Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của ủy ban nhân dân huyện hậu lộc thanh hóa Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của ủy ban nhân dân huyện hậu lộc thanh hóa Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của ủy ban nhân dân huyện hậu lộc thanh hóa Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của ủy ban nhân dân huyện hậu lộc thanh hóa Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của ủy ban nhân dân huyện hậu lộc thanh hóa Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của ủy ban nhân dân huyện hậu lộc thanh hóa
MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời nay, truyền thơng có sức mạnh vơ lớn, lan tỏa vơ mạnh, ngành truyền thơng ảnh hưởng đến mặt đời sống người Truyền thơng phương tiện gắn kết tồn người giới lại với Truyền thông ảnh hưởng vô to lớn nhà nước Nhờ có truyền thơng mà nhà nước đưa sách kinh tế, văn hóa xã hội, luật pháp tiếp cận đến người dân cách nhanh Nhờ vào truyền thơng nhà nước tun truyền, nhờ truyền thơng nhà nước thăm dò ý kiến dư luận để cải thiện máy sách mở rộng phát triển đất nước Truyền thơng ngồi phục vụ người, truyền thơng góp phần hỗ trợ cho doanh nghiệp quảng bá thương hiệu thu hút người tiêu dùng biết sử dụng sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Truyền thông công cụ hiệu để nhà lãnh đạo tận dụng để phát triển doanh nghiệp, đồng thời góp phần phát triển kinh tế quốc gia Để việc truyền thơng đạt hiệu tối ưu việc thành lập quan sở ban ngành quản lý thông tin thành lập điều tất yếu Trong có Sở thơng tin truyền thơng Đà Nẵng Trong năm qua Sở Thông tin Truyền thông thực tốt nhiệm vụ giao Để trì phát triển đến ngày hơm nay, Sở phải có tổ chức hoạt động cách hợp lý nhằm đạt kết tốt đẹp Và phải thấy rằng, tất quan, đơn vị, tổ chức trị, xã hội, cơng ty nước, tổ chức có phận khơng thể thiếu văn phòng Sở Thơng tin truyền thông Một quan phát triển mạnh quan có văn phòng có tổ chức hoạt động tốt; từ sở đó, việc khảo sát đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng Sở Thơng tin Truyền thơng đề tài có ý nghĩa giá trị thực tiễn lẫn lý luận Vì vậy, tơi chọn đề tài làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Về vấn đề thực trạng hành văn phòng, giải pháp nâng cao cơng tác hành văn phòng, hay tình hình văn hóa cơng sở vấn đề đề cập nhiều Tuy nhiên, việc đề cập đến vấn đề tổ chức hoạt động văn phòng lại chưa có nhiều Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu văn phòng Sở Thơng tin Truyền thông Phạm vi nghiên cứu đề tài xoay quanh vấn đề để tổ chức hoạt động văn phòng Sở Mục đích nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Nêu lên tình hình việc tổ chức hoạt động Sở Thơng tin Truyền Thơng Từ đưa nhận xét, đánh giá tình hình tổ chức hoạt động văn phòng Sở Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu trên, luận có nhiệm vụ sau: - Nêu rõ tình hình việc tổ chức hoạt động văn phòng Sở Thơng - tin Trun thơng Nhận xét, đánh giá tình hình tổ chức hoạt động văn phòng Sở Trên sở q trình phân tích từ đưa số giải pháp để góp phần việc tổ chức hoạt động văn phòng sở Phương pháp nghiên cứu Bài luận vận dụng phương pháp quan sát, phân tích tổng hợp; phương pháp so sánh Ý nghĩa lý luận thực tiễn Ý nghĩa lý luận Xác định rõ vai trò tầm quan trọng cơng tham mưu – tổng hợp vai trò khác văn phòng; Đề xuất phương pháp nhằm đổi nâng cao chất lượng xây dựng chương trình cơng tác, tổ chức, hoạt động, nâng cao chất lượng công việc…; Đề xuất giải pháp nâng cao tổ chức hoạt động văn phòng cơng tác Sở Thơng tin Truyền thông Ý nghĩa thực tiễn Kết nghiên cứu giúp đánh giá việc tổ chức, hoạt động văn phòng quan; Kết nghiên cứu dùng để định hướng phần phát triển cho tổ chức hoạt động văn phòng Cấu trúc đề tài Bài gồm phần mở đầu, chương Kết luận danh mục tài liệu tham khảo Chương 1: Tổng quan Sở Thông tin Truyền thông Đà Nẵng Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hoạt động văn phòng Sở Thông tin Truyền thông Đà Nẵng Chương 3: Nhận xét, đánh giá kiến nghị tổ chức hoạt động văn phòng Sở Thơng tin Truyền thơng CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ SỞ THƠNG TIN VA TRUYỀN THƠNG Giới thiệu Sở Thơng tin Truyền thông Đà Nẵng Điện thoại : (84-236) 3840 123 Fax : (84-236) 3840 124 E-mail : stttt@danang.gov.vn Website : tttt.danang.gov.vn Giám đốc : Ơng Nguyễn Quang Thanh Các Phó Giám đốc : Ơng Nguyễn Hồng Cầm : Ơng Nguyễn Đăng Trường : Ơng Trần Ngọc Thạch Sở Thơng tin Truyền thông thành phố Đà Nẵng thành lập theo Quyết định số 1958/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 UBND thành phố Đà Nẵng I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Thông tin truyền thông Chức Sở Thông tin Truyền thông quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về: báo chí; xuất bản; bưu chính; viễn thơng; tần số vô tuyến điện; công nghệ thông tin; điện tử; phát truyền hình; thơng tin đối ngoại; tin thông tấn; thông tin sở; hạ tầng thông tin truyền thơng; quảng cáo báo chí, mơi trường mạng, xuất phẩm quảng cáo tích hợp sản phẩm, dịch vụ bưu chính, viễn thơng công nghệ thông tin Nhiệm vụ, quyền hạn Sở Thông tin Truyền thông thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Thông tư liên tịch số 06/2016/TTLT-BTTTT-BNV ngày 10 tháng năm 2016 Bộ Thông tin truyền thông hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Thông tin Truyền thông thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Văn hóa Thơng tin thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Cơ cấu tổ chức a) Lãnh đạo Sở Thông tin Truyền thơng gồm Giám đốc khơng q 03 (ba) Phó Giám đốc Giám đốc người đứng đầu Sở Thông tin Truyền thông, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố trước pháp luật toàn hoạt động Sở; chịu trách nhiệm báo cáo côn gtacs trước Hội đồng nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố Bộ Thông tin Truyền thông theo quy định Phó Giám đốc Sở Thơng tin Truyền thông người giúp Giám đốc Sở, chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ phân công; Giám đốc Sở vắng mặt, phó Giám đốc Sở ủy nhiệm điều hành hoạt động Sở Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ, sách khác Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố định theo quy định Đảng, Nhà nước phân cấp quản lý cán bộ, công chức hành thành phố b) Cơ cấu tổ chức Sở Thông tin Truyền thơng gồm: - Các phòng chun mơn, nghiệp vụ thuộc Sở: Văn phòng Sở: Tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực cơng tác tổ chức, quản trị, hành chính, kế tốn, tài chính, tổng hợp; Thanh tra Sở: Thực nhiệm vụ, quyền hạn tra lĩnh vực quản lý Sở, theo quy định Điều 28 Luật Thanh tra, Điều 17 Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25/3/2005 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Thanh tra Phòng Bưu chính, Viễn thơng: tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực chức quản lý nhà nước về: bưu chuyển phát; viễn thơng internet; cơng nghiệp điện tử; truyền dẫn phát sóng; tần số vơ tuyến điện; phát truyền hình; sở hạ tầng thông tin truyền thông địa bàn Thành phố; Phòng Cơng nghệ thơng tin: Tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực chức quản lý nhà nước công nghiệp công nghệ thông tin (bao gồm ứng dụng công nghệ thông tin, công nghiệp phần cứng, công nghiệp phần mềm dịch vụ, công nghiệp nội dung), quản lý sở hạ tầng công nghệ thông tin địa bàn thành phố; Phòng Thơng tin - Báo chí – Xuất bản: tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực chức quản lý nhà nước về: báo chí; xuất bản; quảng cáo phương tiện báo chí, mạng thơng tin máy tính xuất phẩm địa bàn Thành phố; Phòng Kế hoạch – Tài chính: tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: quy hoạch, kế hoạch, xây dựng chương trình, dự án đầu tư, tổ chức thẩm định dự án, tổ chức kiện thuộc ngành, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước Sở địa bàn Thành phố; - Các đơn vị nghiệp trực thuộc: + Trung tâm Công nghệ thông tin truyền thông Đà Nẵng; + Trung tâm Phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Đà Nẵng; + Trung tâm Thông tin dịch vụ công Đà Nẵng; + Trung tâm Vi mạch Đà Nẵng; + Tạp chí Điện tử thơng tin truyền thông Đà Nẵng Sơ đồ cấu tổ chức Sở Thông tin Truyền thông Đà Nẵng CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG SỞ THƠNG TIN TRUYỀN THƠNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Sở I Thơng tin Truyền thơng Đà Nẵng Chức Văn phòng Sở có chức tham mưu cho Giám đốc Sở thực công tác tổ chức máy, công tác nhân sự, công tác cán bộ, thi đua khen thưởng, cải cách hành chính, tổng hợp, pháp chế, văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước, đối nội, đối ngoại, quản trị hành quản lý tài sản theo quy định pháp luật Nhiệm vụ, quyền hạn - Về công tác tổ chức, cán bộ: + Nghiên cứu đề xuất việc thành lập, đổi tên, sáp nhập, giải thể đơn vị, phận trực thuộc Sở; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng, ban, đơn vị nghiệp thuộc Sở; + Thực công tác quản lý tổ chức máy; cấu ngạch cơng chức; vị trí việc làm; cấu ngạch viên chức; chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị thuộc Sở; + Thực cơng tác quy hoạch; tuyển dụng; bố trí, phân cơng công tác; điều động, luân chuyển, biệt phái; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; đánh giá, xếp loại công chức, viên chức; nghỉ hưu, việc; kê khai tài sản hàng năm; + Quản lý phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; báo cáo, thống kê quản lý hồ sơ gốc công chức, người lao động thuộc quan Sở; + Thực vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ sách cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc Sở theo quy định; + Hướng dẫn, kiểm tra đơn vị trực thuộc thực công tác tổ chức, quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức người lao động theo quy định - Về cơng tác cải cách hành chính: + Xây dựng kế hoạch, triển khai theo dõi, đôn đốc thực chương trình cải cách hành Sở; + Soạn thảo trình Giám đốc Sở ban hành nội quy, quy chế quy định vè sử dụng tài sản, chi tiêu nội bộ, thực hành tiết kiệm, quy chế dân chủ sở, bảo vệ quan…; theo dõi việc thực nội quy, quy chế quy định + Kiểm tra, rà sốt, tham mưu trình UBND ban hành Bộ thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải Sở Thông tin Truyền thơng; + Tổ chức khảo sát mức độ hài lòng tổ chức, cá nhân chất lượng dịch vụ hành cơng Sở; + Hướng dẫn tổ chức hoạt động dịch vụ công lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý Sở Tổ chức tiếp nhận trả kết hồ sơ công việc theo Đề án Cải cách thủ tục hành theo chế "một cửa" Sở UBND thành phố phê duyệt - Về công tác tổng hợp: + Thực công tác tổng hợp thông tin báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định UBND thành phố, Bộ Thông tin Truyền thông ngành liên quan; + Xây dựng chương trình cơng tác hàng tuần, tháng, quý, 06 tháng, năm; tổ chức theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc Sở thực chương trình cơng tác đó; + Theo dõi ghi biên bản, thông báo kết luận họp giao ban Sở; 10 trình, ghi biên dự thảo thông báo, kết luận họp Giám đốc, Phó giám đốc Sở chủ trì; … Văn phòng tham mưu thơng tin mảng việc Vì mà độ tin cậy, xác hay tiến độ nhanh, chậm q trình truyền tải thơng tin đóng vai trò quan trọng giúp lãnh đạo vai trò quản lí điều hành Chức tham mưu, tổng hợp phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau, tham mưu để phục vụ Do vậy, công tác tham mưu, tổng hợp thực với tinh thần chủ động, thường xuyên nắm thông tin để tổng hợp báo cáo giúp cho việc đạo kịp thời, có hiệu quả; đồng thời giúp đơn đốc, kiểm tra việc thực chương trình, kế hoạch đề Trong xu nay, việc cải cách hành chính, đẩy mạnh ứng dụng phát triển cơng nghệ thông tin vào công tác tham mưu, tổng hợp giúp nâng cao hiệu suất công việc Về công tác cải cách hành chính: Xây dựng kế hoạch, triển khai theo dõi, đơn đốc thực chương trình cải cách hành Sở; Kiểm tra, rà sốt, tham mưu trình UBND ban hành Bộ thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải Sở Thông tin Truyền thơng; Tổ chức khảo sát mức độ hài lòng tổ chức, cá nhân chất lượng dịch vụ hành cơng Sở; Hướng dẫn tổ chức hoạt động dịch vụ công lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý Sở Tổ chức tiếp nhận trả kết hồ sơ công việc theo Đề án Cải cách thủ tục hành theo chế "một cửa" Sở UBND thành phố phê duyệt Về việc ứng dụng phát triển công nghệ thông tin giúp soạn thảo, lưu giữ, quản lý, gửi, nhận, tra cứu văn nhanh hơn; cách trình bày văn thống nhất; việc truyền nhận xử lý thông tin qua mạng thông tin diện rộng áp dụng rộng rãi, thuận tiện 1.2 Văn phòng việc thực chức giúp việc hậu cần cho Sở Thông tin truyền thơng Ngồi việc đảm nhận vai trò tham mưu tổng hợp Văn phòng Sở thực chức hậu cần như: Theo dõi, lập lịch công tác hàng tuần lãnh đạo Sở; Theo dõi, bố trí phòng họp; Theo dõi điều phối sử dụng xe ôtô phục 19 vụ công tác; Thông báo nghỉ lễ, tết, phân công trực quan thông báo nội khác Theo dõi chấp hành kỷ cương, kỷ luật công chức, viên chức lao động Sở Tổ chức Hội nghị, Hội thảo, tập huấn phòng chun mơn chủ trì (nếu có đề nghị) 1.3 Văn phòng cơng tác văn thư Cơng tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong q trình thực chức năng, nhiệm vụ Sở Thông tin Truyền thông sản sinh khối lượng lớn công văn, giấy tờ liên quan đến hoạt động Sở, để quản lý thống khối tài liệu cơng việc bắt buộc phải hồn thiện xây dựng công tác văn thư Sở cách hệ thống, khoa học, đảm bảo hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ minh Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Để xử lý văn phải tiến hành qua nhiều khâu soạn thảo, trình duyệt, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ Những việc văn thư chịu trách thực Chính mà công tác văn thư Sở Thông tin Truyền thông tổ chức cách thống Các phòng khác khơng có văn thư riêng mà tập trung vào nơi Văn phòng đảm nhiệm Ở Sở Thơng tin Truyền thơng sử dụng hình thức văn thư tập trung, nghĩa văn đến – quan tạp trung văn thư Và quan có cán kiêm nhiệm cơng tác văn thư Với tính chất văn thư thuận tiện khâu theo dõi quản lý văn quan Tại Sở việc đăng kí văn đi, đến, phát hành văn ln văn thư đăng kí ngày điều có tác dụng khơng làm chậm tiến độ công việc thất lạc văn Về phần tài liệu mật đăng kí quản lý theo quy định riêng để đảm bảo tính bảo mật cho văn Nhà nước Theo quan sát hoạt động văn thư quan việc chuyển giao văn thực sau: 20 Một là, việc chuyển giao văn qua phần mềm truyền nhận văn nội cán văn thư vào phần gửi văn nhấn chọn file đính kèm (thường file pdf) có sẵn máy File đính kèm văn ta qt lưu vào máy Việc chuyển giao văn qua thuận lợi cho cán văn thư việc theo dõi phòng ban đơn vị nhận hay chưa nhận văn bản, rõ thời gian (ngày, giờ,…) mà phòng ban nhận văn bản, từ nhắc nhở phòng chưa đọc nhận văn Hai là, việc chuyển giao văn bên cá nhân, quan, đơn vị không trực thuộc Ủy ban cán văn thư chuyển qua đường bưu điện + Làm bì: Tùy thuộc loại văn ban hành mà cán văn thư lựa chọn loại bì phù hợp, sau tiến hành ghi thơng tin lên bao bì bên ngồi đầy đủ, rõ ràng tránh tình trạng thất lạc văn làm lộ bí mật + Chuyển phát văn đi: Văn chuyển phát nhanh qua đường bưu điện, chuyển trực tiếp văn chuyển cho nơi nhận thông qua Fax Email cần chuyển thông tin nhanh + Trong trường hợp chuyển giao văn trực tiếp cho quan khác cán văn thư yêu cầu người nhận văn kí nhận để tiện cho việc theo dõi + Chuyển qua đường Fax Email sau gửi phải giữ lại để làm pháp lí + Chuyển văn khẩn thực nhanh chóng theo quy định Nhà nước Cán văn thư đào tạo bản, có trình độ chun mơn phù hợp với vị trí việc làm, có phẩm chất trị tốt, tận tâm với cơng việc; thường xuyên tham gia lớp đào tạo, tập huấn công tác Văn thư – Lưu trũ, nhằm nâng 21 cao lực chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu cơng việc ngày cao Việc bố trí, xếp tổ chức máy thực công tác văn thư – lưu trữ khoa học, tin gọn hiệu Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan tâm hàng đầu, khâu văn đi, văn đến hệ điều hành thời gian qua giúp tiết kiệm thời gian, văn phòng phẩm, nâng cao hiệu làm việc, góp phần đảm bảo quy trình giải cơng việc thực nhanh chóng III Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phòng Sở Thơng tin Truyền thông Ưu điểm: Về công tác văn phòng: Một là, văn phòng trang bị trang thiết bị đại (như quản lý sử dụng văn đi, văn đến hệ điều hành, máy Scan…) giúp cho cơng việc Hành văn phòng vận hành thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống Hai là, loại văn mẫu hóa, tiêu chuẩn hóa nhằm giúp cho quy trình soạn thảo, ban hành văn thực xác, hiệu nhanh chóng Ba là, văn phòng Sở Thông tin Truyền thông triển khai thực thủ tục cải cách hành hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 với mơ hình “Văn phòng sử dụng giấy” Bốn là, tập thể cán bộ, cơng chức, viên chức văn phòng đa số lực lượng trẻ, linh hoạt giải công việc nhanh chóng, với trình độ chun mơn cao, tận tụy cơng việc Những nhiệm vụ như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo, tham mưu, tổ chức hội họp, tiếp dân, 22 tiếp khách, nhận đơn từ nhân dân phân loại chuyển đến phòng, phận để giải quyết; đảm bảo điều kiện vật chất để phục vụ q trình thực giải cơng việc Tất tập thể cán làm tốt Năm là, quản lý, sử dụng thiết bị tin học, mạng LAN, mạng Internet số phần mềm ứng dụng Sở Thông tin Truyền thông Về công tác văn thư: Một là, Sở Thông tin Truyền thông áp dụng phương pháp quản lý văn đi, văn đến phần mềm hệ điều hành máy tính làm cho cơng tác xử lý, tiếp nhận văn đi, đến nhanh chóng tiết kiệm thời gian, giấy Các văn đi, đến thực hệ điều hành nội quan qua máy Scan, sau gửi liệu đến phòng chun mơn để phòng chun mơn xử lý, văn nhiều phòng, nhiều người tìm hiểu, nghiên cứu trước đăng lên trang Website Sở; Hai là, cán tiến hành đầy đủ khâu nghiệp vụ theo quy trình tổ chức quản lý giải văn đi, tổ chức quản lý văn đến, tổ chức quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ hành bảo quản hồ sơ, với kinh nghiệm tận tụy công việc cán chuyên trách thực tốt nhiệm vụ giao công tác quản lý văn Ba là, quản lý sử dụng dấu cán Văn thư thực bảo quản nghiêm túc, có tủ khóa riêng biệt; Bốn là, công tác lưu trữ, Sở Thông tin Truyền thơng có kho lưu trữ quan, có nội quy vào kho, hồ sơ bố trí theo giá, xếp ngăn nắp, hồ sơ biên mục rõ ràng, đánh số theo thứ tự, ngồi phòng muốn khai thác thêm tài tài liệu lưu trữ thực theo quy định, nghiêm túc 23 Về nhân sự: Một là, cơng chức, viên chức văn phòng có khả thực công việc chuyên môn cách nhanh chóng, khoa học theo thủ tục, quy định nhà nước nội quy, quy chế quan; Hai là, công tác soạn thảo văn ban hành văn thực theo trình tự quy định pháp luật; Ba là, cán văn thư người có đủ phẩm chất trị, có chun mơn nghiệp vụ, có văn hóa ứng xử; tỉ mỉ, cẩn thận cơng việc thể qua việc chấp hành nội quy, quy chế quan; có ý thức giữ gìn bí mật, cẩn thận công việc ngày Tác phong làm việc việc giải cơng việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, việc quản lý dấu chặt chẽ, theo quy định, việc đăng ký văn với quy định nhà nước; Bốn là, việc bố trí, xếp tổ chức máy thực công tác văn thư lưu trữ khoa học, gọn nhẹ hiệu Nhược điểm: Một là, diện tích kho lưu trữ chuyên dụng hẹp, chưa tương xứng với số lượng hồ sơ tài liệu có tài liệu lưu trữ lịch sử cần phải nộp lưu bảo quản tài liệu Hai là, hồ sơ tài liệu trình hoạt động quan tình trạng phân tán phòng chun mơn, chưa tập trung mối, gây khó khăn việc quản lý, khai thác nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Ba là, nhân viên làm công tác văn thư – lưu trữu, bố trí 01 người, nên có điểm xứ lý cơng việc q tải, phải cần trợ giúp nhiều người; mặt khác 24 mặt chủ quan nhân viên văn thư cử tạo, bồi dưỡng, đau ốm dẫn đến tồn đọng xử lý công việc 25 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Đối với hoạt động cơng tác văn phòng Sở Thơng tin Truyền thơng cần có quy định cụ thể thống tồn quan quy trình soạn thảo ban hành văn bản, quy định thuể thức kỹ thuật trình bày văn Cơ quan cần sớm nghiên cứu, ban hành văn quy định công tác lập hồ sơ hành nộp lưu vào lưu trữ quan; cần hướng dẫn cho phòng, ban khâu nghiệp vụ cụ thể Làm tốt công tác tiết kiệm thời gian công sức cán việc thu thập chỉnh lý tài liêu Trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ cho hoạt dộng văn phòng Tổ chức thực nghiêm túc quy chế quan văn phòng để hoạt động văn phòng vào nề nếp Tổ chức lớp bồi dưỡng sâu chuyên môn nghiệp vụ kỹ giao tiếp Lãnh đạo cần quan tâm cơng tác văn phòng, văn thư đặc biệt lưu trữ Thường xuyên củ cán bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng thiết bị cơng nghệ thông tin để nâng cao hiệu công việc Phải thống cách quản lý văn từ cấp xuông cấp để hoạt động truyền nhận văn quản lý tiến hành đồng Cơ quan ứng dụng phần mềm truyền nhận văn qua mạng, cần phải tổ chức buổi tập huấn công nghệ thông tin để giúp cho cán văn thư nắm bắt sử dụng thành thạo phần mềm để mang lại hiệu cao công việc 26 Phải cập nhật văn quy định công tác văn thư lưu, công tác lưu trữ thường xuyên để tuyên truyền, phổ biến rộng rãi cho cán bộ, nhân viên phòng ban, đơn vị quan nắm bắt nhanh quy định đó, nâng cao ý thức tự giác trách nhiệm thân Ngoài việc tạo phòng làm việc đầy đủ trang thiết bị cần bổ sung thêm châu nhỏ đăt phòng làm việc để cân khơng khí, tạo cảm giác thoải mái mang tính thẩm mỹ phòng làm việc Công tác lưu trữ Cần xây dựng văn công tác văn thư quan ảo đảm thống tính pháp lý Cần bổ sung công chức lưu trữ nhằm chia sẻ khối lượng mà công chức văn thư đảm nhiệm Định kỳ có kiểm tra, đơn đốc, nhắc nhở đề phục vụ kịp thời khắc phục sai phạm Bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán làm công tác văn phòng giai đoạn cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước Thường xun, tích cực tiến hành cơng tác văn thư – lưu trữ phòng, đội để đánh giá chất lượng trao đổi nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn văn thư - lưu trữ đạt hiệu cao Bố trí phòng lưu trữ riêng mua sắm trang thiết bị đựng tài liệu quan 27 KẾT LUẬN Xuất phát từ yêu cầu đổi Nhà nước tình hình kinh tế xã hội nay, tổ chức quan phải mạnh mặt để tạo chuyển biến tích cực nhằm thực nhiệm vụ, góp phần thúc đẩy kinh tế phát triển Sở Thông tin Truyền thông Đà Nẵng ngày phát triển hoạt động chuyên môn nghiệp vụ mặt tổ chức hoạt động Sở Thông tin Truyền thông quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về: báo chí; xuất bản; bưu chính; viễn thơng; tần số vô tuyến điện; công nghệ thông tin; điện tử; phát truyền hình; thơng tin đối ngoại; tin thông tấn; thông tin sở; hạ tầng thông tin truyền thơng; quảng cáo báo chí, mơi trường mạng, xuất phẩm quảng cáo tích hợp sản phẩm, dịch vụ bưu chính, viễn thơng cơng nghệ thơng tin Với vị trí quan trọng văn phòng Sở củng cố tăng cường xếp cấu tổ chức, hoạt động nhân giúp cho hoạt động Sở ngày phát triển Nhìn lại tổ chức hoạt động văn phòng Sở giai đoạn vừa qua góp phần tích cực cơng đổi mới, có nhiều nỗ lực phấn đấu tốt chức nhiệm vụ Tuy nhiên, tổ chức hoạt động nhiệm vụ lâu dài, văn phòng Sở nói riêng Sở Thơng tin Truyền thơng nói chung, phải tiếp tục kiên trì để có đủ lực, hoạt động có hiệu quả, góp phần vào cải cách hành nước ta 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 1958/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 UBND thành phố Đà Nẵng Học viện Hành chính, Giáo trình Hành văn phòng quan nhà nước, NXB Khoa học kỹ thuật, 2009 Thông tư liên tịch số 06/2016/TTLT-BTTTT-BNV ngày 10 tháng năm 2016 Bộ Thông tin truyền thông Điều 28 Luật Thanh tra, Điều 17 Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25/3/2005 Chính phủ 29 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tập lớn em xin chân thành cám ơn hướng dẫn bảo tận tình thầy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Phân hiệu Quảng Nam Em xin gởi lời cám ơn chân thành sâu sắc đến giảng viên ThS Lâm Thu Hằng hướng dẫn tận tình thời gian giảng dạy để em có đủ kiến thức hồn thành tập lớn Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh tập lớn không tránh khỏi thiếu sót mà em chưa thấy Em mong nhận đóng góp thầy để làm em hoàn thiện 30 31 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam kết toàn nội dung đề tài kết em nghiên cứu được, kết trung thực hoàn toàn khách quan Các số liệu trích dẫn luận dựa số liệu thực tế đảm bảo tin cậy, xác trung thực 32 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN 33 ... chí Điện tử thông tin truyền thông Đà Nẵng Sơ đồ cấu tổ chức Sở Thông tin Truyền thơng Đà Nẵng CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG Chức năng,... tổ chức hoạt động văn phòng Khảo sát tổ chức cơng tác văn phòng 1.1 Văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp cho Sở Thông tin Truyền thơng Văn phòng Sở tham mưu cho Giám đốc Sở thực công tác. .. tác tổ chức hoạt động văn phòng Sở Thơng tin Truyền thơng Đà Nẵng Chương 3: Nhận xét, đánh giá kiến nghị tổ chức hoạt động văn phòng Sở Thông tin Truyền thông CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ SỞ THÔNG TIN