III. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Sở Thông tin và Truyền thông.
2. Nhược điểm:
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
VĂN PHÒNG SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
1. Đối với hoạt động của công tác văn phòng
Sở Thông tin và Truyền thông cần có quy định cụ thể và thống nhất trong toàn cơ quan về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, các quy định về thuể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Cơ quan cần sớm nghiên cứu, ban hành văn bản quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; cần hướng dẫn cho các phòng, ban các khâu nghiệp vụ cụ thể. Làm tốt công tác này sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ trong việc thu thập và chỉnh lý tài liêu.
Trang bị thêm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt dộng của văn phòng.
Tổ chức và thực hiện nghiêm túc quy chế của cơ quan cũng như của văn phòng để hoạt động của văn phòng được đi vào nề nếp.
Tổ chức lớp bồi dưỡng sâu chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng giao tiếp
Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa công tác văn phòng, văn thư và đặc biệt là lưu trữ.
Thường xuyên củ cán bộ đi bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công việc.
Phải thống nhất cách quản lý văn bản từ cấp trên xuông cấp dưới để hoạt động truyền nhận văn bản và quản lý được tiến hành đồng bộ.
Cơ quan đang ứng dụng phần mềm truyền nhận văn bản qua mạng, vì vậy cần phải tổ chức các buổi tập huấn về công nghệ thông tin để giúp cho cán bộ văn thư nắm bắt và sử dụng thành thạo hơn phần mềm này để mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Phải luôn cập nhật những văn bản quy định về công tác văn thư lưu, công tác lưu trữ thường xuyên để tuyên truyền, phổ biến rộng rãi cho các cán bộ, nhân viên của các phòng ban, đơn vị của cơ quan nắm bắt nhanh các quy định đó, nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của bản thân.
Ngoài việc tạo một phòng làm việc đầy đủ các trang thiết bị thì cần bổ sung thêm các châu cây nhỏ đăt trong phòng làm việc để cân bằng không khí, tạo cảm giác thoải mái và mang tính thẩm mỹ phòng làm việc.
2. Công tác lưu trữ.
Cần xây dựng các văn bản về công tác văn thư trong cơ quan ảo đảm sự thống nhất và tính pháp lý.
Cần bổ sung một công chức lưu trữ nhằm chia sẻ khối lượng mà công chức văn thư đảm nhiệm.
Định kỳ có sự kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở đề phục vụ kịp thời khắc phục những sai phạm.
Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng nhất là trong giai đoạn công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước hiện nay.
Thường xuyên, tích cực tiến hành công tác văn thư – lưu trữ ở các phòng, đội để đánh giá chất lượng và trao đổi nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn về văn thư - lưu trữ đạt hiệu quả cao hơn.
KẾT LUẬN
Xuất phát từ yêu cầu đổi mới của Nhà nước và tình hình kinh tế xã hội hiện nay, các tổ chức cơ quan phải mạnh về mọi mặt để tạo được sự chuyển biến tích cực nhằm thực hiện nhiệm vụ, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển.
Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng đã và đang ngày càng phát triển về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và cả về mặt tổ chức và hoạt động.
Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về: báo chí; xuất bản; bưu chính; viễn thông; tần số vô tuyến điện; công nghệ thông tin; điện tử; phát thanh và truyền hình; thông tin đối ngoại; bản tin thông tấn; thông tin cơ sở; hạ tầng thông tin truyền thông; quảng cáo trên báo chí, trên môi trường mạng, trên xuất bản phẩm và quảng cáo tích hợp trên các sản phẩm, dịch vụ bưu chính, viễn thông công nghệ thông tin. Với vị trí quan trọng văn phòng Sở đã củng cố tăng cường sắp xếp cơ cấu tổ chức, hoạt động nhân sự giúp cho hoạt động của Sở ngày càng phát triển.
Nhìn lại tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở trong giai đoạn vừa qua đã góp phần tích cực trong công cuộc đổi mới, có nhiều nỗ lực phấn đấu tốt chức năng và nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, tổ chức và hoạt động là nhiệm vụ lâu dài, của văn phòng Sở nói riêng và Sở Thông tin và Truyền thông nói chung, phải tiếp tục kiên trì để có đủ năng lực, hoạt động có hiệu quả, góp phần vào cải cách nền hành chính nước ta hiện nay.