Giáo trình Nhập môn công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) nhằm trang bị những kiến thức tổng hợp và khái quát về công tác văn thư hành chính trong chương trình đào tạo nghề văn thư. Giáo trình gồm 3 chương trình bày những nội dung về: khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu đối với công tác văn thư; nội dung công tác văn thư; tổ chức quản lý, đào tạo và trách nhiệm công tác văn thư;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NHẬP MÔN CÔNG TÁC VĂN THƯ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu chúng tơi tiến hành soạn giáo trình Nhập mơn văn thư q trình soạn chúng tơi có sử dụng tài liệu tham khảo: Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4 /2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị Quốc gia PGS Vương Đình Quyền Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm 2006 (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Tổ chức quản lý văn - tập giảng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Nội dung cách trình bày giáo trình có vấn đề sai sót mong đóng góp ý kiến, xin chân thành cảm ơn Ngày 10 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: CN Đinh Thanh Nghị MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ U CẦU ĐỐI VỚI CƠNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm công tác văn thư Vị trí, cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức 2.1 Công tác văn thư 2.2 Công tác lưu trữ Ý nghĩa công tác văn thư Yêu cầu công công tác văn thư 4.1 Nhanh chóng 4.2 Chính xác 4.3 Bí mật 4.4 Hiện đại Đối tượng công tác văn thư CÂU HỎI: 10 CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 10 Xây dựng văn 11 1.1 Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; 12 1.2 Xử lý thông tin; 12 1.3 Thảo văn 12 1.4 Trình duyệt thảo 12 1.5 Đánh máy, nhân 12 Tổ chức, quản lý văn 17 2.1 Quản lý văn đến 17 2.2 Tổ chức quản lý văn 30 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 40 3.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành 40 3.2 Lập hồ sơ 42 3.3 Nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức 42 Quản lý sử dụng dấu 49 CÂU HỎI 50 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ 51 Tổ chức quản lý công tác văn thư 51 1.1 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư 51 1.2 Các quan thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư 52 Trách nhiệm cán quan, tổ chức công tác văn thư 53 2.1 Trách nhiệm lãnh đạo quan 54 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng phịng hành 54 2.3 Trách nhiệm công chức viên chức quan với công tác văn thư 55 2.4 Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan 55 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư 56 3.1 Yêu cầu cán văn thư chuyên trách 56 3.2 Các sở đào tạo 59 CÂU HỎI 59 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Nhập môn công tác văn thư Mã môn học: MH15 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Nhập môn công tác văn thư môn học nghiệp vụ nghề quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư, trang bị kiến thức tổng hợp khái quát công tác văn thư hành chính; - Vai trị: Nhập mơn cơng tác văn thư mơn học bắt buộc MỤC TIÊU MƠN HỌC: - Về kiến thức: Trình bày khái niệm, vị trí, ý nghĩa u cầu cơng tác văn thư Nêu nội dung công tác văn thư; - Về kỹ năng: Trình bày trách nhiệm quản lý thực công tác văn thư quan; Giải thích trách nhiệm cán văn thư chuyên trách; - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể thái độ cẩn thận,chính xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề Nội dung môn học CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH15.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, vị trí, ý nghĩa, u cầu cơng tác văn thư - Thể thái độ cẩn thận, xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề Nội dung chính: Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ, thảo văn (đối với TL đi) từ tiếp nhận (đối với TL đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào LTCQ Vị trí, cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức 2.1 Công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầu hết hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc hành hàng ngày gắn liền với văn điều có nghĩa gắn liền với công tác văn thư Hầu hết cán bộ, công chức quan có tham gia trực tiếp gián tiếp vào việc soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ việc giao giải Vì chất lượng cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc quan, tổ chức, đồng thời tạo nên chứng thể minh bạch, trách nhiệm quan, tổ chức cá nhân việc thực hiện, giải công việc Những năm gần đây, công tác văn thư quan ngày quan tâm, củng cố Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan Tuy nhiên, bên cạnh cơng tác tồn hạn chế, bất cập cần quan tâm khắc phục để đáp ứng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng Điều thể vấn đề như: Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng quan thấp Việc thực quy trình xây dựng, thủ tục ban hành cịn chồng chéo, chưa thống Việc quản lý văn đi, đến nhiều nơi cịn chưa thực theo trình tự Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải văn cịn chậm thủ cơng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin bắt đầu hình thành trình độ sử dụng máy tính cán cịn yếu Cơng tác lập hồ sơ hành chưa thực vào nề nếp Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu diễn phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa thực nghiêm túc dẫn đến tình trạng hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa nộp lưu thời hạn quy định, nhiều nơi tài liệu cịn tình trạng tích đống, phải đầu tư khoản kinh phí khơng nhỏ để chỉnh lý, đánh giá, xếp lại tài liệu Giải vấn đề thơng qua việc chuẩn hố, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng yêu cầu cấp thiết cơng tác văn thư để góp phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan hành nhà nước 2.2 Cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu thập, xếp khoa học, bảo quản an tồn, làm cơng cụ tra cứu tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ quan, tổ chức xã hội Trong năm qua, quan tâm đạo Chính phủ Bộ, ngành Ủy ban nhân dân cấp tổ chức thực công tác lưu trữ đạt nhiều thành tích đáng kể Một số văn quy phạm pháp luật lưu trữ ban hành bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ vào nề nếp; tổ chức lưu trữ hệ thống kho lưu trữ bước củng cố; tài liệu lưu trữ bảo vệ, bảo quản an toàn đáp ứng ngày tốt hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức yêu cầu khai thác sử dụng xã hội Tuy nhiên, bên cạnh đó, cơng tác lưu trữ quan, tổ chức nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu q trình đổi hành nhà nước Một số quan, tổ chức chưa có quan tâm đạo mức công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ, thể chỗ chưa bố trí cán đủ lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy tác dụng nguồn lực thông tin tài liệu lưu trữ công đổi hành nhà nước Ý nghĩa cơng tác văn thư Công tác Văn thư Giúp cho việc giải qêt cơng việc quan chóng xác, có xuất chất lượng, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý cơng việc quan xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích hoạt động quan Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn bí mật quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho cơng đổi Làm tốt cơng tác này, Góp phần tiết kiệm cơng sức, nguyên vật liệu chế tác trang thiết bị dùng q trình ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin khứ Cụ thể sau: - Làm tốt công tác văn thư sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Cơ sở để định quản lý thơng tin, thơng tin đầy đủ, xác nắm bắt kịp thời hoạt động quản lý có hiệu - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lương công việc, công tác chung quan - Làm tốt cơng tác văn thư có tác dụng chống lại tệ quan liêu, tham nhũng, tệ giấy tờ - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan - Làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Yêu cầu công công tác văn thư Xuất phát từ vai trị, vị trí, ý nghĩa cơng tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý cơng việc quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quan đầyđủ Từ giúp cho Văn phịng làm nhanh chóng cơng việc mình, giúp cho trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần tốt Do đó, cơng tác Văn thư đòi hỏi yêu cầu chặt chẽ sau: 4.1 Nhanh chóng Trong lĩnh vực hoạt động u cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng định thành công quan, tổ chức Nhưng công tác Văn thư u cầu nhanh chóng coi nguyên tắc hoạt động quan Quá trình giải công việc củacơ quan phụ thuộc nhiều vào hoạt động cơng tác Văn thư, qtrình diễn ranhanh chóng thơng tin đến kịp thời với đơn vị giải văn tạo điều kiện nâng cao hiệu giải cơng việc quan 4.2 Chính xác Cùng với u cầu nhanh chóng q trình hoạt động Văn thư quan, tổ chức yêu cầu xác khơng phần quan trọng Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật có liên quan, văn ban hành phải có đầy đủ thành phần thể thức Nhà nước quy định Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác Văn thư phải đảm bảo xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quản lý văn phải theo quy định pháp luật 4.3 Bí mật Do xuất phát từ đặc thù số lĩnh vực hoạt động định, nên hoạt động cơng tác Văn thư địi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật hoạt động quan hiệu giữ gìn bí mật Nhà nước Trong q trình xây dựng văn quan, tổ chức việc giải văn bản, bố trí làm việc cán Văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật quan tổ chức thàng cơng quan 4.4 Hiện đại Công tác văn thư liên quan trực tiếp tới hoạt động quan hiệu công tác làm tăng hiệu hoạt động chung cho tồn quan Do đó, áp dụng cơng nghệ đại vào công tác văn thư làm tăng hiệu công việc nâng cao hiệu chung quan Yêu cầu đại mặt áp dụng trang thiết bị đại vào công việc, mặt khác phải tiếp thu phương pháp công tác văn thư để nâng cao hiệu hoạt động chung cho quan Đối tượng công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư trách nhiệm đơn vị, cá nhân, tổ chức công tác văn thư Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tồn q trình xử lý văn bản, giấy tờ quan đến kết hoạt động quan đến kết hoạt động quan, quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức cơng tác Văn thư cho phù hợp sở phân tích cấu tổ chức, số lượng văn đến, chức năng, nhiệm vụ quan Có nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức hình thưc tổ ch ức tập trung, hình thức tổ chức phân tán hình thức tổ chức hỗn hợp Hình thức Văn thư tập trung: áp dụng hầu hết tác nghiệp chuyên môn, công tác văn thư tập trung giải đơn vị, hình thức thông thường áp dụng quan, đơn vị có cấu phức tạp, có quy mơ nhỏ, số lượng văn Hình thức văn thư phân tán: áp dụng hầu hết khâu nghiệp vụ giải sở đơn vị, tổ chức trực thuộc quan, đơn vị có cấu phức tạp, nhiều văn đến có nhiều sở cách xa Hình thức Văn thư hỗn hợp: áp dụng số khâu nghiệp vụ chủ yếu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực số nơi, khâu nghiệp vụ theo dõi, giải văn lưu trình thực đơn vị, phận khác quan, hình thức thơng thường áp dụng quan, tổ chức hệ thống hành pháp quản lý hành Nhà nước CÂU HỎI: Câu 1: Trình bày khái niệm vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư? Câu 2: trình bày yêu cầu cơng tác văn thư? CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH15.02 Mục tiêu: -Trình bày hình thức văn bản.thể thức soạn thảo văn 10 Thoả thuận hợp tác Công ty PTSC với Công ty giám sát hợp đồng phân chia sản phẩm, Cơng ty thăm dị khai thác dầu khí năm 2003 + Đặc trưng địa dư: Địa dư khu vực, đơn vị hành như: thành phố, huyện, xã Những tài liệu có tên gọi giống nhau, sản sinh thời gian định khu vực hành có đặc điểm đặc biệt giống lập thành hồ sơ Ví dụ: Báo cáo nghiên cứu khả thi xây dựng ba trạm kinh doanh nhiên liệu PTSC Bắc Giang Năm 2008-2009 + Đặc trưng thời gian: Thời gian năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng thường kết hợp với đặc trưng khác để lập hồ sơ Ví dụ: Cơng văn Tổng Cơng ty DKVN, Xí nghiệp xây dựng v/v tốn cơng trình xây dựng Năm 2007 - 2008 Tóm lại: Có đặc trưng để hình thành hồ sơ, lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt, đặc trưng cần kết hợp số đặc trưng khác để lập hồ sơ Trong thực tế thường áp dụng phổ biến đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian - Phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản phục vụ khai thác, hồ sơ (đơn vị bảo quản) không nên dày 200 tờ (đơn vị bảo quản đơn vị để thống kê lưu trữ) Sau thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại giấy nháp, tư liệu tham khảo, tài liệu trùng, tài liệu hết giá trị khỏi hồ sơ Một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản (Nếu khối lượng tài liệu hồ sơ nhiều 200 tờ nên chia thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản) Khi phân chia thành đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý Ví dụ: - Nếu định nhân năm nhiều nên dựa vào nội dung để phân chia thành đơn vị bảo quản + Quyết định việc tiếp nhận, điều động cán + Quyết định việc xếp lương + Quyết định việc khen thưởng + Quyết định việc kỷ luật + 45 - Nếu công văn năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành hai đơn vị bảo quản: + Công văn từ tháng đến tháng + Công văn từ tháng đến tháng 12 - Hồ sơ hội nghị, hội thảo nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để phân chia đơn vị bảo quản + Tài liệu chuẩn bị Hội nghị, hội thảo + Các tài liệu Hội nghị, hội thảo + Các tham luận đại biểu + Tài liệu phục vụ Hội nghị, hội thảo + -Sắp xếp tài liệu đơn vị bảo quản Sau phân chia đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần xếp tài liệu ĐVBQ, bảo đảm mối liên hệ tài liệu với nhau, phản ánh vấn đề rõ ràng, thuận tiện cho tra tìm, nghiên cứu Có cách xếp tài liệu sau: +Sắp xếp theo số thứ tự công văn: Nếu ĐVBQ có loại văn (Nghị Chỉ thị, ) tài liệu đơn vị bảo quản xếp theo trình tự: số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp tập lưu công văn + Sắp xếp theo ngày, tháng, năm tài liệu: Nếu đơn vị bảo quản có loại tài liệu (NQ, QĐ ) quan gửi đến tài liệu có ngày, tháng, năm sớm xếp trước, tài liệu có ngày, tháng, năm muộn xếp sau -Sắp xếp theo trình giải công việc: Tài liệu giải trước xếp trước, tài liệu giải sau xếp sau Cách thường áp dụng để xếp hồ sơ hội nghị, vấn đề, vụ việc (nếu hồ sơ đơn vị bảo quản) Ví dụ: Hồ sơ hội nghị xếp theo trình tự + Giấy triệu tập + Danh sách đại biểu + Chương trình hội nghị + Đề án, báo cáo trình bày hội nghị + Nghị (nếu có) 46 + Biên hội nghị - Sắp xếp theo mức độ quan trọng tài liệu: Nếu tài liệu q nên phải lập nhiều loại tài liệu tác giả vào ĐVBQ phải xếp theo thứ tự tầm quan trọng loại tài liệu Trong loại tài liệu lại xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm Ví dụ: Chương trình, báo cáo, cơng văn Phịng Tổ chức Cán bộ, Tổng cục Dầu khí năm 1988 Sắp xếp theo mức độ quan trọng tác giả: Nếu ĐVBQ gồm tài liệu nhiều tác giả xếp tài liệu quan cấp trước, tài liệu quan cấp sau, quan, xếp theo tầm quan trọng loại tài liệu, loại tài liệu xếp theo ngày, tháng, năm Ví dụ: Tài liệu Tổng cục Dầu khí, Cơng ty Dịch vụ kỹ thuật dầu khí năm 1990 - Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu đơn vị bảo quản có nhiều tên người, tên quan (cùng cấp) nhiều tên địa phương xếp thứ tự tên người, tên quan, tên địa phương theo thứ tự vần chữ Ví dụ: - Quyết định việc tiếp nhận, điều động cán - xếp theo thứ tự: Trần Văn A Lê Văn C *Một số điểm cần ý xếp tài liệu: - Nếu ĐVBQ có phim, ảnh kèm cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: phim, ảnh bảo quản đâu, ghi rõ ký hiệu tra tìm) - Trong ĐVBQ tài liệu cần giữ bản, chọn (nếu khơng có dùng thay thế) có đầy đủ thể thức, giấy tốt, chữ rõ - Các chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội dung tài liệu nói đến - Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu nói đến Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2006 - 2010 xếp vào năm 2006 - Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói đến 47 Ví dụ: Báo cáo tổng kết cơng tác năm 2004 - 2009 xếp vào năm 2009 Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản Sau xếp tài liệu ĐVBQ theo trật tự định tiến hành biên mục Việc biên mục gồm: đánh số tờ, viết mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ + Đánh số tờ: Số tờ số lượng tờ tài liệu có hồ sơ, ĐVBQ Mục đích: Đánh số tờ để cố định thứ tự tài liệu hồ sơ, ĐVBQ, bảo đảm không bị thất lạc, mát, thuận tiện cho việc quản lý tra tìm tài liệu Yêu cầu: Đánh số tờ phải rõ ràng, xác, tờ tài liệu đánh số bút chì đen, mềm; tranh, ảnh, đồ đánh số mặt sau, ảnh cho vào phong bì đánh số ngồi bì (ảnh bì đựng ảnh chung số) Những tài liệu khổ rộng phải gấp cho vừa khổ hồ sơ đánh số Trong trường hợp để sót số tờ phép đánh số trùng thêm chữ a, b,c (ví dụ: 15, 15a, 15b, 15c, ); đánh sai, đánh nhảy số nhiều phải đánh lại (cho phép sai số 5%) Nếu ĐVBQ, có kèm sách in, cần đánh số chung cho (không đánh số tờ sách) ghi vào chứng từ kết thúc (kèm sách trang) Tất sai sót sửa chữa đánh số cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc Vị trí: Số tờ đánh vào góc bên phải, cách mép tài liệu cm - Viết mục lục tài liệu Mục lục tài liệu văn kiện thống kê cách có hệ thống tài liệu có đơn vị bảo quản vị trí xếp chúng Mục đích: Mục lục tài liệu nhằm thống kê cố định thứ tự xếp tài liệu hồ sơ, ĐVBQ thuận tiện cho việc quản lý tra tìm u cầu: viết đầy đủ, xác thành phần cần thiết tài liệu vào mục lục, không tuỳ tiện viết tắt từ ngữ khơng thơng dụng; tài liệu khơng có thời gian, tác giả, người biên mục phải xác minh cho vào dấu [ ] Những hồ sơ, đơn vị bảo quản có thời hạn lưu tạm thời (từ 20 năm trở xuống) không viết mục lục tài liệu Vị trí: Mục lục tài liệu đặt đầu đơn vị bảo quản, sau tờ bìa đánh số trang riêng - Viết chứng từ kết thúc 48 Chứng từ kết thúc phản ánh số lượng tờ tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) - Mục đích: phản ánh tình trạng, chất lượng tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý bảo quản tài liệu Yêu cầu: ghi số tờ phải cộng thêm số tờ trùng trừ số tờ khuyết (nếu có); Ghi rõ ngày, tháng, năm, người lập hồ sơ ký, ghi rõ họ tên Vị trí: Tờ chứng từ kết thúc đặt cuối hồ sơ (ĐVBQ) - Viết bìa hồ sơ Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, xác tên hồ sơ (ĐVBQ) thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho tra tìm quản lý Chữ viết cần rõ ràng, đẹp, không viết tắt phải dùng loại mực tốt Bìa hồ sơ tham khảo mẫu in sẵn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tên hồ sơ (ĐVBQ) cần phản ánh đầy đủ thành phần: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; Khơng đóng dấu khống Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị Đóng dấu 49 Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành CÂU HỎI Câu 1: Trình bày hình thức văn bản? Câu 2: Trình bày hướng dẫn cách ghi sổ văn Đi - Đến 50 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH15.03 Mục tiêu : - Trình bày trách nhiệm quản lý cơng tác văn thư - Nêu sở đào tạo bồi dưỡng u cơng tác văn thư Trình bày trách nhiệm cán quan, tổ chức công tác văn thư - Thể thái độ cẩn thận,chính xác, tỷ mỷ, bảo mật, nghề Nội dung chương: Tổ chức quản lý công tác văn thư 1.1 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư Nội dung quản lý Nhà nước công tác văn thư bao gồm: Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư; Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý Nhà nước công tác văn thư theo nội dung quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý Nhà nước công tác văn thư Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn mình, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế Ủy ban nhân dân cấp có trách nhiệm quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư; kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý mình; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền; tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương 51 Căn khối lượng công việc, quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư bố trí người làm văn thư (sau gọi chung văn thư quan) Văn thư quan có nhiệm vụ cụ thể sau: tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Người bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch cơng chức văn thư theo quy định pháp luật * Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư bao gồm: • Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật cơng tác văn thư; • Quản lý thống nghiệp vụ cơng tác văn thư; • Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học cơng nghệ cơng tác văn thư; • Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng cơng tác văn thư; • Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật cơng tác văn thư; • Tổ chức sơ kết, tổng kết cơng tác văn thư; • Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư 1.2 Các quan thực chức quản lý nhà nước cơng tác văn thư • Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư theo nội dung quy định Điều 27 Nghị định • Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý nhà nước công tác văn thư 52 • Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn mình, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế ủy ban nhân dân cấp có trách nhiệm: • Căn quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định cơng tác văn thư; • Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý mình; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật cơng tác văn thư theo thẩm quyền; • Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn thư; • Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng cơng tác văn thư; • Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý Nhà nước công tác văn thư theo nội dung quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý Nhà nước công tác văn thư Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn mình, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế Ủy ban nhân dân cấp có trách nhiệm quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư; kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý mình; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền; tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương Trách nhiệm cán quan, tổ chức công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác Tuỳ theo cương vị khả n ăng, người quan thamgia vào nội dung định Để cho tất việc thực hiện,cần phải có phân công trách nhiệm rõ ràng 53 2.1 Trách nhiệm lãnh đạo quan a Trách nhiệm chung Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trongphạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn thư quancấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan có làm tốt hay khơng tốt, trước hết thuộc trách nhiệm Thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, Thủ trưởngcơ quan giao cho Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành chính(ở quan khơng có Văn phịng) tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi trách nhiệm b Những nhiệm vụ cụ thể Thủ trưởng quan có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan Thủ trưởng quan giao cho cán cấp giải văn cần thiết phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn Thủ trưởng quan phải ký văn quan trọng quan theo quy định Nhà nước Thủ trưởng quan giao cho cấp phó ký thay văn mà theo quy định phải ký văn thuộc phạm vi lĩnh vực công tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan) ký thừa lệnh văn có nội dung khơng quan trọng Ngồi nhiệm vụ nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan mà thủ trưởng quan làm số việc cụ thể khác như: xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng phịng hành Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phịng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ cơng tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc.Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: Xem xét tồn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng 54 Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo cầu Thủ trưởng quan - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gởi - Tổ chức việc đánh máy văn Trong điều kiện cụ thể, thủ trưởng giao làm sốviệc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạnh 2.3 Trách nhiệm cơng chức viên chức quan với công tác văn thư Tất cơng chức quan nói chung phải thực đầy đủ nội dung cơng tác văn thư có liên quan đến phần việc Cụ thể là: - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu Thủ trưởng - Thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm Lập hồ sơ cơng việc làm nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định quan - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn Thực nghiêm túc quy định cụ thể chế độ công tác văn thư quan 2.4 Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan Căn khối lượng công việc, quan, tổ chức phải thành lập phịng, tổ văn thư bố trí người làm văn thư (sau gọi chung văn thư quan) Tại khoản 2, Điều 29 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định trách nhiệm văn thư quan sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp Chánh văn phịng Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; 55 - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyến xem xét, phê duyệt, ký ban hành - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn (Kể dấu Khẩn, Mật) - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Giúp Chánh văn phịng Trưởng phịng Hành đơn đốc, nhắc nhở, kiểm tra công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quản lý sổ sách sở liệu, đăng ký quản lý văn bản; Làm thủ tục cấp Giấy Giới thiệu, Giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức - Bảo quản, sử dụng loại dấu quan Ngồi cơng việc nói trên, tuỳ theo lực yêu cầu cụ thể quan, văn thư chuyên trách giao kiêm nhiệm thêm số công việc đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị cấp công tác lưu trữ quan cơng việc văn thư ít, chưa s dụng hết thời gian làm việc Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư 3.1 Yêu cầu cán văn thư chuyên trách Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu lĩnh vực như: Yêu cầu phẩm chất trị Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Những yêu cầu khác * Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư quan ngày tiếp xúc với văn bản, có thểnắm hoạt động quan trọng quan, có vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, địi hỏi với người cán văn thưlà yêu cầu phẩm chất trị Nói chung người cán văn thư phải có phẩm chất trị tốt Cụ thể là: Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan trung thành với thân mình; 56 - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình Người cán văn thư phải ln ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp nghĩa vụ Người cán văn thư phải luôn rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên * Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu nghề nghiệp chuyên môn cán văn thư phải thểhiện hai mặt: Lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành - Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, biểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chun mơn phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn Điều quan trọng đặt học tập lý luận nghiệp vụ trường mà cịn phải có ý thức ln ln học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác; bước hồn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ *Về kỹ thực hành Người cán văn thư không nắm vững lýluận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành làthước đo lực thực tế người cán văn thư Không thể nói: người cán văn thư giỏi mà khơng thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể cơng tác văn thư giúp cán văn thư từngbước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ *Những yêu cầu khác Tính chất nội dung cơng việc địi hỏi người cán văn thư quankhông phải có yêu cầu bất cư lao động tínhtrung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷluật, kiên quyết, cơng mà cịn địi hỏi phải có yêu cầu đây: - Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: + Có kín đáo 57 + Có ý thức giữ gìn bí mật + Bất trường hợp khỏi phòng làm việc không để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng khơng vứt vào sọt rác + Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mậtcủa Nhà nước, bí mật quan - Tính tỉ mỉ Nội dung cơng việc ngày địi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: + Bất cơng việc phải thực hồn chỉnh đến chi tiết nhỏ, không bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v + Khơng bỏ sót cơng việc nhiệm vụ thường ngày cơng việc đột xuất nảy sinh *Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng Đặc biệt việc phát sai sót cán quan công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu khơng quy định có đề xuất tổ chức cải tiến cơng việc Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sailầm *Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán bộvăn thư Người cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, khơng gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng khơng tốt đến cơng việc Mặt khác, phịng làm việc văn thư khơng người văn thư làm việc mà cịn nơi có nhiều người đến liên hệ cơng việc xin giấygiới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v Nếu khơng trật tự ngănnắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư *Tính tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư ln ln phải thể tính tin cậy Do có nhiều cơng việc nên lãnh đạo khơng thể quan tâm kiểm tra công việc văn thư Phần lớn thủ trưởng tin tưởng văn thư Vìvậy cán văn 58 thư phải giữ vững tin tưởng để Thủ trưởng yên tâm làm việc Mặt khác người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều làm cho cán bộlãnh đạo yên tâm *Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Nhà nước quan, trước hết quy định quan chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ v.v Dù bất cứlúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ chế độ quy định không phép thay đổi quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức khơng có ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải việc ngồi quy định *Tính tế nhị Cơng việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc vớinhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải luôn thểhiện lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng khơng hài lịng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sả kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều cơng việc.Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu không khí thoải mái phịng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc 3.2 Các sở đào tạo Trường Trung học lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước chuyên đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư - Lưu trữ - Hành văn thư, Thư ký văn phịng Ngồi ra, hàng năm Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thường xuyên mở khoá ngắn hạn bồi dưỡng huấn luyện nghiệp vụ cho cán công chức văn thư lưu trữ quan Việc đào tạo cán công chức văn thư lưu trữ có trình độ đại học nước khoa lưu trữ học Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội nhân văn Hà Nội thực Trường đại học nội vụ hà nội đơn vị đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cung cấp nhân lực cho nước CÂU HỎI Câu 1: Trình bày trách nhiệm đức tính người làm cơng tác văn thư? Câu 2: Kể tên sở đòa tạo văn thư lưu trữ 59 ... tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị Quốc gia PGS Vương Đình Quyền Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư - Trường Cao đẳng Văn. .. lý công tác văn thư 1.1 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư Nội dung quản lý Nhà nước công tác văn thư bao gồm: Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn. .. 59 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Nhập môn công tác văn thư Mã môn học: MH15 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Nhập mơn cơng tác văn thư môn học nghiệp vụ nghề quan trọng chương trình