Báo cáo thực tập chuyên ngành Lưu trữ học

Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ Lịch sử đơn vị chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải: 1.1 Lịch sử đơn vị hình thành: Thực theo Nghị Định 08/NĐ-CP Chính phủ việc điều chỉnh lại địa giới hành xã - phường chia tách xã - phường để thành lập phường trực thuộc Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, phường Mỹ Hải chia tách từ phường Mỹ Bình, phường Mỹ Đông vào ngày 01 tháng 04 năm 2008; Phường Mỹ Hải 01 Phường vùng ven Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, cách Trung tâm Thành phố khoảng 1,5 Km Hướng Đông Tổng diện tích đất tự nhiên 274,62ha với tổng số dân là: 1.229 hộ/5.075 khẩu, phía Đông giáp Biển Đông, phía Tây giáp phường Tấn Tài, phía nam giáp phường Mỹ Đông, phía Bắc giáp phường Mỹ Bình Toàn phường có 05 khu phố sau thành lập, phường Mỹ Hải tiếp tục củng cố, bổ sung hoàn thiện máy hành từ phường đến khu phố vào hoạt động có hiệu 1.2 Chức Ủy ban nhân dân: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành Nhà nước Chịu trách nhiệm lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động Uỷ ban nhân dân hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế-xã hội, an ninh -quốc phòng phân cấp địa bàn phường Lãnh đạo phân công công tác Uỷ ban nhân dân như: Tổ chức đạo, thực sách, pháp luật quan nhà nước cấp trên, Nghị Hội đồng nhân dân Quyết định Uỷ ban nhân dân phường Áp dụng biện pháp cải tiến, quản lý điều hành máy hành phường để hoạt động có hiệu SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 1/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Ngăn ngừa, đấu tranh chống tiêu cực cán công chức Nhà nước máy quyền địa phương Trực tiếp quản lý, đạo thực số nhiệm vụ theo quy định pháp luật Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động trưởng, phó Ban quản lý khu phố, tổ dân phố theo quy định pháp luật Báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp Triệu tập chủ toạ họp uỷ ban nhân phường Thực việc bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật cán Đình bãi bỏ quy định trái pháp luật trưởng Ban quản lý khu phố tổ dân phố Có tư cách pháp pháp nhân có dấu tài khoản riêng 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn: Ủy ban nhân thực việc quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực sau: +Trong lĩnh vực kinh tế: Ủy ban nhân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân phường thông qua để trình Ủy ban nhân dân Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm phê duyệt, tổ chức thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách điạ phương trình Hội đồng nhân dân xã định báo cáo Uỷ ban nhân dân, Phòng tài Thành phố Phan Rang - Tháp Chàm - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan Nhà nước cấp việc quản lý ngân sách Nhà nước điạ bàn báo cáo ngân sách Nhà nước theo quy định Pháp luật SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 2/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phụ vụ nhu cầu công ích điạ phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông … Theo quy định cuả Pháp luật - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng cuả phường nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định cuả Pháp luật + Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi - Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều; phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều phường - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước điạ bàn phường theo quy định cuả Pháp luật - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống điạ phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề + Trong lĩnh vực xây dựng, GTVT, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông phường theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định cuả Pháp luật, kiểm tra việc thực Pháp luật xây dựng xử lý vi phạm Pháp luật theo thẩm quyền Pháp luật quy định SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 3/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định Pháp luật - Huy động đóng góp tự nguyện cuả nhân dân để xây dựng đường giao thông xã theo quy định Pháp luật + Trong lĩnh vực giaó dục, y tế, xã hội, văn hoá TDTT Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động cuả Nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non điạ phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp Thành phố Phan Rang- Tháp Chàm quản lý Trường tiểu học, Trung học sở điạ bàn - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số kế hoạch hoá gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, TDTT; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định Pháp luật - Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có công với nước theo quy định cuả Pháp luật - Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đaọ; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tưạ; tổ chức hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc đối tượng sách điạ phương theo quy định cuả Pháp luật - Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghỉa điạ điạ phương + Trong lĩnh vực quốc phòng, An ninh, trật tự, An toàn xã hội thi hành Pháp luật địa phương Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 4/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng Quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương - Thực công tác nghĩa vụ Quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương - Thực biện pháp bảo đảm An ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ ANTQ vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác điạ phương - Quản lý hộ khẩu; quản lý việc lại người nước điạ phương + Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo nhân dân điạ phương theo quy định Pháp luật + Trong việc thi hành Pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục Pháp luật; giải vi phạm Pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định cuả Pháp luật - Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị cuả công dân theo thẩm quyền - Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định Pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định Pháp luật Bộ máy nhân Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải gồm có: • 01 Chủ tịch phụ trách đạo điều hành chung SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 5/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP • 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh việc kinh tế chịu trách nhiệm đạo phận như: Địa – VSMT, Công thương – Giao thông – Thủy lợi, Thú y – Nông nghiệp • 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực Văn hóa xã hội chịu trách nhiệm đạo phận như: Hội Chữ Thập đỏ, Văn hóa – LĐTBXH, VHTT –TDTT, Chính sách – Dân số - Gia đình – Trẻ em… • 01 Trưởng Công an phường • 01 Trưởng Chỉ huy quân phường 1.4.Cơ cấu tổ chức UBND phường Mỹ Hải CHỦ TỊCH UBND Phó Chủ Tịch phụ trách khối Kinh tế Văn Phòng Tổng hợp Văn Phòng Thốn g Kê VT LT Nhân viên Tạp vụ Quân Sự Tài - Kế Toán Phó Chủ Tịch phụ trách khối VHVH Điạ Chính Điạ Chính GTTL XDVSMT SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 6/36 Tư Pháp Hộ tích Văn hoá xã hội VH TT Hội DS CTĐ GĐTE GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP 2.Về công tác lưu trữ: 2.1.Tổ chức – cán lưu trữ quan: Quy mô tổ chức phận lưu trữ quan: Tại quan UBND phường Mỹ Hải không tổ chức phận lưu trữ phòng ban lưu trữ Ủy ban phân công cho cán bán chuyên trách chuyên ngành Thư ký văn phòng chuyên ngành Lưu trữ vừa phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ vừa kiêm nhiệm thủ quỹ Vì công tác Lưu trữ hồ sơ, tài liệu gặp nhiều khó khăn việc thu thập hồ sơ có giá trị chỉnh lý tài liệu hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan Số lượng cán phụ trách bố trí người Trình độ chuyên môn lại không phù hợp với công tác Lưu trữ Vì chuyên ngành Lưu trữ nên việc bố trí không phù hợp nên lực hạn chế công tác Lưu trữ như: chỉnh lý tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu 2.2 Các văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ Từ chia tách thành lập Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải Ủy ban áp dụng văn đạo cấp sau: Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2009 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII Luật Lưu trữ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tình hình phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 7/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Ngoài ra, quan ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ sau: Quyết định số 33/2012/QĐ-UBND ngày 24/01/2012 UBND phường ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Báo cáo 79/UBND-BC ngày 16/05/2015 UBND phường việc báo cáo tình hình tồn đọng tài liệu quan Kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 12/1/2016 việc ban hành danh mục hồ sơ UBND phường việc tiến hành lập danh mục hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hiệu tác dụng văn này: văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, lưu trữ ban hành mang tính cấp thiết quan trọng hàng đầu trình hoạt động quan Những văn ban hành có nội dung đầy đủ, rò ràng, phản ánh xác tình hình thực tế thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan Thông qua văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, lưu trữ vừa nêu trên, cán bộ, công chức có sở pháp lý để áp dụng vào trình làm việc 2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công tác lưu trữ, cần phải thực thường xuyên, liên tục lưu trữ quan lưu trữ lịch sử Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu phông lưu trữ, từ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nguồn tài liệu tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan gồm: tài liệu từ ban ngành đoàn thể, tài liệu phận chuyên môn quan chủ yếu công văn đi, công văn đến, văn đạo cấp hình thành trình hoạt động HĐND, UBND, tổ chức trị -xã hội, hội đoàn thể quan SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 8/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP cách đầy đủ đưa vào bảo quản kho nhằm tránh tình trạng mát, hư hỏng tài liệu Trong trình thực tập UBND phường, thấy cán làm công tác lưu trữ chưa thực việc tiến hành thu thập hồ sơ quan, nhiều nguyên nhân cán cán bán chuyên trách làm công tác văn thư, bên cạnh phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, nên việc tiến hành thu thập bổ sung tài liệu từ phòng ban theo quy định chưa tiến hành theo quy định, bên cạnh không đao tạo chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ nên gặp khó khăn việc xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ Những tài liệu thu thập nhiều dạng khác như: tài liệu văn thư xếp theo vấn đề tài liệu vào cho vào cặp ba dây; tài liệu rời lẻ kẹp vào bìa hồ sơ mỏng; tài liệu chưa xếp theo ngày, tháng, năm…tình trạng tài liệu thu thập tốt chủ yếu tài liệu giấy Những tài liệu thu thập, bổ sung phần lớn tài liệu chưa chỉnh lý, gây khó khăn lớn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ 2.3.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ vào đặc trưng phổ biến tài liệu để phân chia chúng khối, nhóm, đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhằm mục đích quản lý sử dụng có hiệu tài liệu Thông thường để phân loại tài liệu phông lưu trữ quan người ta áp dụng bốn phương án sau: Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phận tương đối rõ ràng, ổn định; Phương án “thời gian - cấu tổ chức”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức hay thay đổi; Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức hay thay đổi có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định; SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 9/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng tài liệu đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ; Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND phường áp dụng “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” Đây phương án phân loại tài liệu thích hợp với đặc trưng phông lưu trữ lịch sử đơn vị hình thành phông UBND phường Phương án phân loại tài liệu bảo đảm phản ánh xác lịch sử hoạt động đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản khai thác, sử dụng người cần khai thác sử dụng tài liệu Trong thời gian thực tập UBND phường, thấy trình phân loại tài liệu thực tương đối tốt, nhiên số tài liệu chưa phân loại tốt cụ thể sau: - Tài liệu năm trước lẫn lộn năm với - Chưa phân loại theo tên văn - Tài liệu xếp chung không vấn đề - Tài liệu chưa phân theo tên quan ban hành văn - Tài liệu trùng thừa, giá trị chưa loại để tiêu hủy 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan theo giá trị chúng mặt như: trị, kinh tế, văn hoá, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Qua khảo sát tình hình thực tế Uỷ ban nhân dân phường Mỹ Hải việc xác định giá trị tài liệu thực theo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn sau: - Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc trị, lịch sử, toàn diện - tổng hợp Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích tổng hợp SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 10/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định hành Nhà nước Bổ sung tài liệu thực theo hai giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia qua trình thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện phông lưu trữ Trên sở đó, cán lưu trữ đề xuất biện pháp bổ sung thêm nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu Giai đoạn 2: Sau xem xét mức độ hoàn chỉnh phông hồ sơ thuộc phông, cán lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm tài liệu thiếu Như vậy, thu thập, bổ sung tài liệu nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữ UBND phường chưa thực cách nghiêm chỉnh theo quy định nhà nước Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ a Tham gia vào trình chỉnh lý tài liệu UBND phường Sau biên soạn xong lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông quan, xây dựng hoàn chỉnh phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ UBND phường, lập danh sách phận nộp tài liệu vào lưu trữ quan, kê nhóm tài liệu cần thu đơn vị tổ chức … Vì UBND phường chưa tiến hành việc chỉnh lý tài liệu qua năm nên thời gian thực tập UBND phường, trực tiếp tham gia vào việc thực tập chỉnh lý khối tài liệu năm 2016 Quá trình chỉnh lý khối tài liệu thực sau: Chuẩn bị chỉnh lý a Giao nhận tài liệu Nhận tài liệu theo phân công Chánh văn phòng UBND phường chỉnh lý tài liệu (năm 2016), tài liệu xếp theo năm cụ thể, nhiên tài liệu SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 22/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP số tài liệu lẫn lộn năm với Tài liệu giao nhận tài liệu không chỉnh lý sơ bộ, tài liệu xếp theo thứ tự ngày tháng năm văn bản, chưa phân theo nội dung, vấn đề, tài liệu bỏ cặp ba dây, hộp đựng tài liệu Mục lục hồ sơ b Vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Sau giao nhận, Khi vệ sinh vận chuyển tài liệu không làm xáo trộn trật tự xếp cặp, hộp bao gói tài liệu hồ sơ hay tập tài liệu cặp, hộp bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu c Khảo sát tài liệu Khối lượng tài liệu UBND phường Mỹ Hải từ năm 2008-2016 khoảng 20 mét giá Riêng khối lượng tài liệu cần chỉnh lý năm 2016 khoảng mét giá Tình trạng tài liệu bàn giao: Hầu hết tài liệu chưa xếp chưa lập hồ sơ sơ bộ, tình trạng bỏ bao, hộp Một số tài liệu số ngành có xếp theo năm khối lượng tài liệu tương đối ít, việc xếp xếp theo tên loại văn nên phá vỡ hồ sơ công việc Thành phần tài liệu chủ yếu tài liệu hành chính, văn UBND HĐND, Mặt trận ban ngành đoàn thể qua năm Tình trạng vật lý tài liệu từ năm 2008 đến 2016 tương đối tốt, không bị hư hại, mối mọt Những tài liệu trước năm 2008 có dấu hiệu bị mối mọt, vàng Thực chỉnh lý a.Phân loại tài liệu Dựa sở đặc điểm Lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử Phông lưu trữ UBND phường, phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND phường, năm 2016 theo phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức Bước 1: Phân chia tài liệu năm 2016 UBND phường thành nhóm lớn, cụ thể sau: SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 23/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành - Lớp: Lưu trữ học – QTVP Nhóm tài liệu Chính quyền Nhóm tài liệu Lao động – thương binh xã hội Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa, cụ thể như: Nhóm tài liệu Chính quyền gồm: - Tài liệu chung Quản lý tổ chức, máy Quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp Quản lý công tác xây dựng quyền Quản lý cán bộ, công chức, viên chức Quản lý quy chế dân chủ Nhóm tài liệu công tác văn thư lưu trữ Quản lý cải cách hành (CCHC) Quản lý thi đua khen thưởng (TĐKT) Quản lý công tác tôn giáo… Nhóm tài liệu Lao động - thương binh xã hội bao gồm: - Tài liệu chung Người có công Việc làm - Lao động - Tiền lương Dạy nghề Bảo trợ xã hội Bảo vệ, chăm sóc trẻ em Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ, cụ thể - - - Nhóm tài liệu chung: công văn đến cơ quan gửi đến để biết Quản lý tổ chức, máy gồm tài liệu sau: • Tài liệu tổ chức quy hoạch, kế hoạch, báo cáo, tổng kết công tác tổ chức máy Quản lý công tác xây dựng quyền gồm tài liệu sau: • Tài liệu đạo UBND tỉnh, cấp xây dựng chính, củng cố bảo vệ quyền • Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác xây dựng quyền • Hồ sơ tổ chức bầu cử… Quản lý cán bộ, công chức, viên chức bao gồm tài liệu sau: • Văn cấp hướng dẫn, đạo công tác cán • Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác cán • Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện UBND • Hồ sơ thực sách, chế độ cán bộ, công chức, viên chức SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 24/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP • Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán công chức - - - viên chức • Hồ sơ kỷ luật cán bộ… Quản lý cải cách hành bao gồm tài liệu sau: • Văn cấp trên, huyện đạo, hướng dẫn CCHC • Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác CCHC • Đề án CCHC Quản lý thi đua khen thưởng bao gồm tài liệu sau: • Hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác TĐKT • Quy định, quy chế công tác TĐKT • Hồ sơ khen thưởng danh hiệu thi đua tập thể, cá nhân Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ • Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ • Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ • Hồ sơ lập, ban hành Danh mục hồ sơ lưu trữ • Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Trong trình phân chia tài liệu thành nhóm, phát thấy có chính, gốc văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác phải để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho phông Tùy theo nội dung tài liệu số lượng tài liệu năm lập hồ vấn đề nhiều năm Một số tài liệu năm 2016 có tài liệu tập hợp tài liệu đưa đến năm lớn có chung vấn đề để lập hồ sơ Nếu năm hồ sơ vấn đề nhiều chia nhỏ tài liệu năm để lập hồ sơ vấn đề theo quý, tháng đầu năm tháng cuối năm Yêu cầu đặt hồ sơ lập phải đạt yêu cầu sau: Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan hình thành tài liệu Hồ sơ lập phải phản ánh qua trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan hình thành tài liệu Hồ sơ lập phải có giới hạn mặt thời gian hình thành tài liệu Hồ sơ lập phải phản ánh trọn vẹn vấn đề, người, chủ đề quản lý, lĩnh vực quản lý quan quản lý b Lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 25/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Trong phạm vi nhóm nhỏ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Trong trình xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị, phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ phải xếp cuối hồ sơ loại khỏi hồ sơ sau kiểm tra Nếu hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu dày, cần phân chia thành đơn vị bảo quản cách hợp lý Sau loại khỏi tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, tài liệu bao hàm khỏi hồ sơ, tiến hành xếp ngày tháng văn bản; xếp theo trình tự ngày, tháng, năm nhỏ nằm hồ sơ; văn có ngày tháng năm theo theo vần chữ từ A – Z Các hồ sơ lập chỉnh sửa hoàn thiện để bìa sơ mi riêng, ghi trích yếu nội dung lên bìa hồ sơ c Biên mục phiếu tin Việc biên mục phiếu tin hồ sơ xây dựng sơ liệu (CSDL) quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá tiến hành cách độc lập phông tài liệu chỉnh lý Tuy nhiên, phông tài liệu chưa chỉnh lý, nội dung nên kết hợp trình chỉnh lý Các thông tin hồ sơ đơn vị bảo quản phiếu tin gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; giải; thời gian tài liệu; thời hạn bảo quản chế độ sử dụng Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quan, tổ chức việc quản lý, tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bổ sung thông tin ngôn ngữ; bút tích; tình trạng vật lý; v.v SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 26/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP d Hệ thống hoá hồ sơ Bước 1: Sắp xếp phiếu tin thẻ tạm phạm vi nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phông theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin thẻ tạm Bước 2: Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo số thứ tự tạm thời phiếu tin thẻ tạm Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra tiến hành chỉnh sửa trường hợp hồ sơ lập bị trùng lặp (trùng toàn hồ sơ số văn hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa xác không thống e Biên mục hồ sơ - Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số Ả Rập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ đơn vị bảo quản - Viết mục lục văn Ghi nội dung thông tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước STT Số, ký hiệu Ngày tháng Tác giả văn văn văn SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 27/36 Nội dung Tờ số Ghi GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành 2 … Lớp: Lưu trữ học – QTVP … … … … … Sau mục lục văn viết xong xếp thứ tự đánh số tờ mục lục văn Mục lục văn đính kèm vào trước hồ sơ - Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu in riêng) đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in riêng phần chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) - Viết bìa hồ sơ Căn phiếu tin thẻ tạm, ghi thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước f.Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu - Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm tài liệu; - Dùng dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu; - Làm phẳng tài liệu tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu g Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Trong trình chỉnh lý, tài liệu loại xếp thứ tự, kèm cuối hồ sơ có bảng kê tài liệu loại để chờ quan lập hội đồng xác định lại giá trị SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 28/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý: - Các bó, gói tài liệu loại trình chỉnh lý đánh số liên tục từ 01 đến hết phạm vi toàn phông; - Trong bó, gói, tập tài liệu đánh số riêng, từ 01 đến hết Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định Qua kiểm tra thẩm tra, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải lập thành hồ sơ xếp vào vị trí phù hợp bổ sung vào hồ sơ tương ứng phông; tài liệu hết giá trị phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ tổ chức tiêu huỷ theo quy định pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: - Danh mục tài liệu loại kèm theo thuyết minh tài liệu loại; Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức; Văn thẩm định cấp có thẩm quyền Danh mục tài liệu loại Bó/gói số Tập số Tiêu đề tập tài liệu Lý loại Ghi … h Đánh số hồ sơ thức; vào bìa, hộp (cặp); viết dán nhãn hộp (cặp) Đánh số thức chữ số Ả rập cho toàn hồ sơ phông khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục toàn phông: - Đối với phông khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: từ số 01 hết; - Đối với đợt chỉnh lý sau: từ số số hồ sơ cuối mục lục hồ sơ phông khối tài liệu đợt chỉnh lý trước SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 29/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Viết dán nhãn hộp (cặp): viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết nhãn phải rõ ràng, dễ đọc i) Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu - Lập mục lục hồ sơ gồm có nội dung sau: • Viết lời nói đầu, giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu kết cấu mục lục hồ sơ • Viết bảng dẫn mục lục bảng dẫn vấn đề; bảng dẫn tên người; bảng dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng mục lục Căn nội dung thông tin thẻ tạm, đánh máy in bảng thống kê hồ sơ phông; nhập tin từ phiếu tin vào máy in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu phông (nếu CSDL xây dựng kết hợp với việc chỉnh lý tài liệu) Đóng mục lục (ít 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực theo Tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997 “Mục lục hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước; riêng lưu trữ hành bổ sung thêm cột “Thời hạn bảo quản” sau cột “Số lượng tờ” - Xây dựng CSDL quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá Việc xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu phông lưu trữ Phòng Nội vụ UBND huyện chủ yếu mục lục hồ sơ Việc lập mục lục hồ sơ vào hồ sơ thông tin ghi nhãn hộp (cặp) Bản mục lục hồ sơ đánh máy in thành để phục vụ cho việc tra cứu tài liệu dễ dàng thuận tiện  Kết thúc chỉnh lý a) Kiểm tra kết chỉnh lý SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 30/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Sau khối tài liệu chỉnh lý xong, cán quan tiến hành kiểm tra kết chỉnh lý Các văn hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, sở liệu, công cụ tra cứu khác danh mục tài liệu loại phông tài liệu chỉnh lý b Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu xếp lên giá - Đối với tài liệu giữ lại bảo quản bàn giao theo mục lục hồ sơ - Đối với tài liệu bị tiêu hủy bàn giao theo danh mục tài liệu loại - Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản xếp lên giá Về xác định giá trị tài liệu lưu trữ a) Các khái niệm Thời hạn bảo quản khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc Bảng thời hạn bảo quản tài liệu bảng thống kê có hệ thống nhóm hồ sơ, tài liệu ngành, quan, tổ chức, kèm theo thời hạn bảo quản Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị b) Quy định mức thời hạn bảo quản tài liệu Theo quy định Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 13/2011/TT-BNV… thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức quy định gồm 02 mức sau: Tài liệu bảo quản vĩnh viễn tài liệu có ý nghĩa giá trị không phụ thuộc vào thời gian Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu đường lối, chủ trương, sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; nhà đất; dự án xây dựng nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; vấn đề, kiện quan trọng… Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản Lưu trữ quan, sau lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đến hạn theo quy định pháp luật lưu trữ SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 31/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Tài liệu bảo quản có thời hạn hồ sơ, tài liệu phản ánh công việc cụ thể, có giá trị sử dụng thời gian định xác định thời hạn bảo quản 70 năm, gồm mức sau đây: - Từ 20 năm trở lên bao gồm nhóm hồ sơ: giải việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai; dự án xây dựng nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp sở; thư, điện trao đổi với nước ngoài; sổ đăng ký tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn đến … - Từ 10 đến 15 năm bao gồm hồ sơ, tài liệu liên quan đến tra, kiểm tra vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi … - Từ năm trở xuống bao gồm tài liệu có tính chất hành vụ như: lịch công tác, báo cáo ngày, tuần, tháng; giấy mời họp; thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn nội quan; tư liệu tham khảo … Những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn bảo quản Lưu trữ quan, đến hết thời hạn bảo quản quan xem xét, đánh giá lại giá trị tài liệu để định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại để tiêu hủy Danh mục tài liệu hết giá trị (Phụ lục số 7) Hồ sơ tài liệu UBND phường Mỹ Hải xác định dựa vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ STT Tên nhóm, hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Tài liệu tổ chức cán Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng Hồ sơ tiêu hình thức thực bien chế năm Vĩnh viễn quan Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân 70 năm chuyển cán SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 32/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Hồ sơ kỷ luật cán Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng 70 năm Vĩnh viễn cán Tài liệu thi đua khen thưởng Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng Vĩnh viễn dẫn thi đua, khen thưởng Hồ sơ hội nghị thi đua quan chủ trì tổ chức Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Vĩnh viễn Dài hạn, hàng năm tháng, tháng Quý, tháng 10 năm Vĩnh viễn 20 năm năm 09 Tài liệu công tác văn thư lưu trữ 10 11 Kế hoạch Ban hành Danh mục hồ sơ Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 20 năm 20 năm Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ: Tài liệu Ủy ban thống kê dựa vào tập dây đựng hồ sơ để thống kê, nên việc xác định khối tài liệu kho quan ước tính khối tài liệu Vì tài liệu không chỉnh lý hoàn chỉnh nện việc thống kê gặp nhiều khó khăn Việc bảo quản tài liệu bảo quản tốt, việc trang bị thiết bị phòng, kho lưu trữ không trang bị điều kiện kinh phí không đủ cho việc Nên bảo quản xảy hư hòng mối mọt làm ảnh hưởng đến tài liệu kho Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Vì tài liệu cán quan khai thác nên giá trị tài liệu không phát huy cách có hiệu Việc tổ chức sử dụng tài liệu quan thực tập không trọng Nên hình thức sử dụng tài liệu không triển khai sử dụng quan SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 33/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Để phát huy nhiều giá trị tài liệu lưu trữ, thời gian tới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần tiếp tục tăng cường cách sau: Tuyên truyền công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; Tiếp tục xây dựng sở liệu, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng nhu cầu tìm tin khác nhau, Đẩy mạnh số hóa tài liệu phép độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu máy tính Xây dựng phòng đọc để cán nghiên cứu Ứng dụng tin học công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ phần mềm máy tính không áp dụng nhiều Nên việc sử dụng công cụ tra cứu phiếu tin… , không áp dụng KẾT LUẬN Ngày với phát triển kinh tế - xã hội công tác lưu trữ ngày quan trọng hoạt động quan, tổ chức, đơn vị nghiệp Nhờ công tác lưu trữ mà việc tra, kiểm tra tiến hành nhanh chóng, kịp thời tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác, chứng pháp lý xác thực phục vụ cho hoạt SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 34/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP động quản lý Nhà nước Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hoá, xã hội địa phương Có thể thấy tài liệu lưu trữ khai thác phát huy tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời có hiệu cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hoàn thành tiêu kế hoạch công tác quan, tổ chức Qua thời gian thực tập, tiếp xúc với tình hình thực tế UBND phường Mỹ Hải, công tác lưu trữ hoạt động quản lý Nhà nước đạt thành tựu sau: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII Luật lưu trữ SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 35/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu Báo cáo thực tập chuyên ngành Lớp: Lưu trữ học – QTVP Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác lưu trữ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác lưu trữ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Quyết định số 33/2013/QĐ-UBND ngày 25/10/2013 UBND phường ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549 Trang 36/36 GVHD: Nguyễn Văn Báu ... huyện Đội ngũ cán lưu trữ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ, đáp ứng ngày cao yêu cầu nhiệm vụ quan, góp phần nâng cao hiệu hoạt động máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành... Khi vệ sinh vận chuyển tài liệu không làm xáo trộn trật tự xếp cặp, hộp bao gói tài liệu hồ sơ hay tập tài liệu cặp, hộp bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu c Khảo sát tài liệu Khối... Quản lý cải cách hành bao gồm tài liệu sau: • Văn cấp trên, huyện đạo, hướng dẫn CCHC • Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác CCHC • Đề án CCHC Quản lý thi đua khen thưởng bao gồm tài liệu sau: