Ở trên nhiều lĩnh vực khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾ[.]
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN LỜI MỞ ĐẦU Trong doanh nghiệp có sử dụng loại văn giấy tờ văn bản, giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, sách Đảng, Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác quan, ngành, cấp; ghi chép kinh nghiệm đúc kết tài liệu cần thiết…Mọi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư – lưu trữ để quản lí thống sử dụng có hiệu Do cơng tác văn thư – lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm quan Công tác văn thư - lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thơng tin quản lí mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban đơn vị tổ chức Làm tốt công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lí Trên sở đó, ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực công việc quản lí điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác văn thư - lưu trữ thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Sau thời gian thực tập công ty TNHH Phúc Tiến em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ cơng ty cịn nhiều bất cập Do kiến thức học từ nhà trường tình hình thực tế cơng tác văn thư - lưu trữ công ty em định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến” - Mục đính nghiên cứu đề tài: + Tìm hiểu chung công tác văn thư – lưu trữ + Phân tích đánh giá thực trạng cơng tác văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến để thấy điểm mạnh, điểm yếu sở đề xuất số kiến nghị để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là sở lí luận cơng tác văn thư – lưu trữ, thực tiễn hoạt động văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến Cụ thể là: + Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển cơng ty + Nghiên cứu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ cơng ty, đặc biệt phịng Hành - Quản trị + Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến + Phân tích, đánh giá kết hoạt động công tác văn thư - lưu trữ Từ điểm mạnh, mặt hạn chế nguyên nhân hạn chế + Đưa kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến - Phương pháp nghiên cứu: Khoá luận sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp vật biện chứng + Phương pháp điều tra khảo sát + Phương pháp đối thoại vấn + Phương pháp thống kê + Phương pháp so sánh + Phương pháp phân tích + Phương pháp tổng hợp Bài khố luận gồm chương: Chương 1: Một số lí luận chung công tác văn thư – lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN CHƯƠNG MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 1.CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.1.Khái niệm cơng tác văn thư Hiện có nhiều quan niệm khác cơng tác văn thư Nhưng có hai khuynh hướng đáng ý là: + Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lí văn giấy tờ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng cơng tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải văn quản lí quy trình chuyển giao văn quan, tổ chức + Công tác văn thư tồn cơng việc soạn thảo ban hành văn quan tổ chức, tổ chức quản lí văn quan Theo khuynh hướng cơng tác văn thư quan niệm rộng xác *Tóm lại: Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cơng tác quản lí, bao gồm tồn cơng việc xây dựng văn bản, giải văn hình thành trình hoạt động quan Nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang Hay nói cách khác cơng tác văn thư phận công tác công văn giấy tờ, phần q trình xử lí thơng tin 1.2.Vị trí công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lí nói chung Trong hoạt động phận văn phịng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lí Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lí Nhà nước 1.3 Ý nghĩa cơng tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo Đảng quản lí Nhà nước Các văn hình thành cơng tác văn thư phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động đơn vị đạt hiệu Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Quan niệm công tác văn thư điều kiện đảm bảo cho công tác phát triển Nếu quan niệm không dẫn tới phương pháp đạo, quản lí cơng tác văn thư khơng kìm hãm phát triển nó, điều ảnh hưởng đến suất lao động quản lí quan tổ chức Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, hiệu quả, chủ trương, sách Đảng Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Đây nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia lưu trữ quan 1.4.Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư phận công tác văn giấy tờ Do q trình thực cần đảm bảo yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Quá trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lí giải văn kịp thời góp phần hồn thành tốt cơng việc quan + Chính xác: Tất khâu từ tiếp nhận văn đến soạn thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn phải thực theo quy trình, nguyên tắc đối tượng + Bí mật: Trong nội dung văn đến, văn quan thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì trình tiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản văn phải bảo đảm bí mật + Hiện đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kĩ thuật văn phịng đại Vì vậy, u cầu đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất chất lượng cao Hiện đại hố công tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với điều kiện cụ thể quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến khoa học kĩ thuật, phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu công tác văn thư Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.5.Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nhóm cơng việc chủ yếu sau: - Thứ nhất: Xây dựng ban hành văn + Soạn thảo văn + Trình duyệt kí văn + Ban hành văn - Thứ hai: Tổ chức giải quản lí văn bản, nội dung cơng việc bao gồm: + Tổ chức giải quản lí văn đến + Tổ chức giải quản lí văn + Tổ chức quản lí văn mật + Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ -Thứ ba: Tổ chức sử dụng dấu 1.5.1.Xây dựng ban hành văn Quy trình xây dựng ban hành văn quản lí Nhà nước tồn cơng việc diễn từ bắt đầu đến hoàn chỉnh văn bản, cơng việc diễn theo trình tự định Nội dung quy trình bao gồm phần sau: - Soạn thảo văn bản: Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, yêu cầu quan, tổ chức để soạn thảo văn nhằm giải công việc cụ thể hay điều chỉnh mối quan hệ xã hội - Trình duyệt kí văn + Sau văn soạn thảo người soạn thảo văn phải trình văn lên Chánh văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem xét lại thể thức, thủ tục văn bản, kí nháy văn trước trình thủ trưởng duyệt văn + Thủ trưởng quan xem xét duyệt, kí theo thẩm quyền chịu trách nhiệm pháp lí văn kí - Ban hành văn bản: Đây bước khơng thể thiếu quy trình xây dựng ban hành văn Sau văn kí chuyển sang phận văn thư hoàn tất thủ tục để ban hành văn Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.5.2.Tổ chức giải quản lí văn 1.5.2.1.Quy trình xử lí văn đến Văn đến giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên gửi đến Tất văn đến quan hình thức phải đăng kí vào sổ quản lí thống phận văn thư Văn đến quan phải xử lí nhanh chóng, xác bí mật Văn đến phải trình thủ trưởng quan chánh văn phịng trưởng phịng hành trước chuyển đến đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải giải * Trình tự giải văn đến sau: Bước 1: Kiểm tra sơ Khi văn đến quan cán văn thư nhận kiểm tra sơ bì văn nhằm mục đích xem có văn gửi cho quan hay khơng? Số lượng bì văn có đủ khơng? Kiểm tra bì văn cịn ngun vẹn khơng? Có dấu hiệu bị bóc rách, bị văn bên hay khơng? Nếu có phải lập biên gửi cho người có trách nhiệm Sau nhận đủ số lượng văn gửi cho quan, cán văn thư phải phân loại văn nhận thành loại: - Loại văn phải đăng kí vào sổ bao gồm loại: + Loại phép bóc bì văn bản: Bao gồm văn gửi đến mà phần nơi nhận đề tên quan + Loại không phép bóc bì văn bản: Bao gồm văn gửi đích danh tên thủ trưởng, văn gửi cấp dưới, văn gửi tổ chức quan như: Văn gửi cho tổ chức Đảng, văn băn gửi cho cơng đồn, văn gửi cho đồn niên… - Loại văn khơng phải đăng kí vào sổ: Là tất thư riêng, sách báo, tạp chí … Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Bước 2: Bóc bì văn Bóc bì văn đến tiến hành theo nguyên tắc sau: - Những văn có đóng dấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” nhận cần mở trước để đảm bảo mặt thời gian Trường hợp thời gian yêu cầu văn cán văn thư cần ghi rõ thời gian nhận văn bì thư vào sổ văn đến - Khi rút văn khỏi phong bì yêu cầu động tác phải nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn làm địa nơi gửi, hay làm dấu bưu điện… Sốt lại phong bì xem có bỏ sót văn hay khơng? - Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn ghi ngồi bì văn với thành phần tương ứng ghi văn Trường hợp văn có kèm theo phiếu gửi sau nhận đủ văn cán văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại phiếu cho quan gửi văn - Nếu văn gửi nhầm địa phải gửi lại cho quan gửi văn - Đối với văn mà ngày, tháng ghi văn xa so với ngày đến phải giữ lại phong bì - Đối với văn có dấu mức độ mật: + Nếu cán văn thư thủ trưởng quan phân công trực tiếp bóc bì văn mật bóc văn văn bình thường khác + Nếu thủ trưởng quan không phân công cán văn thư bóc bì văn mật khơng phép bóc bì mà phải chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì, vào sổ văn cán văn thư bỏ trống phần trích yếu nội dung văn Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến để xác nhận văn qua phận văn thư ghi nhận ngày tháng đến quan - Dấu đến đóng vào khoảng góc trái ( phần lề văn ), phần số kí hiệu - Đối với cơng văn dấu đến đóng bên phần trích yếu nội dung văn - Nếu văn mật đóng dấu vào bì thư Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Mẫu dấu đến sau: cm Tên quan nhận văn - Số đến …………… cm ĐẾN - Ngày đến ………… - Chuyển …………… - Lưu hồ sơ số ……… - Số đến: Là số thứ tự đăng kí văn đến quan năm ( tính từ ngày 01 tháng 01đến ngày 31 tháng12 hàng năm ) - Ngày đến: Là ngày quan nhận văn đăng kí vào sổ văn đến - Chuyển: Thủ trưởng người giao phụ trách công tác văn thư quan ghi ý kiến phân phối lên văn đến đơn vị nhân có trách nhiệm giải Bước 4: Trình văn - Mọi văn nhận cán văn thư phải trình lên thủ trưởng quan, chánh văn phòng trưởng phòng hành để xem xét cho ý kiến phân phối Những văn đến phải trình ngày tốt buổi Khi trình văn phải ý văn khẩn phải trình sau nhận văn Khi trình văn văn quan trọng phải đặt lên - Sau có ý kiến phân phối, cán văn thư nhận lại văn để vào sổ văn đến, cán văn thư phải nắm nội dung văn bản, nội dung ý kiến đạo Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN lãnh đạo ( có ) chuyển đến đơn vị, phịng, ban có trách nhiệm giải Bước 5: Vào sổ văn đến Vào sổ đăng kí văn đến khâu quan trọng việc tổ chức giải quản lí văn đến Nhờ mà lãnh đạo quan nắm số lượng văn đến quan hàng ngày, nắm nội dung văn biết đối tượng giải văn Từ dễ dàng kiểm tra văn giải mức độ giải đến đâu? Khi vào sổ đăng kí văn đến tránh đánh trùng số bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê tra tìm tài liệu Có nhiều hình thức để đăng kí văn đến Ví dụ: Đăng kí văn đến sổ, dùng thẻ đăng kí, đăng kí máy vi tính… Văn đến ngày cần vào sổ chuyển giao ngày Tuỳ theo số lượng văn quan nhận năm nhiều hay để lập sổ + Đối quan có số lượng văn đến nhiều lập sổ sau: 01 sổ đăng kí văn quy phạm pháp luật 01 sổ đăng kí văn mật 01 sổ đăng kí văn thường quan gửi đến 01 sổ đăng kí đơn thư + Đối với quan có số lượng văn đến lập sổ sau: 01 sổ đăng kí văn mật 01 sổ đăng kí chung cho tất văn gửi đến quan * Dưới mẫu bìa sổ đăng kí văn đến: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên quan (đơn vị ) Năm … SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số…… đến số ………… Từ ngày … đến ngày ……… Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Quyển số ……… +) Nội dung đăng kí sổ văn đến: gồm 10 cột Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn Số, kí Ngày, tháng hiệu văn văn bản Trích yếu nội dung Lưu văn hồ sơ Nơi nhận Kí nhận Ghi 10 Đối với văn mật đến mẫu sổ đăng kí giống sổ đăng kí văn thường có thêm cột “Mức độ mật” sau cột số Bước 6: Chuyển giao văn - Sau có ý kiến phân phối lãnh đạo văn phải cán văn thư phải chuyển đến đơn vị, phịng ban cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải - Cán văn thư phải chuyển giao văn trực tiếp đến người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị cá nhân khác chuyển hộ nhận hộ văn Khơng để người khơng có trách nhiệm xem văn bản, tài liệu cá nhân hay đơn vị khác quan - Văn đến ngày phải chuyển giao ngày - Văn có dấu mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm 30 phút hành ngồi hành - Trước chuyển giao văn đến người có trách nhiệm giải quyết, cán văn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn người nhận văn phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn quan * Mẫu sổ chuyển giao văn bản: Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 10 ... 901P NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN CHƯƠNG MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 1.CÔNG TÁC VĂN THƯ...NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là sở lí luận cơng tác văn thư – lưu trữ, thực. .. văn thư – lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến Sinh viên: