Đề 1: Soạn thảo quy định trách nhiệm thực hiện công tác văn thư cho một cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện. Đề 2: Tìm hiểu đặc điểm về tổ chức bộ mấy của 1 cơ quan cấp tỉnh để xây dựng quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến của văn bản đó Đề 3: Nghiên cứu đặc điểm về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vị của từng tổ chức (nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức) của 1 cơ quan chuyên môn cấp tỉnh. Hãy xây dựng danh mục nguồn và thành phân tài liệu giao nộp lưu trữ của cơ quan đó. Đề 4: Trên cơ sở danh mục nguồn, thành phần tài liệu hãy xây dựng phương án phân loại cho phông lưu trữ của cơ quan.
Đề 1: Soạn thảo quy định trách nhiệm thực công tác văn thư cho quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện Bài làm: TỈNH ỦY KHÁNH HÒA Số: -QĐ/TU ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Khánh Hòa, ngày tháng năm QUY ĐỊNH trách nhiệm thực công tác văn thư cho quan chuyên môn cấp tỉnh Khánh Hòa - Căn Điều lệ Đảng cộng sản Việt Nam; - Căn Quy định số 213-QĐ/TW, ngày 02/01/2020 Bộ Chính trị trách nhiệm đảng viên công tác thường xuyên giữ mối liên hệ với tổ chức đảng nhân dân nơi cư trú; - Căn Hướng dẫn số 33-HD/BTCTW ngày 30/10/2020 Ban Tổ chức Trung ương thực số nội dung Quy định số 213-QĐ/TW, ngày 02/01/2020 Bộ Chính trị; - Căn Quy chế làm việc Ban Chấp hành Đảng bộ, Ban Thường vụ Thường trực Tỉnh ủy; Ban Thường vụ Tỉnh ủy quy định trách nhiệm đảng viên công tác thường xuyên giữ mối liên hệ với tổ chức đảng nhân dân nơi cư trú địa bàn tỉnh sau: CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Trách nhiệm Văn thư quan Đối với văn đến a) Đối với văn giấy - Kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải - Phân loại sơ bộ: + Loại không bóc bì: Bì ghi đích danh cá nhân tổ chức đảng, đoàn thể quan; + Loại bóc bì: Tất văn cịn lại - Đối với văn khơng bóc bì: Đăng ký bì văn hệ thống chuyển ngun bì đến đích danh cá nhân, tổ chức đảng, đoàn theo Nơi nhận - Đối với văn bóc bì: + Bóc bì văn bản; + Đăng ký văn hệ thống; + Scan, đính kèm file văn hệ thống; + Chuyển file văn hệ thống cho đơn vị giải (văn loại I), thư ký lãnh đạo quan (văn loại II), Chánh Văn phòng (văn loại III) Việc phân loại chi tiết văn I, II, III Chánh Văn phòng định Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình, cập nhật, đăng ký chuyển giao sau nhận; văn đến khác, Văn thư quan cập nhật, đăng ký chuyển giao ngày làm việc + Sau nhận ý kiến phân phối văn đến qua mạng, Văn thư quan chuyển văn giấy đến đơn vị giao chủ trì giải b) Đối với văn điện tử - Kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải - Đăng ký văn hệ thống; - Chuyển file văn đính kèm hệ thống đến đơn vị giải theo quy trình văn giấy (theo loại I, II, II) Đối với văn - Nhận văn lãnh đạo quan phê duyệt mục Văn chờ ban hành; - Đăng ký văn làm thủ tục phát hành, bao gồm việc: + Đóng dấu văn bản; + Đăng ký văn hệ thống; + Chuyển 01 lưu cho đơn vị chủ trì soạn thảo qua hệ thống; + Làm thủ tục gửi văn lưu hồ sơ theo quy định Văn khẩn, hỏa tốc phải phát hành sau nhận được; văn khác, Văn thư quan Bộ làm thủ tục phát hành thời hạn 01 ngày làm việc Điều Trách nhiệm Chánh Văn phòng Đối với văn đến Căn chức năng, nhiệm vụ đơn vị nội dung, mức độ quan trọng văn bản, Chánh Văn phòng cho ý kiến phân phối văn thời hạn giải (nếu cần) hệ thống chuyển cho: - Lãnh đạo quan (để báo cáo xin ý kiến đạo văn có nội dung quan trọng); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện) - Sau nhận ý kiến phân phối văn Chánh Văn phòng, Văn thư quan cập nhật hệ thống chuyển cho đơn vị xử lý Điều Trách nhiệm Lãnh đạo quan/Thư ký lãnh đạo quan Đối với văn đến - Sau nhận văn hệ thống, thư ký lãnh đạo quan trình lãnh đạo quan xin ý kiến đạo xử lý văn - Sau nhận ý kiến đạo lãnh đạo quan, thư ký lãnh đạo quan cập nhật hệ thống chuyển cho đơn vị xử lý Đối với văn - Thư ký lãnh đạo quan nhận dự thảo văn hệ thống (kèm theo hồ sơ trình); Kiểm tra nội dung dự thảo văn bản; - Lãnh đạo quan phê duyệt cho ý kiến sửa đổi, bổ sung - Thư ký lãnh đạo quan chuyển văn thư quan để: + Phát hành văn bản; + Chuyển lại đơn vị để sửa đổi, bổ sung Điều Trách nhiệm Kiểm soát văn Đối với văn - Nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn trước trình lãnh đạo quan phê duyệt; - Thống kê số lượng văn trả lại đơn vị, báo cáo lãnh đạo quan theo quý có yêu cầu Điều Trách nhiệm Lãnh đạo đơn vị/Văn thư đơn vị Đối với văn đến Căn nội dung văn bản, ý kiến đạo lãnh đạo quan vị trí việc làm cơng chức, viên chức đơn vị, thủ trưởng đơn vị cho ý kiến đạo xử lý văn hệ thống chuyển cho: - Phó trưởng đơn vị (thuộc lĩnh vực phụ trách) để tổ chức thực (nếu cần); - Cơng chức, viên chức đơn vị chủ trì giải (trường hợp đơn vị giao chủ trì giải quyết) phối hợp giải (trường hợp đơn vị giao phối hợp giải quyết); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải (nếu cần) Đối với văn - Nhận dự thảo văn hệ thống; - Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi cho ý kiến chuyển lại cho cơng chức, viên chức chủ trì soạn thảo văn bản; - Ký nháy vào dự thảo văn trước trình lãnh đạo quan; tiếp thu ý kiến đạo lãnh đạo quan chuyển công chức, viên chức hoàn thiện dự thảo Điều Trách nhiệm Công chức, viên chức Đối với văn đến - Thường xuyên cập nhật hệ thống để nhận xử lý văn kịp thời, chất lượng, tiến độ; - Đối với văn gửi đích danh qua đăng ký Văn thư quan: + Nếu nội dung mang tính chất cá nhân, báo lại Văn thư đơn vị để cập nhật hệ thống (phần Ghi chú: Nội dung cá nhân); + Nếu nội dung có liên quan đến cơng việc quan, báo cáo lãnh đạo đơn vị để phê xử lý văn bản; chuyển văn lại Văn thư quan để scan văn cập nhật hệ thống a Cơng chức, viên chức chủ trì giải quyết: - Căn nội dung văn bản, ý kiến đạo lãnh đạo quan, lãnh đạo đơn vị, tiếp nhận cập nhật trạng thái xử lý văn hệ thống; - Nghiên cứu nội dung văn để giải Trường hợp văn yêu cầu phải trả lời soạn văn trả lời (xem phần quản lý văn đi) trình lãnh đạo đơn vị định; - Tập hợp văn liên quan đến cơng việc giao chủ trì giải lập thành hồ sơ dạng liệu điện tử b Công chức, viên chức phối hợp giải quyết: Nhận văn hệ thống, nghiên cứu nội dung văn để phối hợp giải gửi kết xử lý cho: - Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo); - Cơng chức, viên chức chủ trì giải Đối với văn - Soạn thảo văn bản; gửi dự thảo văn cho công chức/viên chức, đơn vị phối hợp để xin ý kiến góp ý, hồn thiện văn bản; - Chuyển dự thảo văn hồn thiện trình lãnh đạo đơn vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn theo ý kiến lãnh đạo đơn vị in giấy trình lãnh đạo đơn vị ký nháy văn bản; - Xác định độ Mật văn bản, trình lãnh đạo đơn vị định để không scan văn lên hệ thống; - Chuyển dự thảo văn để kiểm sốt thể thức, kỹ thuật trình bày, đồng thời gửi file văn đến địa “Kiểm soát văn bản” hệ thống; - Chỉnh sửa dự thảo văn thể thức, kỹ thuật trình bày (nếu có); - Chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo theo ý kiến đạo lãnh đạo quan; - Nhập thông tin dự thảo văn hệ thống; Tập hợp văn liên quan đến công việc giao chủ trì giải lập thành hồ sơ dạng liệu điện tử Chương II TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều Trách nhiệm chung cán bộ, công chức, viên chức Thực nghiêm túc nội dung Quy trình này, tuân thủ chuẩn giao dịch điện tử theo quy định Pháp luật chế độ bảo mật thông tin nhà nước; quy trình, quy phạm kỹ thuật hệ thống Quy định quy trình xử lý văn đi, đến quan đơn vị; Chịu trách nhiệm nội dung, độ xác bảo mật thơng tin q trình sử dụng hệ thống; Những điều không làm a) Cung cấp để lộ mật vào hệ thống cho người khác; để người khác sử dụng tài khoản mình; b) Phát tán thư rác virus; c) Truy cập trái phép vào tài khoản người khác, vào hệ thống quan để thực hành vi vi phạm pháp luật quy định quan; d) Cản trở ngăn chặn trái phép quy trình gửi nhận văn bản; e) Thay đổi, xóa, huỷ, chụp, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép phần toàn nội dung văn bản; Trường hợp bị lộ, quên mật khẩu, phải kịp thời thông báo phận quản trị hệ thống để cấp lại mật mới; Khi gặp cố kỹ thuật phải kịp thời thông báo cho phận phụ trách quản trị để có giải pháp khắc phục Điều Trách nhiệm Văn phòng Văn phòng đầu mối quản trị người dùng, phối hợp với đơn vị đảm bảo thông suốt, kịp thời, hiệu việc triển khai Quy trình quan Chánh Văn phịng có trách nhiệm giúp Lãnh đạo quan quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc thực Quy trình đơn vị thuộc quan Điều Trách nhiệm Lãnh đạo đơn vị lãnh đạo đơn vị phổ biến, tổ chức thực Quy trình; đầu mối phối hợp với Văn phòng việc triển khai Quy trình đơn vị Văn Văn thư quan gửi đến đơn vị phải đơn vị kiểm tra, theo dõi xử lý ngày Trường hợp văn gửi đến đơn vị không xử lý kịp thời, Lãnh đạo đơn vị hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo quan trình tác nghiệp hệ thống Thông báo cho phận phụ trách quản trị người dùng hủy tài khoản cán bộ, công chức, viên chức nghỉ hưu chuyển công tác Điều 10 Điều chỉnh, sửa đổi bổ sung Trong trình thực hiện, có vấn đề phát sinh, vướng mắc, lãnh đạo đơn vị kịp thời báo cáo lãnh đạo quan (qua Văn phòng) xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp Chương III KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM Điều 11 Khen thưởng Việc thực quy trình xử lý cơng việc ngày tiêu chí đánh giá xếp loại chất lượng cán bộ, cơng chức, viên chức bình xét thi đua khen thưởng năm Các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc việc thực quy trình Lãnh đạo quan xem xét khen thưởng theo quy định Điều 12 Xử lý vi phạm Đơn vị, cá nhân không thực thực sai quy trình tùy theo mức độ vi phạm để xem xét, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ xử lý kỷ luật theo quy định Cơ quan phối hợp với quan chức để xác định trách nhiệm tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống để xử lý theo quy định pháp luật./ Lãnh đạo quan ký Đề 2: Tìm hiểu đặc điểm tổ chức quan cấp tỉnh để xây dựng quy trình quản lý văn văn đến văn Bài làm: TỈNH ỦY KHÁNH HÒA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Khánh Hịa, ngày tháng năm QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI – VĂN BẢN ĐẾN NỘI DUNG QUY TRÌNH 1.1 Quy trình xử lý văn đến 1.1.1 Quy trình Người thực Trình tự cơng việc Văn thư Tiếp nhận công văn đến Văn thư Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn Văn thư Đóng dấu văn đến , vào số văn Lãnh đạo Phân công đơn vị, cá nhân thực Phịng chun mơn Xác định phương pháp giải Văn thư Lưu hồ sơ chuyển qua Quy trình Soạn thảo văn Thời gian 30 phút 30 phút 3h 1.1.2 Diễn giải quy trình: 1.1.2.1 Tiếp nhận công văn Tất công văn gửi đến Sở hình thức phải qua Văn thư tiếp nhận 1.1.2.2 Phân loại công văn Tất công văn đến trước 10h phải phân loại, vào sổ, sau chuyển lên Giám đốc Phó Giám đốc Sở ủy quyền xử lý phê duyệt chuyển lại cho Văn thư, Văn thư chuyển đến phòng chuyên môn, nghiệp vụ ngày lưu văn gốc hồ sơ công văn đến, công văn đến sau 16h công văn thuộc hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn phải vào sổ trình lãnh đạo phê duyệt, khơng chuyển cơng văn sang ngày hơm sau để giải * Tiêu chí phân loại: - Công văn Trung ương : Bộ ngành Trung ương - Công văn địa phương: Các Sở tỉnh, tỉnh, thành phố, xã, phường, Chi cục, doanh nghiệp - Các Fax đến photo phân loại theo tiêu chí - Phân loại theo văn thông thường, mật, tối mật Đối với tài liệu mật tối mật chuyển trực tiếp bảo quản hộp riêng, có dấu hiệu để nhận biết tài liệu mật 1.1.2.3 Đóng dấu cơng văn đến, vào sổ, định phiếu giải văn đến Tất công văn đến (trừ fax, photo) Văn thư phải đóng dấu cơng văn đến, ghi số, thời điểm nhận (ngày, tháng, năm) trình Chánh Văn phịng, sau trình lên lãnh đạo Sở Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (Số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Đảm bảo 100% Văn đến phải đăng ký cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn Điều hành Sổ đăng ký văn đến Danh mục văn đến cập nhật vào phần mềm Quản lý văn điều hành phải in để quản lý nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử 1.1.2.4 Lãnh đạo Sở xem xét, ghi ý kiến xử lý cơng văn văn thư trình 1.1.2.5 Phịng chun môn liên quan Văn thư chuyển công văn cho Phịng chun mơn, nghiệp vụ cá nhân liên quan (theo ý kiến xử lý lãnh đạo Sở) | Văn thư xác định phịng chun mơn, nghiệp vụ liên quan (chính hay phối hợp) theo ý kiến xử lý lãnh đạo Sở để giao văn phịng chun mơn phần mềm Quản lý Văn Điều hành, đồng thời chuyển giấy cho phịng chun mơn Các phịng chun mơn, nghiệp vụ liên quan chuyển photo cho cá nhân phối hợp để xử lý công việc theo yêu cầu lãnh đạo Sở Sau nhận văn đến, phịng chun mơn, nghiệp vụ, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo yêu cầu lãnh đạo Sở; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phịng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo Sở tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan, đảm bảo 100% văn liên thông từ văn đến phần mềm Quản lý Văn Điều hành Chuyên viên có trách nhiệm xử lý lưu văn phát hành văn theo Quy trình Soạn thảo văn 1.1.2.6 Cuối năm, Văn thư lập hồ sơ công văn đến lưu Kho Lưu trữ Sở 1.2 Quy trình xử lý văn đi: 1.2.1 Quy trình Người thực Lãnh đạo chun viên Trình tự cơng việc Xác định yêu cầu văn 10