Tìm hiểu về tổ chức và điều hành văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Sơn

Khi đến thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Sơn với một đề tài như thế thì mục tiêu đặt ra đó là: khảo sát, tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả về công tác tổ chức và điều hành tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Sơn trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Hành văn phòng đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học.Trong trình quản lý nhà nước, hành văn phòng vừa phương tiện, vừa sản phẩm q trình đó, dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại Trong thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội đặc biệt công cải cách hành Nhà nước giai đoạn Trong cơng cải cách hành Văn phòng quan hành nhà nước ln quan đầu, tiên phong, để làm điều máy tổ chức điều hành Văn phòng phải vững chắc, phù hợp với chức nhiệm vụ Đúng với chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi tham mưu, giúp đỡ phòng, ban giúp việc cho UBND huyện thực tốt nhiệm vụ giao, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động Quyết định HĐND UBND huyện, hoàn thành tốt cơng việc mà cấp giao Điều nói lên công tác tổ chức điều hành Văn phòng tương đối hồn thiện nhiên số khuyến điểm cần khắc phục Chính lý nên chọn đề tài “Tìm hiểu tổ chức điều hành văn phòng” Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn để làm Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Với phương châm đào tạo ‘học phải đôi với hành” “lý luận phải gắn liền với thực tiễn, nhà trường phải gắn liền với xã hội” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ln xem ba yếu tố có liên kết, quán trình đào tạo, sở đào tạo nước đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng bậc Cao đẳng Đại học nhằm cung cấp thêm nguồn nhân lực cho phát triển xã hội đất nước Hàng năm, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên khóa kiến tập thực tập để giúp sinh viên có điều kiện tiếp thu, trâu dồi thêm kiến thức thực tiễn đồng thời giúp cho sinh viên không bị bỡ ngỡ trường; trang bị cho kỹ nghề nghiệp để thực tốt nhiệm vụ giao Được đồng ý, chấp thuận giúp đỡ nhà trường Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn (tỉnh Quảng Ngãi), tơi nhận vào thực tập quan thời gian tháng từ ngày 12/01/2016 đến ngày 19/3/2016 Mục tiêu đề tài Khi đến thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn với đề tài mục tiêu đặt là: khảo sát, tìm hiểu, đánh giá, nhận xét đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tổ chức điều hành Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài hoạt đồng tổ chức máy Văn phòng, cơng tác tổ chức Hội nghị, họp, tổ chức chuyến công tác, Lịch công tác tuần, công tác quản lý trang thiết bị, công tác quản lý văn đến, công tác quản lý dấu, Văn phòng HĐND UBND huyện Bìn Sơn, tỉnh Quảng Ngãi SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Nguồn gốc tài liệu nghiên cứu Để phục vụ cho trình nghiêm cứu làm Báo cáo thực tập Tốt nghiệp tơi có tham khảo số tài liệu sau: Các giáo trình Quản trị văn phòng – GS.TS Nguyễn Thành Đơ – NXB: Lao động - Xã hội – năm 2005; Giáo trình Tổ chức điều hành hoạt động công sở- Nguyễn Văn Thâm – NXB: Chính trị Quốc gia – Năm 2003…và số tài liệu từ trang websile khác Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính;Quyết định số 25/2011/QĐ-UBND ngày 19/10/2011 UBND tỉnh Quảng Ngãi việc ban hành quy định hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày ban hành văn hành tỉnh Quảng Ngãi; Các Quyết định UBND huyện Bình Sơn như: Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 06/4/2015 UBND huyện Bình Sơn việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy, biên chế mối quan hệ công tác Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Bình Sơn; Quyết định số: 3146/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2015 UBND huyện Bình Sơn việc phân công nhiệm vụ thành viên UBND chế điều hành Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện nhiệm kỳ 2011-2016, Ngồi Giáo trình Thơng tư, Quyết định tơi tham khảo số tài liệu sau: Các Báo thực tập tốt nghiệp của: Trần Thị Bé Xin lớp QTVPK6F Trường Địa học Nội vụ Hà Nội sở miền Trung; Đồng Thị Mỹ Trang lớp QTVP K33B Trường Cao đẳng Văn hoá - Nghệ thuật & Du lịch Nha Trang, … SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Lịch sử vấn đề nghiên cứu Hiện có nhiều nghiên cứu Văn phòng đề tài sâu vào tổ chức điều hành văn phòng có Phương pháp nghiên cứu Để thực tốt đề tài tiến hành sử dụng số phương pháp sau: Phương pháp quan sát, phương pháp ghi chép, phương pháp vấn, phương pháp tổng hợp phương pháp so sánh, đánh giá, đối chiếu Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn Đảng, Nhà nước; tài liệu lưu trữ Văn phòng tạp chí chuyên ngành Bố cục đề tài Nội dung đề tài gồm có phần: Phần I Khảo sát cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi Phần II Chuyên đề tự chọn: công tác tổ chức điều hành văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng NỘI DUNG Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG HĐND VÀ UBND HUYỆN BÌNH SƠN, TỈNH QUẢNG NGÃI Một vài nét huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi Huyện Bình Sơn huyện đồng phía Đơng Bắc tỉnh Quảng Ngãi, phía Bắc tiếp giáp với huyện Núi Thành (tỉnh Quảng Nam), phía Nam tiếp giáp với huyện Sơn Tịnh thành phố Quảng Ngãi, phía Tây tiếp giáp với huyện Trà Bồng phía Đơng giáp với biển Đơng Với diện tích 466,77 Km 2, dân số 180045 người, mật độ dân số 386 người/Km huyện có 25 xã, thị trấn có 99 thơn, tổ dân phố Châu Ổ thị trấn huyện, đồng thời địa hình phức tạp vừa nằm ven biển có đồng miền núi nên huyện có nhiều điều kiện để phát triển kinh tế - xã hội Kinh tế chủ yếu huyện nông, địa bàn huyện có KKT Dung Quất đầu tư xây dựng vào hoạt động có số dự án lớn quan trọng Nhà máy lọc dầu, Nhà máy công nghiệp nặng Doosan, Nhà máy nhựa Polypropylen, Nhà máy đóng tàu, Nhà máy BioEthanol Từ vị trí tỉnh thu hút trực tiếp vốn đầu tư nước xếp thứ 37 nước, Quảng Ngãi vươn lên thành tỉnh có đầu tư FDI xếp thứ 11 nước trở thành tỉnh thu hút FDI cao nước năm 2006 Tính đến năm 2016 Khu Kinh tế Dung Quất có tổng cộng có 112 DA cấp chứng nhận đăng ký đầu tư với tổng vốn: 114.022 tỷ Đồng (tương đương 6,9 tỷ USD) Ngồi có 35 DA chấp thuận đầu tư với tổng vốn: 48.623 tỷ đồng (tương đương 2,95 tỷ USD), có 50 dự án hoạt động tốt (gồm dự án Lọc hóa dầu Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, dự án công nghiệp nặng Doosan, dự án chế biến dăm gỗ, sản xuất đồ gia SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng dụng từ gỗ, dự án khai thác cảng số dự án làm cho dịch vụ Nhà máy lọc dầu, cho thuê văn phòng - kho bãi, vận chuyển…) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức củaUBND huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi Là quan hành địa phương UBND huyện Bình Sơn giữ vài trò quan trọng việc thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn địa bàn huyện đạt chất lượng hiệu cao: 2.1 Chức Theo Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 UBND huyện Bình Sơn HĐND huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, HĐND huyện UBND tỉnh Quảng Ngãi Tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa bàn huyện Quyết định vấn đề huyện phạm vi phân quyền, phân cấp theo quy định Luật quy định khác pháp luật có liên quan Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan hành nhà nước cấp ủy quyền.Kiểm tra, giám sát tổ chức hoạt động quyền địa phương cấp xã Chịu trách nhiệm trước quyền địa phương cấp tỉnh kết thực nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương huyện Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ Nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh địa bàn huyện SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Căn Luật Tổ chức quyền địa phương Quốc hội thơng qua ngày 19/6/2015 UBND huyện có nhiệm vụ tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân huyện xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện định nội dung sau: Ban hành Nghị vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Hội đồng nhân dân huyện; Quyết định biện pháp thực nhiệm vụ quốc phòng, an ninh; biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng phạm vi phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân địa bàn huyện theo quy định pháp luật; Quyết định biện pháp để thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp; định việc phân cấp cho quyền địa phương, quan nhà nước cấp thực nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương huyện; Quyết định thành lập, bãi bỏ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn năm huyện, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất huyện trước trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phân bổ dự toán ngân sách huyện; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trường hợp cần thiết; phê chuẩn toán ngân sách địa phương Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án huyện theo quy định pháp luật; SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành, lĩnh vực địa bàn huyện phạm vi phân quyền; Quyết định biện pháp quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên lòng đất, nguồn lợi vùng biển nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; biện pháp bảo vệ cải thiện mơi trường, phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão, lụt địa phương theo quy định pháp luật; Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học trung học sở; biện pháp phát triển nghiệp văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịch bệnh, thực sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện pháp phát triển việc làm, thực sách ưu đãi người có cơng với cách mạng, sách bảo trợ xã hội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp bảo đảm việc thực sách dân tộc, tơn giáo địa bàn huyện theo quy định pháp luật; Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tổ chức thực ngân sách huyện; thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sơng hồ, tài ngun nước, tài ngun khống sản, nguồn lợi vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường địa bàn huyện theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, hành SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng tư pháp, bổ trợ tư pháp nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, quan, tổ chức khác thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện 2.3 Cơ cấu tổ chức Theo Luật Tổ chức quyền địa phương UBND huyện gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên UBND Tại UBND huyện Bình Sơn có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 02 Ủy viên - Đồng chí Võ Đình Trà - Chủ tịch UBND huyện: - Đồng chí Đồn Hà n – Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Kinh tế - Đồng chí Lương Kim Sơn – Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách địa bàn Dung Quất - Đồng chí Lý Thọ - Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Nơng nghiệp – Văn hóa, Xã hội - Đồng chí Võ Văn Náo - Ủy viên Ban thường vụ huyện ủy - Trưởng Công an huyện: Phụ trách Công an, chuyên trách cơng tác đảm bảo an ninh, trật tự an tồn địa bàn huyện - Đồng chí Đồn Phương Quang – Ủy viên UBND huyện Phụ trách chuyên ngành nhiệm vụ quân sự, quốc phòng địa phương Để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước UBND thành lập phòng, ban giúp việc Các phòng, ban thực chức nhiệm vụ để giúp đỡ, cung cấp thơng tin, tham mưu cho UBND để đưa định quản lý đắn SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Các phòng, ban chun mơn trực thuộc UBND huyện: - Văn phòng HĐND UBND - Phòng Tài nguyênvà Mơi trường - Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn - Phòng Văn hố - Thơng tin - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Nội vụ - Phòng Lao động -Thương binh Xã hội - Phòng Tư pháp - Phòng Y tế - Phòng Kinh tế Hạ tầng - Thanh Tra huyện - BQL Dự án Đầu Tư Xây dựng - Đài Truyền - Trạm Khuyến nơng - Trung tâm Bồi dưỡng trị - Trung tâm Văn hóa – Thơng tin - Thể thao - Đội Quản lý trật tự đô thị - BQL cụm công nghiệp Sơ đồ tổ chức UBND huyện Bình Sơn (phụ lục 01) SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Sau lãnh đạo công tác trở Văn phòng chuyển cho lãnh đạo Công văn, giấy tờ tài liệu nhận để lãnh đạo xem xét giải quyết, báo cho lãnh đạo lịch làm việc tiếp khách ngày Khi Văn phòng có người với đồn cơng tác trở phải báo cáo lại tình hình chuyến với người có trách nhiệm * Cơng tác soạn thảo văn Quy trình soạn thảo văn gồm bước (phụ lục 06) - Chuẩn bị tài liệu soạn thảo: Chuyên viên tổng hợp văn liên quan đến vấn đề cần soạn thảo - Soạn thảo văn bản: sau chuẩn bị tài liệu chuyên viên tiến hành soạn thảo văn bản, văn soạn thảo theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP,… - Trình duyệt văn bản: sau soạn thảo xong văn chuyển đến đơn vị kiểm duyệt để kiểm tra thể thức, nội dung văn tình lên lãnh đạo Văn phòng kiểm duyệt, sai trả cho chuyên viên soạn thảo Nếu lãnh đạo Văn phòng có ý kiến đạo chuyên viên tiến hành soạn thảo lại để đạt yêu cầu - Đánh máy: sau nhận văn từ lãnh đạo Văn phòng chuyên viên tiến hành đánh máy lại tồn văn - Trình ký thức: trình cho lãnh đạo Văn phòng thơng qua tiếp tục trình cho lãnh đạo UBND ký thơng qua, khơng tiếp tục soạn thảo lại - Nhân bản, phát hành văn bản: sau ký thức đưa đến Văn thư tiến hành vô sô, ngày tháng, đăng ký văn nhân đóng dấu phát hành Tùy theo nơi nhận mà có số lượng khác * Cơng tác Quản lý văn đến SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng - Quản lý văn đến: Quy trình quản lý văn đến có bước Tất văn đến điều tập trung phận Văn thư Văn phòng, nhân viên Văn thư tiến hành bước sau: + Tiếp nhận văn bản, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản: từ đường đến khác Bưu điện, mail, fax, eOffice, Văn thư tiến hành phân loại bóc bì văn văn + Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng văn đến: Sau phân loại bóc bì văn tiến hành đóng dấu đến Số đến ghi ngày làm việc năm từ số 01 đến số cuối năm, ngày tháng năm ngày văn chuyển đến Văn thư + Đăng ký văn đến: Tất văn đến quan Văn thư đăng ký vào sổ văn đến Đăng ký văn có phần mềm phần mềm eOfficevà phần mềm quản lý văn Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước cung cấp + Trình văn đến: Sau đăng ký văn xong, Văn thư tiến hành trình văn cho Chánh Phó Chánh Văn phòng xem xét, cho ý kiến phân phối Sau có ý kiến đạo lãnh đạo Văn phòng Văn thư tiến hành scan photo tùy thuộc vài tình trạng khổ giấy văn + Chuyển giao văn bản: Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến đạo Văn thư tiến hành chuyển giao văn đến cho chuyên viên phụ trách + Giải theo dõi tiến độ giải văn đến: Sau nhận văn chuyên viên tiến hành giải quyết, đồng thời trình chuyên viên giải văn Văn thư tiến hành theo dõi, đơn đốc việc giải văn Lãnh đạo Văn phòng lãnh đạo UBND huyện theo dõi việc giải văn chuyên viên Sơ đồ quản lý văn đến (phụ lục 07) SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng - Quản lý văn đi: quy trình quản lý văn gồm bước + Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: sau soạn thảo văn chuyên viên tiến hành kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày có với mục đích, yêu cầu văn pháp luật quy định + Trình ký văn bản: sau kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Văn thư tiến hành trình ký: gồm trình ký nội dung, thể thức trình ký thức + Ghi số, ký hiệu ngày tháng năm ban hành văn bản: sau nhận văn Văn thư tiến hành ghi số, ngày tháng ban hành văn Số văn số liên tiếp từ số văn năm đến số cuối cùng, 01 đến hết Ngày tháng văn ngày văn ban hành + Đăng ký văn bản: Văn sau vơ số tiến hành đăng ký vào sổ văn Tại Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn có loại sổ sau: Quyết định, Cơng văn, Thơng báo, Báo cáo, Tờ trình, Quyết định QPPL, Quyết định thu hồi đất, Quyết định Bồi thường, Quyết định trợ cấp xã hội, Phiếu chuyển, Quyết định thâm niên, HĐND, Ban tiếp dân, Giấy mời HĐND, Văn phòng, Mật, Chỉ thị, Chương trình – Kế hoạch, Các loại khác + Đóng dấu, phát hành: sau đăng ký văn Văn thư tiến hành đóng dấu văn bản, tùy thuộc bào loại văn mà dấu đóng khác Sau đóng dấu, dựa vào nơi nhận văn Văn thư tiến hành phát hành văn + Chuyển giao theo dõi chuyển giao: Văn phòng HĐND UBND huyện tiến hành chuyển giao văn nhiều cách khác như: Chuyển qua đường Bưu điện, eOfice, fax, mail, Trong trình chuyển giao Văn thư theo dõi việc chuyển giao văn để tiến hành khắc phục cố xảy chuyển giao SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng + Lưu sử dụng lưu: văn sau phát hành Văn thư lưu gốc, đơn vị hay cá nhân muốn sử dụng lưu Văn thư ghi sổ theo dõi việc sử dụng Sơ đồ quản lý văn (phụ lục 08) * Quản lý sử dụng dấu Theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu tất loại dấu quan Văn thư quản lý việc sử dụng chúng điều thực theo Nghị định Tại Văn phòng HĐND UBND huyện có nhiều loại dấu có: dấu UBND huyện, dấu HĐND huyện, dấu Văn phòng, dấu Cơng đồn, dấu chức danh, dấu tên, dấu mức độ mật, khẩn, * Công tác lễ tân hậu cần Do địa bàn huyện Bình Sơn có KKT Dung Quất với nhiều cơng ty, xí nghiệp nước ngồi công tác đối ngoại UBND huyện diễn thường xuyên UBND huyện lại không tổ chức phận đối ngoại riêng biệt mà Văn phòng trực tiếp phụ trách Với việc xây dựng Nhà ghi ơn Bà mẹ Việt Nam anh hùng nước số lượng đồn đến thăm quan, học hỏi kinh nghiệm huyện tương đối nhiều nên công tác lễ tân diễn thường xuyên Với đội ngũ lễ tân hậu cần chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu cho việc tổ chức hoạt động UBND * Công tác kiểm tra, đánh giá Chánh Văn phòng người trực tiếp kiểm tra, đánh giá quy trình, tiến độ thực kết quản thực cơng việc chun viên Trong q trình kiểm tra, đánh phát có sai sót tiến hành tìm hiểu nguyên nhân đề giải pháp khắc phục Mỗi chuyên viên tự chịu trách nhiệm cho vấn đề gay SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Công tác kiểm tra, đánh giá diễn thường xuyên, không báo trước nên chuyên viên thực tốt nhiệm vụ 2.3 Một số nghiệp vụ tham gia thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn - Quản lý văn - Thực số thao tác quản lý văn đến Văn phòng - Sử dụng dấu - Phục vụ, hậu cần cho việc tổ chức Hội nghị - Tham gia số Hội nghị, giao lưu với đơn vị - Tham gia giúp đỡ anh chị thực báo cáo tuần - Phân loại, thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Nhận xét Trong trình thực tập UBND huyện Bình Sơn, qua khảo sát thực tế tơi tham gia vào số nghiệp vụ công tác văn phòng, tơi xin có số đánh giá nhận xét sau: 3.1 Ưu điểm 3.1.1 Công tác tổ chức - Với phương châm người việc Lãnh đạo Văn phòng phân cơng nhiệm vụ cho cá nhân Văn phòng với trình độ chuyên môn họ, người công việc không cơng việc trùng lặp - Phòng làm việc trang thiết bị Văn phòng đáp ứng đủ nhu cầu hoạt động cá nhân quan SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng - Các trang thiết bị làm việc đại giúp cho việc xử lý cơng việc nhanh chóng, tiến độ - Vị trí xếp phòng làm việc phù hợp với công việc cụ thể - Cơ cấu tổ chức Văn phòng nhìn chung đầy đủ nguồn nhân lực, sở vật chất kỹ thuật đáp ứng đầy đủ nhu cầu công tác quản lý, điều hành - Cơng tác hành văn phòng quan cấp lãnh đạo huyện quan tâm, đạo chặt chẽ, cán bộ, nhân viên văn phòng đào tạo trình độ chun mơn đạo đức trị Cơ quan thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên, cán công chức cử đào tạo học thêm lớp bồi dưỡng ngắn, dài hạn nhằm nâng cao chất lượng cho cán nhân viên - UBND huyện nói chung Văn phòng HĐND UBND nói riêng áp dụng thực Hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Cùng với đó, việc quản lý giải công tác hành văn phòng thực cách khoa học, phù hợp với tình hình thực tế chung quan, góp phần tích cực việc cải cách bước thủ tục hành cơng - Đội ngũ cán bộ, chun viên Văn phòng có trình độ chun môn cao làm việc nghiêm túc, phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ chun mơn đảm bảo nghiệp vụ - Đối với việc bố trí, xếp phân công công việc phận văn phòng thể cách rõ ràng, hợp lí, xảy tình trạng chồng chéo, lộn xộn đặc biệt có phối hợp cơng việc nhịp nhàng vây q trình giải cơng việc nhanh chóng mà chất lượng hiệu cơng việc cao - Ngồi vấn đề nêu trên, cơng tác hành văn phòng thực nghiệm chỉnh qua việc chấp hành nội quy, quy chế quan Mỗi SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng cán có ý thức việc sử dụng bảo quản trang thiết bị quan - Công tác điều hành, tổ chức diễn song song nên việc tổ chức hoạt động quan tiến độ - Cán bộ, nhân viên thực theo quy định Nhà nước quy định Văn phòng giải cơng việc - Ln có giám sát, theo dõi lãnh đạo Văn phòng tất hoạt động 3.1.2 Cơng tác điều hành - Xây dựng đầy đủ Quy chế làm việc Quy chế tác nghiệp - Việc điều hành diễn thường xuyên, có quan tâm Chánh Văn phòng kết hợp với phòng ban liên quan - Các cơng cụ hỗ trợ đại phù hợp với nghiệp vụ khác - Việc xử lý khắc phục cơng việc sai sót diễn cách nhanh chóng, kịp thời 3.2 Nhược điểm 3.2.1 Công tác tổ chức - Do trình luân chuyển, thuyên chuyển cán nên Văn phòng thiếu Phó Chánh Văn phòng gay khó khăn q trình xử lý giaie công việc - Một số cán bộ, nhân tiên tham gia lớp học nên giải công việc chưa tiến độ SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng - Với việc trẻ hóa đội ngũ cán Văn phòng, số cán vừa trường chưa có nhiều kinh nghiệm q trình xử lý cơng việc thiếu tính chủ động, rập khn 3.2.2.Cơng tác điều hành - Lãnh đạo thường xuyên công tác xa nên q trình điều hành cơng việc quan gặp nhiều bất cập - Hoạt động Văn phòng mang tính bị động, cần đến bắt đầu tiến hành mà khơng có chủ động việc dự liệu trước dẫn đến hiệu công việc chưa thực cao - Lãnh đạo Văn phòng cần thường xun động viên, nhắc nhở cơng việc để triển khai có hiệu văn Nhà nước - Bộ máy làm hoạt động lõng lẻo chưa mang đến kết tối ưu 3.3 Nguyên nhân - Có quan tâm lãnh đạo Văn phòng hoạt động cơng tác -Có kết hợp hài hòa đơn vị với - Cơ sở vật chất, điều kiện môi trường làm việc hài hòa, đại phù hợp với mơi trường SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Đánh giá chung Trong nhiều năm qua UBND huyện Bình Sơn có nhiều cải cách hành với mục đích phục vụ nhân dân hết mình, giải khiếu nại thắc mắc cho nhân dân, cán công chức thi đua học tập làm việc để có kết tốt UBND huyện Bình Sơn ln đơn vị đầu hoạt động xã hội thi đua làm việc Đặc biệt, phải kể đến phần vai trò khơng nhỏ đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức văn phòng nói riêng cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND UBND nói chung việc góp phần đưa UBND huyện ngày phát triển vững mạnh nhằm xây dựng huyện ngày phát triển vững mạnh Qua trình khảo sát, đánh giá chung tơi có số nhận xét sau: SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng 1.1 Ưu điểm - Các công tác, hoạt động Văn phòng diễn theo quy định Pháp luật, quy định quan - Quy trình xử lý cơng việc diễn quy định - Môi trường làm việc bảo đảm - Các trang thiết bị đại đáp ứng nhu cầu chung quan - Ln có động viên, thăm hỏi lãnh đạo - Có lãnh đạo người quản lý tốt, có tâm, có tài - Tác phong làm việc cán chuyên nghiệp - Công tác Quản lý giải văn Văn phòng thực thêm khâu kiểm tra, rà soát lần cuối trước phát hành, tức sau văn Văn thư kiểm tra đăng ký chuyển qua phận kiểm duyệt tiến hành kiểm tra lần cuối để xem có sai sót khơng? Nếu sai trả lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo lại trình ký mới, tiến hành nhân bản, đóng dấu phát hành Do văn quan ban hành ln có tính khả thi cao, đáp ứng yêu cầu đạo, điều hành TT.HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện 1.2 Nhược điểm - Thiếu đội ngũ cán - Đơi q trình soạn thảo văn sai sót Đề xuất, kiến nghị Văn phòng HĐND UBND phận thiếu tách rời quan, yếu tố quan trọng cấu thành nên máy làm việc gúp cho công tác văn phòng quan đạt hiệu thiết thực hơn, sau tơi xin phép đóng góp số ý kiến, đề xuất sau: SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Cập nhập thường xuyên văn Quy định, sửa đổi bổ sung để soạn thảo ban hành quy chế nội quy làm việc, quy chế văn hóa cơng sở Cán bộ, cơng chức quan nói chung văn phòng nói riêng phải thường xun cập nhập văn bản, quy định Nhà nước để bổ sung chỉnh sửa định, quy chế quan cho phù hợp tránh tình trạng lỗi thời Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm tới công tác hành văn phòng, phận có ảnh hưởng trực tiếp tới phát triển UBND huyện Cần nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác hành văn phòng ban lãnh đạo, cán công chức quan Lãnh đạo UBND huyện: cần có ý kiến trình cấp việc hỗ trợ kinh phí đưa số cán Văn phòng đào tạo để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ trẻ hóa đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng cho phù hợp với tình hình thay đổi xã hội Cần đào tạo đội ngũ cán văn phòng lĩnh vực tư tưởng Cán bộ, chuyên viên cử học phải có ý thức trách nhiệm, có tinh thần đòi hỏi, sáng tạo bồi dưỡng kiến thức đáp ứng nhu cầu công việc, tránh tình trạng học để nâng cao cấp nhằm nâng lương Tăng cường đầu tư sở vật chất Quan tâm, mua sắm đầy đủ trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt động văn phòng Cơng tác kiểm tra, đánh giá nhằm xem xét mức độ thực công việc cá nhân, đơn vị trực tiếp thi hành công việc để đánh giá lực cá nhân đơn vị từ có chế độ, khen thưởng xứng đáng SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Lãnh đạo quan thường xuyên quan tổ chức kiểm tra chất lượng cán sau đào tạo trường học trung tâm để đánh giá chất lượng đào tạo lớp học Đẩy mạnh cơng tác kiểm tra đánh giá, giám sát việc thực công tác hành văn phòng UBND huyện, thường xun có biện pháp động viên, khuyến khích kịp thời, để tạo động lực tinh thần thi đua làm việc có hiệu lập thành tích đội ngũ cán bộ, cơng chức Văn phòng Bố trí thêm số trang thiết bị văn phòng phòng như: phòng Văn thư – Lưu trữ thêm máy photocoppy cỡ nhỏ, phòng cần thêm máy fax, máy scan,… phục vụ cho cơng tác Văn thư KẾT LUẬN Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn tỉnh Quảng Ngãi phận thuộc UBND huyện Bình Sơn thực chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện thực công tác quản lý nhà nước hành địa bàn huyện Chính vậy, máy tổ chức Văn phòng phải hồn thiện, phù hợp với chức nhiệm vụ Văn phòng Trên sở nghiên cứu tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi với kiến thức thực tế thu thập q trình thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện giúp củng cố thêm kiến thức học ghế giảng đường trường Đại học Nội vụ Hà Nội – sở Miền trung Với giúp đỡ, hướng dẫn tận tình lãnh đạo Văn phòng, trực tiếp cán chuyên mơn phòng Văn thư – Lưu trữ, tơi có hội áp dụng lý thuyết mà tiếp thu từ nghiệp vụ như: Công tác Văn thư, Công tác Lưu trữ, soạn thảo văn bản, Công tác tổ chức Hội nghị, họp, tổ chức chuyến cơng tác, quy trình quản lý điều hành Văn phòng… vào thực tế SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Qua đợt thực tập này, tơi có cách nhìn khách quan, tồn diện, đầy đủ sâu sắc cơng tác nghiệp vụ văn phòng mà tơi học Đồng thời tơi có điều kiện để so sánh, đối chiếu điểm khác lý thuyết thực tế thực hành, bổ sung cho kiến thức thiếu hụt cho thân Qua đợt thực tập này, giúp luyện thêm kỹ chuyên môn kỹ giao tiếp, để sau trở thành nhân viên văn phòng tốt tương lai, giúp tơi hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp hết nghiệp phát triển toàn diện đất nước Tôi xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội sở miền Trung, đặc biệt cô Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn tận tình giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn, chị Trần Thanh Nga, chị Lâm Thị Trang anh Võ Văn Phúc – cán phòng Văn thư – Lưu trữ cán trực tiếp hướng dẫn q trình thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện, tạo điều kiện thuận lợi để hồn thành q trình thực tập tơi quan thực tốt báo cáo Tốt nghiệp Tuy q trình hồn thành Báo cáo có hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cán Văn thư Văn phòng giáo, thời gian thực tập không dài, kinh nghiệm thực tế thân hạn chế khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tơi kính mong nhận quan tâm, nhận xét, đánh giá cán hướng dẫn thầy cô giáo để Báo cảo tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Bình Sơn, ngày 21 tháng 02 năm 2016 Sinh viên SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng Nguyễn Thị Tuyết Nhung SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung – Lớp 1205QTVE Báo cáo thực tập Tốt nghiệp GVHD: Lâm Thu Hằng MỤC LỤC SV: Nguyễn Thị Tuyết Nhung - Lớp 1205QTVE ... hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng UBND huyện Bình Sơn 3.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 3.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn 3.2.1 Chức. .. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN Đề tài: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN BÌNH SƠN, TỈNH QUẢNG NGÃI Lý luận tổ chức điều hành Văn phòng 1.1 Khái niệm: - Tổ chức: lựa chọn, bồi dưỡng... tác tổ chức điều hành Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi 2.1 Cơng tác tổ chức Văn phòng 2.1.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng: 2.1.1.1 Lãnh đạo Văn phòng * Đ/c Ung Đình Hiền - Chánh Văn