Để kế toỏn thanh toỏn với người mua, Cụng ty sử dụng sổ theo dừi cụng nợ từng khỏch hàng, bảng theo dừi cụng nợ theo từng khỏch hàng, bảng tổng hợp thanh toỏn theo nhúm hàng, nhúm khỏch hàng, sổ cỏi TK 131, sổ chi tiết TK 131 và cỏc sổ kế toỏn liờn quan khỏc.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn :
* Trường hợp 1: Khỏch hàng do xớ nghiệp thực hiện hợp đồng xớ nghiệp thu tiền
Định kỳ dưới xớ nghiệp chuyển tiền bỏn hàng lờn Cụng ty cựng với việc truyền số liệu và cỏc chứng từ thanh toỏn. Kế toỏn bỏn hàng của Cụng ty cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung theo phần hành của mỡnh. Theo chương trỡnh cài đặt sẵn số liệu sẽ dược truyền vào sổ kế toỏn theo định khoản:
- Tiền thu bỏn hàng là VNĐ :
Nợ TK 111, 112
Cú TK 336 (33611) - Tiền thu bỏn hàng là ngoại tệ: ( ghi theo tỷ giỏ hạch toỏn)
Nợ TK 111, 112
Cú TK 336 (33621)
* Trường hợp 2 : Khỏch hàng do xớ nghiệp thực hiện hợp đồng cụng ty thu tiền
Khỏch hàng này chủ yếu là cỏc Hóng hàng khụng quốc gia và Hóng hàng khụng quốc tế . Khi xuất bỏn, xớ nghiệp lập hoõ đơn bỏn hàng thành 3 liờn trong đú liờn 2 là liờn gửi khỏch hàng nhưng xớ nghiệp sẽ tập hợp liờn này gửi phũng tài chớnh kế toỏn ụng ty chứ khụng đưa cho khỏch hàng. Định kỳ, kế toỏn bỏn hàng trờn Cụng ty sẽ tập hợp cỏc hoỏ đơn của riờng từng khỏch hàng và lập bảng kờ hoỏ đơn cho từng khỏch hàng. Kế toỏn sẽ chuyển cỏc húa đơn và bảng kờ hoỏ đơn yờu cầu khỏch hàng thanh toỏn trong vũng 10 ngày kể từ ngày cụng ty gửỉ đi. Căn cứ vào cỏc hoỏ đơn phiếu thu, giấy bỏo cú, kế toỏn bỏn hàng mở sổ theo dừi cụng nợ của từng khỏch hàng. Sổ theo dừi cụng nợ của từng khỏch hàng được ghi căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, húa đơn kiờm phiếu xuất kho. Kế toỏn bỏn hàng sẽ cập nhật số liệu vào mỏy theo theo phần hành của mỡnh khi đú số liệu sẽ vào sổ Nhật ký chung theo định khoản :
- Tiền hàng thu bằng VNĐ:
Nợ TK 131
Cú TK 336 (33611) - Tiền thuế GTGT (nếu cú) :
Nợ TK 131
Cú TK 336(33611) - Tiền hàng thu bằng ngoại tệ theo tỷ giỏ hạch toỏn :
Nợ TK 131
Cú TK 336(33621)
Đối với khỏch hàng được hưởng chớnh sỏch, kế toỏn sẽ ghi giảm cụng nợ cho khỏch vào sổ Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 532 ( tỷ giỏ hạch toỏn ) ( tỷ giá hạch toán )
Cú TK 131 ( tỷ giỏ hạch toỏn ) ( tỷ giá hạch toán )
* Trường hợp 3: Khỏch hàng do Cụng ty trực tiếp thực hiện hợp đồng, Cụng ty thu tiền.
Khi khỏch hàng chuyển tiền thanh toỏn kế toỏn sẽ căn cứ vào phiếu thu, phiếu bỏo cú, uỷ nhiệm chi ...Vào sổ Nhật ký chung phần hành của mỡnh theo định khoản:
- Tiền thu bỏn hàng bằng VNĐ: Nợ TK 111, 112
Cú TK 131
- Tiền thu bỏn hàng bằng ngoại tệ: ( ghi theo tỷ giỏ hạch toỏn ) Nợ TK 111, 112
Cú TK 131
Cuối thỏng, kế toỏn bỏn hàng sẽ xỏc định số chờnh lệch giữa tỷ giỏ hạch toỏn và tỉ giỏ thực tế.
Sổ theo dừi cụng nợ của từng khỏch hàng là căn cứ để tổng hợp vào bảng theo dừi cụng nợ theo từng khỏch hàng.