Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại mỗi cơ quan, doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả điều hành, quản lý cũng như thực hiện công việc tại cơ quan, doanh nghiệp đó. Có thể thấy được rằng, thực hiện thành thạo kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những yếu tố quyết định, bảo đảm cho các hoạt động hành chính được thực hiện thông suốt. Trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế và cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật toàn cầu như hiện nay, cùng với sự phát triển của đất nước, công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã và đang được nâng cao về cả chất lượng và số lượng, đạt được nhiều thành tựu đáng kể, góp phần vào sự phát triển của cơ quan, tổ chức nói riêng và đời sống, kinh tế xã hội nói chung. Công ty cổ phần đầu tư thế giới di động là một doanh nghiệp dân doanh có quy mô lớn. Có đội ngũ nhân sự trẻ hóa, đặc biệt là cán bộ văn phòng nên công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang được thực hiện tương đối tốt. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản nên em chọn đề tài “ Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của doanh nghiệp dân doanh quy mô lớn tại công ty cổ phần đầu tư thế giới di động “ làm đề tài nghiên cứu cho mình.
BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP DÂN DOANH QUY MÔ LỚN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ THẾ GIỚI DI ĐỘNG BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thƣ lƣu trữ doanh nghiệp Mã phách:………………………… Hà Nội, 2021 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô tận tình truyền đạt kiến thức bổ ích, giúp đỡ tạo điều kiện cho em làm tiểu luận kết thúc học phần công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp Tuy nhiên nhiều hạn chế thời gian, phạm vi kiến thức nên tiểu luận nhiều thiếu sót nội dung, hình thức Rất mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cô Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu tiểu luận kết thúc học phần riêng em Mọi thơng tin sử dụng có nguồn gốc rõ ràng công bố theo quy định Em xin chịu trách nhiệm đề tài nghiên cứu DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA ĐẦY ĐỦ DNTN Doanh nghiệp tư nhân DN Doanh nghiệp VB Văn VBHC Văn hành VBCN Văn chuyên ngành TNHH Trách nhiệm hữu hạn HTX Hợp tác xã HĐQT Hội đồng quản trị MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP DÂN DOANH QUY MÔ LỚN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn hành 1.1.3 Khái niệm công tác soạn thảo ban hành văn hành 1.1.4 Khái niệm doanh nghiệp dân doanh 1.2 Phân loại văn hành 1.2.1 Văn hành (cả biệt ) 1.2.2 Văn hành thông thường 1.3 Các yêu cầu soạn thảo ban hành văn 1.3.1 Về thẩm quyền hình thức văn 1.3.2 Thẩm quyền nội dung văn 1.3.3 Về nội dung văn 1.3.4 Yêu cầu thể thức văn 1.3.5 Yêu cầu văn phong 11 1.3.6 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ 11 1.3.7 Yêu cầu quy trình 12 1.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành 12 Tiểu kết chương 13 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ THẾ GIỚI DI ĐỘNG 14 2.1 Tổng quan công ty cổ phần đầu tư giới di động 14 2.1.1 Giới thiệu chung 14 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 14 2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 16 2.1.4 Cơ cấu, chức nhiệm vụ phận 16 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tư giới di động 18 2.2.1 Bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo văn 18 2.2.2 Các loại văn ban hành công ty cổ phần đầu tư TGDĐ 18 2.2.3 Thẩm quyền ban hành loại văn công ty cổ phần đầu tư TGDĐ 19 2.2.4 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 20 2.2.5 Quy trình soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tư TGDĐ 20 2.2.6 Công tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn 23 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo văn 24 2.2.8 Đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần giới di động 24 2.2.8.1 Ưu điểm 24 2.2.8.2 Nhược điểm 24 Tiểu kết chương II 25 CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN VÀ NÂNG CAO CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ THẾ GIỚI DI ĐỘNG 26 3.1 Đối với ban lãnh đạo công ty 26 3.2 Đối với phận văn phòng 26 3.3 Xây dựng ban hành hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo ban hành văn 27 Tiểu kết chương III 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác soạn thảo ban hành văn hành quan, doanh nghiệp đóng vai trị vơ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu điều hành, quản lý thực công việc quan, doanh nghiệp Có thể thấy rằng, thực thành thạo kỹ soạn thảo ban hành văn yếu tố định, bảo đảm cho hoạt động hành thực thông suốt Trên đường hội nhập kinh tế quốc tế cách mạng khoa học kỹ thuật toàn cầu nay, với phát triển đất nước, công tác soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, doanh nghiệp nâng cao chất lượng số lượng, đạt nhiều thành tựu đáng kể, góp phần vào phát triển quan, tổ chức nói riêng đời sống, kinh tế - xã hội nói chung Cơng ty cổ phần đầu tư giới di động doanh nghiệp dân doanh có quy mơ lớn Có đội ngũ nhân trẻ hóa, đặc biệt cán văn phịng nên công tác soạn thảo ban hành văn thực tương đối tốt Nhận thức tầm quan trọng công tác soạn thảo ban hành văn nên em chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp dân doanh quy mô lớn công ty cổ phần đầu tư giới di động “ làm đề tài nghiên cứu cho Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích Tìm hiểu, đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tư giới di động Từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác soạn thảo văn hành cho công ty 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu lý luận chung hệ thống văn quy định công tác soạn thảo ban hành văn - Tìm hiểu thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tư giới di động - Phân tích, ưu nhược điểm từ đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác soạn thảo văn hành cho doanh nghiệp Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp dân doanh quy mô lớn - Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty cổ phần đầu tư giới di động Phƣơng pháp nghiên cứu - Phân tích tiếp cận tài liệu để thu thập thông tin - Sử dụng phương pháp thống kê, tổng hợp, so sánh Bố cục Ngoài mục lục, lời mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo,… tiểu luận bao gồm chương: Chương I: Cơ sở lý luận công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp dân doanh quy mô lớn Chương II: Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tư giới di động Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn cộng ty cổ phần đầu tư giới di động CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP DÂN DOANH QUY MÔ LỚN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ nghiên cứu mà ngành có định nghĩa khác từ Dưới góc độ ngôn ngữ học, Trần Ngọc Thêm định nghĩa sau: “Văn sản phẩm lời nói dạng viết hoạt động giao tiếp mang tính hồn hình thức, trọn vẹn nội dung, nhằm đạt tới giao tiếp đó” Dưới góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng nhất: “Văn vật mang tin ghi kí hiệu ngơn ngữ định” Theo em “Văn phương tiện để ghi nhận, lưu giữ truyền đạt thông tin cho phép người giao tiếp với dù khoảng không gian cách biệt vô tận kể từ hệ sang hệ khác Nó trình bày chữ viết ký hiệu loại vật liệu khác tùy vào giai đoạn phát triển người có thống nội dung hoàn chỉnh thể thức” 1.1.2 Khái niệm văn hành Văn hành định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật chứa đựng thông tin điều hành quan hành cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải công việc cụ thể, xác định quyền nghĩa vụ cụ thể cá nhân, tổ chức xác định biện pháp trách nhiệm pháp lý người vi phạm pháp luật, ban hành sở định chung định quy phạm quan cấp quan ban hành nghĩ hành động Hàng hố kinh doanh Thegioididong.com phong phú tất hãng lớn Samsung, Nokia, Apple, Sony, LG, HTC, ” 2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh Lĩnh vực hoạt động công ty bao gồm: mua bán sửa chữa thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số lĩnh vực liên quan đến thương điện tử chuỗi cửa hàng chuyên bán lẻ thực phẩm tươi sống nhu yếu phẩm 2.1.4 Cơ cấu, chức nhiệm vụ phận - Ban giám đốc Gồm có tổng giám đốc giám đốc khối cơng ty Có trách nhiệm hoạch định chiến lược, mục tiêu phát triển công ty dài hạn ngắn hạn Điều hành quản lý công ty theo hướng phát triển đề Ban giám đốc chịu trách nhiệm cao tổ chức Là đại diện công ty trước pháp luật Tổ chức thực Nghị quyết, Nghị định mà hội đồng quản trị đề - Khối công nghệ thông tin Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công ty Quản lý, bảo dưỡng vận hành toàn hệ thống hạ tầng - Khối hành nhân Hỗ trợ phịng ban việc thu hút, phát triển, động viên giữ chân nhân viên Khơi dậy lực nhân viên giúp họ đạt kết vượt trội công việc Khối chia làm phịng, phịng Hành phịng Nhân Phịng Hành có nhiệm vụ thực cơng tác văn phịng, quản lý tài sản, giải loại công văn, chứng từ, Phòng Nhân chịu trách nhiệm hoạch định nguồn lực, theo dõi thống kế cầu, đánh giá tình hình 16 nguồn lực định kì cơng ty, tuyển dụng nhân viên mới, định mức lương, thưởng chế độ phúc lợi cho nhân viên Tổ chức huấn luyện đào tạo định kỳ kỹ cần thiết cho nhân viên cũ, đào tạo kỹ nghiệp vụ cho nhân viên - Khối Marketing Quảng bá mở rộng thương hiệu hình ảnh cơng ty bên ngồi, thực chương trình, sách Ban giám đốc lên kế hoạch nhằm thu hút quan tâm khách hàng đến sản phẩm công ty Hoạch định chiến lược điều phối hoạt động marketing nhằm tiêu thụ sản phẩm phát triển thương hiệu Tổ chức, điều hành, hướng dẫn, hỗ trợ, phát triển hệ thống sàn kinh doanh bán hàng hoạt động marketing hiệu - Khối kinh doanh Online Lên kế hoạch chiến lược triển khai hoạt động kinh doanh gồm hình thức bán hàng trực tiếp siêu thị bán hàng trực tuyến thông qua website công ty - Khối cung ứng hậu cần Chịu trách nhiệm quản lý kho vận chuyển, phân phối hàng hóa đến địa điểm có nhu cầu - Khối kế toán Tham mưu cho Ban giám đốc lĩnh vực kinh tế, tài nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty hiệu quy định pháp luật Thực quản lý danh mục đầu tư, quản lý rủi ro tài Tham mưu cho lãnh đạo Công ty lĩnh vực quản lý hoạt động tài kế tốn, đánh giá sử dụng tài sản, nguồn vốn theo qui định hành - Khối chăm sóc khách hàng Theo dõi phản hồi, giải đáp thắc mắc, giải khiếu nại khách hàng 17 - Khối TCC Giải nhu cầu bảo hành, sửa chữa hàng hóa, thiết bị cho khách hàng - Khối phát triển siêu thị Tìm kiếm môi trường phù hợp để mở siêu thị, địa điểm mà nhu cầu mua sắm khách hàng tăng cao, nhằm thực chiến lược quy mô mở rộng, gia tăng thị phần Công ty - Ban kiểm sốt Đánh giá cơng tác điều hành quản lý Ban giám đốc Giám sát việc công bố thông tin giao dịch cổ phiếu người có liên quan HĐQT, Ban giám đốc, Kế tốn trưởng cơng ty, Kiểm sốt báo cáo tài nhằm đánh giá tính hợp lý số liệu tài 2.2 Thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tƣ giới di động 2.2.1 Bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo văn Trong công tác soạn thảo văn công ty cổ phần đầu tư giới di động Bộ phận văn phòng phận chịu trách nhiệm soạn thảo hầu hết văn công ty 2.2.2 Các loại văn ban hành công ty cổ phần đầu tư TGDĐ Văn công ty ban hành văn hành chính, chủ yếu văn sau: - Biên - Công văn -Hợp đồng -Kế hoạch - Quyết định 18 - Tờ trình - Thơng báo 2.2.3 Thẩm quyền ban hành loại văn công ty cổ phần đầu tư TGDĐ Dựa điều lệ công ty quy định pháp luật doanh nghiệp,thẩm quyền ban hành văn công ty bao gồm: - Chủ tịch Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị người thay mặt Hội đồng quản trị ký ban hành trực tiếp loại văn sau: + Văn quy hoạch phát triển, chiến lược kinh doanh, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm công ty; + Các văn quản lý tổ chức máy nhân chủ chốt công ty; + Các văn có nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài chính, tài sản cơng ty; + Văn ủy quyền cho Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty trường hợp giải số công việc thuộc thẩm quyền Chủ tịch Hội đồng quản trị thời gian xác định - Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị người ký thay Chủ tịch Hội đồng quản trị thay mặt Hội đồng quản trị ban hành tất văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách quản lý - Giám đốc + Các văn việc định hướng hoạt động, kế hoạch ngắn hạn công ty + Các văn nội quy, quy định chế độ làm việc công ty; + Các định công tác tổ chức, cán nội bộ: tuyển dụng, bỗ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương cán công ty; 19 + Các văn liên quan đến việc quản lý sử dụng tài chính, tài sản giao nguồn thu theo quy định thẩm quyền cho phép; + Các văn hành thơng thường khác 2.2.4 Thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhìn chung, văn Công ty thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Chính Phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành gồm 09 thành phần thể thức văn bao gồm: Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm văn Tên loại, trích yếu nội dung văn Nội dung văn Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan Nơi nhận 2.2.5 Quy trình soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tư TGDĐ Bước Tiếp nhận yêu cầu soạn thảo từ Giám đốc xác định đối tượng giải thực văn Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Giám đốc giao cho Bộ phận Văn phịng cơng ty chịu trách nhiệm soạn thảo chủ trì soạn thảo Sau đó, Văn phịng xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải thực văn - Xác định mục đích ban hành văn bản, trước hết cần xác định rõ văn bàn ban hành nhằm giải vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền 20 hạn quan, - Xác định giới hạn văn xác định phạm vi vấn đề cần nêu văn Cụ thể phải làm rõ nội dung văn dự định ban hành để cập đến vấn đề gì, mức độ đến đâu, trọng tâm đặt vấn đề - Xác định đối tượng giải thực văn tức cần xác định xem quan cá nhân có trách nhiệm giải thực Bước 2: Chọn tên loại văn - Xác định tên loại trích yếu nội dung văn bản: Việc xác định hình thức văn sử dụng cần vào mục đích, tính chất nội dung cần văn hố; vào chức hình thức văn thẩm quyền ban hành quan để lựa chọn hình thức văn phù hợp Trích yếu nội dụng phải ngắn gọn phản ánh chủ đề văn - Căn vào mục đích tính chất văn dự định ban hành Ngồi cịn lệ thuộc vào thẩm quyền ban hành văn quan đối tượng giải thực văn - Việc chọn tên loại văn không nhân viên vào mục đích tính chất văn dự định ban hành mà vào thâm quyền ban hành văn công ty đối tượng giải thực văn - Tên loại văn cần xác định đắn Nếu không ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành kết văn Bước 3: Thu thập xử lý thơng tin Trong q trình soạn thảo văn công ty, thu thập xử lý thơng tin có liên quan khâu quan trọng Nhân viên soạn thảo văn công ty nhận thức tầm quan trọng bước tiến hành thu thập hai loại thông tin, là: 21 - Thơng tin pháp lý thông tin dùng làm pháp lý cho vấn đề đề cập văn bản, bảo đảm cho nội dung văn có sở pháp lý vững chắc, phù hợp với luật pháp hành, quy định nhà nước quy định công ty - Thông tin thực tế thông tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến văn soạn thảo.Các nguồn thông tin thu nhân viên văn phịng cơng ty tiến hành - xử lý: phân tích, đánh giá để lựa chọn thơng tin cần thiết xát thực; xác minh thông tin, loại bỏ thông tin không liên quan, tổng hợp tin Bước Viết thảo - Cán soạn thảo xây dựng đề cương - Viết thảo theo đề cương - Kiểm tra lại thảo - Xây dựng thảo xong gửi đến cán có liên quan ban khác để xem xét Đối với văn hành thơng thường cán nhận thơng tin xây dựng văn trình cho lãnh đạo ký mà không cần xây dựng đề cương, thảo để lấy ý kiến từ ban, cán khác Bước 5: Duyệt thảo - Duyệt nội dung thảo Sau thảo văn nhân viên văn phòng soạn thảo, thảo văn nhân viên tiến hành gửi cho giám đốc duyệt nội dung văn Trong trường hợp nội dung thảo có liên quan đến đơn vị chuyên môn khác công ty, thảo văn chuyển đến đơn vị xem xét nội dung Nếu thảo đơn vị chuyên môn duyệt nội dung, thảo văn tiến hành chuyển cho Giám đốc xem xét phê duyệt lần cuối 22 +Duyệt thể thức văn Trên thực tế công ty, trình soạn thảo thảo văn bản, nhân viên tiến hành đồng thời việc trình bày thể thức văn bản, bước này, việc duyệt thể thức văn nhân viên soạn thảo đảm nhiệm Chỉ cần trình lên ban giám đốc xem xét nhanh kỹ thuật trình bày Bước 6: Nhân văn Văn dự thảo sau lãnh đạo quan duyệt nhân để chuẩn bị ban hành Bước 7: Hoàn thiện văn để ban hành Sau văn nhân bản, nhân viên soạn thảo kiểm tra lại xem có sai sót khơng để kịp thời sửa chữa Tiếp làm thủ tục để hoàn thiện văn mặt thể thức Như trình ký văn bản, đóng dấu quan,… việc phận văn phòng quan tiến hành thực 2.2.6 Công tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn Tại công ty, công tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn chưa trọng Trong trình soạn thảo ban hành văn bản, lãnh đạo công ty trọng tới việc văn có thẩm quyền người ký hay không, nội dung văn đầy đủ hay thông tin quản lý để giải cơng việc; thể thức kỹ thuật trình bày không trọng, cần văn dễ nhìn tùy chỉnh theo ý, chưa thực quan tâm, trọng tới quy định, hướng dẫn nhà nước công tác Bộ phận Văn phịng có trách nhiệm quản lý soạn thảo văn công ty chưa làm tốt chức năng, nhiệm vụ mình, trình soạn thảo ban hành khơng tìm hiểu quy định nhà nước, không quan tâm đến việc kiểm tra, đánh giá cơng tác Dẫn đến việc có nhiều lỗi kỹ thuật trình bày thể thức văn 23 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo văn Số lượng văn ban hành cơng ty khơng nhiều tính chất cơng tác soạn thảo văn không phức tạp công ty ứng dụng phần mềm soạn thảo phổ biến Microsoft Office Word 2007 2010 để phục vụ cơng tác Bên cạnh số trang thiết bị phục vụ in ấn máy in, máy scan máy fax Tuy nhiên trình thực cơng việc khơng soạn thảo văn bản, hệ thống máy tính cơng ty xảy trường hợp máy tính bị treo, phầm mềm soạn thảo khơng có quyền nên nhiều xảy bị lỗi soạn thảo Các hệ thống phần mềm tồn cơng ty khơng đồng bộ, văn sau soạn thảo nhân viên gửi mềm để trao đổi xảy trường hợp văn bị lỗi khơng tương thích tính Do vậy, ảnh hưởng q trình trao đổi cơng việc khả soạn thảo, chỉnh sửa văn phần mềm 2.2.8 Đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần giới di động 2.2.8.1 Ưu điểm Trong trình soạn thảo ban hành văn nhân viên văn phịng cơng ty xác định thẩm quyền ban hành văn có quy trình cụ thể loại văn Văn công ty quản lý cách thống Chuẩn hóa cơng tác soạn thảo, quy định thống thể thức văn bản, thống thẩm quyền kỹ thuật trình bày 2.2.8.2 Nhược điểm Ban lãnh đạo công ty chưa quan tâm nhiều đến công tác soạn thảo văn từ việc ban hành văn đạo công tác soạn thảo, quy trình soạn thảo, 24 thể thức kỹ thuật trình bày văn đến cơng tác kiểm tra, đánh giá công tác Là phận quản lý văn bản, soạn thảo văn công ty Bộ phận Văn phòng chưa thực hết chức năng, nhiệm vụ việc soạn thảo văn công ty, đặc biệt công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng chưa thực hết chức tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty ban hành văn Quyết định, quy chế, Nội quy, quy định để thống quản lý, soạn thảo ban hành văn Tiểu kết chƣơng II Trong chương II em sâu tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tư giới di động Cán nhân viên làm công tác soạn thảo ban hành văn công ty áp dụng văn quản lý Nhà nước để thực tốt cơng việc Giúp rút ngắn thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí, đạt hiệu cao công việc 25 CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN VÀ NÂNG CAO CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ THẾ GIỚI DI ĐỘNG 3.1 Đối với ban lãnh đạo công ty - Nâng cao nhận thức ban lãnh đạo công ty công tác soạn thảo ban hành văn - Đẩy mạnh công tác đạo, xây dựng, ban hành văn quản lý công ty công tác soạn thảo ban hành văn - Xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức công ty máy văn phòng 3.2 Đối với phận văn phòng - Hoàn thiện số lượng đội ngũ nhân văn phịng thơng qua tuyển dụng - Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân văn phịng + Nâng cao tính chủ động, tích cực phận văn phòng + Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân văn phịng Để hồn thiện chuyên môn nghiệp vụ tốt hơn, cải thiện nhanh hơn, đảm bảo yêu cầu khách quan công tác soạn thảo văn bản, Cơng ty cần tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Hình thức đào tạo bồi dưỡng cho đội ngũ nhân văn phịng phù hợp với cơng ty là: Cử nhân viên học lớp đào tạo ngắn hạn Đây giải pháp hữu hiệu, giúp cho nhân viên nắm bắt kiến thức nhất, văn quản lý công tác soạn thảo văn Qua đào tạo giúp cho nhân viên cơng ty cải thiện nhanh chóng chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên đồng thời nhân viên vừa học vừa làm việc công ty giúp cho nhân viên nhận hạn chế tồn cơng tác cơng ty, từ việc nâng cao chất lượng soạn thảo văn hoàn thiện 26 nhanh hơn, tốt 3.3 Xây dựng ban hành hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo ban hành văn Hoàn thiện hệ thống văn quản lý, đạo tạo tính thống quản lý, đạo từ xuống, từ lên, mối quan hệ phối hợp nội thống rõ ràng thuận tiện Hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo công ty phải xây dựng từ văn quản lý nhà nước liên quan đến công tác soạn thảo văn bản, bao gồm: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức Dựa vào văn cần vào thực tiễn công ty để tiến hành xây dựng hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo văn Đặc biệt quy chế văn thư, lưu trữ quan 27 Tiểu kết chƣơng III Công tác soạn thảo ban hành văn việc làm thiết thực có ý nghĩa công tác quản lý nhằm đảm bảo kỷ cương thống việc soạn thảo ban hành văn quan, đơn vị, đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lý văn bản, nâng cao hiệu suất, chất lượng, tính thẩm mỹ văn ban hành, tạo điều kiện cho việc quản lý, giải văn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Công ty cổ phần đầu tư giới di động thực tốt công tác công tác soạn thảo ban hành văn phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, đạo mà giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá trước hình thành 28 KẾT LUẬN Trong tiểu luận em nghiên cứu lý luận chung công tác soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp dân doanh; thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần đầu tư giới di động ; đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn với mong muốn góp phần xây dựng mơi trường làm việc hành chun nghiệp, hiệu thống công ty Nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn hành đóng vai trị then chốt giúp tổ chức nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ nói riêng, tạo điều kiện thuận lợi để hồn thành tốt u cầu cơng việc với khối lượng lớn phức tạp thời điểm tại, đồng thời giúp thắng lợi kế hoạch phát triển quan, tổ chức tương lai nói chung Vì vậy, quan, tổ chức cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, không ngừng phấn đấu, xây dựng biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác soạn thảo vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan đơn vị 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.PSG Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội:Đã đề cập đến vấn đề lý luận chung soạn thảo văn tại: Chương VI: Những vấn đề chung soạn thảo văn Lê Thành Tây (2008), Các tác vụ xử lý văn công việc văn phịng, NXB Thanh Hóa: Đã sâu vào việc thao tác xử lý văn phầm soạn thảo văn Chương II: Xử lý đoạn text Học viện hành Quốc gia (2013), “Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản”, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; 30 ... CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ THẾ GIỚI DI ĐỘNG 2.1 Tổng quan công ty cổ phần đầu tƣ giới di động 2.1.1 Giới thiệu chung Công ty cổ phần giới di động công ty. .. nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn cộng ty cổ phần đầu tư giới di động CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP DÂN DOANH QUY MÔ LỚN 1.1 Một... Trong công tác soạn thảo văn công ty cổ phần đầu tư giới di động Bộ phận văn phòng phận chịu trách nhiệm soạn thảo hầu hết văn công ty 2.2.2 Các loại văn ban hành công ty cổ phần đầu tư TGDĐ Văn công