Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty xăng dầu hàng không việt nam

Lời mở đầu Trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trước đây, việc tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp đều do Nhà nước Ên định. Nhưng từ sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI ( 1986 ) với hơn 10 năm đổi mới, nền kinh tế nước ta đã đạt được những bước tiến vững chắc. Một trong những thành tựu đó là ngành thương mại đã phát triển vô cùng mạnh mẽ, không những đáp ứng được nhu cầu ngày một tăng về khối lượng hàng hoá của thị trường trong nước mà còn thúc đẩy quan hệ giao lưu buôn bán với các đối tác trong khu vực và trên thế giới. Đối với các doanh nghiệp thương mại, nhất là các doanh nghiệp thương mại quốc doanh, việc đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh, làm chủ giá cả và thị trường vốn là những nhiệm vụ và mục tiêu hàng đầu. Nhưng để đạt được điều đó thì công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng lại là vấn đề thường xuyên được đặt ra, bởi vì có bán được sản phẩm, hàng hoá thì doanh nghiệp mới có điều kiện tồn tại và phát triển. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải năng động trong kinh doanh, phải xác định được nhu cầu thị trường là gì ? kinh doanh như thế nào ? phục vụ đối tượng nào ?...để làm sao cho hàng hoá của doanh nghiệp bán được nhiều nhất, hiệu quả kinh doanh đem lại cao nhất và lợi nhuận thu về tăng nhanh nhất. Xuất phát từ tầm quan trọng đặc biệt của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại càng chứng tỏ vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin, giúp cho doanh nghiệp nắm bắt và xử lý thông tin kịp thời trên thị trường kinh doanh luôn luôn đầy những biến động, từ đó đưa ra quyết định quản lý đúng đắn. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, trong quá trình thực tập tại Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam với sự giúp đỡ của toàn thể cán bộ công nhân viên phòng tài chính- kế toán, cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS. Lưu Đức Tuyên, em đã tập trung nghiên cứu đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam”. Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam. Chương3: Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam. Mặc dù rất cố gắng, song do thời gian có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại thiếu sót. Em rất mong muốn và chân thành tiếp thu ý kiến bổ sung đóng góp để có thể mở rộng thêm vốn hiểu biết của mình. Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 14 tháng 04 năm 2003. CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. 1.1.1. Quá trình bán hàng và kết quả bán hàng. Hàng hoá ở các doanh nghiệp thương mại là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất tiêu dùng và xuất khẩu. Bán hàng chính là quá trình các doanh nghiệp thực hiện chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. Thông qua quá trình bán hàng nhu cầu của người tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đó được thoả mãn và giá trị hàng hoá được thực hiện. Vì vậy bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng và doanh nghiệp thu được tiền hoặc có quyền thu tiền. Thoả mãn nhu cầu tiêu dùng xã hội là mục đích mà mọi doanh nghiệp đều vươn tới, do đó thành phẩm hàng hóa của doanh nghiệp phải được đưa tới người tiêu dùng. Bán hàng là khâu cuối cùng trong chu trình tái sản xuất của doanh nghiệp, bán hàng có thể thoả mãn nhu cầu của các doanh nghiệp khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp. Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí bỏ ra ( GVHB, CPBH, CPQLDN) với doanh thu bán hàng thuần. Nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi và ngược lại, nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào kỳ kinh doanh (cuối tháng, quý, năm) tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng doanh nghiệp. 1.1.2. Yêu cầu quản lý cơ bản về bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch đối với từng thời kỳ, từng kế hoạch, từng hợp đồng kinh tế, quản lý về số lượng, chất lượng mặt hàng, thời gian tiêu thô , cơ cấu mặt hàng tiêu thô , trị giá vốn của mặt hàng tiêu thụ, tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng, và tình hình thanh toán những khoản phải trích nép vào Ngân sách nhà nước. Thông qua bán hàng , vốn của doanh nghiệp mới chuyển hoá từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, giúp doanh nghiệp thu hồi được vốn tiếp tục quá trình kinh doanh với quy mô lớn hơn và với hiệu quả cao hơn. Chính vì vậy, bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nên phải quản lý chặt chẽ. Trước hết, phải quản lý về kế hoạch và mức hoàn thành kế hoạch tiêu thụ về hàng hoá, số lượng, chủng loại mặt hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, gía bán và tổng doanh thu bán hàng, phương thức thanh toán. Do vậy, yêu cầu quản lý kế toán bán hàng là phải nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng, đôn đốc thanh toán thu hồi đầy đủ kịp thời tiền vốn, xác định đúng kết quả bán hàng của từng loại hàng hoá, lao vụ, dịch vụ ...Từ đó tìm ra các nguyên nhân chủ quan hay khách quan ảnh hưởng tới chất lượng bán hàng để từ đó đưa ra những biện pháp tốt để khắc phục tồn tại cũng như phát huy những thế mạnh. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng . Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là ghi chép phản ánh đủ kịp thời khối lượng hàng hoá bán ra và tiêu thụ nội bộ, tập hợp và ghi chép đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng bán ra để xác định kết quả kinh doanh, cung cấp kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh thương mại. Ngoài ra nhiệm vụ của kế toán bán là phải kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận bán hàng, kỷ luật thanh toán và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, kỷ luật thu nép ngân sách , thuế giá trị gia tăng , thuế tiêu thụ đặc biệt... Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động quản lý và tiêu thụ hàng hoá. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là bộ phận công việc phức tạp và quan trọng nhất trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, khối lượng công việc chiếm tỷ trọng lớn, cung cấp nhiều thông tin cần thiết cho các nhà quản lý. Vì vậy, phải tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1.2.1. Các phương thức bán hàng và các trường hợp hàng hoá gửi bán được xác định là tiêu thụ. Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, đó là quá trình doanh nghiệp xuất giao hàng hoá cho khách hàng và thu được tiền về hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán . Hoạt động bán hàng trong kinh doanh thương mại gồm hai phương thức chủ yếu: bán buôn và bán lẻ. 1.2.1.1. Bán buôn hàng hoá: Là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục chuyển bán hoặc đưa vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm để bán. Đối tượng của bán buôn rất đa dạng. Đặc trưng của phương thức bán buôn và kết thúc nghiệp vụ bán hàng vẫn nằm ttrong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. 1.2.1.1.1. Bán buôn qua kho: Là phương thức bán hàng mà hàng bán được xuất ra trực tiếp từ kho của đơn vị bán buôn. Trong phương thức này được thực theo hai hình thức bán: - Thứ nhất: Là hình thức bán buôn trực tiếp qua kho. Theo phương thức này bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký, uỷ nhiệm cho người của đơn vị mình trực tiếp đến nhận hàng tại kho của đơn vị bán buôn, khi giao hàng xong thì số hàng này được xác định là tiêu thụ, doanh nghiệp bán buôn được quyền hạch toán doanh thu. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Thứ hai: Là bán hàng theo phương thức vận chuyển hàng. Theo phương thức này, đơn vị bán buôn căn cứ vào hợp đồng đã ký với bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chỉ được coi là tiêu thụ khi người mua thông báo đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán. Đây là thời điểm doanh nghiệp bán ghi phản ánh doanh thu của số hàng này và chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. 1.2.1.1.2. Bán buôn vận chuyển thẳng : Là hình thức bán hàng mà bán cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp bán buôn với đặc trưng cùng một lúc doanh nghiệp thực hiện cả hai nghiệp vụ mua và bán. Bán buôn vận chuyển thẳng có hai hình thức: - Một là: Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp. Theo hình thức này, doanh nghiêp bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp đến nhận hàng ở bên cung cấp. Khi giao hàng xong có chữ ký xác nhận của bên mua. Trên chứng từ bán hàng thì số hàng này được coi là tiêu thụ. Việc thanh toán tiền hàng phụ thuộc vào hợp đồng ký. Chứng từ bán hàng sử dụng trong trường hợp này là hoá đơn bán hàng giao thẳng do doanh nghiệp lập. - Hai là: Hình thức bán vận chuyển thẳng theo phương thức gửi hàng. Theo phương thức này, doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp xong sẽ chuyển thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài để giao hàng cho bên mua tại địa điểm quy định trong hợp đồng. Chi phí vận chuyển do ai chịu tuỳ thuộc vào hợp đồng kinh tế đã ký. Số hàng chuyển đi chưa phải là tiêu thụ. Thời điểm hàng dược coi là tiêu thụ là thời điểm bên mua thông báo đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán. Chứng từ bán hàng là hoá đơn bán hàng giao thẳng do đơn vị bán buôn lập. 1.2.1.2. Bán lẻ: Đặc trưng của phương thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng thì hàng hoá rời khỏi lĩnh vực lưu thông, đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hàng bán lẻ thường là khối lượng nhỏ, thanh toán ngay nên không cần lập chứng từ cho từng lần bán. Bán lẻ được phân biệt thành hai hình thức: 1.2.1.2.1. Bán lẻ thu tiền tập trung: Theo phương thức này, mỗi cửa hàng bố trí một nhân viên trực tiếp thu tiền của khách. Sau đó, viết hoá đơn cho khách đến nhận hàng tại cửa hàng. Nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn giao hàng cho khách và lập báo cáo bán hàng. Báo cáo này là chứng từ ban đầu làm căn cứ để hạch toán doanh thu. 1.2.1.2.2. Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo phương thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp giao hàng cho khách và thu tiền tính theo giá bán lẻ. Căn cứ vào số tiền bán hàng thu dược và kiểm kê hàng tồn để xác địng lượng hàng đã bán ra trong ngày, sau đó lập báo cáo bán hàng. Tiền bán hàng hàng ngày được nhân viên kê giấy nép tiền, nép cho thủ quỹ hay nép vào ngân hàng. 1.2.1.2.3. Bán hàng tự chọn: Người mua được quyền tự chọn hàng mua và trực tiếp trả tiền tại bộ phận thu ngân. Bộ phận thu ngân tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền, cuối ngày nép quỹ số tiền thu tại quầy trong ca, ngày bán Ngoài các hình thức trên, để tăng doanh số các doanh nghiệp còn áp dụng hàng loạt phương thức bán hàng khác như: bán hàng trả góp, ký gửi, đại lý, đổi hàng... 1.2.2. Doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng là số tiền về số sản phẩm, vật tư bán hàng, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ hoặc thực hiện cho khách hàng theo giá thoả thuận. Theo chuẩn mực số 14 thuộc hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của BTC thì : “ Doanh thu là tổng giá trị các lợi Ých kinh tế của doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.” Căn cứ vào luật thuế GTGT, doanh thu bán hàng được ghi nhận như sau: + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nép thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền hàng, tiền cung cấp dịch vô ( chưa có thuế GTGT ) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán( nếu có ) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nép thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và đối với hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài gía bán ( nếu có ) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa tổng doanh thu với các khoản bớt gía , giảm gía, chiết khấu thương mại, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. * Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện: + Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi Ých gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. + Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắc. + Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi Ých kinh tế từ việc bán hàng. + Xác định được chi phí liên quan đến việc bán hàng. 1.2.3. Gía vốn hàng bán. Để xác định đúng đắn xác định kết qủa kinh doanh, trước hết cần xác định đúng đắn trị giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. 1.2.3.1. Trị giá vốn hàng xuất kho để bán. • Đối với doanh nghiệp sản xuất, trị giá vốn hàng xuất kho để bán chính là giá thành thực tế sản phẩm hoàn thành. • Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của số hàng đã xuất kho. Trị giá vốn hàng xuất kho để bán được tính bằng một trong các phương pháp sau:  Phương pháp đơn giá bình quân. - Đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn: theo đơn giá này sau mỗi lần nhập kho hàng hoá phải tính lại giá thực tế bình quân làm căn cứ tính giá trị hàng hoá xuất lần sau. - Đơn giá bình quân hàng luân chuyển trong kỳ : Trị giá mua thực tế Đơn giá bình quân = của hàng còn đầu kỳ Số lượng hàng còn đầu kỳ Trị giá hàng xuất kho + + Đơn giá bình quân = của hàng luân Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng hoá xuất x kho chuyển trong kỳ  Phương pháp nhập trước- xuất trước ( nhập sau-xuất sau ). Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trước thì xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính.  Phương pháp nhập sau- xuất trước ( nhập trước- xuất sau) . Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nhập vào kho sau thì xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính.  Phương pháp tính giá thực tế đích danh. Theo phương pháp đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi hàng hoá theo từng lô, khi xuất kho hàng hoá thực lô nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế xuất kho. 1.2.3.2. Tính trị giá vốn của hàng của hàng đã bán. Sau khi tính được trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng đã bán. Trị giá vốn hàng đã bán = Trị giá vốn hàng xuất kho để bán CPBH, CPQLDN của số + hàng đã bán Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phí thời kỳ, trong kỳ tập hợp được bao nhiêu sẽ kết chuyển hết cho hàng đã bán. Tuy nhiên để xác định chính xác kết quả bán hàng thì các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu bán hàng trong kỳ thấp có thể phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ để lại cho số sản phẩm hàng hoá còn lại cuối kỳ. 1.2.4. Kết quả bán hàng. Kết quả hoạt động bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu qủa hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Nó chính là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần với tổng chi phí kinh doanh bao gồm : chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định . Kết quả hoạt động bán hàng trong kỳ được phản ánh bằng một số chỉ tiêu sau: Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Lợi = nhuận - CPBH - CPQLDN gộp 1.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG . 1.3.1. Nguyên tắc kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng . Việc hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán bán hàng phải tôn trọng nguyên tắc giá phí, nguyên tắc bán hàng ( hay nguyên tắc doanh thu thực hiện ), nguyên tắc phù hợp và các nguyên tắc khác. * Nguyên tắc bán hàng: Khi xác định doanh thu phải xác định thời điểm ghi nhận doanh thu: - Doanh thu được ghi nhận trước thời điểm giao hàng. - Doanh thu được ghi nhận trong thời điểm giao hàng. - Doanh thu được ghi nhận sau thời điểm giao hàng. Theo phương thức bán hàng thu tiền ngay thì việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá sản phẩm dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời và doanh thu được ghi nhận khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm cho khách hàng. Theo phương thức bán chịu, việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm dịch vụ đã được thực hiện, khách hàng mới chỉ chấp nhận trả tiền, chưa trả ngay tiền hàng nên đơn vị bán được quyền thu tiền. Đơn vị bán vẫn ghi nhận doanh thu, nói cách khác doanh thu vẫn được ghi nhận trước kỳ thu tiền. * Nguyên tắc giá phí : Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại tài sản, vật tư, hàng hoá, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải được phản ánh theo gía phí ( theo trị gía vốn) của chúng tức là theo số tiền mà đơn vị đã bỏ ra để có những tài sản đó.Vận dụng nguyên tắc giá phí khi xuất kho tài sản, vật tư, hàng hoá xuất bán thì trị giá vốn thực tế là giá thực tế của hàng bán tại thời điểm xuất kho. * Nguyên tắc phù hợp: Nguyên tắc này đòi hỏi chi phí phải phù hợp với doanh thu ở kỳ mà doanh thu được ghi nhận . 1.3.2. Kế toán tổng hợp bán hàng. 1.3.2.1. Chứng từ kế toán, tài khoản sử dông. • Các chứng từ quy định trong chế độghi chép ban đầu trong việc hạch toán bán hàng là : phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( GTGT ), giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu chi tiền mặt và chứng từ thanh toán khác. • Tài khoản sử dông: TK 156 - Hàng hoá : Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá . TK 157 - Hàng gửi bán : Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hay giá thành của hàng hoá, thành phẩm gửi bán. Số hàng này chưa được xác định là bán. TK 632 - Giá vốn hàng bán: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn hàng hoá, thành phẩm , dịch vụ đã bán ( được chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán ) và kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang TK 911 để tính kết quả kinh doanh. TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ : Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: - Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào. - Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong một kỳ hoặc nhiều kỳ kế toán TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ : Phản ánh doanh thu tiêu thụ giữa các đơn vị thành viên trong Tổng công ty , liên hợp hoặc giữa các đơn vị cấp dưới. TK 521 - Chiết khấu thương mại : Tài khoản này phản ánh số tiền chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá ), dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua bán hàng. TK 531 - Hàng bán bị trả lại: Tài khoản này phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại và kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang TK 511, TK 512 để giảm doanh thu bán hàng. TK 532 - Giảm giá hàng bán : Tài khoản này phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511 để giảm doanh thu bán hàng TK 641 - Chi phí bán hàng : Tài khoản này để phản ánh tập hợp và kết chuyển những chi phí thực tế phát sinh trong quy trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vô , bao gồm các chi phí cho nhân viên bán hàng, BHYT, BHXH KPCĐ. TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp : Tài khoản này để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp. TK 3331 - Thuế GTGT phải nép : Dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra , số thuế GTGT phải nép , số thuế GTGT đã nép và còn phải nép vào NSNN. Và các TK có liên quan khác. 1.3.2.2. Trình tự kế toán bán hàng.  Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.3.2.3.1 Kế toán bán buôn hàng hoá. TK 156 TK 632 1a TK111,112 T 911 1c 2a TK511,512 TK111,1122a TK 632 T 911 TK511,512 2b 1a 2b 1c 1b TK 133 TK 3331 3a TK 111,112 TK 511 43b TK 511 3b (1a): Phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. (1b): Doanh thu của hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thuế GTGT. (1c): Doanh thu bán hàng của hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT. (2a): Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh. (2b): Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh. (3a): Cuối kỳ, tính và xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nép trong kỳ (đơn vị nép thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế). (3b): Cuối kỳ, tính và xác định số thuế GTGT phải nép (đơn vị nép thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ttên GTGT ). (4): Nép thuế GTGT cho ngân sách. + Bán buôn hàng hoá theo hình thức chuyển hàng (gửi hàng đi bán) TK 156 TK 157 TK 632 1 2a3a 3b 2b TK911 TK511, 512 2a TK 111,112,131 3a 3b 2b TK133 TK33312a TK3331 2a 4a TK 111,112 4c TK 511 4b (1a): Xuất kho hàng hoá gửi đi bán theo giá vốn thực tế. (2a): Doanh thu bán hàng của hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thuế GTGT. (2b): Doanh thu bán hàng của hàng hoá chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế theo phương pháp trực tiếp. (2c): Kết chuyển từ giá vốn hàng hoá được xác định là tiêu thụ. (3a): Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của hàng hoá gửi đi tương ứng với doanh thu của hàng hoá đã tiêu thụ. (4a): Cuối kỳ, tính và xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nép trong kỳ (cở sở sản xuất kinh doanh nép thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ). (4b) : Cuối kỳ, tính và xác định số thuế GTGT phải nép ( cơ sở nép thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ). (4c): Nép thuế GTGT cho ngân sách. + Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp. TK 331 TK 632 TK 632 TK 911 1 3a TK 911 TK 511,512 TK 511,512 3b2b TK 111,112,131 TK 111,112,131 3a 3b 2b 2a TK 133 TK 3331 4a TK 511 TK 111,112 4c 4b 4b (1): Giá vốn thực tế của hàng hoá mua bán thẳng. (2a): Doanh thu của hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thuế GTGT. (2b): Doanh thu của hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT. (3a): Kết chuyển giá vốn của hàng hoá xuất bán thẳng. (3b): Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng hoá đã bán. (4a):Cuối kỳ, kế toán phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ và phải nép trong kỳ (cơ sở nép Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). (4b): Cuối kỳ kế toán phản ánh số Thuế GTGT phải nép trong kỳ (cơ sở nép Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). (4c): Nép Thuế GTGT cho ngân sách. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng TK331 TK157 TK632 TK911 TK511,511 TK511,511 1 2c 3a 3b 2b TK111,112,131 TK111,112,131 2c 3a 3b 2b TK 133 TK 3331 2a 2a 4a TK 111,112TK 511 4c4b TK 511 4b (1): Giá vốn thực tế của hàng hoá mua gửi bán thẳng. (2a): Doanh thu của hàng hóa chịu thuế GTGT theo phươnng pháp khấu trừ và thuế GTGT. (2b): Doanh thu của hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT. (2c): kết chuyển giá vốn của hàng hoá gửi bán. (3a): Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn hàng hoá gửi bán. (3b): Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng hoá đẫ bán. (4a): Cuối kỳ , tính phản ánh số thuế GTGT dầu vào được khấu trừ và số thuế GTGT phải nép trong kỳ (đơn vị nép thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). (4b): Cuối kỳ, phản ánh số thuế GTGT phải nép trong kỳ (đơn vị nép thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). (4c): Nép thuế GTGT cho ngân sách. 1.3.2.3.2. Kế toán bán lẻ hàng hoá. TK 156 TK 632 TK 911TK 511 TK 111 TK 511 2 3a 3b 1b TK 632 TK 111 3a 3b TK 133 TK 3331 3331 TK 911 1a 1b TK 1a 4a TK 111,112TK 511 TK 511 4c 4b 4b (1a): Doanh thu của hàng hoá chịu Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và Thuế GTGT. (1b): Doanh thu bán của hàng hoá chịu Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu Thuế GTGT . (2): Cuối kỳ, phản ánh giá vốn của hàng hoá bán lẻ. (3a): Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng hoá bán lẻ. (4a): Cuối kỳ, tính phản ánh số Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và số Thuế GTGT phải nép trong kỳ ( đơn vị nép Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ). (4b): Cuối kỳ, phản ánh số Thuế GTGT phải nép trong kỳ (đơn vị nép Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). (4c): Nép Thuế GTGT cho ngân sách. 1.3.2.3.3. Kế toán hàng hoá theo phương pháp đại lý, ký gửi. TK 156 TK 632 1 3b TK 157 TK 632TK 911 TK 911 2d TK511 3a TK511 TK111,112,131 3b 2b TK111,112,131 2b TK641 TK641 2c 2d 3a 2c 6 TK 133 TK 3331 5 4aTK 511 4a TK 511 TK 111,112 4b 4b 2a (1) :Giá vốn thực tế của hàng hoá gửi đại lý bán. (2a): Doanh thu của hàng hóa gửi bán thuộc đối tượng chịu Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. (2b): Doanh thu của hàng hóa gửi bán thuộc đối tượng chịu Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu Thuế GTGT. (2c): Hoa hồng trả đại lý. (2d): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hoá gửi đại lý tương ứng với doanh thu hàng hoá gửi đại lý xác định đã tiêu thụ. (3): Các nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ. (4): Các nghiệp vụ phản ánh và nép Thuế GTGT. (5): Hàng hóa gửi đại lý bị trả lại có thể sửa chữa được hoặc bán đi. (6): Hàng hoá gửi đại lý bị trả lại hư háng không thể sửa chữa hoặc bán được. 1.3.2.3.4. Kế toán bán hàng trả góp. TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 511 TK 111,131 TK 911 TK 111,131 1 3a3b 3a 3b TK 515 TK 3387 TK 515 TK 3387 3c 2 2 TK 3331 (1): Giá vốn hàng hoá xuất kho bán theo phương thức trả góp. (2): Xác định doanh thu bán hàng là bán trả 1 lần chưa có Thuế GTGT và Thuế GTGT. (3a): Kết chuyển trị giá vốn hàng bán kèm theo phương thức trả góp. (3b): Kết chuyển doanh thu thuần của hàng bán theo phương thức trả góp. (3c): Kết chuyển khoản lãi trả chậm tính trên khoản trả góp , trả chậm. 1.3.2.3.5. Kế toán bán hàng có phát sinh giảm giá ( bít giá ). * Đối với chịu Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. TK 156,157TK 632 TK 911 TK 911 1 TK 511TK111,112,131 TK 511 3a3b 2 TK 632 TK111,112,131 3a 3b TK 3331 2 TK 532 TK 532 (1): Giá vốn hàng hoá bán. (2): Doanh thu bán hàng hoá đã trừ giảm giá và Thuế GTGT. (3a,3b): Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng hoá xuất bán và doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh. * Đối với thành phẩm không thuộc diện chịu Thuế GTGT hoặc chịu Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. TK156,157 TK632 1562 3 TK911 5 TK511 6 TK111,112,131 2 TK532 3 4 (1): Trị giá vốn hàng hóa xuất bán. (2): Doanh thu bán hàng hoá. (3): Giảm giá hàng bán phát sinh. (4): Cuối kỳ kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu. (5)(6): Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng hoá xuất bán và doanh thu thuần để xác định kết quả. 1.3.2.3.6. Kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. + Trường hợp hàng bán bị trả lại trong kỳ kế toán giá vốn hàng bán chưa kết chuyển vào TK 911. - Đối với hàng hoá bị trả lại thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: TK111,112,131 TK531 TK632 TK156 1 4 TK3331 TK111,112 TK641 2 3 (1) : Doanh thu của sè hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT). (2) : Sè tiền trả lại cho người mua về thuế GTGT của hàng hoá bị trả lại. (3) :Chi phí phát sinh liên quan đến hàng hoá bán bị trả lại. (4) :Phản ánh trị giá bán của hàng hoá bán bị trả lại nhập kho. - Đối với hàng hoá bị trả lại không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp : TK632 TK156 TK511 TK111,112,131 1 2 4 TK111,112 TK641 3 TK531 (1) :Nhập kho số hàng hoá bị trả lại. (2) :Thanh toán với người mua hàng về số tiền hàng hoá bị trả lại (Giá bán đã có thuế ). (3) :Các chi phí liên quan đến hàng hoá bị trả lại. (4) :Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ giá trị của hàng hoá bị trả lại điều chỉnh giảm doanh thu. + Trường hợp hàng bán bị trả lại vào kỳ kế toán sau hoặc vào niên độ kế toán sau - Đối với trường hợp hàng hoá bị trả lại thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: TK911 TK632 4 TK155 31 TK111,112 TK531 3 1 TK3331 2 (1) :Doanh thu của số hàng hoá bị trả lại (giá bán chưa có thuế GTGT). (2) :Số tiền trả lại cho người mua về thuế GTGT của hàng hoá bán bị trả lại. (3) :Trị giá vốn của hàng hoá bị trả lại nhập kho. (4) :Kết hcuyển lại giá vốn của hàng hoá bán bị trả lại. - Đối với trường hợp hàng hoá bán bị trả lại không thuộc đối tượng nép thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: TK911 TK632 4 1 TK111,112 2 TK156 1 TK531 3 TK511 2 3 (1) :Nhận lại hàng hoá đã tiêu thụ bị trả lại nhập kho theo giá vốn. (2) :Thanh toán với người mua về số tiền của hàng hoá bị trả lại (giá bán có cả thuế ). (3) :Cuối kỳ hạch toán , kết chuyển doanh thu của hàng hoá bán bị trả lại điều chỉnh giảm doanh thu. (4) :Kết chuyển lại giá vốn hàng hoá bán bị trả lại.  Trường hơp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: TK156,157 TK632 15a 5b TK911 2b TK511,512 5a TK111,112,131 5b TK133 TK3331 2b 2a 2a 4a TK111,112 TK511 TK511 4c4d 4d (1) :Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ và hàng gửi bán chưa xác định là tiêu thụ đầu kỳ. (2a): Doanh thu bán hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thuế GTGT. (2b): Doanh thu bán thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. (3): Cuối kỳ , kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng tồn kho và hàng gửi bán chưa được chấp nhận thanh toán căn cứ và kết quả kiểm kê. (4a): Cuối kỳ , kế toán phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và phải nép (đối với đơn vị nép thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ). (4b): Cuối kỳ , kế toán phản ánh số thuế GTGT phải nép (đối với đơn vị nép thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ). (4c): Nép thuế GTGT cho ngân sách . (5a)(5b): Cuối kỳ kết chuyển giá vốn và doanh thu thuần của hàng hoá xuất bán để xác định kết quả kinh doanh. Giá vốn Trị giá vốn thực thực tế của tế của hàng hoá hàng đã tồn kho và gửi xác định = bán chưa xác tiêu thụ định là tiêu thụ cuối kỳ đầu tháng + Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn của hàng hóa xuất thực tế của trong tháng hàng tồn kho (không phân biệt _ và gửi bán nhập kho, bán chưa xác định trực tiếp hay gửi là tiêu thụ cuối bán ) tháng 1.3.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh. 1.3.3.1. Tài khoản sử dụng. TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh" : Dùng để phản ánh và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. 1.3.3.2. Trình tự kế toán: TK632 TK911 1 TK641,642 TK511,512 5 5 TK711 TK711 2 6 6 TK811 3 TK421 3 TK421 TK142 8 4 7 (1): Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. (2): Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. (3): Cuối kỳ, kết chuyển chi phí khác. (4): Cuối kỳ, kết chuyển CPBH và CP QLDN còn lại của kỳ trước ( đang chờ kết chuyển ) trừ vào kết chuyển kỳ này. (5): Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ. (6): Cuối kỳ, kết chuyển số lãi kinh doanh trong kỳ. (7): Tính và kết chuyển số lãi kinh doanh trong kỳ. (8): Kết chuyển số lỗ kinh doanh trong kỳ. 1.3.4. Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán. Theo thông số 28 ngày 31/3/1995 của BTC , những nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động bán hàng trong hình thức Nhật ký chung được phản ánh trong những sổ kế toán sau: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm: + Nhật ký thu tiền. + Nhật ký chi tiền. + Nhật ký bán hàng. - Sổ cái các TK 632, TK 511, TK 642, TK 641, TK 911, TK 111 và các TK khác. - Sổ thẻ kế toán chi tiết. - Các báo cáo sử dụng: Bảng báo cáo tổng hợp doanh thu. Báo cáo kết quả kinh doanh… CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 2.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM . 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam là một đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, được thành lập năm 1993 tiền thân là 3 xí nghiệp xăng dầu cũ là xí nghiệp xăng dầu miền Bắc, xí nghiệp xăng dầu miền Trung, xí nghiệp xăng dầu miền Nam thuộc 3 sân bay: Nội Bài, Đà Nẵng, Tân Sơn Nhất. Là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty hàng không Việt Nam ngoài chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty còn có nhiệm vụ quan trọng mà Tổng công ty hàng không giao cho là thực hiện cung ứng dịch vụ nhiên liệu bay JA1- nhiên liệu đặc chủng hàng không cho các hãng Hàng không trong nước và quốc tế. Công ty có trụ sở chính ở sân bay Gia Lâm và có tên giao dịch quốc tế là VINAPCO. Khi mới thành lập toàn công ty có 597 lao động và số vốn 36 tỷ đồng do Nhà nước cấp (trong đó có 19 tỷ đồng vốn cố định và 17 tỷ đồng vốn lưu động) và chỉ gồm 3 xí nghiệp có nhiệm vụ chính là hoạt động dịch vụ cung ứng xăng dầu cho các hãng Hàng không. Năm 1994, Công ty đã mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, thành lập xí nghiệp dịch vụ vận tải xăng dầu Hàng không chuyên thực hiện nhiệm vụ vận chuyển xăng dâu từ các kho cảng về các sân bay. Đầu năm 1996, thành lập chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu Hàng không Miền Bắc chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu ở khu vực phía Bắc. Cuối năm 1996, thành lập chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu Hàng không Miền Nam chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu ở khu vực phía Nam. Từ năm 1998, xí nghiệp xăng dầu Hàng không Miền Trung mở rộng hoạt động bán buôn, bán lẻ xăng dầu ở khu vực miền Trung. Bên cạnh đó, Công ty còn có các văn phòng đại diện ở Singapore, thành phè HCM, Cần Thơ, Vũng Tàu. Hiện nay, Công ty đã đăng ký chất lượng sản phẩm và quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000. Dưới đây là một số chỉ tiêu chủ yếu về quy mô và sự phát triển của Công ty đã đạt được hai năm liên tục. Việc thực hiện chỉ tiêu kinh tế qua các năm: Đơn vị tính: triệu đồng. Chỉ tiêu 1.Vốn kinh doanh 2.Tổng doanh thu 3.Thuế phải nép 4.Lãi ròng 5.Tổng sè lao động 6.Thu nhập bình quân Năm 2001 80.075 1.328.001 316.922 31.381 953 1,672875 Năm 2002 90.805 1.546.180 461.021 37.761 1.209 1,755000 So sánh 2001/2001 113.4% 116.4% 145.5% 120.3% 126.8% 104.9% 2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty. Căn cứ theo giấy phép kinh doanh sè 109525 ngày 16/6/1994 của trọng kinh tế Hà Nội thì ngành nghề kinh doanh của Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam là: xuất nhập khẩu, kinh doanh và vận tải xăng dầu, mỡ, dung dịch đặc chủng hàng không, các loại xăng dầu khác, thiết bị phương tiện và phụ tùng phát triển nghành xăng dầu, các dịch vụ có liên quan đến chuyên nghành xăng dầu. Như vậy chức năng và nhiệm vụ của Công ty xăng dầu Hàng không là cung ứng dịch vụ vận tải xăng dầu máy và vật kỹ thuật xăng dầu cho các xí nghiệp, đơn vị trong Công ty xăng dầu hàng không và cho thị trường, kinh doanh xăng dầu, mỡ mặt đất, các loại vật tư kỹ thuật, xăng dầu đặc chủng khác. Về cơ sở vật chất kỹ thuật: để xây dựng Công ty xăng dầu Hàng không vững mạnh, năng động thích ứng với sự phát triển trên của thị trường, VINAPCO đã thực hiện chương trình hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật mà trọng tâm là hiện đại hoá của hàng, cầu cảng, kho bể, đường ống dẫn nhiên liệu, thiết bị đo lường... Công ty có hệ thống vi tính hiện đại được nối mạng từ trung tâm đến các xí nghiệp thành viên, có giàn xuất xăng dầu bằng hệ thống điện tử, có cột bơm xăng dầu hiện đại và các phương tiện tra nạp di động nhiên liệu cho máy bay hiện đại và khoa học. Để có thị trường và đủ vốn kinh doanh, theo số liệu mới nhất vốn điều lệ hiện có của Công ty là 90.805.000.000 đồng, ngoài nguồn vốn do Ngân sách nhà nước cấp thì Công ty còn phải huy động những nguồn vốn khác, trong đó có cả nguồn vốn của cán bộ công nhân viên trên 5 tỷ đồng. Bằng cách này Công ty đã cải tiến, lắp ráp và chế tạo thành công xe tra nạp nhiên liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế, giảm giá thành 60% so với nhập ngoại và còn có nhiều sáng kiến kỹ thuật khác, tiết kiệm cho Công ty gần 6 tỷ đồng. 2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty được thể hiện qua mô hình sau : Gi¸m ®èc Phã Phãgi¸m gi¸m®èc ®èc Phßng KD XNK XÝ nghiÖp x¨ng dÇu HKMB XÝ nghiÖp x¨ng dÇu HKMT Phßng TCKT XÝ nghiÖp x¨ng dÇu HKMN Phã gi¸m ®èc Phßng KTCN Phßng KH §T Chi nh¸nh b¸n lÎ x¨ng dÇu HKMB Phßng TKTH Chi nh¸nh b¸n lÎ x¨ng dÇu HKMN V¨n phßng XÝ nghiÖp vËn t¶i DÞch vô XD HKMB Phßng §¶ng §oµn An ninh C¸c v¨n phßng ®¹i diÖn cña c«ng ty Ban giám đốc : 1 giám đốc và 2 phó giám đốc Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định một cách có hiệu quả. Hai phó giám đốc có trách nhiệm tham mưu hoặc được giám đốc uỷ quyền để quản lý một lĩnh vực nào đó về kinh doanh. Bên cạnh đó, hai phó giám đốc còn giúp giám đốc chỉ đạo việc sản xuất kinh doanh, phối hợp các phòng ban, xí nghiệp duy trì quá trình sản xuất của Công ty . Các phòng ban trực thuộc Công ty : + Phòng tài chính- kế toán: có nhiệm vụ về mặt tài chính cho Công ty hoạt động và hạch toán kinh doanh, tham mưu quản trị cho lãnh đạo tổ chức công tác tài chính, giá cả và hạch toán nhằm góp phần bảo toàn và phát triển vốn sản xuất kinh doanh, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán và kỷ luật tài chính của Nhà nước. + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm hiểu và cung cấp những thông tin về thị trường mua và bán, ký kết thực hiện các hợp đồng kinh tế. Phối hợp với phòng tài chính - kế toán tổng hợp báo cáo kết qủa sản xuất kinh doanh hàng quý, hàng năm của Công ty, tham mưu cho giám đốc nắm được kết qủa của từng mặt hàng để giám đốc điều chỉnh mặt hàng kinh doanh có hiệu quả hơn. + Phòng kỹ thuật công nghệ: chịu trách nhiệm về chất lượng của nhiên liệu tra nạp máy bay, các quy trình tra nạp nhiên liệu bay cho máy bay đảm bảo khoa học và an toàn. Tiếp thu khoa học công nghệ mới, quản lý sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh, hướng dẫn sử dụng máy móc thiết bị mới. + Phòng tổ chức cán bộ: có nhiệm vụ đào tạo tuyển nhận sắp xếp điều chuyển công nhân viên hợp lý. Ngoài ra còn quản lý tiền lương, tính trả lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. + Phòng kế hoạch và đầu tư: + Phßng kÕ ho¹ch vµ ®Çu t: - Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. - Lập kế hoạch đầu tư chiều sâu của Công ty, kế hoạch đầu tư thiết bị nâng cao năng lực kinh doanh. - Điều tra thị trường kinh doanh trong và ngoài ngành hoặc trong và ngoài nước, tham mưu cho giám đốc Công ty. + Phòng thống kê tin học: chịu trách nhiệm lập tổng Internet nối mạng tin học giữa các phòng ban và các xí nghiệp thành viên trong công ty. Tổng hợp thông tin giúp cho giám đốc Công ty nắm được khả năng kinh doanh tiêu thụ sản phẩm của các đơn vị trực thuộc Công ty ở trong nước cũng như văn phòng đại diện ở nước ngoài. + Phòng an ninh an toàn: nhiệm vụ của phòng là chỉ đạo công tác đảm bảo an ninh an toàn, phòng cháy nổ trong toàn Công ty. Giám sát việc chấp hành nội quy, quy tắc do Công ty đặt ra. + Phòng đảng đoàn: có chức năng làm tham mưu cho Đảng uỷ và giám đốc về công tác Đảng, công tác chính trị, tổ chức các phong trào thi đua văn hoá văn nghệ trong toàn Công ty, mở các líp bồi dưỡng giáo dục về tư tưởng. Công ty có các đơn vị trực thuộc sau: - Xí nghiệp XDHK miền Trung tại sân bay Đà Nẵng. - Xí nghiệp XDHK miền Nam tại sân bay Tân Sơn Nhất. - Xí nghiệp XDHK miền Bắc tại sân bay Nội Bài. - Xí nghiệp dịch vụ vận tải kỹ thuật XDHK tại sân bay Gia Lâm Hà Nội. - Chi nhánh kinh doanh bán lẻ XDHK miền Bắc tại Hà Nội. - Chi nhánh kinh doanh bán lẻ XDHK miền Nam tại thành phố HCM và các văn phòng đại diện của Công ty ở thành phố HCM, Cần Thơ, Singapore. Ngoài ra Công ty còn có nhiều cửa hàng bán lẻ trực thuộc. các chi nhánh xí nghiệp ở cả ba miền Bắc,Trung, Nam 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty. 2.1.4.1. Bộ máy kế toán. Phòng tài chính -kế toán hiện nay có 15 cán bộ công nhân viên, trong đó có một kế toán trưởng và một phó kế toán trưởng. Các nhân viên hầu hết được đào tạo tại các trường đại học chính quy có nghiệp vụ chuyên môn về tài chính- kế toán. Dưới sự quản lý điều hành của kế toán trưởng là phó kế toán trưởng và các ban bao gồm: Ban tài chính, ban đầu tư và phát triển vốn, ban kế toán, ban tài chính- kế toán cơ quan. Nhiệm vụ các ban: + Ban tài chính: tham mưu và giúp kế toán trưởng quản lý điều hành vốn, tài sản và các quỹ của Công ty, hướng dẫn và thực hiện các chế độ quản lý trong Côngty. + Ban đầu tư - phát triển vốn: có nhiệm vụ tham mưu và giúp việc cho kế toán trưởng quản lý tài chính trong lĩnh vực đầu tư phát triển. + Ban kế toán: tham mưu và giúp việc cho kế toán trưởng quản lý trong lĩnh vực hạch toán kế toán. + Ban tài chính- kế toán cơ quan văn phòng công ty: là bộ phận bảo đảm chỉ tiêu thường xuyên cho khối cơ quan công ty và hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinh trong khối cơ quan . Tại các đơn vị có phòng tài chính- kế toán có nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiêu thường xuyên cho các đơn vị, hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại các đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán: KÕ to¸n trëng Phã kÕ to¸n tr ëng Ban tµi chÝnh Phßng TC- KT XN XD MB Phßng TC- KT XN XD MT Ban ®Çu t ph¸t triÓn Phßng TC- KT XN XD MN Ban TC- KT CQVPCTY Ban kÕ to¸n Phßng TC- KT DV VTHK Phßng TC- KT CN kinh doanh b¸n lÎ XDMB Phßng TC- KT CN kinh doanh b¸n lÎ XDMN 2.1.4.2. Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách báo cáo kế toán của Công ty. • Tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Nhưng vì tính chất đặc thù của ngành xăng dầu nên trong hệ thống tài khoản kế toán, Công ty áp dụng hầu hết các tài khoản cấp I, cấp II trong việc mở sử dụng cũng như nội dung và phương pháp ghi chép, ngoài ra Công ty còn mở thêm một số tiểu khoản theo các mã quản lý đơn vị trực thuộc, mã quản lý hàng hoá, mã quản lý kho hàng... • Chế độ kế toán áp dụng với các Công ty. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12. Đơn vị tiền tệ để ghi chép là đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phương pháp để chuyển đổi các đồng tiền khác được quy định sử dụng tỷ giá hạch toán và cuối mỗi tháng kế toán đánh gía lại số dư ngoại tệ của các tài khoản theo tỷ gía giao dịch bình quân ngày cuối tháng của thị trường liên ngân hàng để ghi sổ kế toán. Nguyên tắc kế toán nhập xuất, tồn kho hàng hoá được phản ánh theo giá thực tế. Mỗi lần nhập hàng thì giá được tính là giá thực tế nhập kho bao gồm giá CIF và giá C&F cộng với các chi phí mua thực tế như chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển bảo quản... Còn khi xuất kho hàng hoá thì giá thực tế xuất kho theo phương pháp gía thực tế bình quân hàng lưu chuyển trong kỳ. Kế toán tổng hợp hàng hoá tại Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.Về kế toán tài sản cố định, phương pháp đánh giá là theo nguyên giá và theo giá trị còn lại. • Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán. Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng như trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật kế toán, Công ty đã được lùa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung và hệ thống sổ kế toán bao gồm: sổ kế toán tổng hợp-nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết. Với hình thức kế toán Nhật ký chung toàn bộ chương trình hạch toán được ghi chép, tính toán, lập báo cáo bằng máy vi tính quy trình hạch toán tổng hợp kết chuyển số liệu giữa các sổ kế toán đã được cài đặt sẵn trong máy, các kế toán viên chỉ căn cứ vào chứng từ gốc hạch toán vào sổ nhật ký chung các phần hành của mình, cung cấp các số liệu trên cơ sở các số liệu đó máy tính sẽ phân loại lập nên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các bảng biểu báo cáo. Trình tù ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Chøng tõ gèc Sæ nhËt ký ®Æc biÖt Ghi cuèi th¸ng Sæ nhËt ký chung Sæ , thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh Ghi hµng ngµy §èi chiÕu kiÓm tra B¸o c¸o kÕ to¸n 1. Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ gốc hợp lệ nhân viên kế toán hạch toán vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, sau đó từ sổ nhật ký chung lập vào sổ cái. 2. Trường hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ từ chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng ghi vào sổ cái 3. Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. 4. Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết 5. Căn cứ sổ cái lập bảng cân đối các tài khoản. 6. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, nếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái, và bảng tổng hợp chi tiết thì sẽ được dùng để lập các báo cáo tài chính . 2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. 2.2.1. Các đối tượng cần quản lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. * Mặt hàng kinh doanh: Thị trường ngày càng được mở rộng, quy mô và vốn kinh doanh ngày càng lớn, do vậy các mặt hàng kinh doanh của công ty ngày càng đa dạng. Hiện nay, VINAPCO đã đa dạng hoá kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau: nhiên liệu JA1, DO, xăng A83, A92, dầu FO, dầu nhít thoả mãn nhu cầu bôi trơn cho tất cả các loại máy móc, thiết bị xe cộ...Như vậy không những mặt hàng kinh doanh của Công ty chỉ phục vụ cho ngành Hàng không mà hiện nay Công ty rất chú trọng đến phát triển mặt hàng phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng. Hàng hoá của Công ty được mã hoá bằng các chữ cái và chữ số theo yêu cầu quản lý và đảm bảo khả năng gợi nhớ, không trùng. Kế toán lập danh điểm sản phẩm sau đó căn cứ vào danh điểm sản phẩm hàng hoá sẵn có thực hiện khai báo vào máy. Mã sản phẩm Tên sản phẩm 01 Nhiên liệu đặc chủng hàng không JA1 02 Dầu DO 03 Xăng A83 04 Dầu FO 05 Dầu mỡ nnhờn 06 Xăng A92 ......... ......... Khai báo vào danh mục hàng hoá trong máy mã sản phẩm hàng hoá và tên sản phẩm hàng hoá. Mỗi thứ sản phẩm hàng hoá được khai báo trên một dòng. * Chứng từ sử dụng được mã hoá bằng các ký tự là chữ số, chữ cái sao cho đảm bảo yêu cầu không trùng lặp và phù hợp với yêu cầu quản lý. Đối với mỗi loai chứng từ cần sử dụng, kế toán phải khai báo cài đặt vào danh mục chứng từ về mã chứng từ và tên chứng từ, đồng thời phải xây dựng được màn hình nhập liệu của chứng từ đó. Khi thực hiện nhập liệu cho chứng từ, kế toán chỉ cần chọn loại chứng từ, trên máy sẽ xuất hiện giao diện nhập liệu của loại chứng từ đó và kế toán chỉ việc thực hiện nhập dữ liệu vào các ô nhập liệu trên màn hình. Ví dụ: Giấy báo có ngân hàng: BC * Công ty sử dụng hệ thống và số hiệu tài khoản theo đúng hệ thống kế toán ban hành, do đó việc mã hoá các tài khoản là sử dụng số hiệu theo quy định. Đồng thời căn cứ vào các danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng để thực hiện mã hoá các tài khoản chi tiết. Ví dô: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được mở chi tiết thành TK 5111 và TK 5113. Trong TK 5111 có TK 51111: Doanh thu bán trong nước được mở chi tiết cho từng loại hàng: TK 5111101: Jet A1 TK 5111102: Dầu DO. TK 5111102: DÇu DO. 2.2.2. Các phương thức bán hàng mà Công ty áp dụng. Ra đời hoạt động hoạt động trong nền kinh tế thị trường, để đạt được mục đích tìm kiếm và tối đa hoá lợi nhuận công ty đã tìm ra các biện pháp đẩy mạnh bán hàng đó là đa phương thức bán. Công ty áp dụng 2 phương thức cụ thể sau: 2.2.2.1. Bán buôn trực tiếp cho khách hàng Đối với các đối tượng khách hàng ngoài hàng không có nhu cầu mua khối lượng lớn thì trực tiếp ký hợp đồng với Công ty và Công ty trực tiếp thực hiện hợp đồng. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập hoá đơn GTGT (mẫu 03) hoá đơn được lập và chuyển: một liên lưu tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, một liên cho phòng tài chính- kế toán, một liên cho khách hàng và một liên cho phòng thống kê tin học. Gía trên hóa đơn là giá bán buôn thực tế, giá này do công ty quyết định trong từng thời ký và cho từng khách hàng , được xác lập căn cứ vào khung giá chuẩn do nhà nước quy định. Hàng sẽ được xuất từ các kho cảng và vận chuyển đến địa điểm khách yêu cầu. 2.2.2.2. Bán hàng thông qua các chi nhánh, xí nghiệp của Công ty.  Bán cho các Hãng hàng không Việt Nam bay tuyến nội địa. Khách hàng do Công ty trực tiếp ký hợp đồng, Công ty thu tiền, xí nghiệp xuất bán. Hàng bán ra là hàng tiêu thụ trong nước và thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Khi tra nạp nguyên liệu cho khách, xí nghiệp lập phiếu xuất kho. Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho lập bảng kê xí nghiệp phát hành hoá đơn GTGT (mẫu 01). Hoá đơn GTGT được lập 3 liên và gửi cho: Khách hàng, Công ty và lưu tại xí nghiệp. Nhưng vì đây là khách hàng do Công ty thu tiền nên liên giao cho khách hàng đơn vị gửi về phòng tài chính- kế toán để tập hợp và gửi cho khách hàng. Cơ cấu giá trên hoá đơn là giá bán ra ngoài theo thông báo của Cty.  Bán cho khách hàng là các Hãng hàng không Việt Nam bay tuyến quốc tế và các Hãng hàng không quốc tế . Theo quy định của luật thuế GTGT, Điểm 22 - mục II - phần A, Thông tư 89/1998/TT-BTC quy định xăng dầu cung ứng trực tiếp cho máy bay từ Việt nam đi nước ngoài hoặc từ nước ngoài đến Việt Nam để đi tiếp đến nước khác thì thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Khi bán hàng, kế toán xí nghiệp thực hiện quy trình sau: - Hàng ngày các xí nghiệp xăng dầu tại các sân bay quốc tế căn cứ vào nhu câu cung cấp nhiên liệu bay cho máy bay bay tuyến quốc tế mở tờ khai bán nhiên liệu theo kế hoạch mua xăng dầu tại sân bay do mình quản lý. Mỗi ngày mở một tờ khai xuất khẩu bán nhiên liệu cho các máy bay nước ngoài hạ cách tại Việt Nam, một tờ khai xuất khẩu bán nhiên liệu cho các chuyến bay quốc tế của VIETNAM AIRLINE, PACIFIC AIRLINE. - Trước khi tra nạp nhiên liệu xí nghiệp yêu cầu cơ trưởng hoặc đại diện của Hãng hàng không mua ký vào đơn đặt hàng theo mẫu quy định của Công ty. - Căn cứ vào lượng thực xuất, xí nghiệp lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho từng đợt bán hàng, từng máy bay. Đối với các chuyến bay quốc tế mua nhiên liệu trả bằng tiền mặt không có quan hệ hợp đồng với Công ty thì cũng sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Xí nghiệp lập 3 liên gửi cho khách hàng, Công ty và lưu tại xí nghiệp. Đối với các hãng hàng không do Công ty ký hợp đồng và Công ty thu tiền thì liên ( gửi cho khách hàng ) các đơn vị gửi về phòng tài chính- kế toán Công ty để tập hợp và gửi cho khách hàng để thanh toán. Cơ cấu giá trên hoá đơn là giá bán ra ngoài Công ty. - Cuối mỗi ngày xí nghiệp lập cho hải quan cửa khẩu sân bay bộ chứng từ của mỗi lần bán nhiên liệu cho từng chuyến bay bao gồm : hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và đơn đặt hàng.  Bán cho khách hàng là ngoài Hàng không do các xí nghiệp, chi nhánh kinh doanh xăng dầu ngoài Hàng không thực hiện. - Đối với lượng hàng hoá đơn vị bán buôn trực tiếp cho khách hàng sử dông . Hoá đơn này được lập và gửi cho khách hàng, Công ty và lưu tại đơn vị. - Đối với lượng hàng hoá tại cửa hàng chứng từ được lập và sử dụng hoá đơn GTGT và bảng kê bán lẻ ( theo mẫu số 06 ) . 2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng , các khoản giảm trừ doanh thu * Nội dung và phương pháp xác định : Doanh thu ở Công ty được chia thành hai bộ phận : + Doanh thu bán hàng nội bộ (doanh thu luân chuyển nội bộ) + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu luân chuyển nội bộ được phản ánh tổng hợp trên TK 512 . Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá mà công ty đã điều chuyển cho các xí nghiệp , chi nhánh trực thuộc, doanh thu luân chuyển nội bộ được xác định : Doanh luân thu chuyển = Số lượng thực bán ở x Đơn giá điều xí nghiệp, chi nhánh chuyển nội bộ nội bộ Sè liệu phản ánh doanh thu luân chuyển nội bộ được dùng làm căn cứ xác định thuế GTGT đầu ra của Công ty và thuế GTGT đầu vào của xí nghiệp. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phản ánh tổng hợp trên TK 511 Tài khoản này phản ánh giá trị của hàng hóa mà Công ty bán trực tiếp cho khách hàng và các đơn vị thành viên bán cho khách . Sè liệu trên tài khoản này được dùng để xác định doanh thu thuần kết chuyển sang tài TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để tính lãi , lỗ về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty . Doanh thu bán hàng và cung cấp Sản lượng thực bán ở xí = Đơn giá bán nghiệp , chi nhánh văn phòng x ra ngoài dịch vụ công ty Để kế toán doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các sổ kế toán và các báo cáo sau : sổ chi tiết TK 511, TK 512, TK 336 , ... Sổ cái TK 511, TK 512, bảng thống kê tổng hợp TK 511, TK 512, TK 336, bảng tổng hợp doanh thu bán hàng, bảng tổng hợp doanh thu bán nhiên liệu, bảng tổng hợp doanh thu theo nhóm khách hàng… 2.2.3.1. Kế toán doanh thu luân chuyển nội bộ. Hàng tháng căn cứ vào số lượng hàng thực bán dưới các xí nghiệp, chi nhánh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập các hoá đơn GTGT hoá đơn (mẫu 03). Các hóa đơn này làm cơ sở tính thuế GTGT đầu ra cho Công ty và thuế GTGT đầu vào cho các xí nghiệp, chi nhánh. Hoá đơn được lập và chuyển cho phòng tài chính kế toán, phòng thống kê tin học cho xí nghiệp và lưu tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Cơ cấu gía điều chuyển nội bộ trên từng hoá đơn do Công ty quy định. - Mét hóa đơn GTGT phản ánh lượng hàng xuất cho Hàng không Việt Nam bay nội địa. - Mét hoá đơn GTGT phản ánh lượng thực bán của các chi nhánh, xí nghiệp kinh doanh xăng dầu ngoài Hàng không. - Mét hoá đơn phản ánh lượng hàng xuất cho Hàng không Việt nam bay quốc tế. - Một hoá đơn phản ánh lượng hàng xuất cho Hàng không quốc tế. (Hàng bán cho hai đối tượng này không thuộc diện chịu thuế GTGT. Trên hoá đơn phản ánh tiền hàng bằng tổng giá thanh toán ). Công ty áp dụng kế toán máy nên quy trình ghi sổ rất đơn giản. Kế toán bán hàng căn cứ vào số liệu trên bảng kê sẽ mở cửa sổ nhập dữ liệu để nhập dữ liệu vào máy. Máy sẽ phân loại, xử lý thông tin và vào sổ kế toán theo yêu cầu của người sử dụng thông tin. Mẫu cửa sổ nhập dữ liệu (hay còn gọi là sổ chi tiết nhật ký chung) Sè Ngày CT CT (1) (2) NDCT (3) Đvị TK Mã TK tính nợ QL có (4) (5) (6) (7) Mã QL $ (8) (9) Tỷ Số giá tiền (10) (11) Nếu nghiệp vụ có liên quan đến thuế GTGT, cửa sổ nhập dữ liệu trên máy sẽ đưa ra thêm một bảng biểu sau: Ngày hoá Số hoá Doanh sè Mặt hàng Sè seri Mã số thuế đơn (12) đơn (14) (15) (16) (17) (13) Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các hoá đơn lập bảng tổng hợp doanh thu luân chuyển nội bộ, căn cứ vào số liệu tính toán trên bảng tổng hợp ghi vào sổ kế toán TK 512 và các tài khoản kế toán liên quan khác theo định khoản: + Đối với hàng chịu thuế GTGT: Nợ TK 13628 Có TK 51211 Cã TK 51211 Có TK 3331 + Đối với hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT: Nợ TK 13628 Có TK 51211 Trong đó: TK 13628: Thanh toán vốn hàng giao là một tài khoản trung gian. TK 512: Doanh thu luân chuyển nội bộ được dùng xác định thuế GTGT không được dùng để xác định kết quả kinh doanh . Vì vậy sau 2 bót toán ghi nhận là bót toán kết chuyển doanh thu luân chuyển nội bộ: Nợ TK 51211 Nî TK 51211 Có TK 13628 Sau khi nhận dữ liệu thông tin kế toán sẽ được đưa vào sổ kế toán như là nhật ký chung, sổ chi tiết TK 51211, sổ cái TK 51211, bảng tổng hợp tài khoản kế toán . Mẫu sổ kế toán TK 512- Doanh thu luân chuyển nội bộ ( phụ lục 1,2,3,4 ). 2.2.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty bao gồm : - Doanh thu bán hàng do Công ty trực tiếp bán. - Doanh thu bán hàng do các xí nghiệp, chi nhánh bán cuối tháng kết chuyển doanh thu lên Công ty để xác định kết quả kinh doanh toàn Công ty.  Trường hợp 1: Doanh thu bán hàng do Công ty trực tiếp bán. Kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT, căn cứ thông báo chấp nhận thanh toán, giấy báo của ngân hàng, phiếu thu nhập số liệu vào sổ chi tiết nhật ký chung theo đúng phần hành của mình, số liệu sẽ được đưa vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan theo định khoản: Nợ TK 111,112,131 Có TK 511 Có TK 333 (33311)  Trường hợp 2: Doanh thu bán hàng do chi nhánh, xí nghiệp bán kết chuyển lên Công ty. Dưới xí nghiệp + Bán thu bằng VNĐ: Cuối tháng, kế toán xí nghiệp lập và gửi bảng báo cáo doanh thu trong tháng sau đó truyền số liệu lên văn phòng công ty qua mạng cùng với các chứng từ bán hàng thu tiền liên quan. Khi truyền số liệu đi kế toán xí nghiệp ghi vào sổ kế toán TK 511, TK 33611 theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 336 (33611) Định kỳ khi bán được hàng, thu tiền kế toán xí nghiệp chuyển tiền lên công ty. Khi chuyển tiền lên, kế toán xí nghiệp ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 336 (33611) Có TK 111, 112 + Bán thu bằng ngoại tệ: Trong tháng, khi xí nghiệp, chi nhánh bán hàng thu bằng ngoại tệ thì kế toán xí nghiệp, chi nhánh ghi nhận doanh thu theo tỷ giá hạch toán. Cuối tháng, trên văn phòng công ty sẽ thông báo tỷ gía quy đổi ngoại tệ trong tháng 1/2003 là 1USD= 15.368 VNĐ đây là tỷ giá giao dịch bình quân ngày 31/1/2003 của thị trường liên ngân hàng. Tỷ gía này dùng để quy đổi doanh thu bằng ngoại tệ phát sinh trong tháng , đánh gía lại số dư các tài khoản liên quan đên ngoại tệ. Thời điểm ngày 31/1/2003 và sẽ là tỷ giá hạch toán tháng 2/2003. Khi kết chuyển doanh thu bán hàng, thu ngoại tệ kế toán xí nghiệp, chi nhánh sẽ kết chuyển doanh thu nhận nợ lên công ty theo tỷ giá thực tế và ghi sổ kế toán liên quan theo định khoản: Nợ TK 511( tỷ giá thực tế ) ( tû gi¸ thùc tÕ ) Có TK 336 (33621) ( tỷ giá thực tế ) ( tû gi¸ thùc tÕ ) Kết chuyển chênh lệch tỷ giá tiền hàng và tiền thuế GTGT (nếu có) Nếu tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán: Nợ TK 413 Có TK 336 ( ghi âm ) ( ghi âm ) ( ghi ©m ) Cã TK 336 ( ghi ©m ) Nếu tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán: Nợ TK 413 Có TK 336 Cã TK 336 ( ghi dương ) ( ghi dương ) ( ghi d¬ng ) Đối với trường hợp xí nghiệp, chi nhánh bán thu tiền thì định kỳ kế toán xí nghiệp chuyển tiền lên văn phòng công ty và ghi vào các sổ kế toán liên quan theo định khoản: Nợ TK 111, 112 ( tỷ giá hạch toán ) ( tû gi¸ h¹ch to¸n ) Có TK 33621( tỷ giá hạch toán ) ( tû gi¸ h¹ch to¸n ) Cuối tháng kế toán xí nghiệp sẽ đánh giá lại các số dư liên quan đến các tài khoản liên quan ngoại tệ . Trên công ty Căn cứ vào số liệu chi tiết về doanh thu mà xí nghiệp, chi nhánh kết chuyển lên, kế toán sẽ lập các bảng tổng hợp doanh thu bán hàng toàn công ty , bảng tổng hợp doanh thu theo từng mặt hàng. Đối với mặt hàng JA1, kế toán sẽ lập các bảng tổng hợp doanh thu sau: • Bảng tổng hợp doanh thu bán JA1 mở theo nơi bán và nhóm khách hàng là HKVN bay nội địa và quốc tế ( phô lục số 05 ). • Bảng tổng hợp doanh thu bán JA1 nhóm khách hàng là HKVN ( phô lục số 06 • Bảng tổng hợp doanh thu bán JA1 mở theo nơi bán và nhóm khách hàng là HKQT ( phô lục số 07 ). • Bảng tổng hợp doanh thu bán JA1 tại chi nhánh, xí nghiệp bán cho khách hàng ngoài Hàng không( phụ lục số 08 ). Căn cứ vào số liệu tổng cộng ( dòng cuối cùng) trong các bảng tổng hợp trên, kế toán bán hàng sẽ lập bảng tổng hợp doanh thu bán hàng JA1( phụ lục số 09 ). Sau khi tiến hành lập các bảng doanh thu theo từng mặt hàng , kế toán bán hàng tiến hành nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu, từ đó máy sẽ phân loại và vào các sổ kế toán theo yêu cầu của người sử dụng thông tin, máy tính theo chương trình được cài đặt sẵn sẽ đưa số liệu vào nhật ký chung và vào các sổ kế toán liên quan theo định khoản: - Đối với doanh thu bằng VNĐ: Nợ TK 336 (33611) Có TK 511 - Đối với doanh thu bằng ngoại tệ: Nợ TK 336 (33621)( tỷ giá thực tế ) ( tû gi¸ thùc tÕ ) Có TK 511( tỷ giá thực tế ) gi¸ thùc tÕ ) ( tû Phần chênh lệch giá tiền hàng và tiền thuế GTGT ( nếu có) được phản ánh theo định khoản: - Tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán: Nợ TK 336( ghi âm ) ( ghi ©m ) Có TK 413( ghi âm ) - Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán: Nợ TK 336 ( ghi dương ) ( ghi ©m ) ( ghi d¬ng ) Có TK 413( ghi dương ) ( ghi d¬ng ) Quy trình hạch toán vào sổ: Hoá đơn (GTGT) Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511 Sổ cái Báo cáo Bảng tổng hợp TK 511. Mẫu sổ kế toán TK 511 – Doanh thu bán hàng ( phụ lục số 10,11,12,13). 2.2.3.3. Kế toán khoản giảm trừ doanh thu Để thúc đẩy nhanh lượng hàng bán ra, Công ty thực hiện chính sách giảm gía cho những khách hàng mua với khối lượng lớn ( > 750 tấn) hoặc có sự thoả thuận khi ký hợp đồng. Phần giảm giá Công ty thực hiện vào cuối tháng sau khi xem xét toàn bộ số khách mua trong kỳ thực hiện giảm giá. Công ty mới thực hiện giảm giá cho mặt hàng JA1 . Căn cứ vào số liệu trên bảng tổng hợp doanh thu bán hàng theo nhóm khách hàng và số liệu bảng tổng hợp doanh thu bán hàng theo từng nhóm khách hàng cụ thể, kế toán xác định những khách hàng được hưởng chính bớt giá. Kế toán bán hàng căn cứ vào số liệu trên bảng tổng hợp này để đưa số liệu vào sổ nhật ký chi tiết. Máy sẽ phân loại đưa vào sổ nhật ký chung, vào các sổ kế toán liên quan theo định khoản: Nợ TK 532( tỷ giá hạch toán ) gi¸ h¹ch to¸n ) ( tû Có TK 131( tỷ giá hạch toán) ( tû gi¸ h¹ch to¸n) Sổ cái TK 532 phản ánh số tiền mà công ty thực hiện giảm giá cho các khách hàng. Sè liệu này sẽ được kết chuyển sang sổ kế toán TK 511 để xác định doanh thu thuần theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 Mẫu sổ cái TK 532 ( phô lục số 14 ). 2.2.3.4. Kế toán thuế GTGT. Việc kê khai và nép thuế GTGT được thực hiện độc lập giữa văn phòng công ty, các đơn vị trực thuộc, theo đó mỗi đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm nép thuế trên cơ sở thuế phát sinh đầu ra và đầu vào tại đơn vị. Tại văn phòng công ty : Thuế GTGT phải nép = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ bao gồm: thuế GTGT không nhập khẩu và thuế GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ ,chi phí ...được khấu trừ theo quy định. Giá bán chưa có thuế tại văn phòng Công ty bao gồm: giá bán trực tiếp và giá bán nội bộ. Để xác định số thuế GTGT phải nép, kế toán thuế GTGT lập : bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bảng phân bổ thuế GTGT, chi phí đầu vào theo tỷ lệ doanh thu, tê khai thuế GTGT. Trên bảng kê hoá đơn , chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra phản ánh 3 chỉ tiêu: + Doanh thu bán hàng không chịu thuế . + Doanh thu bán hàng chịu thuế suất 5% . + Doanh thu bán hàng chịu thuế suất 10%. Bên cạnh đó, kế toán Công ty lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào và bảng phân bổ thuế GTGT chi phí đầu vào theo tỷ lệ doanh thu. Trên bảng phân bổ này, kế toán xác định tỷ lệ doanh thu hàng hoá chịu thuế GTGT . Trên tổng doanh thu và số tiền thuế GTGT phản ánh chi phí đầu vào cần phân bổ Sau đó, kế toán tiến hành xác định thuế GTGTcủa chi phí đầu vào được khấu trừ . Thuế GTGT của chi phí đầu vào Tỷ lệ doanh thu hàng = Thuế GTGT của chịu thuế GTGT trên x được khấu trừ tổng doanh thu Cuối cùng kế toán xác định : Tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu được phân bổ Thuế GTGT đầu = vào thuộc diện chi phí đầu vào Thuế GTGT của chi + phí đầu vào được khấu trừ chịu thuế trừ Một phần thuế GTGT của chi phí đầu vào không được khấu trừ sẽ kết chuyển sang TK 632- Giá vốn hàng bán. Mẫu tờ khai thuế GTGT ( phô lục số 15 ). 2.2.4. Kế toán thanh toán với người mua. Để kế toán thanh toán với người mua, Công ty sử dụng sổ theo dõi công nợ từng khách hàng, bảng theo dõi công nợ theo từng khách hàng, bảng tổng hợp thanh toán theo nhóm hàng, nhóm khách hàng, sổ cái TK 131, sổ chi tiết TK 131 và các sổ kế toán liên quan khác. Trình tự ghi sổ kế toán : * Trường hợp 1: Khách hàng do xí nghiệp thực hiện hợp đồng xí nghiệp thu tiền Định kỳ dưới xí nghiệp chuyển tiền bán hàng lên Công ty cùng với việc truyền số liệu và các chứng từ thanh toán. Kế toán bán hàng của Công ty cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung theo phần hành của mình. Theo chương trình cài đặt sẵn số liệu sẽ dược truyền vào sổ kế toán theo định khoản: - Tiền thu bán hàng là VNĐ : Nợ TK 111, 112 Có TK 336 (33611) - Tiền thu bán hàng là ngoại tệ: ( ghi theo tỷ giá hạch toán) Nợ TK 111, 112 Có TK 336 (33621) * Trường hợp 2 : Khách hàng do xí nghiệp thực hiện hợp đồng công ty thu tiền Khách hàng này chủ yếu là các Hãng hàng không quốc gia và Hãng hàng không quốc tế . Khi xuất bán, xí nghiệp lập hoâ đơn bán hàng thành 3 liên trong đó liên 2 là liên gửi khách hàng nhưng xí nghiệp sẽ tập hợp liên này gửi phòng tài chính kế toán ông ty chứ không đưa cho khách hàng. Định kỳ, kế toán bán hàng trên Công ty sẽ tập hợp các hoá đơn của riêng từng khách hàng và lập bảng kê hoá đơn cho từng khách hàng. Kế toán sẽ chuyển các hóa đơn và bảng kê hoá đơn yêu cầu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày công ty gửỉ đi. Căn cứ vào các hoá đơn phiếu thu, giấy báo có, kế toán bán hàng mở sổ theo dõi công nợ của từng khách hàng. Sổ theo dõi công nợ của từng khách hàng được ghi căn cứ vào hoá đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Kế toán bán hàng sẽ cập nhật số liệu vào máy theo theo phần hành của mình khi đó số liệu sẽ vào sổ Nhật ký chung theo định khoản : - Tiền hàng thu bằng VNĐ: Nợ TK 131 Có TK 336 (33611) - Tiền thuế GTGT (nếu có) : Nợ TK 131 Có TK 336(33611) - Tiền hàng thu bằng ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán : Nợ TK 131 Có TK 336(33621) Đối với khách hàng được hưởng chính sách, kế toán sẽ ghi giảm công nợ cho khách vào sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 532 ( tỷ giá hạch toán ) gi¸ h¹ch to¸n ) ( tû Có TK 131 ( tỷ giá hạch toán ) ( tû gi¸ h¹ch to¸n ) * Trường hợp 3: Khách hàng do Công ty trực tiếp thực hiện hợp đồng, Công ty thu tiền. Khi khách hàng chuyển tiền thanh toán kế toán sẽ căn cứ vào phiếu thu, phiếu báo có, uỷ nhiệm chi ...Vào sổ Nhật ký chung phần hành của mình theo định khoản: - Tiền thu bán hàng bằng VNĐ: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 - Tiền thu bán hàng bằng ngoại tệ: ( ghi theo tỷ giá hạch toán ) Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ xác định số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỉ giá thực tế. Sổ theo dõi công nợ của từng khách hàng là căn cứ để tổng hợp vào bảng theo dõi công nợ theo từng khách hàng. Bảng theo dõi công nợ theo từng khách hàng ( phụ lục 16 ). 2.2.5. Kế toán giá vốn hàng bán. * Nội dung và phương pháp xác định: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do vậy, hàng công ty khi mua về được nhập vào các kho cảng. Hàng từ kho cảng sẽ được xuất bán buôn trực tiếp cho khách hàng và điều chuyển về kho của các đơn vị thành viên. Để xác định dược trị giá vốn hàng xuất bán trong tháng, Công ty áp dụng phương pháp bình quân hàng luân chuyển trong kỳ. Theo phương pháp này đơn giá được xác định như sau :  Xác định trị giá vốn hàng xuất kho đối với lượng hàng bán tại cảng: Cuối tháng, kế toán kho hàng tổng hợp khối lượng hàng nhập trong tháng lập bảng kê nhập khẩu hàng hoá. Mọi chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng kế toán tập hợp vào cuối tháng lập bảng kê hao hụt và chi phí gửi hàng hoá. Căn cứ vào hai bảng kê trên và số lượng hàng tồn đầu kỳ kế toán kho hàng xác định : Đơn gía bình quân = Trị giá hàng thực tế hàng còn đầu kỳ + Trị gía hàng nhập trong kỳ + Chi phí mua hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng còn đầu kỳ Số lượng hàng + nhập trong - Lượng hàng hao trong kỳ hụt trong kỳ Đơn gía được tính cho từng mặt hàng ở các kho khác nhau, như vậy ở mỗi kho khác nhau có đơn giá riêng. Đơn giá này được áp dụng tính trị giá vốn cho lượng hàng xuất bán trực tiếp cho khách hàng tại kho cảng. Khi phản ánh lượng bán trực tiếp cho khách hàng tại kho cảng hoặc điều chuyển hàng về các xí nghiệp thành viên, kế toán lập bảng kê xuất kho tại kho cảng. Máy tính sẽ phân loại vào sổ nhật ký chung sổ kế toán TK 151, TK 156, TK 632. + Đối với lượng hàng bán buôn trực tiếp cho khách tại kho cảng: Nợ TK 632 Có TK 151 +Đối với lượng hàng điều chuyển về các kho, xí nghiệp: Nợ TK 156 Nî TK 156 Có TK 151  Xác định trị giá vốn hàng xuất kho đối với lượng hàng xuất bán tại xí nghiệp. Kế toán kho hàng lập bảng kê tại kho hàng tại các đơn vị và bảng kê hao hụt + chi phí vận chuyển. Căn cứ vào hai bảng kê trên cùng với lượng hàng tồn đầu kỳ tại các xí nghiệp chi nhánh, kế toán kho hàng xác định đơn giá bình quân Đơn giá này tính cho từng mặt hàng ở các kho xí nghiệp khác nhau, ở mỗi kho của các xí nghiệp, chi nhánh sẽ có đơn giá bình quân khác nhau. Các xí nghiệp khi bán hàng lập các phiếu xuất kho định kỳ 10 ngày gửi các chứng từ xuất kho vào Công ty. Cuối tháng, kế toán kho hàng tại Công ty lập bảng kê xuất kho hàng hoá tại các đơn vị. Căn cứ vào số liệu trên bảng kê kế toán kho hàng tiến hành cập nhật số liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu theo chương trình cài đặt sẵn máy sẽ phân loại vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 156 Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên hai bảng: Bảng kê xuất kho hàng hoá tại các kho cảng và bảng kê xuât kho hàng hoá tại xí nghiệp, chi nhánh kế toán kho hàng tiến hành xác định tính toán trị giá vốn hàng xuất kho trong tháng của từng mặt hàng và của tất cảc các mặt hàng. Kết hợp số liệu giữa trị giá vốn hàng xuất kho tại kho cảng, kho xí nghiệp cùng với chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh ở 3 xí nghiệp tra nạp nhiên liệu hàng không và số tiền thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán kho hàng xác định được trị gía vốn hàng bán trong tháng. Mẫu sổ kế toán tài khoản 632- Giá vốn hàng bán ( phô lục 17, 18) 2.2.6. Kế toán chi phí bán bàng, chi phí quản lý doanh nghiệp * Nội dung và phương pháp xác định: Do đặc thù của nghành xăng dầu và đặc thù của Công ty, việc tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất khó cho nên không có sự phân định rõ ràng riêng hai cặp phạm trù chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tới từng chi nhánh xí nghiệp, văn phòng Công ty mà mọi chi phí phát sinh tới công tác bán hàng và quản lý Công ty đều được coi là chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Tại phòng kế toán Công ty : * TK 641: tập hợp mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại hai chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền Bắc, miền Nam * TK 642 tập hợp mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại văn phòng công ty, hai văn phòng đại diện ở Singapore và tp.HCM * TK 154 : tập hợp mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại các xí nghiệp đơn vị trực thuộc còn lại . Mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại toàn công ty đều được tính hết vào hàng tiêu thụ trong kỳ , không phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ , kế toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh Công ty sử dông : sổ chi tiết TK 641,TK 642, sổ cái TK 641, TK 642, bảng tổng hợp TK 641 ,TK 642, bảng tổng hợp chi phí của chi nhánh kinh doanh bán lẻ miền Bắc, miền Nam, bản giải trình chi phí lưu thông, bản giải trình chi phí quản lý doanh nghiệp ... 2.2.6.1. Chi phí bán hàng Kế toán tổng hợp căn cứ vào hai bảng tổng hợp chi phí của chi nhánh kinh doanh bán lẻ miền Bắc và miền Nam lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng. Căn cứ vào số lượng tính toán được trên bảng tổng hợp chi phí bán hàng, kế toán tổng hợp sẽ nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu. + Phản ánh chi phí nghiệp vụ hai chi nhánh: - Tiền công , tiền lương phải trả : Nợ TK 641 Có TK 334 - Khoản BHYT ,BHXH ,KPCĐ : Nợ TK 641 Có TK 338 + Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định : Nợ TK 641 Có TK 214 + Phản ánh chi phí hao hụt JA1 ,DO : Nợ TK 641 Có TK 156 + Phản ánh các chi phí còn lại Nợ TK 641 Có TK 13621 Mẫu sổ kế toán TK 641- Chi phí bán hàng (phụ lục 19, 20) 2.2.6.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty phát sinh hàng ngày , khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán văn phòng sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chi phí và tiến hành nhập số liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu . Sè liệu sẽ được phân loại và đưa vào sổ kế toán TK 642 và các sổ liên quan khác. Căn cứ vào số liệu được nhập hàng ngày cuối tháng theo chương trình cài đặt máy sẽ phân loại và vào sổ cái TK 642, bảng tổng hợp TK 642 và các sổ kế toán liên quan Mẫu sổ kế toán TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp (phụ lục 21, 22). 2.2.7. Kế toán kết quả bán hàng * Nội dung và phương pháp xác định : Bản chất của công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh là xác định lãi hay lỗ, do đó đòi hỏi tất cả các phần hành kế toán phải hạch toán chính xác đồng bộ và kết hơp với nhau để đưa ra một kết quả chính xác. Kết quả tiêu thụ hàng hoá = Doanh thu thuần - GVHB - CPBH - CPQLDN Trong đó : Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu. Để kế toán kết quả bán hàng Công ty sử dụng sổ chi tiết TK 911, bảng tổng hợp TK 911, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thương mại. Quy trình ghi sổ kế toán: Hàng tháng, kế toán tổng hợp Công ty sẽ tiến hành xác định kết quả kinh doanh theo mục đích quản lý. Sau đó tổng hợp lại để tính ra kết quả của toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào sổ cái TK 511 ( phô lục 13) kết chuyển doanh thu thuần Căn cứ vào sổ cái TK 632 ( phô lục 18) kết chuyển trị giá vốn hàng bán Căn cứ vào sổ cái TK 641 ( phô lục 20) kết chuyển chi phí bán hàng Căn cứ vào sổ cái TK 642 ( phô lục 22) kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên cơ sở đó kế toán sử dụng phần kết chuyển đã cài đặt sẵn trên máy thực hiện kết chuyển. Các số liệu sẽ được kết chuyển từ các sổ cái trên để vào sổ kế toán TK 911. Sổ cái TK 911- kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là sổ kế toán tổng hợp phản ánh kết quả bán hàng trong kỳ là lãi hay lỗ. Trên sổ cái TK 911 cũng phản ánh quan hệ đối ứng với các TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 421. Mẫu sổ kế toán TK 911- Xác định kết quả kinh doanh (phụ lục số 23) CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. 3.1. MÉT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY : 3.1.1. Ưu điểm. Với tiềm năng sẵn có, sự năng động, linh hoạt của mình cùng với sự lãnh đạo và hỗ trợ của Tổng công ty hàng không, Cục hàng không dân dụng Việt nam, Công ty xăng dầu hàng không đã đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Kết quả đó được thể hiện rõ qua các số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong năm 2002 và quý I năm 2003: doanh thu bán hàng tăng, công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Nhìn chung, công tác kế toán- tài chính tại Công ty đã chấp hành các quy định của chế đô kế toán Nhà nước ban hành. Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học cùng với trình độ nhân viên kế toán cao và đồng đều nên đã đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho các cấp quản trị và nâng cao khả năng kiểm tra xử lý thông tin. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung cùng với sự trợ giúp đắc lực của hệ thống máy vi tính nên đã giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày , nâng cao năng suất lao động của kế toán, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán và thích hợp với việc chuyên môn hoá lao động kế toán tại Công ty. Hầu hết các mẫu số có đôi chút cải tiến nhằm phù hợp với phương pháp hạch toán của Công ty, phù hợp với chương trình tạo lập của máy vi tính song nhìn chung vẫn đảm bảo rõ ràng , chính xác. 3.1.2. Những tồn tại chủ yếu trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty. Đi sâu vào công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xăng dầu hàng không Việt Nam, bên cạnh phần lớn những ưu điểm thì em thấy còn một số nhược điểm cần khắc phục: - Về chứng từ luân chuyển: Hiện nay hầu hêt các chi nhánh, xí nghiệp nép báo cáo tiêu thụ hàng hoá, báo cáo thu tiền hàng vào cuối tháng, dẫn tới công việc kế toán tại văn phòng công ty rất bận rộn vào các ngày cuối tháng, và gây ra sự chậm trễ cho công tác hạch toán tại công ty. - Về tài khoản sử dụng: Công ty đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán mới và vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tuy nhiên Công ty còn sử dụng nhiều tài khoản trung gian để hạch toán (TK 13628- Thanh toán vốn hàng giao, TK 33611, TK 33612: tiền thu bán hàng...) làm tăng công việc hạch toán. Bên cạnh đó để phản ánh lượng hàng đang gửi ở các kho cảng đầu nguồn công ty sử dụng TK 151- Hàng đang đi trên đường. Trong đó : TK 1511 Phản ánh giá mua hàng TK 1512 Phản ánh chi phí mua hàng TK 151117 Phản ánh hàng đang đi trên đường Dùng TK 151 để phản ánh lượng hàng này là không chính xác vì hàng hoá này Công ty đã nhận từ các tầu chuyên chở và đã nhập gửi vào các kho cảng chứ không phải là đang vận chuyển trên biển . TK 5112 ở Công ty có tên là doanh thu xuất khẩu, tên tài khoản không phản ánh đúng nghiệp vụ doanh thu này Công ty nên đổi lại tên tài khoản là doanh thu hàng tạm nhập- tái xuất khẩu. - Về thanh toán công nợ: Khách hàng của Công ty là khách hàng thường xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều thanh toán chậm chiếm tỷ trọng lớn. Với đặc điểm khách hàng như trên dẫn tới việc khách hàng nợ nhiều, ứ đọng vốn. Việc đôn đốc theo dõi công nợ của kế toán công ty hiện nay còn thực hiện chưa tốt. Nếu xem xét các chỉ tiêu về các khoản phải thu từ khách hàng tại Công ty thì thông thường các khoản phải thu chiếm 1/2 doanh thu bán ra trong kỳ. Nhiều trường hợp nợ dây dưa quá hạn mà chưa có biện pháp nào đốc thúc việc thu hồi vốn. - Về phương pháp hạch toán tình hình biến động ngoại tệ: Hiện nay Công ty đang áp dụng tỷ giá hạch toán để đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam trong kỳ hạch toán. Trong tháng khi chi nhánh, xí nghiệp bán hàng thu bằng ngoại tệ thì kế toán xí nghiệp, chi nhánh ghi nhận doanh thu theo tỷ giá hạch toán. Cuối tháng trên Công ty sẽ thông báo tỷ giá quy đổi ngoại tệ trong tháng. Khi nhận được thông báo về tỷ giá thực tế do Công ty chuyển xuống, kế toán chi nhánh, xí nghiệp mới quy đổi doanh thu theo tỷ giá thực tế và đánh giá lại số dư các tài khoản liên quan đến ngoại tệ. Như vậy việc sử dụng tỷ giá hạch toán đã gây thêm khó khăn, phức tạp cho kế toán xí nghiệp, chi nhánh trong việc ghi nhận doanh thu bán hàng bằng ngoại tệ. Ví dụ: Vào ngày 1/2/2003 phòng tài chính- kế toán Công ty thông báo tỷ giá quy đổi ngoại tệ tháng 1/2003 là 1USD = 15.368 VNĐ. Đây là tỷ giá giao dịch binnhf quân ngày 31/1/2003 của thị ttrường liên ngân hàng. Tỷ giá này dùng để quy đổi doanh thu bằng ngoại ra VNĐ phát sinh trong tháng 1/2003, đánh giá lại số dư các tài khoản liên quan đến ngoại tệ thời điểm 31/1/2003 và tỷ giá hạch toán tháng2/2003. - Về xác định trị giá vốn hàng hoá: Đặc trưng của Công ty khi kinh doanh ngành xăng dầu là các nghiệp vụ mua vào và xuất bán diễn ra với khối lượng lớn hàng ngày. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh nghiệp vụ mua vào và xuất bán hàng hoá thì tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng kế toán cũng có thể xác định được lượng hàng nhập, xuất, tồn của từng loại hàng xăng dầu. Tuy nhiên, điều đó cũng có nghĩa rằng khối lượng công việc kế toán phải làm vô cùng lớn và đòi hỏi phải luôn được sắp xếp hợp lý mới đáp ứng được yêu cầu quản lý của hoạt động kế toán này. - Về phân bổ toàn bộ chi phí nghiệp vụ kinh doanh Do đặc thù riêng của ngành xăng dầu và đặc thù của Công ty nên Công ty không tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà hạch toán chung và gọi là chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Khi chi phí phát sinh đều được tính hết vào hàng tiêu thụ trong kỳ, không phân bổ chờ kết chuyển. Như vậy dẫn đến việc phản ánh chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh trong kỳ là chưa chính xác, đặc biệt là chi phí sản xuất kinh doanh ( TK136 ) chiếm một tỷ lệ lớn trong chi phí bán hàng (75%) khiến cho chi phí nghiệp vụ kinh doanh không phù hợp mức doanh thu thực hiện tại kỳ báo cáo. 3.2 MÉT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong kinh doanh nói chung và tại Công ty nói riêng. Mục tiêu hàng đầu đối với các doanh nghiệp hiện nay là lợi nhuận. Đối với các doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng là khâu vô cùng quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy cần thiết phải hoàn thiận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Hoàn thiện kế toán bán hàng thì hệ thống chứng từ được hoàn thiện sẽ nâng cao được tính hợp lý, tính chính xác, tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán, việc luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập xuất hàng hoá. Hoàn thiện kế toán bán hàng còn góp phần nâng cao công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt kế toán quá trình bán hàng giúp cơ quan quản lý cấp trên, lãnh đạo xí nghiệp... có được những thông tin chính xác phản ánh đúng tình hình bán hàng và kết quả bán hàng , từ đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Vì vậy, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không ngừng được hoàn thiện để ngày càng góp phần vào sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải được dùa trên những nguyên tắc cơ bản sau: - Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng. Cần phải hoàn thiện từ bộ máy kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong môi trường luôn có những biến động mà khó có thể kiểm soát được. - Việc hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp, mục tiêu hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào là kinh doanh phải đạt được lợi nhuận cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Đây chính là động lực cho việc hoàn thiện kế toán và nâng cao chất lượng thông tin kế toán. - Phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định ghi chép luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp để hoàn thiện. Đặc điểm chung là phải dùa vào luật chế độ Nhà nước ban hành. - Bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh, nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác hạch toán phải bám sát phục vụ cho kinh doanh. Các thông tin kế toán phải nhạy bén, xác thực đáp ứng yêu cầu của quản lý. 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Xuất phát từ một số điểm chưa hợp lý trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, với mong muốn ngày càng được hoàn thiện tổ chức công tác kế toán để đảm bảo chức năng phản ánh, giám đốc và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung và trong bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng, phục vụ ngày càng tốt hơn cho việc quản lý của Công ty và cho các cơ quan của Nhà nước này, em xin được đưa ra một số giải pháp cụ thể như sau: - Về sự luân chuyển chứng từ: Do hầu hết các chi nhánh, xí nghiệp nép báo cáo tiêu thụ hàng và báo cáo thu tiền dồn dập vào cuối tháng nên khối lượng công việc kế toán rất nhiều, gây ra tình trạng trên sổ kế toán phản ánh doanh thu chủ yếu vào ngày cuối tháng. Vì vậy, công ty cần quản lý chặt chẽ hơn nữa bằng cách quy định thời hạn nép báo cáo tiêu thụ hàng và báo cáo thu tiền hàng, để tránh doanh số tập trung vào những ngày cuối tháng, có thể là hai lần / tháng vào ngày 15 và 25 hàng tháng. - Về tài khoản kế toán: Việc sử dụng nhiều tài khoản trung gian sẽ làm tăng khối lượng công tác kế toán và đôi khi không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy khi phản ánh lượng hàng hoá tại các kho cảng đầu nguồn Công ty, nên sử dụng TK 156 để phản ánh đúng lượng hàng hoá mà Công ty đã nhập kho, có thể dùng tiếp tài khoản cấp II để phản ánh lượng hàng ở các kho cảng và phản ánh lượng hàng tại kho xí nghiệp. - Về phương thức phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: Để đảm bảo mối quan hệ phù hợp giữa chi phí nghiệp vụ kinh doanh (TK 641,642) và doanh thu trong kỳ khi mà quy mô chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hiện tại phát sinh lớn trong kỳ, vì vậy hợp lý hơn nữa Công ty có thể để lại một phần chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để kết chuyển tại kỳ sau. Các bót toán được ghi là: - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ chờ kết chuyển: Nợ TK 142 (1422) Có TK 641, 642 - Sang kỳ sau, kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 911 Có TK 142 (1422) - Về kế toán giá vốn hàng hoá: Công ty nên áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để kế toán giá vốn hàng hoá, bởi phương pháp này thích hợp cho đặc điểm kinh doanh ngành xăng dầu của Công ty. Áp dụng phương pháp này góp phần tinh giảm khối lượng công việc kế toán trong kỳ báo cáo và có cơ hội nâng cao hiệu suất lao động kế toán. Việc hạch toán theo phương pháp KKĐK có thể được phản ánh như sau: - Đầu kỳ kế toán kiểm kê giá trị hàng hoá chưa tiêu thụ: Nợ TK 6112 Có TK 156 Có TK 151 - Cuối kỳ căn cứ vào số hàng đã kiểm kê, kế toán xác định lượng hàng đã tiêu thụ và ghi bót toán phản ánh giá vốn hàng lưu chuyển: Nợ TK 632 Có TK 6112 Đồng thời kế toán ghi nhận doanh thu và kế toán xác định giá trị hàng hoá còn lại:Nợ TK 156,151 Nî TK 156,151 Nợ TK 642, 138, 821 Có TK 6112 Để xác định giá trị hàng hoá đã tiêu thụ, cuối kỳ kế toán thực hiện bót toán kết chuyển giá vốn hàng bán về tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 Có TK 632. - Về thanh toán công nợ: Mặc dù Công ty đã quy định mức dư nợ định mức với các xí nghiệp, chi nhánh, nhưng hàng tháng hoặc định kỳ ngắn Công ty cần có biên bản đối chiếu công nợ để tránh tình trạng chiếm dụng vốn gây rủi ro về tài chính đối với Công ty. Với những khách hàng nợ quá hạn và không có khả năng thanh toán, Công ty có khả năng ngưng cung cấp hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền, công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trước 2 đến 3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng kỳ hạn. Đối với khách hàng nợ quá hạn định kỳ 15 ngày gửi thông báo yêu cầu thanh toán có lãi suất vay quá hạn trên số tiền trả chậm. Tóm lại, để làm tốt công tác thanh toán công nợ kế toán văn phòng Công ty cần theo dõi thường xuyên , rà soát lại tất cả các khách hàng thanh toán chậm, phân loại các khách hàng trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký để có biện pháp thu hồi công nợ phù hợp với từng đối tượng mua hàng. Đi đôi với việc theo dõi chặt chẽ từng đối tượng thì kế toán thường xuyên lập các báo cáo về tình hình thanh toán công nợ. Về phía Công ty, nên có những chính sách khyến khích trong công việc thanh toán và quy định tỷ lệ lãi do trả quá hạn. Ngoài ra, Công ty thường xuyên bán chịu hàng hoá, lấy phương thức thanh toán trả chậm là chủ yếu, tất yếu sẽ phát sinh những khoản phải thu không thể thu hồi được. Điều đó có nghĩa là cần phải lập dự phòng phải thu khó đòi. Theo ý kiến của em, Công ty nên có những quy định cụ thể, chi tiết hơn về phải thu khó đòi, có thể sử dụng TK 139- dự phòng phải thu khó đòi như theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. - Về tỷ giá quy đổi ngoại tệ: Để thuận tiện cho việc ghi nhận doanh thu bán hàng thu bằng ngoại tệ đồng thời giúp cho giảm bớt khối lượng công việc kế toán cho các chi nhánh xí nghiệp không nhữngtrong việc ghi nhận phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ xảy ra hàng ngày mà cả trong việc quy đổi doanh thu theo tỷ giá thực tế và đánh giá lại số dư các tài khoản liên quan đên ngoại tệ vào cuối tháng, Công ty nên áp dụng tỷ giá giao dịch bình quân thị trường liên ngân hàngcủa ngày trên hoá đơn để hạch toán. Việc áp dụng tỷ giá thực tế một mặt sẽ giúp cho kế toán dưới xí nghiệp và văn phòng Công ty có thể theo dõi thường xuyên doanh thu bán hàng vá các nghiệp vụ khác có liên quan đến ngoại tệ, mặt khác giảm bớt khối lượng công việc kế toán trong việc quy đổi doanh thu và đánh giá lại các tài khoản liên quan đến ngoại vào cuối tháng của kế toán dưới xí nghiệp. Khi phát sinh doanh thu bán hàng ngoại tệ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế: Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 333 (33311). Ngoài ra để đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng và thực hiện tốt công tác thanh toán công ty cần có các hình thức chiết khấu thương mại, thực hiện hồi khấu và tặng quà cho những khách hàng làm tốt công tác thanh toán. Bên cạnh đó cần đưa ra các giải pháp chất lượng quảng cáo tổng hợp nhiều hình thức, tránh lãng phí phục vụ cho công tác bán hàng, hoàn thành kế hoạch đặt ra. KẾT LUẬN Với sự phát triển mạnh mẽ về các mặt kinh tế, chính trị, đất nước ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều chỉnh vĩ mô của Nhà nước. Sự đổi mới này đã tạo ra môi trường thuận lợi, tạo ra sự tự chủ trong kinh doanh cho các doanh nghiệp. Vì vây, việc tổ chức tốt quá trình bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng có một ý nghĩa quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại, đây chính là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, đó không phải là vấn đề ngày một ngày hai mà đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng cả về mặt hòan thiện chế độ cũng như khảo sát thực tế, vận dụng trong các đơn vị, cơ sở cần phải có sự tham gia, phối hợp của nhiều cấp, nhiều ngành. Là mét doanh nghiệp thương mại quốc doanh, mặc dù công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam gặp phải khó khăn nhất định kể cả trong phương hướng kinh doanh và cả trong công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty khi bước sang cơ chế mới nhưng với bề dầy hoạt động của mình, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, chính vì vậy Công ty bước đầu đã có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Cho đến nay, công tác kế toán của công ty đã tương đối hoàn thiện, dù vẫn còn một số tồn tại cần xem xét giải quyết nhằm tổ chức hợp lý hơn nữa, thích ứng với nhu cầu quản lý trong cơ chế mới. Do thời gian thực tập ngắn và đây là bước đầu nghiên cứu tình hình thực tế kinh doanh của Công ty nên các vấn đề em đưa ra trong chuyên đề có thể chưa có tính khái quát, giải quyết vấn đề chưa hẳn hoàn toàn thấu đáo và không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong sự góp ý của thầy cô giáo, các cán bộ kế toán tại Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam. Em xin được chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS. Lưu Đức Tuyên và sự giúp đỡ của phòng tài chính - kế toán Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Ngày 14 tháng 04 năm 2003. Sinh viên: Nguyễn Ngọc Tuyết. Sinh viªn: NguyÔn Ngäc TuyÕt. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toán tài chính - NXB Tài chính, 2000 Đồng chủ biên: PGS - PTS Ngô Thế Chi PTS Nguyễn Đình Đỗ. 2. Kế toán quản trị - NXB Tài chính Hà nội, 2002 Đồng chủ biên: PGS - TS Vương Đình Huệ TS Đoàn Xuân Tiên 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - NXB Tài chính, 1995. 4. Sơ đồ hạch toán kế toán doanh nghiệp - NXB Thống kê, 1999. 5. Hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp - NXB Tài chính, 1998. 6. Chuẩn mực số 14 - Chuẩn mực kế toán Việt Nam 7. Quyết định 149/2001/ QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính. 8. Quyết định 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chính. 9. Thông tư 89/2002/TT-BTC. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………………………….01 CHƯƠNG1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng……………………………………………………...03 1.1.1. Quá trình bán hàng và kết quả bán hàng…………………………………...03 1.1.2. Yêu cầu quản lý cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng………………………………………………………..03 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng…………………………………………………….…..04 1.2. Lý luận chung về doanh thu bán hàng, kết quả bán hàng………….…….05 1.2.1. Các phương thức bán hàng……………………………………………….… 05 1.2.2. Doanh thu bán hàng………………………………………………………...07 1.2.3. Giá vốn hàng bán…………………………………………………………...08 1.2.4. Kết quả bán hàng…………………………………………………………...10 1.3. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng………………...10 1.3.1. Nguyên tắc kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng……………...10 1.3.2. Kế toán tổng hợp bán hàng…………………………………………………11 1.3.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh………………………………………22 1.3.4. Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán……………………………………….23 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. 2.1. Đặc điểm chung của Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam……….…24 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty…………………………….24 2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty…………...…………25 2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty……………….……………………….26 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty………... ………………….29 2.1.4.1. Bộ máy kế toán của Công ty……………………………………………29 2.1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ sách……………………………………………….32 2.2. Thực trạng kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng của Công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam………………………………………..………34 2.2.1. Các đối tượng cần quản lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng…………………………………..…………………34 2.2.2. Các phương thức bán hàng mà Công ty áp dụng…………………………...36 2.2.2.1. Bán buôn trực tiếp cho khách hàng……………………………………..36 2.2.2.2. Bán hàng thông qua các xí nghiệp chi nhánh của Công ty………...…...36 2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu……………….38 2.2.3.1. Kế toán doanh thu luân chuyển nội bộ……………………..…………..38 2.2.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ…………………...…41 2.2.3.3. Kế toán khoản giảm trừ doanh thu……………………………………..44 2.2.3.4. Kế toán thuế GTGT……………………….……………………………45 2.2.4. Kế toán thanh toán với người mua………………………………………….47 2.2.5. Kế toán giá vốn hàng bán…………………………………………………..50 2.2.6. Kế toán CPBH và CP QLDN……………………………………………….52 2.2.7. Kế toán kết quả bán hàng…………………………………………………..55 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 3.1. Một vài nhận xét đánh giá chung về tình hình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty…………………………56 3.1.1. Ưu điểm……………………………………………………………………56 3.1.2. Những tồn tại chủ yếu trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty………………………………………………………..........57 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty………………..…………………………………………..59 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong kinh doanh nói chung và tại Công ty nói riêng…...……………… 59 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng…..……………………………………………………60 KẾT LUẬN…………………..……………………………………….....................65 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………….…………………………………..66 [...]... mỏy t chc ca Cụng ty c th hin qua mụ hỡnh sau : Giám đốc Phó Phógiám giámđốc đốc Phòng KD XNK Xí nghiệp xăng dầu HKMB Xí nghiệp xăng dầu HKMT Phòng TCKT Xí nghiệp xăng dầu HKMN Phó giám đốc Phòng KTCN Phòng KH ĐT Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMB Phòng TKTH Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMN Văn phòng Xí nghiệp vận tải Dịch vụ XD HKMB Phòng Đảng Đoàn An ninh Các văn phòng đại diện của công ty Ban giỏm c : 1... mỏy k toỏn: Kế toán trởng Phó kế toán tr ởng Ban tài chính Phòng TC- KT XN XD MB Phòng TC- KT XN XD MT Ban đầu t phát triển Phòng TC- KT XN XD MN Ban TC- KT CQVPCTY Ban kế toán Phòng TC- KT DV VTHK Phòng TC- KT CN kinh doanh bán lẻ XDMB Phòng TC- KT CN kinh doanh bán lẻ XDMN 2.1.4.2 T chc h thng ti khon s sỏch bỏo cỏo k toỏn ca Cụng ty T chc thc hin v vn dng h thng ti khon k toỏn Cụng ty ỏp dng thng... TY XNG DU HNG KHễNG VIT NAM 2.1 C IM CHUNG CA CễNG TY XNG DU HNG KHễNG VIT NAM 2.1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin Cụng ty xng du Hng khụng Vit Nam l mt n v kinh doanh hch toỏn kinh t c lp, c thnh lp nm 1993 tin thõn l 3 xớ nghip xng du c l xớ nghip xng du min Bc, xớ nghip xng du min Trung, xớ nghip xng du min Nam thuc 3 sõn bay: Ni Bi, Nng, Tõn Sn Nht L mt doanh nghip Nh nc trc thuc Tng cụng ty. .. ton Cụng ty + Phũng k hoch v u t: + Phòng kế hoạch và đầu t: - Lp k hoch kinh doanh hng nm - Lp k hoch u t chiu sõu ca Cụng ty, k hoch u t thit b nõng cao nng lc kinh doanh - iu tra th trng kinh doanh trong v ngoi ngnh hoc trong v ngoi nc, tham mu cho giỏm c Cụng ty + Phũng thng kờ tin hc: chu trỏch nhim lp tng Internet ni mng tin hc gia cỏc phũng ban v cỏc xớ nghip thnh viờn trong cụng ty Tng hp... cỏc bng biu bỏo cỏo Trỡnh tự ghi s k toỏn theo hỡnh thc Nht ký chung: Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Ghi cuối tháng Sổ nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Báo cáo kế toán 1 Hng ngy cn c vo nhng chng t gc hp l nhõn viờn k toỏn hch toỏn vo s nht ký chung theo th t thi gian, sau ú t s nht ký chung lp vo s cỏi 2... Cụng ty, m cỏc lớp bi dng giỏo dc v t tng Cụng ty cú cỏc n v trc thuc sau: - Xớ nghip XDHK min Trung ti sõn bay Nng - Xớ nghip XDHK min Nam ti sõn bay Tõn Sn Nht - Xớ nghip XDHK min Bc ti sõn bay Ni Bi - Xớ nghip dch v vn ti k thut XDHK ti sõn bay Gia Lõm H Ni - Chi nhỏnh kinh doanh bỏn l XDHK min Bc ti H Ni - Chi nhỏnh kinh doanh bỏn l XDHK min Nam ti thnh ph HCM v cỏc vn phũng i din ca Cụng ty thnh... nghip Nh nc trc thuc Tng cụng ty hng khụng Vit Nam ngoi chc nng kinh doanh xut nhp khu, Cụng ty cũn cú nhim v quan trng m Tng cụng ty hng khụng giao cho l thc hin cung ng dch v nhiờn liu bay JA1- nhiờn liu c chng hng khụng cho cỏc hóng Hng khụng trong nc v quc t Cụng ty cú tr s chớnh sõn bay Gia Lõm v cú tờn giao dch quc t l VINAPCO Khi mi thnh lp ton cụng ty cú 597 lao ng v s vn 36 t ng do Nh nc cp... ca Cụng ty l 90.805.000.000 ng, ngoi ngun vn do Ngõn sỏch nh nc cp thỡ Cụng ty cũn phi huy ng nhng ngun vn khỏc, trong ú cú c ngun vn ca cỏn b cụng nhõn viờn trờn 5 t ng Bng cỏch ny Cụng ty ó ci tin, lp rỏp v ch to thnh cụng xe tra np nhiờn liu t tiờu chun quc t, gim giỏ thnh 60% so vi nhp ngoi v cũn cú nhiu sỏng kin k thut khỏc, tit kim cho Cụng ty gn 6 t ng 2.1.3 C cu b mỏy t chc ca Cụng ty C cu... xớ nghip thnh viờn trong cụng ty Tng hp thụng tin giỳp cho giỏm c Cụng ty nm c kh nng kinh doanh tiờu th sn phm ca cỏc n v trc thuc Cụng ty trong nc cng nh vn phũng i din nc ngoi + Phũng an ninh an ton: nhim v ca phũng l ch o cụng tỏc m bo an ninh an ton, phũng chỏy n trong ton Cụng ty Giỏm sỏt vic chp hnh ni quy, quy tc do Cụng ty t ra + Phũng ng on: cú chc nng lm tham mu cho ng u v giỏm c v cụng... ng kinh doanh ca Cụng ty Cn c theo giy phộp kinh doanh số 109525 ngy 16/6/1994 ca trng kinh t H Ni thỡ ngnh ngh kinh doanh ca Cụng ty xng du Hng khụng Vit Nam l: xut nhp khu, kinh doanh v vn ti xng du, m, dung dch c chng hng khụng, cỏc loi xng du khỏc, thit b phng tin v ph tựng phỏt trin nghnh xng du, cỏc dch v cú liờn quan n chuyờn nghnh xng du Nh vy chc nng v nhim v ca Cụng ty xng du Hng khụng l ... chc b mỏy k toỏn: Kế toán trởng Phó kế toán tr ởng Ban tài Phòng TC- KT XN XD MB Phòng TC- KT XN XD MT Ban đầu t phát triển Phòng TC- KT XN XD MN Ban TC- KT CQVPCTY Ban kế toán Phòng TC- KT DV... nghiệp xăng dầu HKMT Phòng TCKT Xí nghiệp xăng dầu HKMN Phó giám đốc Phòng KTCN Phòng KH ĐT Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMB Phòng TKTH Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMN Văn phòng Xí nghiệp vận tải Dịch... Cụng ty gn t ng 2.1.3 C cu b mỏy t chc ca Cụng ty C cu b mỏy t chc ca Cụng ty c th hin qua mụ hỡnh sau : Giám đốc Phó Phógiám giámđốc đốc Phòng KD XNK Xí nghiệp xăng dầu HKMB Xí nghiệp xăng dầu