Giáo trình Công tác văn thư trong doanh nghiệp (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn nhằm giúp học viên trình bày được những kiến thức cơ bản về đặc điểm tổ chức và hoạt động của các loại hình doanh nghiệp Việt Nam; nêu được những nguyên tắc và phương pháp tổ chức công tác văn thư trong các doanh nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Để đáp ứng nhu cầu học tập,nghiên cứu thực công việc văn thư doanh nghiệp chúng tơi tiến hành soạn giáo trình cơng tác văn thư doanh nghiệp.Trong q trình soạn có tham khảo tài liệu : - Công tác văn thư doanh nghiệp- Tập giảng Trường Cao đẳng Văn thư- Lưu trữ TWI - PGS TS Vũ Thị Phụng, Th.S Nguyễn Thị Kim Bình (Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội): Công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp(Tập giảng-lưu hành nội bộ) - Tập giảng nhập môn Văn thư- Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I- 2007 - Vương Đình Quyền- Lý luận phương pháp công tác Văn thư (Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội- năm 2005) - Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành công tác Văn thư - Thông tư liên tịch số 55/ 2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ- Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Luật Doanh nghiệp NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội, 2005 - Một số viết tạp chí chun ngành Trong giáo trình nội dung cách trình bày cịn có sai sót mong nhận ý kiến đóng góp Xin chân thành cảm ơn Ngày 12 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: CN Đinh Thanh Nghị 2.ThS Phạm Văn Sĩ 3.ThS Hoàng Thị Thu Vân MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP Khái niệm doanh nghiệp Phân loại doanh nghiệp 2.1 Loại hình Doanh nghiệp tư nhân 2.2 Loại hình doanh nghiệp Công ty hợp danh 2.4 Loại hình doang nghiệp Cơng ty cổ phần CÂU HỎI CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT SỐ LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM 10 Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) 10 Công ty cổ phần 11 Công ty hợp danh 15 Doanh nghiệp tư nhân 16 Công ty liên doanh 17 5.1 Vốn pháp định 17 5.2 Ưu nhược điểm 19 Cơng ty 100% vơn nước ngồi 20 Tập đoàn kinh tế 21 CÂU HỎI 25 CHƯƠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP 26 Cơ sở pháp lý 26 Các biện pháp tổ chức quản lý công tác văn thư doanh nghiệp 27 2.1 Tổ chức phận phụ trách, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp công tác Văn thư 27 2.2 Tuyển chọn & bố trí cán văn thư chuyên trách 28 2.3 Ban hành Văn đạo, hướng dẫn thực công tác Văn thư 28 2.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho cán nhân viên doanh nghiệp 28 2.5 Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng & xử lý vi phạm công tác Văn thư 29 CÂU HỎI 30 CHƯƠNG 4.TỔ CHỨC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG DOANH NGHIỆP 31 Các loại Văn mà doanh nghiệp phép ban hành 31 1.1 Văn hành 31 1.2 Văn Chuyên nghành 33 Thẩm quyền ban hành VB DN 33 2.1 Thẩm quyền hình thức VB 33 2.2 Thẩm quyền nội dung VB 34 2.3 Thủ tục trình tự ban hành VB 35 Thể thức Văn Doanh nghiệp 36 3.1 Quốc hiệu 36 3.2 Tác giả Văn 36 3.3 Số, ký hiệu Văn 36 3.4 Trích yếu nội dung VB 36 3.5 Chữ ký người có thẩm quyền 37 3.6 Nơi nhận 38 3.7 Dấu quan ban hành 38 Quản lý sử dụng dấu 38 4.1 Nguyên tắc quản lý 38 4.2 Nội dung quản lý & sử dụng dấu DN 38 CÂU HỎI 39 CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC 40 DOANH NGHIỆP 40 Quản lý văn đến 40 1.1 Các loại văn đến 40 1.2 Nguyên tắc quản lý 40 1.3 Phương pháp quản lý Vb đến 41 Quản lý văn 41 2.1 Nguyên tắc quản lý VB 41 2.2 Phương pháp quản lý VB 42 Quản lý VB mật 42 CÂU HỎI 43 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 44 Các loại Hồ sơ hình thành hoạt động DN 44 Quy trình phương pháp lập hồ sơ 44 2.1 Tổ chức lập DMHS 44 2.2 Thu thập văn bản, tài liệu 45 2.3 Sắp xếp TL HS 45 2.4 Biên mục HS 45 Quản lý HS trước nộp vào Lưu trữ 45 CÂU HỎI 72 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Mơn học: Công tác văn thư doanh nghiệp Mã môn học: MH27 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Cơng tác văn thư doanh nghiệp môn học trang bị cho học sinh trung cấp kiến thức công tác văn thư doanh nghiệp, môn học giảng dạy vào học kỳ năm thứ hai - Tính chất mơn học: Là mơn học tự chọn MỤC TIÊU MƠN HỌC: - Về kíến thức: + Trình bày kiến thức đặc điểm tổ chức hoạt động loại hình doanh nghiệp Việt Nam; + Nêu nguyên tắc phương pháp tổ chức công tác văn thư doanh nghiệp - Về kỹ năng: + Làm thao tác nghiệp vụ công tác văn thư doanh nghiệp; - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nhận thức vị trí tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động doanh nghiệp, từ nâng cao ý thức lịng u nghề, có trách nhiệm giúp lãnh đạo doanh nghiệp việc tổ chức tốt công tác văn thư Nội dung môn học: CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT SỐ LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM CHƯƠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 4.TỔ CHỨC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP Mã chương: MH27.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, đặc điểm loại loại hình doanh nghiệp Việt Nam Nội dung chính: Khái niệm doanh nghiệp Về góc độ pháp lý, theo Khoản Điều Luật doanh nghiệp ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005 Việt Nam, khái niệm doanh nghiệp sau: "Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực ổn định hoạt động kinh doanh." Trên thực tế doanh nghiệp gọi nhiều thuật ngữ khác nhau: cửa hàng, nhà máy, xí nghiệp, hãng, “Doanh nghiệp đơn vị sản xuất kinh doanh tổ chức, nhằm tạo sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thị trường, thông qua để tối đa hóa lợi nhuận sở tôn trọng luật pháp nhà nước quyền lợi đáng người tiêu dùng” Những đặc điểm họat động doanh nghiệp nói chung, mang chức sản xuất kinh doanh Tối đa hóa lợi nhuận mục têu kinh tế bản, bên cạnh mục tiêu xã hội Phải chấp nhận cạnh tranh để tồn phát triển Doanh nghiệp Nhà nước: Là tổ chức kinh tế Nhà nước đầu tư vốn Nhà nước - người đại diện toàn dân - tổ chức thực chức quản lý mặt hoạt động sản xuất kinh doanh kể từ thành lập giải thể Doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, có quyền nghĩa vụ dân phạm vi số vốn doanh nghiệp quản lý Khái niệm: Điều1 luật DNNN Quốc hội thông qua ngày 20.4.1995 nêu: DNNN tổ chức kinh tế Nhà nước đầu tư vốn thành lập tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh hoạt động cơng ích nhằm thực mục tiêu kinh tế xã hội Nhà nước quy định Doanh nghiệp có tư cách hợp pháp có cách pháp nhân có quyền nghĩa vụ dân sự, chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh doanh Đặc điểm Với nhiệm vụ thực mục tiêu kinh tế xã hội điều tiết vĩ mô kinh tế thị trường đặt nhu cầu khách quan hình thành tồn DNNN Quyền sở hữu tư liệu sản xuất thuộc Nhà nước, đặc điểm thứ phân biệt DNNN với doanh nghiệp khác, đồng thời hoạt động kinh doanh đặc điểm phân biệt DNNN với tổ chức, quan khác Chính phủ DNNN phân biệt loại hình doanh nghiệp khác đặc điểm sau đây: So sánh DNNN với loại hình DN khác DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC CÁC LOẠI HÌNH DN KHÁC - Cơ quan Nhà - Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền định nước cho phép thành thành lập, thực mục tiêu kinh tế xã hội đảm lập sở đăng ký bảo tính định hướng XHCN kinh doanh chủ thể kinh doanh - Tài sản phận tài sản Nhà nước, thuộc thuộc sở hữu Nhà nước (vì DNNN Nhà - Chủ thể kinh nước đầu tư vốn để thành lập) DNNN khơng có quyền doanh chủ sở hữu sở hữu tài sản mà người quản lý kinh tài sản kinh doanh số tài sản Nhà nước (khơng có quyền sở doanh họ hữu có quyền chiếm hữu, định đoạt sử dụng - DNNN Nhà nước tổ chức Bộ máy quản lý doanh nghiệp Nhà nước bổ nhiệm cán chủ chốt doanh nghiệp, phê duyệt chiến lược, qui hoạch, kế hoạch Phân loại doanh nghiệp 2.1 Loại hình Doanh nghiệp tư nhân Doanh nghiệp tư nhân doanh nghiệp: cá nhân làm chủ sở hữu cá nhân chủ sở hữu làm chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân; không đồng thời làm chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân khác chủ sở hữu hộ kinh doanh thành viên hợp danh công ty hợp danh Cá nhân chủ sở hữu tự định cấu tổ chức đích thân trực tiếp quản lý, thực hoạt động kinh doanh người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp; cá nhân chủ sở hữu chịu trách nhiệm vơ hạn tồn tài sản hoạt động kinh doanh doanh nghiệp doanh nghiệp tư nhân pháp nhân Nếu bạn thực muốn đứng lên thành lập doanh nghiệp, làm chủ doanh nghiệp hồn tồn tự định tự chịu trách nhiệm cấu quản lý cách thức hoạt động kinh doanh lựa chọn loại hình doanh nghiệp tư nhân lựa chọn tối ưu Tuy nhiên, lựa chọn loại hình doanh nghiệp bạn phải vô lưu ý tài sản doanh nghiệp tư nhân cá nhân bạn tách biệt, bạn phải chịu trách nhiệm với tồn tài sản cá nhân hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Trách nhiệm vô hạn tài sản cá nhân hoạt động kinh doanh doanh nghiệp ưu điểm loại hình doanh nghiệp tư nhân q trình hợp tác kinh doanh khách hàng ln tin tưởng quyền lợi họ đảm bảo tài sản khơng doanh nghiệp mà cịn tài sản chủ doanh nghiệp Trách nhiệm vơ hạn tài sản chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh doanh doanh nghiệp vừa ưu điểm lại vừa nhược điểm loại hình doanh nghiệp Hiện nay, nều kinh tế có nhiều biến chuyển việc rộng kinh doanh nhu cầu hợp tác ngày mở rộng ý loại hình doanh nghiệp tư nhân khơng cịn nhiều nhà kinh doanh lựa chọn Thay vào loại hình doanh nghiệp mang tính phổ biến tính hợp tác cao TNHH hay cổ phần 2.2 Loại hình doanh nghiệp Cơng ty hợp danh Công ty hợp danh doanh nghiệp có hai thành viên cá nhân, phải có thành viên hợp danh; ngồi thành viên hơp danh có thành viên góp vốn; thành viên hợp danh phải cá nhân, cịn thành viên góp vốn cá nhân, tổ chức; thành viên hợp danh chịu trách nhiệm liên đới vơ hạn tồn tài sản khoản nợ nghĩa vụ khác doanh nghiệp; cịn thành viên góp vốn chịu trách nhiệm phạm vi giá trị số vốn góp vào cơng ty; thành viên hợp danh có quyền quản lý điều hành hoạt động kinh doanh công ty; cịn thành viên góp vốn khơng có quyền quản lý cơng ty; trường hợp thành viên góp vốn tham gia quản lý, điều hàh cơng ty, thành viên đương nhiên gọi thành viên hợp danh; công ty hợp danh có tư cách pháp nhân khơng phát hành chứng khoán Về thực chất, thành viên hợp danh công ty hợp danh không khác nhiều so với chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân Tuy nhiên, để nâng cao trách nhiệm hiệu kinh doanh khơng có khả thành lập doanh nghiệp riêng việc kết hợp với số người bạn có chung ý tưởng để kinh doanh loại hình cơng ty hợp danh số lực chọn tốt Cũng giống doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh loại hình doanh nghiệp nhà kinh doanh lựa chọn Dường loại hình doanh nghiệp vào quên lãng nhà kinh doanh Và tương lai không xa loại hình doanh nghiệp thay loại hình doanh nghiệp khác thực tế nhu cầu nhà kinh doanh khơng cịn nhiều 2.3 Loại hình doanh nghiệp Cơng ty TNHH Theo quy định Luật doanh nghiệp 2005 cơng ty TNHH chia thành 02 loại: Công ty TNHH thành viên công ty TNHH thành viên trở lên Sự khác biệt hai loại hình doanh nghiệp nằm cấu tổ chức quản lý hay cách thực quyền chủ sở hữu Công ty TNHH thành viên doanh nghiệp tổ chức cá nhân làm chủ sở hữu (sau gọi chủ sở hữu công ty); chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác công ty phạm vi số vốn điều lệ công ty Công ty TNHH thành viên doanh nghiệp thành viên tổ chức cá nhân, số lượng không vượt 50 Dù công ty TNHH thành viên hay công ty TNHH thành viên có đặc điểm sau: số lượng thành viên không 50; trách nhiệm thành viên giới hạn phạm vi số vốn cam kết góp vào cơng ty; phần vốn góp chuyển nhượng được; có điều kiện; cơng ty pháp nhân độc lập tách biệt trách nhiệm với thành viên công ty TNHH không phát hành chứng khốn Mặc dù khơng có quyền phát hành chứng khoán để thu hút vốn cho hoạt động kinh doanh loại hình cơng ty cổ phần loại hình cơng ty TNHH lại nhiều người lựa chọn để tiến hành hợp tác kinh doanh đặc tính chịu trách nhiệm phạm vi số vốn góp vào cơng ty việc chuyển nhượng vốn thành viên góp vốn bị hạn chế so với loại hình cơng ty cổ phần Nếu cá nhân mong muốn đứng thành lập doanh nghiệp mình làm chủ sở hữu tự chịu trách nhiệm tất hoạt động kinh doanh lại không muốn mang tài sản cá nhân mà giới hạn phạm vi tài sản góp vào cơng ty Trong trường hợp này, loại hình cơng ty TNHH thành viên cá nhân làm chủ sở hữu lựa chọn tốt nhât Nếu trường hợp tổ chức muốn đứng thành lập doanh nghiệp kinh doanh mà khơng muốn có thêm tổ chức hay cá nhân góp vốn tổ chức hồn tồn lựa chọn loại hình cơng ty TNHh thành viên tổ chức làm chủ sở hữu Hiên nay, loại hình cơng ty TNHH nhiều người lựa chọn thành lập tiến hành khởi nghiệp kinh doanh Bởi loại hình doanh nghiệp mang tính linh hoạt có nhiều loại để lựa chọn Nếu cá nhân thành lập cơng ty TNHH thành viên cá nhân làm chủ sở hữu, tổ chức lựa chọn loại hình cơng ty TNHH thành viên tổ chức làm chủ sở hữu từ người trở lên hợp tác kinh doanh lựa chọn loại hình cơng ty TNHH thành viên trở lên 2.4 Loại hình doang nghiệp Cơng ty cổ phần Cơng ty cổ phần doanh nghiệp đó: Vốn điều lệ chia thành nhiều phần gọi cổ phần; Cổ đơng tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu ba không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác doanh nghiệp phạm vi số vốn góp vào doanh nghiệp; Cổ đơng có quyền tự chuyển nhượng cổ phần cho người khác, trừ trường hợp quy định Luật doanh nghiệp 2005 Cơng ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.Cơng ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán loại để huy động vốn Tài sản cá nhân doanh nghiệp tách biệt cá nhân chịu trách nhiệm hoạt động doanh nghiệp phạm vi số vốn góp vào giống loại hình cơng ty TNHH Hiện nay, loại hình cơng ty cổ phần lại loại cơng ty nhiều người lựa chọn quy định linh hoạt pháp luật loại hình doanh nghiệp trình hoạt động Việc chuyển nhượng cổ phần cổ đông thực tự sau công ty thành lập năm cơng ty phát hành chứng khoán để thu hút vốn đầu tư cho hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần loại hình doanh nghiệp phản ánh rõ nét phát triển nhu cầu thực tế nhu cầu hợp tác kinh doanh cá nhân tổ chức ngày mở rộng quan tâm nhiều Đó ưu điểm có loại hình cơng ty cổ phần có loại hình doanh nghiệp theo Luật doanh nghiệp 2005 CÂU HỎI Trình bày khái niệm, đặc điểm, DN nhà nước, DN tư nhân, CTTNHH, Cty hợp danh? PHỤ LỤC VI SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ theo dõi giải văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mmx 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ theo dõi giải văn đến” b) Phần theo dõi giải văn đến Phần theo dõi giải văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau: Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị người nhận Thời hạn giải Tiến độ giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi theo số đến ghi dấu “Đến” sổ đăng ký văn đến Cột 2: Ghi tên loại văn quan, tổ chức gửi đến, đơn thư khiếu nại, tố cáo đơn, thư; nội dung khác ghi theo hướng dẫn khoản Phụ lục II Thông tư Côt 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ghi thời hạn giải văn đến theo quy định pháp luật, quy định quan, tổ chức theo ý kiến người có thẩm quyền Cột 5: Ghi tiến độ giải văn đến đơn vị, cá nhân so với thời hạn quy định, ví dụ: giải quyết, chưa giải v.v Cột 6: Ghi số ký hiệu văn trả lời văn đến (nếu có) Cột 7: Ghi điểm cần thiết khác./ 58 PHỤ LỤC VII SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) I Sổ đăng ký văn (loại thường) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” b) Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày hiệu tháng văn văn (1) (2) Tên loại trích yếu nội dung văn (3) Người Nơi Đơn vị, Số ký nhận văn người lượng nhận bản lưu (4) (5) (6) (7) Ghi (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác II Sổ đăng ký văn mật 59 Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, mục I Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền 60 PHỤ LỤC VIII BÌ VĂN BẢN (Kèm theo Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu bì văn a) Hình dạng kích thước Bì văn phải in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu loại bì thơng dụng cụ thể sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần b) Mẫu trình bảy Mẫu trình bày bì văn minh họa theo hình vẽ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), ( 8) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: ……………………… Website:…………………(4) Số:……………………………………(5) Kính gửi: ………………………………………………(6) …………………………………………… …(7) …………………………………………… …(7) Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn 61 (2): Địa quan, tổ chức (nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)./ 62 PHỤ LỤC IX SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn cho quan khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi" b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức; - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì./ PHỤ LỤC X 63 SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ gửi văn bưu điện phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” b) Phần đăng ký gửi văn bưu diện Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ng ày chuyển (1) Số, ký hiệu văn (2) Nơi nhận văn (3) Ký nhận dấu bưu điện (4) (5) G hi (6) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bưu điện; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cột 4: Ghi số lượng bì văn gửi Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện (nếu có) Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác./ 64 PHỤ LỤC XI SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ sử dụng lưu phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ sử dụng lưu” b) Phần đăng ký sử dụng lưu Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày Họ tên Số/ký hiệu Tên loại Hồ Ký Ngày Người tháng người ngày trích sơ số nhậ trả cho sử tháng văn yếu nội n phép sử dụng dung văn dụng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Ghi (9) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011 Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị công tác người sử dụng lưu Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 5: Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp theo thứ tự đăng ký văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu công văn số 01 năm 2011) Cột 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu Cột 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu 65 Cột 9: Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép)./ PHỤ LỤC XII MẪU DANH MỤC HỒ SƠ (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA… (tên quan, tổ chức) Năm … (Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ….) Số ký hiệu HS (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản (2) Đơn vị/ người lập hồ sơ (3) G hi (4) ( 5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có ……… (1) hồ sơ, bao gồm: …………… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên 66 Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Côt 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục./ PHỤ LỤC XIII MỘT SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo cơng tác năm 2011 Đài Truyền hình Việt Nam Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 2010- 2011 Sở Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn tỉnh Thái Bình Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Bộ Nội vụ thực cải cách hành cơng năm 2011 Tập lưu (quyết định, thị, công văn v.v ) - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu cơng văn quý I năm 2011 Tổng cục Thuế 67 Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 Tổng Cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị loại hủy tài liệu” Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức Hà Nội từ 25-26/01/1995 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc Ví dụ 1: Hồ sơ Liên hoan Truyền hình tồn quốc Đài THVN tổ chức TP Hạ Long từ 10-16/01/2005 Ví dụ 2: Hồ sơ cấp phép mở mạng cung cấp, sử dụng dịch vụ viễn thông tin học năm 2010 Ví dụ 3: Hồ sơ việc nâng lương năm 2010 (nếu năm có nhiều đợt nâng lương đợt nâng lương lập hồ sơ) Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A./ 68 PHỤ LỤC XIV MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: …………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ……………………………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn …………… , ngày … tháng … năm 20…… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ Cột 7: Ghi thơng tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ./ 69 PHỤ LỤC XV MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………………, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn ………… (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ơng (bà): ………………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: ……………………………………………… BÊN NHẬN:(Lưu trữ quan), đại diện là: - Ơng (bà): …………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: ……………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………… Thời gian tài liệu: …………………………………………… Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ………… Quy mét giá: ……….mét Tình trạng lài liệu giao nộp: …………………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ 70 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT (Kèm theo Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư pháp) tt SThành phần thể thứcvà chi tiết trình bày (1) (2) Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ Phơng chữ: Times New Roman chữ thường chữ in hoa Cỡ chữ (7) (3) (4) (5) (6) - Dòng In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ 13 NGHĨA VIỆT NAM - Dòng In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập - Tự - Hạnh phúc 14 In hoa 13 Đứng, đậm BỘ TÀI CHÍNH 13 In thường 13 Đứng Số: 32/2002/NĐ-CP; 15/2007/TTLT-BTP-BNV 13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 13 2004 1Quốc hiệu - Dòng kẻ bên 2Tên quan, tổ chức - Tên quan - Dòng kẻ bên 3Số, ký hiệu văn danh ngày, tháng, In thường Địa năm ban hành văn Số: 13 5Tên văn - Tên loại văn In hoa 14 Đứng, đậm THÔNG TƯ 14 - Tên gọi văn In thường 14 Đứng, đậm Quy định chế độ 14 - Dòng kẻ bên 6Nội dung văn - Từ “phần”, “chương” số thứ tự phần, In thường chương 14 Đứng, đậm 13-14 Chương I Phần I 71 - Tiêu đề phần, In hoa chương 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG - Từ “mục” số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Mục 14 - Tiêu đề mục In hoa 12-13 Đứng, đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 13 - Điều In thường 13-14 Đứng, đậm Điều Bản văn 14 - Khoản In thường 13-14 Đứng Các hình thức 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với 14 - Quyền hạn người In hoa ký 13-14 Đứng, đậm TM CHÍNH PHỦ KT BỘ 14 TRƯỞNG - Chức vụ người ký in hoa 13-14 đứng, đậm THỦ TƯỚNG THỨ TRƯỞNG 14 - Họ tên người ký In thường 13-14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14 In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Đứng - .; QUY ĐỊNH CHUNG Chức vụ, họ tên người ký 8Nơi nhận - Từ “nơi nhận” - Tên quan, tổ chức, In thường cá nhân nhận văn bản, 11 hiệu người đánh máy, In thường Ký nhân số lượng 11 12 - Các Bộ, quan ngang Bộ, ; 11 - Lưu: VT, CST Đứng PL.300 11 lục văn Phụ - Từ “phụ lục” số thứ tự phụ lục In thường 14 Đứng, đậm - Tiêu đề phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 13 trang Số In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 Phụ lục I 14 CÂU HỎI Câu 1: Quy trình lập hồ sơ DN? Câu 2: Vào sổ đăng ký văn - đến 72 ... công việc văn thư doanh nghiệp chúng tơi tiến hành soạn giáo trình cơng tác văn thư doanh nghiệp .Trong q trình soạn có tham khảo tài liệu : - Công tác văn thư doanh nghiệp- Tập giảng Trường Cao. .. phải thành lập phịng, tổ văn thư bố trí người làm Văn thư Văn thành lập phải nêu rõ: + Chức phận văn thư: Tổ chức thực cơng tác hành văn thư Doanh nghiệp ( quản lý công tác Văn thư doanh nghiệp) ... xuất kinh doanh doanh nghiệp * Để quản lý công tác văn thư doanh nghiệp nước, nghiên cứu văn Nhà nước quy định việc thực công tác văn thư để ban hành văn quy định việc thực cơng tác văn thư cho