CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN BÌNH SƠN

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về soạn thảo và quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước nói chung, trong UBND huyện nói riêng. Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND huyện Bình Sơn; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản. Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng HĐNDUBND huyện Bình Sơn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản cho Văn phòng phục vụ công tác quản lý, điều hành trong giai đoạn hiện nay.

PHẦN I: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP Mục đích đợt thực tập: Thực tập cuối khóa nội dung quan trọng khóa học đào tạo cử nhân hành Học viện Hành Thơng qua đợt thực tập nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động Bộ máy Nhà nước thể chế hành Nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cẩu tổ chức quan; nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức quan nơi thực tập Nội dung thực tập: Theo Quy chế thực tập sinh viện Đại học Hành hệ quy (ban hành kèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 Giám đốc Học Viện Hành Chính Quốc Gia), sinh viên lớp Đại học Hành KS7 niên khóa 2006-2010 tiến hành đợt thực tập cuối khóa quan Hành Nhà nước từ ngày 15/3/2010 đến 14/5/2010 với nội dung thực tập cụ thể sau đây: - Thực tập cần nắm cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ quan thực tập; - Nắm vững quy trình cơng vụ quan quản lý Hành Nhà nước; - Nắm thủ tục hành chính, thể chế hành liên quan đến quan; - Thực hành kỹ hành với vai trò cơng chức quan hành Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà quan thực tập giao cho Báo cáo tình hình thực tập Em xin báo cáo tình hình thực thực tập sau -Nơi thực tập văn phòng ủy ban nhân dân huyện bình sơn Thời gian thưc tập:Từ ngày 15/3 đến 14/5/2010 Thời gian thực tập cụ thể Tuần (từ 15/3 đến 19/3): + Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn + Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập vấn đề “soạn thảo quản lý văn Văn phòng” Tuần (từ 22/3 đến 26/3): + Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định; + Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ làm việc UBND huyện Bình sơn, Văn phòng HĐND& UBND huyện Bình Sơn Tuần 3,4 (từ 29/3 đến 9/4): + Tìm hiểu quy trình cơng vụ thủ tục hành quan; + Được giao phân loại giấy tờ, công văn chuyển đến quan; công dân khiếu nại, tố cáo phận Tổng hợp để gửi cho văn thư + Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập Tuần 5,6 (từ 12/4 đến 23/4): + Tiếp tục thực hành kỹ hành phận Tổng hợp Văn phòng; + Tiếp cận với công tác soạn thảo văn Văn phòng q trình quản lý văn phận Văn thư, phận Tổng hợp + Viết thảo báo cáo thực tập Tuần (từ 26/4 đến 30/5): + Tiếp tục thực hành kỹ hành phận Tổng hợp Văn phòng; + Chỉnh sửa, bổ sung hồn thiện báo cáo thực tập; Tuần 8,9 ( từ 3/5đến 14/5): + Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt ký xác nhận; + Hồn thành báo cáo thực tập PHẦN II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHỊNG HĐND&UBND HUYỆN BÌNH SƠN 1.Giới thiệu chung huyện Bình Sơn 1.1 Đặc điểm tình hình chung: Bình Sơn huyện phía Bắc tỉnh Quảng Ngãi, chiều dài bờ biển 50 km, có cửa biển Sa Cần Sa Kỳ, địa hình bán sơn địa, diện tích tự nhiên 458 km 2, phía Bắc giáp huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam, phía Tây giáp huyện Trà Bồng, phía Nam giáp huyện Sơn Tịnh, phía Đơng giáp biển Đơng, có vị trí quan trọng việc phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh tỉnh Quảng Ngãi nói chung, huyện nhà nói riêng, Khu kinh tế Dung Quất có vai trò đặc biệt quan trọng việc tạo động lực phát triển kinh tế toàn tỉnh vung Dun hải Trung Tồn huyện có 25 xã, thị trấn, dân số 186.733 người, dân tộc Cor có 603 người; tơn giáo có 24.700 người Đời sống kinh tế chủ yếu nghề nông (chiếm 80%), điều kiện tự nhiên không thuận lợi, đời sống nhân dân nhiều khó khăn, bình qn thu nhập người dân 5.000.000đ/người/năm Là huyện có địa bàn rộng, dân số đơng nên tình hình an ninh trị, trật tự an tồn xã hội ln tiềm ẩn bất lợi, số lượng Việt kiều thăm quê, khách nước đến Khu kinh tế Dung Quất ngày tăng, tình hình tranh chấp, khiếu kiện nhân dân, tệ nạn xã hội xảy Đặt biệt từ có chủ trương Chính phủ đầu tư xây dựng khu kinh tế Dung Quất đô thị Vạn Tường đặt cho huyện nhiệm vụ nặng nề, thách thức không nhỏ việc quản lý nhà nước đất đai, mơi trường, tài ngun khống sản, đời sống dân cư, công tác quản lý, giải tạm trú cho công nhân, công tác đảm bảo an ninh trị, trật tự an tồn xã hội 1.2 Tình hình phát triển kinh tế- xã hội huyện Bình Sơn Tốc độ phát triển kinh tế tăng cao ổn định, bình quân tăng hàng năm khoảng 14,7%, cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, giảm tỷ trọng ngành nông nghiệp, tăng tỷ trọng ngành công nghiệp – xây dựng Thương mại - dịch vụ Kinh tế tăng trưởng với nhịp độ cao, bình quân giai đoạn 2006 – 2009 đạt 17,3%/năm Riêng năm 2009, tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 21,4% sơ với năm 2008, cao từ trước đến nay, cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng giảm nhanh tỷ trọng ngành nông – lâm ngư nghiệp, tăng mạnh ngành công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp thương mại dịch vụ Văn hóa xã hội có nhiều tiến bộ, quốc phòng an ninh giữ vững, trật tự an toàn xã hội ổn định Quy chế làm việc UBND Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn 2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức huyện Bình Sơn 2.1.1 Chức UBND huyện Bình sơn - UBND huyện Bình Sơn quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm đạo việc thi hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp Đồng thời đạo hoạt động quan UBND cấp xã, thị trấn thuộc UBND huyện - UBND huyện thực quản lý nhà nước điạ phương lĩnh vực Kinh tế, Nông – Lâm – Ngư, Thủy lợi đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, Giao thông vận tải, Khoa học công nghệ, Tài ngun mơi trường, Quốc phòng, An ninh, trật tự an tồn xã hội, sách dân tộc tơn giáo thi hành Pháp luật xây dựng quyền quản lý địa giới hành 2.2.2 Nhiệm vụ ủy ban nhân dân huyện Bình Sơn - Nhiệm vụ UBND huyện quy định điều 97-107 luật tổ chức HĐND&UBND năm 2003 cụ thể là: - Vừa thực chức quản lý hành quản lý kinh tế xã hội huyện - Đề kế hoạch phát triển kinh tế xã hội kế hoạch đầu tư, xây dựng cơng trình trọng điểm địa phương trình HĐND định - Đề kế hoạch huy động nhân lực, tài để giải vấn đề cấp bách địa phương biện pháp thực văn quan cấp Nghị HĐND huyện - Dự toán ngân sách toán ngân sách hàng năm quỹ dự trữ địa phương trình HĐND huyện định - Đề án thành lập,xác nhập, giải thể quan chuyên môn trực thuộc việc sáp nhập, chia tác, điều chỉnh địa giới hành địa phương - Quản lý trị văn hóa, An ninh quốc phòng huyện, chămthanh lo đời sống Đài truyền nhân dân địa bàn, đạo sản xuất kinh kinh doanh, phát triển Nông – Lâm – Ngư nghiệp dịch vụ Trung tâm VH-TT-TT - Tuyên truyền giáo PCT.dục Pháp luật, kiểm tra chấp hành Hiến pháp, Pháp luật Phòng Văn hóa &tổThơng XÃ cấp Nghị thực văn củaVĂN quan HĐND chức tin kinh tế, trị xã hội nhân dân địa phương Bảo đảm an ninh trật tự, an tồn xã hội thực Phòng LĐ-TB&XH nhiệm vụ xây dựng lực lượng quốc phòng tồn dân, quản lý hộ tịch hộ địa phương Phòng Giáo dục & Đào tạo PCT NÔNG NGHIỆP 2.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Bình Sơn Phòng NN&PTNT Phòng Nội vụ Văn phòng HĐND & UBND CHỦ TỊCH Phòng Tư Pháp Phòng Tài ngun & Mơi trường PCT DUNG QUẤT Phòng Cơng thương Thanh tra huyện Phòng Tài – Kế hoạch PCT KINH TẾ Phòng Y tế BQL DA Đầu tư Xây dựng Ban Bồi thường, DCD&GPMB Ban Quản lý Cụm Công nghiệp Trạm Khuyến nông huyện Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình sơn 3.1.Vị trí Chức Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Sơn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn quan chun mơn, máy giúp việc HĐND&UBND huyện Bình Sơn ; Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có chức giúp UBND huyện Bình Sơn điều hồ, phối hợp hoạt động chung Phòng, Ban, ngành, UBND xã, thị trấn thuộc huyện; tham mưu, giúp UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn đạo, điều hành hoạt động địa phương; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn; Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có tư cách pháp nhân, có dấu riêng mở tài khoản Kho bạc Nhà nước theo quy định pháp luật 3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Trình UBND huyện Bình Sơn chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND huyện Bình Sơn Đơn đốc, kiểm tra Phòng, Ban, UBND cấp xã việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn; sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra cơng tác phối hợp Phòng, Ban, UBND cấp huyện theo quy định pháp luật; -Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; - Trình UBND huyện Bình Sơn quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng HĐND& UBND huyện Bình Sơn; - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân cơng Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn ; theo dõi, đơn đốc Phòng, Ban, soạn thảo, chuẩn bị đề án phân cơng phụ trách; - Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn Phòng, Ban trước trình UBND Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn xem xét, định; - Chủ trì, phối hợp với Phòng Nội vụ quan chun mơn trình UBND huyện Bình Sơn ban hành tiêu chuẩn chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Sở; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân UBND cấp huyện; - Giúp UBND Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn giữ mối quan hệ phối hợp cơng tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, UB Mặt trận Tổ quốc huyện Bình Sơn, đồn thể nhân dân huyện Bình Sơn, Đồn đại biểu Quốc hội huyện quan, tổ chức đóng địa bàn địa phương; - Tổ chức cơng bố, truyền đạt định, Chỉ thị UBND huyện Bình Sơn; văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp UBND huyện phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn Ủy ban nhân dân cấp xã; - Quản lý thống việc ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn; cơng tác cơng văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hố hành nhà nước UBND huyện Bình Sơn; - Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng UBND huyện Bình Sơn; - Hướng dẫn Văn phòng Phòng, Ban, UBND cấp xã nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành nhà nước theo quy định pháp luật; - Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng HĐND & UBND huyện theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch UBND huyện; - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động UBND, Chủ tịch UBND huyện tổ chức có liên quan theo quy định UBND huyện; -Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Sơn; Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý UBND huyện Bình Sơn; - Thực nhiệm vụ khác UBND Chủ tịch UBND huyện Bình Sơn giao 3.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế chế độ làm việc Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn Sơ đồ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn Chánh Văn phòng P.Văn phòng VX CV Tổng hợp CV Nội P.Văn phòng KT CV Dung Quất CV Văn xã CV Kinh tế CV Nông nghiệp CV Văn thư CV Công nghệ thông tin - Nguyên tắc hoạt động: Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn hoạt động, làm việc theo chế độ Thủ trưởng sở đường lối chủ trương, Nghị Đảng, sách, pháp luật, quy định Nhà nước, tuân thủ đạo, điều hành UBND huyện Thường trực HĐND huyện, chịu đạo, định hướng, quán triệt thường xuyên tư tưởng trị Cấp uỷ Chi hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ Văn phòng UBND tỉnh; tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy cao độ tinh thần đoàn kết, thực nghiêm túc quy chế dân chủ sở * Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Chánh Văn phòng UBND huyện Bình Sơn: Ngồi việc thực quy định trách nhiệm, phạm vi giải công việc Ủy viên UBND huyện, UBND huyện giao cho Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện (sau gọi tắt Chánh Văn phòng) có nhiệm vụ sau: Giúp chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện nắm tình hình hoạt động Ủy ban nhân dân huyện, quan chuyên môn Ủy ban nhân dân cấp xã hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng địa phương; tổng hợp tình hình hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện báo cáo họp giao ban hàng tuần Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện: đề xuất với Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện việc phân công quan chuyên môn nghiên cứu, báo cáo vấn đề chủ trương sách chế quản lý Tổ chức việc cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, điều hành Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Thống quản lý sử dụng mạng tin học Ủy ban nhân dân huyện, ứng dụng công nghệ tin học để nâng cao hiệu công tác quản lý hành trao đổi thơng tin quan hành nhà nước địa phương Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực định, thị, văn đạo Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân huỵện biện pháp nâng cao hiệu lực, hiệu thực Xây dựng, trình Uỷ ban nhân dân huyện thông qua quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện giúp Ủy ban nhân dân huyện theo dõi, kiểm điểm việc thực Quy chế làm việc Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phối hợp xây dựng Quy Chế phối hợp công tác Ủy ban nhân dân huyện với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện *Quan hệ phối hợp công tác UBND huyện Bình Sơn - Trong hoạt động mình, Ủy ban nhân dân huyện phải giữ mối quan hệ thường xuyên với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, quan có liên quan Trung ương, tỉnh, quan Đảng, Hội đồng nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam đoàn thể nhân dân cấp huyện - Ủy ban nhân dân huyện phối hợp chặt chẽ với Thường trực Hội đồng nhân dân huyện việc chuẩn bị chương trình, nội dung làm việc kỳ họp Hội đồng nhân dân, cá báo cáo, đề án trình hội đồng nhân dân; giải vấn đề nảy sinh trình thực nghị Hội đồng nhân dân nhiệm vụ kinh tế - xã hội địa phương; nghiên cứu giải theo thẩm quyền kiến nghị Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân; trả lời chất vấn đại biểu Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện phối hợp chặt chẽ với ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam đoàn thể nhân dân cấp huyện chăm lo, bảo vệ lợi ích đáng nhân dân, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố quyền vững mạnh, tự giác thực chủ trương, sách, pháp luật nhà nước Uỷ ban nhân dân thành viên Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm giải trả lời kiến nghị Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam đoàn thể nhân dân cấp huyện -Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân huyện việc đấu tranh phòng, chống tội phạm, hành vi vi phạm Hiến pháp pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương hành chính, tuyên truyền giáo dục pháp luật; thực mục tiêu kinh tế - xã hội chủ trương, sách Đảng, Nhà nước PHẦN III: BÁO CÁO CHUYỀN ĐỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHỊNG HĐND&UBND HUYỆN BÌNH SƠN Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Hiện hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Trên thực tế công tác soạn thảo quản lý văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn ban hành trái thẩm quyền; văn sai thể thức thủ tục hành chính; văn khơng có tính khả thi,… văn đã, gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Qua thời gian thực tập UBND huyện Bình Sơn em có dịp tìm hiểu cơng tác soạn thảo quản lý văn UBND huyện Bình Sơn Tuy nhiên, giới hạn thời gian lực cá nhân, báo cáo chuyên đề tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo quản lý văn phòng HĐND&UBND Huyện Bình Sơn” Đây vấn đề quan tâm Văn phòng UBND huyện có vai trò quan trọng cơng tác lãnh đạo, điều hành quản lý UBND huyện Do em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo yêu cầu học viện trình thực tập UBND huyện Bình sơn Mục đích, nhiệm vụ đề tài - Hệ thống hóa sở lý luận soạn thảo quản lý văn quan nhà nước nói chung, UBND huyện nói riêng - Khảo sát thực tiễn công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND huyện Bình Sơn; phân tích kết đạt được, mặt tồn bất cập; nội dung cần hồn thiện cơng tác soạn thảo quản lý văn - Từ kết khảo sát thực tế, vận dụng sở khoa học soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn cho Văn phòng phục vụ cơng tác quản lý, điều hành giai đoạn Đối tượng, phạm vi phương pháp nghiên cứu đề tài - Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn phương diện lý luận thực tiễn - Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa tài liệu thu thập được… Chương II: PHẦN NỘI DUNG 10 Qua báo cáo tổng kết tình hình thực nhiệm vụ cơng tác năm 2009, phương hướng nhiệm vụ cơng tác năm 2010 Văn phòng, năm 2009 Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo ban hành 6082 Quyết định, 240 Thông báo, 184 Báo cáo, 152 tờ trình,… Công tác soạn thảo trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành Trình tự soạn thảo ban hành văn hành Văn phòng đảm bảo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Qua Văn phòng cụ thể hóa quy định vào hoạt động mình, trình soạn thảo văn hành Văn phòng bao gồm bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi chuyên viên phân công soạn thảo văn bản, phải xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan tới nội dung văn (thông tin khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo thông tin pháp luật) Bước 2: Soạn thảo văn Đảm bảo thể thức theo quy định soạn thảo văn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo đề xuất với người lãnh đạo quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hồn chỉnh thảo Bước 3: Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Bước 4: Đánh máy, nhân Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định mục “Nơi nhận” văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định người lãnh đạo quan Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh Bước 5: Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo Chánh Văn phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 6: Ký thức văn Văn hồn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công người đứng đầu quan (người duyệt thảo) Bước 7: Phát hành văn văn thư quan 16 Văn sau ký thức chuyển cho văn thư quan, cán văn thư thực công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào sổ công văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Lưu văn phát hành: văn lưu hai chính: lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Văn phòng UBND Bình Sơn soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn Văn phòng UBND huyện dựa nguyên tắc sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn phải chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng nhân dân (phạm vi đối tượng hành vi cần điều chỉnh; mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…) Ngoài ra, văn phải ban hành pháp lý, thẩm quyền, nội dung văn phải phù hợp với quy định pháp luật phải ban hành thể thức kỹ thuật trình bày Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng văn hành phải rõ ràng, xác khơng làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác Diễn đạt ý tứ phải theo trình tự hợp lý, ý trước sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý lạc đề Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn hành phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn hành phải phù hợp với trình độ, khả người thực thi, phải phù hợp với thực tế sống, định đưa trở thành thực * Trong thời gian thực tập văn phòng em tìm hiểu nắm nhiều thơng tin bổ ích, em thấy tầm quan trọng công tác soạn thảo văn bản, cơng tác soạn thảo văn văn phòng HĐND&UBND huyện tuân thủ theo quy trình, trình tự bước soạn thảo, qua tiếp xúc thực tế em văn phòng giao cho soạn thảo số văn bước đầu tiếp cận với công tác soạn thảo văn văn phòng, qua tiếp xúc với cơng việc thực tế em có nhận xét sau: 17 Trong cơng tác soạn thảo văn để giải cơng việc Văn phòng, Văn phòng theo dõi quan chuyên môn thuộc UBND việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng dự án khác) tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án Qua em thấy vai trò Văn phòng UBND huyện vơ quan trọng đặc biệt văn soạn thảo trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo quy định pháp luật sở quan trọng cho định huyện đảm bảo Thế vấn đề đặt cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng văn soạn thảo Thời gian năm 2009 Văn phòng soạn thảo 6082 Quyết định, tất Quyết định giải cụ thể cơng việc khác nhau, mà tồn nội dung như: sửa đổi định cũ UBND ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất xã, thị trấn địa bàn huyện… Do em thấy cần đặt yêu cầu quan trọng công tác soạn thảo văn cần phải xác định nội dung cần soạn thảo đảm bảo đắn, xác, khơng trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định Như đảm bảo số lượng chất lượng văn soạn thảo trước ban hành để giải công việc cụ thể UBND huyện Bình sơn 2.2 Tình hình quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình sơn Quan điểm công tác văn thư Công văn Cục lưu trữ Nhà nước số 55CV/TCCB ngày 01/3/1991 việc hướng dẫn thực Quyết định số 24 – CT Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Cơng tác văn thư tồn trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích công tác văn thư bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện soạn thảo, quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn thư phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu quả” Theo khái niệm chung: công tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước; báo cáo, liên hệ quan, tổ chức, ngành, cấp trình hoạt động quan, tổ chức Do đó, ta thấy cơng tác văn thư có ý nghĩa lớn hoạt động quan, tổ chức Công tác giúp cho việc giải cơng việc nhanh chóng, xác quy định, ngun tắc; góp phần tiết kiệm cơng sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; tiền đề lưu trữ văn theo quy định pháp luật 18 *Qua thời gian thực tập quan tâm lãnh đạo hướng dẫn nhiệt tình anh chị văn phòng em tìm hiểu thấy rõ cơng tác quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình sơn: Văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn quản lý Bộ phận Văn thư quan Bộ phận văn thư có chức giúp Chánh Văn phòng quản lý tồn hoạt động hành (Hành chính, Văn thư) Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu đạo, điều hành tập trung thống UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện Việc quản lý văn phận văn thư đảm bảo yêu cầu trình tự, thủ tục quy định cụ thể Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Trong báo cáo Văn phòng UBND huyện năm 2009 phận văn thư quan nhận 10037 Công văn đến chuyển 9986 Cơng văn đi, ngồi thực y hàng trăm loại tài liệu, văn khác Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn quan giúp HĐND-UBND huyện quản lý hành chính, giải việc tranh chấp địa bàn thành phố nên văn hàng ngày đến quan nhiều như: văn quan cấp gửi (văn Chính phủ, văn UBND tỉnh), quan cấp văn quan có liên quan gửi đến thư từ người dân Tại văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn cơng tác tổ chức quản lý văn đi, đến tương đối chặt chẽ Việc quản lý văn đơn vị thống nhất, đảm bảo yêu cầu xác, kịp thời, bảo mật 2.2.1 Đối với quản lý văn đến Công văn đến tất công văn, giấy tờ đơn vị nhận từ nơi khác gửi đến Nhìn chung số lượng văn đến quan tương đối nhiều, văn đến có ngày, tháng, năm nhân viên Văn thư xếp lại thành giấy nhỏ tập công văn ghi ngày, tháng, năm văn đến Tất tập để bìa cứng ghi bên tên loại văn đựng Sau năm nhân viên Văn thư cất vào tủ gọi tủ đựng hồ sơ, tài liệu Quy trình tiếp nhận giải văn đến UBND huyện Bình Sơn tuân theo trình tự quy định rõ ràng cụ thể Nghị định 110, bao gồm bước sau: Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận văn đến: ngày quan tiếp nhận văn chủ yếu qua đường bưu điện, quan, đơn vị khác tự đưa đến, số lại gửi trực tiếp Fax Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến quan, nhân viên Văn thư trực tiếp nhận văn kiểm tra xem văn có phải gửi đến quan hay khơng, kiểm tra số lượng đủ chưa kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách khơng Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: sau nhận văn đến, cần phải phân loại sơ loại phải đăng ký (tất công văn, giấy tờ gửi quan, gửi cho thủ trưởng 19 quan người có chức vụ lãnh đạo quan), loại đăng ký (tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí, tin) Sau bóc bì cơng văn, nhân viên Văn thư tiến hành đóng dấu đến cơng văn, dấu đến đóng vào góc trái, trang đầu số ký hiệu văn Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến: nhằm xác định văn chuyển đến quan vào ngày để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến lưu trữ văn Mẫu dấu đến Văn phòng HĐND-UBND huyện Bình Sơn Theo phụ lục I dấu “đến”( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước )thì mẫu dấu đến minh họa sau: 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ……………… Ngày: ………… Chuyển: ……………………… Đăng ký công văn đến: số lượng cơng văn đến Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Sơn nhiều nên việc đăng kí văn đến thực phần mềm eoffice, qua thời gian thực tập quan, quan tâm lãnh đạo em tham gia vào công việc đăng kí văn đến quan, em trực tiếp vào sổ đăng kí cơng văn đến quan Bước 2: Trình chuyển giao văn đến Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Chuyển giao văn đến: văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, đối tượng chặt chẽ Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo UBND có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Các Phó chủ tịch UBND huyện giao trực tiếp giải văn đến theo ủy nhiệm 20 Chủ tịch UBND huyện văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến lãnh đạo quan giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan Lãnh đạo quan giao Chánh Văn phòng người giao trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xem xét tồn văn đến, báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp - Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trong công tác quản lý văn đến UBND huyện Bình Sơn, phận văn thư Văn phòng UBND & HĐND đóng vai trò quan trọng Việc đảm bảo quản lý văn đến quan cách thống nhất, nhanh chóng kịp thời cung cấp thơng tin cho định hành Văn phòng nói riêng UBND huyện nói chung 2.2.2 Đối với quản lý văn Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự quản lý văn văn thư văn phòng HĐND&UBND huyện tuân thủ theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005 Theo đó, văn như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thơng báo, Cơng văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị… Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa quan, đơn vị hay tổ chức để gửi ngồi nội quan phải Chủ tịch, Phó Chủ tịch người có thẩm quyền ký thức, sau phải chuyển qua phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Tất công văn phải lấy số riêng cho loại Khi ghi ngày, tháng, năm văn ngày 10 tháng phải thêm số vào phía trước Cụ thể trình tự bước quản lý văn Văn phòng UBND &HĐND huyện Bình Sơn tn theo thứ tự sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày , tháng, năm văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Sau văn kiểm tra đảm bảo yêu cầu thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày nhân viên văn 21 thư thực ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Văn hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân cho trình giải công việc Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Bước 2: Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đóng dấu quan: Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu độ khẩn (''hoả tốc'' (kể ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' ''Khẩn'') văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Việc đóng dấu độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu tài liệu thu hồi văn thực theo quy định lại điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bước 3: Đăng ký văn Nhân viên Văn thư phải vào sổ tất loại công văn gửi Đối với UBND huyện Bình Sơn quan ban hành nhiều công văn, giấy tờ nên lập nhiều sổ đăng ký công văn đi, để tiện cho việc ban hành văn dễ dàng nhanh chóng - 01 sổ đăng ký Quyết định - 01 sổ đăng ký loại công văn thường - 01 sổ đăng ký thư mời - 01 sổ đăng ký phiếu chuyển - 01 sổ đăng ký báo cáo Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn chỉnh thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Bước 5: Lưu văn 22 Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Có thể thấy văn quan nói chung, Văn phòng nói riêng sở pháp lý quan trọng, thông tin phản ánh trách nhiệm, nhiệm vụ mà quan quan tâm, giải Việc quản lý văn góp phần đảm bảo yêu cầu thông tin cho quản lý, cho định biểu hiệu giải công việc cụ thể quan Do đó, cần quan tâm công tác quản lý văn Văn phòng UBND &HĐND huyện để nâng cao hiệu định hành 3.Những hạn chế công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND &HĐND huyện Bình Sơn Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện nêu phần thấy kết đáng ý hoạt động ban hành, định Văn phòng nói riêng UBND huyện nói chung Đạt thành tựu công tác soạn thảo quản lý văn bước tiến mới, hướng q trình quản lý, điều hành Văn phòng thực nhiệm vụ Qua nâng cao hiệu giải công việc soạn thảo ban hành văn bản, việc quản lý văn yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Một văn soạn thảo quản lý cách chặt chẽ, thống Văn phòng Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn giấy tờ xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND huyện Thế nhưng, bên cạnh kết đạt vậy, công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện tồn nhiều thiếu sót, hạn chế sau: 3.1 Đối với công tác soạn thảo văn - Về xác định thẩm quyền ban hành văn nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Văn phòng chưa thống Trong q trình soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành công văn, tờ trình lại ban hành thơng báo, giấy mời… Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế Như vậy, hạn chế nhỏ, đòi hỏi Văn phòng UBND thành phố quan tâm đạo phận chuyên môn, trọng 23 đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: văn soạn thảo Văn phòng nhìn chung tuân thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hoàn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Các chủ thể, quan giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Cơng tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn phận chưa tiến hành thường xun Chính vậy, có kiến nghị sửa đổi, bổ sung sai sót, bất cập văn ban hành, hệ làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn phòng chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý - Về văn phong, ngôn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn Văn phòng phận soạn thảo, phận có chuyên viên phụ trách lĩnh vực cụ thể Việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ lĩnh vực nên chuyên viên soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ quản lý, điều hành người lãnh đạo Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực 3.2 Đối với công tác quản lý văn - Việc quản lý văn đến, quan thực thủ công, tiếp nhận công văn đến phận văn thư phải ghi vào sổ thực lưu máy vi tính tiện cho việc tra cứu Điều đảm bảo tính hệ thống, chặt chẽ quản lý văn thiết nghĩ cần phải đại hóa cơng tác văn thư đê xây 24 dựng hệ thống quản lý văn đại, thống nâng cao hiệu thông tin Văn phòng - Bộ phận văn thư quan có trách nhiệm quản lý văn bản, việc lưu trữ văn phòng Nội vụ đảm nhiệm từ tháng 11/2008 nên thời gian đầu gặp khó khăn trước văn thư có lưu trữ văn bản, phận, đơn vị liên hệ văn cần tìm phận nảo quản lý, lưu trữ… Điều gây chồng chéo, chưa thống công tác văn thư lưu trữ quan - Bộ phận văn thư quan có cán với yêu cầu cơng việc có khối lượng lớn nhiều giải chưa nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến định quản lý quan Do đó, vần đề đặt cần nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể nhằm giải cơng việc cách có hệ thống, hiệu - Các phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu máy hút ẩm, bình chữa cháy… dẫn đến tài liệu chưa bảo quản tốt * Nguyên nhân hạn chế - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo quản lý văn bản: phương tiện sử dụng vào q trình giới hóa tự động hóa việc soạn thảo quản lý văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu mức lạc hậu - Lề lối làm việc quan nhà nước thể rõ chế quan liêu, bao cấp sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn chất lượng thơng tin chứa thấp, nhiều văn trùng lặp, thừa, khơng có hiệu lực - Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi - Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp với thực tế giai đoạn ứng dụng rõ ràng phương tiện kỹ thuật đại vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Số lượng biên chế Văn phòng thiếu, biên chế cho phận nghiên cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), chuyên viên theo dõi nhiều lĩnh 25 vực dẫn đến công việc tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao - Sự nhận thức chưa đầy đủ nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán quản lý, soạn thảo vai trò, chức văn hệ thống văn Năng lực, trình độ cán cơng chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra xử lý văn nhiều hạn chế; việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa đạt hiệu cao, chưa trọng Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND &HĐND huyện Bình Sơn Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng q trình quản lý, điều hành quan ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình sơn 4.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng HĐND&UBND huyện cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND huyện chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó, đặc biệt Văn phòng đơn vị nhỏ UBND huyện Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái qt quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; 26 Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt 4.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức u cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm q trình thực văn mà điều tiết, phân công công việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường 4.3 Đảm bảo nội dung văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND & HĐND huyện Bình Sơn soạn thảo ban hành nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với 27 kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa 4.4 Thực tốt cơng tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu cơng cụ truyền đạt thơng tin quản lý Văn phòng nói riêng UBND huyện nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan 4.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán công chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật 28 hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán cơng chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND huyện phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND & HĐND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội Chương III: PHẦN KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thông tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn UBND huyện Bình Sơn ban hành có đóng góp khơng nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương, điều khơng phủ nhận Thế nhưng, việc soạn thảo quản lý văn UBND huyện bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Trong báo cáo chuyên đề em tập trung vào “công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Bình Sơn” nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động Văn phòng Qua đánh giá công tác soạn thảo quản lý văn đây, chuyên đề đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc soạn thảo quản lý văn hành thơng thường mà Văn phòng thường xun ban hành Song, giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Mà văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, Văn phòng nói riêng UBND huyện Bình Sơn nói chung mà cán cơng chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải cơng việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thông qua việc ban hành văn quản lý nhà nước Chỉ có đâu cán cơng chức lòng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành 29 30 ... hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND huyện Bình Sơn 2.1 Tình hình soạn thảo văn Văn phòng UBND huyện Bình Sơn Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn Văn phòng HĐND& UBND huyện. .. phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan... thi việc quản lý văn quan 4.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn : cần