ĐỀ CƯƠNG THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 1 Ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHXH & NV BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌCQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng 10 năm 2013 ĐỀ CƯƠNG THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Ngành Lưu trữ học - Quản trị văn phòng A MỤC ĐÍCH, U CẦU Mục đích - Giúp sinh viên, học viên (gọi chung sinh viên) củng cố hoàn thiện kiến thức học; - Thông qua thực tập, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, giúp sinh viên thực tốt nhiệm vụ chuyên môn đuợc giao quan, đơn vị công tác; - Rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong làm việc người cán bộ, cơng chức, viên chức văn phòng u cầu - Sinh viên nắm vững kiến thức học để thực đầy đủ nội dung thực tập; - Chấp hành nghiêm chỉnh quy định học tập, rèn luyện Trường quy chế làm việc, nội quy quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi sinh viên thực tập (sau gọi chung quan); - Thường xuyên giữ mối liên hệ với giảng viên hướng dẫn để thực tập tiến tiến độ, đảm bảo chất lượng, khối lượng công việc đề Đề cương B NỘI DUNG THỰC TẬP PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ Khái quát quan - nơi sinh viên thực tập 1.1 Tìm hiểu hình thành phát triển quan: ngày tháng năm thành lập, thay đổi tên gọi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức qua giai đoạn, v.v….; 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Quản trị hành văn phòng Tìm hiểu tình hình thực tế đối chiếu với lý thuyết học để nêu rõ kết quả, chất lượng, ưu điểm, hạn chế cơng tác văn phòng quan theo nội dung sau đây: 2.1 Tình hình chung văn phòng quan - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quy chế hoạt động văn phòng phòng hành quan (sau gọi chung văn phòng); - Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng: số lượng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ đào tạo, bồi duỡng lực thực công việc văn phòng 2.2 Tình hình số nội dung nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan (Mỗi nội dung cần nêu rõ tình hình thực hiện, ưu điểm, hạn chế sở so sánh thực tế với quy định pháp luật lý luận học) a) Lập kế hoạch, chương trình cơng tác; b) Hoạt động thu thập xử lý thông tin; c) Tổ chức hội họp; d) Xây dựng tổ chức thực quy chế làm việc quan; đ) Tổ chức, xếp nơi làm việc trang thiết bị, phương tiện làm việc văn phòng 2.3 Nhận xét chung: ưu điểm, hạn chế chủ yếu kiến nghị cơng tác văn phòng quan Về cơng tác văn thư Tìm hiểu tình hình thực tế đối chiếu với lý thuyết học để nêu rõ kết quả, chất lượng, ưu điểm, hạn chế công tác văn thư (CTVT) quan theo nội dung sau đây: 3.1 Tổ chức - cán văn thư quan - Quy mơ tổ chức phận văn thư: phòng, tổ, cán chuyên trách cán văn thư kiêm nhiệm; - Số lượng, trình độ, lực chun mơn cán văn thư 3.2 Các văn đạo, hướng dẫn CTVT quan ban hành Chất lượng tác dụng văn 3.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ sau CTVT (Mỗi nội dung cần nêu rõ tình hình thực hiện, ưu điểm, hạn chế sở so sánh thực tế với quy định pháp luật lý luận học) a) Soạn thảo, ban hành văn bản; b) Quản lý văn đi; c) Quản lý văn đến; d) Quản lý sử dụng dấu; đ) Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; e) Tình hình ứng dụng tin học CTVT 3.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng CTVT: số lượng, chất lượng hiệu sử dụng 3.5 Nhận xét chung: ưu điểm, hạn chế chủ yếu kiến nghị CTVT quan PHẦN II: THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ Quản trị hành văn phòng 1.1 Lập kế hoạch, chương trình cơng tác a) Sinh viên nêu rõ tham gia thực tập lập chương trình, kế hoạch công tác nào? Kết quả? b) Lập chương trình kế hoạch cơng tác (Phụ lục1) 1.2 Tổ chức hội họp a) Sinh viên nêu rõ tham gia thực tập tổ chức hội họp nào? Kết quả? b) Lập Kế hoạch tổ chức Chương trình nghị hội nghị quan (Phụ lục 3) 1.3 Thu thập xử lý thông tin a) Sinh viên nêu rõ tham gia thực tập công tác thu thập, xử lý thông tin nào? Kết quả? b) Chọn Báo cáo công tác tháng tổng kết công tác năm quan viết tổng hợp thông tin Báo cáo trang đánh máy (Phụ lục 4) 1.4 Xây dựng quy chế làm việc a) Sinh viên nêu rõ tham gia thực tập xây dựng quy chế làm việc nào? Kết quả? b) Chọn Quy chế có quan nêu nhận xét chất lượng, phương pháp xây dựng tác dụng Quy chế (Phụ lục 5) 1.5 Thực hành sử dụng trang thiết bị thơng dụng văn phòng: máy vi tính, máy photocopy, fax, scan, điện thoại, v.v…) Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư 2.1 Tham gia soạn thảo văn quan Soạn thảo trình bày thể thức văn bản: định, công văn, thơng báo, biên bản, tờ trình (Phụ lục 6, 7, 8, 10) 2.2 Thực hành đăng ký văn đến quan Trình bày trang bìa sổ đăng ký văn đến (Phụ lục 11) đăng ký 5-10 văn đến vào trang thống kê văn sổ (Phụ lục 12) 2.3 Thực hành đăng ký văn quan Trình bày trang bìa sổ đăng ký văn (Ph ụ lục 13) đăng ký 5-10 văn vào trang thống kê văn sổ (Phụ lục 14) 2.4 Thực hành lập hồ sơ hành a) Sinh viên tham gia công tác lập hồ sơ hành quan b) Thực hành lập Danh mục hồ sơ đơn vị tổ chức phận công tác quan (Phụ lục 15) c) Thực hành lập hồ sơ công việc đơn vị quan thực tập d) Trình bày trang bìa tờ Mục lục văn hồ sơ lập theo đặc trưng “Tên loại văn bản”, “Vấn đề”, “Tác giả” “Thời gian” (Phụ lục 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 23) 2.5 Thực hành sử dụng dấu phận văn thư quan 3.5 Khuyến khích sinh viên thực hành nội dung nghiệp vụ khác lĩnh vực văn phòng có điều kiện, tổ chức kiện, lễ tân giao tiếp, kế toán văn phòng, v.v… C TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thời gian thực tập: từ ngày tháng năm 201 đến ngày tháng năm 201 Địa điểm thực tâp: 2.1 Sinh viên thực tập quan công tác tự liên hệ địa điểm thực tập quan, tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ lịch sử 2.2 Có thể tổ chức thực tập tập trung theo đoàn quan lưu trữ lịch sử điều kiện cho phép Tổ chức trình thực tập: 3.1 Thực tập chuyên ngành tổ chức thực theo 01 đợt 02 đợt Bộ môn xây dựng kế hoạch thực tập cụ thể theo lớp 3.2 Nếu thực tập 01 đợt: Tổ chức vào cuối khóa (Quản trị hành văn phòng, cơng tác văn thư công tác lưu trữ) 3.3 Nếu thực tập theo 02 đợt: a) Đợt (chuyên ngành 1): Tổ chức vào khóa Quản trị hành văn phòng cơng tác văn thư) b) Đợt (chun ngành 2): Tổ chức vào cuối khóa Cơng tác lưu trữ) Báo cáo thực tập: 4.1 Lập báo cáo kết toàn đợt thực tập Mỗi sinh viên viết riêng báo cáo Trường hợp thực tập quan, sinh viên viết báo cáo riêng, không chép sinh viên khác 4 4.2 Về hình thức: Đánh máy giấy A4, in mặt, font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 13-14, giãn dòng 1.5, đóng bìa cứng 4.3 Bố cục báo cáo thực tập: - Tờ bìa: trình bày theo mẫu kèm theo; - Mục lục (01 trang); - Lời nói đầu (01 trang); - Nhận xét quan nơi thực tập (01 trang); - Nhận xét giảng viên hướng dẫn (01 trang); - Nội dung báo cáo gồm 03 phần: Phần I: Kết khảo sát tình hình thực tế (khoảng 5-10 trang); Phần II: Thực nội dung nghiệp vụ trình thực tập (khoảng 1015 trang) Phần phụ lục (khơng tính số trang nói trên) 4.4 Ngày nộp báo cáo thực tập: ngày tháng .……… năm 201 4.5 Trang bìa Báo cáo thực tập trình bày mẫu kèm theo / Nơi nhận: - Cơ quan thực tập; - Sinh viên lớp; - Giảng viên hướng dẫn; - Lưu: VT Q TRƯỞNG BỘ MÔN ThS Đỗ Văn Học TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO THỰC TẬP CHUN NGÀNH (Quản trị văn phòng cơng tác văn thư) Tại quan: ………………………………… Sinh viên: ………………………… Mã số sinh viên: …………………… Lớp: …………… Khóa: ………… Ngành: Lưu trữ học - Quản trị văn phòng Giảng viên hướng dẫn: …………………… - 201 ... hoạch thực tập cụ thể theo lớp 3.2 Nếu thực tập 01 đợt: Tổ chức vào cuối khóa (Quản trị hành văn phòng, cơng tác văn thư công tác lưu trữ) 3.3 Nếu thực tập theo 02 đợt: a) Đợt (chuyên ngành 1) :... ThS Đỗ Văn Học TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO THỰC TẬP CHUN NGÀNH (Quản trị văn phòng cơng tác văn thư) Tại quan: ………………………………… Sinh... doanh nghiệp lưu trữ lịch sử 2.2 Có thể tổ chức thực tập tập trung theo đồn quan lưu trữ lịch sử điều kiện cho phép Tổ chức trình thực tập: 3 .1 Thực tập chuyên ngành tổ chức thực theo 01 đợt 02 đợt