Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Quản lý văn bản đến, văn bản đi (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp học viên trình bày được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; phương pháp đăng ký và chuyển giao văn bản đi, đến; làm thành thạo các thao tác nghiệp vụ đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong giai đoạn trước tình hình ngày phát triển, đổi đất nước, thơng tin ngày phát triển vũ bão cơng tác văn thư lưu trữ địi hỏi phải có số kiến thức định chuyên môn nghiệp vụ nhằm xử lý tốt văn chứa thông tin, công việc cách kịp thời hiệu Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo hệ đào tạo ngành Văn thư Hành thay cho tập giảng Giáo trình trước Các tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình quản lý văn bản, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chun mơn trường Về bố cục giáo trình chia làm nội dung gồm khái niệm, nguyên tắc chung văn bản; quản lý văn đến quản lý văn Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, cô đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ninh Bình, ngày 12 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Khái niệm quản lý văn 1.1 Văn đến 1.2 Văn 1.3 Văn giấy tờ nội 1.4 Đăng ký văn Yêu cầu, nguyên tăc chung quản lý văn 2.1 Nguyên tắc tập trung 2.2 Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời 2.3 Nguyên tắc bí mật 2.4 Nguyên tắc đảm bảo quy trình 2.5 Nguyên tắc thống 2.6 Nguyên tắc an toàn 2.7 Nguyên tắc xác BÀI 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận văn đến 1.1 Tiếp nhận văn đến 1.2 Kiểm tra, phân loại bì văn đến 10 1.3 Bóc bì văn đến 10 1.4 Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến 11 Đăng ký văn đến 12 2.1 Lập sổ đăng ký văn đến phương pháp đăng ký 13 2.2 Lập sổ đăng ký đơn thư 18 Trình chuyển giao văn đến 19 3.1 Trình văn đến 19 3.2 Làm thủ tục văn đến 20 3.3 Chuyển giao văn đến 21 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 22 4.1 Giải văn đến 22 4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 23 Thực hành 24 BÀI QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 25 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn 27 1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn 27 1.2 Ghi số ngày, tháng văn 29 1.3 Thực hành kiểm tra thể thức phát văn sai thể thức 34 Nhân bản, đóng dấu quan, dấu mật, dấu khẩn 34 2.1 Nhân 34 2.2 Đóng dấu quan 35 2.3 Đóng dấu độ khẩn, mật 35 2.4 Thực hành đóng dấu văn 37 Đăng ký văn 37 3.1 Đăng ký văn sổ 37 3.2 Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản40 3.3 Thực hành đăng ký văn sổ đăng ký văn 40 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi trình chuyển phát văn 41 4.1 Làm thủ tục chuyển phát văn 41 4.2 Chuyển phát văn 43 4.3 Theo dõi việc chuyển phát văn 46 4.4 Thực hành 46 Lưu văn 46 5.1 Sắp xếp lưu 46 5.2 Bảo quản văn lưu 47 5.3 Phục vụ nghiên cứu văn lưu 47 5.4 Thực hành 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun; QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Mã mơ đun: MĐ 18 Vị trí, tính chất: - Vị trí : Quản lý văn đến, văn mơ đun nghiệp vụ quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mơ đun giảng dạy học môn Nhập môn công tác văn thư, môn Soạn thảo văn 1,2 học trước môn Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, - Tính chất: Là mơ đun chun mơn Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: + Trình bày quy trình quản lý giải văn đi, văn đến; + Phương pháp đăng ký chuyển giao văn đi, đến - Về kỹ năng: + Phát tình phát sinh trình giải văn + Làm thành thạo thao tác nghiệp vụ đăng ký, chuyển giao văn đến, văn - Về lực tự chủ trách nhiệm:Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc bảo mật nội dung văn Nội dung mô đun: Bài 1: Khái niệm nguyên tắc chung quản lý văn Bài 2: Quản lý văn đến Bài 3: Quản lý văn BÀI 1: KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ18.01 Mục tiêu: - Giải thích khái niệm văn đến, văn đi; - Trình bày yêu cầu nguyên tắc chung quản lý văn - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc bảo mật nội dung văn Nội dung chính: Khái niệm quản lý văn Trong hoạt động hàng ngày, để thực chức nhiệm vụ mình, quan phải ban hành văn để gửi cho quan, đơn vị cá nhân có liên quan, đồng thời tiếp nhận văn từ quan đơn vị khác gửi đến Văn quan gửi gọi văn văn quan nhận gọi văn đến Vân đi, đến bằn chứng, sở để quan giải công việc, thực công tác đạo theo dõi thực vấn đề việc thuộc chức nhiệm vụ mình, mặt khác khơng văn chứa đựng thơng tin mang bí mật nhà nước bí mật quan, cần quản lý chặt chẽ “ Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận , chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hành hoạt động ngày quan, tổ chức” 1.1 Văn đến Là văn gửi đến quan theo đường thống bưu điện tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến Văn thư cán bộ, lãnh đạo họp mang về) văn gửi qua hộp thư điện tử, Fax phải chuyển Văn thư để vào sổ, theo dõi Hay nói cách khác: “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến (theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) 1.2 Văn Là văn quan gửi đến quan cấp trên, quan hữu quan đơn vị ngành để thực trao đổi công việc Văn gồm văn thông thường (bản giấy) mềm (máy vi tính); Hay nói cách khác: “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành (theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) 1.3 Văn giấy tờ nội Văn bản, giấy tờ nội loại công văn, giấy tờ quan ban hành để sử dụng nội quan mà không gửi quan khác 1.4 Đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn Theo quy định văn Chính phủ cơng tác văn thư tất văn (cả đến) phải đăng ký việc đăng ký phải thực nhanh chóng kịp thời Việc đăng ký văn công việc quan trọng vì: - Tiện cho việc quản lý bảo quản văn - Tra tìm văn thuận tiện sổ đăng ký văn cơng cụ tìm kiếm thuận lợi để kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao giải văn - Tạo thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn Qua sổ đăng ký thống kê văn giúp cán văn thư thủ trưởng quan thống kê cụ thể số lượng văn quan ban hành quan nhận trình hoạt động Yêu cầu, nguyên tăc chung quản lý văn 2.1 Nguyên tắc tập trung Nguyên tắc có nghĩa việc quản lý văn phải thực tập trung đầu mối phận phụ trách công tác văn thư quan Mục đích ngun tắc để tránh tình trạng phân tán văn dẫn tới thất lạc văn trình giải văn bản, mặt khác tạo điều kiện để cán văn thư quan quản lý cơng việc cách chặt chẽ bảo vệ văn chứa bí mật quan nhà nước 2.2 Ngun tắc nhanh chóng kịp thời Cơng văn giấy tờ phương tiện quan trọng hoạt động quản lý , chuyển giao nhanh chóng , kịp thời góp phần nâng cao hiệu quản hoạt động quan, đặc biệt với văn cần giải gấp thời hạn định, không chuyển giao nhanh chóng, kịp thời làm tổn thất cho nhà nước, đơn vị, làm thiệt hại lợi ích cơng dân Thực u cầu đòi hỏi văn sau thủ trưởng quan ký ban hành phải nhanh chóng làm thủ tục chuyển giao không đươc chaamjj trễ, văn có dấu “ khẩn” “ thượng khẩn” “ hỏa tôc”, văn đến, việc chuyển giao văn quan cần thực theo đường ngắn hợp lý 2.3 Nguyên tắc bí mật Nguyên tắc cần thực chặt chẽ cơng tác văn thư liên quan trực tiếp tới công văn , giấy tờ, mà chứa đựng thơng tin mang bí mật nhà nước Do , ngun tắc bị mật cần đảm bảo thực để tránh tình trạng làm lộ thơng tin bí mật nhà nước 2.4 Nguyên tắc đảm bảo quy trình Đảm bảo quy trình ngun tắc địi hỏi cán thực công tác quản lý văn phải thực đầy đủ bước quy trình quản lý văn bản, khơng nóng vội bỏ quan bước quản lý văn Cũng theo yêu cầu này, thủ trưởng quan đơn vị phải theo dỗi, giám sát chặt chẽ công tác để công tác quản lý văn đảm bảo quy trình theo quy định pháp luật 2.5 Nguyên tắc thống Có nghĩa nghiệp vụ xử lý văn trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn đi, đến, mẫu loại sổ đăng ký văn cách ghi chép quản lý văn bản, tài liệu mật phải tuân theo quy định chung quan nhà nước có thẩm quyền, không tùy tiện làm theo cách riêng 2.6 Ngun tắc an tồn Có nghĩa khơng để xảy tình trạng mát văn bản, thất lạc, hư hỏng lộ bí mật văn u cầu có liên quan nhiều tới cơng tác văn thư tiếp nhận, chuyển giao, giải lưu giữ văn Nhà nước ban hành nhiều văn để đảm bào quan thực yêu cầu quan cần nghiêm chỉnh thực yêu cầu 2.7 Nguyên tắc xác Yêu cầu thể việc tiếp nhận, chuyển giao , vào sổ văn đi, đến, đòi hỏi nghiệp vụ phải thực chuẩn xác , khơng để sai sót, nhầm lẫn ghi sai địa chỉ, ghi sai ký hiệu… Đây yêu cầu quan trọng công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn nói riêng Câu hỏi ơn tập: Câu 1: Anh/ Chị trình bày khái niệm văn đi, văn đến, văn giất tờ nội bộ? Nêu ví dụ? Câu 2: Anh/ Chị trình bày nguyên tắc chung quản lý văn bản? Câu 3: Trong nguyên tắc chung quản lý văn bản, nguyên tắc quan trọng nhất? Vì sao? BÀI 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Mã bài: MĐ18.02 Mục tiêu: - Giải thích quy trình tổ chức quản lý giải văn đến; - Làm thành thạo thao tác nghiệp vụ: + Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bì văn đến; + Bóc bì văn đến, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; + Đăng ký chuyển giao văn đến - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc bảo mật nội dung văn Nội dung chính: NỘI DUNG QUY TRÌNH: Tổ chức quản lý giải văn Để thống việc quản lý công văn giấy tờ quan, tất văn đi, đến quan phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ lấy số văn Lưu đồ quy trình Các bước Trách nhiệm Trình tự cơng việc thực NVVT NVVT Lãnh đạo NVVT NVVT Tiếp nhận công văn đến Đăng ký cơng văn đến: vào số, qt, đính kèm văn chuyển cho lãnh đạo sở LĐ xử lý, chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phịng, ban chun mơn chuyên viên xử lý (nếu phải gửi LĐ chuyển yêu cầu xuống cho NVVT xử lý) Đến cuối tháng NVVT in sổ đăng ký công văn đến để lưu theo dõi Tài liệu/ Diễn giải lưu đồ Bước 1: NVVT tiếp nhận công văn đến theo trình tự sau: - NVVT xem nhanh qua lượt ngồi bì xem có cơng văn gửi cho quan hay không, không chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên Bưu điện - Sau NVVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, thành loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, tin, vào sổ cơng văn đến chuyển trực tiếp cho cá nhân Đối với văn gửi đến quan phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì loại khơng bóc bì: + Loại bóc bì vào sổ: Là văn ngồi bì đề tên quan, khơng có dấu “Mật” Nếu văn khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách NVVT phải chuyển đến Thủ trưởng quan (hoặc Phó Thủ trưởng thường trực Thủ trưởng vắng, trường hợp Thủ trưởng Phó Thủ trưởng vắng thi chuyển cho Chánh Văn phòng) thời gian ngắn Đối với văn gửi Chi uỷ đoàn thể quan, văn thư bóc vào sổ đăng ký công văn đến chuyển cho thường trực Chi ủy đồn thể + Loại khơng bóc bì mà vào sổ, chuyển bì văn “Mật” cho lãnh đạo vào sổ đăng ký công văn đến mà không chuyển qua HSCV Bước 2: Sau bóc bì, phân loại, NVVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến, quét văn bản, đính kèm văn vào sổ đăng ký công văn đến chuyển xử lý cho Lãnh đạo qua phần mềm QLVB HSCV Bước 3: Lãnh đạo xem nội dung văn phân cho Lãnh đạo Phịng ban xử lý cơng việc Lãnh đạo phòng ban xác định xem lĩnh vực cơng việc chun viên phụ trách giao cho chuyên viên giải Nếu văn cần phải gửi cho đơn vị khác LĐ gửi yêu cầu xuống cho NVVT xử lý thực Bước 4: Hàng tháng, vào ngày cuối tháng NVVT có trách nhiệm lập sổ đăng ký công văn đến in lưu tra cứu theo quy định Tiếp nhận văn đến 1.1 Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, người làm văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung cán văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Tên loại Nơi Đơn vị, Ngày trích yếu nội Số nhận Người người tháng lượng dung ký văn nhận bản văn văn lưu văn bản Số, ký hiệu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ngày Ký Ghi chuyển nhận (8) (9) (10) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Số, ký hiệu văn Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ngày tháng văn Ghi ngày, tháng văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Tên loại trích yếu nội dung văn Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi tên loại văn bản; sổ dùng để đăng ký loại văn chia thành nhiều phần, phần dùng để đăng ký loại văn khơng cần ghi tên loại Cột 4: Người ký Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Số lượng Ghi số lượng ban hành Cột 8: Ngày chuyển Ghi rõ ngày văn chuyển Cột 9: Ký nhận - Người trực tiếp nhận văn ký Cột 10: Ghi điểm cần thiết khác - Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền./ 39 3.2 Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Việc đăng ký (cập nhật) văn vào sở liệu văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm Bảng thống kê đầu văn Số ký hiệu VB Ngày văn Đơn vị soạn thảo Trích Trả lời yếu nội văn dung Nơi nhận văn Hồ sơ số Người nhận lưu Ghi Bảng thống kê đầu tình hình xử lý văn Thời gian đến Số văn Đơn vị Ngày văn Cơ quan gửi Trích yếu nội xử lý dung Tình hình xử lý văn Ghi 3.3 Thực hành đăng ký văn sổ đăng ký văn Bài Cho văn sau: (1) Quyết định Số: 115/QĐ-TrCĐN-TC ngày 25 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ trường (2) Quyết định Số: 117/QĐ-TrCĐN-TC ngày 29 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v Quy định bảo dưỡng, sửa chữa tài sản công (3) Quyết định Số: 114/QĐ-TrCĐN-TC ngày 20 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2017 40 (4) Quyết định Số: 111/QĐ-TrCĐN-TC ngày 01 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng Nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ năm 2017 (5) Quyết định Số: 116/QĐ-TrCĐN-TC ngày 27 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành Quy định định mức giảng cho giáo viên tập (6) Quyết định Số: 112/QĐ-TrCĐN-TC ngày 05 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v cử cán bộ, giáo viên tham dự lớp đào tạo, bồi dưỡng tiếng anh trình độ TOEIC tin học IC3 (7) Quyết định Số: 117 /QĐ-TrCĐN-TC ngày 30 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng V/v Lịch nghỉ lễ Giỗ tổ Hùng Vương năm 2017 Yêu cầu: Học sinh thực hành kẻ mẫu sổ đăng ký văn Tiến hành đăng ký văn vào sổ đăng ký văn kẻ Bài Sinh viên sưu tầm mẫu sổ khác, cách đăng ký văn quan tổ chức Làm thủ tục chuyển phát theo dõi trình chuyển phát văn 4.1 Làm thủ tục chuyển phát văn 4.1.1 Lựa chọn bì Tuỳ theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để vào bì cách dễ dàng : Mẫu bì sau: - Mẫu bì văn Hình dạng kích thước Bì văn nên in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu loại bì thơng dụng cụ thể sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần 41 4.1.2 Trình bày bì viết bì TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) (8) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: Website: …… …….…… (4) Số: …………………………(5) Kính gửi: ……………………………… ……………(6) ……………………………… ….………… (7) ……………………………… ….………… (7) Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)./ Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên 4.1.3 Vào bì dán bì Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc 4.1.4 Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) 42 Dấu "Chỉ người có tên bóc bì" sử dụng trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà người nhận bóc bì để bảo đảm bí mật tài liệu, ngồi bì ghi rõ tên người nhận, phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên bì Mực dùng để đóng loại dấu mực màu đỏ tươi Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước quan, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý đóng loại dấu theo đạo thủ trưởng quan, đơn vị cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Mật" ngồi bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ "C" in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Tối mật" ngồi bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ "B" in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật"gửi hai bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật" Nếu tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu "Chỉ người có tên bóc bì" + Bì ngồi: ghi gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ "A" in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm) 4.2 Chuyển phát văn Để chuyển phát văn ta có phương pháp chuyển giao chủ yếu sau: 4.2.1 Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn đây: + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng + Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực nên sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản” Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ 43 4.2.2 Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn cán văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ 4.2.3 Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) - Mẫu sổ gửi văn bưu điện Sổ gửi văn bưu điện nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Năm: Từ ngày …… đến ngày Từ số đến số Quyển số: 44 b Phần đăng ký gửi văn bưu điện Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận dấu bưu điện Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng gửi văn bưu điện; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số, ký hiệu văn Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cột 4: Số lượng bì Ghi số lượng bì văn gửi đi, Ví dụ: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì 15/02 262/BTCHCSN UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ 64 16/02 264/BTCHCSN Sở Tài - Vật giá tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ 64 265/BTC-NS Ký nhận dấu bưu điện Ghi Cột 5: Ký nhận dấu bưu điện Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện (nếu có) Cột 6: Ghi Ghi điểm cần thiết khác./ 4.2.4 Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng 45 Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ 4.2.5 Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) 4.3 Theo dõi việc chuyển phát văn Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: 4.3.1 Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định; 4.3.2 Theo dõi thời gian chuyển văn - Phải theo dõi thời gian chuyển văn để kiểm tra văn có đến nơi nhận, thời gian hay khơng, có sai sót cần kịp thời đưa phương án sử lý - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải 4.3.3 Xác nhận việc chuyển văn - Nhân viên văn thư cần kiểm tra, xác nhận lại việc chuyển văn với bên nhận văn Việc xác nhận việc chuyển văn giúp cho việc chuyển văn xác, kịp thời, tránh việc thất lạc, văn khắc phục kịp thời có sai sót sảy 4.4 Thực hành Bài tập Luyện tập đăng ký văn vào sổ: Sổ đăng ký văn đi, Sổ chyển giao văn đi, Sổ gửi văn bưu điện, Ghi bì văn Bài tập Khảo sát thực tế quan, đơn vị công tác văn thư trình quản lý văn Nộp tiểu luận kèm theo hình ảnh minh chứng quan tổ chức ( Làm cá nhân theo nhóm) Lưu văn 5.1 Sắp xếp lưu Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ 46 Bản lưu văn văn thư quan, tổ chức phải xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu 5.2 Bảo quản văn lưu Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự dăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bảo lưu văn thư Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật lưu giữ, bảo quản chặt chẽ sử dụng mục đích Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau xử lý xong phải phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm két sắt, không tự động mang khỏi quan Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cơng tác, mang nhà riêng phải đồng ý thủ trưởng quan, đơn vị, phải đăng ký với phận văn thư có phương án bảo mật chặt chẽ Mọi trường hợp phát tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng bí mật nhà nước bị lộ phải báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị để có biện pháp giải kịp thời 5.3 Phục vụ nghiên cứu văn lưu - Mẫu sổ sử dụng lưu Sổ sử dụng lưu nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ sử dụng lưu” 47 TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Năm: Từ ngày …… đến ngày Từ số đến số Quyển số: b Phần đăng ký sử dụng lưu Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày tháng (1) Họ Số, ký Tên loại Hồ Ký Ngày tên hiệu, ngày trích yếu sơ nhận trả người sử tháng nội dung số dụng văn văn (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn đăng ký 48 (6) (7) Người cho phép sử dụng (8) Ghi (9) Cột 1: Ghi ngày, tháng , năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02/2017, 21/7/2013, 31/12/2017 Cột 2: Họ tên người sử dụng Ghi họ tên, đơn vị công tác người sử dụng lưu Cột 3: Số, ký hiệu, ngày tháng văn Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Tên loại trích yếu nội dung văn Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 5: Hồ sơ số Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp, đánh số ký hiệu bảo quản văn thư, ví dụ: Số: CV-03/2014 (tập lưu cơng văn số 03 năm 2004) Cột 6: Ký nhận Chữ ký người sử dụng lưu Cột 7: Ngày trả Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu Cột 8: Người cho phép sử dụng Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép), v.v / - Quyền trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu hoạt động công vụ, công tác thực tiễn, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác theo quy định Nhà nước đảm bảo bảo vệ bí mật Quốc gia Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích Nhà nước, lợi ích Dân tộc, quyền lợi ích hợp pháp cơng dân Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có tính chất quan trọng, phải có trách nhiệm giữ gìn bí mật thơng tin tài liệu lưu trữ theo chế độ bảo mật hành Nhà nước Cán bộ, viên chức TTLT thành phố có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ, bảo quản an tồn, bí mật tài liệu lưu trữ phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ TTLT thành phố Tài liệu lưu trữ TTLT thành phố khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học phục vụ cho yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội an ninh - quốc phịng thành phố 49 Khơng khai thác, sử dụng loại tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước (ngoại trừ loại tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước Thủ tướng Chính phủ cơng bố hết hiệu lực bí mật Quốc gia); tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; gốc tài liệu lưu trữ có nguy bị hư hỏng, bị mục nát khai thác, sử dụng nghiên cứu phòng đọc mượn phục vụ cho hoạt động công vụ dạng hợp pháp tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định Nhà nước - Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Đối với quan, tổ chức, cá nhân nước Cơ quan, tổ chức, cá nhân nước, có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phận lưu trữ phải xuất trình loại giấy tờ sau: Giấy giới thiệu quan quyền địa phương nêu rõ mục đích yêu cầu việc nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Giấy chứng minh nhân dân thẻ công chức, viên chức Đối với quan, tổ chức, cá nhân nước Cơ quan, tổ chức, cá nhân ngồi nước có u cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải xuất trình loại giấy tờ sau: Giấy giới thiệu quan Đại sứ quán, Tổng lãnh quán Việt Nam, nêu rõ mục đích nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Giấy giới thiệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cấp Bộ, ngành thuộc Trung ương có liên quan đến đề tài nghiên cứu khoa học, nêu rõ đề tài nghiên cứu, mục đích nghiên cứu thời hạn nghiên cứu; Hộ chiếu người có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Hướng dẫn việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Cán bộ, viên chức văn thư lưu trữ hướng dẫn quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu thực công việc sau: Ghi vào “Phiếu yêu cầu” khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ; Trình duyệt “Phiếu yêu cầu” theo thẩm quyền quy định Điều 6; Hướng dẫn Quy định, Nội quy đến nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phận lưu trữ Cơ quan, tổ chức, cá nhân, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng đọc trung tâm có trách nhiệm: Sử dụng bảo quản khơng để thất lạc làm rách, nát tài liệu lưu trữ; Tuyệt đối khơng tẩy, sửa, gạch, xóa, đánh dấu vào tài liệu lưu trữ; 50 Khi sử dụng xong tài liệu lưu trữ phải trả đầy đủ, có chữ ký xác nhận cán bộ, viên chức quản lý kho tài liệu lưu trữ; Khi có yêu cầu chụp tài liệu lưu trữ phải chấp thuận người có thẩm quyền theo quy định Điều Quy định - Thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ nước Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ nước ngồi để phục vụ hoạt động cơng vụ, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau chấp thuận người đứng đàu quan người trực tiếp giao nhiệm vụ công tác lưu trữ người đứng đầu quan Nghiêm cấm việc mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, dạng hình thức chính, gốc từ trung tâm lưu trữ khỏi lãnh thổ Việt Nam; trường hợp người đứng đầu quan cho phép mang hợp pháp - Trách nhiệm chụp tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cần chụp tài liệu phục vụ cho công tác thực tiễn phải chấp thuận người có thẩm quyền theo quy định Việc chụp tài liệu cán bộ, viên chức TTLT đảm nhiệm, thực TTLT phải đảm bảo yêu cầu sau: Chính xác nội dung chính, khơng sửa chữa, thêm bớt câu chữ, dấu chấm, dấu phẩy; Không chụp bút phê Chủ tịch, Phó Chủ tịch quan ghi văn liên quan đính kèm theo hồ sơ tài liệu lưu trữ; Không chụp thảo, loại Phiếu trình, Phiếu xử lý công văn chuyên viên Trong trường hợp đặc biệt cho phép cung cấp loại Phiếu trình, Phiếu xử lý cơng văn cho chun viên Văn phịng UBND thành phố, phải chấp thuận Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phòng phụ trách - Thời gian sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác Thời gian sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu, điều hành kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phịng nhu cầu đáng khác không 07 ngày kể từ ngày mượn Trong trường hợp đặc biệt, sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng cho hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học, phổ biến văn bản, trưng bày, triển lãm giới thiệu tài liệu lưu trữ, chấp thuận Chủ tịch, Phó Chủ tịch quan thời gian cho mượn không 30 ngày kể từ ngày mượn Thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ TTLT thực theo ngày làm việc, từ thứ đến thứ hàng tuần Trường hợp đặc biệt, 51 theo yêu cầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phịng(hoặc trưởng phịng hành chính), Phó Chánh Văn phịng( Phó phịng hành chính), Giám đốc TTLT( người đứng đầu phận lưu trữ) bố trí cán bộ, viên chức thực việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ làm việc 5.4 Thực hành Luyện ghi sổ sử dụng lưu theo mẫu cho Sưu tầm hình ảnh thực tế quan mà em tiếp xúc 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư, công báo số 9, năm 2004 trang 07 - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị quốc gia PGS Vương Đình Quyền - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư-Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm 2006 (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) - Tổ chức quản lý văn - tập giảng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) 7- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ - Các báo cáo, viết trang mạng… 53 ... 53 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun; QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Mã mơ đun: MĐ 18 Vị trí, tính chất: - Vị trí : Quản lý văn đến, văn mơ đun nghiệp vụ quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư. .. cao đẳng nghề Cơ đi? ??n Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành Quy định định mức giảng cho giáo viên tập (6) Quyết định Số: 112/QĐ-TrCĐN-TC ngày 05 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng nghề Cơ đi? ??n Xây dựng. .. Thực hành đăng ký văn sổ đăng ký văn Bài Cho văn sau: (1) Quyết định Số: 115/QĐ-TrCĐN-TC ngày 25 tháng 03 năm 2017 Trường cao đẳng nghề Cơ đi? ??n Xây dựng Việt Hùng V/v ban hành Quy chế công tác văn