* Nội dung và phương phỏp xỏc định:
Cụng ty hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Do vậy, hàng cụng ty khi mua về được nhập vào cỏc kho cảng. Hàng từ kho cảng sẽ được xuất bỏn buụn trực tiếp cho khỏch hàng và điều chuyển về kho của cỏc đơn vị thành viờn. Để xỏc định dược trị giỏ vốn hàng xuất bỏn trong thỏng, Cụng ty ỏp dụng phương phỏp bỡnh quõn hàng luõn chuyển trong kỳ. Theo phương phỏp này đơn giỏ được xỏc định như sau :
Xỏc định trị giỏ vốn hàng xuất kho đối với lượng hàng bỏn tại cảng:
Cuối thỏng, kế toỏn kho hàng tổng hợp khối lượng hàng nhập trong thỏng lập bảng kờ nhập khẩu hàng hoỏ. Mọi chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh mua hàng kế toỏn tập hợp vào cuối thỏng lập bảng kờ hao hụt và chi phớ gửi hàng hoỏ. Căn cứ vào hai bảng kờ trờn và số lượng hàng tồn đầu kỳ kế toỏn kho hàng xỏc định :
Đơn gớa bỡnh quõn = Trị giỏ hàng thực tế hàng cũn đầu kỳ + Trị gớa hàng nhập trong kỳ + Chi phớ mua hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng cũn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong trong kỳ - Lượng hàng hao hụt trong kỳ
Đơn gớa được tớnh cho từng mặt hàng ở cỏc kho khỏc nhau, như vậy ở mỗi kho khỏc nhau cú đơn giỏ riờng. Đơn giỏ này được ỏp dụng tớnh trị giỏ vốn cho lượng hàng xuất bỏn trực tiếp cho khỏch hàng tại kho cảng. Khi phản ỏnh lượng bỏn trực tiếp cho khỏch hàng tại kho cảng hoặc điều chuyển hàng về cỏc xớ nghiệp thành viờn, kế toỏn lập bảng kờ xuất kho tại kho cảng. Mỏy tớnh sẽ phõn loại vào sổ nhật ký chung sổ kế toỏn TK 151, TK 156, TK 632.
+ Đối với lượng hàng bỏn buụn trực tiếp cho khỏch tại kho cảng:
Nợ TK 632
Cú TK 151
+Đối với lượng hàng điều chuyển về cỏc kho, xớ nghiệp:
Nợ TK 156 Nợ TK 156
Cú TK 151
Xỏc định trị giỏ vốn hàng xuất kho đối với lượng hàng xuất bỏn tại xớ nghiệp.
Kế toỏn kho hàng lập bảng kờ tại kho hàng tại cỏc đơn vị và bảng kờ hao hụt + chi phớ vận chuyển. Căn cứ vào hai bảng kờ trờn cựng với lượng hàng tồn đầu kỳ tại cỏc xớ nghiệp chi nhỏnh, kế toỏn kho hàng xỏc định đơn giỏ bỡnh quõn Đơn giỏ này tớnh cho từng mặt hàng ở cỏc kho xớ nghiệp khỏc nhau, ở mỗi kho của cỏc xớ nghiệp, chi nhỏnh sẽ cú đơn giỏ bỡnh quõn khỏc nhau.
Cỏc xớ nghiệp khi bỏn hàng lập cỏc phiếu xuất kho định kỳ 10 ngày gửi cỏc chứng từ xuất kho vào Cụng ty. Cuối thỏng, kế toỏn kho hàng tại Cụng ty lập bảng kờ xuất kho hàng hoỏ tại cỏc đơn vị. Căn cứ vào số liệu trờn bảng kờ kế toỏn kho hàng tiến hành cập nhật số liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu theo chương trỡnh cài đặt
sẵn mỏy sẽ phõn loại vào sổ nhật ký chung và cỏc sổ kế toỏn liờn quan theo định khoản:
Nợ TK 632
Cú TK 156
Cuối thỏng căn cứ vào số liệu trờn hai bảng: Bảng kờ xuất kho hàng hoỏ tại cỏc kho cảng và bảng kờ xuõt kho hàng hoỏ tại xớ nghiệp, chi nhỏnh kế toỏn kho hàng tiến hành xỏc định tớnh toỏn trị giỏ vốn hàng xuất kho trong thỏng của từng mặt hàng và của tất cảc cỏc mặt hàng.
Kết hợp số liệu giữa trị giỏ vốn hàng xuất kho tại kho cảng, kho xớ nghiệp cựng với chi phớ nghiệp vụ kinh doanh phỏt sinh ở 3 xớ nghiệp tra nạp nhiờn liệu hàng khụng và số tiền thuế GTGT đầu vào khụng được khấu trừ, kế toỏn kho hàng xỏc định được trị gớa vốn hàng bỏn trong thỏng.
Mẫu sổ kế toỏn tài khoản 632- Giỏ vốn hàng bỏn ( phụ lục 17, 18)
2.2.6. Kế toỏn chi phớ bỏn bàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp
* Nội dung và phương phỏp xỏc định:
Do đặc thự của nghành xăng dầu và đặc thự của Cụng ty, việc tỏch chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp là rất khú cho nờn khụng cú sự phõn định rừ ràng riờng hai cặp phạm trự chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp tới từng chi nhỏnh xớ nghiệp, văn phũng Cụng ty mà mọi chi phớ phỏt sinh tới cụng tỏc bỏn hàng và quản lý Cụng ty đều được coi là chi phớ nghiệp vụ kinh doanh.
Tại phũng kế toỏn Cụng ty :
* TK 641: tập hợp mọi chi phớ nghiệp vụ kinh doanh phỏt sinh tại hai chi nhỏnh kinh doanh bỏn lẻ xăng dầu hàng khụng miền Bắc, miền Nam
* TK 642 tập hợp mọi chi phớ nghiệp vụ kinh doanh tại văn phũng cụng ty, hai văn phũng đại diện ở Singapore và tp.HCM
* TK 154 : tập hợp mọi chi phớ nghiệp vụ kinh doanh phỏt sinh tại cỏc xớ nghiệp đơn vị trực thuộc cũn lại .
Mọi chi phớ nghiệp vụ kinh doanh phỏt sinh tại toàn cụng ty đều được tớnh hết vào hàng tiờu thụ trong kỳ , khụng phõn bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ , kế toỏn chi phớ nghiệp vụ kinh doanh Cụng ty sử dụng : sổ chi tiết TK 641,TK 642, sổ cỏi TK 641, TK 642, bảng tổng hợp TK 641 ,TK 642, bảng tổng hợp chi phớ của chi nhỏnh kinh doanh bỏn lẻ miền Bắc, miền Nam, bản giải trỡnh chi phớ lưu thụng, bản giải trỡnh chi phớ quản lý doanh nghiệp ...
2.2.6.1. Chi phớ bỏn hàng
Kế toỏn tổng hợp căn cứ vào hai bảng tổng hợp chi phớ của chi nhỏnh kinh doanh bỏn lẻ miền Bắc và miền Nam lập bảng tổng hợp chi phớ bỏn hàng. Căn cứ vào số lượng tớnh toỏn được trờn bảng tổng hợp chi phớ bỏn hàng, kế toỏn tổng hợp sẽ nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu.
+ Phản ỏnh chi phớ nghiệp vụ hai chi nhỏnh: - Tiền cụng , tiền lương phải trả :
Nợ TK 641
Cú TK 334 - Khoản BHYT ,BHXH ,KPCĐ :
Nợ TK 641
Cú TK 338 + Phản ỏnh chi phớ khấu hao tài sản cố định :
Nợ TK 641 Cú TK 214 + Phản ỏnh chi phớ hao hụt JA1 ,DO :
Nợ TK 641 Cú TK 156 + Phản ỏnh cỏc chi phớ cũn lại
Cú TK 13621
Mẫu sổ kế toỏn TK 641- Chi phớ bỏn hàng (phụ lục 19, 20)
2.2.6.2. Chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Chi phớ nghiệp vụ kinh doanh tại Cụng ty phỏt sinh hàng ngày , khi cú nghiệp vụ phỏt sinh kế toỏn văn phũng sẽ tiến hành kiểm tra tớnh hợp lệ của chi phớ và tiến hành nhập số liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu . Số liệu sẽ được phõn loại và đưa vào sổ kế toỏn TK 642 và cỏc sổ liờn quan khỏc.
Căn cứ vào số liệu được nhập hàng ngày cuối thỏng theo chương trỡnh cài đặt mỏy sẽ phõn loại và vào sổ cỏi TK 642, bảng tổng hợp TK 642 và cỏc sổ kế toỏn liờn quan
2.2.7. Kế toỏn kết quả bỏn hàng
* Nội dung và phương phỏp xỏc định :
Bản chất của cụng tỏc hạch toỏn xỏc định kết quả kinh doanh là xỏc định lói hay lỗ, do đú đũi hỏi tất cả cỏc phần hành kế toỏn phải hạch toỏn chớnh xỏc đồng bộ và kết hơp với nhau để đưa ra một kết quả chớnh xỏc.
Kết quả tiờu thụ hàng hoỏ = Doanh thu thuần - GVHB - CPBH - CPQLDN
Trong đú : Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Cỏc khoản giảm trừ doanh thu. Để kế toỏn kết quả bỏn hàng Cụng ty sử dụng sổ chi tiết TK 911, bảng tổng hợp TK 911, bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh thương mại.
Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn:
Hàng thỏng, kế toỏn tổng hợp Cụng ty sẽ tiến hành xỏc định kết quả kinh doanh theo mục đớch quản lý. Sau đú tổng hợp lại để tớnh ra kết quả của toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Căn cứ vào sổ cỏi TK 511 ( phụ lục 13) kết chuyển doanh thu thuần Căn cứ vào sổ cỏi TK 632 ( phụ lục 18) kết chuyển trị giỏ vốn hàng bỏn Căn cứ vào sổ cỏi TK 641 ( phụ lục 20) kết chuyển chi phớ bỏn hàng
Căn cứ vào sổ cỏi TK 642 ( phụ lục 22) kết chuyển chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Trờn cơ sở đú kế toỏn sử dụng phần kết chuyển đó cài đặt sẵn trờn mỏy thực hiện kết chuyển. Cỏc số liệu sẽ được kết chuyển từ cỏc sổ cỏi trờn để vào sổ kế toỏn TK 911. Sổ cỏi TK 911- kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là sổ kế toỏn tổng hợp phản ỏnh kết quả bỏn hàng trong kỳ là lói hay lỗ. Trờn sổ cỏi TK 911 cũng phản ỏnh quan hệ đối ứng với cỏc TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 421.
Mẫu sổ kế toỏn TK 911- Xỏc định kết quả kinh doanh (phụ lục số 23)
CHƯƠNG 3
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI
CễNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHễNG VIỆT NAM.
3.1. MẫT VÀI NHẬN XẫT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TèNH HèNH TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CễNG TY :
3.1.1. Ưu điểm.
Với tiềm năng sẵn cú, sự năng động, linh hoạt của mỡnh cựng với sự lónh đạo và hỗ trợ của Tổng cụng ty hàng khụng, Cục hàng khụng dõn dụng Việt nam, Cụng ty xăng dầu hàng khụng đó đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Kết quả đú được thể hiện rừ qua cỏc số liệu phản ỏnh tỡnh hỡnh kinh doanh của Cụng ty trong năm 2002 và quý I năm 2003: doanh thu bỏn hàng tăng, cụng ty đó thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngõn sỏch nhà nước, mức thu nhập của cỏn bộ cụng nhõn viờn ngày càng được cải thiện.
Nhỡn chung, cụng tỏc kế toỏn- tài chớnh tại Cụng ty đó chấp hành cỏc quy định của chế đụ kế toỏn Nhà nước ban hành. Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức khoa học cựng với trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn cao và đồng đều nờn đó đỏp ứng tốt nhu cầu
thụng tin cho cỏc cấp quản trị và nõng cao khả năng kiểm tra xử lý thụng tin. Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung cựng với sự trợ giỳp đắc lực của hệ thống mỏy vi tớnh nờn đó giảm được khối lượng ghi chộp hàng ngày , nõng cao năng suất lao động của kế toỏn, thuận tiện cho việc lập bỏo cỏo kế toỏn và thớch hợp với việc chuyờn mụn hoỏ lao động kế toỏn tại Cụng ty. Hầu hết cỏc mẫu số cú đụi chỳt cải tiến nhằm phự hợp với phương phỏp hạch toỏn của Cụng ty, phự hợp với chương trỡnh tạo lập của mỏy vi tớnh song nhỡn chung vẫn đảm bảo rừ ràng , chớnh xỏc.
3.1.2. Những tồn tại chủ yếu trong cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kếtquả bỏn hàng của cụng ty. quả bỏn hàng của cụng ty.
Đi sõu vào cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại Cụng ty xăng dầu hàng khụng Việt Nam, bờn cạnh phần lớn những ưu điểm thỡ em thấy cũn một số nhược điểm cần khắc phục:
- Về chứng từ luõn chuyển:
Hiện nay hầu hờt cỏc chi nhỏnh, xớ nghiệp nộp bỏo cỏo tiờu thụ hàng hoỏ, bỏo cỏo thu tiền hàng vào cuối thỏng, dẫn tới cụng việc kế toỏn tại văn phũng cụng ty rất bận rộn vào cỏc ngày cuối thỏng, và gõy ra sự chậm trễ cho cụng tỏc hạch toỏn tại cụng ty.
- Về tài khoản sử dụng:
Cụng ty đó tuõn thủ theo đỳng hệ thống tài khoản kế toỏn mới và vận dụng hết sức linh hoạt phự hợp với yờu cầu quản lý của doanh nghiệp, tuy nhiờn Cụng ty cũn sử dụng nhiều tài khoản trung gian để hạch toỏn (TK 13628- Thanh toỏn vốn hàng giao, TK 33611, TK 33612: tiền thu bỏn hàng...) làm tăng cụng việc hạch toỏn. Bờn cạnh đú để phản ỏnh lượng hàng đang gửi ở cỏc kho cảng đầu nguồn cụng ty sử dụng TK 151- Hàng đang đi trờn đường.
TK 1512 Phản ỏnh chi phớ mua hàng
TK 151117 Phản ỏnh hàng đang đi trờn đường
Dựng TK 151 để phản ỏnh lượng hàng này là khụng chớnh xỏc vỡ hàng hoỏ này Cụng ty đó nhận từ cỏc tầu chuyờn chở và đó nhập gửi vào cỏc kho cảng chứ khụng phải là đang vận chuyển trờn biển .
TK 5112 ở Cụng ty cú tờn là doanh thu xuất khẩu, tờn tài khoản khụng phản ỏnh đỳng nghiệp vụ doanh thu này Cụng ty nờn đổi lại tờn tài khoản là doanh thu hàng tạm nhập- tỏi xuất khẩu.
- Về thanh toỏn cụng nợ:
Khỏch hàng của Cụng ty là khỏch hàng thường xuyờn, cố định, số lần mua hàng nhiều thanh toỏn chậm chiếm tỷ trọng lớn. Với đặc điểm khỏch hàng như trờn dẫn tới việc khỏch hàng nợ nhiều, ứ đọng vốn. Việc đụn đốc theo dừi cụng nợ của kế toỏn cụng ty hiện nay cũn thực hiện chưa tốt. Nếu xem xột cỏc chỉ tiờu về cỏc khoản phải thu từ khỏch hàng tại Cụng ty thỡ thụng thường cỏc khoản phải thu chiếm 1/2 doanh thu bỏn ra trong kỳ.
Nhiều trường hợp nợ dõy dưa quỏ hạn mà chưa cú biện phỏp nào đốc thỳc việc thu hồi vốn.
- Về phương phỏp hạch toỏn tỡnh hỡnh biến động ngoại tệ:
Hiện nay Cụng ty đang ỏp dụng tỷ giỏ hạch toỏn để đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam trong kỳ hạch toỏn. Trong thỏng khi chi nhỏnh, xớ nghiệp bỏn hàng thu bằng ngoại tệ thỡ kế toỏn xớ nghiệp, chi nhỏnh ghi nhận doanh thu theo tỷ giỏ hạch toỏn. Cuối thỏng trờn Cụng ty sẽ thụng bỏo tỷ giỏ quy đổi ngoại tệ trong thỏng. Khi nhận được thụng bỏo về tỷ giỏ thực tế do Cụng ty chuyển xuống, kế toỏn chi nhỏnh, xớ nghiệp mới quy đổi doanh thu theo tỷ giỏ thực tế và đỏnh giỏ lại số dư cỏc tài khoản liờn quan đến ngoại tệ. Như vậy việc sử dụng tỷ giỏ hạch toỏn đó gõy thờm khú khăn, phức tạp cho kế toỏn xớ nghiệp, chi nhỏnh trong việc ghi nhận doanh thu bỏn hàng bằng ngoại tệ.
Vớ dụ: Vào ngày 1/2/2003 phũng tài chớnh- kế toỏn Cụng ty thụng bỏo tỷ giỏ quy đổi ngoại tệ thỏng 1/2003 là 1USD = 15.368 VNĐ. Đõy là tỷ giỏ giao dịch binnhf quõn ngày 31/1/2003 của thị ttrường liờn ngõn hàng. Tỷ giỏ này dựng để quy đổi doanh thu bằng ngoại ra VNĐ phỏt sinh trong thỏng 1/2003, đỏnh giỏ lại số dư cỏc tài khoản liờn quan đến ngoại tệ thời điểm 31/1/2003 và tỷ giỏ hạch toỏn thỏng2/2003.
- Về xỏc định trị giỏ vốn hàng hoỏ:
Đặc trưng của Cụng ty khi kinh doanh ngành xăng dầu là cỏc nghiệp vụ mua vào và xuất bỏn diễn ra với khối lượng lớn hàng ngày. Cụng ty ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để phản ỏnh nghiệp vụ mua vào và xuất bỏn hàng hoỏ thỡ tại bất kỳ thời điểm nào trong thỏng kế toỏn cũng cú thể xỏc định được lượng hàng nhập, xuất, tồn của từng loại hàng xăng dầu. Tuy nhiờn, điều đú cũng cú nghĩa rằng khối lượng cụng việc kế toỏn phải làm vụ cựng lớn và đũi hỏi phải luụn được sắp xếp hợp lý mới đỏp ứng được yờu cầu quản lý của hoạt động kế toỏn này.
- Về phõn bổ toàn bộ chi phớ nghiệp vụ kinh doanh
Do đặc thự riờng của ngành xăng dầu và đặc thự của Cụng ty nờn Cụng ty khụng tỏch chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp mà hạch toỏn chung và gọi là chi phớ nghiệp vụ kinh doanh. Khi chi phớ phỏt sinh đều được tớnh hết vào hàng tiờu thụ trong kỳ, khụng phõn bổ chờ kết chuyển. Như vậy dẫn đến việc phản ỏnh chi phớ nghiệp vụ kinh doanh phỏt sinh trong kỳ là chưa chớnh xỏc, đặc biệt là chi phớ sản xuất kinh doanh ( TK136 ) chiếm một tỷ lệ lớn trong chi phớ bỏn hàng (75%) khiến cho chi phớ nghiệp vụ kinh doanh khụng phự hợp mức doanh thu thực hiện tại kỳ bỏo cỏo.
3.2 MẫT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG.
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng trong kinh doanh núi chung và tại Cụng ty núi riờng.
Mục tiờu hàng đầu đối với cỏc doanh nghiệp hiện nay là lợi nhuận. Đối với cỏc doanh nghiệp thương mại, hoạt động bỏn hàng là khõu vụ cựng quan trọng, quyết