Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) kết cấu gồm 3 chương, cung cấp cho học viên những kiến thức về: những vấn đề chung trong công tác tiêu chuẩn hóa; tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư; áp dụng tiêu chuẩn hóa công tác văn thư trong các cơ quan;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TIÊU CHUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao Đẳng điện xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Tiêu chuẩn, quy chuẩn quy định Nhà nước lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xã hội,vv… Để có thước đo định làm chuẩn mực đánh giá dễ dàng so sánh với khứ Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư chuẩn mực nghiệp vụ công tác văn thư phải thực hiện, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư Đặc biệt công tác văn thư lưu trữ, nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại Việc triển khai tiêu chuẩn hóa văn thư tạo thuận lợi trao đổi thông tin, đảm bảo nâng cao chất lượng nghiệp vụ hành chính, tạo thống đơn giản hóa nghiệp vụ văn thư hành Nội dung giáo trình bao gồm ba chương: + Chương 1: Những vấn đề chung công tác tiêu chuẩn hóa + Chương 2: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư + Chương 3: Áp dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư quan Q trình biên soạn giáo trình chúng tơi có tham khảo nhiều tài liệu cho phù hợp với giai đoạn đổi ngành văn thư hành Tuy nhiên cịn nhiều thiếu sót, hạn chế, khiếm khuyết Vì mong đóng góp ý kiến bạn đọc để giáo trình ngày hồn thiện Xin chân thành cảm ơn ! Ngày 15 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: Trung Xuân Phú MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA Khái niệm, đối tượng mục đích tiêu chuẩn hóa 1.1 Khái niệm 1.2 Đối tượng tiêu chuẩn hóa 1.3 Mục đích tiêu chuẩn hóa Các loại cấp tiêu chuẩn hóa 2.1 Các loại tiêu chuẩn hóa quy chuẩn kỹ thuật 2.2 Các cấp tiêu chuẩn hóa 11 Mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ 14 3.1 Trang bìa 14 3.2 Trang 01 14 3.3 Trang 03 14 3.4 Trang 04 15 Hệ thống tổ chức tiêu chuẩn hoá 16 3.1 Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc tế 16 3.2 Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia 18 3.3 Cơ quan tiêu chuẩn hóa khu vực 19 3.4 Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp địa phương 19 3.5 Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp ngành 19 Câu hỏi ôn tập chương 20 CHƯƠNG 2: TIÊU CHUẨN HÓA NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN THƯ 21 Mục đích tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư 21 1.1 Tạo thống chung nghiệp vụ 21 1.2 Nâng cao mức độ thích ứng nghiệp vụ văn thư với mục đích định 22 1.3 Tạo thuận lợi cho hợp tác khoa học, công nghệ 22 Đối tượng tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư 23 2.1 Thuật ngữ văn thư 23 2.2 Công cụ sử dụng công tác văn thư 23 2.3 Các khâu nghiệp vụ văn thư 24 Nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ văn thư 26 3.1 Xây dựng công bố tiêu chuẩn văn thư 26 3.2 Xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật văn thư 29 3.3 Áp dụng tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật văn thư 29 3.4 Đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật 30 Các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật văn thư 31 4.1 Tiêu chuẩn thuật ngữ văn thư 31 4.2 Tiêu chuẩn quy chuẩn văn 39 4.3 Tiêu chuẩn quy chuẩn hồ sơ 40 4.4 Tiêu chuẩn quy chuẩn cặp, hộp đựng tài liệu 48 4.5 Tiêu chuẩn quy chuẩn công cụ quản lý văn 49 Câu hỏi ôn tập chương 52 CHƯƠNG ỨNG DỤNG TIÊU THUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN 53 Phổ biến, hướng dẫn tiêu chuẩn công tác văn thư 53 Áp dụng tiêu chuẩn vào nghiệp vụ công tác văn thư 54 Kiểm tra, đánh giá vấn đề ứng dụng tiêu chuẩn hoá 55 3.1 Thuận lợi 55 3.2 Thách thức 57 3.3 Một số kiến nghị 58 Câu hỏi ôn tập chương 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: TIÊU CHUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã mơn học: MH20 Vị trí, tính chất, ý nghĩa mơn học: - Vị trí: Là mơn học quan trọng quy định tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư học sau mơn Văn bản, Quản lý văn lập hồ sơ, Tổ chức lao động khoa học trang thiết bị công tác văn thư, học trước môn quản lý văn mơi trường mạng - Tính chất: Tiêu chuẩn hố cơng tác văn thư mơn học bắt buộc - Ý nghĩa vài trị mơn học: Mơn học trang bị cho học sinh sinh viên kiến thức nghiệp vụ tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư Giúp cho công tác văn thư thống nhất, đảm bảo tính xác khoa học Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: + Trình bày lý luận tiêu chuẩn hóa + Trình bày nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư, hệ thống tiêu chuẩn văn thư ban hành; - Về kĩ + Ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư + Đánh giá nội dung tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật văn thư; + Tham gia xây dựng, rà soát nội dung tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật áp dụng nghiệp vụ văn thư - Về lực tự chủ trách nhiệm: Tạo lập tính nghiêm túc, tích cực, chủ động sáng tạo trình học tập nghiên cứu môn học Nội dung môn học: Chương 1: Những vấn đề chung tiêu chuẩn hóa Chương 2: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư Chương 3: Ứng dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư quan CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA Mã chương: MH20.01 Giới thiệu: Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư đưa tiêu chuẩn, chuẩn mực nhà nước ban hành công tác văn thư quan, tổ chức Hệ thống tiêu chuẩn hóa nhằm áp dụng nghiệp vụ văn thư thống tất quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương nhằm đảm bảo mối quan hệ tương tác trình làm việc Tiêu chuẩn hóa vận hành áp dụng ISO - TCVN nhằm đảm bảo tính khoa học, tính xác tính hệ thống văn nói riêng nghiệp vụ văn thư hành nói chung Mục tiêu: - Trình bày kiến thức tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật theo quy định nhà nước - Nội dung loại cấp tiêu chuẩn hóa, hệ thống tiêu chuẩn hóa hành nước ta - nắm vững vai trị ý nghĩa cơng tác tiêu chuẩn hóa áp dụng thống cơng tác văn thư - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trình học tập nghiên cứu Nội dung chính: Khái niệm, đối tượng mục đích tiêu chuẩn hóa 1.1 Khái niệm 1.1.1 Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, môi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế – xã hội nhằm nâng cao chất lượng hiệu đối tượng Tiêu chuẩn tổ chức công bố dạng văn để tự nguyện áp dụng “Tiêu chuẩn tài liệu xây dựng sở đồng thuận thông qua quan thừa nhận, dùng để sử dụng chung nhiều lần, quy định quy tắc, hướng dẫn đặc tính hoạt động kết chúng, nhằm đạt mức độ trật tự tốt điều kiện quy định.” -Theo ISO/IEC 2004 “Tiêu chuẩn quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, q trình mơi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao suất, chất lượng hiệu đối tượng này.” -Theo Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kĩ thuật năm 2006 1.1.2.Quy chuẩn kỹ thuật Quy chuẩn kỹ thuật quy định mức giới hạn đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, môi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế – xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích an ninh quốc gia, quyền lợi người tiêu dùng yêu cầu thiết yếu khác Quy chuẩn kỹ thuật quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dạng văn để bắt buộc áp dụng * Sự khác tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật - Sự khác tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật nằm tính bắt buộc áp dụng: + Việc tuân thủ tiêu chuẩn tự nguyện, + Với quy chuẩn kỹ thuật, việc tuân thủ bắt buộc có hiệu lực pháp luật - Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật có hàm ý khác thương mại quốc tế: + Với quy chuẩn kỹ thuật: Nếu sản phẩm nhập không đáp ứng yêu cầu quy chuẩn kỹ thuật, khơng phép đưa thị trường + Trong trường hợp tiêu chuẩn: sản phẩm nhập không phù hợp tiêu chuẩn phép lưu thông thị trường, thị phần sản phẩm bị ảnh hưởng, sản phẩm mà người tiêu dùng ưa chuộng đáp ứng tiêu chuẩn địa phương làm tăng lượng hàng hóa bán ra,tăng thị phần, ví dụ tiêu chuẩn chất lượng hay mầu sắc hàng dệt may quần áo - Ngồi cịn khác quan ban hành phạm vi điều chỉnh + Việc ban hành quy chuẩn kỹ thuật trách nhiệm Chính phủ Chúng quy định đặc tính sản phẩm quy trình quản lý + Cịn với tiêu chuẩn: Được xây dựng bên liên quan theo nguyên tắc đồng thuận,các bên liên quan nhiều dạng tổ chức lĩnh vực công tư nhân Chúng quy định đặc tính sản phẩm yêu cầu kỹ thuật 1.1.3.Tiêu chuẩn hóa Tiêu chuẩn hố Là hoạt động thiết lập điều khoản để sử dụng chung lặp lặp lại vấn đề thực tế tiềm ẩn, nhằm đạt mức độ trật tự tối ưu khung cảnh định Tiêu chuẩn hóa q trình xây dựng, cơng bố tổ chức triển khai thực hệ thống tiêu chuẩn đề Tiêu chuẩn hóa giúp cho hoạt động quản lý tối thiểu hóa sai lệch khỏi tiêu chuẩn, đảm bảo lặp lại hoạt động kết thu Áp dụng ISO công tác văn thư lưu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước, dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn yêu cầu công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước Việc áp dụng nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân Việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ nói riêng xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp luật yêu cầu riêng tổ chức Hệ thống vận động theo mơ hình quản lý theo q trình, tức q trình chuyển hóa từ yếu tố đầu vào (các yêu cầu mong đợi ch hàng, nguồn lực yếu tố khác) thành kết đầu (các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng yêu cầu đáng khác) lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu suốt vòng đời sản phẩm Sản phẩm quan bao gồm kết đo đếm được, không đo đếm được, phần kết điều hành, đạo lãnh đạo quan nhà nước thể qua văn phát hành; xử lý thơng tin, văn đến xác, kịp thời; đáp ứng loại nhu cầu hoạt động, làm việc quan Sự thỏa mãn khách hàng đánh giá thông qua dịch vụ đầu đáp ứng yêu cầu khách hàng khách hàng chấp nhận Khách hàng quan áp dụng tiêu chuẩn ISO quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương ngành, cá nhân nước, đặc biệt lãnh đạo quan 1.2 Đối tượng tiêu chuẩn hóa Điều kiện sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy thực yêu cầu khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời yêu cầu; cách ứng xử mực; tạo niềm tin khách hàng; đồng cảm hiểu biết lẫn trình giao tiếp giải công việc Con người (hay công chức) dịch vụ hành coi yếu tố hàng đầu, có tính định chất lượng dịch vụ hành Muốn vậy, cơng chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức kỹ giải cơng việc, biết nhẫn nại kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời linh hoạt Điều tối kỵ công chức thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nơn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tơn trọng khách hàng 1.3 Mục đích tiêu chuẩn hóa Cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động khơng thể thiếu có vai trị quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng cơng tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại -Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin - Đảm bảo nâng cao chất lượng - Tạo thống hóa đơn giản hóa 1.3.1 Nâng cao mức độ thích ứng sản phẩm, trình dịch vụ với mục đích định từ trước Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nằm tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau sửa đổi tiêu chuẩn phiên 1994 ISO 9001:2000, quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để chứng tỏ lực củ a tổ chức việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng, yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thoả mãn khách hàng Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phương pháp quản lý nhằm hệ thống hoá cụ thể hố thủ tục hành ứng với cơng việc theo trình tự định quy định nhiều văn pháp luật quy định, quy chế quan Đây hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng cơng trình xử lý công việc khoa học hợp lý Mục tiêu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quan hành nhà nước thực thông qua việc xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu quan hành nhà nước kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công 1.3.2 Ngăn ngừa rào cản thương mại Việc áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào hành cơng lĩnh vực văn thư, lưu trữ thực có hiệu số nước khu vực Malaysia, Singapore, quy trình lập quản lý hồ sơ áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn đuợc Bộ Khoa học công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004) Ở nước, số Bộ ngành địa phương Văn phịng Bộ Cơng nghiệp, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào số nội dung công tác văn thư phần quy trình hoạt động hành quan, quy trình soạn thảo, giải ban hành văn bản; quản lý văn đến Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng lĩnh vực nói tạo cách làm việc khoa học, loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian giảm chi phí, cải tiến chất lượng cơng việc, đồng thời làm cho lực, trách nhiệm ý thức phục vụ công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ quan nhà nước với dân cải thiện, từ vai trị vị trí công tác văn thư, lưu trữ nâng cao Từ tạo tương thích quản lý chất lượn g với nước khu vực quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại Việc áp dụng tiêu chuẩn hóa vơ cần thiết cịn ngành công nghiệp thiên xuất giới mong muốn có khung quy định chuẩn tồn giới, để hợp lý hố q trình thương mại quốc tế Đó ngun nhân việc thành lập ISO Việc tiêu chuẩn hoá quốc tế thực cho nhiều công nghệ lĩnh vực khác xử lý truyền dẫn thơng tin, cung c ấp hàng hố, sản xuất sử dụng lượng, đóng tàu, dịch vụ cơng ngân hàng Việc tiêu chuẩn hoá tiếp tục thực cho tất hoạt động sản xuất dịch vụ Q trình tự tồn cầu hoá thương mại ngày kinh tế tự có xu hướng thay đổi nguồn cung cấp mang lại nhiều hội cho việc mở rộng thị trường việc tạo quy chuẩn chung vơ cần thiết Vì cần áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào hoạt động dịch vụ công 1.3.3 Tạo thuận lợi cho hợp tác khoa học, cơng nghệ Xét góc độ công nghệ, việc cạnh tranh tự cần dựa vào tài liệu quy định chung cách cụ thể, chi tiết để phân biệt hàng hoá, sản phẩm nước so với nước kia, khu vực so với khu vực Một tiêu chuẩn công nhận hoạt động cung cấp dịch vụ công mà cụ thể hoạt động văn thư lưu trữ tiêu chuẩn công nhận rộng rãi toàn giới, thống đối tác thương mại, công nhận ngôn ngữ thươ ng mại Các loại cấp tiêu chuẩn hóa 2.1 Các loại tiêu chuẩn hóa quy chuẩn kỹ thuật 2.1.1.Các loại tiêu chuẩn Khi phân loại tiêu chuẩn cần sở hình thành vào loại tiêu chuẩn đó, sở xác định sở để xây dựng tiêu chuẩn mà phận đinh thành loại tiêu chuẩn theo lĩnh vực khác Cụ thể sau - Theo đối tượng tiêu chuẩn - Theo mục đích tiêu chuẩn - Theo tính chất pháp lý - Theo cấp tiêu chuẩn - Theo loại tiêu chuẩn Ở loại tiêu chuẩn lại xây dựng sở xác định tiêu chuẩn riêng biệt cho loại tiêu chuẩn phù hợp với quy định quan quản lý chất lượng nhà nước tương ứng vơi tiêu chuẩn quốc tế 2.1.2.Các loại quy chuẩn kỹ thuật Hệ thống quy chuẩn kỹ thuật ký hiệu quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam bao gồm: - Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, ký hiệu QCVN; - Quy chuẩn kỹ thuật địa phương, ký hiệu QCĐP Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia quy định sau: viết phía tên gọi thức chữ in thường theo trình tự trước sau với thời gian tồn tên gọi để vào ngoặc đơn) Ví dụ: Tên phơng: Trọng tài kinh tế Nhà nước (Hội đồng trọng tài kinh tế TW: 1960-1965 Hội đồng trọng tài kinh tế Nhà nước: 1965-1981 Trọng tài kinh tế Nhà nước: 1981 đến nay) 3.2.4 "Từ hồ sơ số đến hồ sơ số " Ghi số số hồ sơ cuối "Mục lục" 3.2.5 "Phông số" Viết số thứ tự phông cố định theo danh sách phông kho lưu trữ 3.2.6 "Mục lục số" " Quyển số" Viết số thứ tự "Mục lục hồ sơ " phông 3.2.7 "Số trang": Ghi số lượng trang "Mục lục hồ sơ " Các mục "Phông số", "Mục lục số" "Quyển số", "Số trang" ghi góc tờ giấy, cách đường viền ngang 15mm cách 10mm 3.2.8 "Thời hạn bảo quản" Ghi góc bên phải, cách đường viền ngang 25mm Thời hạn bảo quản "Mục lục hồ sơ " thường vĩnh viễn Tên mục in chữ in thường 3.3.Tờ mục lục: bảng liệt kê phần, chương, mục nội dung "Mục lục hồ sơ " tương ứng với phần, chương, mục, số thứ tự trang đánh số thứ tự để tra tìm thuận tiện 3.4 Lời nói đầu: Nội dung "Lời nói đầu" gồm có yếu tố thơng tin sau: 3.4.1 "Lịch sử đơn vị hình thành phơng" : Nêu tóm tắt về: - Điều kiện lịch sử nguyên nhân đời; - Ngày, tháng, năm thành lập, thay đổi giải thể đơn vị hình thành phông; - Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đơn vị hình thành phơng; - Vị trí đơn vị hình thành phơng hệ thống tổ chức Nhà nước Mối quan hệ với quan cấp trên, cấp cấp; - Phạm vi hoạt động đơn vị hình thành phơng; - Các đơn vị, tổ chức với thay đổi theo thời kỳ (nếu có) 3.4.2 "Lịch sử phơng": Nêu tóm tắt về: - Khối lượng tài liệu tồn phơng tính theo mét giá (nếu chưa chỉnh lý) số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (nếu chỉnh lý); - Thời gian bắt đầu kết thúc tài liệu phông; - Số lần nhập, số lượng nhập thời gian nhập; - Tình trạng tài liệu (mức độ thiếu, đủ; tình trạng vật lý, biến động ); -Thành phần nội dung chủ yếu tài liệu phơng 3.4.3 Đặc điểm q trình biên mục hệ thống hoá hồ sơ 46 3.4.4 Cách sử dụng "Mục lục hồ sơ " Chú ý: Tuỳ theo loại phông yêu cầu khai thác mà trình bày sơ lược, chi tiết 3.5 Bảng chữ viết tắt Bảng chữ viết tắt dùng để giải thích khái niệm viết tắt dùng mục lục; khái niệm viết tắt xếp theo v ần ABC quy định trình bày sau; Chữ viết tắt ghi bên trái trang giấy, chữ viết đầy đủ ghi bên phải trang giấy Ví dụ: HĐBT Hội đồng trưởng HĐND Hội đồng nhân dân 3.6 Bảng kê hồ sơ Tên gọi kích thước cột mục "Bảng kê hồ sơ" trình bày theo hình 3: Khoảng cách để đóng 20mm Cột Hộp, cặp số: 15mm Cột Hồ sơ số: 20mm Cột Tiêu đề hồ sơ: 110mm Cột Ngày tháng bắt đầu kết thúc: 20mm Cột Số tờ: 10mm Cột Ghi chú: 15mm Cách ghi số cột mục: Cột 2- "Số thứ tự hồ sơ": Là chữ số Ả Rập đánh cố định cho hồ sơ sau xếp trật tự hồ sơ phông theo phương án phân loại Số thứ tự hồ sơ kết hợp với số phông số mục tạo thành địa tra tìm hồ sơ Chú ý: - Mỗi hồ sơ ghi số thứ tự - Nếu hồ sơ có nhiều tập tập đánh số thứ tự riêng Cột 3- "Tiêu đề hồ sơ": Tiêu đề hồ sơ ghi mục lục tiêu đề ghi bìa hồ sơ Tương ứng với tiêu đề số thứ tự hồ sơ Trường hợp nhiều hồ sơ có tiêu đề viết lần cho hồ sơ đầu, sau viết chữ "nt" ghi điểm khác như: Tập , Tập Chú ý: - Trong cột tiêu đề hồ sơ cịn ghi tên nhóm hồ sơ - Tên nhóm hồ sơ tên đơn vị tổ chức, mặt hoạt động hay thời gian chọn làm phương án hệ thống hố tài liệu phơng Cột 5- "Số tờ": Ghi tổng số lượng tờ bên hồ sơ sau tài liệu hệ thống hoá đánh số thứ tự 47 Cột 6- "Ghi chú": Ghi đặc điểm đáng ý hình thức nội dung hồ sơ; đặc điểm việc quản lý hồ sơ lưu trữ *Thí dụ: Ghi việc xuất hồ sơ để chụp microfilm, hồ sơ có bút tích lãnh tụ Các cột mục bảng kê hồ sơ phân đường kẻ dọc trang giấy có độ rộng 0, 5mm Tên gọi cột mục in cân xứng (có độ rộng trên) Phần đầu trang sau (sau trang đầu) phải kẻ khung có độ rộng quy định trang đầu ghi số thứ tự cột 1, 2, đến 3.7 Bảng dẫn Bảng dẫn bảng kê tên vật, vấn đề, địa danh, tên người gặp tiêu đề hồ sơ kèm theo giải có tác dụng giúp cho việc tra tìm thơng tin định hướng nhanh chóng Thơng thường có bảng dẫn sau: -Bảng dẫn tên người -Bảng dẫn địa danh -Bảng dẫn kiện Cách trình bày bảng dẫn quy định sau: Tên Số hồ sơ Trang số (Người, địa danh, kiện) 3.8 Phần kết thúc Phần kết thúc "Mục lục hồ sơ " trình bầy khuôn khổ 165mm x 165mm, gồm nội dung sau đây: Mục lục hồ sơ có tờ (ghi số chữ) Gồm hồ sơ (ghi số chữ) Từ số đến số có số đúp số bỏ sót Người lập Người lập Phụ trách đơn vị ký xác nhận 4.4 Tiêu chuẩn quy chuẩn cặp, hộp đựng tài liệu 4.4.1 TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Tiêu chuẩn qui định bìa hồ sơ lưu trữ có kích thước 650mm x 320mm (khơng tính kích thước phần tai tai dưới) gồm p hần: - Tờ đầu có kích thước 320mm x 230mm; - Phần gáy có kích thước 320mm x 40mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); - Tờ sau có kích thước 320mm x 230mm; 48 - Phần tai tai có kích thước 230mm x 100mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); - Phần tai cạnh có kích thước 320mm x 150mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); 4.4.2 TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Theo TCVN 9252 : 2012, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm giấy tơng, kích thước hộp 350mm x 250mm x 125mm, dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng hộp, nắp có dây buộc, khuy hộp làm từ vật liệu không ăn mịn, cạnh bên hộp có lỗ trịn đường kính 30mm để tạo thơng thống 4.4.3 TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Giá bảo quản tài liệu lưu trữ làm thép mạ kẽm, sơn chống gỉ sơn màu, kích thước 2000mm x 1230mm x 400mm, gồm khung giá dày 40mm, giằng dày 30mm đợt dày 25mm, chịu tải tối thiểu 50kg/tấm Công bố Tiêu chuẩn Quốc gia công tác văn thư lưu trữ gồm: a TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Tiêu chuẩn qui định bìa hồ sơ lưu trữ có kích thước 650mm x 320mm (khơng tính kích thước phần tai tai dưới) gồm phần: - Tờ đầu có kích thước 320mm x 230mm; - Phần gáy có kích thước 320mm x 40mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); - Tờ sau có kích thước 320mm x 230mm; - Phần tai tai có kích thước 230mm x 100mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); - Phần tai cạnh có kích thước 320mm x 150mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); b TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Theo TCVN 9252 : 2012, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm giấy cáctơng, kích thước hộp 350mm x 250mm x 125mm, dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng hộp, nắp có dây buộc, khuy hộp làm từ vật liệu khơng ăn mịn, cạnh bên hộp có lỗ trịn đường kính 30mm để tạo thơng thống c TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ 4.5 Tiêu chuẩn quy chuẩn công cụ quản lý văn Các công cụ quản lý văn cung cấp giải pháp toàn diện để xếp tự động hóa tất công việc Công cụ quản lý cần đáp ứng nhu cầu tổ chức, đặc biệt thích hợp cho tổ chức lớn có nhiều văn phịng, chi nhánh Công cụ quản lý cần đạt tiêu chuẩn sau: Tuân thủ đầy đủ hướng dẫn pháp luật quản lý văn đảm bảo có linh hoạt để đáp ứng đặc thù, qui định riêng quan tổ chức 49 Quản lý tiếp nhận chuyển giao thư từ, bưu phẩm, sách báo gửi đến quan, tổ chức cá nhân liên quan Quản lý toàn trình giải văn bản, tài liệu gửi đến quan , tổ chức từ tiếp nhận, đăng ký, cho ý kiến, phân xử lý giải xong Quản lý tồn q trình phát hành văn bản, tài liệu quan, tổ chức gửi từ soạn thảo, kiểm duyệt phát hành Quản lý trình gửi nhận liên thơng trụ sở đơn vị thành viên Quản lý tồn q trình xử lý văn nội bộ, tờ trình từ dự thảo phát hành Khả thiết lập luồng quy trình kiểm duyệt văn bản, tài liệu, tờ trình với cơng cụ Quản lý quy trình (Workflow Management) có giao diện đồ họa trực quan Bảo mật cao theo nguyên tắc: bước xử lý, vào thông tin phân xử lý, hệ thống tự phân quyền tương ứng (Xem, Xử lý) tài liệu, văn hồ sơ Nhờ thế, đảm bảo có cá nhân liên quan phép thấy truy cập tới văn hồ sơ, tài liệu liên quan giải văn Cho phép khai báo xác định thời hạn giải văn (hệ thống tự động trừ ngày nghĩ, lễ) loại văn theo qui định Mơ hình tiếp nhận, đăng ký xử lý tài liệu, văn đến linh động, đủ khả giải tạo xâu chuỗi liên kết liệu kịch từ đơn giản đến phức tạp sau: 50 Sản phẩm có nhiều phiên để đáp ứng cho quy mơ đặc thù loại hình tổ chức: Phiên dành cho tổ chức có mơ hình đơn vị Phiên dành cho tổ chức có mơ hình nhiều đơn vị (Tổng Cơng ty, Tập đồn, Cơng ty mẹ - Cơng ty con) Phiên dành cho Khối Hành Nhà nước Phiên dành cho Khối Ngân hàng Với mô hình nhiều đơn vị, Văn đơn vị gửi qua hệ thống trở thành Văn đến nằm hàng chờ văn Đến qua mạng đơn vị nhận 51 Câu hỏi ôn tập chương Câu 1: Trình bày đối tượng tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư Vì quan, tổ chức phải xây dựng tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư Câu 2: Hãy nêu công cụ sử dụng công tác văn thư nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ văn thư Khi xây dựng tiêu chuẩn hóa phải đánh giá phù hợp quy chuẩn kỹ thuật công tác văn thư.( giải thích ý kiến trên) Câu 3: Trình bày tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật công tác văn thư Quy chuẩn soạn thảo văn đòi hỏi yêu cầu theo với tiêu chuẩn văn quốc gia, cho ví du minh họa 52 CHƯƠNG ỨNG DỤNG TIÊU THUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN Mã chương: MH20.03 Giới thiệu: - Ứng dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư quan trình chuyển giao nghiệp vụ công tác văn thư quan, tổ chức đảm bảo tính đồng bộ, tính khoa học cơng tác văn thư hành - Áp dụng tiêu chuẩn công tác văn thư quan tạo thống tiêu chuẩn kỹ thuật đại Khi chuyển giao úng dụng ISO vào công tác tiêu chuẩn hóa nhằm đáp ứng với cơng tác văn thư lưu trữ Mục tiêu: - Trình bày kiến thức áp dụng, kiểm tra đánh giá tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư - Đánh giá kết ứng dụng cơng tác tiêu chuẩn hóa vào công tác văn thư, nêu ưu nhược điểm áp dụng cơng tác tiêu chuẩn hóa - Nghiêm túc, chủ động, tích cực q trình học tập, nghiên cứu Nơi dung chính: Phổ biến, hướng dẫn tiêu chuẩn công tác văn thư Hiện nay, Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng (sau gọi TCVN ISO 9001:2000) áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu có vai trị quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc trieern khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại Việc áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào hành cơng lĩnh vực văn thư, lưu trữ thực có hiệu số nước khu vực Malaysia, Singapore, quy trình lập quản lý hồ sơ áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn đuợc Bộ Khoa học công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004) Ở nước, số Bộ ngành địa phương Văn phịng Bộ Cơng nghiệp, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Ủy ban nhân dân Tp Hải Phòng , áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào số nội dung công tác văn thư phần quy trình hoạt động 53 hành quan, quy trình soạn thảo, giải ban hành văn bản; quản lý văn đến Đây kinh ngh iệm quý cần nghiên cứu, học hỏi để vận dụng trình áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng lĩnh vực nói tạo cách làm việc khoa học, loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho lực, trách nhiệm ý thức phục vụ công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ quan nhà nước với dân cải thiện, từ vai trị vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ nâng cao Áp dụng tiêu chuẩn vào nghiệp vụ công tác văn thư Áp dụng ISO 9001:2000 công tác văn thư lưu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng công tác văn th lưu trữ quan nhà nước, dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn yêu cầu công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước Việc áp dụng nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân Việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hành nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp luật yêu cầu riêng tổ chức Hệ thống vận động theo mơ hình quản lý theo q trình, tức q trình chuyển hóa từ yếu tố đầu vào (các yêu cầu mong đợi khách hàng, nguồn lực yếu tố khác) thành kết đầu (các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng yêu cầu đáng khác) lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu suốt vịng đời sản phẩm Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đi, đến tra tìm thơng tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác; nâng cao suất, hiệu công tác quan, tổ chức tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia a Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân văn bản; - Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn đi, đến, văn nội bộ; 54 - Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố; - Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn b Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội - Gửi nhận văn bản; - Thư tín điện tử; - Quản lý văn đi; - Quản lý văn đến; - Quản lý đơn thư khiếu tố Kiểm tra, đánh giá vấn đề ứng dụng tiêu chuẩn hoá Tiến hành kiểm tra đáng gái việc xác định thuận lợi thách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ 3.1 Thuận lợi Qua nghiên cứu nguyên tắc, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9000 với trình khảo sát thực tế tình hình cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước, nhận thấy, việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ quan quản lý nh nước Một là: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 áp dụng phổ biến doanh nghiệp, quan, tổ chức giới Việt Nam Theo thống kê Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng, nước ta có khoảng 60 quan, tổ chức áp dụng ISO 9000 Nhiều quan nhà nước thành phố Hồ Chí Minh số tỉnh, thành phố khác thực việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 lĩnh vực liên quan đến việc thực hiện, giải dịch vụ hành chính, thủ tục hành Điều tạo điều kiện thuận lợi định cho quan công việc sau: - Việc phổ biến tiêu chuẩn ISO 9000 đến cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ có nhiều thuận lợi Bởi lẽ, tiêu chuẩn ISO 9000 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng quan, doanh nghiệp áp dụng trước dịch từ tiếng Anh sa ng tiếng Việt công bố nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải báo, tạp chí qua mạng internet - Có thể áp dụng kinh nghiệm quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 thành công tránh sai lầm quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 không thành công Một số quan, doanh nghiệp áp dụng thành công ISO 9000 như: Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn, Công ty Kim Đan, Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, đặc biệt số quan hành như: Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, ủy ban nhân dân Quận thành phố Hồ Chí Minh, Sở Khoa học Cơng nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, Các báo cáo tổng kết nghiên cứu với nội dung mô tả hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình 55 ISO 9000, thành đạt quan áp dụng khó khăn, vướng mắc q trình thực đăng tạp chí chuyên ngành, website quan trao đổi diễn đàn mạng internet Những báo cáo viết thực nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho việc học hỏi kinh nghiệm tránh hạn chế trình áp dụng ISO 9000 vào công tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước Hai là: Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ nhu cầu cấp bách quan nhà nước giai đoạn cải cách hành nhà nước Bởi lẽ, việc thực hệ thống quản lý theo mơ hình ISO 9000 giúp cho quan, tổ chức có phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao đặc biệt khắc phục chồng chéo trách nhiệm, rườm rà bước thực cơng việc Chính vậy, áp dụng ISO 9000 công tác khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với xu chung công cách hành nhà nước, đặc biệt cải cách thủ tục hành Điều dẫn đến việc áp dụng ISO 9000 nhà nước cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều ki Việc áp dụng ISO 9000 ngành lưu trữ nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng chủ trương, nhiệm vụ đặt quan nhà nước thời gian tới Chủ trương Thủ tướng Chính phủ, cam kết Bộ, ngành, địa phương, lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước i cách hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tinh thần, nguyện vọng cán bộ, công chức, làm công tác văn thư lưu trữ Bởi lẽ, việc quy định rõ trách nhiệm cá nhân quy trình ISO 9000 cho việc xác định nhiệm vụ phạm vi trách nhiệm đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyện vọng giản lược thủ tục hành klhâu nghiệp vụ nên đư ợc đối tượng tham gia quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ Ba là: lợi ích việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ, tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ Đó mục tiêu hướng đến ngành lưu trữ Mặt khác, thực tế hình thành hệ thống văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định hướng dẫn nghiệp vụ vê công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đặt ra, cần thực thời gian tới Đồng thời, áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ biện pháp thực đổi công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước mục tiêu mà nhà nghiên cứu , nhà quản lý ngành lưu trữ hướng tới Sự phù hợp việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ với mục tiêu, kế hoạch yêu cầu đổi công tác văn thư lưu trữ tạo thuận lợi việc thống chủ trương cấp lãnh đạo việc tuyên truyền vận động cán 56 bộ, công chức viên chức quan nhà nước thực hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 3.2 Thách thức Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ cịn vấp phải số khó khăn, vướng mắc sau: Một là: Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Vì vậy, Cục văn thư lưu trữ nhà nước phải chịu sức ép tâm lý xây dựng mơ hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mang tính điển hình cho tồn ngành Điều địi hỏi thống ý chí hành động từ lãnh đạo cao đến thành viên với Hai là: Hiện nay, sở pháp lý cho cơng tác văn thư lưu trữ cịn hạn chế Vấn đề quy định chung văn quy phạm pháp luận Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Nghị định 111/2004/NĐ -CP, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng Trên thực tế, để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, vấn đề thuộc nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần quy định cụ thể, chi tiết Bởi lẽ, hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO vào hoạt động thay đổi dù nhỏ văn quản lý ngành ảnh hưởng đến trình hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 Chính vậy, sở pháp lý chưa đầy đủ trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ Ba là: Cơ sở vật chất công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng ISO 9000 cách có hiệu Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9000 không giới hạn đơn trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho cán thực nghiệp vụ cần thiết trình áp dụng ISO Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9000 hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, toàn nguồn lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 vận hành quan, tổ chức Nguồn lượng để hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 vận hành cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước bao gồm đối tượng tham gia trực tiếp vào trình hoạt động hệ thống như: đội ngũ cán bộ, hệ thống hồ sơ tài liệu trang thiết bị đóng vai trị hỗ trợ cho vận hành hệ thống như: máy móc, trang thiết bị tài liệu hệ thống Hiện tại, nguồn lượng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan quản lý nhà nước chưa chuẩn bị đồng Đội ngũ cán chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức ISO 9000 tin học; hệ thống văn nghiệp vụ chưa thật đầy đủ đồng bộ, việc đạo quản lý công việc ch ưa thực khoa học, máy móc trang thiết bị cho q trình thực ISO cịn thiếu 57 số lượng, tốc độ chậm, chưa nâng cấp kịp thời Tất yếu tố ảnh hưởng đến vận hành hệ thống quản lý chất lượng, ảnh hưởng đến hiệu việc áp dụng ISO 9000 3.3 Một số kiến nghị Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ xin kiến nghị số giải pháp sau: a Về quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ - Hồn thiện mơ hình quản lý cơng tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư, lưu trữ quan; - Thành lập Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn hướng dẫn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho quy trình nghiệp vụ tồnngành lưu trữ; - Rà sốt đánh giá hệ thống quản lý ngành lưu trữ, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 công tác văn thư, lưu trữ sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ thực quan nhà nước - Hoàn thiện sở pháp lý cho công tác lưu trữ, cụ thể hồn thành dự thảo Luật Lưu trữ để trình quan có thẩm quyền ban hành - Hồn thiện sở lý luận thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ - Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9000 vào cơng - Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 hình thức mở khố học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán bộ, công chức, viên chức về: n ội dung tiêu chuẩn ISO 9000; tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ giao áp dụng ISO 9000; kỹ giải công việc, kỹ phương pháp áp dụng ISO 9001:2000 công tác văn thư, lưu trữ - Hoàn thiện sở vật chất cho trình áp dụng ISO 9001 b Đối với quan, tổ chức - Rà soát, xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan để bảo đảm cho việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; - Tăng cường đầu tư nhân lực, sở vật chất, điều kiện làm việc cho công tác văn thư, lưu trữ tạo thuận lợi cho việc áp dụng ISO 9001:2000; - Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ thành mục tiêu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quan Để việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuânr hiệu cần ý thức việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 vào công tác văn 58 thư lưu trữ nỗ lực quan nhà nước cải cách hành nhà nước Nó địi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể đơn vị, trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo, lẽ cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành công việc áp dụng trì hệ thống quản lý ISO 9001:2000 công tác văn thư lưu trữ Đồng thời, yếu tố người vô quan trọng, trình độ hiểu biết thành viên quan nhà nước ISO 9001:2000 tham gia tích cực họ vào việc áp dụng ISO 9001:2000 giữ vai trò định Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào cơng tác văn thư lưu trữ góp phần giúp cho quan nhà nước đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị trình thực thi công việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu cơng tác văn thư lưu trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nước quan, tổ chức nhà nước hoạt động có ý nghĩa thiết thực cải cách hành nhà nước Câu hỏi ơn tập chương Câu 1: Trình bày nội dung phổ biến hướng dẫn tiêu chuẩn công tác văn thư Khi áp dụng ISO-9000 vào công tác văn thư quan, tổ chức gập khó khăn cần khắc phục Câu 2: Hãy nêu công tác kiểm tra đánh giá ứng dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư Xác định thuận lợi, thách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ, kiến nghị với quan có thẩm quyền để công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức thuận tiện 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đại học Luật Hà Nội, Giáo trình Luật Hành chính, Nxb Cơng an nhân dân, Hà Nội 2016 Học viện Hành quốc gia, Quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội, 2016 Học viện Hành quốc gia, Quản lý nhà nước an ninh, quốc phòng, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội, 2017 Học viện Hành quốc gia, Quản lý nhà nước văn hoá, giáo dục, y tế, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội, 2018 Học viện Hành quốc gia, Quản lý nhà nước tài nguyên môi trường, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội, 2018 Đỗ Hoàng Toàn, Mai Văn Bưu, Quản lý nhà nước kinh tế, Nxb Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2018 - Phạm Thị Ngọc Trầm, Quản lý nhà nước tài nguyên môi trường phát triển bền vững góc nhìn xã hội – nhân văn, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 2016 60 ... 25 Nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ văn thư 3.1 Xây dựng cơng bố tiêu chuẩn văn thư Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu xây dựng số tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc gia tiêu chuẩn ngành... : - Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư nhằm tạo thống nghiệp vụ thong qua việc xây dựng công bố tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật công tác văn thư - Đánh giá tiêu chuẩn kỹ thuật thông qua tiêu. .. học: - Về kiến thức: + Trình bày lý luận tiêu chuẩn hóa + Trình bày nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư, hệ thống tiêu chuẩn văn thư ban hành; - Về kĩ + Ứng dụng tiêu chuẩn ISO công