MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành. 4 1.1.2 Chức năng. 4 1.1.3. Nhiệm vụ. 5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Huyện uỷ. 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế. 5 1.2.1 Chức năng. 5 1.2.2 Nhiệm vụ.Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế có những nhiệm vụ chủ yếu sau: 6 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện uỷ Yên Thế : 7 1.2.4 Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận văn phòng Huyện uỷ. 7 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ. 9 1.2.1 Tình hình tổ chức. 9 1.1.2 Chức năng. 10 1.2.3 Nhiệm vụ. 10 1.2.4 Quyền hạn. 11 1.2.5 Cơ cấu tổ chức. 11 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 12 2.1 Hoạt động quản lý. 12 2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ. 12 2.1.2 Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ. 13 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ,công chức , viên chức lưu trữ,công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 14 2.1.4 Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan. 15 2.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại cơ quan. 15 3.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan. 16 3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu. 17 3.4 Công tác chỉnh lý tài liệu tại cơ quan. 18 3.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu. 19 3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ. 20 3.7.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 21 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 22 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 22 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 23 3.3 Một số kiến nghị. 23 C. PHẦN KẾT LUẬN. 25 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐẦU .1 B NỘI DUNG CHƯƠNG : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức 1.1.3 Nhiệm vụ 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Huyện uỷ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ.Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế có nhiệm vụ chủ yếu sau: 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện uỷ Yên Thế : 1.2.4 Chức nhiệm vụ cụ thể phận văn phòng Huyện uỷ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ 1.2.1 Tình hình tổ chức .9 1.1.2 Chức 10 1.2.3 Nhiệm vụ 10 1.2.4 Quyền hạn 11 1.2.5 Cơ cấu tổ chức 11 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 12 2.1 Hoạt động quản lý .12 2.1.1 Xây dựng ban hành văn lưu trữ 12 2.1.2 Tình hình tổ chức cán làm công tác lưu trữ 13 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán ,công chức , viên chức lưu trữ,công tác thi đua khen thưởng hoạt động lưu trữ .14 2.1.4 Công tác tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ quan .15 2.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ quan 15 3.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ quan 16 3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu .17 3.4 Công tác chỉnh lý tài liệu quan 18 3.5 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 19 3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 3.7.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 3.BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, 22 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ .22 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt .22 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 23 3.3 Một số kiến nghị .23 C PHẦN KẾT LUẬN .25 Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 24 PHỤ LỤC Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Đất nước người Việt Nam trải qua thời đại lịch sử vẻ vang, hào hùng Cuộc đấu tranh cách mạng dựng nước giữ nước hàng ngàn năm dân tộc gìn giữ phát huy tận ngày nay.Truyền thống quý báu nhân dân ta tinh thần yêu nước, sẵn sàng chiến đấu hy sinh Tổ quốc.Tiêu biểu hai chiến tranh xâm lược hai cường quốc hùng mạnh Pháp – Mĩ vĩ đại giành thắng lợi, thống đất nước, thoát khỏi ách thống trị, đem lại sống tự do, hạnh phúc, ấm no cho dân tộc ta Đó tảng,cơ sở vững để tài liệu lưu trữ hình thành sử dụng minh chứng cụ thể cho dấu mốc lịch sử dân tộc trải qua trình đấu tranh gian khổ.Đồng thời coi tài sản vô giá để lưu truyền từ hệ sang hệ khác Cùng với phát triển đất nước kéo theo đời sống, văn hoá, kinh tế có bước chuyển biến tích cực.Thời đại khoa học công nghệ thông tin dần chiếm lĩnh khắp toàn cầu Nó có sức ảnh hưởng, chi phối đến đời sống người xã hội.Và nhu cầu thông tin trở thành vấn đề cấp thiết tất yếu người Việc bảo vệ lưu giữ thông tin tài liệu ý thức, trách nhiệm chúng ta, thể tôn trọng giá trị lịch sử khứ, tiếp nối cho tại, tương lai phát triển Dưới góc độ, khía cạnh, khẳng định tài liệu lưu trữ có giá trị to lớn lĩnh vực đời sống xã hội như: kinh tế, trị, văn hoá, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoạt động khác.Đòi hỏi người phải gìn giữ phát huy nó, nhằm tôn vinh ghi nhận giá trị to lớn tài liệu việc cung cấp thông tin phục vụ cho lao động, sản xuất, công tác quản lý,đóng góp cho phát triển đất nước Hiện em sinh viên theo học chuyên ngành Lưu trữ học thuộc khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Ngoài kiến thức, lý luận thầy cô trang bị lớp, em áp dụng kỹ năng, lý luận vào chuyên môn nghiệp vụ quan, tổ chức cách đầy đủ, toàn diện lý thuyết thực tiễn.Những năm gần Huyện uỷ Yên Thế Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xác định rõ vai trò, vị trí giá trị tài liệu lưu trữ trình hoạt động quan, nhận thức giá trị thực tiễn lịch sử mà tài liệu lưu trữ đem lại.Tuy nhiên kho lưu trữ quan chưa trọng nhiều , sở vật chất, trang thiết bị thiếu thốn chưa đầu tư cách đầy đủ để phục vụ cho công tác lưu trữ, số tài liệu lớn kho tồn đọng, bó gói, tích đống chưa chỉnh lý cách khoa học hiệu quả.Công tác cán làm lưu trữ thiếu chuyên môn, nghiệp vụ, thiếu kinh nghiệm quản lý.Căn tình hình thực tế nêu cho thấy hoạt động lưu trữ quan nhiều vấn đề tồn cần giải nhanh chóng.Vì lý em chọn Huyện uỷ Yên Thế quan thực trình thực tập Trong trình thực tập quan em gặp thuận lợi khó khăn : + Thuận lợi : - Huyện uỷ Yên Thế nằm vị trí trung tâm có phương tiện giaothông lại, kinh tế, trị, thương mại, văn hoá phát triển - Có đội ngũ cán trẻ, động, sáng tạo chuyên môn nghiệp vụ - Chú trọng đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động quan + Khó khăn : - Do tính chất đặc thù công tác lưu trữ chưa tạo chỗ đứng xã hội, quan chưa trọng, quan tâm nhiều đến hoạt động - Do Văn phòng Huyện ủy Yên Thế quan trực thuộc Huyện ủy tài liệu mang tính trị nên em có điều kiện để tìm hiểu văn bản, tài liệu Thực tập ngành nghề trình học tập tích luỹ kinh nghiệm sinh viên, có hội tiếp cận, va chạm với thực tế quan, tổ chức, giúp cho sinh viên chủ động việc nắm bắt, quan sát tình hình hoạt động lưu trữ diễn quan.Vận dụng kiến thức, lý luận vào thực tiễn cách Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có hiệu công tác lưu trữ.Ngoài ra, trình tiếp xúc với quan, tổ chức giúp sinh viên học hỏi, trau dồi kỹ cần thiết, góp phần hoàn thiện thân công việc sống Sau ba tháng thực tập Văn phòng Huyện uỷ, với tinh thần ham học hỏi,trau dồi kiến thức, thái độ lao động nghiêm túc Tuy nhiên với tâm lý nhiều bỡ ngỡ, thiếu kinh nghiệm chuyên môn, nghiệp vụ Nhưng nhận giúp đỡ, quan tâm nhiệt tình lãnh đạo, cán quan Qúa trình thực tập taị quan thời gian không dài em học hỏi lĩnh hội nhiều điều bổ ích công việc sống : Lòng yêu nghề say mê, tinh thần trách nhiệm, nhiệt huyết, sáng tạo Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn bảo tận tình, giúp đỡ để em thực tốt nội dung thực tập Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán quan làm việc Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành Yên huyện có địa hình đồi núi trung du, thuộc vùng Đông Bắc (Việt Nam) nằm phía Tây Bắc tỉnh Bắc Giang, giáp với hai tỉnh Thái Nguyên Lạng Sơn Địa hình thấp dần theo hướng Đong Nam, phía Bắc vùng núi thấp, chân dãy núi Bắc Sơn, mà dãy núi hay biết đến với tên cánh cung Bắc Sơn chạy từ Lạng Sơn đến Thái Nguyên ( năm dãy núi hình vòng cung tạo nên nét đặc trưng hình vùng Đông Bắc) Phía Đông Nam huyện Yên Thế giáp huyện Lạng Giang, ranh giới tự nhiên sông Thương Một sông lớn hệ thống sông Thái Bình, phía Nam Tây Nam giáp huyện Tân Yên tỉnh Bắc Giang.Phía Tây Phía Bắc Yên Thế giáp huyện tỉnh Thái Nguyên, kể từ Tây lên Bắc Phú Bình, Đồng Hỷ, Võ Nhai Toàn phía đông Yên Thế giáp với huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn, chảy qua huyện, theo hướng Đông Nam sông Sỏi, nhánh nhỏ đầu nguồn sông Thương Diện tích tự nhiên Yên Thế 301.2575 km/m2 Yên Thế có 21 đơn vị hành gồm ( 02 thị trấn: Bố Hạ Cầu Gồ), 19 xã gồm : An Thượng, Bố Hạ, Canh Nậu, Đồng Hưu, Đồng Vương, Đồng Kỳ, Đông Sơn, Đồng Tâm, Đồng Tiến, Hồng Kỳ, Hương Vỹ, Phồn Xương, Tam Hiệp, Tam Tiến, Tân Hiệp, Tân Sỏi, Tiến Thắng, Xuân Lương 1.1.2 Chức Là quan lãnh đạo cao Đảng hai nhiệm kỳ Đai hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện mặt công tác Đảng bộ, hệ thống trị huyện quy định điều lệ Đảng Hiến pháp Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ - Phải thực Nghị quyết, thị tổ chức cấp điều quy định chương IV Điều lệ Đảng Cộng Sản Việt Nam đối vói quan lãnh đạo Đảng địa phương - Đánh giá tình hình phát triển kế hoạch thực nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng, công tác xây dựng hàng năm Từ đề xuất xây dựng với Tỉnh uỷ cấp vấn đề nghiên cứu, bổ sung chỉnh sửa đổi bổ sung đường lối sách - Quyết định, định hoặc đình cán Đảng viên theo quy định Đảng - Xây dựng thực chương trình kiểm tra Ban chấp hành Quyết định kiểm tra mặt công tác đơn vị, tổ chức trực thuộc Đảng huyện - Lãnh đạo công tác cán - Chỉ đạo Đại hội Đảng sở, chuẩn bị mặt cho Đại hội Đảng huyện - Tổ chức, đào tạo bồi dưỡng kết nạp quần chúng ưu tú vào hàng ngũ Đảng 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Huyện uỷ - Gồm có : Ban thường vụ ban giúp việc Văn phòng, Ban tổ chức, Ban tuyên giáo, Ban dân vận, Uỷ ban kiểm tra…và có nhiệm vụ phụ trách đoàn thể 21 chi Đảng xã, thị trấn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế 1.2.1 Chức - Văn phòng Huyện uỷ quan thuộc hệ thống ban quan Huyện uỷ, có chức tham mưu, phục vụ Huyện uỷ, trực tiếp giúp cho Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ tổ chức điều hành công việc lãnh đạo Đảng nhiệm vụ theo hướng dẫn văn phòng cấp theo quy định Ban Thường vụ Huyện uỷ, trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Huyện uỷ, tham mưu giúp cấp uỷ công tác nội Đảng; quản lý tài chính, tài sản Đảng 1.2.2 Nhiệm vụ.Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế có nhiệm vụ chủ yếu sau: 1- Giúp cho Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ Thường trực Huyện uỷ ( viết tắt Huyện uỷ ) - Xây dựng tổ chức thực Chương trình công tác toàn khoá, chương tình công tác năm chương trình công tác hàng tháng Huyện uỷ - Xây dựng quy chế làm việc Huyện uỷ tổ chức thực theo Quy chế - Tổ chức trình chuẩn bị định, định Huyện uỷ; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc ngành, cấp thục nghị quyết, thị, định Trung ương, Tỉnh uỷ, Huyện uỷ - Giúp Huyện uỷ theo dõi, đôn đốc đồng chí huyện uỷ viên; chi, đảng trực thuộc, ngành, đoàn thể; ban, quan Huyện uỷ thực Quy chế BCH Đảng huyện, kịp thời đề xuất với cấp uỷ uốn nắn, khắc phục thiếu xót, lệch lạc việc thực Quy chế nhiệm vụ giao Duy trì nề nếp, chế độ sinh hoạt, hội họp, giao ban cấp uỷ, thông tin báo cáo 2- Thực nhiệm vụ thông tin tổng hợp phực vụ lãnh đạo Huyện uỷ Biên tập văn chuẩn bị đề án, báo cáo Ban Thường vụ Huyện uỷ giao nhiệm vụ Đề xuất với Huyện uỷ chủ trương, kế hoạch, biện pháp lãnh đạo phát triển kinh tế, văn hoá – xã hội, an ninh, quốc phòng… huyện 3- Tham mưu giúp Huyện uỷ lãnh đạo, đạo công tác nội Đảng 4- Giup Huyện uỷ quản lý tài chính, ngân sách, tài sản Đảng 5- Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ hệ thống quan đảng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh 6- Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ lãnh đạo, đạo Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Huyện uỷ tổ chức đón, tiếp khách, tiếp công dân 7- Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cho tổ chức sở đảng 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện uỷ Yên Thế : + Về biên chế : Hiện biên chế văn phòng Huyện uỷ 11 người có: người biên chế, người hợp đồng + Tổ chức máy : Gồm có Kế toán – Quản trị, Tổng hợp, Cơ yếu, Văn Thư - Lưu trữ - Thủ quỹ 1.2.4 Chức nhiệm vụ cụ thể phận văn phòng Huyện uỷ - Ban lãnh đạo văn phòng : Quản lý, bố trí, phân công cho cán đơn vị, nhận xét, đề nghị, đề bạt, nâng lương, khen thưởng kỷ luật, tuyên dương, bồi dưỡng cán Tham dự hội nghị theo quy chế làm việc văn phòng Huyện uỷ Là chủ tài khoản văn phòng Thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện uỷ ký báo cáo công văn, giấy mời -Phó chánh văn phòng có nhiệm vụ sau: Là người giúp Chánh văn phòng thực công việc liên quan đến văn phòng đạo, điều hành, tổ chức số công tác văn phòng theo phân công Chánh văn phòng .Thay mặt Chánh văn phòng giải số công việc ký văn hành theo uỷ quyền -Phó chánh văn phòng hành – Quản trị có nhiệm vụ : + Thực đạo đón tiếp khách đến công tác làm việc với thường trực Huyện uỷ, văn phòng ban xây dựng Đảng + Phục vụ công tác hội nghị, họp giao ban làm việc với Ban thường vụ Huyện uỷ + Đảm bảo kinh phí hoạt đông quan + Giúp chuẩn bị phương tiện cho Thường trực Huyện uỷ cán công nhân viên chức quan + Chỉ đạo thực công tác bảo đảm an ninh trật tự quan Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Chỉ đạo công tác chăm lo đời sống sở vật chất cho Thường trực Huyện uỷ chăm sóc, quan tâm đến cán ốm đau, gia đình gặp hoạn nạn + Chỉ đạo công tác vệ sinh xung quanh khu vự quan, nơi làm việc quan -Chuyên viên tổng hợp văn phòng chịu trách nhiệm trước chánh văn phòng nhiệm vụ sau: + Có trách nhiệm trực dõi, tổng hợp báo cáo liên quan đến nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, giải đơn thư khiếu nại - tố cáo + Trực tiếp giúp việc Phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp; xây dựng chương trình công tác (năm, tháng) Huyện uỷ, đề xuất việc điều chỉnh chương trình công tác cần thiết; theo dõi, đôn đốc chi, đảng sở thực chương trình, kế hoạch công tác, kết luận Thường trực, BTV Huyện uỷ + Xây dựng chương trình công tác tuần Thường trực Huyện uỷ; xây dựng dự thảo báo cáo tháng, quý, tháng, tháng, năm Huyện uỷ công tác nội chính; phối hợp tham mưu xây dựng báo cáo tháng, quý, tháng, năm Huyện uỷ báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất, văn lãnh đạo văn phòng phân công Tham mưu xây dựng tin nội quy định Bộ phận Văn thư - Lưu trữ - Tạp vụ : + Có nhiệm vụ giải tiếp nhận văn đến văn đi, bảo quản tài liệu, lập hồ sơ, đảm bảo thông tin nhanh chóng, xác, kịp thời + Thực công tác vệ sinh thường xuyên phòng họp, phòng khách, phòng lưu trú, chuẩn bị điều kiện cho việc tiếp khách -Bộ phận kế toán : Quản lý ngân sách quan, bảo đảm nguyên tắc chế độ tài chính, thực chế độ báo cáo thời hạn, đôn đốc kiểm tra việc thu nộp Đảng phí sở -Bộ phận yếu có nhiệm vụ : Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chóng, quản lý hiệu công tác lưu trữ 3.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ quan Công tác lưu trữ trở thành một mắt xích vô quan trọng quan, tổ chức.Qúa trình hoạt động thông qua nghiệp vụ lưu trữ : Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng Để thực nghiệp vụ có hội tìm hiểu, quan sát, tham gia vào trình nghiệp vụ Qua cho thấy thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ quan diễn sau : +Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm mục đích bảo đảm đưa vào kho lưu trữ tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để bảo quản phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu độc giả Hằng năm việc giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan thực tốt, bổ sung nguồn tài liệu phong phú Vì công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ việc làm thường xuyên tất yếu Những tài liệu thuộc nguồn thu vào kho lưu trữ quan : + Tài liệu đồng chí Ban thường trực Huyện uỷ + Tài liệu Đảng huyện sau kết thúc đại hội + Tài liệu ban giúp việc cho thường trực Huyện uỷ + Tài liệu Ban chấp hành thường vụ Huyện uỷ + Tài liệu khối Nội chính, khối đoàn thể, khối Đảng trực thuộc Huyện uỷ + Tài liệu Đảng bộ,chi xã, phường thị trấn Cứ hết năm quan tổ chức việc thu tài liệu vào kho lưu trữ Cán lưu trữ tiếp nhận tài liệu từ phận văn thư sau năm kết thúc công việc sau phân loại tác giả, tên loại, tài liệu liên quan đến hồ sơ Đại hội Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 16 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tập trung để bìa hồ sơ sau ghi tiêu đề hồ sơ Tất hồ sơ, tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ Huyện uỷ sau để lên giá, xếp theo thứ tự từ xuống dưới, từ trái qua phải Nhìn chung tình hình giao nộp tài liệu thực quy định năm lại tổ chức thực thu tài liệu Huyện uỷ,còn sau nhiệm kỳ thu tài liệu chi Đảng bộ, đoàn thể, ban, ngành Tuy nhiên việc tiến hành giao nộp tài liệu chi Đảng xã chậm, nhiều tài liệu thiếu, mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập, bổ sung chỉnh lý tài liệu.Hiện Kho lưu trữ Huyện uỷ Yên Thế lưu giữ lại tài liệu từ năm 1976 đến Tài liệu tình trạng lộn xộn, bó gói, chưa chỉnh lý Các tài liệu năm trước phần lớn bị nấm mốc, ố vàng, hư hỏng 3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu Tài liệu sản sinh qúa trình hoạt động quản lý quan, tổ chức cá nhân Những tài liệu công cụ phục vụ cho việc giải công việc hàng ngày.Trong trình chỉnh lý tài liệu cán lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào kho lưu trữu bảo quản phục vụ cho việc khai thác lâu dài.Còn tài liệu giá trị cán lưu trữ loại làm thủ tục tiêu huỷ Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa định đến số phận tài liệu, nên yêu cầu đặt quan trọng đặt công tác phải xác thận trọng.Đòi hỏi cán lưu trữ phải biết phân hoá giá trị tài liệu hoạt động quan, giá trị khác : Kinh tế, trị , văn hoá, lich sử, nghiên cứu khoa học.Tránh tình trạng loại huỷ tài liệu cách tuỳ tiện, để tài liệu bị thất lạc, mát Hiện kho lưu trữ quan tiến hành loại bỏ 5m giá tài liệu giá trị, hết giá trị sử dụng Bao gồm tài liệu : giay mời, tài liệu trùng thừa, sao, báo cáo tháng, tuần, tài liệu không dấu…Tuy nhiên quan có cán lưu trữ đảm nhiệm công tác xác định giá trị Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu thực lần Những tài liệu xác định có giá trị công tác văn thư thực từ lập danh mục hồ sơ cho quan chủ yếu lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ Vì cần phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu quan để tư vấn, tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào kho lưu trữ 3.4 Công tác chỉnh lý tài liệu quan Trong trình thực tập em trực tiếp tham gia công tác chỉnh lý tài liệu quan Em thấy toàn tài liệu đưa chỉnh lý, phân loại cán lưu trữ lập kế hoạch phương án chỉnh lý khoa học Nhưng việc lập hồ sơ phân loại tài liệu cần phải thực lựa chọn phương án cụ thể Dựa vào lý thuyết học tình hình thực tế kho lưu trữ văn phòng Huyện uỷ Yên Thế em chọn phương án : Thời gian - Mặt hoạt động” dựa theo phương án em xin xây dựng phương án cụ thể sau A.Khoá (1996 -2000) I 1996 1,Vấn đề chung 1.1, Tài liệu Hội nghị Huyện Ban Thường vụ Huyện uỷ 1.1.1 Tập tài liệu Hội nghị Ban chấp hành kỳ họp lần 1.1.2 Tập tài liệu Hội nghị Ban chấp hành kỳ họp lần 1.1.3 Tập tài liệu Hội nghị Ban chấp hành kỳ họp lần 1.2 Tài liệu Hội nghị cán 1.2.1 tài liệu hội nghị cán lần 1.3Tài liệu ban giúp việc Huyện uỷ 1.3.1 Ban dân vận 1.3.2 Ban tổ chức Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.3 Ban tuyên giáo 1.4 Tài liệu khối nội 1.4.1 Viện kiểm sát 1.4.2 Công an 1.4.3 Ban huy quân 1.5 Tài liệu Huyện uỷ ban hành 1.5.1 Biên 1.5.2 Nghị 1.5.3 Quyết định 1.5.4 Chỉ thị 1.5.5 Hướng dẫn 1.5.6 Thông báo 1.5.7 Báo cáo 1.5.8 Chương trình 1.5.7 Công văn 1.6 Tài liệu quan, đoàn thể, cá nhân gửi đến Huyện uỷ 1.6.1 Tài liệu quan Trung ương 1.6.2 Tài liệu quan cấp tỉnh 1.6.4 Tài liệu quan huyện 1.6.5 Đơn thư cán Đảng viên, nhân dân 3.5 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện với yêu cầu khả thực tế quan tiến hành thống kê: tài liệu lưu trữ gồm có : 30m giá tài liệu kho, công cụ tra cứu khoa học: Mục lục hồ sơ phương tiện bảo quản tài liệu gồm có : 01 quạt thông gió, 01 tủ đựng tài liệu, 01 máy điều hòa, 02 bình chữa cháy,…,đội ngũ cán lưu trữ : 01 người làm lưu trữ có trình độ trung cấp có thời gian công tác 12 năm Việc thống kê giúp quan quản lý nắm bắt tình hình số liệu xác lưu trữ, để tiến hành xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu thực tế Qua kết thống kê tài liệu lưu trữ quan xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu Hiện quan xây dựng công cụ tra tìm tài liệu mục lục hồ sơ, dùng để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ Tạo điều kiện thuận lợi cho người tra tìm tài liệu cách nhanh chóng xác, người tra tìm sử dụng không bị nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu phục vụ cho 3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Việc bảo quản tài liệu an toàn chất lượng yêu cầu địa điểm xây dựng, khí hậu, phương tiện kỹ thuật kho lưu trữ đảm bảo cách tốt Văn phòng huyện uỷ Yên Thế tiến hành nâng cấp, cải tạo kho đảm bảo chất lượng, đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ đặc biệt bảo quản tài liệu tốt Hiện quan thực trì chế độ vệ sinh kho, vệ sinh tài liệu đặn Cơ quan ý đến việc bố trí phòng kho lưu trữ nơi đẹp, thoáng mát, đồng thời trang bị thêm quạt thông gió, giá, tủ đựng hồ sơ, điều hoà, bình chữa cháy… Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.7.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu gồm quan, tổ chức, cá nhân phục vụ cho mục đích khác như: Nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, văn hoá, trị…Mỗi quan tổ chức, cá nhân cần khai thác tài liệu kho lưu trữ phải có công văn đề nghị giấy giới thiệu đơn vị Người phép khai thác sử dụng tài liệu, phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu khai thác Văn phòng Huyện uỷ cấp Mọi yêu cầu khai thác tài liệu kho lưu trữ Huyện uỷ phải tuân thủ quy định quan Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3.BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Với ba tháng thực tập Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế em có thời gian tiếp xúc quan sát nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ tham gia thực xác định giá trị tài liệu, xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu quan: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, biên mục phiếu tin, hệ thống hóa hồ sơ,biên mục hồ sơ… Được giúp đỡ hướng dẫn cán lưu trữ Chánh văn phòng quan, với anh chị trưng tập lên kho lưu trữ để làm công tác lưu trữ Thực công việc sau: - Xác định giá trị tài liệu: Phần lớn tài liệu kho lưu trữ tài liệu tích đống, bó gói, chưa phân loại, nhiệm vụ cán lưu trữ loại tài liệu hết giá trị làm thủ tục tiêu hủy - Chỉnh lý tài liệu: Được phân công lãnh đạo văn phòng ,em 01 cán lưu trữ 02 cán trưng tập lên kho để tham gia trình chỉnh lý quan Các cán lưu trữ xây dựng phương án phân loại “ Thời gian - mặt hoạt động’’ áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng tài liệu đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ.Được thực khâu nghiệp vụ như: khảo sát tài liệu, phân chia tài liệu thành đơn vị bảo quản, viết tiêu đề hồ sơ, biên mục,đưa tài liệu vào cặp, hộp dán nhãn Sắp xếp tài liệu đưa lên giá, tủ Sau thực xong công việc em nhận thấy rõ điều quan trọng rèn luyện tác phong, tinh thần thái độ làm việc nghiêm túc,chuyên nghiệp vận dụng linh hoạt lý thuyết thực tiễn Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Đế đảm bảo chất lượng vị trí công tác lưu trữ quan Kho lưu trữ Huyện uỷ cần phải tiếp tục đầu tư, cải tạo, nâng cấp, bổ sung góp phần xây dựng cho quan phát triển đảm nhận vai trò quan lãnh đạo cao huyện công tác lưu trữ Hiện quan có khối tài liệu lớn tình trạng vật lý không tốt, có nhiều tài liệu bị rách nát, nấm mốc, mờ chữ Đã gây ảnh hưởng lớn đến công tác thu thập, bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Vì cần có biện pháp khôi phục lại tài liệu Bên cạnh chưa xây dựng ban hành quy chế công tác lưu trữ để cán làm lưu trữ thực tốt Qua em mong quan khắc phục tồn hạn chế tiếp tục đẩy mạnh nâng cao phát triển đại hoá công tác lưu trữ xứng đáng với lòng tin nhân dân Huyện Yên Thế 3.3 Một số kiến nghị -Đối với quan, tổ chức Căn váo chức năng, nhiệm vụ giao Văn phòng Huyện uỷ Yên Thế cần thực chế độ sách với cán làm công tác lưu trữ, chưa kịp thời đầy đủ, chế độ lương thấp, chế độ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ chế độ trách nhiệm, chế độ bồi dưỡng độc hại Vì cán làm công tác lưu trữ chưa thực yên tâm công tác gắn bó với công tác lâu dài -Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Cần tổ chức nhiều hoạt động giao lưu, trao đổi công tác lưu trữ vói nước giới Nhằm nâng cao mở rộng kiến thức lưu trữ Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ cho sinh viên thực tế nhiều hơn, để sinh viên có hội học hỏi, tiếp thu kinh nghiệm, va chạm thực tế với ngành nghề học Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Văn phòng Huyện uỷ Yên quan thuộc hệ thống ban quan Huyện uỷ, có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ Với cố gắng, nỗ lực phấn đấu cán bộ, nhân viên quan Đặc biệt quan tâm, giúp đỡ Văn phòng Tỉnh uỷ lưu trữ gặt hái kết đáng ghi nhận công tác chỉnh lý, bảo quản, quản lý tài liệu khoa học hiệu Sau thời gian thực tập quan, em có hội để tự trải nghiệm thực tế chuyên ngành lưu trữ Mới đầu việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn không tránh khỏi bỡ ngỡ thiếu xót Cùng với giúp đỡ, góp ý cán bộ, nhân viên hướng dẫn, cố gắng tiếp thu, học hỏi kinh nghiệm quý báu chuyên môn, nghiệp vụ Từ rút học trau dồi kiến thức cò thiếu Giờ em cảm thấy tự tin dần hoàn thiện thân đường tương lai với vai trò cán lưu trữ Để có kết lần em xin chân thành cảm ơn tận tình quan tâm giúp đỡ nhiệt tình Ban lãnh đạo cán trực tiếp hướng dẫn thực tập, đồng thời em gửi lời cảm ơn đến cán nhân viên quan tạo điều kiện tốt để em hoàn thành thời gian thực tập Tại Trường Đại học Nội vụ em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị hành trang đặc biệt kiến thức chuyên môn để em hoàn thành tốt đợt thực tập chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp đến, tin tưởng vững bước đường tương lai lựa chọn Do thời gian có hạn, báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận ý kiến đóng góp chân thành cán lưu trữ quan toàn thể quý thầy cô trường để bà báo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Văn hướng dẫn quan áp dụng công tác lưu trữ Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán lưu trữ thực công tác chỉnh lý tài liệu Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khối tài liệu chưa chỉnh lý Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kho tài liệu lưu trữ Văn phòng Huyện ủy Yên Thế Sinh viên: Phí Thị Như Quỳnh Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A