Đề cương Quản trị văn phòng

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu nhận, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

- Câu Những vấn đề chung văn phòng Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu nhận, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức  Chức Văn phòng Chức tham mưu tổng hợp: + Xây dựng quy chế làm việc tổ chức quy chế làm việc quan +Xây dựng kế hoạch công tác tháng, quý, năm xếp lịch công tác hàng tuần +Thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ cho việc định quản lý +Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, định quản lý + Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác tổ chức báo cáo thường kì hoạt động quan + Thẩm định VB đơn vị chuyên môn soạn thảo VB văn phòng soạn thảo Chức thông tin: Để thực tốt chức tham mưu tổng hợp nhằm phối hợp tổ chức hoạt động quan đòi hỏi văn phòng phải thu thập, xử lý thường xuyên nguồn thông tin từ đơn vị quan Chức phục vụ đảm bảo hậu cần cho quan + Tổ chức phục vụ họp, hội nghị quan + Đảm bảo liên lạc giao tiếp đối nội, đối ngoại, xây dựng củng cố mqh đơn vị quan, với tổ chức bên với cá nhân tới làm việc quan + Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo + Tiếp nhận văn đến, chuyển giao theo dõi, đôn đốc trình giải văn + Đánh máy, in ấn, làm thủ tục ban hành văn + Quản lý tài sản, vật tư Quản lý tài chính, kế toán Phục vụ y tế + Đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc quan + Lưu trữ hồ sơ hình thành trình hoạt động quan + Chăm lo đời sống cán quan  Cơ cấu tổ chức văn phòng Lãnh đạo phòng: Chánh Văn phòng Các phó chánh văn phòng Các phận trực thuộc văn phòng: Phòng tổng hợp, Phòng hành chính, văn thư, Phòng quản trị, Phòng lưu trữ  Vị trí văn phòng Văn phòng đơn vị tổ chức quan, tai mắt Thủ trưởng quan Giúp việc cho thủ trưởng quan: xác định chương trình công tác chung, biện pháp, điều hành máy thuộc quyền quản lý Tiếp nhận nguồn thông tin, phục vụ nhu cầu quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo Là nơi giao tiếp quan với quan, tổ chức, cá nhân -  Nhiệm vụ văn phòng Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị XD chương trình, kế hoạch báo cáo chương trình, kế hoạch công tác quan - - - - - - - - Thu thập thông tin, xử lý cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, đạo, điều hành thủ trưởng quan Giúp thủ trưởng quan quản lý, đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ quan đơn vị trực thuộc Quản lí tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật phương tiện làm việc quan Chủ trì việc gìn giữ mối liên hệ công tác lãnh đạo quan với quan khác với công dân Giúp thủ trưởng quan điều hòa, phối hợp đơn vị quan để thực chương trình công tác quan Chủ trì phối hợp đơn vị chuẩn bị, tố chức hội nghị, hội thảo, họp, làm việc quan; Ghi biên họp, làm việc Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng  Vai trò văn phòng hoạt động quản lý Công tác văn phòng thực tốt tạo tiền đề phát triển cho quan, đơn vị Nâng cao hiệu suất chất lượng lao động quan, đơn vị Tao nề nếp làm việc khoa học quan Giảm bớt thủ tục hành trình giải công việc Cung cấp đầy đủ, xác kịp thời thông tin phục vụ hoạt động quản lý Tăng cường khả khai thác, sử dụng nguồn lực quan, đơn vị Giúp cho hoạt động quan trì kiểm soát chặt chẽ  Các loại hình văn phòng VP quan, hành nhà nước từ TW đến địa phương VP tổ chức trị, tổ chức trị xã hội- xã hội VP đơn vị nghiệp, tổ chức dịch vụ công VP đơn vị thuộc lực lượng vũ trang VP đại diện VP doanh nghiệp  Nguyên tắc làm việc văn phòng Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng: chánh văn phòng người đứng đầu văn phòng, người có thẩm quyền định tất công tác văn phòng Nguyên tắc làm việc kết hợp: công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp cần thiết làm việc với lãnh đạo quan, báo lại chánh văn phòng để tổ chức đạo theo thủ tục hành Câu Những vấn đề chung quản trị hành văn phòng Quản trị hành văn phòng lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, liên quan tới hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát công việc hành vp nhằm xử lý thông tin để đạt tới mục tiêu ấn định trước  Chức quản trị hành văn phòng - Chức hoạch định kế hoạch: đòi hỏi lên kế hoạch cách xác thực bao gồm xác định mục tiêu tổ chức, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập kế hoạch hoạt động phải có phân công, phối hợp phận tổ chức, phải cân nhắc nhiều mặt - cách thực tế, khả thi theo chức nhiệm vụ nguồn huy động Chức tổ chức nhân sự: xây dựng cấu máy hợp lý để hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ quan Nhiệm vụ phải có cấu tổ chức thực hiện, chức tổ chức liên quan chặt chẽ tới vấn đề nhân sự, tuyển dụng, trách nhiệm - nhân phận, đơn vị cấu tổ chức Chức điều hành: chức quan trọng, yêu cầu nhà quản trị thiết lập sử dụng quyền hành để đạo, hướng dẫn, điều hành công việc Nhà quản trị cấp cao xây dựng định hướng chung, biện pháp lớn, nội quy, quy chế làm việc sách Nhà - quản trị cấp lãnh đạo trực tiếp, thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu Chức kiểm tra: chức quan trọng liên quan đến việc xem xét kết thực công việc đơn vị Thông qua kiểm tra phát sai sót trình thu thập, xử lý thông tin, điều chỉnh sai lệch tổ chức nên phải thực thường xuyên việc xử dụng phương tiện: ngân quỹ chi tiêu, sổ sách tra  Kĩ nhà quản trị - Kĩ kĩ thuật: Là khả cần thiết để thực công việc cu thể hay nói - cách khác trình độ chuyên môn nhà quản trị Kĩ nhân sự: khả giao tiếp làm việc với đồng nghiệp Kĩ tư duy: Đòi hỏi nhà quản trị phải nắm dc tính phức tạp hoàn cảnh có giải pháp làm giảm bớt phức tạp -  Các cấp quản trị Quản trị cấp sở: Nhà quản trị người huy, điều hành, hoạt động người khác, người quản trị làm công việc cụ thể, bên cạnh nhiệm vụ cụ thể, người quản trị nhiệm vụ giám sát, đôn đốc, kiểm tra công việc - người khác theo kế hoạch quan Quản trị trung gian: Là người phụ trách số đơn vị quan, đứng cấp sơ sở đứng nhà quản trị cao cấp Ví dụ: quan có Tổng giám đốc quản trị cấp trung gian Giám đốc - Nhà quản trị cao cấp: người đứng nấc thang hệ thống quản trị, người phải chịu trách nhiệm cao kết hoạt động tổ chức Họ hoạch định chiến lược nhằm phát triển tổ chức nên yêu cầu phải có tầm nhìn xa, bao quát để vạch đường lối, sách cho phát triển  Tiêu chuẩn nhà quản trị - Nhà quản trị phải dc đào tạo, có trình độ thâu tóm, khái quát cao, đặc biệt đào tạo - chuyên môn, ngiệp vụ Nhà quản trị phải có khả đảm nhận giải công việc giao Có khả hướng dẫn, truyền đạt để nhân viên hiểu chủ trương biện pháp, cách - thức giải công việc Nhà quản trị phải có quan điểm khoa học, đổi công việc Phải sâu vào quần chúng, nắm bắt đời sống hay sở trường cá nhân Có đầu óc khôi hài để làm dịu tình căng thẳng Có phong cách lịch biết cách xã giao Ứng xử khéo léo, biết kiềm chế xúc động, tình cảm bột phát Xử lý tình nhanh hợp lý Phải tự tin vào thân Có khả phán đoán tình huống, dự đoán diễn biến, kết việc Có khả nói viết để truyền đạt ý tưởng cho nhân viên CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CỦA CƠ QUAN Câu Khái quát chung hoạch dịnh - Hoạch định trình XĐ mục tiêu tổ chức biện pháp để đạt mục tiêu Có loại hoạch định: + Hoạch định chiến lược: việc xác định mục tiêu TC biện pháp để đạt mục tiêu khoảng thời gian định + Hoạch định tác nghiệp: việc xác định tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ - chức phải thực trogn trình thực hoạch định chiến lược  Vai trò hoạc định QTVP Hoạch định chức giữ vai trò mở đường hoạt động quản trị VP Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động công tác văn phòng nói riêng quan nói chung - Hoạch định để triển khai đồng có trọng tâm, trọng điểm công tác văn phòng thời gian định, tạo phói hợp đơn vị cá nhân việc - thực công tác văn phòng  Nội dung hoạch định QTVP - Xậy dựng chương trình công tác thường kỳ quan - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ văn phòng - Hoạch định họp, hội thảo, lễ hội quan lãnh đạo quan - Hoạch định chuyến công tác lãnh đạo quan - Hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan - Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho quan hoạt động…  Phương pháp thực chức hoạch định QTVP Phương pháp chung, công tác hoạch định tiến hành theo trình tự: xác định mục tiêu, yêu cầu; khảo sát đánh giá tình hình tại; xác định nội dung công việc; xác định điều - kiện thực hiện; tổ chức thực hiện; đánh giá kết quả; Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ rành, cụ thể nội dung; làm việc gì? Tại phải làm? Làm nào? Ai làm? Làm đâu? Bao - làm?  Văn phòng giúp thủ trưởng quan công tác chuẩn bị hội nghị Các hội nghị nói chung, đặc biệt hội nghị lớn, có quy mô ngành, đơn vị chủ trì hội - nghị thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị Căn vào kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan theo dõi, đôn - đốc đơn vị chuẩn bị tốt công việc phân công, tiến độ thời gian Trong hội nghị thường có văn báo cáo, đề án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo, nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất với lãnh - đạo quan phân công cho đơn vị chuẩn bị văn Khi văn đơn vị dự thảo xong, Văn phòng kiểm tra lại quy trình biên - soạn, đảm bảo thẩm quyền ban hành thể thức văn Sau kiểm tra, thấy đúng, Văn phòng trình thủ trưởng quan xét duyệt Sau duyệt, Văn phòng thực việc đánh máy, nhân bản, ghép tài liệu Văn dùng hội nghị phải đảm bảo nội dung, thể thức đủ số lượng so với yêu cầu  Để đại biểu đến đủ, thành phần chủ động trình dự hội nghị, Văn phòng tổ chức việc chuyển đến đại biểu giấy tờ, tài liệu cần thiết như: - Công văn triệu tập hội nghị Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm nội dung cần thiết khác để đại biểu chuẩn bị - Chương trình hội nghị, - Các báo cáo chính, - Các báo cáo tham luận, dự thảo văn khác (nếu có) Ngoài nội dung trên, nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề nghị với thủ trưởng quan chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu mời dự hội nghị Thuộc trách nhiệm mình, nhà quản trị Văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt sở vật chất đảm bảo cho hội nghị Đó kinh phí, phương tiện lại, nơi ăn, nơi nghỉ cử cán nhân viên trực tiếp phục vụ hội nghị, phương tiện nghe nhìn Văn phòng phải xếp chỗ ngồi Sau số mô hình xếp chỗ ngồi họp, Hội nghị: - Câu Khái niệm, vai trò nguyên tắc hoạt động lễ tân Lễ tân tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc tổ chức, cá nhân Nhân viên lễ tân làm việc vị trí tiền phong công ty, người tiếp đón khách hàng đến liên hệ trực tiếp với công ty với nhiệm vụ tạo ấn tượng vàng tốt đẹp, trung gian nhận lưu chuyển điện thoại gọi đến chuẩn chuyên nghiệp Phụ trách công việc hành chấm công, quản lí văn phòng phẩm, đặt vé máy bay, đặt dịch vụ du lịch, khách sạn,  Phân loại lễ tân + Lễ tân ngoại giao: Bộ phận hệ thống nghi thức nhà nước gồm hoạt động đối ngoại quốc gia, vùng lãnh thổ Quy định điều chỉnh: thông lệ quốc tế, tập quán quốc gia Nội dung: thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao, thăm thức + Lễ tân nội quốc gia: Các hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi quan, tổ chức, cá nhân nước + Lễ tân kinh doanh: hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi tổ chức kinh tế Hoạt động lễ tân nói chung thực sở quy định pháp luật, tập quán  Vai trò lễ tân + Công tác lễ tân tổ chức tốt tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải công việc quan trọng khác + Tổ chức tốt công tác lễ tân tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với đối tác, sở quan trọng để tạo nên bầu không khí thuận lợi quan hệ công tác, đặc biệt kinh doanh + Là công cụ quan trọng cần thiết thiếu hoạt động đối ngoại Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động đối ngoại, chí ảnh hưởng tới quan hệ quốc gia + Hoạt động lễ tân, lễ tân ngoại giao vừa công cụ trị hoạt động đối ngoại nhà nước, vừa phương tiện thực cụ thể hóa nguyên tắc luật pháp quốc tế quốc gia + Thông qua thủ tục lễ tân công nhận, người ta giải khó khăn tưởng vượt qua để tiến hành công việc cách thuận lợi  Nguyên tắc công tác lễ tân -Tuân thủ tập quán, thông lệ quốc tế -Tôn trọng quy định, tập quán quốc gia -Tôn trọng phong tục, tập quán địa phương, vùng, miền -Bình đẳng, có lợi -Thận trọng, lịch sự, nghiêm túc lời nói, cử Câu Những vấn đề chung thông tin phục vụ cho lãnh đạo -  Khái niệm thông tin Thông tin trao đổi, truyền bá tin tức kiện, tình hình hoạt động - người nói (người gửi) người nghe (người nhận) Thông tin quản lý phản ánh nội dung phương pháp vận dụng liên lạc - đối tượng, yếu tố hệ thống hệ thống với môi trường Quản trị thông tin việc hoạch định, tổ chức – phối hợp, điều hành có kiểm soát - hệ thống thông tin cho có hiệu  Vai trò thông tin hoạt động quản lý Thông tin phương tiện thống hoạt động tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Thông tin sở để nhà quản lý đưa định quản lý đứng đắn Thông tin sở để xây dựng kế hoạch, chương trình công tác lãnh đạo quan Thông tin bổ sung nâng cao chất lượng kiểm tra, kiểm soát hoạt động quản lý Thông tin đối tượng lãnh đạo cán bộ, công cụ đắc lực nhà quản lý  Yêu cầu thông tin hoạt động quản lý Thông tin phải phù hợp, đảm bảo tính xác để nhà quản lý phân tích, đánh giá - vấn đề nhằm đưa định đứng đắn Đảm bảo tính đầy đủ: nhằm mô tả đầy đủ vật, tượng để giúp nhà quản lý hiểu - rõ vấn đề định hợp lý xác Đảm bảo kịp thời: xác định rõ ràng, phát huy hiệu thời điểm định quản lý - - Tính hệ thống, tổng hợp: theo trình tự hợp lý, logic giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian Đơn giản, dễ hiểu: để đảm bảo định mang tính khả thi, hiểu làm Đảm bảo tính yêu cầu bí mật Đảm bảo hiệu quả: đáp ứng nhu cầu hiệu xử lý thông tin  Quy trình cung cấp thông tin Bước 1: Xây dựng nhu cầu thông tin cho quan, đơn vị Bước 2: Xây dựng tổ chức nguồn thôn tin Bước 3: Thu thập thông tin Bước 4: Xử lý thông tin Bước 5: Cung cấp thông tin Bước 6: Bảo quản, lưu trữ tài liệu Câu Khái niệm, ưu điểm nhược điểm số cách bố trí văn phòng -Văn phòng kín: Đây cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch phòng, phận với tường xây ngăn cách có cửa vào đóng kín, khóa cần thiết Ưu điểm bảo đảm độc lập phận, không gây ồn ào, trật tự, đáp ứng yêu cầu bí mật thông tin cần thiết Nhược điểm: tốn diện tích, thiếu động, chi phí lớn, tốn thời gian di chuyển phận, khó kiểm soát hoạt động nhân viên -Văn phòng mở: toàn văn phòng không gian rộng lớn ngăn thành ô, khoang vật liệu, dụng cụ thích hợp Ưu điểm: Tận dụng diện tích mặt bằng, diện tích điều chỉnh theo số lượng người, động tường ngăn nên dễ bố trí lại cần thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn, nhân viên có điều kiện gần gũi Nhược điểm: gây ồn ảnh hưởng đến xung quanh, giảm tập trung cho công việc, khó bảo đảm bí mật thông tin cần thiết - Văn phòng phân tán: phận bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực nhiệm vụ Ưu điểm: áp dụng phổ biến nâng cao tính chủ động cho phận, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi Nhược điểm: không sử dụng hết công suất thiết bị, lực nhân viên văn phòng, chi phí văn phòng lớn -Văn phòng tập trung: + Văn phòng tập trung theo địa bàn: Các hoạt động phải tập trung vào địa điểm phòng hành chính, quyền quản lý nhà quản trị hành Ưu điểm: Dễ bố trí xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ trung trang thiết bị đơn giản thủ tục Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá, công việc thiếu xác thiếu quan tâm đến tầm quan trọng loại công việc Trì trệ chuyển giao công việc + Văn phòng tập trung theo chức năng: Các hoạt động đặt phận chuyên môn quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá giám sát Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý hoạt động cho phận chuyên môn Nhược điểm: dễ vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền cấp quản trị chuyên môn Loại hình áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp 10