Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của một văn phòng doanh nghiệp cụ thể Giải pháp nâng cao công tác xây dựng và tổ chức các quy chế, nội quy, quy định của một văn phòng doanh nghiệp cụ thể Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng Vai trò của nội quy, quy chế Các loại, quy chế, quy định Đánh giá công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của 1 văn phòng cụ thể
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chƣơng I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TY VÀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM 1.1 Khái quát chung Công ty 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức công ty .6 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Khái quát chung Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11 Tiểu kết 11 Chƣơng II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG 12 2.1 Khái niệm 12 2.2 Vai trò quy chế, nội quy, quy định 12 2.3 Vị trí ý nghĩa quy chế, nội quy, quy định 12 2.4 Các loại quy chế, nội quy, quy định 13 2.5.1 Công tác thu thập thông tin 15 2.5.2 Công tác soạn thảo quy chế, nội quy, quy định 19 2.5.3 Thời gian xây dựng 20 2.6 Thực trạng công tác tổ chức thực 21 2.7 Đánh giá công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam 27 2.7.1 Ưu điểm 27 2.7.2 Hạn chế 28 2.7.3 Nguyên nhân 28 Chƣơng III: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM 30 3.1 Đối với Doanh nghiệp 30 3.2 Đối với Lãnh đạoVăn phòng 31 3.3 Với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 32 3.4 Đối với việc thực nghiệp vụ văn phòng 32 Tiểu kết 33 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC 36 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tiểu luận cho mơn học Quản trị Văn phòng Doanh nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy giáo tận tình hướng dẫn, giúp đỡ giảng dạy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hiệu Quảng Nam Em xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên ThS đã giúp đỡ em việc xây dựng đề cương tiểu luận tìm kiếm thơng tin phục vụ viết Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới anh chị ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam tạo điều kiện cho em tham quan, khảo sát đánh giá công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty để em hồn thành tiểu luận Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý nhận xét thầy cô để tiểu luận em hồn chỉnh, giúp em có kinh nghiệm quý báu công việc, tạo tiền đề cho bước tương lai Em xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn nội dung đề tài kết nghiên cứu riêng Các kết đề tài trung thực hoàn toàn khách quan chưa c ng bố bất h nh thức trước Nếu có phát có gian lận t i xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung tiểu luận m nh BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT SXKD Sản xuất kinh doanh CBCNV Cán công nhân viên HC – TC Hành – Tổ chức PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Đứng trước thời k phát triển hội nhập ngày sâu rộng đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động không ngừng nỗ lực, cố gắng cải tiến để vươn tới hoàn thiện đảm bảo phát triển vững tổ chức Hòa vào xu đó, năm gần C ng tác Văn phòng có bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách hành đất nước Văn phòng (hiểu theo nghĩa máy điều hành công việc quan, tổ chức) giữ vai trò then chốt, có ảnh huởng to lớn sâu rộng đến hiệu chất luợng hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Nói cách hác, văn phòng vừa phận đầu não vừa mặt tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng nơi thu nhận phát luợng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động tổ chức, doanh nghiệp đuợc trôi chảy, đạt hiệu cao Thời k công nghiệp hoá, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp đặc biệt doanh nghiệp gặp h ng hó hăn, vướng mắc yều cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lí mà c ng tác văn phòng đóng vai trò quan trọng Để hoạt động có hiệu quan, tổ chức h ng thể không coi trọng c ng tác văn phòng, khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Do để thực tốt c ng tác văn phòng th xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định cơng cụ quan trọng văn phòng hay đơn vị, doanh nghiệp để trì hoạt động hàng ngày, phương tiện cần thiết giúp cho công tác quản lý Đội ngũ cán công nhân viên đơn vị hoạt động, trì chung mục đích, cách thức làm việc, hoạt động, tạo lên văn hóa doanh nghiệp Muốn đơn vị phân cơng xây dựng phải tìm tòi, nghiên cứu kỹ văn hóa, hoạt động, mục đích, chiến lược xây dựng phát triển doanh nghiệp để nội quy, quy định, quy chế xây dựng lên phải bao hàm hết yếu tố văn hóa doanh nghiệp, mục đích hoạt động, tơn nghiêm doanh nghiệp quan trọng đồng thuận, tuyệt đối tuân theo đội ngũ cán c ng nhân viên đơn vị Qua thời gian ngắn nghiên cứu, làm việc thực tiễn Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế quan c ng tác văn phòng v em định chọn đề tài “Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam” làm đề tài nghiên cứu cá nhân cho tập tiểu luận lần Lịch sử nghiên cứu Hiện nghiên cứu quy chế, nội quy, quy định cảu văn phòng nhận quan tâm, thu hút đ ng đảo nhà nghiên cứu có nhiều chương tr nh hoa học, tài liệu đề cập đến ể đến sau: Trong giáo tr nh đề cập đến vấn đề chung văn phòng, nhà quản trị văn phòng, nghiệp vụ c ng tác văn phòng như: việc xây dựng tổ chức thực chương tr nh, ế hoạch tổ chức máy văn phòng; tổ chức quản lý thực nghiệp vụ c ng tác văn thư, lưu trữ Nguyễn Hữu Tri: “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” NXB Khoa học ỹ thuật, 2005 Trong giáo tr nh đề cập đến vấn đề chung văn phòng, nhà quản trị văn phòng, nghiệp vụ c ng tác văn phòng như: việc xây dựng tổ chức thực chương tr nh, ế hoạch tổ chức máy văn phòng; tổ chức quản lý thực nghiệp vụ c ng tác văn thư, lưu trữ Lê Văn In: “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” NXB Thống Kê, 1996 Nguyễn Hữu Thân: “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội, 2012 Là tài liệu tham hảo giúp cho nhà inh doanh, cấp quản trị, chuyên viên, bác sỹ, ỹ sư làm c ng việc hành Phạm Hưng: “Văn phòng Hiện đại nghiệp vụ Hành Văn phòng” NXB thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền: “Quản trị Văn phòng” NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012 Giáo tr nh nhằm phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên hệ dài hạn Tuy nhiên thời điểm chưa có c ng tr nh nghiên cứu trực tiếp đề tài: “Thực trạng c ng tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng C ng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất hẩu Quảng Nam” Do đề tài mà em lựa chọn h ng trùng với c ng tr nh c ng bố Đề tài nghiên cứu cách độc lập nhằm đánh giá sở lý luận thực trạng, từ đưa giải pháp cụ thể để thực Đối tƣợng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Tại Văn phòng C ng ty Cổ phần Lâm đặc sản xuất Quảng Nam + Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam giai đoạn từ năm 2015-2017 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Mục đích nghiên cứu đề tài nhằm tìm hiểu lý thuyết quy chế, nội quy, quy định từ có hệ thống lý luận vấn đề để áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp Nhiệm vụ: Nghiên cứu, khảo sát đánh giá quy chế, nội quy, quy định Văn phòng C ng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam thực trạng áp dụng công ty Chỉ ưu, nhược điểm nguyên nhân Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện quy chế, nội quy, quy định công ty, tạo bước phát triển cho công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng c ng ty Cơ sở phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc sử dụng Căn vào tình hình thực tiễn quan Trên sở công việc, nhiệm vụ cụ thể thực hiện, từ thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu dùng phương pháp luận để diễn giải gồm phương pháp sau: + Phương pháp Sử dụng tư liệu thơng qua hình thức: thống kê, phân tích – tổng hợp + Phương pháp Điều tra thực tế thực địa thơng qua hình thức: quan sát, mô tả, điều tra, khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Ý nghĩ lý luận: + Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân + Cung cấp luận khoa học để xây dựng thực tốt quy chế, nội quy, quy định văn phòng C ng ty + Là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho bạn sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng - Ý nghĩa thực tiễn + Nhận thức tầm quan trọng công tác xây dựng tổ chức thực cac quy chế, nội quy quy định Văn phòng C ng ty + Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng C ng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Cấu trúc đề tài Ngoài lời mở đầu, ết luận, danh mục tài liệu tham hảo phụ lục, để tài có cấu trúc gồm ba chương: Chương 1: Khái quát chung C ng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất hẩu Quảng Nam Chương 2: Thực trạng c ng tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng C ng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất hẩu Quảng Nam Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao c ng tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng C ng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất hẩu Quảng Nam Chƣơng I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM 1.1 Khái quát chung Công ty Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản Xuất Quảng Nam có tên giao dịch quốc tế FOREST PRODUCTS EXPORT JOINT – STOCK COMPANY OF QUANG NAM Được cấp giấy chứng nhận đăng ý inh doanh số: 4000101608 Sở kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp lần đầu ngày 30/12/2005, thay đổi lần thứ ngày 08/06/2015 Sau hi thành lập Công ty hoạt động với vốn ban đầu sau: - Vốn điều lệ: 30.000.000.000 (Ba mươi tỷ đồng) - Vốn đầu tư chủ sở hữu: 30.000.000.000 (Ba mươi tỷ đồng) Trụ sở đặt Khối phố Câu Hà – Phường Điện Ngọc – Thị xã Điện Bàn – Tỉnh Quảng Nam Số điện thoại: 0510.3843668 Số fax: 0235.3843619 Website: www.forexco.com.vn Email: info@forexco.vn Mã cổ phiếu: FRC Được thành lập ngày 29/11/1986 với tên gọi ban đầu Xí nghiệp Liên hiệp Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam – Đà Nẵng Năm 1997 đổi tên thành Công ty Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Sau chuyển đổi sở hữu thành Công ty Cổ phần theo định số 5084/QĐ-UB ngày 09/12/2004 UBND tỉnh Quảng Nam việc phê duyệt phương án cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước thành Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Ngày 01/01/2006 thức chuyển thành Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam Thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ý kinh doanh lần đầu số: 3303070165 ngày 30/12/2005 đăng ý thay đổi lần thứ 6, số đăng ý inh doanh 4000101608 ngày 08/06/2015 Phòng đăng ý inh doanh, Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp Sau nhiều năm theo đuổi thực chương tr nh quản lý rừng bền vững theo nguyên tắc tiêu chí FSC (Forest Stewardship Council) Ngày 18/09/2012 Cơng ty thức Hội đồng quản trị rừng giới cấp chứng nhận FSC cho 1.500 rừng trồng Nghiêm cấm mang vật dễ cháy, nổ vào văn phòng làm việc, tuân thủ nguyên tắc an tồn điện, phòng cháy chữa cháy Có quan hệ mực, lịch với người dân nơi cư trú Sinh hoạt cá nhân lành mạnh, có chừng mực, khơng gây ảnh hưởng đến an ninh, trật tự địa phương Phương tiện lại đỗ nơi quy định, tuyệt đối h ng để xe chắn lối Ô t , xe máy thường xuyên động phục vụ công việc ưu tiên vị trí thuận lợi vào Lãnh đạo, người quản lý, nhân viên làm việc văn phòng c ng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam lu n có nghĩa vụ, trách nhiệm thực nghiêm chỉnh nội quy quy định Tập thể, cá nhân vi phạm chịu hồn tồn trách nhiêm Ngồi CBCNV thuộc Văn phòng C ng ty thực tốt quy định hen thưởng, vi phạm bị xử lý ỷ luật theo quy định Pháp luật quy định C ng ty Văn phòng thực quản lý hồ sơ tồn cơng ty, xếp, bố trí nhân lực, tuyển dụng lập hồ sơ cán công nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động công ty, giải chế độ lao động, bảo hiểm xã hội, sức khỏe, tiền lương, tiền thưởng theo định nhà nước công ty Lập bảng báo cáo hàng tháng tình hình biến động nhân Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên đào tạo nhân viên Chịu trách nhiệm soạn thảo lưu trữ loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng Công ty th ng tin có liên quan đến Cơng ty Soạn thảo, tiếp nhận theo dõi công văn, thị, định,….Phối hợp với phòng kế tốn thực cơng tác tốn tiền lương, tiền thưởng mặt chế độ, sách cho người lao động, đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo quy định Nhà nước Cơng ty Có thể thấy việc thực nội quy, quy chế quy định phận làm c ng tác văn phòng diễn cách nghiêm túc, có trách nhiệm với chủ trương sách mà c ng ty xây dựng 26 2.7 Đánh giá công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam 2.7.1 Ưu điểm Thứ nhất: Toàn quy chế, nội quy quy định cơng ty q trình xây dựng thực theo quy tr nh nên đảm bảo tính khách quan, dân chủ, sát với thực tiễn công việc bám sát với văn pháp luật Nhà nước quy định Bộ, Ngành liên quan Thứ hai: Quá trình thực quy chế, nội quy quy định Công ty ban hành nhận hưởng ứng tích cực, chấp hành nghiêm túc CBCNV đưa vào áp dụng tạo nề nếp, kỷ cương cho C ng ty Thứ ba: Trong trình xây dựng thực Quy chế, Quy định công ty nhận quan tâm đạo sâu sắc Ban Lãnh đạo cong ty quan chức có thẩm quyền liên quan Thứ tư: Hệ thống sở vật chất ngày nâng cao đầu tư hoàn thiện hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy, fax đáp ứng nhu cầu thực nhiệm vụ kế hoạch giao cách nhanh chóng hiệu Thứ năm: C ng tác tuyên truyền, quán triệt sâu sắc cụ thể quy chế, nội quy quy định c ng ty nâng cao ý thức cho đội ngũ CBCNV việc thực nội dung đề Thứ sáu: Việc triển khai phần mềm quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác xây dựng thực quy chế, nội quy quy định phát huy hiệu quả, trình soạn thảo văn tiến hành nhanh chóng, form theo quy định, hạn chế sai sót h ng đáng có, giúp Lãnh đạo dễ dàng kiểm sốt cơng việc phận phòng ban, nâng cao chất lượng hiệu công việc Thứ bảy: Trong trình xây dựng thực quy chế, nội quy quy định phận Văn phòng có phân cơng cơng việc nhiệm vụ rõ ràng nghiêm túc, phát huy khả điểm mạnh cá nhân để cơng việc phân cơng có hiệu phù hợp với lực thành viên Thứ tám: Đội ngũ làm c ng tác xây dựng có tr nh độ chuyên m n lực 27 tốt, ham học hỏi, trau dồi thêm kỹ để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 2.7.2 Hạn chế Thứ nhất: Việc sử dụng từ ngữ trình xây dựng quy chế, nội quy quy định đ i hi chưa chuẩn xác, trùng lặp nhiều thực Thứ hai: Một số nội dung xây dựng h ng đ i với thực quy chế, chưa thực lấy quy chế làm cứ, sở để giải công việc - Thứ ba: Quá trình tiếp nhận văn đến từ đơn vị, quan hác chưa có thống Chính nhân viên Văn phòng nhận văn đến - Thứ tư: Thiếu phối hợp, liên kết CBCNV Văn phòng phòng ban công ty với người lao động tất phận, q tr nh thu thập, tìm hiểu để cung cấp th ng tin chưa sát đáng - Thứ năm: Hiện việc thông báo, phổ biến quy chế toàn thể cán bộ, công nhân viên chức công ty dừng mức độ gửi văn thông báo file cứng, há đơn giản đa dạng để phổ biến rộng rãi ăn nhập vào ý thức cá nhân - Thứ sáu: Vì Cơng ty chuyên tiến hành Xuất hàng hóa nước tr nh độ ngoại ngữ đội ngũ nhân văn phòng hạn chế nên thiếu chủ động việc giao tiếp với hách nước ngồi, văn tiếng Anh trình ký nhiều lỗi tả chưa kiểm duyệt - Thứ bảy: Một số Quy định, nội quy, quy chế đưa thiên chủ quan, thiên nhiều mệnh lệnh hành chính, thiếu số yếu tố liên quan đến chế độ người lao động hay hình thức hen thưởng kỷ luật chi tiết - Thứ tám: Việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực nội quy, quy định, dừng việc thực theo, chưa có chủ động, sáng tạo 2.7.3 Nguyên nhân - Chưa có nhận thức đầy đủ tầm quan trọng ý nghĩa việc xây dựng 28 thực quy chế, nội quy quy định CBCNV C ng ty Do đó, số thành viên chưa có ý thức phấn đấu, rèn luyện chấp hành nghiêm túc nội dung đề - Cơ cấu nhân Văn phòng chưa cân đối, số lượng nhân làm c ng tác Văn phòng mà hi hối lượng công việc lớn, dẫn tới q trình xử lý cơng việc gặp nhiều hó hăn, chậm tiến độ trình xác minh, chuyển giao thơng tin, hay cơng việc mang tính đột xuất mà cần xử lý - Tr nh độ nghiệp vụ nhân viên làm C ng tác Văn phòng hạn chế, chưa nắm kỹ hiểu sâu nội dung trình xây dựng quy chế, nội quy quy định, nên đ i hi lúng túng hi giải cơng việc - Cơng tác phối hợp phòng ban, đơn vị có liên quan chưa thật khoa học hiệu quả, thiếu gắn kết phòng ban, đơn vị - Lãnh đạo c ng ty chưa thực quan tâm đến việc tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực nội quy, quy chế, quy định - Bên cạnh đó, số nhân viên chưa nêu cao tinh thần tự giác trách nhiệm q trình làm việc, đùn đẩy cơng việc cho nhau, với số cơng việc hi phân cơng cho phòng ban bị trùng chéo nhân viên không kịp thời nắm bắt cơng việc dẫn tới q trình thực chưa đạt hiệu mong muốn 29 Chƣơng III GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM 3.1 Đối với Doanh nghiệp - Việc xây dựng quy chế cần bảo đảm tính khoa học, tính thực tiễn tính cụ thể, yêu cầu quan trọng nên đòi hỏi Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ xây dựng quy chế, nội quy quy định phù hợp - Lãnh đạo Công ty phải tổ chức quán triệt, học tập quy chế, kiên thực nghiêm túc quy chế ban hành - Khi quy chế ban hành, sở pháp lý trực tiếp cho hoạt động lãnh đạo Công ty, đồng thời để đánh giá trách nhiệm, hiệu quả, hiệu lực c ng tác lãnh đạo Do vậy, hoạt động Công ty phải dựa điều xác định quy chế Để đạt điều đó, đòi hỏi thành viên Ban Lãnh đạo Công ty phải nắm nội dung quy chế; đồng thời, phát huy vai trò gương mẫu việc thực quy chế, nội quy quy định - Vận dụng thực nội dung quy chế phải gắn với cương vị, chức trách cá nhân, đồng thời phải tạo phối hợp chặt chẽ, thống nhất, đồng cấp nhằm tạo sức mạnh lớn nhất, giải mối quan hệ thấu tình, đạt lý, tạo bầu khơng khí tích cực, lành mạnh, thực dân chủ, đậm tính nhân văn - Cơng ty cần làm tốt cơng tác kiểm tra, giám sát việc thực hiên quy chế Kiên đấu tranh với tượng thiếu tôn trọng, thiếu trách nhiệm hay tùy tiện, giản đơn thực kiên xử lý tượng vi phạm quy chế - Thường xuyên rà soát, bổ sung, hoàn thiện quy chế, nội quy quy định Cơng ty - Ngồi lãnh đạo c ng ty cần tạo điều iện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết lực cua m nh, đồng thời có sách hen thưởng ỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đối với trường hợp muộn sớm h ng chấp hành nội quy mà c ng ty đề th cần có biện pháp ỷ luật nghiêm minh, trước tiên nhắc nhở, tái phạm trừ vào lương 30 - Cơng ty cần nâng cao ý thức CBCNV việc tự học, tự bồi dưỡng tr nh độ chuyên m n th ng qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt tài liệu chuyên ngành, thường xuyên củng cố iến thức th nhân viên văn phòng đáp ứng nhiệm vụ truức mắt nhiệm vụ tương lai 3.2 Đối với Lãnh đạoVăn phòng - Thường xuyên truyền th ng cho cán c ng nhân viên nắm rõ chủ trương, định hướng Ban Lãnh đạo c ng ty - Tiến hành xây dựng, củng cố tổ chức máy Văn phòng, quan tâm bổ sung nhân viên đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định Xây dựng đội ngũ nhân viên Văn phòng bước chuyên m n hóa Khi luân chuyển nhân viên văn phòng lu n đảm bảo tính ế thừa, ổn định, tránh t nh trạng thiếu hụt nhân viên, h ng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao - Có chế tạo điều kiện cho nhân viên học tập nâng cao tr nh độ lý luận trị, quản lý doanh nghiệp, chuyên m n nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ t nh h nh - Công tác xây dựng nội quy, quy định cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng, tổ chức hội thảo, lấy ý kiến người lao động thơng qua phận c ng đồn trước ban hành - Cần quan tâm đầu tư thêm trang thiết bị thiết yếu để thay trang thiết bị cũ h ng có sử dụng nữa, đưa chế độ bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định nhằm đảm bảo cho c ng tác th ng tin th ng suốt hiệu - Phải có nghiên cứu hệ thống quàn lý chất lượng ISO 9001: 2008 liên quan đến c ng việc đơn vị m nh phụ trách, áp dụng cách hiệu để hai thác triệt để nguồn th ng tin - Cần phải có quan tâm, đạo động viên kịp thời Lãnh đạo cho nhân viên Văn phòng, từ tạo gắn kết thái độ làm việc tích cực khởi sắc thực nhiệm vụ giao 31 3.3 Với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng - Phải có tìm hiểu, nắm rõ đầu mối chuyên sâu ngành dọc, lĩnh vực chuyên sâu C ng ty, để liên hệ công việc tư vấn cho lãnh đạo xây dựng quy định, nội quy phù hợp với ngành/lĩnh vực cho phù hợp - Nhân viên văn phòng cần có định hướng, mục tiêu rõ ràng việc tham mưu cho ban lãnh đạo xây dựng nội quy, quy định, quy chế Công ty - Nhân viên văn phòng phải lu n nhận thức vai trò, vị trí m nh, tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao tr nh độ lý luận trị, chuyên m n nghiệp vụ, ỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy iến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực c ng tác đạo, điều hành lãnh đạo C ng ty - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, nhân viên phải có chương tr nh làm việc riêng m nh (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm việc theo quy chế, quy tr nh cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải ịp thời, quy; làm tốt c ng tác phối hợp nội C ng ty văn phòng văn phòng với phòng ban chun mơn - Có thái độ làm việc vui vẻ, hòa đồng, lu n nêu cao tinh thần tự giác, giúp đỡ đồng nghiệp Có liên ết, ết nối phòng ban để phối hợp c ng việc ăn ý hiệu quả, từ tạo m i trường làm việc thân thiện hiệu 3.4 Đối với việc thực nghiệp vụ văn phòng - CBCNV Cơng ty phải nêu cao tinh thần trách nhiệm tự giác, chấp hành nghiêm túc quy chế, nội quy quy định ban hành phổ biến rộng rãi tồn Cơng ty - Trong q trình thực có vướng mắc hay hó hăn g th nhân viên cơng ty phải mạnh dạn đề xuất, góp ý để ý kiến để góp sửa đổi ngày hồn thiện - Lu n giúp đỡ, tương hỗ lẫn trình thực hiện, để quy chế, nội quy quy định lu n ăn sâu vào tiềm thức thói quan để góp phần thực hóa nguyên tắc ban hành 32 Tiểu kết Th ng qua chương giúp đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu c ng tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng C ng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất hẩu Quảng Nam Quá tr nh xây dựng tiến hành cách chu đáo cẩn thận hi đưa thưc nhận hưởng ứng tích cực đội ngũ CBCNV c ng ty Có thể thấy sở đưa giải pháp để hoàn thiện quy chế, nội quy quy định ban hành góp phần thực hóa nội quy ban hành, đưa quy định triển hai sâu rộng hiệu quả, từ nêu cao ý thức thành viên C ng ty đưa h nh ảnh, thương hiệu C ng ty ngày phát triển 33 KẾT LUẬN Thơng qua q trình khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam làm cho hiểu biết nhận thức rõ vai trò quy chế, nội quy quy định tổ chức ban hành vai trò khơng thể thiếu phận Văn phòng C ng ty Văn phòng phận khơng thể tách rời doanh nghiệp, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý nơi chăm lo lĩnh vực hậu cần đảm bảo điều kiện cho hoạt động quan, văn phòng lu n coi “cánh tay phải đắc lực” lãnh đạo quan trình giải công việc tham mưu, tổng hợp cung cấp xử lý th ng tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, kịp thời xác Xác định vai trò khơng thể thiếu m nh, Văn phòng có tr nh xây dựng triển khai thực tốt quy chế, nội quy quy định Cơng ty ban hành Từ nâng cao hình ảnh C ng ty, đưa nội quy vào nề nếp hoạt động phần khơng thể thiếu q trình quản lý nâng cao hiệu hoạt động Công ty Trong trình nghiên cứu để chuẩn bị cho học phần Quản trị Văn phòngdoanh nghiệp em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt thầy giáo Th.S Đặng Văn Phong hướng dẫn bảo cho chúng em nhiệt tình, chú, anh chị C ng ty nói chung, Văn phòng Cơng ty nói riêng hỗ trợ, cung cấp tài liệu thơng tin hữu ích cho em hồn thành tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo tr nh Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Vũ Đ nh Quyền (2005), Quản trị Hành Văn phòng, NXB Thống Kê Diệp Anh (2012), Điều hành doanh nghiệp vừa nhỏ, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH12 ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2014 (có hiệu lực từ 01/7/2015) Website Cơng ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất Quảng Nam www.forexco.com.vn www.forexco.vn 35 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Hình ảnh website Công ty 36 37 Thầy cô tổ Giảng viên chuyên ngành tới thăm chụp ảnh lƣu niệm Công ty 38 Phục lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty 39 Phụ lục 03 Sơ đồ cấu trúc tổ chức Phòng Hành – Tổng hợp TRƢỞNG PHỊNG PHĨ TRƢỞNG PHỊNG Tổ Tổ Văn Hành thƣ – Lƣu trữ Tổ Tổ Lễ Tổ bảo Bộ phận Quản tân vệ nhà ăn trị thiết bị 40 ... đối tác kinh doanh động lực cho phát triển Công ty 11 Chƣơng II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG 2.1 Khái niệm Quy chế chế độ quy định. .. doanh Về sách thuế: Các quy chế, nội quy, quy định giúp cơng ty bảo chi phí hợp lý cơng ty trình với quan thuế.2.5 Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng C... hình thực quy chế, nội quy, quy định Gửi tổ chức, đồn thể có mối quan hệ để phối hợp tổ chức thực Bước 6: Kiểm tra, giám sát thực Xây dựng chương tr nh iểm tra, giám sát thực quy chế, nội quy quy