MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục đích và nhiệm vụ của bài nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Những đóng góp mới về mặt khoa học của bài nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3 1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. 3 1.1 Khái niệm văn bản. 3 1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước. 3 1.3 Khái niệm văn bản hành chính. 3 2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước 4 2.1 Văn bản quy phạm pháp luật. 4 2.2 Văn bản hành chính. 5 2.2.1 Văn bản cá biết 5 2.2.2 Văn bản hành chính thông thường 5 2.2.3 Văn bản chuyên ngành 6 3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước. 6 3.1 Chức năng thông tin 6 3.2 Chức năng quản lý. 7 3.3 Chức năng pháp lý. 7 4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý nhà nước. 8 4.1 Yêu cầu về nội dung: 8 4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản. 9 4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ. 10 4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản. 10 Tiểu kết: 11 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC 12 1. Khái quát chung về Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 12 2. Chức năng, nhiệm vu, mô hình cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 14 2.1 Chức năng của công ty 14 2.2 Nhiệm vụ của công ty. 14 3. Tình hình soạn thảo văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 15 3.1 Quản lý văn bản đi. 17 3.2 . Tổ chức, giải quyết văn bản đến. 19 Tiểu Kết: 23 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHUNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG 24 1. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 24 2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản. 24 3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. 25 4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư. 25 5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản. 26 Tiểu Kết: 27 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TÊN ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
HÀNG KHÔNG ACC.
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền
Mã phách:
HÀ NỘI - 2017
Trang 2PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Họ và tên sinh viên: Trương Thúy Hồng Ngọc Ngày sinh: 23/8/1993
Mã sinh viên: 1607QTVA052
Lớp: ĐHLT.QTVP 16A Khoa: Quản trị văn phòng
Tên đề tài: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
HÀNG KHÔNG ACC.
Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên hướng dẫn: TS Lê Thị Hiền
Sinh viên kí tên
Trương Thúy Hồng Ngọc
Mã phách
Trang 3PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)
của cán bộ chấm thi
Điểm thống nhất của
bài thi
Chữ ký xác nhận của cán bộ nhận bài thi
CB chấm thi
số 1
CB chấm thi
số 2 Bằng số Bằng chữ
Trang 4MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1
3 Mục đích và nhiệm vụ của bài nghiên cứu 1
4 Lịch sử nghiên cứu 2
5 Phương pháp nghiên cứu 2
6 Những đóng góp mới về mặt khoa học của bài nghiên cứu 2
7 Cấu trúc của đề tài 2
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3
1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 3
1.1 Khái niệm văn bản 3
1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 3
1.3 Khái niệm văn bản hành chính 3
2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước 4
2.1 Văn bản quy phạm pháp luật 4
2.2 Văn bản hành chính 5
2.2.1 Văn bản cá biết 5
2.2.2 Văn bản hành chính thông thường 5
2.2.3 Văn bản chuyên ngành 6
3 Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước 6
3.1 Chức năng thông tin 6
3.2 Chức năng quản lý 7
3.3 Chức năng pháp lý 7
4 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý nhà nước 8
4.1 Yêu cầu về nội dung: 8
4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản 9
4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ 10
4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản 10
Trang 5Tiểu kết: 11
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC 12
1 Khái quát chung về Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC 12
2 Chức năng, nhiệm vu, mô hình cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC 14
2.1 Chức năng của công ty 14
2.2 Nhiệm vụ của công ty 14
3 Tình hình soạn thảo văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC 15
3.1 Quản lý văn bản đi 17
3.2 Tổ chức, giải quyết văn bản đến 19
Tiểu Kết: 23
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHUNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG 24
1 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC 24
2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 24
3 Đảm bảo về nội dung của văn bản 25
4 Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư 25
5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản 26
Tiểu Kết: 27
KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC
Trang 6LỜI NÓI ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác quản lý văn bản nói chung Do đó, vaitrò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản đối với hoạt động quản lý hànhchính nhà nước là rất quan trọng
Có thể thấy được công tác soạn thảo và quản lý sẽ góp phần bảo đảm chocác hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phầnnâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng côngcuộc cải cách hành chính hiện nay Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơquan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mụcđích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó Chính vì vậyviệc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cựcvào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhànước nói chung Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạtđộng của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiềuthành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọilĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại TổngCông ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC
Phạm vi nghiên cứu: Tổng Công Ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình HàngKhông ACC
Nội dung: Tập trung nghiên cứu về công tác soản thảo và quản lý văn bảntại Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC
3 Mục đích và nhiệm vụ của bài nghiên cứu
Mục đích
Thực hiện đề tài này góp phần hiểu rõ về công tác soản thảo và quản lývăn bản
Nhiệm vụ
Trang 7Để đạt được mục đích trên bài nghiên cứu cần thực hiện một số nhiệm vụsau:
- Làm rõ lịch sử nguồn gốc của văn bản
- Khảo sát, nghiên cứu về văn bản từ đó đánh giá và rút ra một số nhậnxét về văn bản
- Đưa ra giải pháp, kiến nghị nhằm phát huy những giá trị tích cức vàkhắc phục hạn chế trong cách soạn thảo và quản lý văn bản
4 Lịch sử nghiên cứu
- Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản –
TS Lê Văn In, TS Nghiêm Kỳ Hồng, Ths Đỗ Văn Học
- Kỹ thuật soạn thảo văn và quản lý văn bản – Ths Trần Thị ThuHương
- Giáo trình Quản trị văn phòng – Nghiêm Kỳ Hồng
5 Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu sử dụng các phương pháp khác nhau như: Khảo sát thực
tế, nghiên cứu tài liệu, quan sát để đạt được mục đích và thực hiện những nhiệm
vụ mà nghiên cứu đã đạt được
6 Những đóng góp mới về mặt khoa học của bài nghiên cứu
Bài nghiên cứu đã tổng hợp, khái quát những đặc điểm của văn bản
Từ góc độ nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn bài nghiên cứu bước đầuđưa ra giải pháp và kiến nghị cơ bản nhằm phát huy những giá trị tích cực vàhạn chế tiêu cực của công tác soạn thảo và quản lý văn bản
7 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đềtài được chia làm 3 chương:
Chương I: Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản Chương II: Thực trạng quản lý văn bản tại Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.
Chương III: Một số giải pháp chung nâng cao chất lượng.
Trang 8CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN
1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính.
1.1 Khái niệm văn bản.
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tinbằng ngôn ngữ ( hay một loại kí hiệu ) nhất định Văn bản được hình thành trongnhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống
xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiệnkhác nhau
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoànchỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới 1 mục tiêu giao tiếpnhất định
1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản
lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hànhtheo thẩm quyền được Nhà nước quy định Về mặt quy trình ban hành: văn bảnquản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định Vềmặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh cácmối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau
và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
1.3 Khái niệm văn bản hành chính.
Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính ápdụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hànhchính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các côngviệc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặcxác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật,được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan
Trang 9cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành.
Văn bản hành chính là phượng tiện không thể thiếu được trong các hoạtđộng tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị,
xã hội Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quyphạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quannhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạmpháp luật
2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước
2.1 Văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là văn bản pháp quy là một hìnhthức pháp luật thành văn ( văn bản pháp ) được thể hiện qua các văn bản chứađược các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhận cá thẩm quyền ban hành
để điều chỉnh các quan hệ xã hội Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật năm 2008 của Việt Nam thì văn bản quy phạm pháp luật là vănbản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền,hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong đó có quy tắc xử sự chung, cóhiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh cácquan hệ xã hội
Trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, có các loại văn bảnquy phạm pháp luật gắn với thẩm quyền ban hành như sau:
- Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội
- Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội
- Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước
- Nghị định của Chính phủ
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao
- Thông tư của Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao
- Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước
Trang 10- Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chínhphủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội.
- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao với Việntrưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanngang Bộ với Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sátNhân dân Tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
- Chỉ thị, quyết định của Ủy ban nhân dân
2.2 Văn bản hành chính.
Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làmhai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường
2.2.2 Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứađựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhànước như triển khai, hưỡng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình,đánh giá kết quả… các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi,giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân… Vănbản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó khôngđược dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt Đây
là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm 2 loại chính:
Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hưỡng dẫn, đề án,
chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các
Trang 11loại giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu( phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
Văn bản không có tên loại: công văn hành chính.
2.2.3 Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là loại văn bản do một cơ quan nhà nước quản lýmột lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý mộtlĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước Những loại văn bản này liên quan đếnnhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế,văn hóa Ví dụ như: hóa đơn tài chính của Bộ Tài chính; bằng, chứng chỉ tốtnghiệp của Bộ Giáo dục – Đào tạo; bệnh án của Bộ Y tế; biểu bảng đo độ ẩmkhí tượng thủy văn,…
Loại văn bản này mang tính chất đặc thù về mặt thể thức và kỹ thuật trìnhbày Ngoài những thành phần chung áp dụng cho các loại văn bản quản lý nhànước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường có những thành phần khá đặcthù cho từng loại Kỹ thuật trình bày của văn bản chuyên ngành cũng vậy Các
cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo quyđịnh của cơ quan ban hành văn bản không được tùy tiện thay đổi thể thức và kỹthuật trình bày của chúng (theo mẫu quy định)
Thẩm quyền ban hành: Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền banhành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật
3 Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước.
3.1 Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của vănbản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năngkhác
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý
- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thốngquản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý
Trang 12- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệthống truyền đạt thông tin khác.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xãhội do pháp luật điều chỉnh Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại vàtruyền tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩmquyền trong đó Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọingười phải tuân theo Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràngbuộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân,
tổ chức
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản là
cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động củacác cơ quan tổ chức
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan Văn bản
và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơquan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan,
cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyềnhạn được giao
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý đểgiải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ
Trang 13- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thốngnhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cánhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh
- Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nộidung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành
Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quyđịnh pháp luật về nội dung và thể thức
4 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý nhà nước.
4.1 Yêu cầu về nội dung:
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyếtđịnh đến chất lượng của văn bản Nó chứa đựng những quy phạm, những thôngtin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Trong quá trình soạn thảonội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu sau:
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác
định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của vănbản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thếnào Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành vănbản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệuquả mang lại nó
Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời
và có tính dự báo cao
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộphận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung
- Bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề, không lạc đề
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần
Trang 14nâng cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễhiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổcập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học củavăn bản Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôngắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đốitượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhândân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp vềquyền và nghĩa vụ của công dân Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hànhkhảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo;lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ;
tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lựcnhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lýcủa các chủ thể pháp luật Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hànhdựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩmquyền do luật định Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đếnnhững vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự
kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tínhĐảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khảnăng thực thi Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu vềtrách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủthể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xãhội
4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết
Trang 15lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trịpháp lý cho văn bản Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy địnhthể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thànhphần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của vănbản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nộidung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người cóthẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đốivới những văn bản loại khẩn, mật).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính
4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ.
Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiệnngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vựcgiao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính Sử dụng văn phong hành chính– công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọnvẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng;tính khách quan – phi cá tính, tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự Cónhư vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhànước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng
để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý
4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạnthảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bảnphải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cấu thành củamột văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụng cácngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từngữ và sử dụng câu
Trang 16- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phongcách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp.
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu
sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp
Tiểu kết:
Trong chương I đã trình bày về những lý luận chung về công tác soạnthảo và quản lý văn bản Những nội dung này là cơ sở để triển khai những thựctrạng trong quản lý văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình HàngKhông ACC
Trang 17CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG
Đại hội đại biểu toàn quốc lần VI của ĐCSVN đã đề ra đường lối đổi mới,
mở ra một thời kỳ phát triển mới của đất nước ta Nghị quyết Đại hội tiếp tụckhẳng định hai nhiệm vụ chiến lược của cách mạng Viêt Nam trong giai đoạnnày là: Xây dựng và bảo vệ tổ quốc XHCN Trước yêu cầu và nhiệm vụ mới củacách mạng Việt Nam, trên cơ sở quán triệt quan điểm kết hợp quốc phòng vớikinh tế, Bộ quốc phòng đã chủ trương sắp xếp lại lực lượng, xây dựng lại chứcnăng, nhiệm vụ của một số đơn vị, một số ngành chuyên môn cho phù hợp vớiyêu cầu của tình hình mới
Ngày 6/11/1990, Thượng tướng Đào Đình Luyện, Thứ trưởng Bộ quốcphòng ký quyết định số 296/QĐ-QP thành lập xí nghiệp Khảo sát thiết kế vàXây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân
Tháng 10/1992, xí nghiệp khảo sát thiết kế và xây dựng công trình hàngkhông được tách thành 2 đơn vị là: Công ty xây dựng công trình hàng không–ACC và Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công trình Hàng không-ADCC, nhằmthực hiện các nhiệm vụ chuyên ngành
Ngày 13/3/1996, Tư lệnh quân chủng không quân số 101/BTL về việc