Báo cáo thực tập chuyên ngành Lưu trữ học

một cách đầy đủ và được đưa vào bảo quản tại kho nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu.Trong quá trình thực tập tại UBND phường, tôi thấy cán bộ làm công tác lưu trữ chưa thực

PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ.

1 Lịch sử đơn vị và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải:

1.1 Lịch sử đơn vị hình thành:

Thực hiện theo Nghị Định 08/NĐ-CP của Chính phủ về việc điều chỉnh lại địa giới hành chính xã - phường và chia tách xã - phường để thành lập phường mới trực thuộc Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, và phường Mỹ Hải được chia tách từ các phường Mỹ Bình, phường Mỹ Đông vào ngày 01 tháng 04 năm 2008; Phường Mỹ Hải

là 01 Phường vùng ven của Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, cách Trung tâm Thành phố khoảng 1,5 Km về Hướng Đông Tổng diện tích đất tự nhiên là 274,62ha với tổng số dân là: 1.229 hộ/5.075 khẩu, phía Đông giáp Biển Đông, phía Tây giáp phường Tấn Tài, phía nam giáp phường Mỹ Đông, phía Bắc giáp phường Mỹ Bình Toàn phường có 05 khu phố sau khi được thành lập, phường Mỹ Hải tiếp tục củng cố,

bổ sung và hoàn thiện bộ máy hành chính từ phường đến khu phố và đi vào hoạt động

có hiệu quả

1.2 Chức năng của Ủy ban nhân dân:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính Nhà nước

Chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Uỷ ban nhân dân

và hoạt động quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực kinh tế-xã hội, an ninh -quốc phòng đã được phân cấp trên địa bàn phường

Lãnh đạo phân công công tác của Uỷ ban nhân dân như:

Tổ chức chỉ đạo, thực hiện chính sách, pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và các Quyết định của Uỷ ban nhân dân phường

Áp dụng các biện pháp cải tiến, quản lý điều hành bộ máy hành chính ở phường

để hoạt động có hiệu quả

Ngăn ngừa, đấu tranh chống tiêu cực trong cán bộ công chức Nhà nước và trong bộ máy chính quyền địa phương.

Trực tiếp quản lý, chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ theo quy định của pháp luật

Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của trưởng, phó Ban quản lý khu phố, tổ dân phố theo quy định của pháp luật

Báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên

Triệu tập chủ toạ cuộc họp của uỷ ban nhân phường

Thực hiện việc bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật cán bộ

Đình chỉ hoặc bãi bỏ quy định trái pháp luật của trưởng Ban quản lý khu phố và

- Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách điạ phương trình Hội đồng nhân dân xã quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, Phòng tài chính Thành phố Phan Rang - Tháp Chàm

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên điạ bàn và báo cáo về ngân sách Nhà nước theo quy định của Pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phụ vụ các nhu cầu công ích ở điạ phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông … Theo quy định cuả Pháp luật.

- Huy động đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng cuả phường trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định cuả Pháp luật

+ Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo

vệ đê điều; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều tại phường

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên điạ bàn phường theo quy định cuả Pháp luật

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống

ở điạ phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới

+ Trong lĩnh vực xây dựng, GTVT, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong phường theo phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định cuả Pháp luật, kiểm tra việc thực hiện Pháp luật về xây dựng

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý và hành vi xâm phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của Pháp luật

- Huy động sự đóng góp tự nguyện cuả nhân dân để xây dựng đường giao thông trong xã theo quy định của Pháp luật

+ Trong lĩnh vực giaó dục, y tế, xã hội, văn hoá và TDTT Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động cuả Nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở điạ phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp Thành phố Phan Rang- Tháp Chàm quản lý Trường tiểu học, Trung học cơ sở trên điạ bàn

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, TDTT; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của Pháp luật

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định cuả Pháp luật

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đaọ; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tưạ; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở điạ phương theo quy định cuả Pháp luật

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghỉa điạ ở điạ phương

+ Trong lĩnh vực quốc phòng, An ninh, trật tự, An toàn xã hội và thi hành Pháp luật ở địa phương Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng Quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.

- Thực hiện công tác nghĩa vụ Quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm An ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ ANTQ vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở điạ phương

- Quản lý hộ khẩu; quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở điạ phương

+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở điạ phương theo quy định của Pháp luật

+ Trong việc thi hành Pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục Pháp luật; giải quyết các vi phạm Pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định cuả Pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị cuả công dân theo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của Pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của Pháp luật

Bộ máy nhân sự của Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải gồm có:

• 01 Chủ tịch phụ trách chỉ đạo điều hành chung

• 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh việc kinh tế chịu trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận như: Địa chính – VSMT, Công thương – Giao thông – Thủy lợi, Thú y – Nông nghiệp

• 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực Văn hóa xã hội chịu trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận như: Hội Chữ Thập đỏ, Văn hóa – LĐTBXH, VHTT –TDTT, Chính sách – Dân số - Gia đình – Trẻ em…

• 01 Trưởng Công an phường

• 01 Trưởng Chỉ huy quân sự phường

1.4.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Mỹ Hải

CHỦ TỊCH UBND

Phó Chủ Tịch phụ

trách khối Kinh tế

Phó Chủ Tịch phụ trách khối VHVH

Tài chính

- Kế Toán

Điạ Chính GTTL

Điạ Chính XD- VSMT

Tư Pháp

Hộ tích

Văn hoá

xã hội

VH TT

Hội CTĐ

DS GĐTE

2.Về công tác lưu trữ:

2.1.Tổ chức – cán bộ lưu trữ cơ quan:

Quy mô tổ chức bộ phận lưu trữ tại cơ quan:

Tại cơ quan UBND phường Mỹ Hải không tổ chức bộ phận lưu trữ hoặc phòng ban lưu trữ Ủy ban chỉ phân công cho một cán bộ bán chuyên trách chuyên ngành Thư

ký văn phòng chứ không phải chuyên ngành Lưu trữ vừa phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ vừa kiêm nhiệm thủ quỹ Vì vậy trong công tác Lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng gặp nhiều khó khăn nhất là trong việc thu thập hồ sơ có giá trị và chỉnh lý tài liệu khi hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Số lượng cán bộ phụ trách chỉ bố trí một người Trình độ chuyên môn lại không phù hợp với công tác Lưu trữ Vì không phải là chuyên ngành Lưu trữ nên việc bố trí như vậy là không phù hợp nên năng lực còn rất hạn chế trong công tác Lưu trữ như: chỉnh lý tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu

2.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ.

Từ khi chia tách và thành lập Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải cho đến hiện nay thì Ủy ban đã áp dụng các văn bản chỉ đạo của cấp trên như sau:

Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu

Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2009 Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII về Luật Lưu trữ

Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tình hình phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Ngoài ra, cơ quan còn ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như sau:

Quyết định số 33/2012/QĐ-UBND ngày 24/01/2012 của UBND phường ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ

Báo cáo 79/UBND-BC ngày 16/05/2015 của UBND phường về việc báo cáo tình hình tồn đọng tài liệu tại các cơ quan

Kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 12/1/2016 về việc ban hành danh mục hồ sơ của UBND phường về việc tiến hành lập danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hiệu quả và tác dụng của những văn bản này: những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành mang tính cấp thiết và quan trọng hàng đầu trong quá trình hoạt động của cơ quan Những văn bản được ban hành có nội dung đầy

đủ, rò ràng, phản ánh chính xác tình hình thực tế thực hiện các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Thông qua những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ vừa nêu trên, cán bộ, công chức có cơ sở pháp lý để áp dụng vào quá trình làm việc của mình

2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ.

2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp

phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Nguồn tài liệu tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan gồm: tài liệu từ các ban ngành đoàn thể, tài liệu của các bộ phận chuyên môn của cơ quan chủ yếu là những công văn đi, công văn đến, văn bản chỉ đạo của cấp trên được hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức chính trị -xã hội, hội đoàn thể của cơ quan

một cách đầy đủ và được đưa vào bảo quản tại kho nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu.

Trong quá trình thực tập tại UBND phường, tôi thấy cán bộ làm công tác lưu trữ chưa thực hiện việc tiến hành thu thập hồ sơ của cơ quan, vì nhiều nguyên nhân như vì cán bộ chỉ là cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư, bên cạnh đó phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, nên việc tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu từ các phòng ban theo quy định chưa được tiến hành theo đúng quy định, bên cạnh đó không được đao tạo

về chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nên cũng gặp khó khăn trong việc xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ Những tài liệu được thu thập ở nhiều dạng khác nhau như: tài liệu đã được văn thư sắp xếp theo vấn đề của tài liệu vào được cho vào cặp ba dây; tài liệu vẫn còn rời lẻ được kẹp vào một bìa hồ sơ mỏng; tài liệu chưa sắp xếp theo ngày, tháng, năm…tình trạng của những tài liệu được thu thập rất tốt và chủ yếu là tài liệu giấy Những tài liệu được thu thập, bổ sung phần lớn là những tài liệu chưa được

chỉnh lý, gây khó khăn lớn trong các khâu nghiệp vụ tiếp theo trong công tác lưu trữ

2.3.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó

Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng bốn phương án cơ bản sau:

Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận tương đối rõ ràng, ổn định;

Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;

Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm vụ tương đối

ổn định;

Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;

Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND phường được áp dụng là “Thời gian – Cơ cấu tổ chức”

Đây là phương án phân loại tài liệu thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông của UBND phường Phương án phân loại tài liệu này bảo đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của người cần khai thác sử dụng tài liệu

Trong thời gian thực tập tại UBND phường, tôi thấy quá trình phân loại tài liệu được thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn một số tài liệu chưa được phân loại tốt cụ thể như sau:

- Tài liệu của các năm trước vẫn còn lẫn lộn giữa các năm với nhau

- Chưa phân loại theo tên văn bản

- Tài liệu được xếp chung nhưng không cùng một vấn đề

- Tài liệu chưa phân theo tên cơ quan ban hành văn bản

- Tài liệu trùng thừa, không có giá trị vẫn chưa được loại ra để tiêu hủy

2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị

cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

Qua khảo sát tình hình thực tế tại Uỷ ban nhân dân phường Mỹ Hải việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn sau:

- Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp

- Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích và tổng hợp

- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn như:

• Nội dung của tài liệu

• Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành nên tài liệu

• Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành nên tài liệu;

• Mức độ toàn vẹn của Phông lưu trữ

• Hình thức của tài liệu;

• Tình trạng vật lý của tài liệu

Về công tác xác định thời hạn bảo quản của tài liệu được cán bộ thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ Xác định được đúng thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng, đó là: Tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng, trang thiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùy tiện; quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm soát được thông tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả; thuận lợi cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị

để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử…

Thời hạn bảo quản tài liệu của UBND phường được chia làm hai nhóm đó là:Tài liệu được bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước Tài liệu các kỳ họp của Hội đồng nhân dân, UBND

6 tháng, 1 năm, hoặc các kỳ họp bất thường

Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định ở trên

và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm

Những tài liệu hết giá trị được loại ra để tiêu hủy là tài liệu không có giá trị về thông tin, trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không cần thiết cho hoạt động của thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử như: giấy mời họp, các tài liệu trùng thừa

Tài liệu của UBND phường có thời hạn bảo quản chủ yếu là dưới 70 năm (5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm…)

Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

Hội đồng xác định gái trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp và lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch

sử và loại tài liệu hết giá trị

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của UBND phường bao gồm:

- Chủ tịch UBND phường - Chủ tịch Hội đồng

- Văn phòng – Tổng hợp - Thư ký Hội đồng

- Cán bộ văn thư lưu trữ - Ủy viên Hội đồng

- Bộ phận có tài liệu – Thành viên Hội đồng

Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc với nhau, sau đó từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản Đối với danh mục tài liệu hết giá trị cần kiểm tra thực tế tài liệu trước khi quyết định Sau đó làm tờ trình gửi phòng Nội vụ xin ý kiến về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị kèm theo bảng danh mục tài liệu được xác định la hết giá trị Sau khi có ý kiến đồng ý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, thì UBND phường mới tiến hành tiêu hủy khối tài liệu đó

Qua khảo sát tình hình thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND phường tôi nhận thấy việc xác định gía trị tài liệu của UBND phường chưa theo quy định của Nhà nước cụ thể như sau:

Việc xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản cho tài liệu phần lớn mang tính chủ quan của người làm công tác văn thư

Số lượng tài liệu của cơ quan, các bộ phận chuyên môn, Mặt trận và các đoàn thể chưa xác định giá trị còn rất nhiều, chất thành đống gây khó khăn đến việc chỉnh lý tài liệu sau này Việc tài liệu còn để lại tại các phòng chuyên môn còn khá nhiều chưa tiến hành thu thập để đưa vào lưu trữ cơ quan

2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.

a) Thống kê tài liệu.

Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê

Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi

Việc thống kê tài liệu tại cơ quan chỉ được thống kê dựa trên khối tài liệu được lưu trong các cặp ba dây Chưa có một công cụ thống kê nào được xây dựng để thống kê được các khối tài liệu hiện nay

Theo quy định trong công tác lưu trữ phải có các loại sổ sách, công cụ thống kê bao gồm: Sổ nhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu;Danh sách phông (sổ thống kê phông); Phiếu phông; Mục lục hồ sơ; Mục lục văn bản; Biên bản bàn giao tài liệu; Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu; Hồ sơ tiêu hủy tài liệu; Báo cáo thống kê định kỳ; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ……

Tại ủy ban chưa xây dựng được các việc này

b) Bảo quản tài liệu lưu trữ.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ

Để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi thọ, UBND phường đã xây dựng kho lưu trữ với diện tích khoảng 20m, trang bị các trang thiết bị như: bình khí oxi để đề phòng cháy nổ Các vật dụng chuyên dùng như: kệ, giá đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu được trang bị đầy đủ

UBND phường cũng thường xuyên kiểm tra chế độ bảo quản cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ và tổ chức phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho được cán bộ thực hiện tốt

Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn

Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác chỉnh lýSắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng như lý thuyết mà em đã học

từ năm nhỏ đến năm lớn dần

Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá

Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm mốc Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của UBND phường thực hiện khá hoàn chỉnh, đúng theo những quy định của Nhà nước

2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Theo lý thuyết đã học thì việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trử phải được thực hiện theo các hình thức như sau:

- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Biên soạn và xuất bản sách;

- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;

- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;

- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;

- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…

Trong các hình thức kể trên, UBND phường không thực hiện việc tổ chức sử dụng tài liệu theo các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu chỉ được tiến hành khi cán bộ cần mượn hoặc cung cấp một tài liệu nào đó thì cán bộ văn thư sẽ là người tìm và cung cấp cho người mượn bằng hình thức là photo lại văn bản đó và cất giữ lại bản gốc

Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là: Cán bộ, công chức trong cơ quan và công dân khi đến liên hệ với bộ phận chuyên môn

2.3.6 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ:

Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ là sử dụng các công cụ tra cứu, tìm kiếm tài liệu một cách hiện đại và được sử dụng trên phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu nhằm trang bị một cách tốt nhất việc tra cứu tài liệu được dể dàng và nhanh chóng Như trang bị mã số hóa cho từng phông của văn bản, sử dụng thẻ tra tìm tài liệu một cách khoa học

Vì UBND phường không tiến hành việc chỉnh lý tài liệu, hồ sơ còn trong tình trạng rời lẻ, bó gói, chất đống nên việc mã số cho từng phông không được tiến hành Nguồn kinh phí của địa phương còn hạn hẹp nên việc trang bị, sử dụng ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ không khả quan, không được áp dụng tại địa phương

2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ.

Để có sự phát triển kinh tế của đất nước ta hiện nay, công nghệ thông tin là yếu tố

đã góp phần không nhỏ cho sự phát triển vượt bậc đó Do đó, nhiều cơ quan Nhà nước đã mạnh tay đầu tư các trang thiết bị tiến tiến, hiện đại để phục vụ công việc hằng ngày của

cơ quan UBND phường cũng giống như những cơ quan nhà nước khác đã áp dụng những tiến bộ của khoa học thông tin để quản lý, giải quyết, thu thập tài liệu trong công tác lưu trữ của cơ quan Nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin bằng việc cung cấp đồng bộ máy vi tính mới, hiện đại cho tất cả bộ phận, bộ phận văn thư, lưu trữ, văn phòng…

UBND phường đã cung cấp đầy đủ các máy tính phục vụ cho công việc hàng ngày trong phòng Hầu hết công nghệ thông tin được phục vụ các công việc như: Soạn thảo,

cập nhật thông tin, gửi mail, vào sổ văn bản đến, văn bản đi, cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến trên phần mềm TDOFFIC Và đáp ứng được 3 mục tiêu chính của cơ quan hành chính: về quản lý, chỉ đạo, điều hành; về tổ chức thực hiện; về giám sát, đánh giá việc thực hiện.

Hiện nay văn thư cơ quan được bố trí các trang thiết bị như máy photocopy, máy

in, máy vi tính, cặp ba dây, tủ đựng hồ sơ giấy tờ, các loại gim, kẹp giấy… Số lượng trang thiết bị phục vụ công tác văn thư – văn phòng tại UBND phường

2.5 Nhận xét, đánh giá.

* Ưu điểm:

1 Đối với công tác thu thập và bổ sung tài liệu: Công tác thu thập và bổ sung

tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia

Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành

Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp

Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định

Tại cơ quan cán bộ phụ trách chuyên môn trong quá trình làm việc của mình, cũng đã lưu trữ hồ sơ theo trình tự công việc đã và đang giải quyết vào các tập 3 dây

Theo quy định cán bộ, công chức cơ quan phải có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên đến sự việc vào hồ sơ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của mỗi ngành, mỗi công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp

Tài liệu tại lưu trữ cơ quan chủ yếu là tài liệu hành chính hình thành trong quá trình làm việc của cơ quan

2.Về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Các bộ phận chuyên môn của cơ quan, trong quá trình gải quyết công việc cũng

đã tiến hành phân loại tài liệu theo từng lĩnh vực mà được lãnh đạo phân công, sắp xếp những tài liệu đó theo từng tập văn bản kẹp trong tập 3 dây

Sau khi công việc đã kết thúc, cuối năm các ngành sẽ tự lưu theo từng năm và lưu tại bộ phận của mình để tiếp tục hoàn thiện và giải quyết những công việc còn dang dở chưa hoàn thành

Tài liệu cũng được sắp xếp riêng biệt khi phân loại trong quá trình làm việc dù chưa được chỉnh lý

Trong quá trình tài liệu được thu về, tài liệu cũng được sắp xếp riêng biệt, trong quá trình phân loại hồ sơ cũng tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc

3 Công tác xác định giá trị tài liệu:

Về xác định giá trị của tài liệu để bảo quản lại và nộp vào lưu trữ cán bộ chuyên môn trong quá trình lưu hồ sơ cũng đã dựa vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu để xác định nhóm tài liệu chuyên môn của mình là phải bảo quản lưu lại 5 năm, 10 năm…hay vĩnh viễn

4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ:

Công tác thống kê, bảo quản tài liệu trong quá trình làm việc cũng được cán bộ quan tâm và bảo quản chặt chẽ tài liệu

Tài liệu cũng được sắp xếp gọn gàng, được bảo quản trong các cặp 3 dây và được bảo quản trong tủ đựng hồ sơ được lưu giữ tại phòng chuyên môn

5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tài liệu cũng được cán bộ khai thác một cách có hiệu quả và sử dụng bảo quản tốt Trong quá trình mượn tài liệu cũng phải được sự cho phép của lãnh đạo,

* Khuyết điểm:

1 Đối với công tác thu thập và bổ sung tài liệu:

Tài liệu trong quá trình thu thập cũng bị thất lạc một số tài liệu của các năm trước

và không được bổ sung vào kịp thời Nhiều bộ phận còn chủ quan trong công tác thu thập tài liệu để bổ sung tài liệu cho việc lập hồ sơ công việc của mình Nên hồ sơ nhiều lúc còn thiếu sót không được bổ sung kịp thời và đầy đủ

Tài liệu thu về còn trong tình trạng bó gói , chỉ được lưu tạm thời trong các tập 3 dây

Vẫn còn tình trạng tồn tại là chưa thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu Tình trạng tài liệu vẫn còn được giữ lại tại các phòng làm việc của cán bộ khá nhiều

Nhiều tài liệu chưa được thu thập, phân loại nằm rải rác ở các phòng ban gây khó khăn cho việc thống kê số lượng hồ số tài liệu nộp lưu

2.Về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của cán bộ lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng trở nên khó khăn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói

Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu chưa được triển khai nên số lượng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng nhiều gây khó khăn trong việc kiểm tra tài liệu

Việc phân loại tài liệu ở các đơn vị còn yếu, nhiều tài liệu hết giá trị, trùng thừa vẫn gộp chung với tài liệu có giá trị, điều này dẫn đến tốn rất nhiều thời gian, công sức trong quá trình chỉnh lý tài liệu về sau.

3 Công tác xác định giá trị tài liệu:

Công tác xác định giá trị tài liệu ở cơ quan chưa được tiến hành đúng nghiệp vụ chỉ dừng lại ở mức ở mức: vĩnh viển, lâu dài và tạm thời Trong khi đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời

Ngoài ra trong quá trình lưu trữ hồ sơ tài liệu, một số tài liệu không có giá trị, bao hàm, trùng thừa, hết giá trị để thống kê và lập danh mục đề nghị Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy theo quy định tại điều 12 của Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ

4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ:

Tài liệu chưa được chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá, nhưng do điều kiện trụ sở cơ quan còn chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của cơ quan còn khiêm tốn Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá, số lượng hộp) Kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu không có, dẫn đến việc tình trạng tài liệu chưa được chỉnh lý còn tồn đọng khá nhiều

Kho lưu trữ của UBND phường được xây vào năm 2012 nên còn thiếu nhiều trang thiết bị cần thiết trong bảo quản tài liệu (thiếu máy điều hòa, máy hút ẩm…)

5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ phần lớn là tài liệu lưu trữ ở cơ quan chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ Nguồn tài liệu lưu trữ chưa phong phú, chủ yếu là tài liệu hành chính vì vậy vẫn chưa khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, cũng như toàn xã hội

* Kiến nghị và giải pháp: