Cụng ty xăng dầu Hàng khụng Việt Nam là một đơn vị kinh doanh hạch toỏn kinh tế độc lập, được thành lập năm 1993 tiền thõn là 3 xớ nghiệp xăng dầu cũ là xớ nghiệp xăng dầu miền Bắc, xớ nghiệp xăng dầu miền Trung, xớ nghiệp xăng dầu miền Nam thuộc 3 sõn bay: Nội Bài, Đà Nẵng, Tõn Sơn Nhất.
Là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng cụng ty hàng khụng Việt Nam ngoài chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu, Cụng ty cũn cú nhiệm vụ quan trọng mà Tổng cụng ty hàng khụng giao cho là thực hiện cung ứng dịch vụ nhiờn liệu bay JA1- nhiờn liệu đặc chủng hàng khụng cho cỏc hóng Hàng khụng trong nước và quốc tế.
Cụng ty cú trụ sở chớnh ở sõn bay Gia Lõm và cú tờn giao dịch quốc tế là VINAPCO. Khi mới thành lập toàn cụng ty cú 597 lao động và số vốn 36 tỷ đồng do Nhà nước cấp (trong đú cú 19 tỷ đồng vốn cố định và 17 tỷ đồng vốn lưu động) và chỉ gồm 3 xớ nghiệp cú nhiệm vụ chớnh là hoạt động dịch vụ cung ứng xăng dầu cho cỏc hóng Hàng khụng. Năm 1994, Cụng ty đó mở rộng quy mụ sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, thành lập xớ nghiệp dịch vụ vận tải xăng dầu Hàng khụng chuyờn thực hiện nhiệm vụ vận chuyển xăng dõu từ cỏc kho cảng về cỏc sõn bay.
Đầu năm 1996, thành lập chi nhỏnh kinh doanh bỏn lẻ xăng dầu Hàng khụng Miền Bắc chuyờn làm nhiệm vụ kinh doanh bỏn buụn, bỏn lẻ xăng dầu ở khu
vực phớa Bắc. Cuối năm 1996, thành lập chi nhỏnh kinh doanh bỏn lẻ xăng dầu Hàng khụng Miền Nam chuyờn làm nhiệm vụ kinh doanh bỏn buụn, bỏn lẻ xăng dầu ở khu vực phớa Nam. Từ năm 1998, xớ nghiệp xăng dầu Hàng khụng Miền Trung mở rộng hoạt động bỏn buụn, bỏn lẻ xăng dầu ở khu vực miền Trung. Bờn cạnh đú, Cụng ty cũn cú cỏc văn phũng đại diện ở Singapore, thành phố HCM, Cần Thơ, Vũng Tàu. Hiện nay, Cụng ty đó đăng ký chất lượng sản phẩm và quản lý theo tiờu chuẩn ISO 9000. Dưới đõy là một số chỉ tiờu chủ yếu về quy mụ và sự phỏt triển của Cụng ty đó đạt được hai năm liờn tục.
Việc thực hiện chỉ tiờu kinh tế qua cỏc năm:
Đơn vị tớnh: triệu đồng.
Chỉ tiờu Năm 2001 Năm 2002 So sỏnh
2001/2001 1.Vốn kinh doanh 80.075 90.805 113.4% 2.Tổng doanh thu 1.328.001 1.546.180 116.4% 3.Thuế phải nộp 316.922 461.021 145.5% 4.Lói rũng 31.381 37.761 120.3% 5.Tổng số lao động 953 1.209 126.8% 6.Thu nhập bỡnh quõn 1,672875 1,755000 104.9%
2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Cụng ty.
Căn cứ theo giấy phộp kinh doanh số 109525 ngày 16/6/1994 của trọng kinh tế Hà Nội thỡ ngành nghề kinh doanh của Cụng ty xăng dầu Hàng khụng Việt Nam là: xuất nhập khẩu, kinh doanh và vận tải xăng dầu, mỡ, dung dịch đặc chủng hàng khụng, cỏc loại xăng dầu khỏc, thiết bị phương tiện và phụ tựng phỏt triển nghành xăng dầu, cỏc dịch vụ cú liờn quan đến chuyờn nghành xăng dầu. Như vậy chức năng và nhiệm vụ của Cụng ty xăng dầu Hàng khụng là cung ứng dịch vụ vận tải xăng dầu mỏy và vật kỹ thuật xăng dầu cho cỏc xớ nghiệp, đơn vị trong Cụng ty xăng dầu hàng khụng và cho thị trường, kinh doanh xăng dầu, mỡ mặt đất, cỏc loại vật tư kỹ thuật, xăng dầu đặc chủng khỏc. Về cơ sở vật chất kỹ thuật: để xõy dựng Cụng ty xăng dầu Hàng khụng vững mạnh, năng động thớch ứng với sự phỏt triển trờn của thị trường, VINAPCO đó thực hiện chương trỡnh hiện đại hoỏ cơ sở vật chất kỹ thuật mà trọng tõm là hiện
đại hoỏ của hàng, cầu cảng, kho bể, đường ống dẫn nhiờn liệu, thiết bị đo lường... Cụng ty cú hệ thống vi tớnh hiện đại được nối mạng từ trung tõm đến cỏc xớ nghiệp thành viờn, cú giàn xuất xăng dầu bằng hệ thống điện tử, cú cột bơm xăng dầu hiện đại và cỏc phương tiện tra nạp di động nhiờn liệu cho mỏy bay hiện đại và khoa học. Để cú thị trường và đủ vốn kinh doanh, theo số liệu mới nhất vốn điều lệ hiện cú của Cụng ty là 90.805.000.000 đồng, ngoài nguồn vốn do Ngõn sỏch nhà nước cấp thỡ Cụng ty cũn phải huy động những nguồn vốn khỏc, trong đú cú cả nguồn vốn của cỏn bộ cụng nhõn viờn trờn 5 tỷ đồng. Bằng cỏch này Cụng ty đó cải tiến, lắp rỏp và chế tạo thành cụng xe tra nạp nhiờn liệu đạt tiờu chuẩn quốc tế, giảm giỏ thành 60% so với nhập ngoại và cũn cú nhiều sỏng kiến kỹ thuật khỏc, tiết kiệm cho Cụng ty gần 6 tỷ đồng.
Cơ cấu bộ mỏy tổ chức của Cụng ty được thể hiện qua mụ hỡnh sau : Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng KD XNK Phòng TCKT KTCNPhòng Phòng TKTH Văn phòng Phòng KH ĐT Đoàn An ninhPhòng Đảng Xí nghiệp xăng dầu HKMB Xí nghiệp xăng dầu HKMT Xí nghiệp xăng dầu HKMN Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMB Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMN Xí nghiệp vận tải Dịch vụ XD HKMB Các văn phòng đại diện của công ty Giám đốc Phó giám đốc
Ban giỏm đốc : 1 giỏm đốc và 2 phú giỏm đốc
Giỏm đốc là người đại diện phỏp nhõn của Cụng ty, là người chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về mọi hoạt động kinh doanh của Cụng ty, là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định một cỏch cú hiệu quả.
Hai phú giỏm đốc cú trỏch nhiệm tham mưu hoặc được giỏm đốc uỷ quyền để quản lý một lĩnh vực nào đú về kinh doanh. Bờn cạnh đú, hai phú giỏm đốc cũn giỳp giỏm đốc chỉ đạo việc sản xuất kinh doanh, phối hợp cỏc phũng ban, xớ nghiệp duy trỡ quỏ trỡnh sản xuất của Cụng ty .
Cỏc phũng ban trực thuộc Cụng ty :
+ Phũng tài chớnh- kế toỏn: cú nhiệm vụ về mặt tài chớnh cho Cụng ty hoạt động và hạch toỏn kinh doanh, tham mưu quản trị cho lónh đạo tổ chức cụng tỏc tài chớnh, giỏ cả và hạch toỏn nhằm gúp phần bảo toàn và phỏt triển vốn sản xuất kinh doanh, kịp thời và chớnh xỏc mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong Cụng ty chấp hành nghiờm chỉnh phỏp lệnh thống kờ kế toỏn và kỷ luật tài chớnh của Nhà nước. + Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu: cú nhiệm vụ tỡm hiểu và cung cấp những thụng tin về thị trường mua và bỏn, ký kết thực hiện cỏc hợp đồng kinh tế. Phối hợp với phũng tài chớnh - kế toỏn tổng hợp bỏo cỏo kết qủa sản xuất kinh doanh hàng quý, hàng năm của Cụng ty, tham mưu cho giỏm đốc nắm được kết qủa của từng mặt hàng để giỏm đốc điều chỉnh mặt hàng kinh doanh cú hiệu quả hơn. + Phũng kỹ thuật cụng nghệ: chịu trỏch nhiệm về chất lượng của nhiờn liệu tra nạp mỏy bay, cỏc quy trỡnh tra nạp nhiờn liệu bay cho mỏy bay đảm bảo khoa học và an toàn. Tiếp thu khoa học cụng nghệ mới, quản lý sửa chữa mỏy múc thiết bị phục vụ cho cụng tỏc kinh doanh, hướng dẫn sử dụng mỏy múc thiết bị mới.
+ Phũng tổ chức cỏn bộ: cú nhiệm vụ đào tạo tuyển nhận sắp xếp điều chuyển cụng nhõn viờn hợp lý. Ngoài ra cũn quản lý tiền lương, tớnh trả lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong toàn Cụng ty. + Phũng kế hoạch và đầu tư:
+ Phòng kế hoạch và đầu t:
- Lập kế hoạch đầu tư chiều sõu của Cụng ty, kế hoạch đầu tư thiết bị nõng cao năng lực kinh doanh.
- Điều tra thị trường kinh doanh trong và ngoài ngành hoặc trong và ngoài nước, tham mưu cho giỏm đốc Cụng ty.
+ Phũng thống kờ tin học: chịu trỏch nhiệm lập tổng Internet nối mạng tin học giữa cỏc phũng ban và cỏc xớ nghiệp thành viờn trong cụng ty. Tổng hợp thụng tin giỳp cho giỏm đốc Cụng ty nắm được khả năng kinh doanh tiờu thụ sản phẩm của cỏc đơn vị trực thuộc Cụng ty ở trong nước cũng như văn phũng đại diện ở nước ngoài.
+ Phũng an ninh an toàn: nhiệm vụ của phũng là chỉ đạo cụng tỏc đảm bảo an ninh an toàn, phũng chỏy nổ trong toàn Cụng ty. Giỏm sỏt việc chấp hành nội quy, quy tắc do Cụng ty đặt ra.
+ Phũng đảng đoàn: cú chức năng làm tham mưu cho Đảng uỷ và giỏm đốc về cụng tỏc Đảng, cụng tỏc chớnh trị, tổ chức cỏc phong trào thi đua văn hoỏ văn nghệ trong toàn Cụng ty, mở cỏc lớp bồi dưỡng giỏo dục về tư tưởng.
Cụng ty cú cỏc đơn vị trực thuộc sau:
- Xớ nghiệp XDHK miền Trung tại sõn bay Đà Nẵng. - Xớ nghiệp XDHK miền Nam tại sõn bay Tõn Sơn Nhất.
- Xớ nghiệp XDHK miền Bắc tại sõn bay Nội Bài. - Xớ nghiệp dịch vụ vận tải kỹ thuật XDHK tại sõn bay Gia Lõm Hà Nội.
- Chi nhỏnh kinh doanh bỏn lẻ XDHK miền Bắc tại Hà Nội. - Chi nhỏnh kinh doanh bỏn lẻ XDHK miền Nam tại thành phố HCM và cỏc văn phũng đại diện của Cụng ty ở thành phố HCM, Cần Thơ, Singapore. Ngoài ra Cụng ty cũn cú nhiều cửa hàng bỏn lẻ trực thuộc. cỏc chi nhỏnh xớ nghiệp ở cả ba miền Bắc,Trung, Nam
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở Cụng ty.
2.1.4.1. Bộ mỏy kế toỏn.
một kế toỏn trưởng và một phú kế toỏn trưởng. Cỏc nhõn viờn hầu hết được đào tạo tại cỏc trường đại học chớnh quy cú nghiệp vụ chuyờn mụn về tài chớnh- kế toỏn. Dưới sự quản lý điều hành của kế toỏn trưởng là phú kế toỏn trưởng và cỏc ban bao gồm: Ban tài chớnh, ban đầu tư và phỏt triển vốn, ban kế toỏn, ban tài chớnh- kế toỏn cơ quan.
Nhiệm vụ cỏc ban:
+ Ban tài chớnh: tham mưu và giỳp kế toỏn trưởng quản lý điều hành vốn, tài sản và cỏc quỹ của Cụng ty, hướng dẫn và thực hiện cỏc chế độ quản lý trong Cụngty. + Ban đầu tư - phỏt triển vốn: cú nhiệm vụ tham mưu và giỳp việc cho kế toỏn trưởng quản lý tài chớnh trong lĩnh vực đầu tư phỏt triển.
+ Ban kế toỏn: tham mưu và giỳp việc cho kế toỏn trưởng quản lý trong lĩnh vực hạch toỏn kế toỏn.
+ Ban tài chớnh- kế toỏn cơ quan văn phũng cụng ty: là bộ phận bảo đảm chỉ tiờu thường xuyờn cho khối cơ quan cụng ty và hạch toỏn kế toỏn nghiệp vụ phỏt sinh trong khối cơ quan .
Tại cỏc đơn vị cú phũng tài chớnh- kế toỏn cú nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiờu thường xuyờn cho cỏc đơn vị, hạch toỏn kế toỏn và hạch toỏn nghiệp vụ phỏt sinh tại cỏc đơn vị.
Kế toán tr ởng
Phó kế toán tr ởng
Ban tài
chính Ban đầu t - phát triển Ban kế toán Ban TC- KT CQVPCTY
Phòng TC- KT XN XD MB Phòng TC- KT XN XD MT Phòng TC- KT XN XD MN Phòng TC- KT DV VTHK Phòng TC- KT CN kinh doanh bán lẻ XDMB Phòng TC- KT CN kinh doanh bán lẻ XDMN Tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
2.1.4.2. Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sỏch bỏo cỏo kế toỏn của Cụng ty.
• Tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn.
Cụng ty ỏp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ tài chớnh. Nhưng vỡ tớnh chất đặc thự của ngành xăng dầu nờn trong hệ thống tài khoản kế toỏn, Cụng ty ỏp dụng hầu hết cỏc tài khoản cấp I, cấp II trong việc mở sử dụng cũng như nội dung và phương phỏp ghi chộp, ngoài ra Cụng ty cũn mở thờm một số tiểu khoản theo cỏc mó quản lý đơn vị trực thuộc, mó quản lý hàng hoỏ, mó quản lý kho hàng...
• Chế độ kế toỏn ỏp dụng với cỏc Cụng ty.
Niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào 31/12. Đơn vị tiền tệ để ghi chộp là đồng Việt Nam. Nguyờn tắc và phương phỏp để chuyển đổi cỏc đồng tiền khỏc được quy định sử dụng tỷ giỏ hạch toỏn và cuối mỗi thỏng kế toỏn đỏnh gớa lại số dư ngoại tệ của cỏc tài khoản theo tỷ gớa giao dịch bỡnh quõn ngày cuối thỏng của thị trường liờn ngõn hàng để ghi sổ kế toỏn. Nguyờn tắc kế toỏn nhập xuất, tồn kho hàng hoỏ được phản ỏnh theo giỏ thực tế. Mỗi lần nhập hàng thỡ giỏ được tớnh là giỏ thực tế nhập kho bao gồm giỏ CIF và giỏ C&F cộng với cỏc chi phớ mua thực tế như chi phớ thuờ kho, chi phớ vận chuyển bảo quản... Cũn khi xuất kho hàng hoỏ thỡ giỏ thực tế xuất kho theo phương phỏp gớa thực tế bỡnh quõn hàng lưu chuyển trong kỳ.
Kế toỏn tổng hợp hàng hoỏ tại Cụng ty ỏp dụng theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.Về kế toỏn tài sản cố định, phương phỏp đỏnh giỏ là theo nguyờn giỏ và theo giỏ trị cũn lại.
• Tổ chức vận dụng hỡnh thức sổ kế toỏn.
Căn cứ vào quy mụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh cũng như trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn, điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật kế toỏn, Cụng ty đó được lựa chọn hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung và hệ thống sổ kế toỏn bao gồm: sổ kế toỏn tổng hợp-nhật ký chung, sổ cỏi và cỏc sổ chi tiết.
Với hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung toàn bộ chương trỡnh hạch toỏn được ghi chộp, tớnh toỏn, lập bỏo cỏo bằng mỏy vi tớnh quy trỡnh hạch toỏn tổng hợp kết chuyển số liệu giữa cỏc sổ kế toỏn đó được cài đặt sẵn trong mỏy, cỏc kế toỏn viờn chỉ căn cứ vào chứng từ gốc hạch toỏn vào sổ nhật ký chung cỏc phần hành của mỡnh, cung cấp cỏc số liệu trờn cơ sở cỏc số liệu đú mỏy tớnh sẽ phõn loại lập nờn cỏc sổ kế toỏn chi tiết, sổ kế toỏn tổng hợp, cỏc bảng biểu bỏo cỏo.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung:
1. Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ gốc hợp lệ nhõn viờn kế toỏn hạch toỏn vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, sau đú từ sổ nhật ký chung lập vào sổ cỏi.
2. Trường hợp cần mở thờm cỏc sổ nhật ký đặc biệt thỡ cũng căn cứ từ chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối thỏng ghi vào sổ cỏi
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc
biệt Sổ nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
3. Cỏc chứng từ cần hạch toỏn chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toỏn chi tiết.
4. Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ cỏc sổ kế toỏn chi tiết 5. Căn cứ sổ cỏi lập bảng cõn đối cỏc tài khoản.
6. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu, nếu khớp đỳng số liệu ghi trờn sổ cỏi, và bảng tổng hợp chi tiết thỡ sẽ được dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh .
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA CễNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHễNG VIỆT NAM. 2.2.1. Cỏc đối tượng cần quản lý liờn quan đến tổ chức cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng.
* Mặt hàng kinh doanh: Thị trường ngày càng được mở rộng, quy mụ và vốn kinh doanh ngày càng lớn, do vậy cỏc mặt hàng kinh doanh của cụng ty ngày càng đa dạng. Hiện nay, VINAPCO đó đa dạng hoỏ kinh doanh nhiều mặt hàng khỏc nhau: nhiờn liệu JA1, DO, xăng A83, A92, dầu FO, dầu nhớt thoả món nhu cầu bụi trơn cho tất cả cỏc loại mỏy múc, thiết bị xe cộ...Như vậy khụng những mặt hàng kinh doanh của Cụng ty chỉ phục vụ cho ngành Hàng khụng mà hiện nay Cụng ty rất chỳ trọng đến phỏt triển mặt hàng phục vụ cho sản xuất và tiờu dựng.
Hàng hoỏ của Cụng ty được mó hoỏ bằng cỏc chữ cỏi và chữ số theo yờu cầu quản lý và đảm bảo khả năng gợi nhớ, khụng trựng. Kế toỏn lập danh điểm sản phẩm