc tên tổ chức dùng dấu (xem hình số 4) Nội dung dấu tổ chức hoạt động khoa học cơng nghệ trình bày: • Vành ngồi phía khắc tên ngành nghề hoạt động • Vành ngồi phía khắc tên quận, huyện, tên tỉnh, thành phố • Giữa dấu khắc tên tổ chức dùng dấu (xem hình số 5) Nội dung dấu quan nƣớc ngồi khơng có chức hoạt động ngoại giao Việt Nam trình bày: • Xung quanh vành ngồi khắc tên quan quản lý trực tiếp • Giữa dấu khắc tên tổ chức dùng dấu (xem hình số 6) Nội dung dấu tổ chức trị - xã hội tổ chức xã hội nghề nghiệp, quần chúng trình bày: • Xung quanh vành ngồi khắc tên tổ chức • Giữa khắc tên quan lãnh đạo cao tổ chức (xem hình số 7) Nội dung dấu tổ chức kinh tế: Nội dung dấu tổ chức kinh tế chia nhiều loại khác như: - Con dấu tổ chức kinh tế hoạt động độc lập trình bày: • Vành ngồi phía khắc số đăng ký kinh doanh • Vành ngồi phía khắc tên quạn, huyện kèm tên tỉnh • Giữa khắc tên tổ chức dùng dấu (xem hình 8a) - Con dấu tổ chức kinh tế hoạt động phụ thuộc, hạch toán nội trình bày: • Vành ngồi phía khắc số đăng ký kinh doanh ( SĐKKD) • Vành ngồi phía khắc tên quạn, huyện, kèm tên tỉnh, thành phố • Giữa dấu khắc tên tổ chức dùng dấu kèm theo tên quan cấp quản lý trực tiếp 41 + Đường kính dấu khơng có hình Quốc huy to nhỏ khác tuỳ thuộc vào vị trí quan tổ chức xã hội Ví dụ: Đường kính dấu Tổng cục thuế thuộc Bộ Tài có đường kính 37mm; đường kính dấu Cục thuế tỉnh 34mm Con dấu tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam Các loại dấu tổ chức Đảng thông tư số 03/ TT-TW ngày 10- 01-1977 Ban chấp hành trung ương Đảng quy định có loại: Con dấu hình trịn Dấu hình trịn dùng cho quan lãnh đạo Đảng từ sở (chi độc lập, Đảng bộ) quan lãnh đạo Đảng trung ương - Đặc điểm dấu hình trịn quan lãnh đạo Đảng + Đường chỉ: vịng trịn ngồi dấu có đường song song, đường đậm đường trong; vịng trịn có đường + Nội dung: dấu cấp tỉnh uỷ Đảng uỷ trực thuộc trung ương vịng ngồi khắc dịng chữ Đảng cộng sản Việt Nam; phía có hình ngơi cánh, vịng trịn phía có hình búa liềm, phía ghi tên Tỉnh uỷ, Thành uỷ, Đảng uỷ trực thuộc • Đối với dấu cấp huyện uỷ, Đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ vành phần dấu ghi Đảng cộng sản Việt Nam, phần ghi tên tỉnh Giữa phần phần có ngơi cánh hai bên Vịng trịn trong, phía có hình búa liềm, phía ghi tên Huyện uỷ, Đảng uỷ • Đối với dấu cấp Đảng uỷ Đảng uỷ quan, Đảng uỷ cấp xã, Đảng uỷ trường học vv… vành ngồi phần dấu ghi tên Đảng cộng sản Việt Nam, phần ghi tên huyện tỉnh Vịng trịn trong, phía có hình búa liềm, phía ghi tên Đảng uỷ + Kích thước đường kính dấu to nhỏ khác tuỳ thuộc vị trí quan hệ thống tổ chức Đảng Con dấu hình chữ nhật Con dấu hình chữ nhật sử dụng cho hai loại quan: 42 + Cơ quan tham mưu giúp việc cho quan lãnh đạo Đảng Văn phòng, Ban Đảng như: Văn phòng tỉnh uỷ, ban Tổ chức tỉnh uỷ, ban Tổ chức trung ương v.v… + Cơ quan nghiệp Đảng quan Báo đảng quan Đào tạo, Xuất Đảng - Đặc điểm dấu hình chữ nhật quan Đảng: + Đường chỉ: Mép dấu có hai đường chỉ, đường ngồi đậm đường + Nội dung: Mặt dấu chia phần: phần khắc dòng chữ Đảng cộng sản Việt Nam ghi tên quan cấp trực tiếp Phần khắc tên quan sử dụng dấu tổ chức, văn phòng Giữa hai phần mặt dấu có đường ngăn cách Dấu nổi, dấu thu nhỏ Những quan tổ chức có chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho cơng tác, nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống nội dung dấu quan phép sử dụng - Đặc điểm dấu nổi: + Nội dung dấu giống với dấu quan + Hình thức: đóng dấu đặc điểm dấu lên văn bản, dấu không sử dụng mực dấu + Tác dụng: dấu dùng để chống lại việc làm giả mạo văn bằng, chứng + Chất liệu: dấu làm đồng, trọng lượng nặng dấu quan nhiều lần - Đặc điểm dấu thu nhỏ: + Nội dung dấu giống với dấu quan + Kích thước dấu thu nhỏ theo tỷ lệ định thoả thuận quan công an quan sửa dụng dấu, phù hợp với kích thước văn 43 + Tác dụng: dấu thu nhỏ tạo mỹ quan cho văn bản, phù hợp tỷ lệ kích thước văn kích thước dấu + Chất liệu: làm đồng Con dấu chức danh dấu họ tên người có thẩm quyền ký văn bản: - Dấu chức danh - Dấu họ tên người có thẩm quyền ký Các loại dấu khác: - Dấu đến - Dấu mức độ mật ký hiệu mức độ mật - Dấu mức độ khẩn - Dấu tài liệu thu hồi 4.3 Sử dụng bảo quản dấu 4.3.1Quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; d) Khơng đóng dấu khống Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: a) Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; 44 b) Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị 4.3.2 Đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, thủ trưởng quan quản lý ngành Ngoài quy định trên, văn quy phạm pháp luật khác quản lý sử dụng dấu Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Chính phủ, Thơng tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP có quy định trách nhiệm quản lý , bảo quản dấu quan, tổ chức nhân viên văn thư như: Phải để dấu nơi quy định , bảo quản cận thận, không làm biết dạng dấu; Nếu để dấu , đóng dấu khơng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp bị xử lý hành bị truy tố trước pháp luật Khi dấu bị phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm thơng báo hủy dấu bị Có trách nhiệm thực theo yêu cầu tạo điều kiện để cán công an cán tổ chức, cán tiến hành kiểm tra việc chấp hành quy định vè bảo quản sử dụng dấu 4.4 Thẩm quyền trách nhiệm quản lý dấu, quản lý dấu quan 4.4.1 Thẩm quyền 45 Bộ Công an quy định thống mẫu loại dấu việc khắc biểu tượng dấu chữ nước dấu, cấp giấy phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, quản lý hoạt động khắc dấu, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu thực công việc khác theo quy định Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định sau: - Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho chức danh nhànước, quan, tổ chức thuộc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Trung ương, cấp giấy phép khắc dấu cho quan đại diện ngoại giao, quan đạidiện bên cạnh tổ chức Quốc tế liên Chính phủ nước ngồi ViệtNam, cấp giấy phép mang dấu vào Việt Nam sử dụng cho quan,tổ chức nước ngồi khác khơng có chức ngoại giao hoạt động hợp pháptại Việt Nam Thủ tục hồ sơ khắc dấu đƣợc quy định nhƣ sau : Các chức danh nhà nước, quan, tổ chứcđược sử dụng dấu có hình Quốc huy, quan chuyên môn, tổ chức nghiệp, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội; tổ chức phi Chính phủ a Đối với quan, tổ chức chức danh nhà nước, quan chun mơn, tổ chức nghiệp: Phải có định thành lập tổ chức theo quy định loại quan, tổ chức Trong trường hợp định chưa quy định cho phép quan, tổ chức dùng dấu cơquan, tổ chức văn riêng cho phép dùng dấu quan thẩmquyền thành lập tổ chức b Các tổ chức Chính trị, tổ chức Chính trị - Xã hội; tổ chức Phi Chính phủ, tổ chức Tơn giáo, Hội quần chúng; Hội nghề nghiệp: phải có “Điều lệ tổ chức hoạt động” cấp có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức khoa học phải có “Giấy chứng nhận đằng ký họat động” 4.4.2 Các tổ chức kinh tế 46 a Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư; giấy phép đặt chi nhánh, giấy phép thầu, giấy phép đặt Văn phòng đại diện Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư nước ngoài) b Các tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, giấy tờ quy định điểm a khoản Điều cịn phải có định thành lập quan có thẩm quyền Trường hợp quan, tổ chức hay chức danh nhà nước muốn khắc lại dấu bị dấu bị mịn, hỏng phải có văn nêu rõ lý đề nghị quan công an khắc lại dấu mà khơng cần phải có thêm loại văn khác Trong thời gian không qúa 07 ngày, kể từ ngày nhậnđược hồ sơ quan, tổ chức theo quy định, quan công an cấp giấy phép khắc dấu giới thiệu đến sở khắc dấu theo quy định Các quan đại diện ngoại giao, quan lãnh quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ Việt Nam; phận lãnh sự, phận tùy viên quân phận khác trực thuộc quan đại diện ngoại giao nước Việt Nam sử dụng dấu quan phải thơng báo đăng lý mẫu dấu Bộ ngoại giao Việt Nam Các quan nước khác tổ chức quốc tế phi Chính phủ có đại diện Việt Nam muốn mang dấu từ nước vào Việt Nam để sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu dấu Bộ Công an Việt Nam Các quan, tổ chức nước ngồi khơng phải quan đại diện ngoại giao mang dấu từ nước vào Việt Nam sử dụng cần có văn gửi Bộ Cơng an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng dấu kèm theo mẫu dấu, giấy phép quan nhà nước có thẩm quyền Việt Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước sử dụng 4.4.3 Những quy định quản lý sử dụng dấu Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấucủa quan, tổ chức theo chức thẩm quyền phápluật quy định 47 Việc quản lý sử dụng dấu phải tuân theo quy định sau đây: - Mỗi quan, tổ chức chức danh Nhà nước sử dụng dấu Trong trường hợp cần có thêm dấu nội dung dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ nhất; - Các quan, tổ chức có chức cấp Văn bằng, Chứng chỉ, Thẻ Chứng minh Nhân dân, Thị thực Visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống dấu ướt mà quan, tổ chức phép sử dụng - Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an, phải nộp lệ phí Bộ Tài quy định sử dụng sau cấp “Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu” Cơ quan, tổ chức bắt đầu sử dụng dấu phải thông báo giới thiệu mẫu dấu - Việc đóng dấu vào loại văn bản, giấy tờ phải theo quy định pháp luật - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu quan; tổ chức Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan - Mực in dấu thống dùng màu đỏ - Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ dấu bị - Con dấu sử dụng bị mòn, hỏng có chuyển đổi tổ chức thay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp lạ dấu cũ - Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu phải tạo điều kiện để quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý sử dụngcon dấu 48 - Cơ quan, tổ chức có định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành người đứng đầu quan, tổ chức phải thu hồi dấu nộp lại dấu cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trong trường hợp tạm đình sử dụng dấu, quan, tổ chức có thẩm quyền định thành lập cho phép sử dụng dấu phải thu hồi dấu phải thông báo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu quan liên quan Câu hỏi: Cho biết thể thức để ký? Hãy trình bày nội dung hình thức ký thay, ký thừa lệnh, ký thay mặt? Cho ví dụ minh họa 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ tháng 9/2014 3.Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Nghị định số 31/2009/NĐ/-CP ngày 01/4/2009 cảu Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu Công văn số 139/VTLTNN-NVTW ngày 14/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Thông số 01/2010/TT-BNV ngày 19/01/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư 01/2011/TT-BNV 50 MỤC LỤC Nội dung Trang Lời mở đầu Chƣơng 1: Những vấn đề chung công tác văn thƣ 2-10 1.1 Khái niệm, yêu cầu, nội dung, xây dựng – ban hành văn tổ chức quản lý văn 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Yêu cầu nội dung công tác văn thư 1.1.3 Xây dựng ban hành văn 1.1.4 Tổ chức quản lý văn 1.2 Tổ chức quản lý đào tạo trách nhiệm thực công tác văn thư 1.2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư 1.2.2 Trách nhiệm cán quan công tác văn thư 1.2.3 Đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư Chƣơng 2: Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến 11-22 2.1 Tiếp nhận văn đến 2.2 Đăng ký văn đến 2.3 Trình chuyển giao văn 2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.5 Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Chƣơng 3: Quy trình tổ chức quản lý giải văn 3.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng văn 3.2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn 3.3 Đăng ký văn 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi chuyển phát văn 3.5 Lưu văn 3.6 Quy trình tổ chức quản lý giải văn 51 23-34 Chƣơng 4: Công tác quản lý sử dụng dấu 35-47 4.1 Khái niệm, vị trí, tầm quan dấu 4.2 Các dấu quan, tổ chức 4.3 Sử dụng bảo quản dấu 4.4 Thẩm quyền trách nhiệm quản lý dấu, quản lý dấu quan Tài liệu tham khảo 48 52 ... văn thư lưu trữ Trung tâm Nghiên cứu Khoa học công nghệ văn thư lưu trữ thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước + Ngạch công chức làm công tác văn thư Gồm có: - Nhân viên văn thư; - Cán văn thư; -. .. Lưu trữ Trung ương ( Phường 17, Quận Gị vấp, TP Hồ Chí Minh) Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ văn thư: Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung. .. cơng tác văn thư, lưu trữu quan đơn vị trực thuộc - Thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sở hợp Phòng Quản lý Văn thư ? ?Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Phòng Nội vụ bố trí