Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện trà bồng, tỉnh quảng ngãi

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện trà bồng, tỉnh quảng ngãi KHóa luận tốt nghiệp Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện trà bồng, tỉnh quảng ngãi Thực trạng Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện trà bồng, tỉnh quảng ngãi Giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện trà bồng, tỉnh quảng ngãi

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tác giả Các số liệu, kếtquả nêu trong bài khóa luận là trung thực và chưa được công bố trong các bài khác.Nếu không đúng như đã nêu trên, tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tàicủa mình

Sinh viên

Phạm Đức Tuấn

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài khóa luận này, em xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy(cô) khoa Quản trị văn phòng và Lưu trữ, đặc biệt là ThS ……… đã hướngdẫn tác giả trong quá trình thực hiện đề tài Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơnchân thành tới các anh (chị), cô (chú) ở UBND huyện Trà Bồng đã đồng ý cho emtham khảo nguồn tài liệu tại cơ quan để phục vụ cho quá trình thực hiện đề tài

Do thời gian, trình độ, kiến thức, kinh nghiệm vẫn còn hạn chế nên đề tài vẫncòn những thiếu sót không thể tránh khỏi được Vì vậy bản thân rất mong nhậnđược lời nhận xét, đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo cũng như các đọc giả khác

để bài khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

12 NN&PTNN Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Giả thiết nghiên cứu 5

7 Đóng góp của đề tài 5

8 Bố cục đề tài 5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 6

1.1 Khái quát văn bản hành chính 6

1.1.1 Khái niệm văn bản hành chính 6

1.1.1.1 Khái niệm 6

1.1.1.2 Các hình thức văn bản hành chính 7

1.1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính 10

1.1.3 Chức năng của văn bản hành chính 13

1.2 Các yêu cầu về công tác và soạn thảo văn bản hành chính 15

1.2.1.Yêu cầu về thẩm quyền 15

1.2.2 Yêu cầu về nội dung 16

1.2.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 17

1.2.4 Yêu cầu ngôn ngữ 18

1.2.5 Yêu cầu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 21

1.2.6 Một số yêu cầu khác 24

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN TRÀ BỒNG 26

2.1 Khái quát về UBND huyện Trà Bồng 26

2.1.1 Giới thiệu chung 26

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của UBND huyện Trà Bồng 26

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Trà Bồng 28

2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Trà Bồng 28

2.2.2 Thống kê số lượng văn bản đã ban hành của UBND huyện 29

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND huyện 30

2.2.4 Ngôn ngữ văn bản 35

2.2.5 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành tại UBND huyện Trà Bồng 38

2.3 Nhận xét 41

2.3.1 Ưu điểm 41

2.3.2 Nhược điểm 43

2.3.3 Nguyên nhân 45

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN TRÀ BỒNG 48

3.1.Quy định trách nhiệm của lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Trà Bồng đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 48

3.2 Xây dựng văn bản quy định rõ ràng, chi tiết đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 49

3.3 Đảm bảo thể thức và nội dung văn bản 49

3.4 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chức làm công tác soạn thảo văn bản 50

3.5 Đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 50

3.6 Mẫu hóa các văn bản phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản 51

PHẦN KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức thì văn bản làmột trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằngngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luậthiện hành Khi các thông tin quản lý được văn bản hóa một cách khoa học, các đơn

vị, cá nhân sẽ thống nhất cách hiểu và thực hiện nhiệm vụ một cách tự giác vànghiêm túc Với vai trò này, việc ban hành văn bản hành chính giúp cho các cơquan, tổ chức có thể quản lý, điều hành một cách thuận lợi, góp phần nâng cao hiệuquả hoạt động của cơ quan, tổ chức Nó còn là cơ sở để đánh giá việc thực thi cácnhiệm vụ của cấp dưới, là cơ sở để mỗi đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức căn

cứ vào thông tin quan lý mà thực hiện Đồng thời còn là phương tiện để lãnh đạokiểm tra hoạt động của mỗi thành viên trong cơ quan, tổ chức của mình Và để đápứng được các nhu cầu trên thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản thật sự là mộtkhâu quan trọng trong hoạt động quản lý nói chung, quản lý hành chính nhà nướcnói riêng

UBND huyện Trà Bồng là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năngquản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương Với chức năng quản lý và điềuhành thì cơ quan đã ban hành nhiều loại văn bản hành chính, văn bản chuyên môn.Trong nhiều năm qua, UBND huyện đã không ngừng thực hiện công tác soạn thảo

và ban hành văn bản đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệthống, giải quyết kịp thời, có hiệu quả các công việc tại cơ quan Tuy nhiên, đến naycông tác soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện Trà Bồng vẫn còn nhiềubất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của cơ quan trong tình hình mới Đó làviệc chấp hành các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản chưa đầy đủ; nộidung văn bản chưa được hoàn chỉnh; các lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản,…Chính vì vậy, vấn đề đặt ra tại UBND huyện Trà Bồng ngày lúc này làcần phải khảo sát, đánh giá có cái nhìn tổng quan về thực trạng công tác soạn thảo

và ban hành văn bản ở cơ quan Trên cơ sở nghiên cứu, cần có những giải pháp

nhằm nâng cao chất lượng công tác đáp ứng được yều cầu mà Nhà nước quy địnhcũng như thực hiện hiệu quả trong hoạt động quản lý và điều hành tại UBNDhuyện.

Hiểu rõ được tầm quan trọng và vai trò không thể thiếu của công tác soạnthảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Trà Bồng đối với hoạt động điều hành

và quản lý, tác giả đã chọn đề tài ”Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Trà Bồng, tỉnh Quảng Ngãi” làm đề tài khóa luận tốt

nghiệp

2 Tình hình nghiên cứu

- Dương Xuân Thao (2015), Giáo trình văn bản quản lý, NXB Đại học Kinh

tế Quốc dân, Hà Nội Giáo trình cung cấp cho người đọc những kiến thức cơ bản vềvăn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản, rèn luyện kỹ năng soạnthảo văn bản hành chính

- Học viện Hành chính (2009), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội Cuốn giáo trình được chia làm ba

phần lớn với phần một cung cấp những lý luận chung về văn bản quản lý hànhchính nhà nước, phần hai trình bày kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý thông thường

và phần ba cuốn sách trình bày kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản quy phạmpháp luật

- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông vận

tải, Hà Nội Cuốn sách cung cấp những lý luận về văn bản hành chính và hướng dẫncác kỹ năng cần thiết để soạn thảo văn bản hành chính

- Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động,

Hà Nội Cuốn sách chỉ ra những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản quản lý, quytrình soạn thảo và ban hành văn bản và kỹ thuật soạn thảo một số văn bản

- PGS.TS Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường,

Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình văn thư, NXB Lao động Trong

cuốn sách này, các tác giả đã đề cập đến tiêu chuẩn về mẫu trình bày văn bản; côngtác quản lý văn bản đi; việc soạn thảo, phê duyệt và phát hành văn bản đi trong môi

trường mạng Đồng thời cuốn sách còn dành thời lượng chương 4 để nói về công tácsoạn thảo văn bản từ khái niệm, chức năng, hệ thống, phân loại văn bản quản lý nhànước đến kỹ thuật và quy trình soạn thảo văn bản.

- TS Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và

kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh,

Thành phố Hồ Chí Minh Giáo trình này nhằm trang bị những kiến thức cơ bản vàphương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản;rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại văn bản khác

- Triệu Văn Cường và cộng sự (2013), Văn bản quản lý nhà nước - Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội Cuốn sách

đã cung cấp lý luận về văn bản quản lý nhà nước và trình bày kỹ thuật soạn thảomột số văn bản quản lý nhà nước

- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn bản

và công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội Cuốn sách đã đề cập

đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, công tác văn thư ở các cơ quan nhànước

- Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Với 14 chương, chia làm bốn phần, cuốnsách đã đề cập nhiều vấn đề luận và phương pháp cơ bản của công tác văn thư Đặcbiệt, cuốn sách cung cấp cho các sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị vănphòng những kiến thức nghiệp vụ cơ bản và phương pháp cụ thể, chi tiết, ví dụ sinhđộng nâng cao kết quả học tập

Ngoài ra, có các đề tài nghiên cứu tìm hiểu về hệ thống văn bản hành chính,quy trình soạn thảo văn bản hành chính, xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bảncủa một cơ quan cụ thể dưới nhiều phạm vi khác nhau Chẳng hạn như một số khóaluận tốt nghiệp cử nhân Quản trị Văn phòng, cử nhân Quản lý nhà nước…hoặc caohơn là các luận văn thạc sỹ, các công trình nghiên cứu khoa học cấp trường, cấpviện…Tuy nhiên, đến nay, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một các có hệ thống

và toàn diện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBNDhuyện Trà Bồng, tỉnh Quảng Ngãi

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện TràBồng thời gian 2017 -2019 Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian nghiên cứu: UBND huyện Trà Bồng

- Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2017-2019

- Nội dung nghiên cứu: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính tại UBND huyện Trà Bồng

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu: Nắm được các vấn đề cơ bản về công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản hành chính, biết được tình hình thực hiện công tác này tại UBND huyệnTrà Bồng để làm cơ sở đề xuất kiến nghị những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảcông tác này

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc và nghiên cứu các tài liệu, sách, giáo

trình, các đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến công tác soạn thảo và banhành văn bản để xây dựng nền tảng lý luận cho vấn đề này phục vụ cho việc hoànthiện chương 1 của khóa luận.đề tài

Phương pháp khảo sát thực tế: Quan sát công việc của các chuyên viên tại

Văn phòng Huyện, nghiên cứu các văn bản do cơ quan ban hành từ năm 2017 đến

2019 để nắm được thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND

huyện Trà Bồng Qua đó, đưa ra các đánh giá về ưu, nhược điểm và tìm ra nguyênnhân để đề xuất một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả của công tác này tạiUBND huyện.

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu, tài liệu,

thông tin đã thu thập được cả về lý thuyết và thực tế qua đó tiến hành phân tích vàđánh giá công tác này tại UBND huyện

6 Giả thiết nghiên cứu

Nếu đánh giá được thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC xácđịnh được nguyên nhân và đưa ra các giải pháp sẽ giúp cho cán bộ, công chức tạiUBND huyện Trà Bồng khắc phục những hạn chế cũng như nâng cao chất lượngcông tác soạn thảo và ban hành VBHC

7 Đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu của đề tài là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện côngtác này tại UBND huyện Trà Bồng Ngoài ra, đề tài còn là tài liệu tham khảo chocác đối tượng như sinh viên, giảng viên trong việc học tập cũng như góp phần hoànthiện nghiệp vụ hành chính cho CBCC ở địa phương

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1 Khái quát văn bản hành chính

1.1.1 Khái niệm văn bản hành chính

1.1.1.1 Khái niệm

Văn bản hành chính là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong tất cả các

cơ quan, tổ chức Trước đây, chỉ có khái niệm văn bản quy phạm pháp luật mới đây

có rất nhiều quan điểm khác nhau khi bàn về khái niệm văn bản hành chính Ví dụ:

Tác giả Ngô Sỹ Trung cho rằng: “Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội.” [10;6] Trong khi đó, tác giả Nguyễn Minh Phương lại quan niệm: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật.” [7;7] Theo tác giả Lương Văn Úc thì: “Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc,… của cơ quan nhà nước; văn bản hành chính bao gồm nhiều hình thức văn bản khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi,…” [11; 149]

Và đến 05 tháng 3 năm 2020, khái niệm văn bản hành chính đã được quyđịnh tại khoản 3, Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác

văn thư, theo đó: “Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.”

Tuy nhiên, dù được định nghĩa dưới góc độ nào, thì chúng ta có thể thấyrằng, đều thể hiện VBHC là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằmthực thi các VBQPPL hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình

giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc hoặc một số công việc khác của cơ quan nhànước theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền do pháp luật quy định.

1.1.1.2 Các hình thức văn bản hành chính

Theo Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, VBHC gồm 32loại sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quyđịnh, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,

dự án,báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bảncam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thưcông

- Quy chế: là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế độ, đưa ra

các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cơ quan, tổchức để mọi người trong cơ quan, tổ chức tuân theo Để có hiệu lực thi hành, quychế phải được ban hành bởi một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Quy định: là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục

và chế độ cụ thể nhất định phảo thực hiện, phải tuân theo về một lĩnh vực công tácnhất định của tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác giữa các tổ chức có cùngchức năng, nhiệm vụ

- Kế hoạch: là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ,

chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thườngđược xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn 5 năm (kế hoạch dàihạn), 2 – 3 năm (kế hoạch trung hạn), 1 năm (kế hoạch ngắn hạn)

- Chương trình: là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc

cần làm đối với mỗi lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan,một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định đểthực hiện trong một thời gian nhất định

- Đề án: là hình thức văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một dự kiến,

kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đótrong một thời gian nhất định

- Hướng dẫn: là hình thức văn bản giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức

thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên hoặc phương hướng, cách thức tiến hànhmột hoạt động cụ thể

- Thông cáo: là hình thức văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc

quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Thôngcáo được phổ biến rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng

- Báo cáo: là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp

trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụcủa mình, sơ kết, tổng kết công tác

- Công điện: là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh,

quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cầnkíp

- Dự án: là bản thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế hoạch cụ thể

nào đó

- Thông báo: là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho

các cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lýhoặc các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc thực hiện

- Tờ trình: là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cơ quan

có thẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề áncông tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế

độ chính sách… và đề nghị cấp trên phê duyệt Thông thường tờ trình được gửi kèmtheo văn bản trình duyệt

- Giấy giới thiệu: là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên cơ quan khi đi giao

dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêngcủa cá nhân

- Giấy mời: là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân

tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan để giải quyết một vấn đề

có liên quan

- Giấy đi đường: là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi

được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phíkhác trong thời gian đi công tác

- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận): là văn bản dùng để cấp cho cơ

quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một vấn đề có thật

- Biên bản: là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã

xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng

- Hợp đồng: là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên trong

việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên Có thể chia hợpđồng làm nhiều loại: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự hợp đồng lao động

- Bản ghi nhớ: là văn kiện ngoại giao nói rõ lập trường và thái độ về phía

mình đối với một vấn đề nào đó, hoặc thông báo cho đối phương một số điều cầnchú ý

- Bản cam kết: là văn bản ghi nhận những điều đã được hai hay nhiều cơ

quan, tổ chức trong nước, ngoài nước cam kết thực hiện

- Bản thỏa thuận: là hình thức văn bản ghi nhận những điều đã được hai hay

nhiều cơ quan, tổ chức trong nước, ngoài nước thỏa thuận thực hiện

- Giấy ủy quyền: là hình thức văn bản xác định hành vi pháp lý của một chủ

thể (cơ quan, tổ chức, cá nhân) trao cho một chủ thể khác hoặc một số quyền để chủthể đó nhân danh mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định trong mộtkhoảng thời gian nhất định

- Giấy nghỉ phép: là văn bản cấp cho cá nhân trong tổ chức được nghỉ phép

theo quy định

- Phương án: là hình thức văn bản dùng để trình một cách có hệ thống về

một trong nhiều giải pháp (về quy hoạch, kiến trúc, công nghệ, kết cấu…) được đưa

ra giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối ưu

- Giấy biên nhận hồ sơ: là hình thức văn bản xác nhận của một cơ quan, tổ

chức, cá nhân về việc tiếp nhận văn bản từ một cơ quan, tổ chức hay từ cá nhânkhác

- Phiếu gửi: là hình thức văn bản dùng để gửi kèm theo các văn bản quan

trọng hoặc có nội dung bí mật

- Phiếu chuyển: là hình thức văn bản dùng để chuyển kèm theo văn bản, tài

liệu mà cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được sang cơ quan, tổ chức, cá nhân khácđúng chức năng thẩm quyền giải quyết

- Thư công: là hình thức văn bản của cá nhân ở dạng thư nhưng đại diện

(nhân danh) cơ quan, tổ chức gửi tới một cá nhân, một số cá nhân hoặc cơ quan, tổchức khác trao đổi về công việc hoặc khen ngợi, động viên, chúc mừng, chia buồnnhân dịp một sự kiện nào đó

- Công văn : là hình thức văn bản hành chính không có tên gọi cụ thể được

dùng để giao dịch chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào cácmục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tracông việc

Hiện tại, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP VBHC đã bỏ đi 4 loại văn bản đólà: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ và thêmvào đó một loại là Phiếu báo Như vậy số lượng VBHC chỉ còn 29 loại văn bản

1.1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính

Thứ nhất, về thẩm quyền ban hành văn bản

Văn bản hành chính là văn bản áp dụng pháp luật, do cơ quan, tổ chức hoặc

cá nhân có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn được giao Do vậy, hầu hết tất cả các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân

có thẩm quyền đều được ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền, trình tự,thủ tục nhất định

Ví dụ: UBND huyện có thể ban hành quy chế văn thư lưu trữ (gián tiếp),Chủ tịch UBND huyện ban hành Quyết định về việc khen thưởng cá nhân đạt thạnhtích (trực tiếp) Tuy nhiên, nội dung các vấn đề được ban hành là khác nhau Quy

chế văn thư lưu trữ được UBND huyện ban hành là áp dụng phạm vi rộng cho mọiđối tượng thực hiện hoạt động văn thư lưu trữ thuộc UBND huyện, còn Quyết địnhkhen thưởng của Chủ tịch UBND huyện chỉ áp dụng cho cá nhân đã đạt thành tíchtrong hoạt động.

Đặc điểm về thẩm quyền này khác hẳn với đặc điểm về thẩm quyền ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật, vì rằng văn bản quy phạm pháp luật mang tính bắtbuộc chung trong phạm vi toàn quốc hoặc mỗi cấp địa phương, thể hiện ý chí giaicấp cầm quyền mà công cụ thực hiện là bộ máy nhà nước, cho nên chỉ có một số cơquan nhà nước hoặc chức danh nhà nước được trao quyền mới được phép ban hành

Thứ hai, về nội dung văn bản

Nội dung VBHC rất phong phú, có thể khái quát một số nội dung chính như sau:

- Nội dung VBHC để báo cáo lên cấp trên kế hoạch công tác của cấp dưới,kết quả thực hiện kế hoạch công tác hoặc kết quả thực thi những nhiệm vụ, những

dự án do cấp trên giao Để quản lý chặt chẽ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấpdưới thì các cơ quan, tổ chức cấp trên phải ban hành quyết định quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cho cấp dưới Ngoài ra, các văn bản vềquy hoạch, kế hoạch công tác và báo cáo tình hiện kế hoạch của các cơ quan, tổchức là những VBHC phục vụ công tác quản lý công việc rất phổ biên và quantrọng trong các cơ quan, tổ chức

- Nội dung VBHC để trao đổi, giải quyết những công việc giữa các cơ quan,

tổ chức và cá nhân liên quan theo pháp luật

- Nội dung VBHC phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…diễn ra hàng ngày, hàng giờ trong từng cơ quan, tổ chức, trong từng địa phương.Nội dung VBHC phải phù hợp với Hiến pháp và Pháp luật của Nhà nước, vận dụngnội dung VBQPPL để soạn thảo và không được đề ra các chế tài pháp lý

Thứ ba, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Trước đây, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được các cơquan, tổ chức thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng BộNội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Tuy nhiên, từ ngày 05 tháng 3 năm 2020, với sự ra đời của Nghị định số30/2020/NĐ-CP đã bãi bỏ tất cả các văn bản trên, theo đó, đã có sự thay đổi đáng

kể về những quy định cũng như hướng dẫn kỹ thuật trình bày các thành phần thểthức văn bản hành chính Theo đó:

- Về thể thức văn bản hành chính bao gồm: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và thời gian banhành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức

vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;nơi nhận

Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều 8 của Nghị định, văn bản cóthể bổ sung các thành phần khác: Phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn

về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành;địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số fax

- Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lềtrang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang

văn bản.

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính

(Xem phụ lục 1)

Thứ tư, về hiệu lực văn bản

Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnhhẹp và ít đối tượng thi hành:

- Việc ban hành văn bản hành chính trên thực tế chủ yếu để điều chỉnh hành

vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc đểthực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt độngquản lý, điều hành của lãnh đạo Thời điểm có hiệu lực của văn bản là lúc văn bảnđược ban hành, nếu nội dung văn bản quy định ngày có hiệu lực khác thì thời điểm

có hiệu lực được tính theo thời gian quy định trong văn bản Thời hạn có hiệu lựccủa văn bản dài hay ngắn tùy thuộc vào tính chất nội dung của từng văn bản.

Ví dụ: Trong Quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng viên chức, theo đó:trong nội dung của văn bản có ghi “Hội động tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệmvụ” Vậy thời hạn của Quyết định sẽ hết hiệu lực sau khi hội đồng đã hoàn thànhnhiệm vụ Điều này cho thấy, sau khi nội dung văn bản đã được thực hiện hoặc giảiquyết thì văn đó hết thời hạn có hiệu lực Do đó, có thể thấy, văn bản hành chínhthường được áp dụng một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành

- Tuy nhiên, trong một số trường hợp, văn bản hành chính có hiệu lực thườngxuyên, pham vi điều chỉnh rộng và nhiều đối tượng thi hành như là các quy chế, quyđịnh nội bộ của cơ quan, tổ chức

Ví dụ: Quy chế văn hóa công sở tại UBND huyện Trà Bồng (gián tiếp)

1.1.3 Chức năng của văn bản hành chính

a Chức năng thông tin

Với vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin, mọi văn bản được ban hành

là nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên chức năng thông tin là chức năng cơbản và tổng quát nhất của VBHC Trong hoạt động hành chính, việc văn bản hóathông tin tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng, văn bản cũng làbằng chứng hữu hiệu cho thông tin, quyết định quản lý lãnh đạo

Trong các hình thức cung cấp, trao đổi thông tin thì hình thức thông tin bằngvăn bản là hình thức chủ yếu được các cơ quan, tổ chức sử dụng đảm bảo thông tincho hoạt động quản lý Các loại thông tin mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụng:

- Thông tin về quy phạm pháp luật, nhằm điều tiết tiết các mối quan hệ xã hội

- Thông tin về tổ chức, nhân sự, chủ trương, chính sách, chương trình, kếhoạch, biện pháp công tác

- Thông tin phản ánh tình hình lên cấp trên

- Thông tin mang tính chất thông báo, đề nghị, kiến nghị

- Thông tin trao đổi công việc giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quanvới cán bộ, viên chức…

b Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệtcủa văn bản quản lý nhà nước Thực hiện chức năng thông tinquản lý, văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quyphạm pháp luật và các quyết định hành chính, đó là căn cứ pháp lý

để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước Chínhmục đích ban hành đã tạo nên chức năng pháp lý của văn bản đó.Hay nói cách khác văn bản quản lý nhà nước được ban hành để đặt

ra những quy định được phép và không được phép nhằm điềuchỉnh và duy trì sự phát triển của xã hội theo định hướng của nhànước Đối với VBHC, đặt trong phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước,chức năng này được thể hiện dưới hai khía cạnh, đó là:

+ VBHC thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ Mỗi cơquan nhà nước để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt racác quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên trong cơ quan trong từng lĩnh vựcnhất định, thường được thể hiện dưới dạng các quy chế như: Quy chế văn hóa công

sở, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tiết kiệm…

+ VBHC là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý của lãnh đạo đốivới từng trường hợp cụ thể mang tính bắt buộc thực hiện như: quyết định nâng bậclương, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật,…

c Chức năng quản lý

Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở vai trò là phương tiện truyềnđạt thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo đến các đối tượng quản lý Nhờ việcvăn bản hóa thông tin, quyết định quản lý mà các nhà lãnh đạo có thể quản lý, điềuhành hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách thuận lợi trong phạm vi không gian

và thời gian VBHC giúp cho các nhà quản lý tổ chức, điều hành tốt công việc quản

lý của mình và là cơ sở để theo dõi, kiểm tra, đánh giá cấp dưới theo quy trình quản

lý Nó là cơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tính pháp luật

d Một số chức năng khác

Ngoài những chức năng trên, văn bản hành chính còn một số chức năng sauđây: chức năng văn hóa xã hội, chức năng thống kê…Văn bản hành chính là sảnphẩm sáng tạo của con người trong quá trình quản lý xã hội, giúp con người ghichép, lưu trữ và truyền bá các truyền thống văn hóa qua các thời kì, các thế hệ khácnhau Văn bản có những định chế cơ bản của nếp sống, của nền văn hóa trong từngthời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, đất nước Văn bản hành chính thểhiện cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề xã hội khác nhau trong phạm vi, thờiđiểm cụ thể Nó là phương tiện và cũng là sản phẩm của quá trình quản lý và cải tạo

xã hội Chính vì vậy mà nó còn góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của

xã hội ở mỗi giai đoạn khác nhau Với chức năng thống kê để tổng kết các hoạtđộng quản lý và điều hành, các cơ quan, tổ chức còn sử dụng văn bản với mục đíchthống kê các quá trình giải quyết công việc, thống kê CBCC, thống kê tiền lương,thống kê tài liệu…Thực tế, các số liệu thống kê qua các văn bản giúp cho các cơquan, tổ chức theo dõi một cách có hệ thống mọi hoạt động và diễn biến trong đơn

vị mình và các đơn vị có liên quan Với chức năng này, văn bản phải đảm bảo được

số liệu thông tin đưa ra phải đầy đủ, chính xác, kịp thời để đáp ứng yêu cầu tronghoạt động của cơ quan, tổ chức

1.2 Các yêu cầu về công tác và soạn thảo văn bản hành chính

1.2.1.Yêu cầu về thẩm quyền

Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhânđược ban hành văn bản theo quy định của pháp luật cả về thể loại văn bản và nộidung văn bản

Để văn bản hành chính sau khi được ban hành đảm bảo có hiệu lực thì việcban hành văn bản phải tuân theo đúng thẩm quyền Thẩm quyền ban hành văn bảnthể hiện trên hai phương diện:

Thẩm quyền ban hành hình thức văn bản: cơ quan, tổ chức, cá nhân khi banhành văn bản phải tuân theo quy định của pháp luật về hình thức- thể loại văn bảnđược phép ban hành Ví dụ: Để quản lý và giải quyết các công việc, UBND cấphuyện có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản hành chính như: Kế hoạch,

Công văn, Tờ trình…Không được phép ban hành các văn bản quy phạm pháp luậttrừ Quyết định.

Thẩm quyền ban hành nội dung văn bản: cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ đượcphép ban hành văn bản giải quyết những vấn đề, sự việc trong phạm vi thẩm quyềncho phép Nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành vàvăn bản của cấp trên ban hành

Ví dụ: Cùng là Quyết định ( Chủ tịch UBND huyện Trà Bồng và UBNDhuyện Trà Bồng đều có thẩm quyền ban hành) Tuy nhiên, nội dung khác nhau: Chủtịch ban hành Quyết định khen thưởng một cá nhân cụ thể đạt thành tích xuất sắctrong hoạt động công tác văn thư, lưu trữ., UBND huyện Trà Bồng ban hành Quyếtđịnh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan

1.2.2 Yêu cầu về nội dung

Nội dung văn bản là thành phần chính và quan trọng nhất của văn bản, là linhhồn của văn bản, bao gồm tất cả những vấn đề liên quan đến công việc cần banhành văn bản, các phần trong nội dung được bố trí, sắp xếp một cách hợp lý, có liênquan và bổ trợ nhau

Nội dung của văn bản hành chính cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:Tính mục đính: văn bản ban hành phải có mục đích rõ ràng, cụ thể, nội dungvăn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan tới chức năng, nhiệm vụ và phạm vihoạt động của cơ quan, tổ chức Đồng thời, văn bản ban hành cũng phải phản ánhđược các mục tiêu trong đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

Tính khoa học: văn bản cần đảm bảo có lượng thông tin quy phạm và thôngtin cần thiết; thông tin khi đưa vào văn bản cần qua xử lý và đảm bảo chính xác,hiện thời; đảm bảo logic về nội dung, nhất quán về chủ đề và bố cục chặt chẽ; sủdụng ngôn ngữ hành chính-công vụ chuẩn mực

Tính khả thi: văn bản khi ban hành phải đảm bảo có thể thi hành được trongthực tế Nghĩa là phải phù hợp với trình độ, khả năng thực hiện của chủ thể thi hành,cần đảm bảo các điều kiện thực hiện các quyền của chủ thể và xác lập trách nhiệmcủa chủ thể thi hành

Tính đại chúng: văn bản hành chính được ban hành và áp dụng cho nhiều đốitượng với trình độ học vấn, trình độ văn hóa khác nhau nên văn bản phải được trìnhbày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn.

Tính hợp pháp: văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung vănbản tuân theo những quy định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các văn bản docấp trên ban hành

Tính chính xác: Tính chính xác của văn bản được thể hiện qua hai mặt làhình thức văn bản (Đảm bảo đúng, đủ, chính xác các thành phần thể thức được quyđịnh) và nội dung văn bản (Nội dung của văn bản phải đảm bảo phản ánh đúng tìnhhình thực tế có liên quan)

1.2.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành thì các thànhphần thể thức bắt buộc của văn bản hành chính được quy định cụ thể Nghị định số110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và được hướng dẫn cụ thể tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV Hình thức văn bản phải phù hợp với loại văn bản,đảm bảo thực hiện theo đúng quy định hiện hành Văn bản phải được trình bày đúng

kỹ thuật và đảm bảo các phần trong nội dung được bố trí, sắp xếp và trình bày đúngtheo quy định

Tuy nhiên, việc thực hiện các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính sẽ thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP kể từ ngày 05 tháng 3năm 2020 Theo đó, khoản 1 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã xác định rõ:

“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định”.

Và thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

1- Quốc hiệu và Tiêu ngữ;

2- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

3- Số, ký hiệu của văn bản;

4- Địa danh và thời gian ban hành văn bản;

5- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

6- Nội dung văn bản; chức vụ,

7- Họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

8- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

9- Nơi nhận

Ngoài ra, tùy từng trường hợp và hình thức văn bản cụ thể mà có thể bổ sungcác thành phần khác Đồng thời, kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểutrình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phầnthể thức, số trang văn bản; viết hoa, chữ viết tắt tên loại văn bản lần lượt được quyđịnh tại Phụ lục I, II, III của Nghị định này

1.2.4 Yêu cầu ngôn ngữ

Ngoài các yêu cầu về nội dung và thể thức thì những yêu cầu về ngôn ngữ cũngđóng một vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng của văn bản VBHC sử dụngngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu, dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Do đó, ngôn ngữtrong văn bản hành chính phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tính chính xác, mạch lạc: dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa; diễnđạt ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc; câu văn chặt chẽ về ngữ pháp, logic về nghĩa vàchính xác về chính tả

Tính khuôn mẫu: văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, kỹ thuật doNhà nước quy định

Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự: văn bản thể hiện tiếng nói của chínhquyền vì vậy phải luôn đảm bảo sự nghiêm túc, trang trọng, lịch sự qua đó thể hiện

sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành

Tính khách quan: văn bản phải trình bày thông tin một cách khách quan,không thiên vị, không đưa quan điểm cá nhân vào trong văn bản; thông tin trình bàytrong văn bản phải đúng với hiện thực khách quan; không sử dụng từ biểu cảm

Tính phổ thông, đại chúng: Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu,ngắn gọn, không lạm dụng các thuật ngữ chuyên ngành

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng ngôn ngữ cho hợp lý, đầy đủ và chính xác,tác giả đã khái quát như sau:

a Sử dụng từ ngữ

- Thứ nhất, sử dụng từ ngữ phải chuẩn xác

Sử dụng từ ngữ chuẩn xác, tức là việc dùng từ ngữ phải tuân theo nhữngchuẩn mực đã được quy định Đó là việc tuân thủ quy tắc tiếng Việt gồm có: Chuẩn

về hình thức và cấu tạo (Chính tả), chuẩn về nghĩa

+ Chuẩn về chính tả: Tuân thủ các quy định về cách viết âm, vần, tiếng, viếtthường, viết hoa, thanh điệu…

+ Chuẩn về nghĩa: Từ ngữ được sử dụng trong văn bản phải phản ánh đúngthực tế, đúng bản chất của đối tượng và đúng trong từng hợp sử dụng

Ví dụ: Phải xử phạt đối với những trường hợp không thực hiện hoặc thực

hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở.

“ Phải xử phạt đối với những trường hợp không thực hiện hoặc thực hiện

không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi cư trú.”

Ngoài ra, việc sử dụng từ ngữ còn phải chuẩn cả về khả năng kết hợp vàphong cách

- Thứ hai, sử dụng từ ngữ phải đơn nghĩa

Tiếng Việt có tính linh động, tính linh động thể hiện ở tính đa nghĩa và mộttrong những biểu hiện của tính đa nghĩa là hiện tượng chuyển loại của từ Chính vìthế, trong hoạt động quản lý, để cho các thông tin quản lý thành văn được thực hiệnnghiêm chỉnh, mọi đối tượng đều thống nhất cách hiểu về nội dung văn bản, việc sửdụng từ ngữ trong văn bản hành chính phảo đơn nghĩa, tức là sử dụng những từ ngữdùng chung mọi đối tượng, tránh sử dụng từ địa phương, tiếng lóng hoặc những từngữ dễ phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau

Ví dụ: Trong văn bản quy định “Từ ngày 05/6/2019, trên địa bàn thành phố

Đà Nẵng, mỗi công dân chỉ được đăng ký 01 xe mô tô” thì sẽ có hai cách hiểu khácnhau về cụm từ “chỉ được đăng ký 01 xe mô tô” Thứ nhất, có thể hiểu là, kể từngày 5/6/2019, mỗi công dân chỉ được đăng ký 01 xe mô tô, nếu trước đó học chưatừng được cấp đăng ký Thứ hai, có thể một cách khác là kể từ ngày 05/6/2019, mỗi

công chỉ được đăng ký 01 xe mô tô, không phục thuộc vào việc trước đó họ đã từngđược cấp đăng ký Với nội dung văn bản như trên, các đối tượng thi hành sẽ khôngthống nhất cách hiểu, từ đó sẽ thực hiện khác nhau.

-Thứ ba, sử dụng từ ngữ phải nhất quán

Sử dụng từ ngữ nhất quán trong văn bản hành chính có nghĩa là khi sử dụngmột từ ngữ để thay cho một hoặc một nhóm đối tượng được nói đến trong văn bảnthì phải được chú thích lần đầu và sử dụng từ ngữ đó xuyên suốt nội dung văn bản

Ví dụ: Đoạn đầu trong văn bản của một trường đại học có nội dung “Quy chế này quy định những nội dung liên quan đến việc thực hiện dân chủ trong hoạt động của Trường Đại học ABC và các phòng, khoa, trung tâm, viên nghiên cứu, tạp chí thuộc Trường.” Nếu người soạn thảo muốn thay cụm từ “các phòng, khoa, trung tâm, viện nghiên cứu, tạp chí thuộc Trương” bằng một cụm từ ngắn hơn để thuận tiện cho việc soạn thảo, chẳng hạn như “các đơn vị thuộc Trường” thì cần

phải được trích dẫn lần đầu và sử dụng thống nhất cụm từ này đến cuối văn bản, cụthể: “ Quy chế này quy định những nội dung liên quan đến việc thực hiện dân chủtrong hoạt động của Trường Đại học ABC và các phòng, khoa, trung tâm, viện

nghiên cứu, tạp chí thuộc Trường ( sau đây gọi chung là các đơn vị thuộc Trường).”

b Sử dụng câu

- Thứ nhất, lựa chọn và sử dụng loại câu

Các thông tin trong văn bản hành chính được truyền đạt một cách dứt khoát,chính xác, mạch lạc đến các đối tượng có liên quan được đề cập trong văn bản Đặcđiểm này có tác động chi phối đến người soạn thảo trong việc lựa chọn và sử dụngloại câu:

+ Không sử dụng câu khuyết khi diễn đạt nội dung văn bản, nếu không việctruyền đạt thông tin sẽ bị gián đoạn, thiếu chính xác Chỉ sử dụng câu khuyết trongtrường hợp đặt tiêu đề cho các nội dung văn bản (Ví dụ: I PHẠM VI ĐIỀUCHỈNH; II.KẾT QUẢ THỰC HIỆN,v.v.) hoặc trong lời chào đã được mẫu hóa (Vídụ: “Kính gửi: Các đơn vị thuộc Học viện.”)

+ Sử dụng câu trần thuật ( Câu đơn, câu phức, câu chủ động, câu bị động) đểtruyền đạt thông tin một cách dứt khoát, mạch lạc

Trong trường hợp nếu cần ra mệnh lệnh ( câu cảm thán) hoặc khai thác thôngtin (câu hỏi) từ cơ quan, tổ chức khác khi thực hiện giao dịch bằng văn bản, ngườisoạn thảo cần diễn đạt nội dung mệnh lệnh, nội dung hỏi đó dưới dạng cầu trầnthuật.

Ví dụ: Trong công văn của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi về việc thực hiện chế

độ báo cáo thống kế công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2018 Để có cơ

sở kịp thời tổng hợp báo cáo số liệu công tác văn thư, lưu trữ của huyện gửi về Sở

Nội vụ đúng thời hạn quy định “UBND huyện đề nghị UBND các xã, thị trấn và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện thực hiện một số nội dung sau:”

- Thứ hai, sử dụng câu đúng về cấu tạo (ngữ pháp) và đúng về nghĩa

Sử dụng câu đúng ngữ pháp, tức là việc dùng câu phải đảm bảo hai thànhphần chính: Chủ ngữ, vị ngữ Sử dụng câu đúng ngữ pháp sẽ làm cho việc giao dịchhoặc truyền đạt mệnh lệnh được đầy đủ, chính xác và trọn vẹn về nội dung

Sử dụng câu đúng về nghĩa, tức là nội dung diễn đạt trong câu phải phản ánhtrung thưc, đúng với tình hình thực tế, đúng với bản chất của đối tượng

Ngoài ra, việc sử dụng câu còn phải đảm bảo đúng cả về dấu câu và đúng vềphong cách

- Thứ ba, diễn đạt câu phải ngắn gọn, mạch lạc, lôgic

Người soạn thảo phải biết cách lựa chọn từ ngữ để cấu thành câu văn đảmbảo với từ ngữ ít nhất mà vẫn làm sáng tỏ nội dung cần diễn đạt Để làm được điềunày, một số vấn đề cần chú ý khi soạn thảo văn bản là:

+ Tránh việc lặp từ ngữ: Trong một câu văn hoặc một đoạn văn ngắn, nếu có

từ ngữ được sử dụng lặp lại nhiều lần, thì lần đầu được sử dụng đầy đủ, chính xác,những lần sau nên sử dụng danh từ chỉ thể loại để thay thế nó

Ví dụ: UBND huyện đã chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện thực

hiện tốt quy chế dân chủ đồng thời đẩy mạnh công tác thực hành tiết kiệm, chốnglãng phí gắn với việc: “ Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” tạo

sự chuyển biến trong lề lối làm việc, cải cách hành chính và tăng cường thực hành

tiết kiệm, chống lãng phí trong đơn vị.

+ Sử dụng đúng các dấu câu khi phân chia các ý cần diễn đat nhằm giúp chongười đọc dễ lĩnh hội thông tin và có diễn đạt chuẩn xác khi đọc văn bản.

+ Các ý trong câu, các câu trong đoạn cần được diễn đạt có sự liên kết vớinhau theo trật tự nhất định, tránh ngắt xuống dòng một cách tùy tiện để đảm bảo sựlôgic của vấn đề cần diễn đạt trong nội dung văn bản

Ví dụ: Trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các cấp UBNDnói riêng thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản có vai trò rất quan trọng

1.2.5 Yêu cầu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính được quy định tại Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư Và hiện tại các bước soạn thảo và banhành đã được quy định lại tại Nghị định 30/2020/NĐ-C, về cơ bản quy trình soạnthảo và ban hành văn bản giống với các các quy định cũ tuy nhiên có một số đặcđiểm mới như sau:

- Đối với phần soạn thảo có bổ sung thêm chi tiết là văn bản điện tử, cụ thể:văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thựchiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có)vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

- Phần ký ban hành văn bản: đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyềnthực hiện ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I của Nghịđịnh

Qua nghiên cứu, tác giả khái quát quy trình soạn thảo và ban hành VBHCnhư sau:

- Bước 1: Soạn thảo văn bản

Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

(1) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạnthảo;

(2) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

(3) Soạn thảo văn bản;

(4) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chứcviệc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan;nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

(5) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liện quan (kèm theo hồ

sơ trình duyệt các văn bản, các tài liệu)

- Bước 2: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

+ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

+ Trường hợp thấy cần sửa đổi, bổ sung bản thảo đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem lại quyết định

- Bước 3: Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thìngười đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bảnthảo đó;

+ Nhân bản đúng số lượng quy định;

+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định

- Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

+ Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về nội dung văn bản Thông thường người duyệt ký nháy vào chữcuối cùng trong nội dung văn bản

+ Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chín kiểm tra và chịu tráchnhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản Ngườiduyệt thường ký nhát vào cuối phần nơi nhận

- Bước 5: Ký văn bản

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bảncủa cơ quan, tổ chức

+ Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức vàtrước pháp luật

+ Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứngđầu cơ quan, tổ chức trước pháp luật

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình kýthay (KT ) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách Người ký thayphải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật

Đối với cơ quan làm việc theo chế độ tập thể:

+ Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định củapháp luật hoặc điều lệ của tổ chức phải thảo luận tập thể và quyết định theo đa số,

ký văn bản theo quy định sau: (1) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký thay mặt(TM ) tập thể lãnh đạo ký văn bản của cơ quan, tổ chức (2) Cấp phó của ngườiđứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể kýthay (KT ) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản được ủy quyền củangười đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Việc ký các văn bản về các vấn đề khác được thực hiện như ở cơ quan, tổchức làm việc theo chế độ thủ trưởng Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa

ủy quyền (TUQ ) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyềnphải được quy định bằng văn bản (Giấy ủy quyền) và giới hạn trong một thời giannhất định Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòngHành chính hoặc trưởng một đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việcgiao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy trình hoạt động quản lý hoặcquy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ, hoặc thứ mực dễphai Để phân biệt với bản gốc, người ký nên ký bằng bút mực xanh.

1.2.6 Một số yêu cầu khác

Ngoài những yêu cầu trên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn cónhững yêu cầu khác như: yêu cầu về bố cục văn bản, yêu cầu người soạn thảo vănbản…Bố cục nội dung các phần, các đoạn trong văn bản hành chính phải thống nhấtchặt chẽ với nhau, đồng thời giữa các phần phải có sự phân biệt rạch ròi Trình tựsắp xếp các phần phải giúp cho người đọc dễ dàng tiếp thu được nội dung để thựchiện công việc có hiệu quả Về yêu cầu của người soạn, để đảm bảo thể thức vănbản đẩy đủ và chính xác thì người soạn thảo cần phải nắm vững kiến thức về kỹthuật soạn thảo văn bản Người soạn thảo cần phải lãnh hội ý kiến của lãnh đạo,đồng thời được quyền hỏi hoặc trao đổi với lãnh đạo về những vấn đề mà mìnhchưa nắm hiều đầy đủ hoặc có nhận thức khác để nội dung văn bản được hoànthiện, phải đảm bảo cho văn bản ban hành có chất lượng, đạt được mục đích, yêucầu đề ra và đúng tiến độ Đồng thời, người soạn thảo phải cần có phẩm chất đạođức tốt, có tư tưởng chính trị vững vàng, có sự cầu tiến và có trách nhiệm trongcông việc để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Tiểu kết: Chương 1 của đề tài, tác giả đã đưa ra những lý luận của việc

nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Cụ thể là trình bàykhái niệm văn bản hành chính; các chức năng, đặc điểm của văn bản hành chính;những yêu cầu đối với công tác về thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản, thể thứctrình bày văn bản, yêu cầu về ngôn ngữ, yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hànhvăn bản Từ những nghiên cứu trên sẽ là cơ sở, nền tảng để tác giả có điều kiệnnghiên cứu, phân tích về thực trạng, nguyên nhân và đề xuất giải pháp nâng caochất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện TràBồng

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN

BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN TRÀ BỒNG 2.1 Khái quát về UBND huyện Trà Bồng

2.1.1 Giới thiệu chung

Trà Bồng là huyện miền núi đầu phía Bắc của tỉnh Quảng Ngãi, có huyện lỵ

là thị trấn Trà Xuân, cách trung tâm tỉnh Quảng Ngãi 40 km về phía Tây Bắc

Trà Bồng là huyện miền núi nằm ở tây bắc tỉnh Quảng Ngãi Phía đông giáphai huyện Bình Sơn, Sơn Tịnh; phía tây giáp huyện Tây Trà ( nay đã sáp nhập vàohuyện Trà Bồng); phía nam giáp huyện Sơn Hà; phía bắc giáp huyện Trà My vàhuyện Núi Thành (tỉnh Quảng Nam) Diện tích 419,3km2 Dân số 32.127 người (năm2014) Mật độ dân số khoảng 77 người/km2 Đơn vị hành chínhh trực thuộc gồm 9 xã(Trà Phú, Trà Bình, Trà Giang, Trà Thuỷ, Trà Hiệp, Trà Tân, Trà Bùi, Trà Sơn, TràLâm), 1 thị trấn (Trà Xuân, huyện lị), với 44 thôn

Trụ sở của Uỷ ban nhân dân huyện Trà Bồng

(Xem Phụ lục 2 ) 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của UBND huyện Trà Bồng

* Chức năng

UBND huyện Trà Bồng là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơquan Nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND Huyện Đồng thời chỉ đạo hoạtđộng của các cơ quan thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn

* Nhiệm vụ

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy địnhtại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật tổ chứcchính quyền địa phương năm 2015 và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hộiđồng nhân dân huyện

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.

Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh

tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nôngnghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cưnông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tàinguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môitrường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp vàpháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoahọc, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xãhội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tưpháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,

Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền, đảm bảo

sự lãnh đạo của Huyện ủy, sự giám sát của HĐND và sự chỉ đạo của cơ quan nhànước cấp trên Tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo quyền, lợi ích hợppháp của nhân dân

Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao cho một cơ quan, đơn vị, mộtngười phụ trách và chịu trách nhiệm chính Cấp trên không làm thay việc cho cấp

dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại Công việc đượcgiao cho cơ quan đơn vị thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đó chịu trách nhiệm vềcông việc được giao.

Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy định củapháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của UBND huyện;Đồng thời thực hiện cải cách thủ tục hành chính, đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịpthời và hiệu quả

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Trà Bồng

Để đánh giá tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tạiUBND huyện Trà Bồng, tác giả đã khảo sát công tác này căn cứ vào các nội dung:thẩm quyền ban hành; thống kê số lượng văn bản ban hành; về nội dung văn bản;thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ngôn ngữ văn bản; quy trình soạn thảo vàban hành văn bản Cụ thể:

2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Trà Bồng

Căn cứ Điều 28, Luật tổ chức chính quyền địa phương quy định nhiệm vụ,quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện và Điều 3, Quy chế làm việc ban hành kèmtheo Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 01 tháng 12 năm 2016 của UBNDhuyện Trà Bồng quy định trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việccủa UBND huyện thì UBND huyện Trà Bồng có thẩm quyền ban hành các loạiVBHC để điều hành, quản lý và giải quyết công việc thực hiện đúng nhiệm vụ,quyền hạn tại cơ quan

Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính dựa trên các căn cứ:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềCông tác văn thư

- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ vềSửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng BộNội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Theo Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, VBHC gồm 32loại sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quyđịnh, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,

dự án,báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bảncam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giớithiệu,giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,thư công

2.2.2 Thống kê số lượng văn bản đã ban hành của UBND huyện

Trên thực tế chưa có văn bản nào quy định cụ thể UBND huyện Trà Bồng cóthẩm quyền ban hành bao nhiêu loại trong 32 loại VBHC mà Nghị định09/2010/NĐ-CP quy định Qua khảo sát, số lượng văn bản cụ thể UBND huyện TràBồng đã ban hành trong khoảng 3 năm trở lại đây:

Nhận xét: Từ số liệu thống kê trên có thể thấy, loại văn bản ban hành của

UBND huyện Trà Bồng chủ yếu là Quyết định, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Báocáo và Kế hoạch Nhìn qua bảng số liệu, số lượng văn bản đi tại UBND huyện TràBồng nhìn chung đều giảm qua các năm Năm 2018 đã giảm 1311 văn bản, tươngđương với 19,6 % so với năm 2017; số văn bản đi tại UBND huyện Trà Bồng năm

2019 giảm 1283 văn bản, tương đương với khoảng 23.9 % so với năm 2018 và19,2% so với năm 2017.

Đây là một con số giảm đi rất đáng kể, điều này cho thấy khối lượng côngviệc tại UBND huyện Trà Bồng cũng giảm đi so với những năm trước Theo đó, sốlượng văn bản ban hành nhằm giao dịch, trao đổi công việc… với các cơ quan, đơn

vị, tổ chức tiếp nhận văn bản cũng giảm đi Có sự giảm xuống về số lượng văn bản

đó là do các hoạt động giao dịch, quá trình giải quyết và trao đổi công việc tại cơquan đáp ứng được hoạt động quản lý và điều hành của UBND huyện, chất lượngvăn bản đảm bảo được nội dung và hình thức nên không có tình trạng ban hànhnhiều văn bản trong quá trình giải quyết công việc Việc đó đã giảm bớt được côngsức, chí phí, thời gian của CBCC tại UBND huyện

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND huyện

Qua khảo sát, các văn bản hành chính của UBND huyện TràBồng đều ban hành dựa trên Thông tư số 01/2011/TT-BNV và đa sốcác văn bản đều trình bày đúng kỹ thuật các thành phần thể thứcnhư trong hướng dẫn Tuy nhiên, một số văn bản trong quá trìnhsoạn thảo còn nhiều sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản về vị trí và cách trình bày các thành phần của văn bản hànhchính theo quy định, thể hiện trong cả 09 thành phần thể thức chủyếu:

a) Quốc hiệu

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1 Tuy nhiên, theo quy định phía dưới phầntiêu ngữ có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài dòng chữ nhưng một sốvăn bản của UBND huyện Trà Bồng lại trình bay quá dài và quá xa so với quy định

Ví dụ:

Sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡchữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độdài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Nhưng

c) Số, ký hiệu của văn bản

dấu gạch chéo (/)

Ví dụ:

Sửa :

Số: /QĐ-UBNDd) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4,bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấuphẩy

e) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản