Bao cao thuc tap chuyen nganh Luu tru hoc - Quan tri van phong

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây công tác Quản trị văn phòng mà cụ thể là công tác Văn thư – Lưu trữ đã có những bước phát triển phong phú và đa dạng để đáp ứng được những yêu cầu của nền cải cách hành chính nước ta. Đồng thời công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước và ảnh hưởng tới sự hoạt động của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị, vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật. Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ cũng góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, hạn chế được tệ quan liêu giấy tờ, góp phần giữ gìn được bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan, tạo thuận lợi cho những hoạt động khác như tra cứu và khai thác tài liệu... Chính lẽ đó mà ngày nay công tác Văn thư – Lưu trữ đang đóng một vai trò to lớn và có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước. Nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ, ngay từ khi thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Chủ Tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh thành lập Nha lưu trữ, Thông đạt số 01-VP ngày 03/01/1946 đã nêu rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia.” Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Sau khi tiếp thu những kiến thức cơ bản từ nhà trường, các thầy cô, đây là một yêu cầu không thể thiếu đối với sinh viên là thực tập. Tìm hiểu thực tế tại cơ quan, đơn vị, trường học, các đoàn thể, doanh nghiệp,… Do vậy để nâng cao kỹ năng và giúp sinh viên có điều kiện rèn luyện, học tập tiếp thu những kiến thức từ thực tiễn hoạt động của cơ quan, quá trình thực tập tại các cơ quan, tổ chức là nội dung có ý nghĩa rất quan trọng đối với sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Do đó sau bốn năm học tập rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ tại trường thì cuối năm học thứ IV của sinh viên ngành Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Khoa Thư viện – Thông tin trường Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh đã tổ chức cho sinh viên thực tập - thực tập về nội dung Nghiệp vụ Công tác Văn thư – Lưu trữ với mục đích giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế và trực tiếp tham gia vào các nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ. Qua đó vận dụng những kiến thức, lý thuyết được học ở giảng đường để áp dụng vào công việc thực tế của cơ quan. Đây cũng là dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dợt, rèn luyện những phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức, là cơ hội cho sinh viên đúc, rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ, công chức tương lai nhằm phục vụ cho công việc sau này.

SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn……………………………………………………………………………………3 Lời mở đầu……………………………………………………………………………………4 Nhận xét quan nơi thực tập……………………………………………………………5 Nhận xét giáo viên hướng dẫn……………………………………………………………6 Phần I: Khảo sát tình hình thực tế Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau…………… A Khái quát Chi cục Văn thư – Lưu trữ ……………………………………… Sự hình thành phát triển Chi cục qua giai đoạn……………………7 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan nay……9 B Công tác quản trị hành văn phòng…………………………………………11 Khái qt ngành Quản trị hành văn phòng………………………….11 Tình hình chung văn phòng quan…….……………………………….12 Tình hình số nội dung cơng tác văn phòng quan……………14 Nhận xét kiến nghị……………………………………………………… 20 C Công tác văn thư………………………………………………………………….21 Tổ chức – cán văn thư quan……………………………………….21 Các văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư ban hành Chất lượng tác dụng văn đó…………………………………….21 Tình hình thực nghiệp vụ cơng tác văn thư……………………22 Tình hình trang thiết bị sử dụng công tác văn thư…………………… 28 Nhận xét kiến nghị……………………………………………………… 30 D Công tác lưu trữ………………………………………………………………… 32 Tổ chức – cán lưu trữ quan…………………………………………….32 Các văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ ban hành Chất lượng tác dụng văn đó…………………………………….33 Tình hình thực nghiệp vụ công tác lưu trữ………………….….34 Tình hình trang thiết bị sử dụng cơng tác lưu trữ………………… … 38 Nhận xét kiến nghị……………………………………………………… 39 Phần II: Trực tiếp thực nội dung nghiệp vụ……………………………………… 42 A Về quản trị hành văn phòng……………………………………………….42 Lập kế hoạch, chương trình cơng tác…………………………………………42 Tổ chức hội họp…………………………………………………………… 44 Thu thập xử lý thông tin………………………………………………… 47 Xây dựng quy chế làm việc………………………………………………… 50 Sắp xếp phòng làm việc, trang thiết bị, phương tiện làm việc……………….52 B Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư………………………………………… 52 Soạn thảo trình bày thể thức văn bản…………………………………… 52 Thực hành đăng ký văn đến…………………………………………… 59 Thực hành đăng ký văn đi……………………………………………….61 Thực hành lập hồ sơ hành………………………………………………63 Thực hành sử dụng dấu phận Văn thư quan………………… 71 Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học C Thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ……………………………………………71 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ……………………………………71 Phụ lục 1: Mục lục hồ sơ nộp lưu……….……… ………………………… 71 Phụ lục 2: Biên giao nhận tài liệu………………… ………………… 76 Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ………………………………….77 Phụ lục 3: Lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông Sở Nội vụ Cà Mau………………………………………………………………………… 77 Phụ lục 4: Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Sở Nội vụ Cà Mau………………………………………………………………………… 85 Phụ lục 5: Mục lục hồ sơ…………………………………… …………… 91 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ……………………………… 95 Phụ lục 6: Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ… 95 Phụ lục 7: Danh mục tài liệu hết giá trị……………………….…………… 96 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ………………………… ……….…………98 Phần III: Nhận xét chung………….……………………………………………………… 99 Kết luận…………………………………………………………………………………….102 Tài liệu tham khảo…………………………………………………………………………104 Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học LỜI CẢM ƠN Đầ u tiên xin chân thành cảm ơn tấ t cả các thầ y cô ngành Lưu trữ học và Quản tri ̣ văn phòng Trường Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh trang bị cho kiến và hế t xin chân thành cảm ơn Th.S Đỗ Văn Học là người đã trực tiế p hướng dẫn cho suố t quá trình thực tâ ̣p này Trong suố t thời gian qua các thầ y cô đã tâ ̣n tin ̀ h giảng da ̣y và truyề n đa ̣t cho những kinh nghiê ̣m quý báu về kiế n thức để từ đó hiể u sâu sắ c nghiã vu ̣, trách nhiê ̣m và vai trò quan tro ̣ng của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ Từ đó đã rèn luyê ̣n phẩ m chấ t đa ̣o đức nghề nghiê ̣p và nâng cao nâng lực của bản thân để hoàn thành tố t công viê ̣c cũng cố gắ ng trau dồ i ho ̣c hỏi những kiế n thức để thực hiê ̣n tố t quá trin ̀ h thực tâ ̣p ta ̣i quan và hoàn thành tố t bài báo cáo Bài báo cáo thực tâ ̣p hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của tấ t cả các cô chú, anh chi ̣ công tác ta ̣i Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau đã cung cấ p cho những thông tin cầ n thiế t, nhiê ̣t tiǹ h hướng dẫn giúp đỡ và ta ̣o mo ̣i điề u kiê ̣n tố t nhấ t để ho ̣c hỏi kinh nghiê ̣m trông suố t quá trin ̀ h thực tâ ̣p ta ̣i Chi cục Trong thời gian thực tập ứng dụng kiến thức học trường vào thực tế để làm tốt công tác Với thời gian cho phép, khả nghiên cứu và kinh nghiê ̣m thực tế còn ̣n chế vì là lầ n đầ u tiên tâ ̣p làm mô ̣t cán bô ̣ công chức thực sự nên còn nhiề u bỡ ngỡ, vố n kiế n thức còn ̣n chế Bản thân cũng cố gắ ng hoàn thành bài báo cáo song quá trình thực tâ ̣p và làm báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, ̣n chế nhấ t đinh ̣ Nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, đam mê ho ̣c hỏi, rấ t mong nhâ ̣n đươ ̣c những lời nhâ ̣n xét quý giá từ thầ y cô cũng từ quý quan Mô ̣t lầ n nữa xin chân thành cảm ơn! SVTH: TRẦN MINH HIẾU Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học LỜI MỞ ĐẦU Trong công cuô ̣c đổ i mới của đấ t nước, các ngành, các liñ h vực hoa ̣t đô ̣ng có những đóng góp nhấ t đinh ̣ và có sự cải tiế n để vươn tới sự hoàn thiê ̣n Hoà vào xu thế đó những năm gầ n công tác Quản tri ̣văn phòng mà cu ̣ thể là công tác Văn thư – Lưu trữ đã có những bước phát triể n phong phú và đa da ̣ng để đáp ứng đươ ̣c những yêu cầ u của nề n cải cách hành chính nước ta Đồ ng thời công tác Văn thư – Lưu trữ đươ ̣c xác đinh ̣ là mô ̣t mă ̣t hoa ̣t đô ̣ng của bô ̣ máy quản lý nhà nước và ảnh hưởng tới sự hoa ̣t đô ̣ng của mô ̣t quan, là mô ̣t mắ t xích quan tro ̣ng bô ̣ máy lañ h đa ̣o, chỉ đa ̣o, quản lý và điề u hành Hiê ̣u quả hoa ̣t đô ̣ng quản lý của quan, tổ chức cao hay thấ p phu ̣ thuô ̣c vào mô ̣t phầ n của công tác này có đươ ̣c làm tố t hay không Vì là mô ̣t công tác vừa mang tin ́ h chiń h tri,̣ vừa mang tính nghiê ̣p vu ̣, kỹ thuâ ̣t Làm tố t công tác Văn thư – Lưu trữ cũng góp phầ n giải quyế t công viê ̣c quan đươ ̣c nhanh chóng, ̣n chế đươ ̣c tê ̣ quan liêu giấ y tờ, góp phầ n giữ gìn đươ ̣c bí mâ ̣t Nhà nước và bí mâ ̣t quan, ta ̣o thuâ ̣n lơ ̣i cho những hoa ̣t đô ̣ng khác tra cứu và khai thác tài liê ̣u Chính lẽ đó mà ngày công tác Văn thư – Lưu trữ đóng mô ̣t vai trò to lớn và có vi ̣ trí quan tro ̣ng mo ̣i liñ h vực của xã hô ̣i, nó đóng góp mô ̣t phầ n đáng kể cho sự phát triể n kinh tế của đấ t nước Nhận thức rõ vai trò tài liệu lưu trữ, từ thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Chủ Tịch Hồ Chí Minh ký sắc lệnh thành lập Nha lưu trữ, Thông đạt số 01VP ngày 03/01/1946 nêu rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết Quốc gia.” Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Sau tiếp thu kiến thức từ nhà trường, thầy cô, yêu cầu thiếu sinh viên thực tập Tìm hiểu thực tế quan, đơn vị, trường học, đoàn thể, doanh nghiệp,… Do vâ ̣y để nâng cao kỹ và giúp sinh viên có điề u kiê ̣n rèn luyê ̣n, ho ̣c tâ ̣p tiế p thu những kiế n thức từ thực tiễn hoa ̣t đô ̣ng của quan, quá triǹ h thực tâ ̣p ta ̣i các quan, tổ chức là nô ̣i dung có ý nghiã rấ t quan tro ̣ng đố i với sinh viên chuyên ngành Lưu trữ ho ̣c và Quản tri ̣Văn phòng Do đó sau bố n năm ho ̣c tâ ̣p rèn luyê ̣n và đươ ̣c trang bi ̣những kiế n thức chuyên môn và nghiê ̣p vu ̣ ta ̣i trường thì cuố i năm ho ̣c thứ IV của sinh viên ngành Lưu trữ ho ̣c – Quản trị văn phòng, Khoa Thư viện – Thơng tin trường Đa ̣i ho ̣c Văn hóa thành phớ Hờ Chí Minh đã tổ chức cho sinh viên thực tâ ̣p - thực tâ ̣p về nô ̣i dung Nghiê ̣p vu ̣ Công tác Văn thư – Lưu trữ với mu ̣c đích giúp sinh viên tìm hiể u tình hiǹ h thực tế và trực tiế p tham gia vào các nghiê ̣p vu ̣ của công tác Văn thư – Lưu trữ Qua đó vâ ̣n du ̣ng những kiế n thức, lý thuyế t đươ ̣c ho ̣c ở giảng đường để áp du ̣ng vào công viê ̣c thực tế của quan Đây cũng là dip̣ để sinh viên củng cố , tổ ng hơ ̣p la ̣i kiế n thức, tâ ̣p dơ ̣t, rèn luyê ̣n những phẩ m chấ t đa ̣o đức của mô ̣t người cán bô ̣ công chức, là hô ̣i cho sinh viên đúc, rút những kinh nghiê ̣m làm viê ̣c, giao tiế p, xây dựng phong cách làm viê ̣c của người cán bô ̣, công chức tương lai nhằ m phu ̣c vu ̣ cho công viê ̣c sau này Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học NHẬN XÉT CỦ A CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP Cà Mau, ngày … tháng … năm 2013 Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học NHẬN XÉT CỦ A GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………, ngày … tháng … năm …… Ký tên ThS: Đỗ Văn Học Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH CÀ MAU  A KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ: Mau - Tên gọi: Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cà Mau Cơ quan chủ quản: Sở Nội vụ Cà Mau Địa liên lạc: Số 02, đường Hùng Vương, phường 5, thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Ngày thành lập: ngày 21 tháng năm 2010 Sự hình thành phát triển Chi cục qua giai đoạn: Quá trình hình thành phát triển Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau trải qua giai đoạn lịch sử sau: 1.1 Giai đoạn Trung tâm Lưu trữ - Dữ liệu tỉnh Cà Mau: Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bô ̣ Chin h phu ̉ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở quan Nhà nước các cấ p; ́ Xét công văn số 89/ VP ngày 24/6/1998 của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tin ̉ h ngày tháng năm 1998 Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau đã quyế t đinh ̣ số 35/QĐ-UB về viê ̣c thành lâ ̣p Trung tâm Lưu trữ – Dữ liê ̣u trực thuô ̣c Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau a Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn: Thực hiê ̣n quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liê ̣u lưu trữ pha ̣m vi tin ̉ h Căn cứ các quy đinh ̣ của Nhà nước về công tác lưu trữ, soa ̣n thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ triǹ h Uỷ ban nhân dân tin ̉ h ban hành Hướng dẫn và kiể m tra các quan trực thuô ̣c tin ̉ h và huyê ̣n thực hiê ̣n thố ng nhấ t các chế đô ̣, quy đinh, ̣ nguyên tắ c về quản lý công tác lưu trữ và tài liê ̣u lưu trữ Thực hiê ̣n chế đô ̣ thố ng kê Nhà nước về tài liê ̣u lưu trữ, báo cáo đinh ̣ kỳ và đô ̣t xuấ t về tình hiǹ h quản lý công tác lưu trữ và tài liê ̣u lưu trữ của tin ̉ h với quan quản lý lưu trữ Nhà nước cấ p Tổ chức ứng du ̣ng khoa ho ̣c công nghê ̣ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liê ̣u lưu trữ pha ̣m vi tin̉ h Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Xây dựng kế hoa ̣ch đào ta ̣o, bồ i dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của Trung tâm lưu trữ pha ̣m vi tỉnh, lâ ̣p kế hoa ̣ch xây dựng kho tàng, mua sắ m thiế t bi ̣và dự trù kinh phí cho hoa ̣t đô ̣ng thường xuyên của Trung tâm lưu trữ dữ liê ̣u tỉnh và các quan đơn vi ̣ trực thuô ̣c Thu thâ ̣p, bổ sung tài liê ̣u lưu trữ vào kho lưu trữ của tin̉ h Thực hiê ̣n chế đô ̣ thố ng kê và bảo quản an toàn tài liê ̣u lưu trữu hiê ̣n quản lý ở trung tâm lưu trữ dữ liê ̣u Tổ chức sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ dữ liê ̣u tỉnh 10 Xây dựng và điề u hành ma ̣ng truyề n thông tin của tin ̉ h 11 Tổ chức và cung ứng dich ̣ vu ̣ ma ̣ng E-mail, dich ̣ vu ̣ thông tin, bảo trì và kế t nố i ma ̣ng cho các quan tỉnh ( ma ̣ng chỉ kế t nố i cho các quan Nhà nước) 12 Kế t hơ ̣p ma ̣ng truyề n thông tin vào công tác phu ̣c vu ̣ sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ cho các quan Nhà nước 13 Các quy triǹ h nghiê ̣p vu ̣ lưu trữ dữ liê ̣u của Trung tâm lưu trữ dữ liê ̣u tin ̉ h Cu ̣c Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn b Cơ cấu tổ chức: Tổ chức và biên chế của Trung tâm Lưu trữ – Dữ liê ̣u gồ m có 01 Giám đố c, 01 Phó Giám đố c và các cán công chức Biên chế của Trung tâm biên chế hành chin ́ h sự nghiê ̣p của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Uỷ ban nhân dân tin̉ h giao hàng năm 1.2 Giai đoạn chuyển giao Trung tâm lưu trữ liệu tỉnh Cà Mau từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh sang Sở Nội vụ: Căn cứ thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ hướng dẫn chức năng, nhiê ̣m vu ̣, quyề n ̣n và cấ u tổ chức của Sở Nô ̣i vu ̣, phòng Nô ̣i vu ̣ thuô ̣c Uỷ ban nhân dân cấ p tỉnh, cấ p huyê ̣n; Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày 21/8/2008 của Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ hướng dẫn sửa đổ i, bổ sung Khoản Mu ̣c III Phầ n I Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ hướng dẫn chức năng, nhiê ̣m vu ̣, quyề n ̣n và cấ u tổ chức của Sở Nô ̣i vu ̣, phòng Nô ̣i vu ̣ thuô ̣c Uỷ ban nhân dân cấ p tỉnh, huyê ̣n và xét đề nghi ̣ của Giám đố c Sở Nô ̣i vu ̣ ta ̣i tờ trin ̀ h số 371/TTr-SNV ngày 23/12/2008 ngày 25 tháng 12 năm 2008 Chủ tich ̣ Uỷ ban nhân dân tin ̣ về viê ̣c chuyể n Trung ̉ h Cà Mau đã quyế t đinh tâm Lưu trữ trực thuô ̣c Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh sang trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau Từ chuyển giao Trung tâm Lưu trữ liệu từ văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh sang Sở Nội vụ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm có nhiều thay đổi cụ thể Trung tâm hoạt động với chức hành nghiệp khơng chức quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ 1.3 Thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau sở sáp nhập Trung tâm lưu trữ liệu tỉnh Phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ Sở Nội vụ: Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Căn thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức Tổ chức Văn thư – Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp Đến ngày 21 tháng năm 2010, Chủ tich ̣ Uỷ ban nhân dân tin̉ h Cà Mau quyế t đinh ̣ số 1128/QĐ-UB về viê ̣c thành lâ ̣p Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau sở hơ ̣p nhấ t phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tin̉ h Và đế n hiê ̣n nó đươ ̣c chiń h thức mang tên Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h Cà Mau Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục nay: 2.1 Chức năng: Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tin ̉ h là tổ chức trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ tin ̉ h Cà Mau có chức giúp Giám đố c Sở Nô ̣i vu ̣ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tỉnh và trực tiế p quản lý tài liê ̣u lưu trữ lich ̣ sử của tin̉ h và thực hiê ̣n các dich ̣ vu ̣ công theo quy đinh ̣ của pháp luâ ̣t Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tin ̉ h chiụ sự chỉ đa ̣o, quản lý về tổ chức, biên chế và hoa ̣t đô ̣ng của Sở Nô ̣i vu ̣, đồ ng thời chiụ sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣ của Cu ̣c Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuô ̣c Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ Chi cu ̣c Văn thư - Lưu trữ là tổ chức hành chiń h và sự nghiê ̣p có tư cách pháp nhân, dấ u, tài khoản riêng, tru ̣ sở, kinh phí hoa ̣t đô ̣ng Ngân sách Nhà nước cấ p theo quy đinh ̣ pháp luâ ̣t 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: ❖ Giúp Giám đố c Sở Nô ̣i vu ̣ thực hiê ̣n các nhiê ̣m sau: Trình cấ p có thẩ m quyề n ban hành quy hoa ̣ch, kế hoa ̣ch dài ̣n, hàng năm, các chương trình, đê án, dự án và tổ chức thực hiê ̣n chế đô ̣, quy đinh ̣ về văn thư, lưu trữ Hướng dẫn, kiể m tra viê ̣c thực hiê ̣n các chế đô ̣, quy đinh ̣ về văn thư, lưu trữ Thẩ m đinh, ̣ trình cấ p có thẩ m quyề n phê duyê ̣t “Danh mu ̣c nguồ n và thành phầ n tài liê ̣u thuô ̣c diê ̣n nô ̣p lưu và Lưu trữ lich ̣ sử của tin ̉ h” Thẩ m đinh, ̣ trình cấ p có thẩ m quyề n phê duyê ̣t “Danh mu ̣c tài liê ̣u hế t giá tri”̣ bảo quản ta ̣i quan, tổ chức thuô ̣c nguồ n nô ̣p lưu vào Lưu trữ lich ̣ sử tỉnh Nghiên cứu, ứng du ̣ng khoa ho ̣c và công nghê ̣ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức tâ ̣p huấ n, bồ i dưỡng nghiê ̣p vu ̣ văn thư, lưu trữ Phố i hơ ̣p với Thanh tra Sở Nô ̣i vu ̣ giải quyế t khiề u na ̣i, tố cáo và xử lý vi pha ̣m pháp luâ ̣t về văn thư, lưu trữ Thực hiê ̣n báo cáo, thố ng kê về văn thư, lưu trữ Sơ kế t, tổ ng kế t công tác văn thư, lưu trữ 10 Thực hiê ̣n công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ ❖ Giúp Giám đố c Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ Lưu trữ lich ̣ sử của ̀ h: Hướng dẫn các quan, tổ chức thuô ̣c nguồ n nô ̣p lưu chuẩ n bi ̣ hồ sơ, tài liê ̣u đế n ̣n nô ̣p lưu Thu thâ ̣p hồ sơ, tài liê ̣u đế n ̣n nô ̣p lưu vào Lưu trữ lich ̣ sử của tỉnh Báo cáo thực tâ ̣p Trang Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Phân loa ̣i, chỉnh lý, xác đinh ̣ giá tri,̣ thố ng kê, sắ p xế p hồ sơ, tài liê ̣u Bảo vê ̣, bảo quản, thố ng kê tài liê ̣u lưu trữ Tu bổ , phu ̣c chế và bảo hiể m tài liê ̣u Xây dựng công cu ̣ tra cứu và tổ chức phu ̣c vu ̣ khai thác, sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ Thực hiê ̣n mô ̣t số dich ̣ vu ̣ công về lưu trữ Quản lý tài chiń h, tài sản và thực hiê ̣n các nhiê ̣m vu ̣ khác Gám đố c Sở Nô ̣i vu ̣ quy đinh ̣ 2.3 Cơ cấu tổ chức: Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ có Lañ h đa ̣o Chi cu ̣c và 04 phòng chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣ Biên chế của Chi cu ̣c đươ ̣c Giám đố c Sở giao hàng năm tổ ng biên chế hành chính và sự nghiê ̣p của Sở Nô ̣i vu ̣ ➢ Lañ h đa ̣o Chi cu ̣c: 03 biên chế Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ có Chi cu ̣c trưởng và không quá 02 Phó Chi cu ̣c trưởng Chi cu ̣c trưởng Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ chiụ trách nhiê ̣m trước Giám đố c Sở Nô ̣i vu ̣ và trước pháp luâ ̣t về toàn bô ̣ hoa ̣t đô ̣ng của Chi cu ̣c Phó Chi cu ̣c trưởng chiụ trách nhiê ̣m trước Chi cu ̣c trưởng, lañ h đa ̣o Sở và trước pháp luâ ̣t công tác đươ ̣c phân công Viê ̣c bổ nhiê ̣m, miễn nhiê ̣m, cách chức Chi cu ̣c trưởng, Phó Chi cu ̣c trưởng thực hiê ̣n theo quy đinh ̣ của pháp luâ ̣t và phân cấ p của Uỷ ban nhân dân tin̉ h ➢ Các phòng chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣: ❖Phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ: 02 biên chế ❖Phòng Hành chiń h – Tổ ng hơ ̣p: 04 biên chế ❖Phòng Nghiê ̣p vu ̣: 04 biên chế * Có thể hin ̀ h dung cấ u tổ chức của quan qua mô hin ̀ h sau: Báo cáo thực tâ ̣p Trang 10 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học + Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý + Các văn hướng dẫn chỉnh lý ban hành + Báo cáo kết khảo sát tài liệu + Hợp đồng chỉnh lý (nếu có) + Biên giao nhận tài liệu để chỉnh lý + Kế hoạch chỉnh lý - Nội dung kiểm tra: + Kiểm tra văn hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; sở liệu công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) danh mục tài liệu loại phông khối tài liệu chỉnh lý + Kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý - Lập biên kiểm tra, nghiệm thu chỉnh lý (nếu cần) Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá: - Bàn giao tài liệu: + Tài liệu giữ lại bảo quản bàn giao theo mục lục hồ sơ + Tài liệu loại để tiêu huỷ bàn giao theo danh mục tài liệu loại + Tài liệu chuyển phông khác để bổ sung cho phông - Lập biên giao nhận tài liệu - Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản xếp lên giá Tổng kết chỉnh lý: 3.1 Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, trình bày tóm tắt về: a) Những kết đạt được: - Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý tình trạng tài liệu trước chỉnh lý - Tổng số tài liệu sau chỉnh lý, đó: + Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời (hoặc bảo quản có thời hạn) + Số lượng tài liệu loại để tiêu huỷ: bó gói, tập tính theo mét giá + Số lượng tài liệu chuyển phông khác để bổ sung cho phông - Chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ b) Nhận xét, đánh giá: - Tiến độ thực đợt chỉnh lý so với kế hoạch - Những ưu điểm, khuyết điểm trình chỉnh lý - Kinh nghiệm rút qua đợt chỉnh lý 3.2 Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý: Hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao gồm: - Báo cáo kết khảo sát tài liệu - Các văn hướng dẫn chỉnh lý kế hoạch chỉnh lý - Mục lục hồ sơ; sở liệu công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) - Danh mục tài liệu hết giá trị phông khối tài liệu chỉnh lý kèm theo thuyết minh - Báo cáo kế t quả ̣t chin̉ h lý Báo cáo thực tâ ̣p Trang 90 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Phu ̣ lu ̣c 5: MỤC LỤC HỒ SƠ UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU SỞ NỢI VỤ MỤC LỤC HỜ SƠ Phơng: Sở Nơ ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau Thời ̣n bảo quản: 50 năm Phông số : 01 Mu ̣c lu ̣c số : 01 Số trang: 31 Cà Mau, tháng 01 năm 2013 Báo cáo thực tâ ̣p Trang 91 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học MỤC LỤC HỒ SƠ STT 01 02 03 04 05 06 07 Hô ̣p Hồ sơ số số 01 01 01 01 02 02 03 01/2008 02/2008 03/2008 04/2008 05/2008 06/2008 07/2008 08 03 08/2008 09 03 09/2008 Báo cáo thực tâ ̣p Thời ̣n BQ Ngày tháng BĐ – KT SL tờ Thông báo của Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau năm 2008 26/02/2008 30/12/2008 145 Tâ ̣p lưu Báo cáo của Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h Cà Mau Tháng 01 – năm 2008 03/01/2008 29/9/2008 286 Tâ ̣p lưu Báo cáo của Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h Cà Mau Tháng 10 – 12 năm 2008 01/10/2008 31/12/2008 204 01/02/2008 29/12/2008 59 50 năm Tờ triǹ h của Sở Nô ̣i vu ̣ tin ̉ h Cà Mau Tháng 01 – năm 2008 03/01/2008 30/9/2008 385 50 năm Tờ triǹ h của Sở Nô ̣i vu ̣ tin ̉ h Cà Mau Tháng 10 – 12 năm 2008 01/10/2008 31/12/2008 344 50 năm Tâ ̣p lưu Công văn của Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau năm 2008 ( Tâ ̣p 01) 03/01/2008 31/3/2008 338 50 năm Tâ ̣p lưu công văn của Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h Cà Mau năm 2008 (Tâ ̣p 02) 01/4/2008 29/4/2008 339 50 năm Tâ ̣p lưu công văn của Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h Cà Mau năm 2008 02/5/2008 30/5/2008 282 50 năm Tiêu đề hồ sơ Kế hoa ̣ch, Dự toán, Bảng thuyế t minh, Danh sách, Biên bản của Sở Nô ̣i vu ̣, Tổ công tác thực hiê ̣n đề án 30 năm 2008 Trang 92 50 năm 50 năm 50 năm Ngành: LTH & QTVP Ghi chú SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học (Tâ ̣p 03) 10 11 12 13 04 04 04 05 10/2008 11/2008 12/2008 13/2008 Báo cáo thực tâ ̣p Tâ ̣p lưu công văn của Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h Cà Mau năm 2008 (Tâ ̣p 04) 02/6/2008 30/6/2008 182 50 năm Tâ ̣p lưu công văn của Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau năm (Tâ ̣p 05) 01/7/2008 31/7/2008 268 50 năm Tâ ̣p lưu công văn của Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h Cà Mau năm 2008 (Tâ ̣p 06) 01/8/2008 17/9/2008 275 50 năm Tâ ̣p lưu công văn của Sở Nô ̣i vu ̣ tin̉ h Cà Mau năm 2008 (Tâ ̣p 07) 18/9/2008 31/10/2008 287 50 năm Trang 93 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học TỜ KẾT THÚC - Mu ̣c lu ̣c Hồ sơ có tấ t cả: tờ, Phầ n thố ng kê hồ sơ gồ m 01 tờ; - Mu ̣c lu ̣c hồ sơ thố ng kê các hồ sơ có thời ̣n bảo quản 50 năm, tài liêụ từ năm 2008 thuô ̣c Phông Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau - Tổ ng số có: 13 hồ sơ có thời ̣n bảo quản 50 năm; - Tổ ng số : (ba) hô ̣p - Các hồ sơ đươ ̣c lâ ̣p và ̣ thố ng hoá theo cấ u tổ chức – thời gian - Số lưu trữ của hồ sơ đươ ̣c đánh số theo từng năm; - Số hô ̣p đươ ̣c đánh liên tu ̣c các năm Cà Mau, ngày 20 tháng 01 năm 2013 CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH CÀ MAU Báo cáo thực tâ ̣p Trang 94 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Tiềm hiểu, tham gia việc tổ chức xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan: Xác đinh ̣ giá tri ̣ tài liê ̣u việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Do đó quá trình thực tâ ̣p ta ̣i đã đươ ̣c các cán bô ̣ lưu trữ quan hướng dẫn và cho tham gia vào viê ̣c xác đinh ̣ giá tri ̣ tài liê ̣u Đầ u tiên cán bô ̣ lưu trữ quan phải tiế n hành lâ ̣p Danh mu ̣c những tài liê ̣u hế t giá tri ̣ và trình bày rõ lý đề nghi ̣tiêu huỷ những tài liê ̣u đó để triǹ h lañ h đa ̣o quan xem xét Sau xem xét lañ h đa ̣o quan sẽ Quyế t đinh ̣ về viê ̣c thành lâ ̣p Hô ̣i đồ ng xác đinh ̣ giá tri ̣ tài liê ̣u Căn cứ vào Quyế t đinh ̣ này mà những thành viên có tên Hô ̣i đồ ng tiế n hành đố i chiế u la ̣i cứ vào bản Danh mu ̣c tài liê ̣u hế t giá tri ̣ ( đươ ̣c gửi kèm theo) sau đó kiể m tra la ̣i thực tế tài liê ̣u Viê ̣c xác đinh ̣ giá tri ̣ tài liê ̣u đươ ̣c tiế n hành theo quy đinh ̣ của Nhà nước Phu ̣ lu ̣c 6: QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND TỈNH CÀ MAU SỞ TƯ PHÁP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đô ̣c lâ ̣p – Tự – Ha ̣nh phúc Số : 10/QĐ – STP ( Dự thảo) Cà Mau, ngày 10 tháng 01 năm 2010 QUYẾT ĐINH ̣ Về viêc̣ thành lâ ̣p Hô ̣i đồ ng xác đinh ̣ giá tri ta ̣ ̀ i liêụ GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP TỈ NH CÀ MAU Căn cứ Luâ ̣t Lưu trữ; Căn cứ Quyế t đinh ̣ số : 13/2009/QĐ-UBND ngày 30/6/2009 của Uỷ ban nhân dân tin̉ h Cà Mau V/v Quy đinh ̣ chức năng, nhiê ̣m vu ̣, quyề n ̣n và cấ u tổ chức của Sở Tư pháp tin h Ca Mau; ̉ ̀ Căn cứ văn bản số :879/VTLTNN – NVĐP ngày 19/12/2006 của Cu ̣c Văn thư và lưu trữ Nhà nước về viê ̣c Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liê ̣u hế t giá tri;̣ Theo đề nghi ̣của Ông Chánh Văn phòng Sở Tư pháp tin̉ h Cà Mau QUYẾT ĐINH: ̣ Báo cáo thực tâ ̣p Trang 95 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Điề u Thành lâ ̣p Hô ̣i đồ ng xác đinh ̣ giá tri ̣ tài liê ̣u thuô ̣c Sở Tư pháp tin̉ h Cà Mau gồ m có các ơng, bà có tên sau: Ơng: Pha ̣m Chí Hải Phó Giám đố c làm Chủ tich ̣ Hơ ̣i đờ ng Ơng: Mai Trâm Chánh Văn phòng, Phó chủ tich ̣ Hô ̣i đồ ng Bà: Trương Thuý Hằ ng Chuyên viên VT, Uỷ viên Điề u Phương thức làm viê ̣c của Hô ̣i đồ ng xác đinh ̣ giá tri ̣tài liê ̣u viê ̣c xét huỷ tài liê ̣u hế t giá tri.̣ - Từng thành viên Hô ̣i đồ ng xem xét đố i chiế u Danh mu ̣c tài liê ̣u hế t giá tri ̣ với Mu ̣c lu ̣c hồ sơ tài liê ̣u giữ la ̣i, kiể m tra thực tế tài liê ̣u (nề u cầ n) - Hô ̣i đồ ng thảo luâ ̣n tâ ̣p thể biể u quyế t theo đa số về tài liê ̣u dự kiế n loa ̣i Nô ̣i dung cuô ̣c ho ̣p đươ ̣c lâ ̣p thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên Hô ̣i đồ ng - Nguyên tắ c thẩ m tra, tổ chức tiêu huỷ, lâ ̣p và lưu hồ sơ về viê ̣c tiêu huỷ tài liê ̣u hế t giá tri ̣đươ ̣c thực hiê ̣n theo đúng quy đinh ̣ hiê ̣n hành của nhà nước - Hô ̣i đồ ng làm viê ̣c theo chế đô ̣ hơ ̣p tan Điề u Các Ông(bà): có tên điề u chiụ trách nhiê ̣m thi hành quyế t đinh ̣ này Quyế t đinh ̣ có hiê ̣u lực kể từ ngày ký GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như điề u 3; - Lưu: VT Nguyễn Thanh Reo Phu ̣ lu ̣c 7: DANH MỤC TÀ I LIỆU HẾT GIÁ TRI ̣ Bó Tiêu đề hồ sơ hoă ̣c tâ ̣p tài liêụ Năm 2000 - Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tin̉ h - Phiế u xác minh lý lich ̣ - Báo cáo tháng của Chi bô ̣ Lý loa ̣i - Để biế t - Để biế t - Hế t giá tri ̣ Năm 2001 - Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tỉnh - Tài liê ̣u không dấ u chữ ký - Báo cáo tuầ n, tháng - Để biế t - Hế t giá tri ̣ - Hét giá tri ̣ Năm 2002 - Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tin̉ h - Để biế t Báo cáo thực tâ ̣p Trang 96 Ngành: LTH & QTVP Ghi chú SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học - Tài liê ̣u trùng thừa - Quyế t đinh ̣ tuyể n du ̣ng công chức - Chương triǹ h hoa ̣t đô ̣ng quý, tháng của Sở Tư pháp - Trùng thừa - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ Năm 2003 - Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tin̉ h - Tài liê ̣u mấ t đầ u đuôi - Bản tin Tư pháp - Để biế t - Không có giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ Năm 2004 - Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tin̉ h - Quyế t đinh ̣ điề u chỉnh lương của UBND tin̉ h - Báo cáo tuầ n - Phiế u xác minh lý lich ̣ - Để biế t - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ Năm 2005 - Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tin̉ h - Quyế t đinh ̣ điề u chin̉ h lương của UBND tin̉ h - Tâ ̣p hồ sơ xin viê ̣c - Bảng lương - Để biế t - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ Năm 2006 - Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tin̉ h - Quyế t đinh ̣ điề u chỉnh lương của UBND tin̉ h - Chương trình hoa ̣t đô ̣ng quí, tháng của Sở Tư pháp - Báo cáo tháng của Chi bô ̣ Năm 2007 -Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tin̉ h - Quyế t đinh ̣ điề u chin̉ h lương của UBND tin̉ h - Chương triǹ h công tác tháng của Sở Tư pháp - Báo cáo tuầ n, tháng - Phiế u xác minh lý lich ̣ Năm 2008 - Tài liê ̣u gởi đế n để biế t của Trung ương, tin̉ h - Bảng dự thảo - Chương triǹ h hoa ̣t đô ̣ng quý, tháng của Sở Tư pháp - Tài liê ̣u không dấ u chữ ký Báo cáo thực tâ ̣p Trang 97 - Để biế t - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ - Để biế t - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ - Để biế t - Hế t giá tri ̣ - Hế t giá tri ̣ - Không có giá tri ̣ Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Như chúng ta đã biế t mu ̣c đić h cuố i cùng của công tác lưu trữ là nhằ m bảo quản tài liê ̣u cũng tổ chức sử du ̣ng tài liê ̣u để phu ̣c vu ̣ cho các mă ̣t của đời số ng xã hô ̣i Chin ́ h vì vâ ̣y tài liê ̣u sau đã đươ ̣c thu thâ ̣p, bổ sung, chỉnh lý, xác đinh ̣ giá tri ̣ sẽ đươ ̣c thố ng kê, bảo quản Nhưng với mô ̣t khố i lươ ̣ng tài liê ̣u hiǹ h thành rấ t lớn vâ ̣y thì viê ̣c lâ ̣p các công cu ̣ tra tìm để cầ n sử du ̣ng tài liê ̣u chúng ta có thể tra tìm mô ̣t cách nhanh chóng và dễ dàng là viê ̣c làm hế t sức cầ n thiế t Do vâ ̣y ở Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ sử du ̣ng công cu ̣ tra tìm chủ yế u là theo Danh mu ̣c hồ sơ, Mu ̣c lu ̣c hồ sơ Ví du ̣ đố i với Mu ̣c lu ̣c hồ sơ thì cách sử du ̣ng của nó sau: - Trong thố ng kê: Mu ̣c lu ̣c đươ ̣c sử du ̣ng để thố ng kê số lươ ̣ng đơn vi ̣ bảo quản theo từng loa ̣i thời ̣n bảo quản - Trong tra tìm: Mu ̣c lu ̣c có tác du ̣ng xác đinh ̣ vi ̣trí bảo quản của tài liê ̣u, đơn vi ̣ bảo quản bằ ng cách: + Xác đinh ̣ yêu cầ u tra tim ̀ thuô ̣c vấ n đề nào + Mở phầ n thố ng kê xem hồ sơ ( đơn vi ̣bảo quản) nào trùng với yêu cầ u tra tìm hoă ̣c nô ̣i dung tiêu đề gắ n với yêu cầ u tra tìm, xác đinh ̣ ở hô ̣p số mấ y + Tìm hô ̣p số đó giá kê ̣ và đơn vi ba o ̣ ̉ quản hô ̣p đó + Trong hồ sơ (đơn vi ̣bảo quản) vừa xác đinh ̣ sẽ có tài liê ̣u cầ n tìm Báo cáo thực tâ ̣p Trang 98 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học PHẦN III NHẬN XÉT CHUNG A ƯU ĐIỂM: Cơng tác Quản trị văn phòng thực tốt, cơng tác lập chương trình cơng tác trưởng phòng chun mơn lập chương trình cơng tác phòng (thơng qua báo cáo định kỳ); phòng trực thuộc Chi cục có trách nhiệm soạn thảo báo cáo, đảm bảo nội dung, thời gian quy định; Phòng Hành – Tổng hợp chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đơn vị thực báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, đột xuất báo cáo thống kê, tổng hợp thành báo cáo Chi cục; Chế độ hội họp giao ban định kỳ với lãnh đạo Sở Nội vụ, hội nghị tổng kết năm ngành họp khác, Chi cục họp giao ban 02 tuần 01 lần họp kiểm điểm; Tổ chức hội họp khả vận dụng kiến thức kinh nghiệm để điều hành tốt hội họp quan Trước tổ chức hội họp phải có kế hoạch báo trước; cần thiết hội họp, có chuẩn bị nội dung tài liệu cho họp diển mạch lạc Phải chuẩn bị tình bất ngờ xảy phát sinh ý muốn tất quan làm tốt Trang thiết bị đại phục vụ cho công việc đạt hiệu cao Về hoạt động xử lý thông tin: Cơ quan chủ động xử lý thông tin từ khâu tạo đầu vào đầy đủ, phù hợp, khoa học, qua xử lý, đưa đến đầu thơng tin mới, lọc, xác, kịp thời, giúp cấp quản lý đưa định động Vì vậy, quan tập hợp hệ thống hóa thơng tin theo lĩnh vực, vấn đề cơng việc, đồng thời phân tích, kiểm tra để đạt hiệu cao công việc Về công tác tổ chức cán bộ: Công chức viên chức công tác quan người có phẩm chất tốt tinh thần đồn kết giúp đỡ có tinh thần trách nhiệm cao, có kiến thức chun mơn, nghiệp vụ, phân công phù hợp khả năng, chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng nhiệm vụ lâu dài quan Về hoạt động Lãnh đạo, kiểm tra, giám sát công việc: Cơ quan ban hành báo cáo, kiểm tra giám sát công việc định kỳ Và kiểm tra đơn vị khác công tác văn thư lưu trữ Về tổ chức xếp nơi làm việc: Nơi làm việc cao có bảo vệ trực 24/24h; trang thiết bị đại thiết bị bố trí ngăn nắp; vị trí đặt ảnh thờ Bác trang nghiêm, trang trí bình hoa, tủ đựng khen vị trí phù hợp văn phòng, có vị trí để báo riêng Cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan đạt chất lượng hiệu quả; công tác văn thư tốt giải việc chuyển văn nơi nhanh chóng, đánh giá, khen thưởng, kỹ luật, với tình hình hoạt động quan; Báo cáo thực tâ ̣p Trang 99 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Công tác văn thư tuân thủ theo quy định Nhà nước chế độ trình ký văn bản, văn phải phòng thuộc Chi cục soạn thảo trình; lãnh đạo phòng kiểm duyệt chịu trách nhiệm nội dung , hồ sơ, thủ tục theo quy định; phòng hành – tổng hợp thẩm tra hồ sơ, thủ tục, thể thức văn theo quy định trình lãnh đạo ký giả phân công công việc thuộc thẩm quyền, phạm vi giải công việc Chi cục; việc ban hành văn tiếp nhận – chuyển giao văn đến chặt chẽ; quản lý dấu dấu chặt chẽ có tủ khóa riêng nhân viên văn thư giữ; chống bệnh quan liêu giấy tờ; Giữ tài liệu để giải công việc trước mắt tạo điều kiện tiền đề cho công tác sau này; Góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước: Bí mật Nhà nước ghi chép dạng văn bản, xây dựng độ mật văn từ chế độ bảo vệ văn theo mức độ mật nó; Đóng góp tích cực cho cải cách hành chính; Tất loại sổ sách văn thư lập theo mẫu thống Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, quy trình xử lý công văn đến theo quy định; Giải dấu chặt chẽ quy định đẩy mạnh ứng dụng công Nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ; Thường xuyên đào tạo bồi dưỡng cho cán Văn thư - Lưu trữ; Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư trang bị đầy đủ đảm bảo; Về thể thức văn chuyển khai thực thống theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV thành phần văn bản, xác, đảm bảo tính pháp lý, văn trình ngắn gọn, rõ ràng, đẹp, đóng dấu ngắn rõ ràng quy định; phát hành công văn xác kịp thời nhanh chóng, lập hồ sơ hành nộp lưu tài liệu quy định Về cơng tác lưu trữ Cán lưu trữ có phẩm chất đạo đức tốt, có lòng say mê công việc, nâng cao ý thức tổ chức kỹ luật trách nhiệm cơng việc, đồn kết giúp đỡ lẩn nhau; Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ ngày trang bị đại, giá, hộp… Các tài liệu bảo vệ bảo quản cách an tồn, kho bố trí để tài liệu lưu trữ Các hồ sơ tài liệu mật lưu trữ theo chế độ bảo vệ bí mật nhà nước; Từng bước đẩy mạnh ứng dụng công Nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, hồ sơ, tài liệu nhập vào máy vi tính để quản lý nên việc tra tìm hồ sơ, tài liệu nâng cao nhanh chóng xác Cơng tác phân loại, xác định giá trị tài liệu quan thực tốt, cán có kinh nghiệm trình độ nghiệp vụ cao Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu thực quy định, độc giả mượn tài liệu có giấy giới thiệu quan chức Việc cho mượn tài liệu thẩm quyền cho phép mượn Tham mưu cho văn phòng UBND Sở Nội vụ văn hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ địa bàn Tài liệu lưu trữ Chi cục tuyệt đối phải giữ bảo mật theo quy định Việc in, chụp tài liệu phải thực theo yêu cầu Không in ấn, chụp dư số lượng, không phát tán ngồi quan tài liệu mật Khơng để người khơng có trách nhiệm vào nơi lưu trữ tài liệu Thường xuyên trao đổi thông tin qua mạng để kịp thời nhận văn Báo cáo thực tâ ̣p Trang 100 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học đạo, điều hành thông tin Sở Nội vụ gửi quán triệt thực hiện; Không sử dụng mạng tin học liên lạc nước ngoài; Chế độ làm việc 40 giờ/tuần, chế độ nghỉ phép năm nghỉ khác thực theo quy định pháp luật B HẠN CHẾ: Bên cạnh ưu điểm trình hoạt động Chi cục VT – LT khơng trách khỏi hạn chế sau: Phòng làm việc diện tích trật hẹp nên việc lại gặp khó khăn chưa đảm bảo để thực xử lý công việc, bàn chỉnh lý nhỏ không đủ sức cho nhiều người chỉnh lý tài liệu, phương tiện làm việc thiếu chưa đảm bảo xử lý cơng việc cách nhanh chóng chi cục xây dựng kho lưu trữ nên văn phòng đặt Ủy ban nhân dân tỉnh; Biên chế Chi cục hạn chế; Kho chứa tài liệu chật hẹp, khơng đủ diện tích để thu thêm tài liệu về; Việc in ấn sai sót in dư số trang chưa tiết kiệm tối đa mực giấy C ĐỀ XUẤT: Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Tạo điều kiện cho công chức viên chức học lớp chuyên sâu vào chuyên ngành, lớp tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ thực tốt cơng việc giao; Xây dựng sở hạ tầng rộng tạo môi trường làm việc khoa học tạo cảm hứng làm việc; thúc đẩy tiến độ xây dựng kho lưu trữ tỉnh; Tăng cường biên chế cho quan; xây dựng thời hạn bảo quản; Quy chế hoạt động quan để làm việc vào nề nếp ổn định Báo cáo thực tâ ̣p Trang 101 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học KẾT LUẬN  Những lý thuyế t đươ ̣c ho ̣c lớp và phầ n thực tế công viê ̣c không tương đồ ng, có phầ n khác xa so với những gì bản thân trực tiế p quan sát cũng trực tiế p thực hiê ̣n các công viê ̣c của Văn phòng Chi cu ̣c Hơn nữa là sinh viên mới lầ n đầ u co ̣ sát thực tế nên có phầ n lúng túng công viê ̣c, còn bỡ ngỡ với môi trường làm viê ̣c Mă ̣c dù vâ ̣y cố gắ ng thực hiê ̣n tố t các công viê ̣c đươ ̣c giao, tích cực tìm hiể u và quan sát các hoa ̣t đô ̣ng cuả quan nơi thực tâ ̣p Tôi xem các công viê ̣c đó là bước đầ u tiên tiế p câ ̣n công viê ̣c của văn phòng để sau này trường có thể thực hiê ̣n các công viê ̣c đươ ̣c tố t hơn, trôi chảy Đợt thực tập cũng giúp nắm nhiều kiến thức thực tế Hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụ thể nói riêng Qua tơi thấy sinh viên Hành cần có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường trình thực tiễn cơng việc làm tốt cơng việc trường, trở thành cơng chức nhà nước nói chung lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng Bất quan, tổ chức trình hoạt động sản sinh văn Dựa sở Văn thư – Lưu trữ phận thiếu giúp quan trì tồn phát triển Ra đời phát triển với xuất tồn cơng nghiệp hố đại hố nước ta nên ngành văn thư đă trở thành cơng cụ quản lý có hiệu Cơng tác Văn thư – Lưu trữ đã trở thành phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan tổ chức, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lañ h đạo điều hành thủ trưởng quan, đơn vị Chính vì mà công tác văn thư – lưu trữ xác định hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung Trong văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ nội dung quan trọng khơng thể thiếu được, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng nhằm đáp ứng hoàn thiện để theo kịp phát triển nước giới Cũng chính vì điều mà công tác văn thư – lưu trữ quan, tổ chức ngày quan tâm Đặc biệt cơng cải cách hành nhà nước, công tác văn thư – lưu trữ trọng tâm mà chúng ta tiế n hành tập trung đổi để nó ngày càng hoàn thiê ̣n Văn thư – Lưu trữ là ngành ho ̣c đã xuấ t hiê ̣n từ rấ t sớm rấ t it́ đươ ̣c mo ̣i người quan tâm, dầ n dầ n mo ̣i người cũng hiể u đươ ̣c tầ m quan tro ̣ng của nó và đế n ngày thì văn thư – lưu trữ đã thực sự có chỗ đứng nhấ t đinh ̣ và trở thành ngành, liñ h vực đươ ̣c cả xã hô ̣i quan tâm đă ̣c biê ̣t là các quan hành chính nhà nước Ho ̣ có ý thức làm tố t công tác văn thư – lưu trữ bởi nế u làm tố t công tác chúng ta sẽ ̣n chế đươ ̣c tê ̣ quan liêu giấ y tờ, góp phầ n giữa giǹ bí mâ ̣t quan và hế t sẽ giúp chúng ta làm tố t các khâu của công tác lưu trữ Báo cáo thực tâ ̣p Trang 102 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học Hành nhà nước phận khơng thể thiếu trình hoạt động đa số nói hành nhà nước khơng người có thái độ phàn nàn chí khơng hài lòng bước vào quan nhà nước nói chung có lẽ họ cho Hành nhà nước chủ yếu “Hành chính” Vấn đề đặt khơng phải bình phẩm hay chê khen Hành nhà nước mà vấn đề đặt người, cán công chức nhà nước phải tự điều chỉnh nỗ lực phấn đấu khơng để cải thiện Hành nhà nước nói chung mà để khẳng định thực chất Hành quan, phòng ban, tổ chức nói riêng Do vâ ̣y từ đầ u Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ đươ ̣c thành lâ ̣p đã có mô ̣t ý nghiã rấ t lớn và vô cùng sâu sắ c, nó sẽ là nơi lưu trữ lich ̣ sử cho tin̉ h, giúp đỡ và hướng dẫn các đơn vi ̣ khác thực hiê ̣n các công viê ̣c về văn thư lưu trữ… Tuy nhiên bên ca ̣nh những kế t quả đa ̣t đươ ̣c, cho đế n vẫn còn nhiề u vấ n đề liñ h vực này chưa đươc̣ giải quyế t thoả đáng, nó đòi hỏi cầ n sự cải tiế n chấ n chin̉ h nữa để phù hơ ̣p với tình hình hiê ̣n Nâng cao hiê ̣u quả công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành mô ̣t nhiê ̣m vu ̣ quan tro ̣ng không chỉ ở Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ mà còn ở các cấ p, các ngành khác Trong trình thực tập làm việc tơi cảm thấy hài lòng tiếp thu nhiều kiến thức thực tế qua lần khảo sát Chi cu ̣c Văn thư –Lưu trữ Mọi cử hành động trình giao tiếp tất cán bộ, công chức từ cấp cao đến cấp thấp thân thiện vui vẻ Thái độ làm việc tận tình nhiệt tâm Trên sở hoạt động quan hướng tới mục tiêu phục vụ tốt cho sinh viên Báo cáo thực tâ ̣p Trang 103 Ngành: LTH & QTVP SVTH: Trần Minh Hiếu GVHD:Th.S Đỗ Văn Học TÀI LIỆU THAM KHẢO Hành văn phòng quan nhà nước, Học viện hành quốc gia, Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội năm 2002 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 Luật sửa đổi bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002 Nghị định số 101/CP ngày 23/09/1997 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/04/2001 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ quy định ban hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 v/v hướng dẫn thể thức kỹ thật trình bày văn hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28/12/2000 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước 10 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2002 Bộ Công an v/v hướng dẫn thực Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước 11 Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu 12 Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/03/2002 liên Công an – Ban TCCBCP hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP 13 Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/05/2002 Cục trưởng cục Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành bìa hồ sơ 14 Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ v/v hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 15 Cơng văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 16 Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội khóa XIII Luật lưu trữ./ Báo cáo thực tâ ̣p Trang 104 Ngành: LTH & QTVP ... đô ̣ng của quan, quá triǹ h thực tâ ̣p ta ̣i các quan, tổ chức là nô ̣i dung có ý nghiã rấ t quan tro ̣ng đố i với sinh viên chuyên ngành Lưu trữ ho ̣c và Quản tri ̣Văn phòng... dich ̣ vu ̣ ma ̣ng E-mail, dich ̣ vu ̣ thông tin, bảo tri và kế t nố i ma ̣ng cho các quan tỉnh ( ma ̣ng chỉ kế t nố i cho các quan Nhà nước) 12 Kế t hơ ̣p ma ̣ng truyề n thông tin... 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Tại quan, tổ chức việc tuân theo quy định văn cần phải thực quy định cụ thể quan ban hành Những quan