Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được thiết kế gồm 3 bài, cung cấp cho học viên những kiến thức về: khái niệm văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; soạn thảo một số văn bản thông dụng;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý định quản lý có hiệu lực hiệu cần phải sử dụng hình thức văn quản lý khác Văn quản lý quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo hệ đào tạo ngành Văn thư Hành thay cho tập giảng Giáo trình trước Các tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chuyên môn trường Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 20 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU 1 Khái niệm, đặc điểm, chức văn (VB) 1.1 Khái niệm 1.2 Đặc điểm 1.3 Chức văn Phân loại văn 2.1 Mục đích việc phân loại văn 2.2 Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn Chức thẩm quyền ban hành hình thức văn 11 3.1 Chức 11 3.2 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý nhà nước 11 BÀI 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN 14 Khái niệm, tác dụng thể thức văn 14 1.1 Khái niệm thể thức văn 14 1.2 Tác dụng thể thức văn 15 Vị trí, ý nghĩa, kỹ thuật trình bày phần thể thức văn quản lý nhà nước 15 2.1 Quốc hiệu (Biểu thị tên nước chế độ trị nước đó) 15 2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 16 2.3 Số, ký hiệu văn 17 2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 19 2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 21 2.6 Nội dung văn 22 2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 27 2.8 Dấu quan, tổ chức 29 2.9 Nơi nhận 29 2.10 Các thành phần thể thức khác 30 BÀI 3: SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG 35 Một số vấn đề kỹ thuật soạn thảo văn 35 1.1 Khái niệm nội dung kỹ thuật soạn thảo văn 35 1.2 Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn 38 1.3 Văn phong văn quản lí Nhà nước 44 2 Kỹ thuật soạn thảo văn hành 53 2.1 Kỹ thuật soạn thảo Quyết định (hành cá biệt) 53 2.2 Soạn thảo cơng văn hành 58 2.3 Soạn thảo báo cáo 64 2.5 Viết loại giấy tờ hành 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã mô đun: MĐ16 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Văn kĩ thuật soạn thảo văn môn học chương trình đào tạo nghề Văn thư hành bố trí vào học ký năm thứ nhất; - Tính chất: mơn học vừa lý thuyết thực hành môn học bắt buộc Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Nêu loại văn bản, thẩm quyền ban hành; cách phân loại văn bản; + Giải thích thành phần thể thức văn bản; - Về kỹ năng: + Phát văn sai thể thức; văn ban hành sai thẩm quyền - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính nghiêm túc, cẩn thận, mực Nội dung mô đun: Bài 1: Những kiến thức chung văn Bài 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn Bài 3: Soạn thảo số văn thông dụng BÀI 1: NHỮNG KIẾN THỨC CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã bài: MĐ16.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, chức văn quản lý, phân loại văn quản lý theo đặc trưng - Trình bày chức thẩm quyền ban hành hình thức văn - Thái độ: nghiêm túc, cẩn thận, mực Nội dung chính: Khái niệm, đặc điểm, chức văn (VB) 1.1 Khái niệm Văn hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ký hiệu hay ngôn ngữ định (ngôn ngữ ghi lại dạng chữ viết) Với cách hiểu rộng vậy, văn cịn gọi vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu chữ viết) - Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm dùng để công văn giấy tờ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp + Công văn dùng để văn quan, xí nghiệp ban hành theo thể thức định (tức phải tuân theo quy định định hình thức nội dung văn bản): Quốc hiệu, quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng… ban hành, chữ ký, dấu quan… + Giấy tờ văn hình thành quan, xí nghiệp khơng phải cơng văn (tức không theo thể thức chung) như: đơn từ cá nhân, loại sổ sách… - Nghĩa chung nhất: Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thơng tin ngơn ngữ hay kí hiệu định Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội quản lý nhà nước mà văn có nội dung hình thức khác 1.2 Đặc điểm 1.2.1 Đặc điểm Văn có đặc điểm sau: - Văn phải thể ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự định - Ngơn ngữ viết, kí hiệu, kí tự phải thể chất liệu chuyên môn định (vật liệu ghi tin) - Thể ý chí chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận - Văn có nội dung hình thức khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực đời sống xã hội mà phản ánh 1.2.2 Yêu cầu Thứ nhất, văn ban hành phải thẩm quyền hình thức Thứ hai, nội dung văn phải rõ phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng vấn đề điều chỉnh giải phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật phải có tính khả thi; Thứ ba, văn phải ban hành theo trình tự, thủ tục luật định quy trình soạn thảo ban hành văn Thứ tư, VB phải thực theo thể thức kỹ thuật trình bày văn Thứ năm, văn phải diễn đạt theo ngôn ngữ văn phong hành với đặc tính sau đây: - Tính xác: Sự xác văn ở số liệu, ở viện dẫn pháp lý văn mà thể ở việc sử dụng từ ngữ, viết câu xếp bố cục Từ ngữ sử dụng cần thể quán văn bản; sử dụng từ đơn nghĩa Nếu sử dụng từ chuyên môn cần phải giải thích rõ văn Câu văn phải viết ngắn gọn, rõ ý Bố cục phải chặt chẽ, lơgíc - Tính phổ thơng: Đối tượng tiếp nhận văn bản, văn quy phạm pháp luật tất giai tầng xã hội Vì vậy, ngơn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thơng, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu quần chúng nhân dân Tuy nhiên, cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ suồng sã, ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, từ nước ngồi chưa Việt hố ở phạm vi tồn quốc - Tính khách quan: Văn phải trình bày khách quan, nhân danh quan, tổ chức cho dù văn người số người soạn thảo - Tính lịch sự: Văn hành tiếng nói quan, tổ chức nên lời văn phải lịch thể tôn trọng chủ thể thi hành thể nét đẹp văn hố giao tiếp qua làm tăng uy tín quan, tổ chức ban hành văn - Tính khn mẫu: Tính khn mẫu văn thể rõ nét quy định bố cục văn bản; kỹ thuật trình bày văn việc sử dụng cụm thơng dụng Điều chẳng tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn mà giúp cho người tiếp nhận văn dễ dàng đón bắt thơng tin cần thiết 1.3 Chức văn a Chức thông tin Văn sản sinh trước hết nhu cầu giao tiếp, chức thông tin có ở tất loại văn Đây chức nói đến đầu tiên, trước chức quan trọng bởi thông qua chức chức khác thể Thông tin chứa văn quản lí Nhà nước khác với dạng thơng tin khác: thơng tin mang tính thống, bền vững độ xác cao, hướng người đến hành động Nhà nước đặt Chức thông tin văn thể qua mặt sau: + Ghi lại thông tin quản lý; + Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi đến nơi khác hệ thông quản lý hay từ quan đến cá nhân; + Giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; + Giúp quan đánh giá thông tin thu qua hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng văn thể dạng: Thông tin khứ; thông tin hành; thông tin dự báo Thông tin văn phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, xác, kịp thời b Chức pháp lý Chức có ở văn Quản lí Nhà nước, điều phản ánh nội dung văn Quản lí Nhà nước (đặc biệt văn Quy phạm pháp luật); chứa đựng quy phạm, quy định, tiêu chuẩn, chế độ sách Tất điều làm sở cho quan Nhà nước thực thi cơng vụ Chức pháp lí văn cho phép trật tự pháp lí cơng dân làm tất mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu quyền nghĩa vụ công dân Mặt khác chức làm sở để tổ chức máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ quan máy Có thể hiểu cách ngắn gọn chức pháp lí văn là: - Nó làm cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm quan Nhà nước vấn đề xã hội mà quan Nhà nước với tư cách chủ thể quản lí lĩnh vực - Nó sở pháp lí để cơng dân thực quyền nghĩa vụ Chức thể ở phương diện đây: - Ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ mặt luật pháp tồn xã hội - Là sở pháp lý cho hoạt động quan, tổ chức, đoàn thể… - Là sản phẩm vận dụng quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN quản lý xã hội, phản ánh trình giải nhiệm vụ phương diện pháp lý theo quy định pháp luật hành c Chức quản lý điều hành Đây chức có ở văn sản sinh mơi trường quản lí Chức quản lí văn thể ở việc chúng tham gia vào tất giai đoạn q trình quản lí Quản lí q trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, quyêt định, tổ chức thực định, kiểm tra đánh giá Trong tất khâu nói khâu cần có tham gia văn Trong hoạt động quản lí xã hội đại định quản lí phải thể văn Như văn cơng cụ đầy hiệu lực q trình quản lí Văn yếu tố tạo nên quan hệ quan thuộc máy quản lý NN, yếu tố hợp thức hóa hoạt động quản lý quan d Chức văn hoá xã hội Văn sản phẩm sáng tạo người, góp phần quan trọng việc ghi lại truyền bá truyền thống văn hóa hệ, quốc gia Văn quản lý nhà nước phương tiện, đồng thời sản phẩm trình quản lý cải tạo xã hội, văn quản lý nhà nước có tính chất xã hội biểu đạt tính giai cấp sâu sắc Văn cho thấy cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác cách thức đề cập, giải vấn đề phạm vi thời điểm cụ thể e Chức thống kê Văn quản lý Nhà nước sử dụng vào mục đích thống kê thơng tin thống kê, số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp nhà lãnh đạo nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng hiệu cơng việc q trình quản lý Văn cơng cụ để nói lên tiếng nói số, kiện, vấn đề xã hội… f Chức sử liệu Văn công cụ để ghi lại lịch sử dân tộc, quốc gia, thời đại, quan tổ chức Có thể nói văn cơng cụ khách quan để nghiên cứu trình lịch sử phát triển tổ chức, quốc gia Văn phản ánh biến cố xã hội, kiện lịch sử xảy Mọi biến cố lịch sử, biến cố sống xã hội đương đại phản ánh nội dung hệ thống văn Thông qua hệ thống văn người ta nhận biết biến cố, kiện, vấn đề kinh tế, trị, xã hội thời điểm ban hành văn Chúng tranh lịch sử phán ánh thực xã hội Những văn chứa đựng chúng lưu giữ qua thời gian, trở thành vật chứng sử liệu quan trọng Phân loại văn 2.1 Mục đích việc phân loại văn Việc phân loại văn có vai trị quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn lựa chọn loại văn phù hợp với mục đích sử dụng mình, loại văn khác thường có nội dung, hình thức chức khác Văn phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí tính chất văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức văn bản, thuộc tính pháp lý văn bản, hình thức văn 2.2 Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn 2.2.1 Phân loại theo chủ thể ban hành văn a) Các văn quy phạm pháp luật Các hình thức thẩm quyền ban hành vãn quy phạm pháp luật là: - Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, luật, nghị - Ủy ban thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị - Chủ tịch nước: lệnh, định - Chính phủ: nghị quyết, nghị định - Thủ tướng phủ: định, thị - Các Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang Bộ, thủ trưởng quan thuộc Chính phủ: định, thị, thơng tư - Hội đồng thẩm phán tịa án nhân dân tối cao: nghị - Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: định, thị, thông tư - Hội đồng nhân dân cấp: nghị - UBND cấp: định, thị - Ngoài ra, quan Nhà nước phối hợp với với tổ chức trị - xã hội khác để ban hành thông tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực văn quan Nhà nước cấp b) Các văn hành Những văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành khơng có đầy đủ yếu tố văn quy phạm pháp luật nêu trên, nhằm để giải vụ việc cụ thể đối tượng cụ thể, coi vãn hành Văn hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, giải tác nghiệp cụ thể hoạt động quản lý; thông tin, báo cáo tình hình lên cấp trên; đạo hướng dẫn đơn đốc, kiểm tra cấp dưới; trao đổi giao “Cơ quan chúng tơi lần xin bày tỏ lịng biết ơn Chúc hợp tác hai quan tiếp tục phát triển.” 2.2.3 Soạn thảo công văn nhắc nhở, hỏi đáp, hướng dẫn a Một số mẫu văn Công văn hướng dẫn: công văn dùng để hướng dẫn thực văn ban hành cho phù hợp với tình hình cụ thể tổ chức Bố cục cơng văn hướng dẫn trình bày sau: - Phần mở đầu: nêu khái quát vấn đề đặt cần hướng dẫn, giải thích - Phần nội dung: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ chủ trương, sách, định cần giải thích, hướng dẫn + Mục đích chủ trương, sách + Phân tích ý nghĩa, tác dụng chủ trương sách mặt kinh tế, trị, xã hội + Cách thức tổ chức thực - Phần kết thúc: Yêu cầu phổ biến cho sở biết tổ chức thực tinh thần, chủ trương, sách, định Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Là văn quan cấp gửi cho quan cấp nhằm đốc thúc nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động cấp họ thực chậm tiến độ thực khơng xác nhiệm vụ giao Bố cục công văn đơn đốc, nhắc nhở trình bày sau: + Phần mở đầu: Nhắc lại chủ trương, kế hoạch, định văn đạo, tổ chức thực + Phần nội dung: Tóm tắt tình hình thực (cơng việc làm được, ưu khuyết điểm, nguyên nhân) Đề biện pháp tiếp tục thực vấn đề tồn Giao trách nhiệm cho quan, đơn vị trực tiếp tổ chức thực thực + Phần kết thúc: Yêu cầu quan, đơn vị khẩn truơng triển khai báo cáo kết cho ban đạo, cho cấp LƯU Ý: + Công văn cấp gửi xuống cấp dưới: Công văn đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở, trả lời, hướng dẫn, chấp thuận, cho phép + Công văn cấp gửi lên cấp trên: Công văn đề nghị, xin ý kiến, hỏi 63 + Công văn ngang cấp: Công văn đề nghị phối hợp, trao đổi, giao dịch + Công văn Nhà nước gửi cho cơng dân: Hướng dẫn, giải thích, trả lời b Bài tập Câu 1: Em soạn thảo công văn đơn đốc nhắc nhở Tình hình sử dụng thời gian làm việc cán công nhân viên Công ty ACM lãng phí Tình trạng muộn, sớm, bỏ làm diễn phổ biến Để chấn chỉnh tình hình đưa hoạt động Công ty vào nề nếp, Công ty ACM soạn thảo công văn Số: 65/ACM-VP ngày 03 tháng 10 năm 2015 việc chấn chỉnh lề lối làm việc, nâng cao tinh thần trách nhiệm ý thức thực công việc cán nhân viên Anh/Chị nhân viên văn thư công ty soạn thảo hồn chỉnh văn Câu 2: Em soạn thảo công văn đề nghị 2.3 Soạn thảo báo cáo 2.3.1 Khái niệm Báo cáo tập hợp thông tin (thường thể hình thức văn bản, lời nói, phát thanh, truyền hình, chiếu phim, slide, Power point ) thực với mục đích cụ thể nhằm thơng tin chuyển tiếp tường trình, kể lại kiện định hồn cảnh hành có nội dung kiến nghị, đề xuất Là loại văn trình bày kết đạt hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý lãnh đạo Đó để cấp nắm thông tin thực tế để định quản lý cho phù hợp Đặc điểm văn báo cáo - Báo cáo văn hay văn báo cáo tức văn có tiêu đề có tên gọi "Báo cáo" văn trình bày nội dung trọng tâm, bật cập nhật cho đối tượng cụ thể Báo cáo thường sử dụng để nêu lên kết hoạt động, công tác, thử nghiệm, điều tra, báo cáo yêu cầu (báo cáo đột xuất, báo cáo khẩn cấp, báo cáo chuyên đề báo cáo tham luận Đối tượng báo cáo cơng cộng hay tư nhân, cá nhân cộng đồng nói chung - Báo cáo sử dụng kinh doanh, quản lý, hành chính, giáo dục, khoa học, lĩnh vực khác Báo cáo kết hợp sử dụng tính đồ họa, hình ảnh, âm thanh, giọng nói, hay thuật ngữ, từ vựng chuyên ngành để thuyết phục đối tượng cụ thể để thực chương trình hành động đem lại kết cụ thể trình bày báo cáo - Báo cáo hình thức quan trọng hoạt động thực tiễn người Nó kết thơng tin loạt nhu cầu quan trọng nhiều cá nhân, tổ chức quan trọng xã hội Đặc biệt báo cáo kèm theo cảnh 64 báo, khuyến nghị an ninh trật tự, an toàn xã hội (báo cáo cảnh sát, lệnh truy nã ) quan trọng cho xã hội hỗ trợ để truy tố tội phạm giúp đỡ người vô tội trở thành trắng án - Báo cáo phương pháp hữu ích cho việc theo dõi, cập nhật thông tin quan trọng đồng thời qua nắm được, thống kê, kiểm tra rà sốt thơng tin, cơng việc, hoạt động Thông tin báo cáo sử dụng để đưa định quan trọng ảnh hưởng đến sống người ngày Phạm vi sử dụng Báo cáo sử dụng rộng rãi tất quan tổ chức doanh nghiệp a Các trường hợp sử dụng báo cáo - Sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động, cơng tác quản lí lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, trị xã hội - Đánh giá kết phong trào, chiến dịch, đợt khảo sát, vấn đề quản lí, từ rút học kinh nghiệm, vấn đề cần đề nghị, bổ sung cho chủ trương, sách - Phản ánh việc bất thường xảy hoạt động quan đơn vị lĩnh vực: an ninh, trật tự, thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh… để kiến nghị với cấp cách giải cho phương hướng giải b Các loại báo cáo Dựa vào khác ta phân loại báo cáo sau: * Căn cứ vào thời gian kì hạn báo cáo - Báo cáo định kì: Tuỳ thuộc vào tính chất quan trọng vấn đề mà quan ngang cấp, quan có thẩm quyền quy định thời hạn báo cáo quan cấp Tính nguyên tắc loại báo cáo thời gian quy định - Báo cáo bất thường: Loại báo cáo phát sinh xuất bất thường xảy ra: dịch bệnh, thiên tai, hoả hoạn, tai nạn lao động Có thể báo cáo tóm tắt qua phương tiện thơng tin nhanh Tính nguyên tắc báo cáo nhanh chóng, kịp thời * Căn cứ vào hình thức báo cáo: - Báo cáo có mẫu định sẵn: Là loại báo cáo sử dụng văn thống kê nhằm theo dõi lĩnh vực cụ thể quản lí hoạt sản xuất, kinh doanh Mẫu báo cáo quan, đơn vị nhận quy định Khi báo cáo theo hình thức cần đặc biệt ý nguyên tắc báo cáo tính xác 65 - Báo cáo không theo mẫu định sẵn: loại báo cáo mà nội dung mơ tả việc tượng phong phú đa dạng nên quy định mẫu * Căn cứ vào nội dung tính chất báo cáo: - Báo cáo cơng tác: báo cáo công việc làm quan, tổ chúc thời gian không gian định Gồm báo cáo sơ kết (là báo cáo cơng việc cịn tiếp diễn) báo cáo tổng kết (là loại báo cáo cơng việc hồn thành) - Báo cáo chuyên đề: Nội dung loại báo cáo sâu vấn đề có ảnh hưởng chi phối đến vấn đề khác - Báo cáo Khoa học: Là kết trình nghiên cứu lĩnh vực khoa học đó, có ý nghĩa giá trị to lớn tiến xã hội người… - Báo cáo thực tế: Mơ tả tình hình thực tế, tường trình kết sau đợt thâm nhập thực tế 2.3.2 Kỹ thuật soạn thảo a Thể thức kỹ thuật trình bày 66 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BC- , ngày tháng năm 20 BÁO CÁO / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - .; - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, Nguyễn Văn A b Phương pháp soạn thảo nội dung Bố cục báo cáo thường có phần: - Phần mở đầu: Nêu điểm chủ trương cơng tác, nhiệm vụ giao, nêu hồn cảnh thực hiện, khó khăn thuận lợi - Phần nội dung: Kiểm điểm những kết đạt được, tồn tại, nguyên nhân đánh giá kết phương hướng hoạt động + Nêu đặc điểm chung + Nêu mặt đạt chưa đạt đựơc + Nêu nguyên nhân, tồn + Nêu học kinh nghiệm + Phương hướng, nhiệm vụ + Các biện pháp khắc phục + Cách tổ chức thực - Phần thứ ba 67 Kiến nghị, đề nghị, giúp đỡ cấp động viên phấn đấu Bố cục nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết Phần 1: Nêu đặc điểm, tình hình, thuận lợi, khó khăn quan, đơn vị kì báo cáo Có thể nêu điểm nhiệm vụ, chức quan đơn vị chủ trương công tác cấp định hướng xuống cho đơn vị Trên sở cần phân tích nhân tố điều kiện có ảnh hưởng tới việc thực chủ trương nhiệm vụ đề Phần 2: Kiểm điểm tình hình thực nhiệm vụ - Chỉ rõ việc làm việc chưa làm được, ưu điểm, khuyết điểm trình thực công việc đề - Đánh giá kết quả, hiệu công việc thực - Phân tích nguyên nhân dẫn đến ưu điểm, khuyết điểm trình thực (bao gồm nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan) - Những học kinh nghiệm rút - Những khó khăn vướng mắc cần tiếp tục tháo gỡ Phần 3: Phương hướng, nhiệm vụ biện pháp thực nhiệm vụ quan thời gian tới Cần rõ biện pháp để thực phương hướng nhiệm vụ đề Ví dụ: Bố cục nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết Phần 1: Nêu đặc điểm, tình hình, thuận lợi, khó khăn quan, đơn vị kì báo cáo Có thể nêu điểm nhiệm vụ, chức quan đơn vị chủ trương công tác cấp định hướng xuống cho đơn vị Trên sở cần phân tích nhân tố điều kiện có ảnh hưởng tới việc thực chủ trương nhiệm vụ đề Phần 2: Kiểm điểm tình hình thực nhiệm vụ - Chỉ rõ việc làm việc chưa làm được, ưu điểm, khuyết điểm trình thực công việc đề - Đánh giá kết quả, hiệu công việc thực - Phân tích nguyên nhân dẫn đến ưu điểm, khuyết điểm trình thực ( bao gồm nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan ) - Những học kinh nghiệm rút - Những khó khăn vướng mắc cần tiếp tục tháo gỡ Phần 3: Phương hướng, nhiệm vụ biện pháp thực nhiệm vụ quan thời gian tới Cần rõ biện pháp để thực phương hướng nhiệm vụ đề 68 2.3.3 Soạn thảo báo cáo theo tháng, theo quý a Mẫu thực hành * Mẫu Báo cáo tổng kết công tác tuần, tháng, quý TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:…./BC-CQBH Địa danh, ngày… tháng… năm… BÁO CÁO Tổng kết công tác tuần, (tháng, quý) I Giới thiệu khái quát đơn vị báo cáo - Chức năng, nhiệm vụ, vai trị, vị trí - Tình hình thực tiễn đơn vị - Các cơng việc giao, mục tiêu đặt tuần (tháng, q) II Tình hình thực cơng việc Các công việc thực Các kết đạt Những khó khăn, thuận lợi thực cơng việc Đánh giá chung tình hình thực cơng việc III Những kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực công việc Mục tiêu đặt thời gian (tuần, tháng, quý) tới Những kiến nghị đề xuất Những giải pháp Nơi nhận: THẨM QUYỀN KÝ - Như trên; - Lưu:VT (Chữ ký, dấu) Họ tên b Bài tập Câu 1: Lớp Kế toán 36KT1 thuộc khoa Kế toán Trường Đại học A (thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo) tiến hành tổng kết năm học 2012-2013 Báo cáo quan trọng mà lớp trưởng đọc hội nghị tổng kết báo cáo gì? Đặt cương vị cơng tác thích hợp soạn thảo hồn chỉnh báo cáo 69 Câu 2: Viết báo cáo công tác thực phong trào niên năm học 2016 – 2017 2.5 Viết loại giấy tờ hành 2.5.1 Giấy giới thiệu a Khái niệm Là văn cấp cho học sinh sinh viên, cán bộ, nhân viên quan… liên hệ, giao dịch với quan khác để thực nhiệm vụ giao giải việc riêng - Giấy giới thiệu tiêu chuẩn hóa thường in thành tập (dạng ấn phẩm), quan cần mua chế bản, chụp đóng thành - Giấy giới thiệu văn thư quan quản lý sử dụng theo nhu cầu, việc viết giấy giới thiệu cần tiến hành theo quy trình: + Người xin giấy giới thiệu cần cung cấp thông tin cần thiết để cán văn thư ghi vào giấy giới thiệu + Cán văn thư trình ký theo quy định Giấy giới thiệu cấp cho cán chuyên mơn, trình trưởng phịng hành Chánh văn phịng ký theo thể thức thừa lệnh Giấy giới thiệu cấp cho cán giữ cương vị lãnh đạo, quản lý quan cán chuyên môn cử làm nhiệm vụ đặc biệt trình thủ trưởng ký - Yêu cầu viết giấy giới thiệu: + Đủ thông tin cần thiết + Đúng: Đúng thơng tin, tả, tủ, câu, đẹp theo mẫu b Phương pháp soạn thảo Mẫu Giấy giới thiệu 70 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …/GGT-…3… …4…, ngày tháng năm … GIẤY GIỚI THIỆU trân trọng giới thiệu: Ông (bà) Chức vụ: Được cử đến: Về việc: …………………………………………………………………………… …………………………… Đề nghị Qúy quan tạo điều kiện để ơng (bà) có tên ở hồn thành nhiệm vụ Giấy có giá trị đến hết ngày / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) - Như trên; - Lưu: VT Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn Địa danh Họ tên, chức vụ đơn vị công tác người giới thiệu Tên quan, tổ chức giới thiệu tới làm việc 71 c Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu Bài 1: Sưu tầm số mẫu giấy giới thiệu quan, tổ chức (ít mẫu) Tìm khác nhau, lỗi sai mẫu Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu thực tế học sinh trường Cao đẳng nghề CĐXD Việt Xô Bài 3: Soạn thảo giấy giới thiệu nhập học, chuyển trường Bài 4: Soạn thảo giấy giới thiệu sinh viên thực tập trường cao đẳng nghề CĐXD Việt Xô 2.5.2 Giấy nghỉ phép a Khái niệm Là văn sử dụng người lao động có việc phát sinh cần xin nghỉ Các nguyên nhân nghỉ phép thường vào dịp du lịch, đám hiếu, đám hỷ hay vấn đề đột xuất xảy tình trạng sức khỏe thân, người thân gia đình phải chăm sóc… b Phương pháp soạn thảo 72 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 …4…, ngày tháng năm … Số: …/GNP-…3… GIẤY NGHỈ PHÉP _ Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày ông (bà) cấp cho: Ông (bà): Chức vụ: Được nghỉ phép thời gian kể từ ngày đến Số ngày nghỉ ……………….7…… / phép nêu Nơi nhận: tính vào hết ngày thời gian QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) - …8….; - Lưu: VT, …9… Họ tên Xác nhận quan (tổ chức) quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép Chữ viết tắt tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép Địa danh 73 Họ tên, chức vụ đơn vị công tác người cấp giấy phép Nơi nghỉ phép Thời gian nghỉ phép theo Luật lao động (nghỉ năm có lương nghỉ khơng hưởng lương nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương …) Người cấp giấy nghỉ phép Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) c Thực hành soạn thảo giấy nghỉ phép Bài 1: Sưu tầm mẫu văn giấy nghỉ phép (3 bản) Sưu tầm mẫu văn trình bày sai mẫu thể thức Bài 2: Soạn thảo văn giấy nghỉ phép cho thân 2.5.3 Phiếu gửi a Khái niệm Phiếu gửi văn gửi kèm theo văn để quan nhận ký xác nhận gửi trả lại cho quan gửi Phiếu gửi có tác dụng kiểm tra, kiểm soát gửi văn để phát trường hợp thất lạc chậm trình chuyển giao Phiếu gửi thường sử dụng trường hợp văn có nội dung quan trọng cần giải gấp b Phương pháp soạn thảo 74 Mẫu 1.18 - Phiếu gửi TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /PG- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… PHIẾU GỬI (2) …………………… gửi kèm theo phiếu văn bản, tài liệu sau: (5) Sau nhận được, đề nghị (6)……… gửi lại phiếu cho (2) / QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - … (6)….; - … (7)….; (Chữ ký, dấu) Họ tên … (8)…, ngày … tháng … năm …… Người nhận (Chữ ký) Họ tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành phiếu gửi (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành phiếu gửi (4) Địa danh (5) Liệt kê cụ thể văn bản, tài liệu gửi kèm theo phiếu gửi 75 (6) Tên quan tổ chức nhận phiếu gửi văn bản, tài liệu (7) Phiếu gửi không cần lưu phải gửi vào sổ đăng ký VT quan, tổ chức để theo dõi (8) Địa danh nơi quan, tổ chức nhận phiếu gửi văn bản, tài liệu đóng trụ sở c Thực hành soạn thảo phiếu gửi Thực hành soạn thảo Phiếu gửi tài liệu đến cho nhân tổ chức 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Vương Đình Quyền Lý luận phương pháp công tác văn thư / PGS Vương Đình Quyền - H.: NXB CT Quốc gia Hà Nội - Triệu Văn Cường - Nguyễn Mạnh Cường Giáo trình văn (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Thông tư số 01/2011/TT - BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Luật số: 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 06 năm 2015 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ - Những tài liệu tham khảo khác (Công báo, trang thông tin điện tử, tài liệu mạng…) 77 ... khoa học, hành - cơng vụ, ngữ Văn quản lý nhà nước viết theo văn phong hành - cơng vụ, loại văn phong tổng hợp hỗn dung văn phong pháp luật văn phong hành - cơng vụ Văn phong hành - cơng vụ dạng... Có sắc thái văn phong hành chính- cơng vụ; Trung tính; - Trung tính sử dụng chủ yếu loại văn phong Văn phong hành chính- cơng vụ sử dụng giao tiếp văn quan nhà nước công tác điều hành- quản lý, ở... tin chuẩn bị soạn thảo - Thu thập thơng tin từ tất nguồn có liên quan tới văn cần soạn thảo - Phân công soạn thảo: Cơ quan đơn vị nhân soạn thảo - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng