Đề cương Quản trị văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT BÌNH DƯƠNG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ ThS Đặng Thanh Nam ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Lưu hành nội ThS Đặng Thanh Nam - 2011 Chương I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I Quản trị: Khái niệm: Có nhiều định nghĩa khác quản trị:  Theo từ điển Việt Nam Đào Duy Anh “quản trị” hiểu: - Là tổ chức, điều hành công việc quan, tổ chức Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc… - Là quản lý cấp phát phương tiện làm việc quan, tổ chức phòng Quản trị Theo Mary Parker Follet: Quản trị nghệ thuật làm cho công việc thực thông qua người khác Theo Stephen P.Robbins quản trị tiến trình làm cho hoạt động hình thành cách có hiệu thông qua người khác Theo TS Hà Nam Khánh Giao: Quản trị quy trình sử dụng nguồn lực tổ chức nhằm đạt đến mục tiêu tổ chức cách hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt” Như vậy, hiểu cách chung nhất: “Quản trị tác động có tổ chức, định hướng mục đích chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị sử dụng có hiệu tiềm hội tổ chức để đạt mục tiêu đề điều kiện môi trường tổ chức biến động” Ý nghĩa, mục đích hoạt động quản trị: Khi người kết hợp với tập thể để làm việc, người ta tự phát làm việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng người Lối làm việc đem lại kết quả, khơng đem lại kết Nhưng người ta biết tổ chức hoạt động triển vọng đạt kết chắn hơn, đặc biệt quan trọng khơng phải kết mà tốn thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu phí tổn khác Khi so sánh kết đạt với chi phí để thực có khái niệm hiệu Hiệu = Kết - Chi phí ThS Đặng Thanh Nam - 2011 Hiệu tăng hai trường hợp: -Tăng kết với chi phí khơng đổi -Giảm chi phí mà giữ nguyên kết Muốn đạt hai điều đòi hỏi phải biết cách quản trị, cách quản trị lãnh đạo đạt kết hiệu đạt thấp Một quản trị, lãnh đạo giỏi mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà có ý nghĩa quan trọng góp phần đưa kinh tế đất nước nhanh chóng phát triển Trong hoạt động kinh doanh, người ln tìm cách giảm chi phí tăng kết tức ln tìm cách tăng hiệu Có thể nói rằng, lý cần thiết hoạt động quản trị lãnh đạo muốn có hiệu người ta quan tâm đến hiệu người ta quan tâm đến hoạt động quản trị, lãnh đạo Trong thực tế, nỗ lực hữu ích doanh nghiệp vạch nhằm đạt mục tiêu tổ chức, với thời gian, nguyên vật liệu phải lựa chọn trình bản, nguyên tắc kỹ thuật Mục tiêu hoạt động quản trị, lãnh đạo nhằm giúp có kiến thức, kỹ cần thiết để gia tăng hiệu hoạt động kinh doanh mục tiêu lợi nhuận mục tiêu phi lợi nhuận Quản trị vừa khoa học đồng thời nghệ thuật: Quản trị tượng xã hội xuất lúc với người, biểu mối quan hệ người với người Đó mối quan hệ người chủ nô kẻ nô lệ, chủ tớ, tiến hóa qua nhiều kỷ với nhiều thay đổi từ cách xử đầy lạm quyền chế độ độc tài phong kiến mang tính chất độc đốn, gia trưởng đến ý tưởng quản trị dân chủ mẻ Theo xu vận động quản trị khơng mang chất cảu cai trị khứ, mà quản trị coi khoa học Đó khoa học mà đối tượng chủ yếu tác động tới người Chính coi môn khoa học đặc biệt, vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật Quản trị khoa học thể chỗ quản trị vận dụng phối hợp kiến thức nhiều ngành khoa học khác để xây dựng học thuyết riêng Trong quản trị học có nhiều kiến thức khoa học ngành triết học, kinh tế học, khoa học tổ chức, thống kê, hạch toán tài chính, phân tích kinh tế…khoa học tự nhiên tốn học, điều khiển học, tin học… Khoa học xã hội xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học… ThS Đặng Thanh Nam - 2011 Quản trị nghệ thuật thể chỗ quản trị vận dụng linh hoạt sáng tạo học thuyết, nguyên tắc quản trị tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể Nhà quản trị giải nhiệm vụ xuất phát từ đặc điểm, tình cụ thể, ln tính đến đặc điểm nhân người chấp hành Trong thực tế, hoạt động quản trị không thành công áp dụng máy móc rập khn theo cơng thức có sẵn Có thể nói nghệ thuật quản trị ‘bí quyết”, mẹo”, “cái biết làm nào” (knowhow) nhà quản trị để đạt đến mục tiêu cuối Nghệ thuật quản trị tài nghệ, lực tổ chức, kinh nghiệm … nhà quản trị việc giải nhiệm vụ đề cách khéo léo, sáng tạo có hiệu cao Ví dụ nghệ thuật sử dụng người (bố trí vị trí, sử dụng khả năng, biết động viên, tập hợp thu hút nhân viên) Nghệ thuật mua bán; nghệ thuật cạnh tranh kinh doanh, sản xuất, nghệ thuật định (nhanh,, đúng, kịp thời) thực định (sáng tạo, linh hoạt), nghệ thuật đàm phán, giao tiếp; nghệ thuật giải khó khăn nảy sinh trình điều hành… Đặc điểm chủ yếu nghệ thuật quản trị “mẹo” gắn liền với tình cụ thể với tất đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển sáng tạo Hai mặt khoa học nghệ thuật hoạt động quản trị hai mặt vấn đề, chúng không mâu thuẫn, loại trừ mà chúng tác động lẫn bổ sung cho trình thực hoạt động quản trị Nghệ thuật phải dựa tảng, hiểu biết cách khoa học đề, lĩnh vực quản lý Nếu không dựa sở khoa học nhà quản trị dựa vào may rủi, chủ quan kinh nghiệm cá nhân mà thơi Do thành cơng tình mà khơng thành cơng tình khác Ngược lại, dựa nguyên lý ngành khoa học mà không trọng tính nghệ thuật quản trị hoạt động nhà quản trị khó thành cơng, thực tiễn xã hội, hồn cảnh thực tế khác nhau, mn hình mn vẻ ln thay đổi Do nhà quản trị, để đạt thành cơng khơng thể khơng vận dụng hai yếu tố khoa học nghệ thuật hoạt động điều hành II Nhà quản trị Khái niệm Trước tìm hiểu nhà quản trị, vai trò kỹ nhà quản trị, cần hiểu công việc quản trị tổ chức Mỗi tổ chức có mục tiêu nội dung công việc khác bàn phần trước, nhìn chung dù tổ chức kinh doanh hacông việc quản trị chủ yếu xoay quanh trục định lĩnh vực hoạch định, ThS Đặng Thanh Nam - 2011 tổ chức, lãnh đạo kiểm tra kiểm soát số hoạt động hỗ trợ khác Các nhà quản trị làm việc tổ chức, tổ chức nhà quản trị Lý thật đơn giản cơng việc quản trị tất công việc tổ chức, mà thường hoạt động mang tính phối hợp, định hướng, lựa chọn, định kết dính cơng việc tổ chức lại với để đạt mục tiêu chung tổ chức Các thành viên tổ chức chia làm hai loại: người thừa hành nhà quản trị Người thừa hành người trực tiếp thực cơng tác khơng có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo giám sát hoạt động người khác Trái lại, nhà quản trị có trách nhiệm hy, điều khiển, giám sát… hoạt động người khác, thí dụ người hầu bàn, công nhân đứng máy tiện Nhà quản trị, phân biệt với nhân viên khác người chịu trách nhiệm công việc người khác mị cấp loại sở nào, ví dụ tổ trưởng, quản đốc hay giám đốc Nhà quản trị người làm việc tổ chức, điều khiển công việc người khác chịu trách nhiệm trước kết hoạt động họ Nhà quản trị người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, vật chất thơng tin cách có hiệu để đạt mục tiêu Nhà quản trị người làm việc tổ chức, giao nhiệm vụ điều khiển công việc người khác chịu trách nhiệm trước kết hoạt động người Nhà quản trị người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, vật chất thơng tin tổ chức cho có hiệu để giúp tổ chức đạt mục tiêu Hoạt động quản trị dạng hoạt động xã hội người, cần chun mơn hóa Trong tổ chức cơng việc quản trị khơng có tính chun mơn hóa cao mà mang tính thứ bậc rõ nét Có thể chia nhà quản trị thành loại: nhà quản trị cao cấp, nhà quản trị cấp (còn gọi cấp trung gian) nhà quản trị cấp sở Phân loại cấp quản trị Quản trị viên cao cấp: Là nhà quản trị hoạt động bậc cao tổ chức, người chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức - Nhiệm vụ: Quản lý chung hoạt động tổ chức; đưa định chiến lược, tổ chức thực chiến lược để trì phát triển tổ chức ThS Đặng Thanh Nam - 2011 - Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc Quản trị viên cấp trung gian: Là nhà quản trị hoạt động quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) quản trị viên cấp sở - Nhiệm vụ: đưa định chiến thuật, thực kế hoạch sách doanh nghiệp, phối hợp hoạt động, cơng việc để hồn thành mục tiêu chung - Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc Quản trị viên cấp sở: Là nhà quản trị hoạt động cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc nhà quản trị tổ chức - Nhiệm vụ: Đưa định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển công nhân viên công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực mục tiêu chung Bên cạnh họ tham gia trực tiếp vào công việc sản xuất, kinh doanh hàng ngày doanh nghiệp - Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng tổ bán hàng, đốc cơng, trưởng ca Vai trò nhà quản trị Vai trò tồn cách ứng xử thiết lập cho phù hợp với chức vụ phận, quan riêng biệt Henry Mintzberg nghiên cứu hoạt động nhà quản lý cho nhà quản lý phải thực 10 vai trò khác phân thành nhóm sau: a - Nhóm vai trò quan hệ với người: Nhóm vai trò quan hệ với người bao gồm khả phát triển trì mối quan hệ với người khác cách hiệu Vai trò đại diện gắn liền với vị trí phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng , tiếp xúc thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc trì mối quan hệ bên bên tổ chức Vai trò quan hệ với người giúp nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực vai trò quan trọng khác ThS Đặng Thanh Nam - 2011 b - Nhóm vai trò thơng tin: Vai trò thơng tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin truyền đạt thông tin cho nhà quản trị thể trung tâm đầu não tổ chức Vai trò thu thập thông tin nắm bắt thông tin bên bên ngồi doanh nghiệp Vai trò truyền đạt hoạt động theo cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt thơng tin tiếp nhận từ bên ngồi đến thành viên nội doanh nghiệp, người sử dụng thơng tin này; thứ hai, nhà quản lý giúp truyền đạt thông tin từ cấp đến cấp thấp đến thành viên khác tổ chức, người sử dụng thông tin cách hiệu Trong vai trò truyền đạt cung cấp thơng tin cho nội vai trò phát ngơn phổ biến thơng tin cho bên ngồi vấn đề kế hoạch, sách, kết hoạt động tổ chức Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thơng tin vai trò giám sát, truyền đạt thơng tin với nội sau kết hợp việc cung cấp thơng tin quan trọng theo u cầu vai trò định c - Nhóm vai trò định: Nhóm vai trò định bao gồm việc định quan có ảnh hưởng đến tổ chức Có vai trò mơ tả nhà quản lý người định Vai trò cách tân hay gọi vai trò doanh nhân, người ln điểm gốc thay đổi cải tiến, khai thác hội Vai trò thứ nhóm vai trò xử lý tình huống: gắn liền với việc đưa hành động kịp thời tổ chức phải đối mặt với biến cố bất ngờ, khó khăn khơng lường trước Vai trò thứ ba phân phối nguồn lực tổ chức Cuối cùng, vai trò đàm phán thể đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo lĩnh vực trách nhiệm nhà quản lý Trong tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải chuyên gia lĩnh vực ngoại giao Làm ăn thời mở cửa đa phần tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn cương quyết, lý trí với nhân bí thành cơng thương lượng với đối tác * Vai trò doanh nhân (nhà kinh doanh): khuyến khích đổi Ðổi khởi đầu ý tưởng áp dụng cho q trình tiến triển cơng việc, sản phẩm dịch vụ Quá trình đổi mới, cải tiến gắn liền với vai trò người đứng đầu doanh nghiệp, cụ thể gắn liền với tìm kiếm hội kinh doanh Tuy nhiên, thúc đẩy cải tiến, đổi doanh nghiệp đòi hỏi phải kết hợp nỗ lực thành viên Hiếm có cải tiến, đổi thành công lại kết lao động người Các nghiên cứu cho thấy rằng, trình đổi cải tiến thường diễn nơi mà cá nhân cấp độ khác thực loại vai trò khác doanh nhân: người khởi xướng ý tưởng, người tài trợ (đỡ đầu) người phối hợp hoạt động ThS Đặng Thanh Nam - 2011 - Người khởi xướng ý tưởng: người phát ý tưởng tin tưởng vào giá trị sáng kiến ủng hộ phải đương đầu nhiều khó khăn trở ngại Chúng ta thường cho người cách tân người sáng tạo, dám chấp nhận mạo hiểm rủi ro Họ thường người cấp thấp tổ chức, người phát vấn đề biết đề xuất giải pháp Tuy nhiên, sáng tạo cần thiết phải có loại vai trò - Người tài trợ: Một người quản trị cấp nhận biết điểm quan trọng sáng kiến tổ chức, từ giúp tìm kiếm nguồn tài cần thiết cho việc phát triển cải tiến thúc đẩy bước tiến hành thực Ðổi tổ chức thiếu diện người tài trợ, nhiên việc thực đổi phụ thuộc vào vai trò thứ ba người phối hợp hoạt động - Người phối hợp: Là người quản trị cấp cao, người ủng hộ cho cần thiết phải đổi mới, cung cấp tài cho hoạt động cải tiến, khuyến khích, nâng đỡ tơn trọng, bảo vệ sáng kiến cải tiến thành viên Việc cải tiến thường vấp phải cản trở lề lối cũ thường khiến cho người quen thói thủ thường e ngại Người phối hợp đảm nhận vai trò cân lực cho sáng kiến cải tiến thực Thơng qua việc thực vai trò phối hợp, nhà quản lý khuyến khích, thúc đẩy việc cải tiến, đổi Thiếu ba vai trò đổi mới,cải tiến khó thực Kỹ nhà quản trị Có thể nói hoạt động quản trị hoạt động đặc biệt, đòi hỏi nhà quản trị nói chung nhà quản trị văn phòng nói riêng cần có hiểu biết rộng, thành thạo nhiều kỹ vận dụng kết hợp hài hòa kỹ để điều hành tổ chức theo mục tiêu đề điều kiện thay đổi môi trường Các kỹ mà nhà quản trị cần có là: Kỹ kỹ thuật: Với nghĩa sử dụng đây, kỹ kỹ thuật bao hàm hiểu biết thành thạo loại hình hoạt động đặc biệt, loại hình hoạt động có liên quan đến phương pháp, chu trình, thủ tục hay kỹ thuật Chúng ta mường tượng tương đối dễ dàng kỹ kỹ thuật nhà phẫu thuật, nhạc sĩ, nhân viên kế toán hay kỹ sư người số họ thực chức riêng biệt họ Kỹ kỹ thuật đòi hỏi kiến thức chun mơn, khả phân tích chun mơn thành thạo, dễ dàng việc sử dụng công cụ kỹ thuật chuyên ngành đặc biệt Trong số ba kỹ nói trên, kỹ kỹ thuật có lẽ quen thuộc ThS Đặng Thanh Nam - 2011 cụ thể nhất,số người đòi hỏi đơng Hầu hết chương trình hướng nghiệp đào tạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ kỹ thuật chuyên môn Kỹ tổ chức – nhân sự: Với nghĩa sử dụng đây, kỹ người khả người quản lý việc lao động cách có hiệu với tư cách thành viên nhóm động viên cố gắng hợp tác nhóm mà ơng ta lãnh đạo Trong kỹ kỹ thuật trước hết đề cập đến chuyện làm việc với"các đồ vật" (các chu trình hay đối tượng vật chất) kỹ người trước hết đề cập đến chuyện làm việc với người Kỹ phô diễn cách cá nhân nhận thức (và thừa nhận cách nhận thức về) cấp anh ta, nhận thức người ngang cấp với người cấp anh ta, cách hành động sau Người có kỹ người phát triển cao người nhận thức thái độ, giả thiết niềm tin cá nhân khác hay nhóm; có khả thấy tính hữu ích hạn chế cảm giác Bằng cách chấp nhận tồn quan điểm, nhận thức niềm tin khác với quan điểm, nhận thức niềm tin mình, có kỹ hiểu mà người khác thực muốn nói qua từ ngữ hành vi họ Anh ta có kỹ thành thạo việc hành vi mình, truyền đạt cho người khác điều mà muốn nói đến, ngữ cảnh người Người thường cố gắng tạo bầu khơng khí tán thành đảm bảo, người quyền cảm thấy tự việc tự biểu lộ thân mà không sợ bị khiển trách chế nhạo, cách khuyến khích họ tham gia vào việc lập kế hoạch tiến hành cơng việc có ảnh hưởng trực tiếp đến họ Anh có đủ nhậy cảm nhu cầu động người khác tổ chức đến mức đánh giá phản ứng đối với, hậu cách hành động khác mà làm Với nhạy cảm vậy, có khả mong muốn hành động theo cách có tính đến nhận thức người khác Kỹ thực tế công tác với người khác phải trở thành hoạt động tự nhiên, liên tục, đòi hỏi tính nhạy cảm không thời điểm định mà hành vi ứng xử hàng ngày cá nhân Kỹ người "một thứ thỉnh thoảng" Các phương pháp kỹ thuật áp dụng cách tùy tiện, đặc điểm nhân cách không đặt vào láy áo khốc Vì tất mà nhà quản lý làm nói (hoặc bỏ qua khơng nói khơng làm) có ảnh hưởng đến người cộng tác với nên tâm thực thân ThS Đặng Thanh Nam - 2011 sớm hay muộn lộ rõ Vì vậy, để hoạt động có hiệu quả, kỹ phải phát triển cách tự nhiên vô ý thức, phải phù hợp, phô diễn hành vi cá nhân Nó phải trở thành phận cấu thành tồn chất Vì kỹ người phận có tầm quan trọng sống đến công việc nhà quản lý làm nên dễ mô tả ví dụ kỹ người khơng đáp ứng trường hợp có kỹ cao Kỹ nhận thức Với nghĩa sử dụng đây, kỹ nhận thức bao gồm khả bao quát doanh nghiệp tổng thể Khả bao gồm việc thừa nhận tổ chức khác tổ chức phụ thuộc lẫn nào, thay đổi phận ảnh hưởng đến tất phận khác Khả mở rộng đến việc hình dung mối quan hệ cá thể doanh nghiệp với tất ngành công nghiệp, với cộng đồng, lực lượng trị, xã hội kinh tế nước với tư cách tổng thể Thừa nhận mối quan hệ nhận thức yếu tố bật tình nào, người quản lý hành động theo cách nâng cao phúc lợi tổng thể toàn tổ chức Vì thành cơng định phụ thuộc vào kỹ nhận thức người đưa định người chuyển định thành hành động Chẳng hạn, thực thay đổi quan trọng sách tiếp thị điều tối quan trọng phải tính đến tác động sản xuất, việc kiểm tra, tài chính, cơng tác nghiên cứu người có liên quan Và công việc giữ nguyên tầm quan trọng tận cấp cán điều hành cuối cùng, người phải thi hành sách Nếu nhà quản lý thừa nhận quan hệ tổng thể tầm quan trọng thay đổi họ gần chắn người điều hành thay đổi có hiệu Và vậy, hội thành công tăng lên nhiều Khơng có việc phối hợp cách hiệu phận khác doanh nghiệp phụ thuộc vào kỹ nhận thức nhà quản lý mà toàn đường hướng sắc thái tương lai tổ chức tùy thuộc vào Thái độ người điều hành cao định sắc thái tồn tính chất phản ứng tổ chức định "nhân cách công ty", phân biệt cách tiến hành kinh doanh doanh nghiệp với doanh nghiệp khác Những thái độ phản ảnh kỹ nhận thức nhà quản lý (mà số người coi "khả sáng tạo" - cách mà nhận thức phản ứng lại trước định hướng mà doanh nghiệp cần theo, trước mục tiêu sách cơng ty, lợi ích cổ đơng nhân viên công ty) Kỹ truyền thông: ThS Đặng Thanh Nam - 2011 10 doanh nghiệp, hoạt động văn phòng bị ảnh hưởng cấu tổ chức, cách thức hoạt động quan, doanh nghiệp Hai nhân viên làm việc văn phòng chưa nhận thức đắn tầm quan trọng ý nghĩa cơng tác văn phòng nên thực cơng việc thờ ơ, chưa thực trách nhiệm Tâm lý “bưng, bê, kê, dọn; dầu đèn, kèn, trống” tồn tại, người làm việc văn phòng chưa có động làm việc đắn, tích cực Bên cạnh cơng tác tổ chức văn phòng chưa thực tốt, nhân chưa bố trí, xếp chun mơn nghiệp vụ, người lao động chưa đào tạo theo chun mơn mà đảm trách Các đơn vị chun mơn khác coi văn phòng (phòng hành chính) phòng giúp việc, phục vụ khơng quan trọng nên phần ảnh hưởng tới tâm lý nhân viên văn phòng Ba chưa có chế làm việc thống nhất, rõ ràng cho khu vực văn phòng Đó tình trạng chưa ban hành nội quy, quy chế làm việc cụ thể; chưa đề chế phối hợp, kiểm tra, giám sát tương thích cho hoạt động hành văn phòng Chưa xác định rõ nhiệm vụ trách nhiệm đơn vị chức việc thực thi nhiệm vụ chung Bốn là: trình độ chun mơn nghiệp vụ phận nhân viên khu vực hành yếu, đặc biệt kiến thức quy định luật pháp, quan, doanh nghiệp kỹ nghề nghiệp Hơn tâm lý ngại cập nhật kiến thức, ngại học hỏi dẫn tới khả làm việc hạn chế so với đòi hỏi thực tế cơng việc Điều dẫn tới hiệu làm việc khơng cao, chí gây ảnh hưởng tới hoạt động chung văn phòng Năm trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng lạc hậu thiếu đồng Văn phòng quan chưa trang bị trang thiết bị đại mà chủ yếu sử dụng thiết bị với công nghệ cũ Đây hạn chế làm ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng tác văn phòng quan, doanh nghiệp (đặc biệt văn phòng quan nhà nước) Những tác động bên văn phòng quan, DN: - Do phát triển khoa học kỹ thuật, đặc biệt lĩnh vực cơng nghệ thơng tin máy tính Điều bắt buộc văn phòng quan, doanh nghiệp phải ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào hoạt động phòng để đáp ứng yêu cầu thực tế - Do cạnh tranh gay gắt kinh tế quốc gia, đòi hỏi nước nói chung công ty, doanh nghiệp cần phải cải tiến phương thức hoạt động để năm thơng tin nhanh hơn, xử lý thơng tin xác để nâng cao ThS Đặng Thanh Nam - 2011 38 sức cạnh tranh thị trương Và quan hành nhà nước khơng thể nằm ngồi xu hướng để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước thời kỳ mới, thời kỳ hội nhập quốc tế tồn cầu hóa Chính thế, máy văn phòng quan, doanh nghiệp xã hội cần phải đại hóa cách tồn diện để hoạt động hiệu - Nhận thức người xã hội ngày nâng cao, vai trò người sản xuất đại khẳng định nhân tố định cho thành cơng Chính nhận thức mà máy văn phòng với nhân tố người làm chủ đạo cần phải đổi mới, đại hóa tư nhận thức, kỹ nghề nghiệp phong cách làm việc thân, để từ tạo suất lao động cao cá nhân nói riêng tập thể văn phòng nói chung việc hoàn thành mục tiêu tổ chức Nội dung đổi đại hóa cơng tác văn phòng a Nhân tố người - nhân tố định tới hiệu làm việc văn phòng: Đội ngũ nhân làm việc văn phòng giai đoạn trước quan tâm đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; việc sử dụng lao động tùy tiện, chắp vá, dẫn tới hoạt động văn phòng trở nên hiệu quả, nhiệm vụ thực chủ yếu mang tính vụ, giản đơn Trong trình đổi đại hóa cơng tác văn phòng nhân tố người coi chủ thể trung tâm, định tới thành cơng văn phòng, với u cầu người làm việc văn phòng phải vững vàng chun mơn nghiệp vụ, thường xuyên học tập đào tạo để nâng cao trình độ, kiến thức chun mơn tiên tiến, đại; có phẩm chất đạo đức tốt có kỹ giao tiếp ứng xử lịch thiệp Người lao động văn phòng đại cần có kiến thức chuyên sâu lĩnh vực phụ trách đồng thời cần có hiểu biết rộng chuyên môn khác, đặc biệt lĩnh vực chun mơn văn phòng để hồn thành công việc giao đồng thời kiêm nhiệm cơng việc khác thích ứng cách nhanh chóng chuyển đổi công việc khác mà hiệu lao động đạt tối ưu Lao động văn phòng đại coi lao động thơng tin với tính sáng tạo trí tuệ cao Thực tế cho thấy văn phòng trang bị đầy đủ với trang thiết bị đại đòi hởi người lao động phải đào tạo thật chuyên sâu, thực công việc với yêu cầu kỹ thuật cao để có ThS Đặng Thanh Nam - 2011 39 thể vận hành trang thiết bị thành thạo, khơng để xảy sai sót dẫn tới hậu lớn Bên cạnh đó, kỹ quan người lao động văn phòng phải có trình độ tin học, ngoại ngữ kỹ “mềm” khác Với xu tồn cầu hóa cơng nghệ thơng tin hiểu biết coi tiêu chí đánh giá lực hồn thành cơng việc người nhân viên văn phòng Việc tra cứu thông tin mạng, sử dụng tài nguyên máy tính điều tất yếu cơng việc nhân viên Đồng thời việc sử dụng ngơn ngữ nước ngồi (đặc biệt anh văn) gần yêu cầu bắt buộc người làm văn phòng hay quản trị phòng để giao tiếp với yếu tố nước ngồi cách bình thường, phục vụ cho cơng tác hành ngày văn phòng Bên cạnh đó, kỹ “mềm” đòi hỏi người làm văn phòng đại cần trọng kỹ đàm phán, kỹ giải xung đột, kỹ thuyết phục, kỹ làm việc hợp tác nhóm… Ngồi ra, lao động văn phòng đại phải có khă khẳng định vị trí cộng đồng thành viên văn phòng từ có động đắn có ý chí để vươn lên nghề nghiệp Điều tạo động lực việc tự nghiên cứu, học hỏi, nâng cao trình độ người lao động văn phòng, nâng cao lực việc đáp ứng yêu cầu công việc ngày trở nên phức tạp Đồng thời tạo nên cạnh tranh lành mạnh nhân viên (yếu tố quan trọng thúc đẩy phát triển), tạo nên sức phát triển cho đội ngũ nhân viên văn phòng b Phương pháp, quy trình làm việc Một hạn chế văn phòng thiếu chế làm việc rõ ràng, thiếu chế quản lý phù hợp, thiếu quy trình làm việc chặt chẽ cho hầu hết nghiệp vụ hành văn phòng Điều dẫn tới hiệu làm việc nói chung máy văn phòng yếu kém, công tác tham mưu cho định quản lý lãnh đạo Chính việc quy định cách đầy đủ, chặt chẽ cho nghiệp vụ văn phòng điều cần thiết Ở xây dựng chế để quản lý công việc hiệu văn phòng như: - Cơ chế phối hợp giải công việc chung quan, DN chế phối hợp văn phòng với đơn vị khác - Phương pháp tổ chức hoạt động tập thể, tổ chức kiện - Cơ chế kiểm tra, đánh giá, quản lý nhân văn phòng ThS Đặng Thanh Nam - 2011 40 - Phương pháp xếp, bố trí văn phòng cơng sở… Bên cạnh đó, việc hồn thiện quy trình làm việc thực nghiệp vụ hành văn phòng vấn đề quan trọng cần thực hiện, đặc biệt giai đoạn hội nhập quốc tế Việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 14000/Environmental Management System (EMS) - Tiêu chuẩn chất lượng quốc tế áp dụng cho vấn đề vệ sinh môi trường; ISO 9002:2000/Quality Management System (QMS) - Tiêu chuẩn chất lượng quốc tế áp dụng cho Hệ thống quản lý; SA 8000/Social Accountability - Tiêu chuẩn quốc tế yêu cầu quản lý trách nhiệm xã hội trở nên quan trọng quan, doanh nghiệp với hoạt động văn phòng Chính thế, nội dung quan trọng xây dựng hồn thiện quy trình nghiệp vụ quy trình thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho quản lý; quy trình sọan thảo văn bản; quy trình lưu trữ hồ sơ… Tất chuẩn hoá theo quy định phù hợp với yêu cầu thực tiễn c Trang thiết bị văn phòng mơ hình tổ chức văn phòng: Trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phòng cần đầu tư theo hướng đại hơn, tiếp cận gần với công nghệ khu vực giới máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, phương tiện trình chiếu đại, phương tiện viễn thông… Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ cơng tác văn phòng điều cấp thiết Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho việc xử lý thông tin nhanh hơn, xác hơn; việc quản lý tra cứu hồ sơ, tài liệu hiệu hơn; chương trình phần mềm quản lý soạn thảo văn bản, quản lý nhân sự, tra cứu thơng tin, phân tích dự báo … giúp cho hoạt động quản lý quan, doanh nghiệp cá nhân nhà quản lý hiệu ThS Đặng Thanh Nam - 2011 41 Công nghệ thông tin cần ứng dụng mạnh mẽ hoạt động văn phòng đại Mạng Internet, mạng cục (LAN) phải thiết lập vận hành thông suốt để phục vụ cho công việc cho công tác quản lý Các chương trình phần mềm hỗ trợ cho cơng việc hành văn phòng cần triển khai rộng rãi đồng Theo xu hướng văn phòng quan, doanh nghiệp thiết kế khơng gian lớn, “khơng gian mở” Trong khơng gian tập trung toàn phận chức văn phòng số đơn vị khác có liên quan đến cơng tác văn phòng Các phận ngăn cách vách ngăn di động, với chiều cao từ 1,2m – 1,5m, xếp bố trí theo khu vực chức phù hợp Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng xếp vị trí thích hợp cho việc sử dụng chung theo quy trình giải cơng việc Ưu điểm mơ hình tận dụng tối đa không gian, dễ quan sát, trao đổi công việc với phận, dễ thay đổi cơng văn phòng tùy vào nhiệm vụ khác nhau, tiết kiệm, tạo nên dược môi trường làm việc thân thiện cá nhân Tuy nhiên có hạn chế định khơng có biện pháp quản lý chặt chẽ khó quản lý nhân viên tâm lý lây lan tập thể, biểu khơng tích cực nhân viên; gây tiếng động lớn thiết bị vận hành với tần suất cao, liên tục; chi phí ban đầu lớn… III Tổ chức họp, hội nghò Họp: “cuộc họp có tổ chức, có nhiều người tham dự để bàn bạc công việc chung” (Từ điển Việt Nam) Ngồi hiểu hội nghị hội họp diễn theo quy trình, thủ tục đònh, có thành phần tham dự xác định nhằm giải vấn đề chung Giai đoạn chuẩn bị trước họp, hội nghò a Lập kế hoạch tổ chức Bản kế hoạch tổ chức hội nghị văn soạn thảo theo quy định quan, DN theo mục đích, yêu cầu, nội dung hội nghị Bản kế hoạch sau phê duyệt người có thẩm quyền, in nhiều gửi cho cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức thực Thông thường kế hoạch tổ chức bao gồm nội dung sau: - Tên hội nghò, chủ đề hội nghò - Mục đích, u cầu, nội dung hội nghị hướng tới giải ThS Đặng Thanh Nam - 2011 42 - Thời gian tổ chức - Đòa điểm tổ chức - Thành phần tham dự hội nghò - Kinh phí tổ chức - Phân cơng tổ chức thực b Lập chương trình hội nghò (chương trình nghò sự) Bất kỳ họp hay hội nghị có nội dung cần giải nội dung giải theo trình tự thời gian Trong việc chuẩn bị xây dựng chương trình nghị sự, cần ý tới trình tự giải thời gian tổng thể hội nghị Lưu ý tới vấn đề sau: - Trong chương trình nên trình bày nội dung giải hội nghị Các nội dung phải xếp hợp lý theo trình tự trước sau Ví dụ: khơng thể hội nghị tổng kết công tác mà ý kiến đạo cấp lại xếp trình bày sau khai mạc Cũng khơng nên trình bày q nhiều nội dung chương trình làm người tham dự thấy mệt mỏi tạo nên áp lực họp - Trong chương trình phải phân bố thời gian hợp lý cho nội dung Việc phân bố thời gian phải vào thời gian tổng thể hội nghị tính chất cuả nội dung cần giải Chẳng hạn, với nội dung thảo luận lấy ý kiến đóng góp thành viên cho nhiệm vụ cần có thời gian dài ý kiến khơng tập trung có tranh luận Các hội nghị, họp phải có thời gian giải lao thời gian dự phòng trường hợp có cố xảy - Ghi rõ cá nhân hay đơn vò giao thực hay phụ trách nội dung họp, hội nghị Thơng thường chương trình quan hành nhà nước thường ghi tên cá nhân người thực hiện, doanh nghiệp lại ghi kèm thêm chức danh Việc ghi thêm chức danh tạo hiệu người tham dự Chẳng hạn đọc báo cáo tổng kết ghi tên “ô.Minh” thành viên dự hội nghị không tập trung dòng chữ kèm theo “Ơ.Minh -Tổng Giám đốc”, chức danh quan trọng đủ đảm bảo tầm quan trọng báo cáo mà ông ta trình bày - Trong chương trình trình bày thêm hướng dẫn hay điều cần lưu ý thành viên tham dự để giúp đảm bảo chất ThS Đặng Thanh Nam - 2011 43 lượng họp Ví dụ: nội dung thảo luận yêu cầu thành viên vào vấn đề nhiệm vụ trọng tâm, tiêu, nhân sự, tài chính, sản phẩm mới… Bản chương trình hội nghị Thời gian 8.00 – 8.15 Nội dung Người thực Khai mạc Lễ chào cờ 8.15 – 8.30 Tun bố lý do, giới thiệu đại biểu (nếu có) Ơ Trung 8.30 – 8.20 Báo cáo tổng kết cơng tác năm 2008 Ơ Nam Giám đốc 8.20 – 9.15 Thảo luận tiêu giải pháp năm 2009 Bà Lan Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh … …………………………… 11h30 Ghi ………… Chú ý: - Chỉ tiêu xuất - Kế hoạch sản xuất sản phẩm …………………… Bế mạc c Xác đònh thành phần tham dự Căn vào mục đích, nội dung, tính chất hội nghò, thư cần lập danh sách thành viên tham dự hội nghị Khi xác đònh thành viên tham dự đại biểu (khách mời) cho xác đầy đủ điều kiện quan trọng cho thành công hội nghò tiết kiệm kinh phí, thời gian Với thành phần tham dự nội quan nên lựa chọn người có liên quan trực tiếp có khả giải vấn đề đặt hội nghò Đó phải người có kiến, quan điểm, biết đưa giải pháp hiệu người chịu trách nhiệm đơn vị chức ThS Đặng Thanh Nam - 2011 44 Với đại biểu, khách mời cá nhân, quan bên cần phải lập danh sách theo đạo lãnh đạo dựa sở đề nghị Danh sách phải lãnh đạo duyệt (hoặc người chủ tọa) Lưu ý lập danh sách khách mời bên cần ý tới mối quan hệ công tác quan, tổ chức, doanh nghiệp cấp trên, quan quản lý hành nhà nước hay đối tác truyền thống, tiềm d Chuẩn bò đòa điểm tổ chức Việc chuẩn bị phòng họp, hội nghị có tính chất quan trọng kết họp, hội nghị Người thư ký kết hợp với phận quản trị khả tự lựa chọn để bố trí, chuẩn bị địa điểm thích hợp, đủ điều kiện để họp, hội nghị diễn thành công Để lựa chọn xác, cần ý tới tính chất, mục đích họp; vào số lượng; đặc điểm người tham dự; sở vật chất có quan Chẳng hạn họp kỷ luật thành viên tổ chức vi phạm quy định quan khơng nên chọn phòng họp gần nơi tập trung đông người, nên lựa chọn phòng họp kín đáo, bảo mật để đảm bảo cho yêu cầu công tác tổ chức nhân Một số u cầu bố trí phòng họp, hội nghị: - Trong phòng họp cần bố trí bàn ghế phù hợp với mục đích họp: Phần lớn bố trí theo kiểu hội trường có bục cao để diễn giả thuyết trình, ghế đại biểu, người tham dự Trường hợp cần thiết bố trí thêm bàn đoàn chủ tòch (chủ tọa), bàn thư ký, phóng viên Với hội nghò có số lượng người tham dự mang tính chất trao đổi bình đẳng bố trí bàn theo hình chữ nhật, hình tròn hay hình e-lip, hình bầu dục Người chủ tọa phải ngồi vò trí người dễ nhìn thấy Nếu hội nghò có tham dự khách quan trọng, cần ngồi theo thứ tự, cần chuẩn bò biển (họ tên, chức danh, chức vụ hai mặt) đặt vào vò trí xác đònh giúp đại biểu nhanh chóng biết vò trí mình.Với đàm phán, thương thảo bố trí hai bên ngồi đối diện, lãnh đạo hướng (hướng cửa chính), đối tác hướng vào (quay lưng cửa chính) để tạo chủ động cho lãnh đạo ThS Đặng Thanh Nam - 2011 45 - Việc trang trí cho phòng họp phải phù hợp với quy định mục đích hội nghò Tránh phô trương, hình thức không đại khái, qua loa Một số hội nghò cần trang trí theo nghi lễ phải có quốc kỳ, cờ Đảng, tượng Bác, băng rôn, hieäu, khăn phủ bàn giỏ hoa bàn khách mời danh dự, … Cần chuẩn bị bảng tên, chức danh khách mời hay lãnh đạo chủ chốt đặt bàn vị trí - Chuẩn bò chu đáo đảm bảo vận hành thông suốt hệ thống âm (micrro, loa), ánh sáng, quạt (điều hòa không khí), thông gió; hình, máy chiếu, máy tính xách tay… Chuẩn bò sẵn sàng loại trang thiết bị khác hỗ trợ điện thoại, máy in, photocopy, máy ghi âm, chụp ảnh, fax… đặc biệt ý tới nguồn điện dự phòng Trường hợp có người nước tham dự, thư ký người phiên dịch phải chuẩn bò người khác phiên dòch Hiện số quan, doanh nghiệp lớn trang bị hệ thống máy phiên dịch, giúp cho hội nghị đạt hiệu tốt Họp giao ban ThS Đặng Thanh Nam - 2011 46 e Chuẩn bò văn bản, tài liệu hội nghị Việc chuẩn bị tài liệu có ý nghĩa định đến thành công hội nghị Mỗi họp hay hội nghị tổ chức nhằm tới giải hay số vấn đề khác quan, doanh nghiệp Chính thế, việc chuẩn bị văn bản, tài liệu thể nội dung thông tin để thành viên tham dự bàn bạc đưa định đóng vai trò quan trọng cơng tác chuẩn bị Để chuẩn bị hồ sơ, tài liệu họp hay hội nghị, phải vào mục đích nội dung họp bàn tới để chuẩn bò tài liệu thật đầy đủ Cần chuẩn bò kiểm tra văn bản, tài liệu cho đầy đủ trước hội nghò tiến hành, kể trường hợp văn phải đảm bảo yếu tố pháp lý cần đóng dấu treo, dấu giáp lai Lưu ý tới danh sách đại biểu hay tác giả có tham luận trình bày hội nghò Nếu có người nước tham dự cần chuẩn bò tài liệu dòch ngôn ngữ đại biểu (hoặc tiếng Anh) f Phối hợp phận khác chuẩn bò hậu cần Một số cơng việc cần chuẩn bị cho công tác sau: - Chuẩn bị nước uống cho người tham dự Trường hợp có vị khách mời quan trọng chuẩn bị ly uống nước Riêng bục để diễn giả phát biểu cần chuẩn bị ly nước thay đổi cho người - Chuẩn bò đồ ăn, giải khát giải lao, bữa ăn hay tiệc chiêu đãi hội nghò lớn, quan trọng, kéo dài Cần coi trọng vấn đề xảy không hài lòng hay phật ý khách ảnh hưởng đến uy tín quan, lãnh đạo Cơng tác cần bố trí đầy đủ nhân phục vụ, với thái độ lịch sự, chu đáo mực - Chuẩn bò đđầy đủ phương tiện di chuyển, hội nghò nơi nghỉ ngơi khách không đòa điểm Trường hợp có nhiều họp, hội nghò diễn đồng thời khu vực có nhiều hướng cần chuẩn bò biển báo, biển dẫn Sắp xếp nơi để xe, hướng dẫn nơi họp, khu vực phục vụ, khu giải trí, nhà vệ sinh - Chuẩn bò chu đáo nơi ăn nghỉ đại biểu, trường hợp hội nghò diễn dài ngày Nên bố trí nơi ThS Đặng Thanh Nam - 2011 47 ăn nghỉ gần đòa điểm hội nghò đảm bảo thuận lợi cho đại biểu trình tham dự hội nghò - Ngồi chuẩn bò cờ, biểu ngữ, băng rôn, hiệu, hoa, tranh ảnh, phần thưởng, quà tặng cho người khen thưởng, cho đại biểu (cuộc họp khen thưởng, lễ hội, lễ kỷ niệm) g Chuẩn bò kinh phí Trong cơng tác tổ chức hội nghị cơng việc quan trọng việc lập dự tốn cho hội nghị Bản dự tốn cần lập chi tiết, tỉ mỉ cho nội dung phải chi, phù hợp với quy định pháp luật hay quan, doanh nghiệp lãnh đạo hay người có thẩm quyền phê duyệt Trong q trình tổ chức, khoản chi mà người thư ký thực phải đảm bảo đầy đủ chứng từ, hóa đơn; ghi chép đầy đủ khoản chi để toán với phận tài vụ sau hội nghò kết thúc h Soạn thảo gửi thư mời Việc soạn thảo thư mời cơng việc quan trọng, khơng có nghĩa họp hay hội nghị cần soạn thảo thư mời Chỉ soạn thảo thư mời họp hay hội nghị quan trọng, trường hợp có khách mời ngồi quan, tổ chức, doanh nghiệp Còn họp nội cần thơng báo lịch cơng tác hàng tuần hay hệ thống mạng nội (LAN) đơn giản viết thông tin quan, tổ chức, doanh nghiệp Yêu cầu thư mời phải ngắn gọn, toát lên tính lòch sự, trang trọng thu hút quan tâm người mời; thư mời phải gửi tới người nhận đảm bảo người nhận có đủ thời gian xếp, chuẩn bò cho công việc cho việc tham dự hội nghò Trường hợp khẩn cấp gọi điện báo trước gửi giấy mời sau Nội dung giấy mời thơng thường bao gồm thơng tin: - Chủ đề, tên lý hội nghò (cuộc họp) đề tài (hội thaûo) - Tên, chức danh người mời tham dự - Thời gian diễn hội nghò (ngày, tổ chức) ThS Đặng Thanh Nam - 2011 48 - Đòa điểm tổ chức (ghi rõ số phòng, lầu, đường phố, phường…) - Chương trình hội nghị - Quy đònh khác trang phục, thành phần dự (nếu có) Với giấy mời, thư mời doanh nghiệp nước có chữ: “Xin vui lòng phúc đáp” theo số đieän thoại hay địa hộp thư điện tử doanh nghiệp tổ chức Điều quan trọng, giúp người thư ký xác định tương đối xác số người tham dự để cơng tác chuẩn bị phục vụ chu đáo, đầy đủ i Thoâng tin, tuyên truyền Đối với hội nghò, lễ kỷ niệm lớn ý tới việc tuyên truyền phương tiện thông tin đại chúng để nâng cao hiệu quảng bá cho hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần trao đổi xin ý kiến đạo lãnh đạo vấn đề để thống hình thức nội dung đưa tin báo chí hoạt động tác nghiệp cụ thể phóng viên hội nghị Cơng việc cần chuẩn bị chu đáo, cẩn thận ràng buộc hợp đồng thức bên Giai đoạn tiến hành họp, hội nghị a Kiểm tra lại công việc trước khai mạc Nhà quản trị phải tới trước khoảng 30-45 phút để kiểm tra lại toàn điều kiện để đảm bảo hội nghò diễn thành công Cần kiểm tra lại tồn cơng việc chuẩn bị từ trước như: phòng họp, ánh sáng, âm thanh, trang thiết bò; xếp bố trí bàn ghế; bố trí bàn đón tiếp, loại biển báo, sơ đồ đặt vị trí hay chưa; tài liệu phục vụ hội nghò; cơng tác khánh tiết cờ, hoa, hiệu, băng rôn, phần thưởng, quà tặng; công tác hậu cần (nước uống, bữa ăn…); nhân phục vụ … Khi kiểm tra thấy có sai sót hay chưa đầy đủ cần phải kết hợp với phận khác nhanh chóng khắc phục Với thiếu sót lớn, ảnh hưởng tới hội nghò cần báo cáo với lãnh đạo hay người có thẩm quyền để xin ý kiến đạo giải ThS Đặng Thanh Nam - 2011 49 b Đón tiếp đại biểu Phải bố trí bàn đón tiếp cửa vào (cửa chính) phòng họp, ghi rõ biển “bàn đón tiếp” để khách đến dự biết Với hội nghị có đông người tham dự bố trí nhiều bàn đón tiếp chia thành nhóm như: theo quan, theo đòa phương Với khách mời đặc biệt hay đại biểu cấp cần bố trí phòng đón tiếp riêng Trong thời gian khách chờ, thư ký khéo léo hỏi thêm số thông tin cá nhân để giới thiệu đầy đủ, xác Với hội nghò lớn cần chuẩn bò thẻ đại biểu, gửi thẻ giấy mời trao cho đại biểu đại biểu tới dự Trong lúc chờ khai mạc mở nhạc, truyền hình, dùng máy chiếu hình ảnh hoạt động quan hình ảnh liên quan đến nội dung hội nghị để khách theo dõi mà khơng cảm thấy nhàm chán, đơn điệu việc chờ đợi 2.4 Ghi biên Trong họp hay hội nghị, thư ký định ghi biên (với họp, hội nghò, hội thảo lớn quan trọng ban thư ký ghi) Thư ký phải tập trung để ghi biên cho xác Các thông tin cần có biên bản: - Thời gian bắt đầu, kết thúc hội nghị - Thành phần tham dự - Chủ tòch đoàn (người chủ trì) thư ký đoàn (người thư ký) - Nội dung diễn biến họp - Các ý kiến phát biểu, thảo luận họp - Các kết luận hay ý kiến đạo lãnh đạo, cấp - Quá trình kết bầu cử (nếu có) ThS Đặng Thanh Nam - 2011 50 - Chữ ký chủ tọa thư ký, trường hợp họp nhiều bên có liên quan tới tra, kiểm tra, giải tranh chấp cần có chữ ký bên Giai đoạn kết thúc họp, hội nghị Ngay sau hội nghị kết thúc triển khai mệnh lệnh lãnh đạo người chủ trì hội nghị đến cá nhân, đơn vị liên quan để tổ chức thực Có thể triển khai hình thức văn hình thức khác điện thoại, e-mail, fax - Hoàn thiện dự thảo báo cáo, nghị quyết, biên bản… bổ sung, thông qua hội nghị, tiến hành thủ tục cho ban hành thức Lưu ý, biên cần có chữ ký bên có liên quan phải gửi cho người có liên quan ký vào biên - Soạn thảo báo cáo, công văn thơng báo kết hội nghò cho quan, tổ chức có liên quan; cơng văn trao đổi phối hợp triển khai nội dung thông qua hội nghị với quan khác - Soạn thảo thư cảm ơn gửi quan có liên quan, đại biểu tới dự đóng góp cho hội nghò Sau hội nghị, cần thu thập giấy tờ tài liệu liên quan tới công tác tổ chức, lập thành hồ sơ hội nghị Với họp nội hay định kỳ họp giao ban, họp sơ kết tháng… khơng cần lập hồ sơ (vì thơng thường có ý kiến đạo nhà quản lý, văn tài liệu hình thành ít) mà cần lập sổ ghi biên chung - Thu dọn hội trường, xếp lại bàn ghế, hoàn trả trang thiết bò (với văn phòng phẩm, quà tặng, tài liệu lại cần báo cáo lãnh đạo hay chủ tọa hội nghò) Bàn giao trang thiết bò, thấy cần thiết làm biên bàn giao để tránh tình trạng thiết bò hư hỏng khó xác đònh trách nhiệm - Thu thập hóa đơn, chứng từ chi phí cho hội nghò; lập kê chi tiết khoản chi phí xếp hóa đơn, chứng từ chi phí khoản; lấy chữ ký xác nhận lãnh đạo hay chủ tọa Khi toán cần kèm theo dự trù kinh phí để có sở đối chiếu xác -// -ThS Đặng Thanh Nam - 2011 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị học, Đồn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Giao thông Vận tải, 2007 Quản trị Hành văn phòng, Mike Harvey - Dịch giả: Cao Xuân Đỗ., Nhà xuất bản: Hồng Đức, 2008 Quản trị Hành chánh Văn phòng, Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuất Thống kê, 2007 Quản Trị Hành Chính văn Phòng, Vương Thị Kim Thanh, Nxb Thống kê, 2009 Quản Trị Hành Chính Văn Phòng, Vũ Đình Quyền Nxb Thống kê, 2009 ThS Đặng Thanh Nam - 2011 52 ... đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc Quản trị viên cấp trung gian: Là nhà quản trị hoạt động quản trị. .. đạo quan Quản trị văn phòng Văn phòng đơn vị cấu tổ chức chung quan, doanh nghiệp Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức riêng, hoạt động văn phòng đặt đạo điều hành Chánh văn phòng (hoặc... mệnh lệnh… nhà quản trị văn phòng đến cá nhân viên để điều hành hoạt động văn phòng hiệu trình thực chức nhiệm vụ mà văn phòng phân cơng Ngun tắc thực chức lãnh đạo quản trị hành văn phòng Mệnh lệnh