CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại ủy BAN NHÂN dân PHUONG AN KHE CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại ủy BAN NHÂN dân PHUONG AN KHE CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại ủy BAN NHÂN dân PHUONG AN KHE CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại ủy BAN NHÂN dân PHUONG AN KHE CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại ủy BAN NHÂN dân PHUONG AN KHE CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại ủy BAN NHÂN dân PHUONG AN KHE
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÁO CÁO KIẾN TẬP CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG AN KHÊ Sinh viên : Lớp: Khóa học : 2014 - 2018 Người hướng dẫn: Bùi Thị Thanh Hà Đà Nẵng, tháng năm 20 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ cải cách hành chính, địi hỏi Việt Nam ta cần có hành mạnh mẽ, nhanh gọn phải đảm bảo tính xác cao, hiệu công việc nhiều mặt đời sống xã hội Có thể nói hành văn phịng phận khơng thể thiếu quan, đơn vị Nhà nước hay tổ chức doanh nghiệp, phát huy sức mạnh hiệu cơng việc.Nhưng thời gian hoạt động quan, tổ chức hình thành khơng khối lượng tài liệu liên quan Để đảm bảo việc văn lưu giữ đầy đủ, tránh mát văn tài liệu có giá trị mang tính làm chứng cho hoạt động quan cơng tác văn thư – lưu trữ Đảng Nhà nước trọng, quan tâm không Từ thực tế cho thấy tất quan dù lớn hay nhỏ muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, ghi lại kiện tượng xảy hoạt động hàng ngày Với khối lượng văn hình thành ngày quan Nhà nước hay doanh nghiệp cần có cơng tác văn thư để quản lý văn cách có hệ thống, tránh mát tài liệu Công tác văn thư quan đảm bảo u cầu như: nhanh chóng, xác, bí mật đại.Cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, chất lượng; đảm bảo giữ đầy đủ chứng hoạt động quan; giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiên làm tốt công tác lưu trữ Vậy công tác văn thư – lưu trữ chiếm vị trí quan trọng khơng quan, tổ chức có ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động quản lý Nhà nước, quan, tổ chức Đứng trước u cầu, địi hỏi tình hình đất nước thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi tình hình Cơng tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên chưa đạt kết mong muốn Bộ Nội vụ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây dựng Dự án thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, lực để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi thời kỳ phát triển đất nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Phân hiệu Quảng Nam phận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo ngành học như: Quản lý Nhà nước, Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Khoa học thư viện, Văn thư lưu trữ, Dịch vụ pháp lý,… Nhận thấy tầm quan trọng việc học lý thuyết học từ thực tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Phân hiệu Quảng Nam tổ chức cho sinh viên kiến tập với mục đích giúp sinh viên củng cố kiến thức lý luận, quan sát thực tiễn Ngày 03/5/2017 đồng ý quan đến kiến tập Văn phòng UBND phường An Khê thời gian từ ngày 08/05/2017 đến ngày 02/06/2017 Với giúp đỡ tận tình chị Bùi Thị Thanh Hà – Chánh Văn phòng chị Lê Thị Thu Hằng – cán Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện cho làm quen với nghiệp vụ, tiếp cận công việc nhiều hoàn thành tốt đợt kiến tập Với thời gian tháng việc tiếp cận với công việc nhiều hạn chế, cố gắng nhiều hướng dẫn cán phụ trách lần đầu tiếp xúc với công việc thực tế nên báo cáo gặp nhiều thiếu sót Vì vậy, mong nhận lời nhận xét ý kiến đóng góp thầy, cơ, anh, chị cán văn phòng để báo cáo hoàn thiện Sinh viên kiến tập Trần Lê Khánh Vy BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt UBND CVP TLLT HĐND DMHS VTCQ Dịch nghĩa Ủy ban nhân dân Văn thư quan Tài liệu lưu trữ Hội đồng nhân dân Danh mục hồ sơ Văn thư quan Chương CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BIÊN CHẾ CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường An Khê (UBND phường An Khê) Ủy ban nhân dân (UBND) quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp UBND phường An Khê hoạt động theo chế độ tập thể UBND kết hợp với trách nhiệm Chủ tịch UBND phường 1.1.1 Vị trí, chức UBND phường có chức tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan Nhà nước cấp trên, triển khai hoạt động để nhân dân địa phương thực UBND phường tham mưu, tổng hợp giúp cấp Quận đảm bảo thống thực tốt hoạt động địa phương nơi quản lý 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn * Trách nhiệm Chủ tịch UBND phường An Khê Lãnh đạo điều hành toàn diện mặt công tác UBND, tổ chức thực Nghị HĐND, triệu tập chủ trì phiên họp UBND, đạo hoạt động đối nội, đối ngoại phường Chỉ đạo thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội chương trình cơng tác UBND phường Trực tiếp đạo lĩnh vực: Nội chính, tài chính, dự án đầu tư, công tác quy hoạch nhà đất, công tác tổ chức địa giới hành chính, tài ngun mơi trường, an ninh quốc phòng thuộc thẩm quyền UBND phường Ký văn pháp quy sách, chế độ chung báo cáo UBND phường trình Thị xã, Đảng ủy HĐND phường Giữ mối quan hệ thường xuyên với Đảng ủy, HĐND, UBMTTQ đoàn thể trị phường Chỉ đạo thực chương trình an ninh quốc phịng, trật tự an tồn xã hội, cải cách hành chính, chống tham nhũng, chống lãng phí thực hành tiết kiệm Trực tiếp phụ trách phận: Tài chính, Tư pháp - Hộ tịch,Văn phịng, Địa – xây dựng * Trách nhiệm Phó Chủ tịch UBND phường An Khê - Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, tập thể UBND phường HĐND phường mặt quản lý nhà nước lĩnh vực cơng tác: văn hóa thơng tin, y tế, giáo dục đào tạo, thể dục thể thao, lao động việc làm, sách thương binh xã hội, bảo hiểm xã hội, Dân số - kế hoạch hóa gia đình, bảo vệ chăm sóc trẻ em - Trực tiếp phụ trách phận: văn hóa thơng tin, y tế, giáo dục đào tạo, thể dục thể thao, lao động việc làm, sách thương binh xã hội, bảo hiểm xã hội, Dân số - kế hoạch hóa gia đình, bảo vệ chăm sóc trẻ em - Ký văn thuộc lĩnh vực phụ trách - Phụ trách tổ cửa, ký toàn hồ sơ giao dịch cửa - Chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai công việc theo lĩnh vực phân cơng Khi giải cơng việc có vấn đề liên quan đến phạm vi trách nhiệm giải cơng việc thành viên khác thuộc UBND phường chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên để thống cách giải quyết, cịn ý kiến khác báo cáo Chủ tịch UBND phường định - Thay mặt Chủ tịch UBND phường điều hành công việc UBND phường ký văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND phường Chủ tịch vắng mặt * Trách nhiệm ủy viên UBND phường - Uỷ viên UBND chịu trách nhiệm trước UBND Chủ tịch UBND phường nhiệm vụ phân công - Trực tiếp đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực phân công địa bàn phường; chủ động đề biện pháp để hồn thành cơng việc - Phối hợp công tác với thành viên khác UBND, cán bộ, cơng chức có liên quan - Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch UBND phường giao * Trách nhiệm công chức cấp phường a) Cơng chức Tài – Kế tốn: phận giúp Chủ tịch UBND phường công tác tài – kế tốn: - Xây dựng dự tốn thu chi ngân sách trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Giúp UBND việc tổ chức thực dự toán thu chi ngân sách, toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài khác UBND phường - Thực quản lý dự án đầu tư xây dựng bản, tài sản công UBND phường theo quy định - Tham mưu cho UBND phường khai thác nguồn thu, thực hoạt động tài ngân sách theo hướng dẫn quan tài cấp - Thực chi tiền theo lệnh chuẩn chi; thực theo quy định quản lý quỹ tiền mặt giao dịch Kho bạc Nhà nước xuất nhập quỹ - Báo cáo tài chính, ngân sách quy định b) Cơng chức Địa chính: - Lập Sổ địa chủ sử dụng đất hợp pháp, lập Sổ mục kê toàn đất UBND phường - Hướng dẫn thủ tục, thẩm tra để xác nhận việc tổ chức, hộ gia đình đăng ký đất ban đầu, thực quyền công dân liên quan tới đất địa bàn phường theo quy định pháp luật Sau hoàn tất thủ tục có trách nhiệm chỉnh lý biến động đất đai sổ đồ địa phê duyệt - Thẩm tra, lập văn để UBND phường trình UBND cấp định giao đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà sử dụng đất hộ gia đình, cá nhân tổ chức thực định - Thu thập tài liệu, số liệu số lượng, chất lượng đất đai; tham gia xây dựng kế hoạch sử dụng đất đai; kiểm tra việc thực quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt - Thực chế độ báo cáo, thống kê đất đai theo thời gian theo mẫu quy định - Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, đồ địa giới hành chính, đồ chuyên ngành, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ theo dõi biến động đất đai, số liệu thống kê, kiểm kê, quy hoạch - kế hoạch sử dụng trụ sở UBND phường, mốc địa giới - Phối hợp quan chuyên môn cấp việc đo đạc, lập đồ địa chính, đồ địa giới hành chính, giải phóng mặt - Tham mưu đề xuất với chủ tịch UBND phường để văn hướng dẫn, giải thích, tuyên truyền phổ biến sách pháp luật đất đai địa phương - Tuyên truyền hướng dẫn đơn vị thực biện pháp bảo vệ môi trường, hoạt động khai thác nước sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước quản lý chất thải nguy hại theo quy định pháp luật; Hướng dẫn đơn vị hoàn thiện bổ sung thủ tục pháp lý cịn thiếu - Phân cơng nhiệm vụ cho thành viên tổ công tác, lên danh sách sở có hoạt động gây nhiễm mơi trường tồn địa bàn phường c) Cơng chức Tư pháp – Hộ tịch - Tham mưu cho UBND phường soạn thảo, ban hành văn pháp lý theo quy định pháp luật; giúp UBND phường tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án luật, pháp lệnh theo kế hoạch UBND phường hướng dẫn quan chuyên môn cấp trên; phổ biến, giáo dục pháp luật nhân dân phường - Chủ động tham mưu đề xuất với Chủ tịch UBND phường để đưa chương trình, kế hoạch áp dụng văn luật luật việc tổ chức thực thi nhiệm vụ phận chuyên môn quan UBND phường - Hướng dẫn hoạt động tổ hoà giải, kiểm tra việc thực quy ước dân chủ khu dân cư; thực trợ giúp pháp lý cho người nghèo đối tượng sách theo quy định pháp luật; phối hợp với tổ trưởng dân phố sơ kết, tổng kết công tác hoà giải, báo cáo với UBND phường quan tư pháp cấp - Thực việc đăng ký quản lý hộ tịch theo nhiệm vụ cụ thể phân cấp quản lý thẩm quyền giao - Thực việc chứng thực theo thẩm quyền công việc thuộc nhiệm vụ pháp luật quy định Trực tiếp công dân vào ngày tuần Giúp UBND phường triển khai công tác thi hành án địa phương theo phân cấp 10 nt Báo cáo xây dựng tuyến đường văn hóa văn minh đô thị 1112 08 nt Công nhận danh hiệu TDP văn hóa 1214 09 nt Cơng nhận danh hiệu Gia đình văn hóa hàng năm 1416 07 372/BCUBND 10/8/2016 CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có: 16 tờ (Viết chữ: Mười sáu tờ) Được đánh số từ số 01 đến số 16 Số trùng: 00 Số khuyết: 00 Mục lục văn gồm có 01 tờ (Viết chữ: ……… ) Đặc điểm tài liệu hồ sơ: An Khê, ngày ….tháng … năm 2016 Người lập hồ sơ Trần Trung Kiên 104 ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG AN KHÊ Mã hồ sơ: ………… HỒ SƠ 105 BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH NĂM 2016 Từ ngày 17/3/2016 đến ngày 12/11/2016 Gồm: 12 tờ Phông số: …… THỜI HẠN BẢO QUẢN: Mục lục số: Hồ sơ số: MỤC LỤC VĂN BẢN 106 ST T Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tác giả văn 01 92/BCUBND 17/3/2016 UBND phường An Khê 02 210/BCUBND 13/5/2016 nt 03 254/KHUBND 10/6/2016 nt 04 415/BCUBND 11/9/2016 nt 05 465/BCUBND 13/10/201 nt 06 504/BCUBND 21/10/201 nt Báo cáo cơng tác trang trí tháng đầu năm phường An Khê 11 07 561/BCUBND 12/11/201 nt Báo cáo cơng tác trang trí , tun truyền, cổ động trực quan tháng 10, 11 phường An Khê 12 Trích yếu nội dung văn Báo cáo sơ kết q I thực “Năm văn hóa,văn minh thị 2016” Báo cáo thực công văn số 32/VP-TLN 43 Báo cáo tình hình hoạt động khu vui chơi, giải trí – TTVH phường Báo cáo hoạt động VHTT quý III năm 2016 Báo cáo công tác trang trí, tun truyền cổ động trực quan – Văn hóa, thể thao, thông tin tháng 10 phường An Khê CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có: 12 tờ (Viết chữ: Mười hai tờ) Được đánh số từ số 01 đến số 12 Số trùng: 00 107 Tờ số 0103 04 0606 0708 0910 Ghi Số khuyết: 00 Mục lục văn gồm có 01 tờ (Viết chữ: ……… ) Đặc điểm tài liệu hồ sơ: An Khê, ngày ….tháng … năm 2016 Người lập hồ sơ Nguyễn Quang Tuấn ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG AN KHÊ 108 Mã hồ sơ: ………… HỒ SƠ NÂNG BẬC LƯƠNG THƯỜNG XUYÊN Từ ngày 17/3/2016 đến ngày 12/11/2016 Gồm: 12 tờ Phông số: …… THỜI HẠN BẢO QUẢN: Mục lục số: Hồ sơ số: MỤC LỤC VĂN BẢN 109 STT Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tác giả văn 01 35/BBUBND UBND Biên Họp xét đề nghị nâng bậc 07/02/2016 phường An lương thường xuyên cho cán bộ, Khê công chức phường 01 02 36/TTrUBND 07/02/2016 nt Đề nghị nâng bậc lương cán bộ, công chức (bà Lê Thị Thanh) 02 03 37/TTrUBND 07/02/2016 nt Đề nghị nâng bậc lương cán bộ, công chức (ông Trần Văn Hùng) 03 04 40/TTrUBND 08/02/2016 nt Đề nghị nâng bậc lương cán chuyên trách (ông Lê Hữu Nghị) 04 05 41/TTrUBND 08/02/2016 nt Đề nghị nâng bậc lương cán chuyên trách (bà Trần Minh Hiền) 05 Trích yếu nội dung văn CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có: 07 tờ (Viết chữ: bảy tờ ) 110 Tờ số Ghi Được đánh số từ số 01 đến số 07 Số trùng: 00 Số khuyết: 00 Mục lục văn gồm có 01 tờ (Viết chữ: ……… ) Đặc điểm tài liệu hồ sơ: An Khê, ngày ….tháng … năm 2016 Người lập hồ sơ Bùi Thị Thanh Hà 111 ... cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường An Khê (UBND phường An Khê) Ủy ban nhân dân (UBND) quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương,... Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN 2.1 Tình hình tổ chức, quản lý công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành... dung công tác văn thư 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn 2.2.1.1 Thẩm quyền ban hành văn quan UBND phường An Khê quan hành cấp địa phương có thẩm quyền ban hành loại văn sau: + Quyết định + Công văn