Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Công tác văn thư trong trường học (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) biên soạn nhằm trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản về hệ thống trường học và nhiệm vụ của các nhóm trường học của Việt Nam, cùng với các nhiệm vụ cơ bản mà nhân viên văn thư trong trường học phải thực hiện trong thời kỳ mới. Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xơ) Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Ngày với nghiệp đổi kinh tế - xã hội ngày phát triển, đổi đất đất nước Công tác văn thư trường học cần phải có số kinh nghiệm để soạn thảo, lưu trữ văn đảm bảo nhiệm vụ trường học Giáo trình biên soạn nhằm trang bị cho học sinh kiến thức vê hệ thống trường học nhiệm vụ nhóm trường học Việt Nam, với nhiệm vụ mà nhân viên văn thư trường học phải thực thời kỳ Nội dung giáo trình gồm chương: Chương 1: Khái quát hệ thống trường học Chương 2: Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ nhóm trường học Việt Nam Chương 3: Tổ chức quản lý công tác văn thư trường học Chương 4: Soạn thảo, hành văn trường học Chương 5: Quản lý sử dựng dấu trường học Chương 6: Tổ chức quản lý văn trường học Chương 7: Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Chúng tin sách giúp ích bạn đọc q trình học tập, nghiên cứu ứng dụng công việc Tập thể tác giả cẩn trọng trình biên soạn, song sách khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu anh chị em sinh viên Xin chân thành cảm ơn Ngày 07 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Trần Thị Thanh Tâm MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ HÊ THỐNG TRƯỜNG HỌC Khái niệm trường học Phân loại trường học 2.1 Phân loại theo giai đoạn 2.2 Theo đối tượng quản lý điều hành 12 CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC NHÓM TRƯỜNG HỌC CỦA VIỆT 13 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường Tiểu học 13 1.1 Lớp học, tổ học sinh, điểm trường 13 1.2 Tổ chuyên môn 13 1.3 Tổ văn phòng 14 1.4 Hiệu trưởng 14 1.5 Phó Hiệu trưởng 15 1.6 Tổng phụ trách Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh 16 1.7 Hội đồng trường 16 1.8 Hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng tư vấn 17 1.9 Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam đoàn thể trường 17 1.10 Giáo viên 18 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường Trung học sở 18 2.1 Tổ chuyên môn 18 2.2 Tổ Văn phòng 19 2.3 Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng 19 2.4 Hội đồng trường 20 2.5 Các hội đồng khác nhà trường 21 2.6 Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam đoàn thể nhà trường 21 2.7 Giáo viên trường trung học 22 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường Trung học phổ thông ( Xem trung học sở ) 23 4 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường Trung học chuyên nghiệp 23 4.1 Hội đồng trường, Hội đồng quản trị 23 4.2 Hiệu trưởng 24 4.3 Phó hiệu trưởng 25 4.4 Các hội đồng tư vấn 25 4.5 Các phòng chức 25 4.6 Các khoa tổ môn trực thuộc trường 26 4.7 Các tổ môn thuộc khoa 26 4.8 Các lớp học 26 4.9 Các sở phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học 27 4.10 Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, đoàn thể tổ chức xã hội 27 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường cao đẳng 27 5.1 Hiệu trưởng 27 5.2 Phó hiệu trưởng 27 5.3 Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác 28 5.4 Các phòng chức 28 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ trường đại học 29 6.1 Hội đồng trường 29 6.2 Hiệu trưởng trường đại học 30 6.3 Phó hiệu trưởng trường đại học 31 6.4 Hội đồng khoa học đào tạo 31 6.5 Hội đồng tư vấn 32 6.6 Khoa 32 6.7 Bộ môn 33 6.8 Phòng chức 33 6.9 Thư viện, trang thông tin điện tử, tạp chí khoa học cơng nghệ 33 Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ Học viện 34 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC 35 Cơ sở pháp lý 35 Nội dung công tác văn thư trường học 35 Trách nhiệm công tác văn thư trường học 36 CHƯƠNG 4: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG HỌC 38 Các hình thức văn thuộc thẩm quyền ban hành lãnh đạo nhà trường 38 1.1 Văn hành 38 1.2 Văn chuyên chuyên môn - kỹ thuật 39 Thể thức văn trường học 39 2.1 Quốc hiệu 39 2.2 Tác giả văn 39 2.3 Số ký hiệu văn 39 2.4 Trích yếu nội dung văn 40 2.5 Nơi nhận 40 2.6 Chữ ký người có thẩm quyền 40 2.7 Dấu quan ban hành văn 41 Trình tự ban hành văn trường học 41 CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG TRƯỜNG HỌC 43 Các loại dấu dùng trường học 43 1.1 Đối với tổ chức có cấp quản lý 43 1.2 Đối với tổ chức có hai cấp quản lý 43 1.3 Con dấu tổ chức nghiệp trực thuộc quan chuyên môn cấp huyện (thuộc phòng, ban, chi cục) 43 Nguyên tắc nghiệp vụ sử dụng dấu quan trường học 45 Bảo quản loại dấu trường học 45 3.1 Trường hợp dấu bị 45 3.2 Trường hợp dấu mòn, hỏng 45 3.3 Bàn giao dấu 46 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG HỌC 47 Quản lý giải văn đến 47 1.1 Nguyên tắc quản lý văn đến 47 1.2 Phương pháp quản lý văn đến 47 Quản lý văn 47 2.1 Nguyên tắc quản lý văn 47 2.2 Phương pháp quản lý văn 47 Quản lý văn mật 48 CHƯƠNG 7: LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRƯỜNG HỌC 51 Các loại hồ sơ hình thành hoạt động trường học 51 Phương pháp lập hồ 52 2.1 Lập danh mục hồ sơ 52 2.2 Mở hồ sơ 55 2.3 Thu thập tài liệu vào hồ sơ 56 2.4 Phân chia hồ sơ 56 2.5 Biên mục hồ sơ 56 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan trường học 60 3.1 Cách thức thủ tục giao nộp 60 3.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu 60 3.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Công tác văn thư trường học Mã số môn học: MH25 Thời gian môn học: 45 (Lý thuyết: 27 giờ; Thực hành: 15 giờ; Kiểm tra: 03 giờ) Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Cơng tác văn thư trường học môn học trang bị cho học sinh kiến thức công tác văn thư trường học Môn học giảng dạy sau học sinh học môn: Soạn thảo văn 1, 2; Lịch sử tổ chức quan Nhà nước - Tính chất mơn học: Là môn học chuyên môn Mục tiêu môn học - Về kiến thức: + Trình bày kiến thức đặc điểm tổ chức hoạt động loại hình trường học Việt Nam; + Trình bày nguyên tắc phương pháp tổ chức công tác văn thư trường học - Về kỹ năng: + Thành thạo nghiệp vụ công tác văn thư trường học + Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo nhà trường việc ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Giúp lãnh đạo hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá, tổng kết việc thực công tác văn thư nhà trường - Về lực tự chủ trách nhiệm: Nhận thức vị trí tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động nhà trường Từ nâng cao ý thức lịng yêu nghề, có trách nhiệm giúp lãnh đạo nhà trường việc tổ chức tốt công tác văn thư Nội dung môn học: Chương 1: Khái quát hệ thống giáo dục đào tạo Việt Nam Chương 2: Đặc điểm tổ chức nhiệm vụ nhóm trường học Chương 3: Tổ chức quản lý công tác văn thư trường học Chương 4: Tổ chức soạn thảo, ban hành quản lý văn trường học Chương 5: Quản lý sử dụng dấu trường học Chương 6: Quản lý văn trường học Chương 7: Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ trường học CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ HÊ THỐNG TRƯỜNG HỌC Mã chương: MH25.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm trường học; - Trình bày phương pháp phân loại trường học - Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận q trình học tập Nội dung chính: Khái niệm trường học Trường học (trước học hiệu - 學校) quan lập nhằm giáo dục học sinh giám sát giáo viên Hầu hết quốc gia có hệ thống giáo dục tiêu chuẩn, hầu hết bắt buộc Trong hệ thống này, học sinh thường trải qua loại trường khác nhau, tùy nơi tên gọi trường khác chủ yếu gồm trường tiểu học trường trung học Mẫu giáo nhà trẻ giai đoạn trước vào trường học Ngày nay, nhà trường truyền thống cịn có trường học nhà trường học trực tuyến Trong tiếng Việt, trường học bao gồm trường cao đẳng, đại học sở giáo dục khác Phân loại trường học 2.1 Phân loại theo giai đoạn 2.1.1 Giáo dục mầm non Trường mầm non cấp học hệ thống giáo dục quốc dân Giáo dục mầm non có nhà trẻ mẫu giáo, tổ chức thực việc ni dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tuổi đến sáu tuổi theo chương trình giáo dục mầm non Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Mục tiêu giáo dục mầm non giúp trẻ em phát triển thể chất, tình cảm, trí tuệ, thẩm mỹ, hình thành yếu tố nhân cách, chuẩn bị cho trẻ em vào lớp một; hình thành phát triển trẻ em chức tâm sinh lý, lực phẩm chất mang tính tảng, kĩ sống cần thiết phù hợp với lứa tuổi, khơi dậy phát triển tối đa khả tiềm ẩn, đặt tảng cho việc học cấp học cho việc học tập suốt đời 2.1.2 Giáo dục a Trường tiểu học Cấp tiểu học hay gọi cấp I, bắt đầu năm tuổi đến hết năm 10 tuổi Cấp I cấp học phổ cập, gồm có trình độ, từ lớp đến lớp Đây cấp học bắt buộc công dân.Để kết thúc bậc tiểu học, học sinh xét tốt nghiệp thành tích tích luỹ năm b Trường Trung học sở Cấp II gồm có trình độ, từ lớp đến lớp 9, năm 11 đến năm 14 tuổi Đây cấp học phổ cập, cấp học bắt buộc để cơng dân có nghề nghiệp định (tốt nghiệp cấp II học nghề hay trung cấp chuyên nghiệp mà không cần học tiếp bậc Trung học phổ thông) c.Trường Trung học phổ thơng Cấp III gồm trình độ, từ lớp 10 đến lớp 12, năm 15 tuổi đến hết năm 17 tuổi Để tốt nghiệp cấp III, học sinh phải tham gia Kỳ thi tốt nghiệp trung học phổ thông Việt Nam Bộ Giáo dục Đào tạo Việt Nam Học sinh muốn theo học trường trung học phổ thông công lập phải dự kỳ thi tuyển sinh sau học hết cấp trung học sở xét tuyển theo học bạ năm học cấp II Các kỳ thi tổ chức hàng năm, Sở Giáo dục Đào tạo địa phương chủ trì Ở cấp học này, học sinh phải học môn tương tự cấp THCS, có thêm mơn Giáo dục Quốc phòng – An ninh bỏ bớt hai môn khiếu Âm nhạc Mỹ thuật Tuy nhiên, học sinh trung học phổ thông tham gia số hoạt động khác hướng nghiệp, dạy nghề 2.1.3 Giáo dục chuyên biệt a Trường trung học phổ thông chuyên khiếu Từ năm 1966, hệ thống trung học phổ thông chuyên lập ra, bắt đầu với lớp chuyên Toán trường đại học lớn khoa học bản, sau trường chuyên thiết lập rộng rãi tất tỉnh thành Mục đích ban đầu hệ thống trường chuyên, nhà khoa học khởi xướng Lê Văn Thiêm, Hoàng Tụy, Tạ Quang Bửu, Ngụy Như Kon Tum mong đợi, nơi phát triển tài đặc biệt xuất sắc lĩnh vực khoa học Để vào học trường chuyên, học sinh tốt nghiệp cấp II phải thỏa mãn điều kiện học lực, hạnh kiểm cấp II đặc biệt phải vượt qua kỳ thi tuyển chọn đầu vào tương đối khốc liệt trường Hệ thống trường THPT Chuyên Việt Nam bao gồm hệ: trường chuyên trực thuộc trường đại học (trước trường chuyên cấp quốc gia) trường chuyên tỉnh b Trung tâm giáo dục thường xuyên Đây nơi phổ cập giáo dục cho tất lứa tuổi c Trường phổ thông dân tộc nôi trú 10 Bước 3: Lãnh đạo duyệt, xem xét văn dự thảo, trường hợp văn dự thảo không đạt yêu cầu chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo đạo Thủ trưởng quan (quay lại bước 2) Bước 4: Sau lãnh đạo ký duyệt, nhân viên văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký cơng văn xác định số lượng văn để nhân bản, đóng dấu NVVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn lần cuối thể thức văn bản; Tuyệt đối khơng để tình trạng ban hành văn sai thể thức, khơng rõ chữ, ngược trang, khơng đóng dấu Bước 5: Sau hoành thành B4, NVVT nơi nhận gửi văn theo đường cơng văn (có thể theo đường cơng văn, mail fax tùy theo yêu cầu) Bước 6: NVVT chuyên viên giao trực tiếp xử lý hồ sơ, cơng văn có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hành Hàng tháng NVVT in Sổ đăng ký công văn để lưu tra cứu Phương pháp +Thủ công: Ghi chép, đánh số, ghi vào sổ đăng ký văn + Scan văn bản, nhập số văn vào phần mềm máy tính Quản lý văn mật Văn mật đánh số đăng ký riêng Ghi ngày, tháng văn Việc ghi ngày, tháng văn thực theo quy định( điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.) Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước Vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước vận chuyển, giao nhận phải thực theo quy định sau: - Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước nước cán làm công tác bảo mật, cán giao liên riêng quan, tổ chức thực Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực theo quy định riêng ngành bưu điện - Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước quan, tổ chức nước với quan, tổ chức Nhà nước Việt Nam nước lực lượng giao liên ngoại giao thực - Mọi trường hợp vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thơng qua đơn vị giao liên phải thực theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong 48 - Khi vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải có đủ phương tiện bảo quản lực lượng bảo vệ để đảm bảo an tồn q trình vận chuyển - Nơi gửi nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát sai sót, mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận - Cán công tác mang tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ giao; phải lãnh đạo trực tiếp duyệt đăng ký với phận bảo mật; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thời gian mang cơng tác; hồn thành nhiệm vụ phải phận bảo mật kiểm tra nộp lại quan - Bảo vệ bí mật nhà nước truyền phương tiện thông tin liên lạc Nội dung bí mật nhà nước truyền đưa phương tiện viễn thơng máy tính phải mã hoá theo quy định pháp luật yếu Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước vận chuyển phải đựng bao bì chắn vật liệu phù hợp; cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an tồn tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển tài liệu, vật Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước người: Người dự thảo, văn thư, giao thơng viên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản phải vào sổ, có ký nhận bên giao bên nhận b.1 Gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực theo quy định sau: - Vào sổ: Trước gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ "Tài liệu đi" để theo dõi Sổ "Tài liệu đi" phải ghi đầy đủ mục: Số thứ tự (đồng thời số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật" cột trích yếu nội dung ghi người có thẩm quyền đồng ý Tài liệu gửi phải cho vào bì dán kín chuyển đến văn thư để làm bì ngồi gửi - Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Mật" ngồi bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ "C" in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm) 49 Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Tối mật" ngồi bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ "B" in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật"gửi hai bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật" Nếu tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu "Chỉ người có tên bóc bì" + Bì ngồi: ghi gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ "A" in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm) b.2 Nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước - Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ nguồn phải qua văn thư vào sổ "Tài liệu mật đến" để theo dõi chuyển đến người có trách nhiệm giải - Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà bì có dấu "Chỉ người có tên bóc bì" văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngồi bì chuyển đến người có tên bì Nếu người có tên ghi bì vắng chuyển đến người có trách nhiệm giải Văn thư khơng bóc bì - Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực thủ tục bảo mật chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nước tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng người nhận phải báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời b.3 Thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước Những tài liệu có đóng dấu "Tài liệu thu hồi", văn thư phải theo dõi, thu hồi trả lại nơi gửi thời hạn Khi nhận trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc 50 CHƯƠNG 7: LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRƯỜNG HỌC Mã chương: MH25.07 Mục tiêu: - Trình bày loại hồ sơ phương pháp lập hồ sơ trường học - Lập hồ sơ thuộc trách nhiệm cán văn thư chuyên trách - Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận trình học tập Nội dung chính: Các loại hồ sơ hình thành hoạt động trường học - Hồ sơ hoàn chỉnh tập hợp văn tài liệu phản ánh trình phát sinh, phát triển, kết thúc việc vấn đề Ví dụ: Hồ sơ việc tuyển sinh lớp cao đẳng, khoa Tin học - Trường Cao đẳng Sư phạm Yên Bái, năm 2010, gồm: - Thông báo tuyển sinh - Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh; - Quyết định thành lập ban giúp việc cho Hội đồng tuyển sinh; - Danh sách, đáp án, đề thi, bảng điểm; - Biên đối chiếu sinh viên vi phạm quy chế thi; - Quyết định công nhận trúng tuyển; - Giấy báo nhập học; - Hồ sơ khơng hồn chỉnh: tập văn bản, tài liệu có đặc điểm thể loại thời gian, khơng có q trình phát sinh, phát triển kết thúc Ví dụ: Tập Quyết định khen thưởng Trường đại học nội vụ việc khen thưởng cán năm 2018 Các tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu thị, tập lưu công văn coi hồ sơ Lưu ý: Hồ sơ khơng hồn chỉnh thường dùng thuật ngữ tập, cịn Hồ sơ hồn chỉnh thường dùng thuật ngữ hồ sơ - Nếu hồ sơ có nhiều loại văn khác viết câu tiêu đề hồ sơ cần liệt kê số tên loại tên loại văn bản, lại khái quát cụm từ “các văn khác” 51 - Nếu hồ sơ gồm văn nhiều thời gian khác ghi tiêu đề hồ sơ cần liệt kê số thời gian chính, thời gian cịn lại khái quát thành cụn từ “các thời gian khác” “một số quan khác” Hồ sơ nhân Là tập văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….) Các hồ sơ chuyên môn: hồ sơ thiết kế thi công… Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm pháp lý, tra cứu giải cơng việc hàng ngày quan Ví dụ Hồ sơ nguyên tắc tuyển dụng cán lập phòng Tổ chức cán quan bao gồm văn quy định, hướng dẫn tuyển dụng cán quna nhà nước có thẩm quyền như: + Các văn quy định ký kết hợp đồng dài hạn, ngắn hạn + Các văn quy định xét biên chế, tiền lương, tiền công, chế dộ bảo hiểm xã hôi, nghỉ phép, nghỉ lễ…đối với người tuyển dụng… Loại hồ sơ nguyên tắc cần cho cán làm công tác chuyên môn, nghiệp vụ quan Vì tập hợp nên khơng phải giao nộp vào lưu trữ để bảo quản Nghị định số 128-CP ngày 8-9-1968 Hội đồng Chính phủ quy định “ Các đơn vị công tác phải thường xuyên tập hợp xếp theo thứ tự, ngày tháng tất văn quy định, giải thích, hướng dẫn thi hành sách, chế độ, thể lệ có liên quan đến mặt nghiệp vụ mình, lập thành hồ sơ nguyên tắc để giúp cho việc tra cứu, tìm hiểu luật lệ cơng việc hàng ngày dễ dàng, nhanh chóng” Phương pháp lập hồ 2.1 Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ: bảng kê tên hồ sơ mà quan, đơn vị lập năm có ghi thời hạn bảo quản tên người lập Bảng danh mục dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hành, giúp quan, đơn vị lập hồ sơ chủ động, xác; quản lý cơng văn, giấy tờ chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Ngồi ra, danh mục hồ sơ cịn cơng cụ hướng dẫn xác định giá trị nộp lưu tài liệu Danh mục hồ sơ xây dựng cho năm, thường lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm 52 Như vậy, danh mục lập trước văn hình thành Sở dĩ dự kiến trước thành phần nội dung văn quan nói chung, đơn vị, tổ chức quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, đơn vị Nói cách khác, kế hoạch công tác năm biểu cụ thể quan, đơn vị năm Do vậy, làm chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ 53 MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA (tên quan, tổ chức) Năm Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản (1) (2) (3) Đơn vị/ người Ghi lập hồ sơ (4) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN I PHÒNG ĐÀO TẠO Tên đề mục nhỏ Đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn 01.ĐT Tiêu đề hồ sơ 02 ĐT II PHÒNG BỘ MÁY BIÊN CHẾ Tên đề mục nhỏ 50 BM Tiêu đề hồ sơ 51.BM … … … … Bản Danh mục hồ sơ có …….(1) hồ sơ, bao gồm: …………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) 54 (5) Họ tên Hướng dẫn sử dụng: (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu ghi số viết tắt đề mục lớn, đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: - Số hồ sơ đánh liên tục toàn danh mục, số 01, cuối đề mục để vài số trống để ghi bổ sung hồ sơ phát sinh - Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn (đơn vị tổ chức mặt hoạt động), số 01, cuối đề mục để số dòng trống để ghi bổ sung hồ sơ phát sinh Cột 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La mã; đề mục nhỏ đánh số liên tục chữ số Ả rập, riêng đề mục lớn Các tiêu đề hồ sổtng đề mục cần xếp theo trình tự từ tiêu đề hồ sơ công việc chung, mang tính tổng hợp đến tiêu đề hồ sơ công việc cụ thể Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v / 2.2 Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ + Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) + Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực 55 + Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, công chức, viên chức phải mở hồ sơ cơng việc thuộc trách nhiệm 2.3 Thu thập tài liệu vào hồ sơ Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm + Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc + Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ 2.4 Phân chia hồ sơ Phân loại hồ sơ vào nội dung đặc trưng khác văn (những điểm giống văn bản) để chia chúng thành hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ Đây khâu quan trọng có ý nghĩa định chất lượng hồ sơ lập Hồ sơ phân loại hợp lý đảm bảo bốn năm yêu cầu lập hồ sơ Lập hồ sơ khái niệm phân loại nên phân loại hồ sơ phải vào đặc trưng phổ biến văn bản, đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, quan giao dịch, thời gian, địa lý Trong phải lấy đặc trưng làm chủ yếu Sau cách vận dụng đặc trưng văn để lập hồ sơ: - Đặc trưng vấn đề Đặc trưng tên loại văn Đặc trưng tác giả Đặc trưng quan giao dịch Đặc trưng thời gian Đặc trưng địa lý 2.5 Biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ ghi chép bìa hồ sơ tờ mục lục văn thành phần, nội dung thông tin cần thiết khác văn hồ sơ để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu sử dụng thuận lợi Biên mục hồ sơ tiến hành lập hồ sơ hành, đồng thời thực lưu trữ quan lưu trữ 56 lịch sử khác trường hợp tài liệu giao nộp chưa lập hồ sơ lập chưa đáp ứng yêu cầu, nên phải lập bổ sung, điều chỉnh Yêu cầu biên mục hồ sơ phải thực xác thành phần, nội dung yếu tố thông tin cần thiết khác hồ sơ Để đảm bảo yêu cầu này, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan hình thành hồ sơ, nội dung văn hồ sơ Nội dung biên mục hồ sơ gồm hai phần: Biên mục ngồi bìa hồ sơ mục lục văn hồ sơ 2.5.1 Biên mục ngồi bìa hồ sơ Bìa hồ sơ cấu thành thành phần đây: Tên quan, tên đơn vị tổ chức, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu kết thúc, số lượng tờ, thời hạn bảo quản, số lưu trữ Khi biên mục ngồi bìa hồ sơ, khơng phải thực xác thành phần nói mà cịn phải ý kỹ thuật trình bày, cho rõ ràng, mỹ quan làm bật yếu tố thông tin chủ yếu Dưới trình bày cách thể thành phần bìa hồ sơ Mã hồ sơ:………… HỒ SƠ Từ ngày … … đến ngày… … Gồm :… tờ 57 Phông số :….…… Thời hạn bảo quản Mục lục số :…… …….…………… Hồ sơ số :……… BÌA HỒ SƠ TÊN CƠ QUAN…………… (TÊN ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC)…… HỒ SƠ …………………… …………………… …………………… ( Từ ngày…tháng…năm…đến ngày…tháng…năm…) gồm…tờ Phông số…… Mục lục số… Thời hạn bảo quản Hồ sơ số…… ………… Hướng dẫn cách ghi bìa hồ sơ - Ghi tên quan chủ quản ( có) - Ghi tên quan, đơn vị lập hồ sơ - Ghi tiêu đề hồ sơ ( phải viết tên hồ sơ): 58 + Ngày, tháng bắt đầu kết thúc: ghi ngày, tháng, năm văn bản, tài liệu sớm ngày, tháng, năm văn bả, tài liệu muộn hồ sơ + Số lượng tờ: Ghi theo số lượng tờ đơn vị bảo quản( không kể tờ mục lục văn tờ chứng từ kết thúc) + Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn có thời hạn + Phơng số, mục lục, hồ sơ số cán lưu trữ ghi 2.5.2 Viết mục lục văn hồ sơ Mục lục văn hồ sơ có tác dụng giới thiệu cách có hệ thống thành phần, nội dung thơng tin cần thiết khác loại văn vị trí xếp chúng hồ sơ để tra cứu thuận lợi Ngồi cịn nhằm mục đích thống kê cố định thứ tự xếp văn hồ sơ Mục lục văn ghi vào mặt bìa hồ sơ viết thành tờ riêng xếp trước văn hồ sơ Thơng thường, hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn cần lập mục lục Mục lục văn hồ sơ gồm có yếu tố thơng tin: Số thứ tự, số ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm văn bản, tác giả văn bản, trích yếu nội dung văn bản, số tờ, ghi MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN Số TT Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Tác giả văn Tờ số Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn cách ghi cột: (1)Ghi số thứ tự văn từ đến hết (2) Ghi số ký hiệu văn (nếu khơng có số ký hiệu khơng ghi mà ghi vào cột ghi chú) (3) Ghi ngày tháng văn ( khơng có ngày tháng không ghi mà ghi vào cột ghi chú) (4)Ghi tên loại trích yếu văn (5) Ghi tên quan ban hành văn 59 (6) Ghi tờ số: tức tờ đầu văn số ghi số vào (ví dụ: văn tập số 3, có tờ, tờ văn tờ số 10, ghi 10-14) (7) Ghi số điều cần thiết khác: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật… Khi viết mục lục văn hồ sơ, yếu tố thông tin cần thể theo văn bản, không tuỳ tiện thêm bớt sửa đổi Những yếu tố thông tin mà văn khơng có để trống Nếu yếu tố thơng tin mà văn khơng có người biên mục xác minh ghi vào phải đặt dấu móc vng [ ] thích cột ghi Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan trường học 3.1 Cách thức thủ tục giao nộp - Hàng năm, đơn vị thu thập hồ sơ cần nộp lưu (tức hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên theo quy định quan ghi Danh mục hồ sơ) năm trước nộp lưu theo đơn vị vào Phông lưu trữ quan kèm theo - Hồ sơ giải xong, sau kết thúc, để đơn vị cá nhân phụ trách năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết để hoàn chỉnh hồ sơ, sau nộp lưu vào lưu trữ quan; - Cán bộ, công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ quan nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần, yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan người giữ bản; - Cán bộ, công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ quan, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, xếp lên giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác 3.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc) lưu 60 đơn vị, cá nhân thực huỷ theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan; - Hồ sơ công việc chưa giải xong; - Các văn bản, tài liệu khác gửi để biết, để tham khảo để phối hợp thực không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân lưu hồ sơ đơn vị, cá nhân chủ trì giải 3.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ - Thủ trưởng quan có tránh nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan đơn vị trực thuộc phạm vi quản lý; - Chánh Văn phòng: Tham mưu cho Thủ trưởng quan việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Tổ chức thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Các đơn vị, cá nhân quan: chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng quan việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan; Mỗi Cán bộ, công chức, viên chức có tránh nhiệm lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ công việc phân công phụ trách theo dỏi, giải quyết; - Cán bộ, công chức, viên chức văn thư quan: Giúp Thủ trưởng quan, Chánh Văn phòng mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức quan; phối hợp với cán lưu trữ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ; - Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ quan: Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, tổ chức, cá nhân vào kho lưu trữ quan theo quy định hành Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán lưu trữ phải kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trường hợp phát thiếu hồ sơ, tài liệu yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền- Lý luận phương pháp công tác Văn thư (Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội- năm 2005) Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành công tác Văn thư Thông tư liên tịch số 55/ 2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Một số viết tạp chí chuyên ngành 62 ... chức công tác văn thư trường học - Về kỹ năng: + Thành thạo nghiệp vụ công tác văn thư trường học + Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo nhà trường việc ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Giúp... nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Công tác văn thư trường học môn học trang bị cho học sinh kiến thức công tác văn thư trường học Môn học giảng dạy sau học sinh học môn: Soạn thảo văn 1, 2; Lịch... Nội dung công tác văn thư trường học 35 Trách nhiệm công tác văn thư trường học 36 CHƯƠNG 4: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG HỌC 38 Các hình thức văn thuộc