Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế[.]
Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo chế thị trường có quản lý Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng, trật tự an toàn xã hội, tạo tiền đồ mới, đưa công đổi bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Từ tiến hành cơng đổi đến thực tế Việt Nam dành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý Nhà nước, trình độ cán công chức Nhưng trước xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt quan quản lý Nhà nước cần đẩy mạnh Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc yêu cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lý mà cơng tác văn thư – lưu trữ đóng vai trị quan trọng Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng công tác Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Để nâng cao suất, chất lượng hiệu quản trị, cần ý thức đắn tầm quan trọng công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thơng tin chậm, thiếu xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ nhiệm vụ Quản trị văn phịng Cơng tác văn thư – lưu trữ nội dung hoạt động chủ yếu văn phòng, nằm hệ thống quản lý Nhà nước Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng củ công tác Văn thư – Lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức Cán cơng chức văn phịng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác Văn thư – Lưu trữ Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối, sách Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Công tác lưu trữ việc lựa chọn văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại tổ chức xếp, bảo quản khoa học có hệ thống nhằm giúp quan, cá nhân tra cứu thơng tin cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu quản lý Nhà nước suất, chất lượng, hiệu Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng Cơng ty Xăng dầu Hàng khơng Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập phịng Văn thư Cơng ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam, em hiểu biết nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác Văn thư –Lưu trữ hoạt động quan đơn vị nói chung Văn phịng Cơng ty Xăng dầu Hàng khơng Việt Nam nói riêng Và thời gian thực tập giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét rút mặt tốt mặt cần điều chỉnh, biện pháp cần áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Vì em chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng khơng Việt Nam” làm đề tài khố luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu cơng tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài khố luận nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu sở lý luận Văn thư – Lưu trữ công tác Văn thư – Lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác Văn thư – Lưu trữ (các hoạt động Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam) để thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng giải pháp công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu khoá luận lý thuyết Văn thư – Lưu trữ thực tiễn hoạt động Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Cụ thể: - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Công ty đặc biệt khối văn phòng tổ Văn thư – Lưu trữ Công ty - Thực trạng hoạt động Văn thư – Lưu trữ công ty như: Công tác văn thư (xây dựng ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu, lập nộp hồ sơ), công tác lưu trữ (phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ) - Đánh giá hiệu hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ từ tìm ưu điểm, hạn chế công tác Văn thư – Lưu trữ tai Công ty đồng thời nguyên nhân hạn chế - Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu thực tốt chuyên đề em sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: + Phương pháp điều tra quan sát + Phương pháp Duy vật biện chứng + Phương pháp thống kê + Phương pháp so sánh đối chiếu + Phương pháp phân tích tổng hợp + Phương pháp vấn Khoá luận tốt nghiệp lời mở đầu, kết luận, mục lục tài liệu tham khảo, bố cục khoá luận chia thành chương: Chương 1: Lý luận công tác văn thư lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Chương 3: Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Công tác Văn thư - Lưu trữ nội dung quan trọng nghiệp vụ văn phịng Chính vậy, để tìm hiểu rõ công tác Văn thư – Lưu trữ cần phải tìm hiểu tổng quan văn phịng cơng tác Văn Phịng nói chung 1.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1.1 Khái niệm văn phịng Văn phịng hiểu sau: - Thứ nhất: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành - Thứ hai: Văn phịng cịn hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị - Thứ ba: Văn phịng nơi làm việc cụ thể người có chức vụ, có tầm cỡ nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc… - Thứ tư: Văn phòng dạng hoạt động quan tổ chức, diễn việc thu thập, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, tức công văn có liên quan đến cơng tác văn thư Tóm lại, Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức 1.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1 Chức văn phòng Theo khái niệm cơng tác văn phịng, ta thấy văn phịng có chức sau đây: - Chức tham mưu: Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan (thuộc người quản lý), muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến văn phịng tập hợp, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án phán kịp thời đắn Hoạt động cần Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gị bó) mang tính chun sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) Chức gọi chức tham mưu cho nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị công tác Văn phòng - Chức tổng hợp: Kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực đối tượng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý Q trình thu thập, quản lý, sử dụng thơng tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định mang lại hiệu thiết thực Hoạt động thuộc chức tổng hợp cơng tác văn phịng Chức khơng có tác dụng thiết thực đến chức tham mưu văn phịng mà cịn có vai trị quan trọng thành công hay thất bại quan, đơn vị Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hố cơng tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại - Chức hậu cần: Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan văn phòng đơn vị, tổ chức Trong đó, chức tổng hợp quan trọng, định đến thành bại công tác văn phòng 1.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Trên sở chức chung, mình, văn phòng cần thực nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình cơng tác quan đơn đốc thực chương trình đó, bố trí, xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm quan - Thu thập, xử lý tổ chức sử dụng thơng tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan, đề xuất kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng - Thực công tác Văn thư – Lưu trữ, giải văn thư, tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan, tổ chức với quan , tổ chức khác, nhân dân nói chung Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam - Lập kế hoạch tổ chức, dự tốn kinh phí năm, q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ Nhà nước định Thủ trưởng - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc quan, bảo đảm yêu cầu cho hoạt động công tác quan - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo trật tự, an toàn quan, tổ chức phục vụ họp, thực công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ cơng chức văn phịng, bước đại hố cơng tác hành văn phịng, đạo hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp hay đơn vị chuyên môn cần thiết 1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư - Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà quan, tổ chức công tác văn thư ngày quan tâm nhiều Đặc biệt cơng cải cách hành Nhà nước, cơng tác văn thư trọng tâm tập trung đổi - Văn thư vốn từ Hán gốc dùng tên gọi chung loại văn cá nhân, gia đình, dịng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) văn quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, triều Nguyễn sử dụng phổ biến quan nhà nước - Ngày văn quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế trị- xã hội…dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 1.2.2 Vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư * Vai trị cơng tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung quan trọng hoạt động văn phịng Trong văn phịng, cơng tác văn thư thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phịng mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước * Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Về mặt nội dung cơng việc xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho cơng tác quản lý mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý - Thực tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, nâng cao chất lượng sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết hạn chế việc lợi dụng sơ hở việc quản lý văn để làm việc trái pháp luật - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực - Công tác văn thư nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư nộp vào kho lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ kho lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ lại đầy đủ chất Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại không khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phịng lưu trữ khơng hồn chỉnh 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư Đứng trước địi hỏi hoạt động quản lý Nhà nước, cơng tác văn thư quan, đơn vị q trình thực nội dung cơng văn, giấy tờ phải đảm bảo yếu cầu Thể việc đáp ứng đòi hỏi nhu cầu quản lý Nhà nước lĩnh vực, khía cạnh sống, từ cơng tác văn thư có yêu cầu sau: - u cầu nhanh chóng: Q trình quản lý cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn Dó đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh công việc quan Nội dung văn chứa đựng việc định, giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc nêu văn - u cầu xác: Trong q trình thực hiện, u cầu xác địi hỏi cơng tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau: + Chính xác nội dung văn tức nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý, dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác số liệu phải đầy đủ, chứng rõ ràng + Chính xác thể thức văn bản, văn ban hành phải có đầy đủ yếu tố Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo tiêu chuẩn Nhà nước ban hành + Chính xác khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu tính xác phải quán triệt cách đầy đủ khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký chuyển giao văn Yêu cầu xác cịn phải thể việc thể việc thực chế độ quy định Nhà nước - Yêu cầu bí mật: Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, bí mật Nhà nước Vì vây, trình tiến hành xây dựng văn tổ chức giải văn phải đảm bảo giữ gìn bí mật Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Khi lựa chọn cán văn thư phải qn triệt tinh thần giữ gìn bí mật quan Về khía cạnh định, yêu cầu bí mật cơng tác văn thư cịn phải thể việc giữ gìn bí mật nội dung công việc bàn bạc chưa đưa thành định thức quan chưa ban hành thành văn - Yêu cầu đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì u cầu đại hố công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thực trang bị thiết bị văn phịng 1.2.4 Nội dung cơng tác văn thư 1.2.4.1 Công tác xây dựng ban hành văn Những cơng văn giấy tờ, tài liệu hình thành hoạt động quản lý quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, tổ chức Chính trị - Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung văn Công tác xây dựng văn bao gồm công việc sau: - Soạn thảo văn bản: Căn vào chức nhiệm vụ, quyền hạn cơng ty mục đích u cầu định để làm văn nhằm giải công việc cụ thể điều chỉnh quan hệ xã hội Có nhiều phương pháp soạn thảo văn như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo máy vi tính, viết tay thảo… - Trình duyệt thảo: Tất thảo phải duyệt trước đưa đánh máy trình ký, người duyệt văn ký tắt vào thảo mà duyệt Những văn gửi Thủ trưởng Phó Thủ trưởng Cơng ty ký phải Chánh Văn phịng xem xét thủ tục, thể thức văn trước trình ký ban hành - Bổ sung xử lý kỹ thuật văn bản: Trong trình xem xét, thấy có thiếu sót nội dung chưa thể thức Chánh Văn phịng u cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối đánh máy, in văn - Ký ban hành văn bản: Văn sau ký chuyển sang phận văn thư để làm thủ tục ban hành 1.2.4.2 Công tác tổ chức quản lý quản lý văn 1.2.4.2.1 Tổ chức quản lý giải văn đến Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam * Khái niệm văn đến: Văn đến công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên gửi đến * Một số nguyên tắc chung việc tiếp nhận văn đến - Tất văn đến quan phải đăng ký vào sổ, quản lý thống văn thư - Văn đến phải xử lý nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật - Văn đến phải trình Thủ trưởng quan, qua văn phịng trưởng phịng hành trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải - Các cá nhân, đơn vị, nhận văn đến phải đăng ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn thư * Nội dung quản lý văn đến Bước1:Tiếp nhận kiểm tra sơ văn đến Khi tiếp nhận văn đến quan, người trực tiếp nhận văn phải kiểm tra xem có văn tài liệu gửi cho quan khơng, số lượng văn (số lượng bì văn bản) có đủ khơng Nếu thấy thiếu hỏi lại người đưa văn cho Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn dấu hiệu bị bóc, rách, bị văn bên phong bì khơng Nếu có phải báo cho người phụ trách cơng tác văn thư quan biết phải lập biên với người đưa văn đến quan Bước 2: Phân loại sơ Sau nhận đủ số lượng văn gửi cho quan mình, phận văn thư phải tiến hành phân loại văn nhận thành hai loại (loại phải đăng ký loại đăng ký) - Loại phải đăng ký: Tất văn bản, giấy tờ gửi cho quan (ghi tên quan, tên đơn vị tổ chức quan), gửi Thủ trưởng quan người có chức vụ lãnh đạo quan (ghi chức danh ghi đích danh họ) - Loại đăng ký: Tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí, tin… Bước 3: Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu mức độ “khẩn” phải bóc sau nhận Khi bóc bì văn khơng để làm rách văn bản, không làm phần số, ký hiệu văn ghi ngồi phong bì khơng làm dấu bưu điện phong bì - Với văn thường: Sinh viên: Trần Thị Huyền 10 Lớp QT901P ... chỉnh, biện pháp cần áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Vì em chọn đề tài : ? ?Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công. .. nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng. . .Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ