Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Phân tích, tìm hiểu vấn đề lý thuyết và các quy định pháp luật về công tác soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản. Từ đó đối chiếu các quy định hiện hành áp dụng tại Công ty TNHH Chấn Minh, đồng thời đưa ra các khó khăn và giải pháp khắc phục.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA LUẬT BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH CHẤN MINH Ngành: Luật Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: MSSV: Lớp: Tp Hồ Chí Minh - 2022 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài .2 3.1 Phạm vi nghiên cứu đề tài 3.2 Đối tượng nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu .2 Kết cấu đề tài NỘI DUNG CHÍNH ĐỀ TÀI THỰC TẬP TỐT NGHIỆP .4 Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm, đặc điểm phân loại văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.1.3 Khái niệm văn hành 1.1.4 Phân loại văn hành 1.1.5 Chức văn .9 1.2 Các yêu cầu soạn thảo ban hành văn .10 1.2.1 Về thẩm quyền 10 1.2.2 Về nội dung văn 11 1.2.3 Về thể thức văn 12 1.2.4 Về quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn 14 1.2.5 Về ngôn ngữ văn .18 Chương 2: THỰC TIỄN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH CHẤN MINH MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT 20 2.1 Thực tiễn áp áp dụng pháp luật công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty TNHH Chấn Minh 20 2.1.1 Các văn ban hành Công ty TNHH Chấn Minh 20 2.1.2 Thực tiễn công tác soạn thảo ban hành văn Công ty TNHH Chấn Minh 21 2.1.3 Thực tiễn công tác quản lý văn Công ty TNHH Chấn Minh 26 2.2 Nhận xét, đánh giá công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty TNHH Chấn Minh .27 2.2.1 Kết đạt .27 2.2.2 Bất cập, vướng mắc 28 2.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty TNHH Chấn Minh 28 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TAI LIỆU THAM KHẢO 32 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Các hoạt động doanh nghiệp, tổ chức công lập hay dân lập gắn liền với công tác soạn thảo, ban hành áp dụng văn Có thể thấy, cơng tác soạn thảo ban hành văn quan nhà nước tuân theo hệ thống văn pháp luật, quy định chi tiết rõ ràng thể thức trình bày quy trình ban hành, lưu trữ văn Còn doanh nghiệp, tổ chức dân lập, pháp luật khơng có quy định bắt buộc tổ chức phải soạn thảo, ban hành, quản lý văn theo quy định, quy trình cụ thể Dù vậy, nhằm mục đích chuẩn hóa văn áp dụng tổ chức mình, doanh nghiệp, tổ chức nhà nước thường áp dụng quy định pháp luật thể thức, quy trình ban hành lưu giữ văn bản, đặc biệt văn trao đổi với quan nhà nước Công ty TNHH Chấn Minh doanh nghiệp có cấu, tổ chức máy với nhiều phịng ban chun mơn Đồng thời cơng ty có quy định cụ thể rõ ràng việc soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn nội công ty Xuất phát từ lý thực tiễn nêu trên, em lựa chọn đề tài: "Công tác soạn thảo văn bản, ban hành quản lý văn Công ty TNHH Chấn Minh" làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu đề tài Phân tích, tìm hiểu vấn đề lý thuyết quy định pháp luật công tác soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn Từ đối chiếu quy định hành áp dụng Công ty TNHH Chấn Minh, đồng thời đưa khó khăn giải pháp khắc phục Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài 3.1 Phạm vi nghiên cứu đề tài - Không gian: Công ty TNHH Chấn Minh - Nội dung: tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành doanh nghiệp tư nhân, cụ thể Công ty TNHH Chấn Minh 3.2 Đối tượng nghiên cứu đề tài Báo cáo tốt nghiệp tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty TNHH Chấn Minh Trong tập trung vào văn hành cơng ty ban hành Phương pháp nghiên cứu Báo cáo thực tập thực thông qua phương pháp sau: - Phương pháp phân tích: phương pháp sử dụng việc tìm hiểu phân tích quy định pháp luật quy định nội Công ty TNHH Chấn Minh liên quan đến công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn Bằng phương pháp này, vấn đề chia thành nội dung nhỏ để việc nghiên cứu diễn chi tiết rõ ràng - Phương pháp tổng hợp: phương pháp nhằm khái quát lại vấn đề sau phân tích chi tiết cụ thể phương pháp phân tích Việc áp dụng đồng thời phương pháp tổng hợp phương pháp phân tích giúp góc nhìn vấn đề sâu sắc, mạch lạc - Phương pháp đánh giá: phương pháp phổ biến, sử dụng nội dung báo cáo Thơng qua việc đưa quan điểm học viên nội dung nghiên cứu, báo cáo thực tập thể góc nhìn, đánh giá học viên vấn đề vướng mắc, giải pháp giải vướng mắc Báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu phương pháp so sánh, liệt kê, quy nạp… giúp báo cáo có góc nhìn đa chiều đạt mục đích nghiên cứu Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, Báo cáo thực tập chia thành chương, cụ thể: - Chương 1: Một số vấn đề lý luận quy định pháp luật công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn - Chương 2: Thực tiễn áp dụng pháp luật công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty TNHH Chấn Minh Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật NỘI DUNG CHÍNH ĐỀ TÀI THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm, đặc điểm phân loại văn 1.1.1 Khái niệm văn Văn phương tiện truyền tải thông tin phổ biến đời sống sinh hoạt hàng ngày Văn sử dụng nhiều hình thức thể thơng báo, quy định, báo cáo… sử dụng lĩnh vực đời sống Tùy mục đích sử dụng, lĩnh vực, tác giả… mà văn có nội dung hình thức thể khác Có nhiều định nghĩa văn đưa ra, viết chia thành ba góc độ góc độ kỹ thuật, góc độ ngơn ngữ học góc độ hành học Cụ thể: Dưới góc độ kỹ thuật, tác giả Bùi Khắc Việt "Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý Nhà nước"đã đưa định nghĩa: "Văn sản phẩm lời nói, thể hình thức viết Tuy nhiên văn đơn tổng số từ ngữ, lời nói giấy mà kết tổ chức có ý thức q trình trình, nhằm thực mục tiêu đó."1 Theo quan điểm này, tác giả khẳng định hình thức thể văn chuyển từ dạng lời nói sang dạng chữ viết Ngồi ra văn cịn mang tính trật tự, có tổ chức để thực mục tiêu người viết Đây cách hiểu chung, mang tính khái quát văn bản, chủ yếu dựa hình thức thể nội dung thể để xác định đâu văn Dựa vào định nghĩa thấy sách, truyện, báo chí gọi văn Ở góc độ ngơn ngữ học, nhiều học giả đưa nhận định khác khái niệm văn bản, kể đến: Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý Nhà nước, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, tr.10 Tác giả Lê A Đinh Thanh Huệ cho rằng: "Văn sản phẩm lời nói dạng chữ viết hoạt động giao tiếp mang tính hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới giao tiếp đó."2 Nhìn chung, hai tác giả có chung quan điểm với tác giả Bùi Khắc Việt định nghĩa văn Cuốn Tiếng Việt thực hành nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh Hồng Dân lại có cách định nghĩa khác: "Văn thể hoàn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung, thống cấu trúc, độc lập giao tiếp, dạng tồn điển hình văn dạng viết."3 Ở cách định nghĩa tập chung tính liên kết, cách thức trình bày nội dung văn bản, bật cấu trúc văn phải thống mang nội dung truyền đạt đầy đủ mục tiêu giao tiếp Ở góc nhìn khác, góc độ hành học, tác giả Vương Đình Quyền xác định sách "Lý luận phương pháp công tác văn thư"như sau: "Văn khái niệm dùng để cơng văn giấy tờ hình thành hoạt động quan tổ chức."4 Đây quan điểm khác so với khái niệm tác giả khác đưa Ở đây, văn thu hẹp định nghĩa, giấy tờ soạn thảo ban hành hoạt động quan, tổ chức coi văn Theo định nghĩa này, số văn kể đến như: thơng báo, cơng văn, định… Xét góc độ pháp lý, khoản Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư quy định: "Văn thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định."Định nghĩa đưa có nhiều điểm tương đồng với định nghĩa góc độ hành học Có thể thấy, hai định nghĩa giới hạn cách hiểu văn bản, hình thành hoạt động tổ chức, quan Ngoài ra, khái niệm văn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư bổ sung thêm điều kiện thể thức kỹ thuật trình bày văn cần "phải quy định" Tuy góc độ khác có cách diễn đạt, cách hiểu khác văn bản, tựu chung lại định nghĩa đề cập đến hình thức văn Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội, tr.139 Hồng Dân, Nguyễn Quang Ninh (1996), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội, tr.15 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội, tr.57 phải dạng chữ viết; văn phải có kết cấu, nội dung chặt chẽ nhằm thể mục đích soạn thảo; trình bày theo thể thức kỹ thuật Tóm lại, từ khái niệm nêu trên, đưa khái niệm chung sau: "Văn thể dạng chữ viết, có kết cấu câu từ chặt chẽ thể rõ ràng mục đích soạn thảo, trình bày theo thể thức kỹ thuật theo quy định." 1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước Nếu văn nói chung ban hành nhiều chủ thể khác văn quản lý nhà nước ban hành quan nhà nước có thẩm quyền phải tuân theo trình tự thủ tục chặt chẽ, quy định rõ ràng pháp luật Tương tự văn bản, văn quản lý nhà nước có nhiều cách hiểu khác phân tích cụ thể phần Trong sách "Soạn thảo xử lý văn công tác cán lãnh đạo", Tác giả Nguyễn Văn Thâm đưa khái niệm: "Văn quản lý Nhà nước văn thể ý chí, mệnh lệnh quan Nhà nước cấp Đó hình thức để cụ thể hóa pháp luật, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý Nhà nước Văn quản lý Nhà nước quan Nhà nước ban hành sửa đổi theo Luật định."5 Tác giả đưa định nghĩa dựa đối tượng ban hành, cụ thể quan nhà nước Mục đích văn quản lý nhà nước văn thể mệnh lệnh quan có thẩm quyền cấp Và cuối cùng, văn quản lý nhà nước phải soạn thảo ban hành tuân theo quy định pháp luật Tác giả Vương Đình Quyền đề cập đến khái niệm văn quản lý Nhà nước "Lý luận phương pháp công tác văn thư"như sau: "Văn quản lý Nhà nước văn mà quan Nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo thể thức, thủ tục thẩm quyền luật định."6 Cách hiểu tác giả Vương Đình Quyền văn Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo xử lý văn công tác cán lãnh đạo, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tr.26 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội, tr.58