Tóm tắt; Công tác văn thư là Vai trò Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của công tác văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội... Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ khóa : văn thư, công tác văn thư, văn bản, bản gốc, bản chính
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN MIỀN TRUNG ĐỀ TÀI VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HẰNG NGÀY CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC Học phần: Công tác văn thư Mã phách :……………………………………… Quảng Nam -2023 VAI TRỊ CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HẰNG NGÀY CỦA CÁC CƠ QUAN TỔ CHỨC Tóm tắt; Cơng tác văn thư Vai trị Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác, đóng vai trị quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hố, xã hội địa phương Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò công tác văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn sử dụng tài liệu lưu trữ cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức xã hội Tài liệu lưu trữ phải lựa chọn, xếp bảo quản theo quy định pháp luật, đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Từ khóa : văn thư, công tác văn thư, văn bản, gốc, Đặt vấn đề Cống tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ yêu cầu lãnh đạo, đạo quản lý, điều hành công việc ngày quan tổ chức (2,5} Công tác văn thư gồm nội dung sau Thứ soạn thảo ban hành văn nội dung bao gồm công việc soạn thảo văn bản, duyện thảo, kiểm tra văn trước ký, ký ban hành văn Thứ hai, Quản lý văn văn đi, đến Thứ ba, Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, Xác định, ban hành danh mục hồ sơ, Lập loại hồ sơ, Nộp hồ sơ, tài liệu vào đơn vị Thứ tư, Quản lý dấu thiết bị lưu khóa bí mật quan (ký số quan), Bảo quản loại dấu, Sử dụng dấu, Bảo quản sử dụng thiết nị lưu khóa bí mật quan, Công tác văn thư phải đảm bảo u cầu nhanh chóng, xác, bia mật, đại Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu tổ chức Bên cạnh cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ thông tin cần thiết để phục vụ nhiệm vụ quản lý điều hành Công tác văn thư có vai trị quan trọng : -Cung cấp thơng tin nhanh, xác, đầy đủ đáp ứng u cầu giải công việc quan tổ chức nhân -Nâng cao hiệu suất chất lượng lao động, nâng cao hiệu làm việc -Góp phần giúp quan quản lý tài liệu chặt chẽ, chóng thất lạc, đảm bảo an tồn thơng tin, giữ gìn bí mật quan, bí mật nhà nước -Góp phần quan trọng việc cải cách thể chế hành thủ tục hành -Góp phần giúp quan quản lý tài liệu chặt chẽ, chóng thất lạc, đảm bảo an tồn thơng tin, giữ gìn bí mật quan, bí mật nhà nước KẾT LUẬN Từ phân tích nêu thấy cơng tác văn thư hoạt động có vai trị quan trọng Mọi quan tổ chức, cá nhân trình thực thi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phải làm công tác văn thư Chốt vấn đề lại qua cần yêu cầu, nhanh chóng, kịp thời, nguồn sử liệu xác, việc nghiên cứu, hoạch định sách Tài liệu lưu trữ phải lựa chọn, xếp bảo quản theo quy định pháp luật, đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ TÀI LIỆU THAM KHẢO Truy cập Nghị định số 30 (2023), “trách nhiệm công tác văn thư” truy cập ngày 20/3/2023 Tạp chí 365 tìm việc (2019), “vai trị công tác văn thư” truy cập ngày 20/3/2023 https://timviec365.vn/blog/vai-tro-cua-cong-tac-van-thunew15053.html#:~:text=2.-,Vai%20tr%C3%B2%20c%E1%BB%A7a%20c %C3%B4ng%20t%C3%A1c%20v%C4%83n%20%C4%91%C6%B0%E1%BB %A3c%20hi%E1%BB%83u%20nh%C6%B0%20th%E1%BA%BF,qu%E1%BA %A3n%20l%C3%BD%20ho%E1%BA%B7c%20%C4%91i%E1%BB%81u%20h %C3%A0nh Lấy danh nghĩa quan chuyên môn cấp Tỉnh, soạn thảo Quy định thực công tác văn thư ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Số: /QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự -Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày tháng năm 2023 QUY ĐỊNH Trách nhiệm thực công tác văn thư Ủy ban nhan dân thành phố Đà Nẵng Căn Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015;Luật sửa đổi…., Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ việc quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Về công tác văn thư; Căn Quyết định số 22/2017/QĐ-UBND ngàt 27/11/2017 Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng ban hành quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn điện tử hoạt động quan nhà nước thành phố Đà Nẵng; Theo đề nghị Chánh Văn phòng, Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng quy định trách nhiện thực công tác văn thư Uỷ ban nhân dân thành phố Đà nẵng sau: Điều Phạm vị áp dụng Quy định quy định công tác văn thư địa bàn Thành phố Đà Nẵng Nghị định quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư Điều Đối tượng áp dụng Nghị định áp dụng quan, tổ chức nhà nước doanh nghiệp nhà nước (sau gọi chung quan, tổ chức) Tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp quy định Nghị định quy định Đảng, pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp Điều Giải thích từ ngữ Quy định cơng tác văn thư bao gồm quy định chung hoạt động văn thư loại hình quan, tổ chức; để xây dựng Quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Hệ thống quản lý văn điều hành phần mềm dùng chung Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai địa bàn tỉnh thống tin học hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin văn bản, giải công việc quan nhà nước để nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, công chức (sau gọi chung Hệ thống) Cơ sở liệu Biểu mẫu Cơ sở liệu lưu trữ Hệ thống biểu mẫu văn quản lý nhà nước phục vụ công tác đạo điều hành thủ tục hành lĩnh vực quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền giải Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thủ trưởng quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố Đà nẵng; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố Đà nẵng; thủ trưởng phòng, ban thuộc huyện, thị xã, thành phố Đà Nẵng; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Điều Trách nhiệm lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Điều 2: Trách nhiệm chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) Điều 3: Trách nhiệm cán bộ, cơng chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội a) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư phải thực nghiêm túc quy địnhvề văn thư, Hệ thống Quy định b) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định thống kê thành mục lục hồ sơ trước nộp lưu vào Lưu trữ quan Điều 4: Trách nhiệm cán văn thư chuyên trách quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nơi nhận: - Như - Lưu VT TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) 3, Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ soạn thảo quy trình soạn thảo đến, cho quan Chức văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng - Văn phịng UBND thành phố có chức tham mưu, giúp UBND thành phố về: chương trình, kế hoạch cơng tác UBND, Chủ tịch UBND thành phố; kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành thuộc thẩm quyền địa phương; tổ chức, quản lý - Vị trí chức Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố về: Chương trình, kế hoạch cơng tác Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố; kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành thuộc thẩm quyền địa phương; tổ chức, quản lý cơng bố thơng tin thức hoạt động Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố; đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành điện tử phục vụ cơng tác lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố; quản lý Công báo phục vụ hoạt động chung Ủy ban nhân dân thành phố; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng theo quy định Trụ sở làm việc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố đặt Trung tâm Hành thành phố Đà Nẵng (số 24, đường Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng) Nhiệm vụ văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng - Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ quyền hạn quy định Điều Thông tư số 01/2022/TT-VPCP ngày 02 tháng năm 2022 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cơ cấu văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng a) Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Số lượng Phó Chánh Văn phòng thực theo quy định Ủy ban nhân dân thành phố số lượng cấp phó người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng - Chánh Văn phòng người đứng đầu Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy viên Ủy ban nhân dân thành phố theo Quy chế làm việc phân công Ủy ban nhân dân thành phố - Phó Chánh Văn phịng người giúp Chánh Văn phòng phụ trách, đạo số mặt cơng tác Văn phịng Ủy ban nhân dân thành phố Chánh Văn phịng phân cơng; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng; Chánh Văn phịng vắng mặt, 01 (một) Phó Chánh Văn phịng Chánh Văn phịng ủy quyền điều hành hoạt động Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố b) Các phòng, ban thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố - Ban Tiếp cơng dân; - Phịng Đầu tư - Đơ thị; - Phịng Hành - Tổ chức; - Phịng Khoa giáo - Văn xã; - Phòng Kinh tế; - Phịng Kiểm sốt thủ tục hành chính; - Phịng Nội chính; - Phịng Quản trị - Tài vụ; - Phòng Tổng hợp c) Các đơn vị nghiệp trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố: - Ban Quản lý Tịa nhà Trung tâm Hành thành phố Đà Nẵng; - Cổng Thông tin điện tử thành phố Đà Nẵng; - Nhà khách Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng *Quản lý văn đến Văn thư Tiếp nhận cơng văn đến Bóc bì, kiểm tra phân loại văn Lãnh đạo Phịng chun mơn Xác định phương pháp giải Phân công tổ chức lãnh đạo Đóng dấu văn đến vào sổ văn Lưu hồ sơ chuyển qua Quy trình soạn thảo văn *Quản lý văn CBCM Trưởng phòng Soạn thảo văn bản, in giấy Cv phòng Duyệt nội Duyệt hình Ký văn dung thức Trình ký Lưu hồ công việc Giám đốc sơ 10 VTCq -cấp số, ngày tháng năm -Đăng ký -Nhân bản, đóng dấu -Phát hành -Lưu gốc -Trả chinh cho đơn vi soạn thảo 11