CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 3 1.1. Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản 3 1.1.1 Khái niệm về Văn bản 3 1.1.2. Khái niệm công tác soạn thảo văn bản 4 1.2 Quy trình soạn thảo văn bản 4 1.2.1. Xác định nội dung văn bản 5 1.2.2. Xác định loại văn bản 5 1.2.3. Phạm vi ứng dụng 5 1.2.4. Thu thập xử lý thông tin 6 1.2.5. Xây dựng bản thảo 6 1.2.6. Soạn thảo văn bản 6 1.2.7. Duyệt và ký văn bản 7 1.2.8. Nhân bản và phát hành văn bản 7 1.3. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản 7 1.4. Khái quát về Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 9 1.4.1. Lịch sử hình thành 9 1.4.2. Cơ cấu tổ chức 10 1.4.3. Chức năng nhiệm vụ 10 Tiểu kết: 11 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 12 2.2. Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 12 2.2.1. Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 12 2.2.2. Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 13 2.2.3. Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 14 2.2.4. Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản hoàn chỉnh của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 14 2.2.5 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty. 15 2.2.7. Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 16 2.2.8. Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 17 Tiểu kết: 18 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 19 3.1. Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Sở 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Hạn chế 19 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 21 3.2.1 Về trang thiết bị 21 3.2.2 Về kỹ thuật soạn thảo văn bản 21 3.3.3 Về cán bộ thực hiện công tác soạn thảo văn bản 22 3.3.4 Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ,nhân viên trong cơ quan 22 Tiểu kết: 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI:

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên giảng dạy: TS Vũ Ngọc Hoa

Mã phách:

HÀ NỘI - 2017

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên: Phùng Sơn Hà Ngày sinh:

Mã sinh viên: 1607LTHA035

Lớp: 1607LTHA Khoa: Văn thư – Lưu trữ

Tên đề tài: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI SỞ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên hướng dẫn: TS Vũ Ngọc Hoa

Sinh viên kí tên

Phùng Sơn Hà

Mã phách

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

của cán bộ chấm thi

Điểm thống nhất của

bài thi

Chữ ký xác nhận của cán bộ nhận bài thi

CB chấm thi

số 1

CB chấm thi

số 2 Bằng số Bằng chữ

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy, hướng dẫn củaGiảng viên bộ môn, tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi làm mộtbài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học

Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến Khoa Văn thư –Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng tôi được tiếp cậnvới môn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiêncứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận Đó là môn học “Phương pháp nghiêncứu khoa học”

Tiếp đến, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đãtận tâm hướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi tròchuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộ Trungtâm Lưu trữ Quốc gia I đã cung cấp những thông tin để chúng tôi thực hiện tốtbài tiểu luận này Nếu không có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì tôi khó có thể hoànthành được bài tiểu luận này

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 08 tháng 08 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Mọithông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàntrung thực và được ghi rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 08 tháng 8 năm 2017

Tác giả

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc đề tài 2

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 3

1.1 Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản 3

1.1.1 Khái niệm về Văn bản 3

1.1.2 Khái niệm công tác soạn thảo văn bản 4

1.2 Quy trình soạn thảo văn bản 4

1.2.1 Xác định nội dung văn bản 5

1.2.2 Xác định loại văn bản 5

1.2.3 Phạm vi ứng dụng 5

1.2.4 Thu thập xử lý thông tin 6

1.2.5 Xây dựng bản thảo 6

1.2.6 Soạn thảo văn bản 6

1.2.7 Duyệt và ký văn bản 7

1.2.8 Nhân bản và phát hành văn bản 7

1.3 Vai trò của công tác soạn thảo văn bản 7

1.4 Khái quát về Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 9

1.4.1 Lịch sử hình thành 9

1.4.2 Cơ cấu tổ chức 10

1.4.3 Chức năng nhiệm vụ 10

Tiểu kết: 11

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 12

2.2 Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 12

2.2.1 Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên

viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 12

2.2.2 Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 13

2.2.3 Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 14

2.2.4 Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản hoàn chỉnh của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 14

2.2.5 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty 15

2.2.7 Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 16

2.2.8 Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 17

Tiểu kết: 18

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 19

3.1 Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Sở 19

3.1.1 Ưu điểm 19

3.1.2 Hạn chế 19

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 21

3.2.1 Về trang thiết bị 21

3.2.2 Về kỹ thuật soạn thảo văn bản 21

3.3.3 Về cán bộ thực hiện công tác soạn thảo văn bản 22

3.3.4 Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ,nhân viên trong cơ quan 22

Tiểu kết: 23

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan , tổ chức vấn đề soạn thảo vàquản lý văn bản của cơ quan, tổ chức là một vấn đề hết sức quan trọng và cầnđược quan tâm một cách đúng mức Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa

là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạtđộng của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tínhpháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý trong giải quyếtcông việc của cơ quan, tổ chức mình Chính vì vậy việc quan tâm đúng mứcđến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăngcường hiệu lực của quản lý trong các cơ quan, tổ chức Trong hoạt động giaotiếp văn bản là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyềnđạt thông tin một cách nhanh chóng Văn bản hành chính được hình thành trênniều lĩnh vực, hoạt động sống của con người

Hiểu được tầm quan trọng của Văn bản qua đó công tác soạn thảo văn bảncần được chú trọng, ta có thế khẳng định: Soạn thảo văn bản góp phần rất quantrọng trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan cơ quan, tổ chức, góp phần vào

sự phát triển cơ quan, tổ chức đó

Qua thời gian học tập, rèn luyện được trang bị kiến thức chuyên môn tạitrường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã được trang bị kiến thức nhất định về côngtác soạn thảo văn bản Nhưng học phải đi đôi với hành, kiến thức lý thuyết đượchọc trên lớp phải được áp dụng vào thực tế

Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài nên tôi đã chọn đề tàinghiên cứu “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Sở giáo dục và Đào tạotỉnh Thái Nguyên”

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích

Trau dồi khả năng soạn thảo văn bản thông dụng thường được ban hànhtại Cơ quan Hành chính Nhà nước, đặc biệt tại các văn bản tại Sở Giáo dục và

Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo văn bản

- Về không gian: Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên

- Về thời gian: Các văn bản hành chính thông dụng được ban hành tại SởGiáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên như: Quyết định, Công văn đi, Kế hoạch,Báo cáo, Thông báo

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này, tôi có sử dụng một số phương pháp nghiên cứuphù hợp với nội dung và yêu cầu Gồm một số phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu văn bản, tài liệu;

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục

và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên

Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục và

Đào tạo tỉnh Thái Nguyên

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại

Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ

GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 1.1 Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản

1.1.1 Khái niệm về Văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tùy theo góc

độ nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản

Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt- tác giả của cuốn sách Kỹ

thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có đưa ra khái niệm: “ Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện mục tiêu nào đó”[42;10]

Trong sách Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh

và Hồng Dân cũng có đề cập: “ Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức,

trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết”

Dưới góc độ văn bản học và hành chính học , tác giả Vương Đình Quyền

có đề cập đến đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công

tác văn thư như sau: dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa

rộng tức là:”Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ

nhất định ” ;dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo ngvăn bản

được hiểu theo nghĩa hẹp tức là: Khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình

thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức”.

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu giấy tờ được sử dụngtrong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội , và của các cơ quan nhà nước.Theo nghĩa này, các loại dùng giấy tờ dùng để quản lý và điều hành hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, kế hoạc, báocáo…đều được gọi là văn bản Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọnvẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, tồn tại điển hình ở

dạng viết Ngày nay, khái niệm này được dùng rộng rãi trong các hoạt động củacác cơ quan, tổ chức mà ở đây cụ thể là Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh TháiNguyên.

1.1.2 Khái niệm công tác soạn thảo văn bản

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên Để vănbản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững vàbiết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như : Các yêu cầu về công tác soạnthảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bốcục văn bản, kỹ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kỹthuật trình bày văn bản.Ngoài ra phải tuân thủ các quy tắc do cơ quan có thẩmquyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản, như các quy định về thểthức văn bản, thủ tục soạn thảo, duyệt, ký, đóng dấu văn bản…Trong những vấn

đề nêu trên của công tác soạn thảo văn bản, có những vấn đề mang tính chất kỹthuật như cách bố cục, sử dụng từ ngữ, cú pháp và trình bày soạn thảo văn bảncho phù hợp với các loại văn bản nói chung và từng thể loại nói riêng Bởi vậy,

để thể hiện được đầy đủ bản chất của công tác soạn thảo văn bản, người ta gọicông việc này là kỹ thuật soạn thảo văn bản Có thể giải thích khái niệm nhưsau:

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản, các quy tắc có liên quan

để xây dựng một văn bản từ khâu mở đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện.

[10.tr25]

1.2 Quy trình soạn thảo văn bản

Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thôngtin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng một ngôn ngữnhất định nào đó Soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong cácquá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo văn bản đến khisoạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình và nhữngđòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo

văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản Quy trình soạn thảo văn bảngồm các bước:

1.2.1 Xác định nội dung văn bản

Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng cần phảixác định rõ nội dung của vấn đề cần văn bản hóa

Thông thường, nội dung văn bản nhằm đề ra các chủ trương, chính sáchhay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tínhmục đích rõ ràng, phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trướckhi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằmgiải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện vănbản là gì?

1.2.2 Xác định loại văn bản

Người soạn thảo văn bản cần phải xác định rõ nội dung và có sự phân biệt

rõ ràng loại văn bản, sau đó chọn loại hình văn bản sao cho phù hợp với mụcđích sử dụng Ví dụ: không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại

Có thể chọn các loại hình văn bản sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật

Phạm vi ứng dụng về không gian có thể là toàn thể cơ quan, hay một cánhân, đơn vị thuộc và trực thuộc công ty, cũng có thể là các công ty có liên quankhác

Phạm vi ứng dụng về thời gian là thường xuyên, liên tục, được áp dụngnhiều lần hay một lần đối với mọi đối tượng hay một đối tượng cụ thể.

1.2.4 Thu thập xử lý thông tin

- Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảochính xác Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ cácvăn bản khác

- Tiến hành thu thập, phân tích, tổng hợp, lựa chọn các thông tin cần thiết

có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tinquan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian củacấp có thẩm quyền

- Nghiên cứu, rà soát các văn kiện, văn bản pháp luật hiện hành thật chínhxác để đưa vào văn bản

1.2.5 Xây dựng bản thảo

- Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dựthảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy địnhcủa nhà nước

- Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến củacác bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ củacấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữanhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém

1.2.6 Soạn thảo văn bản

- Căn cứ vào tính chất, nội dung và những thông tin đã thu thập được liênquan đến văn bản để tiến hành soạn thảo

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan tham khảo ý kiếncủa các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến

để hoàn chỉnh bản thảo

- Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượngtrong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý

- Sử dụng các thuật ngữ, và văn phong thích hợp kết hợp linh hoạt với các

từ, cụm từ, liên kết các câu, các đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất,

trọn vẹn về cả nội dung lẫn hình thức, và có thể truyền đạt thông tin qua văn bảnmột cách chính xác nhất

1.2.7 Duyệt và ký văn bản

- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

- Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt, nhưngthấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì người được giaonhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyếtđịnh việc sửa chữa, bổ sung

- Người soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chínhxác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.)trước khi trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếuquy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật,đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

1.2.8 Nhân bản và phát hành văn bản

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số

lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt

kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ởVăn thư Sau đó, làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số,ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy địnhhiện hành

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định

- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan vàđược thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CPngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnhBảo vệ bí mật nhà nước

1.3 Vai trò của công tác soạn thảo văn bản

Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan tổ chức thì vấn đề soạn thảo làmột vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Vănbản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho

việc quản lý và điều hành tổ chức Công tác soạn thảo văn bản giúp cho cơ quancung cấp thông tin có giá trị nhằm đạt hiệu quả trong việc giải quyết công việc Công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong quá trình quản

lý đồng thời góp phần tích cực đáp ứng nhu cầu quản lý

Công tác soạn thảo văn bản giúp ghi lại truyền đạt các quyết định quản

lý , là hình thức cụ thể hoá pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ Công tácsoạn thảo văn bản giúp cho cơ quan cung cấp thông tin có giá trị nhằm đạt hiệuquả trong việc giải quyết công việc

Chất lượng của công tác soạn thảo văn bản thể hiện được nhận thức chínhtrị, năng lực công tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu suất và tác phong làm việc củalãnh đạo cơ quan, tổ chức Đồng thời cũng là thước đo trình độ chính trị, nănglực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của tập thể cán bộ nhân viêntrong cơ quan, tổ chức.Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơquan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhấtchứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính trong giải quyết công việccủa cơ quan mình

Công tác soạn thảo văn bản góp phần quan trọng trong công tác địnhhướng cũng như là cơ sở để kiểm tra giám sát việc thực hiên những văn bản do

cơ quan ban hành

Công tác soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và quan trọngtrong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Đặc biệt là các cơ quan cóchức năng hoạch định các chủ trương, chính sách ban hành các quy định quản lýquan trọng như Chính Phủ, Bộ

Nếu việc soạn thảo văn bản được thực hiện tốt, văn bản ban hành kịp thời,chính xác sẽ có tính khả thi cao, có thể nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩycho quá trình làm việc và thực hiện được nhanh và hiệu quả hơn Bên cạnh đócòn đảm bảo tính pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện tốt chứcnăng và nhiệm vụ của cơ quan đó Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạtđộng của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quychứa đựng bên trong các văn bản được ban hành

Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo sẽ góp phần tích cựcvào việc làm tăng cường hiệu lực của việc quản lý cơ quan, tổ chức.

1.4 Khái quát về Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.

1.4.1 Lịch sử hình thành

Thái Nguyên là một tỉnh miền núi phía Bắc có những xã vùng sâu, vùng

xa, vùng cao, kinh tế xã hội chậm phát triển, dân số chỉ tập trung ở thành phố,thị xã và thị trấn Việc học tập của các em chưa được đáp ứng đầy đủ, cán bộgiáo viên trong ngành giáo dục chưa có chế độ đãi ngộ phù hợp

- Từ trước năm 1965 có tên là Sở Giáo dục Khu Việt Bắc

- Từ năm 1965 sáp nhập hai tỉnh Thái Nguyên và Bắc Kạn có tên gọi là

Ty Giáo dục tỉnh Bắc Thái

- Năm 1982 đổi tên Ty Giáo dục → Sở Giáo dục Bắc Thái

- Năm 1988 sáp nhập Ủy ban bảo vệ bà mẹ trẻ em tỉnh vào cơ quan SởGiáo dục Bắc Thái

- Năm 1990 sáp nhập thêm Ban Giáo dục Chuyên nghiệp của tỉnh vào nên

Sở giáo dục Bắc Thái được đổi tên thành Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Thái

- Quốc hội khóa X (nhiệm kỳ 1997-2002) đã nhất trí thông qua tách tỉnh

Bắc Thái thành hai tỉnh Thái Nguyên và Bắc Kạn để thuận lợi cho sự phát triểntoàn diện về mọi mặt: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… Theo đó Sở Giáo dục

và Đào tạo tỉnh Bắc Thái đổi tên thành Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh TháiNguyên

- Thái Nguyên có một vị trí địa lý rất thuận lợi cho việc phát triển kinh tế

nông nghiệp, công nghiệp… Đây cũng là cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô, là chiếnkhu xưa của căn cứ Việt Bắc – được mệnh danh là “Thủ đô gió ngàn” Nói đếnThái Nguyên – người ta thường nói đến giáo dục – giáo dục Thái Nguyên đang

đà khởi sắc, đạt được những thành tích rất đáng khích lệ Năm 1995 toàn tỉnh đãhoàn thành chương trình xóa mù chữ, phổ cập giáo dục tiểu dục Năm 2002 –phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi Năm 2004, phổ cập xong bậc THCS.Công tác tổ chức cán bộ đã được lãnh đạo sở chú ý từ việc đào tạo, bồi dưỡng,

để kiện toàn, bổ sung đội ngũ cán bộ quản lí, bồi dưỡng chuẩn hóa đội ngũ cán

bộ giáo viên của ngành, tham mưu cho tỉnh về chế độ chính sách đối với giáoviên ngoài công lập như ngành học mầm non, giáo viên vùng sâu, vùng xa Cơ

sở vật chất dần được cải thiện, đẩy mạnh việc xóa phòng học tạm, xây dựngphòng học còn thiếu Trong những năm qua Sở Giáo dục và Đào tạo TháiNguyên đã cử những em có thành tích cao trong học tập và rèn luyện đi tham dự

kỳ thi học sinh giỏi quốc gia và đều mang lại kết quả cao cho tỉnh nhà

- Năm 2002 ngành giáo dục Thái Nguyên vinh dự được Nhà Nước trao

tặng Huân chương Lao động hạng Nhất Đây là niềm tự hào lớn đối với ngànhGiáo dục tỉnh miền núi Thái Nguyên

- Theo quyết định số 3734 ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh

Thái Nguyên về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên

+ Phòng Giáo dục Chuyên nghiệp và Giáo dục Thường xuyên;

+ Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục;

Chi tiết tham khảo: Phụ lục số 1

1.4.3 Chức năng nhiệm vụ

a Chức năng

Sở Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh TháiNguyên; thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về

giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật và theo phâncông hoặc ủy quyền của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

Sở Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh;chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Giáodục và Đào tạo

b Nhiệm vụ

Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theoquy định tại Thông tư liên tịch số 11/2015/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 29/5/2015của Bộ Giáo dục và Đào tạo – Bộ Nội vụ

Tiểu kết:

Phần chương một là quá trình tìm hiểu về cơ sở lý luận về công tác soạnthảo văn bản cũng như quy trình soạn thảo văn bản vai trò của công tác soạnthảo văn bản Tạo tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng của chương 2