Đề cương quản trị nhân sự trong văn phòng

 Nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động: Hoạch định nguồn nhânlực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý cácthông tin về nguồn nhân lực của

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP CUỐI KỲ MÔN: QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG

BÀI 1: Tổng quan về quản trị nguồn nhân lực

1 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực

2 Sự khác biệt giữa Quản trị nguồn nhân lực và Quản trị nhân sự hiện nay ở Việt Nam

3 Quan niệm của anh (chị) như thế nào về một nhà Quản trị nhân sự?

4 Vai trò của phòng Quản trị nhân sự trong các CQ, TC, DN

Bài tập 1:

1 Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của 1 CQ, TC, DN

2 Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để duy trì và động viên nhân lực của 1 CQ, TC, DN

3 Chọn 1 yếu tố môi trường bên ngoài, phân tích tác động của nó tới công tác quản trị nhân sự trong CQ, TC, DN

1 Chính sách tiền lương của CQ, TC, DN quy định về những nội dung nào?

2 Công việc nào do bộ phận chuyên môn làm, và công việc nào do bộ phận nhân sự làm?

a Đề xuất tuyển dụng

b Cung cấp các biểu

c Xác định tiêu chuẩn lựa chọn

d Viết thông báo tuyển dụng

e Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

f Phỏng vấn tuyển chọn

g Thỏa thuận điều kiện làm việc

BÀI 2: Phân tích công việc

Hãy phân tích công việc của 3 vị trí công việc: chuyên viên văn thư, chuyên viên lưu trữ, thư ký văn phòng với những yêu cầu sau:

1 Soạn 1 bản câu hỏi để phỏng vấn từng loại chuyên viên này (ít nhất 10 câu hỏi) (câu hỏi phân tích công việc)

2 Soạn bản mô tả công việc, bảng yêu cầu chuyên môn công việc, bảng tiêu chuẩn kết quả công việc của vị trị công việc cho từng vị trí chức danh chuyên viên văn thư, chuyên viên lưu trữ, thư ký văn phòng

BÀI 4: Tuyển dụng nhân sự

1 Viết 1 thông báo tuyển dụng đầy đủ thông tin nhưng ngắn gọn cho vị trí công việc

là chuyên viên quản trị văn phòng tại công ty

2 Thiết kế 1 biểu mẫu tổng hợp dùng để ghi chép và đánh giá ứng viên ở vòng phỏng vấn tuyển chọn

3 Soạn ít nhất 10 câu hỏi trắc nghiệp IQ và 10 câu hỏi trắc nghiệm EQ (để tuyển dụng chuyên viên quản trị văn phòng)

4 Phân biệt giữa IQ và EQ

5 Soạn ít nhất 10 câu hỏi để phỏng vấn tuyển dụng (Phân biệt với câu hỏi nhằm phân tích công việc)

6 Thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên cho cơ quan (tự chọn loại hình cơ quan)

7 Khi nào thì cơ quan cần tinh giản biên chế? Kế hoạch tinh giản biên chế cần có những thông tin gì?

BÀI 5 & 6: Đánh giá hiệu quả làm việc & Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.

1 Để nâng cao chất lượng đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động, các cơ quan, tổ chức nên làm gì?

2 Tại sao đánh giá năng lực làm việc của nhân viên có quan hệ với đào tạo và phát triển

3 A vừa được bổ nhiệm làm chánh văn phòng của công ty XNK Công ty có xây dựng biểu mẫu đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn thư, lưu trữ Trong

đó, có một tiêu chí đánh giá là thời gian dự thảo công văn trình phê duyệt Tiêu

chí này được chấm theo thang điểm 5đ A rất lúng túng khi nào thì chấm nhân viên 5đ, 4đ hay 3đ Bạn hãy giúp A đưa ra hướng dẫn chấm điểm cho tiêu chí này

4 Lập bảng hướng dẫn cách chấm điểm cho tiêu chí đánh giá về việc tiếp nhận công văn đến và chuyển công văn đi của nhân viên văn thư

5 Trong điều kiện kinh phí có hạn, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên đào tạo cho những nhu cầu đào tạo sau đây của cơ quan, giải thích vì sao?

6 Bài giảng về các kỹ năng giao tiếp qua thư điện tử (Email)

MỤC LỤC

Bài 1 05

- Bài tập 1 21

- Bài tập 2 23

- Bài tập 3 29

Bài 2 38

Bài 4 77

Bài 5 & 6 91

NỘI DUNG CHI TIẾT BÀI 1: TỔNG QUAN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

1 Các chức năng cơ bản của Quản trị nguồn nhân lực.

- Nhóm chức năng thu hút, tuyển dụng, sử dụng nguồn nhân lực:

 Chức năng này hướng đến mục đích đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các

tố chất phù hợp cho công việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

 Để có thể tuyển được đúng người cho đúng việc, trước hết cơ quan, tổ chức hoặcdoanh nghiệp phải căn cứ vào chiến lược, định hướng, kế hoạch hoạt động của

cơ quan tổ chức, hay kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhânviên trong thời điểm hiện tại Để từ đó, xác định được những công việc nào cầntuyển thêm người

 Nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động: Hoạch định nguồn nhânlực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý cácthông tin về nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

 Hoạch định nhu cầu nhân lực: Là quá trình xem xét một cách có hệ thống

các nhu cầu về nguồn nhân lực tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, để vạch

ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo sử dụng đúng người vào công việc gì vàvào lúc nào thì thích hợp (Đúng người, đúng việc, đúng lúc)

Ví dụ: Tại UBND phường Bình Hưng Hòa có quy mô nhỏ nên sáp nhập 3 mảng Văn

phòng – Thống kê – Tư pháp vào một phòng để quản lý Do vậy, công việc sẽ tăng thêm.Theo đề xuất của trưởng phòng VP – TK – TP, Chủ tịch phường xét duyệt tuyển thêmnhân viên văn thư để tham mưu quá trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, đến,quản lý hồ sơ cho mảng Thống kê, tư pháp

 Phân tích công việc  dự kiến định biên: Là quá trình xác định yêu cầu,

đặc điểm, bản chất của công việc, dùng biện pháp khảo sát những nhiệm vụ

và những hành vi liên quan đến một công việc cụ thể Đánh giá công việc

ấy Thực chất là trả lời cho những câu hỏi: Nhân viên phải làm gì? Làm thếnào để giải quyết công việc này? Việc này được làm ở đâu? Và điều kiện hỗtrợ cho họ? Những câu hỏi này sẽ được trả lời sau khi công việc được phântích (dự kiến định biên) Hoạt động này vừa giúp tiết kiệm lao động lại nângcao hiệu quả trong quản trị nguồn nhân lực

Ví dụ: Muốn tuyển dụng nhân viên vào vị trí văn thư thì cần phải phân tích công việc

này cần làm những gì, người quản lý cần phải nắm được tình hình văn bản lưu động tạiphường như thế nào, quá trình quản lý văn bản đi đến, quá trình soạn thảo, tham mưu vănbản cho lãnh đạo Từ đó sẽ biết cần số lượng nhân viên bao nhiêu cho những công việc

đó Để rồi, chúng ta đưa ra yêu cầu đối với những người muốn ứng cử vào vị trí văn thư

(có hiểu biết về công tác văn thư – lưu trữ, cẩn thận, tỉ mỉ, có kiến thức về tin học, ngoạingữ và biết giữ bí mật ).

 Thu hút, tuyển chọn và bố trí nhân lực: Làđề ra các chính sách để thu hút

người tài, chọn trong số đó ứng cử viên nào phù hợp nhất, đáp ứng được cácyêu cầu của công việc để sắp xếp vào vị trí công việc đang cần của cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp

Ví dụ: Thu hút: Đề ra các chính sách như là mức lương, hỗ trợ, phúc lợi, bảo hiểm, phụ

cấp độc hại Tuyển chọn: Người làm quản trị nhân sự căn cứ vào các yêu cầu đối vớinhân viên văn thư, xem xét hồ sơ xin việc để tiến hành phỏng vấn trực tiếp, tìm ra ngườiphù hợp và sắp xếp vào vị trí đang tuyển dụng

Do các công việc tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khá đa dạng nên sau khi thu hút, tuyển dụng và bố trí công việc cho nhân viên được tuyển thì nhà quản trị nhân sự phải phải đưa ra biện pháp để đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực Con người là một nguồn tài nguyên quý Để nguồn tài nguyên ấy không những không cạn kiệt, mà phải ngày càng phải phát huy tối đa tính hữu dụng của nó thì các nhà quản trị nhân sự phải thực hiện 2 chức năng sau.Và 2 chức năng này cũng chính là 2 chức năng của Quản trị nguồn nhân lực.

- Nhóm chức năng đào tạo & phát triển:

 Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảmbảo cho nhân viên trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có các kỹ năng,trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạođiều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân

 Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động như:hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành chuyên môn cho nhânviên; bồi dưỡng nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuậtcông nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ (2 hoạtđộng cơ bản: Huấn luyện và Hướng nghiệp)

Ví dụ: Tập đoàn Unilever tung ra một sản phẩm dầu gội mới mang tên

Trésemmer Đây là hãng dầu gội được tin dùng tại Mỹ Để kinh doanh và phát triển hãngdầu gội này tại Việt Nam, công ty Unilever tại Việt Nam đã điều động nhân viên phòngMarketing, nhân viên phòng PR, và PG của công ty để quảng bá cho sản phẩm này Tuynhiên, bên cạnh đó, công ty đã tuyển thêm nhân viên cho phòng PR để phân bổ đi một sốtỉnh thành ở Việt Nam Để mọi việc diễn ra tốt đẹp và việc quảng bá sản phẩm, mở rộngthị trường tiêu thụ cho dầu gội Trésemmer, công ty Unilever đã tiến hành mở các lớphuấn luyện cho những nhân viên PR mới vào, để đào tạo cho họ cách quảng cáo, giao tiếpthành công… Và mở lớp bồi dưỡng cho nhân viên Marketing nâng cao trình độ, tay nghềcủa mình trong việc bán hàng, quảng bá sản phẩm…

Ví dụ: Mặc dù đã là những nhân viên văn thư, lưu trữ tại các UBND phường

nhưng phường vẫn liên hệ với trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn TP.HCM hayTrung tâm Lưu trữ Quốc gia II để tổ chức các lớp huấn luyện về nghiệp vụ công tác vănthư, lưu trữ cho các nhân viên này nhằm mục đích bồi dưỡng thêm về kỹ năng cho họ.Đây chính là một trong những cách đào tạo trong quản trị nguồn nhân lực

- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực:

 Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồnnhân lực trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhóm chức năng này gồm haichức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển cácmối quan hệ lao động tốt đẹp trong cơ quan

 Nhóm chức năng này có các hoạt động cơ bản như:

 Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên;

 Xây dựng và quản lý hệ thống thù lao lao động;

 Thiết lập và áp dụng các chính sách phụ cấp, phúc lợi, bảo hiểm xã hội

Ví dụ: Trong công ty có những đội ngũ nhân viên làm việc tích cực , luôn hoàn

thành tốt công việc mà nhà lãnh đạo đề ra vì vậy công ty cần phải có những chế độ khenthưởng xứng đáng cho những cá nhân, tập thể xuất sắc đó Đó không chỉ là nguồn độngviên , khích lệ, an ủi nhân viên trong quá trình làm việc mà còn để duy trì nguồn nhân lựccủa công ty Để nguồn nhân lực đó khi nào cũng có thể phát huy hết mọi khả năng màmình có giúp công ty ngày càng phát triển hơn

Ví dụ: Trong UBND phường Bình Hưng Hòa, Văn phòng – Thống kê – Tư pháp

là văn phòng thực hiện nhiều công việc nhất vì nó hội tụ cả 3 mảng của UBND phường.Các cán bộ, nhân viên luôn làm việc tích cực, hoàn thành tốt công việc mà lãnh đạo đề ra

Vì vậy, phường luôn có chế độ khen thưởng, nghỉ phép cho các cá nhân trong VP và cóchế độ phụ cấp độc hại cho nhân viên Lưu trữ của cơ quan (làm việc tại VP) Chínhnguồn động viên, khích lệ ấy mà trưởng phòng VP – TK – TP và các cán bộ khác đã gắn

bó với phường được 12 năm Hiện nay, họ vẫn còn góp công, góp sức cho cơ quan vàgiúp cơ quan hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao

Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực là nhóm chức năng quan trọng nhất.Vì đây là nhóm chức năng bảo tồn lực lượng.Nói một cách dễ hiểu, đây là bộ phận làm lương Những người làm lương sử dụng kết quả của 2 nhóm chức năng trước để trả lương theo năng lực Những ứng viên đã được chọn thì bộ phận này phải tìm cách giữ chân họ Vì những người này đã qua rất nhiều công đoạn để sàng lọc Có những cơ quan phải trả giá bằng việc thay đổi cả chế độ lương, mục đích là làm sao để khai thác người lao động một cách có hiệu quả nhất Đây là một bài toán khó của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (Một bài toán khó về tiền bạc và công sức).Chính vì thế, đây chính là nhóm chức năng khó nhất, quan trọng nhất.

2 Sự khác biệt giữa Quản trị nguồn nhân lực và Quản trị nhân sự hiện nay ở Việt Nam

- Khái niệm:

 Quản trị nhân sự: Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục

áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy

ra có liên quan tới một loại công việc nào đó Quản trị nhân sự được hiểu là mộttrong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đềliên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào.Quảntrị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật

vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứađựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác

 Quản trị nguồn nhân lực: là tất cả các hoạt động để thu hút, tuyển dụng, sử

dụng, đánh giá, đào tạo và phát triển, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao độngphù hợp với yêu cầu công việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về cả sốlượng và chất lượng

Các tiêu chí Quản trị nhân sự Quản trị nguồn nhân lực Quan điểm

về sử dụng

nhân viên

Lao động là yếu tố chi phí đầu vào( nhà quản trị sẽ sử dụng dụng nguồnvốn của mỗi cá nhân sao cho năng suất

và chất lượng công việc của mỗi ngườiđều đạt được kết quả tối đa có thể)

Ví dụ : Trong một Cty A, khi tuyển

nhân viên vào cty thì họ sẽ quan tâmnhân viên đó có năng lực như thế nào,

kỹ năng làm việc họ ra sao, để sửdụng họ trong mỗi công việc khácnhau, ngoài giờ làm trên cty họ cònđược giao việc về nhà làm khiến chonhân viên ngày càng chán nản, cảmthấy nguồn lực mình ngày càng cạnkiệt và muốn nghỉ việc hoặc tìm việcchỗ khác nhẹ nhàng hơn Còn đối vớiLãnh đạo họ đặt năng suất lợi nhuậnlên trên hết nên đã quên mất sự độngviên và đánh mất những nhân viên cónăng lực

Con người là tài sản, lànguồn vốn quý cần được đầu

tư và phát triển Nhằm manglại sự thỏa mãn cho cá nhân,đồng thời đóng góp cho tổchức

Khi nguồn nhân lực đượcđầu tư thỏa đáng, họ sẽ có

cơ hội phát triển những khảnăng cá nhân tiềm tàng, yêntâm, gắn bó với cơ quan vàđóng góp nhiều cho cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp

Ví dụ: tập đoàn Samsung

với số lượng lớn chi nhánhkhắp thế giới và nhà máysản xuất, dù lực lượng nhânlực của họ nhiều nhưng họvẫn đầu tư với mức tiềnthưởng, lợi nhuận bán hàngcao hay tổ chức những buổichiêu dụng nhân tài, tổ chứccác chuyến du lịch… để giữ

lại nguồn nhân lực, phát huy

sự gắn bó cũng như khảnăng của họ

Mục tiêu Lợi ích của tổ chức, cơ quan, doanh

ngiệp

Ví dụ: Một số công ty có vốn đầu tư

nước ngoài hiện nay, họ thường đặt lợiích của họ trên hết, không dung hòađược lợi ích người lao động và công

ty Người lao động cảm thấy quá tảinên thường đi khỏi rất sớm,

Lợi ích của cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp lẫn lợi ích củanhân viên

Ví dụ: Tại công ty sản xuất

giày dép Xuất nhập khẩuThiên An, lãnh đạo biết sửdụng nhân viên nên họ luônmuốn Công ty vừa có năngsuất cao vừa có đội ngũ nhânviên tốt nên họ luôn dunghòa được lợi ích của nhânviên và công ty Ngày làmcủa công nhân chỉ có 8 tiếng

và được phụ cấp thêm chonhững gia đình công nhânkhó khăn, nên những ngườilao động này luôn an tâm màlàm cho họ

Mối quan hệ

giữa nhân

Lãnh đạo

Quan hệ thuê mướn

Ví dụ: Tại một số công ty hiện nay ở

Việt Nam, Người lãnh đạo luôn làngười chỉ huy cấp dưới nhưng khônghiểu được nhân viên, không chú ý đếnviệc nâng cao trình độ, kỹ năng, khôngtin tưởng nhân viên, không muốn chonhân viên tham gia quản lý doanhnghiệp hay không đáp ứng nhu cầuhợp lý của nhân viên, chỉ xem nhânviên là người cấp dưới của mình Họmang than phận đi làm thuê và phảiphục tùng mệnh lệnh

Hợp tác, bình đẳng, hai bêncùng có lợi

Ví dụ: Một số cơ quan,

doanh nghiệp, người lãnhđạo biết sử dụng, hiểu nhânviên họ luôn muốn nhânviên là nguồn vốn quantrọng cần được đào tạo vàphát huy cho cơ quan nên họ

có những chính sách đãi ngộtốt Hiểu được nhân viên vàcảm thông người lãnh đạobiết giữ chân nhân viên thì

họ sẽ có năng suất cao Cơquan luôn cư xử bình đẳngvới nhân viên để hai bêncùng có lợi Họ bồi dưỡngnâng cao trình độ, kỹ năng

Tổ chức hoạt động giao lưukinh nghiệm tiên tiến củacác donah nghiệp khác Tạo

môi trường cho nhân viênmình thể hiện bản thân.

Phối hợp với các chiến lược,chính sách hoạt động của cơquan, tổ chức, doanh nghiệp

Lợi thế cạnh

tranh Thị trường và Công nghệVí dụ: Với một số công ty thì họ sẽ

quan tâm sản phẩm họ làm ra phải tiêuthụ ở thị trường như thế nào, côngnghệ ra sao, năng suất cao hay thấp,…

nhưng không để tâm tới việc đáp ứngnhu cầu cho nhân sự của mình, không

có chế độ đãi ngộ, phúc lợi cho họ

Chất lượng nguồn nhân lực

Ví dụ: Với một số công ty

thì người lãnh đạo vẫn quantâm năng suất tiêu thụ sảnphảm ở thị trường của mìnhnhư thế nào, nhưng họ luônđặt hàng đầu về chất lượngnguồn nhân lực của mình Vì

có nguồn nhân lực đồi dào,sáng tạo thì ắt hẳn việc cạnhtranh với thị trường bênngoài với họ không mấy khókhăn

Các yếu tố

động viên

Tiền + Thăng tiến nghề nghiệp

Ví dụ: Tại một số cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp, khi giao cho đội ngũnhân viên một việc gì đó, có thể một số

Tiền +Thăng tiến nghềnghiệp + Tính chất côngviệc

Ví dụ: Ở quản trị nguồn

nhà lãnh đạo sẽ ra tiêu chí như : nếu ailàm tốt sẽ được thưởng, có thể sẽ đượcngồi ở một vị trí cao hơn, Từ đó nhânviên ai ai cũng muốn mình giành đượcphần thưởng đó, họ luôn cố gắng đểđạt được thành tích cao, để khẳng địnhbản thân mình…

nhân lực, một số cơ quan, tổchức, doanh nghiệp ngoàiviệc cho hưởng phụ cấp, chế

độ đãi ngộ, tiền bạc và thăngtiến nghề nghiệp, họ còn chonhân viên của mình có đượccông việc mình yêu thích,hoặc tạo được sự hứng thútrong chính công việc mà họlàm

Nguồn nhân lực chất lượngcao nên dễ dàng thích ứngvới sự thay đổi của môitrường

3 Quan niệm như thế nào về một nhà quản trị nhân sự

Ngày nay, bốn yếu tố quan trọng nhất trong mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó

- Sau khi hoạch định, nhà quản trị nhân sự phải thực hiện được chức năng tổ chức,nghĩa là tổ chức nhân sự Họ phải lập được một hệ thống chính thức gồm vai trò,

nhiệm vụ từng người thực hiện, sao cho mọi người có thể làm và cộng tác với nhaumột cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đã định ra Nhà quản trị nhân sự sẽ xác địnhđược rõ những nhiệm vụ phải làm, ai làm, làm cái gì, ai quyết định, ai sẽ thực hiện,

ai báo cáo cho ai, ai kiểm tra Nhà quản trị có năng lực tổ chức sẽ đảm bảo đượcnguồn nhân lực theo cơ cấu, dẫn đến sự thành công hay thất bại của mục tiêu hoạtđộng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Ví dụ:

Trong Trung tâm lưu trữ Quốc gia 2, nhiệm vụ chính của trung tâm là lưu trữ tàiliệu Để tiến hành công việc đó tốt nhất thì trong trung tâm có nhiều phòng ban: thu thập,chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng… Các phòng ban đều thực hiện nhiệm vụ riêng, quản

lý của mỗi phòng ban sẽ phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi nhân viên hoặcchuyên viên phải làm gì, làm thế nào và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau dưới sự chỉ đạo,giám sát của thủ trưởng và các trưởng phòng ban với mục đích chính là có thể bảo quảntài liệu một cách tốt nhất và giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu của người dân tốthơn

- Nhà quản trị nhân sự có năng lực còn là người biết điều khiển nhân sự của mình

Họ phải tạo ra được sự tự nguyện làm việc, cống hiến của cấp dưới Làm sao để cấpdưới nhiệt tình làm và phấn đấu đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp đã đề ta với hiệu quả cao Thực hiện chức năng điều khiển chính làquá trình nhà quản trị nhân sự sử dụng quyền lực (Quyền lực hành chính, quyền lựctinh thần, quyền lực kinh tế) của mình để tác động lên hành vi của cấp dưới Chứcnăng điều khiển của nhà lãnh đạo, quản lý bao gồm:

 Ra mệnh lệnh, chỉ thị, chỉ đạo buộc cấp dưới phải thực hiện, chấp hành;

 Ra các quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý, hướng dẫn quátrình hoạt động để thực thi các quyết định đã ra;

 Đôn đốc, thúc đẩy các thành viên dưới quyền làm việc với hiệu quả cao;

 Chọn lọc các kênh thông tin hữu hiệu nhất để thấy trước vấn đề phải giải quyếttheo hướng nào

 Giải quyết xung đột giữa các thành viên, giữa cá nhân và tập thể, giữa các bộphận, và các tổ chức liên quan,…

2) Có Đạo đức (có đức)

- Một nhà quản trị nhân sự không chỉ cần có năng lực, có tài là đủ, mà còn phải cóđức Đức ở đây chính là từ cách tôn trọng, đối xử với chính cái nghề mà mình đanglàm, làm đúng theo lý, theo tình Sau đó là cái đức đối với tất cả những người xungquanh, với lãnh đạo và nhân viên cấp dưới của mình Người quản trị nhân sự biếtđối nhân xử thế sẽ là một người thành công và vươn xa trong tương lai

3) Có tầm nhìn xa trông rộng (chức năng dự báo)

- Có tầm nhìn xa trông rộng để nhà quản trị đánh giá đúng công việc, con người đểlàm tốt chức năng quản trị, đặc biệt hoạch định và quản trị con người

- Nhà quản trị nhân sự là những nhà lãnh đạo, quản lý phải xác định tương lai của hệthống quản lý bằng các dự báo, dự đoán các biến động có thể xảy ra Khả năng dựbáo thể hiện tầm nhìn xa trông rộng của lãnh đạo, quản lý Khi thực hiện chức năng

dự báo, nhà quản trị nhân sự sẽ lường trước được những rủi ro, những khó khăn,thuận lợi, các yếu tố tác động của môi trường bên ngoài tới hệ thống và các yếu tốtác động của chính môi trường bên trong hệ thống quản lý nhân sự Từ đó, tiênđoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai Nhà quản trị có thể sử dụng chứcnăng định tính hoặc định lượng để dự báo nhân sự cho cơ quan, tổ chức hay doanhnghiệp của mình

Ví dụ: Trong quá trình làm việc, nhà quản trị nhân lực phải sớm nhận ra được tiềm năng,

khả năng của nhân viên để có quyết định đào tạo, phát triển hay tạo điều kiện để nhân viên bộc lộ khả năng của mình

Ví dụ: Vì số lượng đơn đặt hàng giày dép tháng 10 của công ty sản xuất giày dép Xuất

nhập khẩu A về hơn 2000 đơn, mà đòi hỏi phải hoàn thành sớm nên lãnh đạo quyết định

bổ sung thêm nhân sự cho xưởng sản xuất Bên cạnh đó, để hạn chế rủi ro, lãnh đạo đã cho làm tăng ca và thay phiên nhau theo giờ, vừa đảm bảo nguồn hàng được hoàn thành sớm, vừa đảm bảo được sức khỏe và tinh thần cho công nhân

4) Hiểu biết về con người

- Dù quản trị ở bất cứ lĩnh vực nào thì cũng cần phải có hiểu biết về con người đặcbiệt là trong quản trị nhân lực bởi vì phải hiểu họ thì mới chỉ huy, điều khiển, kiểmtra và đánh giá họ một cách chính xác

Ví dụ: Nắm bắt tâm lý nhân viên (ai cũng muốn được hưởng quyền lợi): Đề ra các

phần thưởng (tăng lương, quà tặng) để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, nâng cao năng xuất và hiệu quả làm việc

5) Biết lắng nghe và chia sẻ

- Lắng nghe để nắm bắt thông tin về tình hình làm việc, về mối quan hệ giữa cácnhân viên, về hoàn cảnh sống của nhân viên, đưa ra những lời tư vấn, động viên tạo

ra một môi trường làm việc gần gũi, thân thiết, tốt đẹp và lành mạnh

Ví dụ: Có 2 nhân viên trong văn phòng UBND do bất đồng trong công việc mà

gây ra sự căng thẳng làm ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công tác văn thư, làm chậm trễ quá trình ban hành văn bản Sau khi nắm bắt thông tin đó, trưởng phòng đã nói

chuyện trực tiếp 2 nhân viên tìm hiểu rõ mọi chuyện và tiến hành giảng hòa, khôi phục lạimôi trường làm việc thoải mái, thân thiện

6) Có uy tín, giữ lời hứa: Tức là nói đi đôi với làm.

Ví dụ: Chủ tịch UBND phường nói với các phòng ban: Nếu họ làm việc tốt, hoàn

thành tốt các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn thì phường sẽ tổ chức đi dã ngoại Khi

mà đã hứa như vậy thì nhà lãnh đạo phải thực hiện cho được để lấy được lòng tin của nhân viên

7) Có khả năng quan sát nhạy bén:

- Quản trị nguồn nhân lực không chỉ là quản lý một vài nhân viên mà là hàng trămnhân viên Chính vì vậy, nhà quản trị nhân sự phải có khả năng quan sát, bao quátmột cách nhạy bén để nắm bắt đúng tình hình và đánh giá đúng công việc của từngngười để từ đó làm tốt công tác quản trị

Ví dụ: Trong công ty có rất nhiều nhân viên nên cũng có nhiều công việc do đó

lãnh đạo phải quan sát để thấy được nhân viên nào làm việc tốt và không tốt để có hình thức thưởng, phạt hợp lý

8) Có khả năng giao tiếp:

- Đối với bất kì lĩnh vực nào thì khả năng giao tiếp cũng rất quan trọng vì nó giúpnhà quản trị tạo lập và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác cũng nhưđối với nhân viên

Ví dụ: Công ty A chuyên sản xuất giày xuất khẩu tại Việt Nam Công ty B là công

ty ở Đài Loan nhập khẩu giày của công ty A Tuy nhiên, Công ty B bị phá sản nên đơn đặt hàng công ty A bị hoãn lại Hàng đã được sản xuất, công ty B không nhập nữa nên hàng bị tồn đọng lại Lãnh đạo công ty A phải dùng khả năng giao tiếp, thuyết phục của mình để trấn an công nhân viên và động viên mọi người cùng nhau khắc phục hậu quả

9) Có hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp luật

- Nhà quản trị nhân sự phải có hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp luật để bao quát tất

cả những hoạt động của nhân viên mình làm Để phát hiện sai sót, nhắc nhở họ điềuchỉnh Bên cạnh đó, việc hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp luật còn giúp cho nhàquản trị nhân sự biết rõ về quyền lợi dành cho nhân viên của mình và bảo vệ quyềnlợi cho họ Từ đó, duy trì được nguồn nhân lực cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

4 Vai trò của phòng quản trị nhân sự

- Thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách quản trị Nguồn nhân lực:

 Bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách,nhằm đảm bảo rằng chính sách do Nhà nước quy định được thực hiện đúng vàđầy đủ trong doanh nghiệp Cán bộ phòng nhân lực đề xuất cùng với các lãnhđạo trực tiếp soạn thảo ra các chính sách thủ tục cần thiết liên quan đến vấn đềquản trị nguồn nhân lực của tổ chức Các chính sách nên được viết thành văn

bản phát cho tất cả các cán bộ phòng quản trị nhân lực Đồng thời thông báo chotoàn bộ nhân viên biết

 Quy định quyền hạn trách nhiệm cho các nhân viên: Mỗi nhân viên vào làm việcđều có những quyền hạn và trách nhiệm cần phải làm Những quyền hạn đó làquyền lợi của mỗi người để đảm bảo cho công việc của mình bên cạnh đó cần

phải có trách nhiệm với công việc của mình Ví dụ như lãnh đạo giao cho công

việc này buộc anh phải có trách nhiệm với công việc được giao, phải hoàn thànhxong và cố gắng đạt kết quả tốt nhất có thể

 Chính sách tuyển dụng và đào tạo của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: Các

cơ quan doanh nghiệp đều có những chính sách tuyển dụng và đào tạo khácnhau Giáo sư Felix Migro cho rằng: “Quản trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựanhững nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chấtlượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được.” Vi dụ nhưmuốn tuyển dụng nhân viên vào làm việc ở cơ quan doanh nghiệp thì cần cónhững chính sách mới, tuyển vào làm ở vị trí nào, yêu cầu trình độ ra sao…vv vàphải có cách đào tạo hiệu quả

 Chính sách lương thưởng phụ cấp: Làm việc ở bất cứ cơ quan tổ chức nào đều

có những chính sách về lương thưởng và phụ cấp Ví dụnhư tăng lương cho

những cán bộ làm việc lâu năm ở những dịp lễ tết thì đều có tiền thưởng chonhững cán bộ giỏi Về phụ cấp ở đây có thể là tiền xăng xe, phụ cấp thấtnghiệp…

 Các quy định khen thưởng, kỷ luật, y tế, an toàn lao động: Cần có những quy

định về khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên Ví dụ như người nào làm tốt,

có năng lực trong công việc thì sẽ được khen thưởng hoặc có thể thăng chức.Bên cạnh đó có những biện pháp kỷ luật với những người nào làm việc khôngnghiêm túc, không hoàn thành trách nhiệm…

- Phối hợp với các trưởng bộ phận thực hiện các hoạt động quản trị nguồn NL:

 Hoạch định nhu cầu nhân lực: Vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục

tiêu đúng người, đúng việc , đúng lúc Ví dụ: doanh nghiệp cần bao nhiêu người

có trình độ, kỹ thuật để làm những công việc này…

 Phân tích nhu cầu công việc: Phòng quản trị nhân sự phối hợp với các bộ phận

để phân tích nhu cầu công việc Ví dụ: nhu cầu công việc của doanh nghiệp cần

bao nhiêu người, cần những người ở bộ phận nào và những công việc cần làm

 Tuyển dụng lao động: Phòng quản trị nhân sự cần phải nắm được lao động trongdoanh nghiệp của mình Có cần tuyển dụng thêm lao động hay không? Cầntuyển những người làm ở vị trí nào

 Ký hợp đồng lao động: Mỗi cá nhân vào làm việc đều phải ký hợp đồng lao động

giữa hai bên để đảm bảo quyền lợi giữa hai bên Ví dụ: anh A đồng ý ký hợp

đồng làm việc với công ty B với những điều khoản 2 bên đã chấp thuận Nếu bênnào hủy hợp đồng khi chưa hết thời hạn thì phải bồi thường như đúng trong hợpđồng đã nêu

 Huấn luyện ban đầu: Không phải người nào mới vào làm việc cũng thành thạo

và hiểu rỏ công việc của mình Phải có những huấn luyện ban đầu như là cáchlàm việc, phương pháp làm việc…

 Đánh giá hiệu quả làm việc: Cần phải đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi cánhân tổ chức xem họ làm việc như thế nào có tốt hay không Để từ đó có nhữngchế độ khen thưởng và kỷ luật hiệu quả

 Đào tạo người lao động: Mỗi người vào làm việc đều sẽ được đào tào Ví dụ:

đào tạo những công việc mình sẽ làm, những công việc chuyên sâu, đào tạo sửdụng những thiết bị cần thiết và quan trọng…

 Trả lương khen thưởng , kỷ luật: Trả lương theo đúng quy định của cơ quan,doanh nghiệp Có chế độ khen thưởng đối với những người làm tốt và kỷ luật

những người làm sai quy định Ví dụ: doanh nghiệp quy định mồng 10 hằng

tháng lãnh lương thì phải đúng ngày đó trả lương cho nhân viên

 Thực hiện thủ tục nghỉ việc nghỉ hưu: Theo quy chế , quy định thì mỗi ngườilàm việc đều có cơ chế nghĩ hưu đúng thời hạn như là đối với nữ thì 55 còn namthì 60

- Tư vấn tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý, quản trị về quản trị nguồn nhân

 Xây dựng văn hóa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: Với những tiêu chí như: sảnxuất kinh doanh ổn định và phát triển, xây dựng nếp sống văn minh môi trườngvăn hóa nơi công sở, gương mẫu chấp hành đường lối của Đảng, chính sách

pháp luật của nhà nước Ví dụ : tạo môi trường làm việc thoáng mát gọn gàng

sạch sẽ

 Xây dựng lòng trung thành của nhân viên: Những nhà lãnh đạo, quản trị cần phải

có uy tín, có sự tin tưởng đối với nhân viên của mình Ví dụ: Quản lý hứa với

những nhân viên của mình nếu hoàn thành tốt dự án lần này thì sẽ được thưởng.

và quản lý đã dữ lời hứa khi dự án đã hoàn thành tốt

 Khuyến khích và động viên nhân viên: Nhân viên luôn là tài sản quý giá nhấtcủa công ty Nếu có một đội ngủ nhân viên tốt và hiệu quả vì công việc thì công

ty sẽ như “hổ mọc them cánh” Vì vậy những nhà quản trị cần khuyến khích và

có những lời động viên đối với nhân viên của mình Ví dụ: sếp có những lời cảm

ơn đối với những nhân viên giỏi và chiêu đãi bằng các buổi đi ăn

 Thiết kế chính sách lương và thưởng: Tạo ra các chính sách, chế độ tốt chính làkhâu then chốt có tính đột phá để các doanh nghiệp chuyển từ mô hình nghèokhó : năng suất thấp -> tiến lương thấp -> không nhiệt tình, kỷ luật thấp sang mô

hình hiệu quả: năng suất cao -> tiền lương cao -> nhiệt tình, kỷ luật cao Ví dụ:

Có chính sách trả lương cao đối với những người làm tốt và có kinh nghiệm

- Kiểm tra việc thực hiện các chính sách và thủ tục về quản trị nguồn nhân lực:

 Bộ phận quản trị nhân sự đảm nhận chức năng kiểm tra quan trọng bằng cáchgiám sát các bộ phận khác đảm bảo việc thực hiện các chính sách, các chươngtrình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không Kiểm tra các thủ tục, kiểm tra các bộphận khác đánh giá thành tích nhân viên có đúng không, hay có bỏ sót 1 phầnthành tích nào đó hay không Kiểm tra thông qua việc đo lường, đánh giá, phântích các đơn khiến nại, các tai nạn lao động, các kỳ hạn chấm dứt hợp đồng, lý

do vắng mặt của nhân viên, các biện pháp kỷ luật, thúc đẩy các bộ phận khácquản trị tài nguyên nhân sự có hiệu quả hơn.Các cuộc kiểm tra các bộ phận quảntrị nhân sự phải được thực hiện bằng văn bản thông báo các bộ phận được kiểmtra biết và báo cáo lên nhà quản trị cấp trên của doanh nghiệp

 Chính sách và thủ tục về tuyển dụng: Phòng quản trị phải kiểm tra nắm tình hình

về những chính sách và thủ tục tuyển dụng để đảm bảo hiệu quả công việc Ví dụ: hằng nẳm cơ quan xây dựng kế hoạch tuyển dụng để đáp ứng đủ nhu cầu

công việc

 Chính sách và thủ tục về tăng lương: Chính sách và thủ tục về tăng lương phòng

quản trị cũng cần phải nắm rõ Ví dụ: tăng lương theo hằng năm hoặc tăng

lương theo cấp bậc tùy vào mỗi cơ quan doanh nghiệp

 Chính sách và thủ tục về nghỉ phép: Mỗi cơ quan doanh nghiệp đều làm đúngthủ tục nghĩ phép hằng năm như các dịp lễ tết… cho nhân viên theo pháp luật

lao động quy định Ví dụ: Người nào muốn nghĩ phép vì việc đột xuất của gia

đình thì phải viết đơn để phòng quản trị nhân sự giải quyết

 Chính sách và thủ tục thăng tiến: Phòng quản trị nhân sự cần chuẩn bị các thủtục thăng chức: bao gồm các chế độ, chính sách, trách nhiệm, quyền lực, quyềnlợi…

BÀI TẬP 1

1 Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của 1 Cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp

- Đưa ra định hướng rõ ràng bằng cách kết hợp các phương pháp mang tính chiến lược

và chiến thuật vào quy trình đánh giá nhân sự

- Khuyến khích đối thoại với nhân viên bằng cách hướng dẫn, hỗ trợ và thúc đẩy

việc truyền thông hiệu quả về quy trình đánh giá nhân sự

- Đánh giá theo “ Năng lực” và “ Kết quả công việc”.

- Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên và hoạch định đội ngũ nhân sự phải gắn liền

với diễn biến của thị trường cũng như sự phát triển của tổ chức

- Gắn việc đánh giá nhân sự với sứ mệnh của tổ chức bằng cách tích cực tham gia vào

quy trình và là một tấm gương cho mọi người

- Tính chấp hành quy định, kỷ luật

- Năng suất lao động

- Chi phí nhân công

- Mức độ hài lòng của nhân viên

- Tỉ lệ nhân viên nghỉ việc

- Số lượng sáng kiến, cải tiến của nhân viên

2 Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để duy trì và động viên nhân lực của 1 Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Thiết lập môi trường làm việc tích cực, thân thiện, thoải mái

- Công nhận, thưởng và ủng hộ hành vi đúng

- Giữ vai trò và tham gia

- Phát triển kỹ năng và tiềm năng

- Đánh giá và đo lường thường xuyên

- Phúc lợi hợp lý, lương bổng công bằng

- Có cơ hội phát triển nghề nghiệp

- Một việc làm mà các nhân viên sử dụng được các kỹ năng thủ đắc của mình

3 Chọn 1 yếu tố môi trường bên ngoài phân tích tác động của nó tới công tác quản trị nhân sự trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Yếu tố bên ngoài: Nền Kinh tế

- Kinh tế ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản trị nhân sự Trong giai đoạn kinh tếsuy thoái hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống, công ty một mặt vẫn cần phảiduy trì lực lượng lao động có tay nghề, một mặt phải giảm chi phí lao động Phảiquyết định giảm giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ tạm hoặc cho nghỉ việc hoặc giảmphúc lợi

- Ngược lại, kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định, công ty lại có nhu cầu pháttriển lao động mới để mở rộng sản xuất, tăng cường đào tạo nhân viên Việc mở rộngsản xuất đòi hỏi công ty phải tuyển thêm người có trình độ, đòi hỏi phải tăng lương,tăng phúc lợi và cải thiện điều kiện làm việc để thu hút nhân tài

- Từ những năm 2000 đến nay, ngày nào chúng ta cũng thấy những quảng cáo tìmngười lao động ( phổ thông, có trình độ ) vào làm trong các công ty quốc doanh, tưnhân, liên doanh hay 100% vốn nước ngoài Vì sợ mất nhân tài, các công ty quốcdoanh cũng như tư nhân đã tăng lương, cung cấp nhiều loại phụ cấp hơn trước đây đểgiữ lại nhân viên

- Văn hóa Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau

 Cấp thứ nhất là các giá trị tinh thần xác định việc phải làm, hành động của mìnhđúng hay sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại chung hay không Đây là điều Lãnhđạo Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mong muốn nhận được ở nhân viên và phảixây dựng dần từng bước (Có tâm với nghề của mình)

 Cấp thứ hai là nền tảng cho các hành động chính là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ

và xúc cảm được coi là đương nhiên ăn sâu trong tiềm thức mỗi cá nhân trong

doanh nghiệp Các ngầm định nền tảng này là nền tảng cho các giá trị và hànhđộng của mỗi thành viên.

 Cấp thứ ba được thể hiện ngay trong công việc hàng ngày như cách báo cáo côngviệc, giữ gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, kháchhàng, các thủ tục hành chính

 Trong một Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là những Cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp có quy mô lớn, là một tập hợp những con người khác nhau về trình

độ chuyên môn, trình độ văn hóa, mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miềnđịa lý, tư tưởng văn hóa… chính sự khác nhau này tạo ra một môi trường làm việc

đa dạng và phức tạp điều này đã làm ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị nhân sự

Ví dụ: Trong công ty điện tử NIDEC sankyo thuộc khu công nghệ cao Quận 9, TPHCM

có vốn đầu tư 100% cuả Nhật Bản, có hàng nghìn công nhân đang làm việc tại đó vớitrình độ khác nhau, đến từ các vùng miền khác nhau điều đó đòi hỏi nhà quản trị phải cónhững chính sách văn chung cho tất cả mọi người

 Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải xây dựng và duy trì một nề nếp văn hóa đặcthù phát huy được năng lực và thúc đẩy sự đóng góp của tất cả mọi người vào việcđạt được mục tiêu chung của tổ chức bởi vì sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tếthị trường và xu hướng toàn cầu hóa, buộc các Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đểtồn tại và phát triển phải liên tục tìm tòi những cái mới, sáng tạo và thay đổi chophù hợp với thực tế

Ví dụ: Các công ty Nhật Bản khi đầu tư vào Việt Nam thì phải xây dựng một nền văn

hóa hài hòa với văn hóa Việt Nam vừa có những đặc thù riêng của Văn hóa Nhật Bản

 Công tác nhân sự đặc biệt quan trọng nó có liên quan trực tiếp và mạnh mẽ với vănhóa của tổ chức Văn hóa của tổ chức phụ thuộc vào mỗi nhân viên nên việc thêm,bớt hay điều động nhân viên cũng phải được xem xét một cách kĩ lưỡng

Ví dụ: Khi điều động nhân viên từ bộ phận B qua bộ phận C, cán bộ nhân sự cũng cần

xem xét tính thích hợp với nền văn hóa của bộ phận C có phù hợp với nhân viên nàykhông

 Trong việc tuyển nhân viên từ ngoài vào tổ chức, người ta không chỉ cần tìm ngườilàm việc giỏi mà còn phải cân nhắc việc tuyển mộ những nhân viên đó có phù hợpvới văn hóa hiện tại của tổ chức không Các nhân viên mới sẽ bị ảnh hưởng bởi vănhóa hiện có của tổ chức đó, nên nếu không phù hợp, nhân viên đó sẽ rời bỏ tổ chứcsớm Thường thì chiều tác động chủ yếu của văn hóa của tổ chức là từ tổ chức đến

cá nhân và chỉ một số ít trường hợp (thường là cán bộ lãnh đạo) mới có ảnh hưởngngược lại với văn hóa của tổ chức đó

Ví dụ: Công ty TNHH Ánh Dương tuyển nhân viên, có 1 ứng cử viên mơi làm việc tại

một công ty ở Mỹ nhà quản trị nhân sự cần phải cân nhắc xem nhân viên đó có phù hợpvới văn hóa hiện tại của công ty không

 Khi văn hoá Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không ăn khớp những gì cần thiếtcho sự thành công của chiến lược thì văn hoá phải được thay đổi một cách nhanhnhanh chóng nhất Văn hoá được xác lập càng vững chắc thì càng khó khăn trongviệc thực thi chiến lược mới hay những chiến lược khác nhau Sự xung đột lớn vàkéo dài giữa chiến lược – văn hoá sẽ làm yếu đi và thậm chí có thể làm thất bạimọi nỗ lực trong việc thực hiện chiến lược.

 Một liên kết chặt chẽ giữa phương hướng hoạt động và văn hoá chính là đòn bẩymạnh cho việc tạo ra các ứng xử nhất quán và giúp nhân viên làm việc trong cáchthức khoa học và có hiệu quả hơn Khi ấy, Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ tựtạo ra hệ thống những nguyên tắc không chính thống và áp lực để tiến hành côngviệc nội bộ và để mỗi người biết cách thực hiện nhiệm vụ của mình

2 Chính sách và Quy định liên quan về Nhân sự có tác dụng gì trong Quản trị nhân sự?

Chính sách và quy định liên quan về Nhân sự chính là một yếu tố của môi trườngbên trong của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Yếu tố này ảnh hưởng đến Công tác quảntrị nhân sự trong mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.Chính sách và quy định liên quan

về nhân sự có vai trò khá quan trọng và có tác dụng to lớn trong công tác Quản trị nhânsự

- Thứ nhất, các chính sách, quy định liên quan về nhân sự giúp thực hiện được chức

năng thu hút, tuyển dụng và bố trí nhân lực Nghĩa là:

 Các quy định, chính sách nhân sự của một tổ chức đưa ra có thu hút được nhânlực hay không sẽ đánh giá được tính hấp dẫn của chính sách đó

 Các quy định, chính sách nhân sự đưa ra đều phải gắn chặt với yêu cầu công việcdành cho nhân viên Tất cả các tiêu chuẩn thuê mướn, đánh giá, thăng thưởngphải ràng buộc chặt chẽ với nhiệm vụ mà nhân viên phải thực hiện

 Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động của cơquan, tổ chức hoặc doanh nghiệp Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người cónăng lực, phẩm chất phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụhàng đầu của nhà quản trị

 Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vịtrí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hànhđược một tổ chức cả hiện tại lẫn tương lai Quản trị nhân sự phải được xem xéttheo quan điểm hệ thống Việc xác định nguồn nhân sự, vấn đề tuyển chọn, sắpxếp đề bạt, đào tạo và phát triển, đánh giá nhân viên v.v cần phải được đặttrên cơ sở khoa học, trong mối liên hệ tương quan với nhiều vấn đề và chứcnăng khác của quản trị Chúng được xem xét xuất phát từ các chiến lược, kếhoạch của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp, từ các chính sách nhân sự, kếhoạch và các điều kiện, hoàn cảnh hiện tại của cơ quan

 Các chính sách nhân sự sẽ giúp cho việc bố trí nhân viên phù hợp, đáp ứng vớiyêu cầu công việc Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những

kỹ năng của nhân viên, hiểu biết về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp vớiyêu cầu tiêu chuẩn công việc Một khi con người được sắp xếp, bố trí tươngxứng với công việc sẽ giúp cho tổ chức đó hoạt động với hiệu quả cao và đạtđược sự thỏa mãn của nhân viên

- Thứ hai, chính sách và quy định về nhân sự sẽ giúp thực hiện chức năng duy trì

nguồn nhân lực Nghĩa là: Mọi chính sách, quy định nhân sự được ban hành, thựchiện trên nguyên tắc vì quyền lợi của người lao động Nếu những chính sách, quyđịnh ấy bảo vệ quyền lợi của họ, họ sẽ hết lòng tận tụy với cơ quan, tổ chức, hoặcdoanh nghiệp Từ đó, nguồn nhân lực được duy trì, luôn ổn định và giúp công tácquản trị nhân sự phát triển, giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phát triển

3 Chính sách Tuyển dụng nhân sự của Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thường quy định những nội dung nào?

a Chính sách tuyển dụng

- Nguyên tắc tuyển dụng: Thông báo công khai - bảo đảm tính công bằng - cơ hội

bình đẳng cho mọi ứng cử viên và thực hiện đúng theo quy trình tuyển dụng

- Đối tượng tuyển dụng: dựa trên tiêu chí tuyển chọn và bố trí sử dụng lao động

 Lao động là người Việt Nam/ người nước ngoài

 Trình độ (tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học,sau đại học trong và ngoàinước)

 Kinh nghiệm: Lao động có năng lực, sáng tạo; chuyên môn giỏi, tay nghề kỹthuật cao và nhiều kinh nghiệm ( tính bằng năm )

- Phương pháp tuyển dụng: Thi tuyển và thông qua Hội đồng phỏng vấn trực tiếp.

- Hình thức tiếp nhận hồ sơ: Nhận trực tiếp, qua bưu điện hoặc email

- Thông tin tuyển dụng: trên phương tiện thông tin đại chúng.

b Chính sách đào tạo

- Liên kết với các cơ sở đào tạo uy tín để đào tạo tại chỗ; Gửi đi đào tạo tại cácTrường đại học; trung tâm đào tạo có chất lượng về công tác quản trị, kỹ năngnâng cao, nghiệp vụ chuyên môn; đào tạo tại nước ngoài

c Chính sách thăng tiến và phát triển

- Đánh giá kết quả thực hiện công việc định kỳ ,tuyển chọn nhân sự nội bộ cho các

vị trí quản lý thông qua thuyên chuyển, đề bạt,…

d Chính sách lương bổng và đãi ngộ

- Định kỳ xét điều chỉnh lương, điều chỉnh lương trước thời hạn.

- Tiền lương trả theo kết quả hoạt động kinh doanh hoặc tiến độ công việc.

- Thưởng định kỳ, thưởng đột xuất,… ( bằng khen, tham quan, du lịch )

- Được góp vốn thành lập các công ty con, mua cổ phần,…

- Bảo hiểm tai nạn, Bảo hiểm y tế, trợ cấp khó khăn đột xuất (cưới hỏi, ốm đau –

nằm viện, thai sản, nghỉ hưu, mất sức, bảo hộ lao động, tham quan – nghỉ mát, họcbổng,…)

e Môi trường - Điều kiện làm việc

- Điều kiện làm việc: Cung cấp đủ các thiết bị văn phòng cần thiết cho mỗi cán bộnhân viên

- Môi trường làm việc: tạo không khí thoải mái, vui vẻ khi làm việc Thường xuyênđược tổ chức các giải thể thao, hội diễn văn nghệ, tổ chức sinh nhật cho cán bộnhân viên, các hoạt động chăm lo con em người lao động, các hoạt động sinh hoạtnhân dịp các ngày lễ

 Khái niệm tiền lương:

- Tiền lương là giá cả sức lao động, được hình thành qua thỏa thuận giữa người sửdụng lao động và người lao động, phù hợp với quan hệ cung cầu lao động trên thịtrường

- Tiền Lương còn được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế:

 Đối với thành phần kinh tế Nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp:Tiền Lương là số tiền mà các Doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổchức Nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của Nhà nước vàđược thể hiện trong hệ thống thang, bảng lương do Nhà nước quy định

 Đối với các thành phần ngoài quốc doanh, Tiền Lương chịu sự chi phối, tácđộng rất lớn của thị trường

- Các quyết định về chính sách tiền lương của cơ quan, tổ chức, công ty được quyđịnh về những nội dung sau:

 Mức lương chung trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

 Cơ cấu tiền lương trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

 Quy chế tiền lương trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

 Mức lương chung và cơ cấu tiền lương trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Lương tối thiểu vùng

 Nội dung này được quy định tại Nghị định 103/2014/NĐ-CP

 Lương tối thiểu vùng là mức thấp nhất làm cơ sở để doanh nghiệp và người laođộng thỏa thuận và trả lương, trong đó mức lương trả cho người lao động làmviệc trong điều kiện lao động bình thường, bảo đảm đủ thời giờ làm việc bìnhthường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏathuận phải bảo đảm:

 Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động chưa quađào tạo làm công việc giản đơn nhất;

 Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động

đã qua học nghề

 Mức lương tối thiểu vùng từ 2015 như sau:

 đồng/tháng đối với vùng I

 2.750.000 đồng/tháng đối với vùng II

 2.400.000 đồng/tháng đối với vùng III

 2.150.000 đồng/tháng đối với vùng IV

 Hệ số tăng tuyệt đối của một bậc, một chức danh nào đó bằng hệ số lương củabậc đó trừ đi hệ số lương của bậc đứng ngay trước nó

 Hệ số tăng lương tương đối của một bậc, một chức danh nào đó bằng hệ sốlương của bậc đó chia cho hệ số lương của bậc đứng ngay trước nó Hệ số nàycho thấy tốc độ tăng Tiền Lương so với bậc trước nó.

- Lương thử việc & Lương chính thức

 Tiền lương chính thức là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho ngườilao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận tuy nhiên không được thấp hơnmức lương tối thiểu vùng trên

 Tiền lương thử việc do hai bên thoả thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mứclương của công việc đó (ít nhất bằng 85% lương tối thiểu vùng)

Ví dụ: Lương tối thiểu vùng tại các Thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Đồng

Nai, một số quận huyện của Hà Nội, Hải Phòng là 3.100.000 đồng Như vậy, lương chínhcủa người lao động tại các vùng này ít nhất bằng 3.100.000 đồng và lương thử việc tốithiểu là 2.635.000 đồng

- Trả lương chậm từ 15 ngày trở lên phải trả thêm tiền

 Số tiền này bằng số tiền trả chậm nhân với lãi suất trần huy động tiền gửi có kỳhạn 01 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trảlương

 Khi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam không quy định trần lãi suất thì được tínhtheo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng của ngân hàng thương mại,nơi doanh nghiệp, cơ quan mở tài khoản giao dịch thông báo tại thời điểm trảlương

- Lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm, làm thêm ngày lễ

 Tiền lương làm thêm căn cứ theo đơn giá tiền lương hay tiền lương theo côngviệc đang làm như sau:

 Ngày thường: ít nhất 150%

 Ngày nghỉ hàng tuần: ít nhất 200%

 Ngày lễ, tết: hưởng ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, ngày nghỉ

có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày

 Làm việc ban đêm: ít nhất 30%, nếu làm thêm vào ban đêm vào những ngàytrên thì ngoài khoản này được trả thêm 20%

- Thanh toán tiền lương phép năm chưa nghỉ

 Người lao động do thôi việc, bị mất việc làm hoặc vì các lý do khác mà chưanghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được thanh toánbằng tiền những ngày chưa nghỉ.

 Lưu ý: Cách tính bằng bình quân tiền lương theo hợp đồng lao động của 6 thángliền kề trước khi người sử dụng lao động tính trả tiền chưa nghỉ phép hàng nămchia cho số ngày làm việc bình thường của tháng trước liền kề trước thời điểmtính, nhân với số ngày chưa nghỉ

 Quy chế tiền lương trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

- Vấn đề tiền lương có ảnh hưởng tới tất cả các phương diện trong nội dung quản lýnguồn nhân lực của một doanh nghiệp và là mối quan tâm hàng đầu của người laođộng

- Tiền Lương đóng vai trò rất lớn cho sự phát triển của một doanh nghiệp vì nó cókhả năng nâng cao năng suất, đồng thời nó tạo thu nhập cho người laođộng từ đó khuyến khích họ làm việc và góp phần vào sự phát triển nền kinh tếcủa một quốc gia Tiền lương không những góp phần cải thiện đời sống củangừơi lao động mà còn nuôi sống người thân của họ Do đó, tiền lương đóng vaitrò rất quan trọng đối với những nhà quản lý vì nếu phân bổ tiền lương không hợp

lý sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất vì nó làm giảm động lực làm việc củangười lao động

- Để xây dựng được mức lương đảm bảo được tính hợp lý, khách quan và chính xácthì doanh nghiệp phải có năng lực nghiên cứu vấn đề tiền lương dựa trên 3 phươngdiện: Quy định của pháp luật, thị trường bên ngoài và những yêu tố bên trongdoanh nghiệp

- Chính sách Tiền Lương của Doanh nghiệp phải phù hợp với các quy định của phápluật, cụ thể chính sách tiến lương phải chú ý các quy định sau:

 Quy định về tiền lương tối thiểu

 Quy định về thời gian và điều kiện lao động

 Quy định về lao động trẻ em, lao động nữ

 Quy định về Tiền Lương làm thêm giờ, làm tăng ca, làm ngày lễ tết

 Quy định về các chế độ phụ cấp

 Quy định về các khoản phải trả, phải nộp theo lương, phúc lợi xã hội…

- Thị trường bên ngoài

 Hệ thống Tiền Lương phải thể hiện tính cạnh tranh, tức là phải đảm bảo sựtương ứng với thị trường Tiền Lương trong khu vực

 Doanh nghiệp có thể trả lương tương đương với các Doanh nghiệp trongkhu vực nếu Doanh nghiệp muốn giữ vững đội ngũ lao động của mình Doanhnghiệp cũng có thể trả lương cao hơn nếu khả năng tài chính cho phép và muốnthu hút lao động giỏi từ các công ty và xí nghiệp khác đến Tuy nhiên Doanhnghiệp cũng có thể trả lương thấp hơn các Doanh nghiệp trong khu vực nếu cócác điều kiện sau:

 Có điều kiện làm việc tốt hơn, ổn định hơn

 Có chế độ phúc lợi cao hơn

 Có chế độ làm việc, thăng tiến hợp lý

 Có các chế độ đãi ngộ khác như hỗ trợ vế nhà ở, đi lại…

- Những yếu tố bên trong doanh nghiệp

 Trả lương ngang nhau cho lao động ngang nhau:

 Đây là nguyên tắc đảm bảo tính công bằng và không có sự phân biệt đối xửtrong chính sách tiền lương Nguyên tắc này dùng kết quả lao động làmthước đo để đánh giá, so sánh và làm căn cứ trả lương

 Mỗi công việc phải có một mức lương khác nhau, không phân biệt tuổi tácgiới tính, tuy nhiên cần có phân biệt về trình độ chuyên môn, trình độ kĩnăng, mức độ phức tạp công việc, điều kiện làm việc, mức độ quan trọng…

Vì vậy, cần phải có sự tính toán, xác định công việc thật khoa học để tránhtình trạng thiếu công bằng trong chính sách tiền lương

 Tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân

 Tiền lương là một khoản chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, do đóchính sách tiền lương cũng phải đảm bảo duy trì được hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Muốn như vậy khi tổ chức tiền lương cần phảitính toán để tốc độ tăng tiền lương không vượt quá tốc độ tăng năng suất laođộng bình quân Nguyên tắc này sẽ đảm bảo cho việc giảm giá thành sảnphẩm, tạo sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường

 Nguyên tắc này không những cần thiết cho doanh nghiệp mà nó cònđảm bảo cho sự phát triển kinh tế

 Trả lương gắn liền với kết quả lao động

 Người lao động làm công việc gì thì phải trả lương cho công việc đó Kếtquả lao động thấp thì trả luong ít, kết quả lao động cao thì trả lương cao.Mục đích của nguyên tắc này nhằm làm cho người lao động phải làmviệc thật sự, phải có trách nhiệm với công việc được giao.

 Trả lương phù hợp với các quy định của Nhà nước

 Đây cũng là một nguyên tắc lao động, các doanh nghiệp phải tôn trọng cácquy định về chính sách tiền lương của nhà nước, nhằm góp phần ổn địnhkinh tế xã hội, tạo sự bình đẳng trong mọi lĩnh vực mọi ngành nghề

 Trả lương gắn liền với kết quả hoạt động kinh doanh

 Đây là nguyên tắc rất quan trọng, nguyên tắc này đảm bảo sự hài hòa giữaquyền lợi của doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động Doanh nghiệp

có phát triển thì mới có khả năng đảm bảo thu nhập cho người lao động

 Quy trình xây dựng quy chế tiền lương trong doanh nghiệp:

- Nhận thức được tầm quan trọng của quy chế tiền lương trong doanh nghiệp và cóđược những kiến thức cơ bản về vấn đề lương người chủ doanh nghiệp sẽ xây dựngđược một quy chế tiền lương theo quy trình đơn giản sau:

 Bước 1: Lấy ý kiến và quan điểm của nhân viên

 Mục đích của trưng cầu ý kiến nhân viên là để tránh được những sai lầmmang tính chủ quan, áp đặt Ngoài ra còn cho người lao động cảm thấy đượctôn trọng vì họ được tham gia quyết định việc tính lương Vì vậy các vấn đềsau cần được trưng bày ý kiến

(1) Ưu điểm của cơ chế trả lương hiện tại?

(2) Nhược điểm của cơ chế trả lương hiện tại?

(3) Những vấn đề cần khắc phục?

(4) Mong muốn và quan điểm của mỗi người về tính hợp lý, sự công bằng trong cách tính lương?

 Bước 2: Chủ doanh nghiệp soạn thảo quy chế tiền lương

 Sau khi thực hiện xong bước 1 thì người chủ doanh nghiệp tổng hợp các ýkiến lại để xem xét Đồng thời dựa vào các yếu tố để ấn định mức lương ởtrên để soạn thảo quy chế tiền lương cho doanh nghiệp mình

 Bước 3: Ban hành, áp dụng và định kỳ đánh giá, sửa đổi, bổ sung quy chế

 Trước khi ban hành áp dụng quy chế cần họp phổ biến và lấy ý kiến củanhân viên Quy chế lương càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần và động lựccủa nhân viên càng cao Mức trả cho mỗi người là bí mật nhưng cách tínhlương phải rõ ràng và dễ hiểu Sau khi áp dụng, nên nhớ rằng cơ chế hoặcchính sách trả lương không thể là bất biến mà nó cần được xem xét và đánhgiá, sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới.

2 Công việc nào do bộ phận chuyên môn làm, và công việc nào do bộ phận nhân

sự làm?

h Đề xuất tuyển dụng

i Cung cấp các biểu

j Xác định tiêu chuẩn lựa chọn

k Viết thông báo tuyển dụng

l Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

m Phỏng vấn tuyển chọn

n Thỏa thuận điều kiện làm việc

- Công việc do bộ phận chuyên môn làm:

 Đề xuất tuyền dụng Vì bộ phận chuyên môn là đơn vị cơ sở, là đơn vị có yêucầu tuyển dụng nhân sự cho đơn vị mình, nên sẽ đề xuất Sau đó, phòng nhân sự

sẽ tổng hợp, trình lên lãnh đạo phê duyệt, được hay không thì phòng nhân sự sẽbáo về cho bộ phận chuyên môn

 Xác định tiêu chuẩn lựa chọn Vì những người có chuyên môn về lĩnh vực nàothì sẽ biết được những tiêu chuẩn để lựa chọn nhân sự cho lĩnh vực đó

- Công việc do nhân sự làm:

 Viết thông báo tuyển dụng

 Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Vì họ viết thông báo tuyển dụng nên họ sẽ biếtđược các tiêu chuẩn để chọn lựa

 Cung cấp các biểu mẫu tuyển chọn Bộ phận nhân sự là bộ phận cung cấp biểumẫu để thống nhất cho toàn cơ quan

 Thỏa thuận điều kiện làm việc

- Bộ phận chuyên môn và bộ phận nhân sự sẽ cùng nhau phỏng vấn tuyển chọn

BÀI 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Hãy phân tích công việc của 3 vị trí công việc: chuyên viên văn thư, chuyên viên lưu trữ, thư ký văn phòng với những yêu cầu sau:

- Soạn 1 bản câu hỏi để phỏng vấn từng loại chuyên viên này (ít nhất 10 câu hỏi) (câu hỏi phân tích công việc)

- Soạn bản mô tả công việc, bảng yêu cầu chuyên môn công việc, bảng tiêu chuẩn kết quả công việc của vị trị công việc cho từng vị trí chức danh chuyên viên văn thư, chuyên viên lưu trữ, thư ký văn phòng

A CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ

Câu 1: Bản câu hỏi phân tích công việc:

1 Thực trạng công tác văn thư hiện nay tại cơ quan?

2 Vì sao cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này lại cần đến chức danh chuyên viên vănthư?

3 Nội dung của công tác văn thư?

4 Đối với một người chuyên viên lưu trữ, anh (chị) thấy phần nào là khó nhất trong

4 khâu nghiệp vụ văn thư? Cách thức để thực hiện phần khó nhất ấy như thế nào?

5 Chuyên viên văn thư hiểu thế nào về công việc của mình?

6 Trách nhiệm của chuyên viên văn thư đối với công tác văn thư?

7 Chuyên viên văn thư thường phải giám sát công việc của những ai? Chức vụ nào?

8 Công việc phải giám sát là công việc gì? Kỹ năng cần có của chuyên viên văn thư?

9 Phẩm chất, thái độ của chuyên viên văn thư?

10 Chính sách phúc lợi, chế độ đãi ngộ, phụ cấp độc hại tại cơ quan dành cho chuyênviên văn thư như thế nào?

11 Những phần mềm nào được sử dụng trong công tác văn thư? Cách thức sử dụngnhững phần mềm ấy?

12 Những máy móc, thiết bị, dụng cụ nào được sử dụng trong công tác văn thư? Cáchthức sử dụng chúng?

13 Môi trường làm việc hiện nay của cơ quan đã phù hợp với công tác văn thư chưa?

14 Chuyên viên lưu trữ có thể giải quyết những công việc gì ngoài công tác văn thư?

15 Chuyên viên lưu trữ cần có những khóa đào đạo nào để nâng cao kỹ năng thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho cơ quan?

Câu 2 Bản mô tả công việc

2.1 Thông tin chung về công việc

Là công chức chuyên môn nghiệp vụ văn thư giúp lãnh đạo phòng Nghiệp vụ vănthư, phòng hành chính hoặc Văn phòng UBND huyện, tỉnh, các Bộ, ngành ở TW, tổ chứccông tác quản lý nghiệp vụ công tác văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các công việc thuộclĩnh vực văn thư theo sự phân công

Là cán bộ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, quản lý toàn bộ lĩnh vực thuộc về vănthư cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Chuyên viên lưu trữ là người tham mưu tất cả các hoạt động về công tác văn thưcho lãnh đạo cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao tráchnhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký banhành;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấumức độ khẩn, mật;

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giớithiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác

2.3 Trách nhiệm và quyền hạn

- Chịu trách nhiệm chính đối với công tác văn thư của cơ quan;

- Phối hợp với các cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp vănthư trong việc thực hiện các nhiệm vụ;

- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan hoặc Chánh văn phòng về những vấn đề vềcông tác văn thư;

- Phối hợp với bộ phận Lưu trữ để xác định thời hạn bảo quản và giá trị bảo quản củatài liệu

- Chỉ đạo các nhân viên văn thư thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư

2.4 Nhiệm vụ chính phải thực hiện

- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng và ban hành các văn bản quy định công tác vănthư:

 Đề xuất và xây dựng những phương án quản lý nghiệp vụ văn thư, dựa trên cơ

sở các qui định và cơ chế đã có của Nhà nước, nhằm đảm bảo công tác quản lýlưu trữ chặt chẽ, thống nhất tại cơ quan, sát với quy định của pháp luật

 Xây dựng hệ thống quản lý công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức

 Các loại văn bản có thể soạn trong quá trình tham mưu như: Kế hoạch côngtác văn thư năm; Báo cáo về công tác văn thư năm… Từ đó, lãnh đạo sẽ thấyđược những vấn đề gì cần cải tổ hay hoàn thiện về công tác văn thư tại cơquan

- Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư và hướng dẫn, kiểm traviệc thực hiện các văn bản đó của cơ quan, tổ chức;

 Tham gia xây dựng các văn bản pháp quy, quy định về công tác văn thư đểtrình cấp có thẩm quyền ban hành Hoặc tham gia xây dựng các văn bản quyphạm cá biệt tại cơ quan để quy định về công tác văn thư tại cơ quan củamình

 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư của ngành hoặc các quyđịnh cụ thể của cơ quan về công tác văn thư

 Tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tácvăn thư thuộc thẩm quuyền được giao và đề xuất các biện pháp điều chỉnh đểcác công tác quản lý lưu trữ được thực hiện nghiêm túc, đạt hiệu quả cao

 Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, chuyên viên vănthư cần phối hợp với các phòng ban để hướng dẫn họ cách thức soạn thảo vănbản, các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày, lập hồ sơhiện hành và giaonộptài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

 Trong quá trình thực hiện công tác văn thư, nếu có sai sót sẽ sửa chữa ngay.Hoạt động giám sát và điều chỉnh còn giúp giảm đi sự áp lực và khối lượngcông việc cho chuyên viên văn thư

- Thực hiện công tác văn thư:

 Soạn thảo và bản hành các loại văn bản

 Soạn thảo các loại văn bản như: văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hànhchính ( Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kếhoạch, , báo cáo, biên bản,… ); văn bản chuyển ngành;

 Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạnthảo;

 Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

 Soạn thảo văn bản;

 Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan;

 Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản;

 Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản trước khi ký ban hành;

 Trình Ký văn bản;

 Nhân bản đúng số lượng quy định;

 Đóng dấu văn bản;

 Vào sổ công văn đi và phát hành văn bản

 Kiểm tra, hướng dẫn về vấn đề thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản: đảm bảovăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính phát hành đầy đu cácthành phần sau:

 Quốc hiệu;

 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

 Số, ký hiệu của văn bản;

 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

 Nội dung văn bản;

 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

 Dấu của cơ quan, tổ chức;

 Nơi nhận;

 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

 Quản lý văn bản đi, đến

 Quản lý văn bản đến:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: Văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan,

tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại vănthư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Trình, chuyển giao văn bản đến:Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người

có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Việc chuyển giao vănbản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:Xem xét toàn bộ văn

bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; Phân văn bản đến cho các đơn

vị, cá nhân giải quyết; Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

 Quản lý văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày: ghi số, ký hiệu và ngày, tháng

của văn bản;

Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

Đăng ký văn bản đi: Đăng ký vào sổ văn bản đi hoặc phần mềm quản lý hố sơ công

việc và văn bản

Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:Văn bản đi

phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được

ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

Lưu văn bản đi: một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ

sơ Văn bản được sắp xếp thứ tự đăng ký

 Quản lý và sử dụng con dấu

 Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ vàđóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiệnnhững quy định sau:

 Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thẩm quyền;

 Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

 Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người

có thẩm quyền;

 Không được đóng dấu khống chỉ

 Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quyđịnh

 Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phíabên trái

 Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bảnquyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổchức hoặc tên của phụ lục

 Lập hồ sơhiện hành và giao nộptài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổchức

 Có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức

 Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đốivới các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

 Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiệnhành tại cơ quan, tổ chức mình

 Chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảoquản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,

tổ chức

2.5 Các mối quan hệ trong công việc

- Mối quan hệ với cấp trên, bao gồm: lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo tổ chức và lãnh đạodoanh nghiệp

- Mối quan hệ với các đồng nghiệp, bao gồm: văn thư cơ quan, các thư ký ở bộ phậnkhác, nhân viên trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Mối quan hệ với các phòng, ban khác trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác; đối với khách hàng…

2.6 Điều kiện làm việc

a Điều kiện về con người

- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp luật của Nhà nước cóliên quan đến công tác văn thư.

- Nắm chắc các kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ văn thư

- Thành thạo việc xây dựng đề án, phương án quản lý nghiệp vụ lvăn thư; có năng lựcchuyên môn cao

- có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ văn thư và sử dụng tốtcác trang thiết bị văn phòng hiện đại

- Am hiểu sâu về tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước và tổ chức đoàn thể nhân dân, xãhội

- Am hiểu tình hình và xu thế phát triển công tác văn thư trong nước và thế giới

- Có trình độ tổng hợp nhanh, thông thạo việc tổ chức chỉ đạo, triển khai nghiệp vụ, tổchức kiểm tra, có năng lực hợp tác giữa các cơ quan và cá nhân trong công tác quảnlý

b Điều kiện vật chất – kĩ thuật

- Trang bị đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan…

- Trang bị hệ thống Internet/wifi cục bộ

- Có đầy đủ các thiết bị văn phòng cần thiết: cặp, hộp, giá tài liệu, bút…

- Có máy điều hoà nhiệt độ

- Phòng làm việc thoáng mát, rộng rãi

Câu 3: Bảng yêu cầu chuyên môn cho chuyên viên văn thư

Thông tin chung về công việc:

- Là công chức chuyên môn nghiệp vụ văn thư trong hệ thống quản lý Nhà nước

và quản lý sự nghiệp giúp lãnh đạo các đơn vị cấu thành (phòng, ban, sở, cục),cấp huyện, tỉnh và các Bộ, ngành ở TW, tổ chức quản lý một phần hoặc toàn bộlĩnh vực nghiệp vụ văn thư thuộc phạm vi được phân công

- Là công chức chuyên môn nghiệp vụ văn tuhw, quản lý toàn bộ lĩnh vực thuộc

về văn thư tài liệu cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác

1 Kiến thức, - Tốt nghiệp Đại học về chuyên ngành Lưu trữ học tại các

văn hóa,

chuyên môn trường Đại học có đào tạo về chuyên ngành này Ví dụ:Cử nhân ngành Lưu trữ học trường Đại học Khoa học Xã

Hội Nhân văn thuộc khối Đại học Quốc gia thành phố

- Biết 1 ngoại ngữ trình độ A (đọc, hiểu được sách chuyênmôn)

- Qua lớp đào tạo tin học theo chương trình của Bộ Giáodục và đào tạo và của Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước

- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng, các qui địnhcủa Nhà nước, của ngành, của cơ quan, đơn vị về côngtác lưu trữ

- Nắm được kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác vănthư

- Nắm được các đặc điểm của đối tượng quản lý thuộcphạm vị phụ trách

- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các thể loạiquyết định cụ thể của quản lý và thông hiểu nguyên tắcthủ tục hành chính của Nhà nước, có năng lực soạn thảovăn bản

- Nắm được những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý,biết tổ chức lao động khoa học trong quản lý lưu trữ

- Có kiến thức về lịch sử Việt Nam và thế giới

- Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và đề xuất cảitiến nghiệp vụ quản lý văn thư;

- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra

và có khả năng phối hợp tốt với các yếu tố liên quan đểtriển khai công việc có hiệu quả Có khả năng độc lập tổchức làm việc

- Sử dụng được máy vi tính và các thiết bị chuyên dùngtrong công tác văn thư

2 Phẩm chất,

đạo đức - Có tâm huyết và nhiệt tình với công việc, với mọi người.Trung thực, thẳng thắn, chân thành

- Biết giữ bí mật

- Điềm tĩnh, chín chắn và tỉ mỉ trong công việc

- Có tinh thần trách nhiệm cao

- Làm việc khoa học, có tổ chức và hiệu quả

- Có khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm

3 Kỹ năng - Sử dụng thành thạo máy tính và các trang thiết bị khác,

5 Kinh nghiệm - Đã từng có ít nhất 1 năm kinh nghiệm

Câu 4:Bảng tiêu chuẩn kết quả công việc cho chuyên viên văn thư

- Là cán bộ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, quản lý toàn bộ lĩnh vựcthuộc về văn thư cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người đượcgiao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký ban hành;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủtục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viênchức;

- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu

 Tham mưu về công tác văn thư: Các hoạt động tham mưu phải dựatrên tình hình thực tế của công tác lưu trữ tại cơ quan thì công táctham mưu mới sâu sát và có tính khả thi khi đưa ra thực hiện.Chuyên viên văn thư phải luôn chú tâm vào công tác của mình đểnhìn thấy được thực trạng, những vấn đề nào chưa giải quyết được,còn tồn đọng để kịp thời đưa ra những tư vấn đúng việc, đúng thờiđiểm, có tính khả quan cho công tác lưu trữ tại cơ quan.

 Tham gia xây dựng và giám sát: Chuyên viên văn thư muốn đạtđược kết quả tốt thì không những tham mưu cho lãnh đạo, mà cònphải tham gia xây dựng các văn bản quy định cho công văn thư,các đề xuất, phương hướng thực hiện tốt

 Các văn bản được xây dựng trước tiên phải đúng thể thức, kỹ thuậtvăn bản

 Nội dung văn bản được xây dựng để tham mưu phải sâu sát đượctình hình thực tế của công tác lưu trữ tại cơ quan Phải có đượcnhững điểm mới và mang tính khả thi.Ví dụ như tiết kiệm đượcthời gian, chi phí thực hiện…

 Giám sát hoạt động văn thư cho từng đơn vị phòng ban

 Việc giám sát đi kèm với đôn đốc, kiểm tra kĩ càng, ít sai sót hoặckhông sai sót thì mới đạt được chất lượng tốt trong công văn thư

- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:

 Soạn thảo và bản hành các loại văn bản: Đảm bảo thể thức và nộidung văn bản

 Quản lý văn bản đến-đi: Đảm bảo giải quyết công việc nhanhchóng

 Quản lý và sử dụng con dấu: Sử dụng con dấu đúng mục đích

 Lập hồ sơhiện hành và giao nộptài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơquan, tổ chức: Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ về sau

B CHUYÊN VIÊN LƯU TRỮ

Câu 1: Bản câu hỏi phân tích công việc: chuyên viên lưu trữ

1 Thực trạng công tác lưu trữ hiện nay tại cơ quan?

2 Vì sao cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này lại cần đến chức danh chuyên viên lưutrữ?

3 Nội dung của công tác lưu trữ?

4 Đối với một người chuyên viên lưu trữ, anh (chị) thấy phần nào là khó nhất trong 6khâu nghiệp vụ lưu trữ? Cách thức để thực hiện phần khó nhất ấy như thế nào?

5 Chuyên viên lưu trữ hiểu thế nào về công việc của mình?

6 Trách nhiệm của chuyên viên lưu trữ đối với công tác lưu trữ?

7 Chuyên viên lưu trữ thường phải giám sát công việc của những ai? Chức vụ nào?Công việc phải giám sát là công việc gì?

8 Những phần mềm nào được sử dụng trong công tác lưu trữ? Cách thức sử dụngnhững phần mềm ấy?

9 Những máy móc, thiết bị, dụng cụ nào được sử dụng trong công tác lưu trữ? Cáchthức sử dụng chúng?

10 Môi trường làm việc hiện nay của cơ quan đã phù hợp với công tác lưu trữ chưa?

11 Chuyên viên lưu trữ có thể giải quyết những công việc gì ngoài công tác lưu trữ?

12 Mối quan hệ giữa công tác lưu trữ và hoạt động của các phòng ban?

13 Chuyên viên lưu trữ cần có những khóa đào đạo nào để nâng cao kỹ năng thực hiệncác nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho cơ quan?

14 Kỹ năng cần có của chuyên viên lưu trữ?

15 Phẩm chất, thái độ của chuyên viên lưu trữ?

16 Chính sách phúc lợi, chế độ đãi ngộ, phụ cấp độc hại tại cơ quan dành cho chuyênviên lưu trữ như thế nào?

Câu 2: Bản mô tả công việc của chuyên viên lưu trữ

2.1 Thông tin chung về công việc

- Là công chức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống quản lý Nhà nước vàquản lý sự nghiệp giúp lãnh đạo các đơn vị cấu thành (phòng, ban, sở, cục), cấphuyện, tỉnh và các Bộ, ngành ở TW, tổ chức quản lý một phần hoặc toàn bộ lĩnh vựcnghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm vi được phân công

- Là công chức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, quản lý toàn bộ lĩnh vực thuộc về lưutrữ tài liệu cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác

- Người làm chuyên viên lưu trữ là người tham mưu tất cả các hoạt động về lưu trữ tàiliệu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

- Người chuyên viên lưu trữ là người Tốt nghiệp Đại học về chuyên ngành Lưu trữ họctại các trường Đại học có đào tạo về chuyên ngành này Ví dụ: Cử nhân ngành Lưutrữ học trường Đại học Khoa học Xã Hội Nhân văn thuộc khối Đại học Quốc giathành phố Hồ Chí Minh

- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Phân loại và chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

2.3 Trách nhiệm và quyền hạn

- Tham mưu về công tác lưu trữ tài liệu cho quản lý đơn vị và lãnh đạo cơ quan;

- Chịu trách nhiệm chính đối với công tác lưu trữ của cơ quan;

- Phối hợp với các cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp lưu trữtrong việc thực hiện các nhiệm vụ;

- Chịu trách nhiệm trước quản lý đơn vị, lãnh đạo cơ quan những vấn đề về công táclưu trữ;

- Phối hợp với bộ phận văn thư để xác định thời hạn bảo quản và giá trị bảo quản củatài liệu

2.4 Các nhiệm vụ chính phải thực hiện

- Tham mưu về công tác lưu trữ tài liệu:

 Đề xuất và xây dựng những phương án quản lý nghiệp vụ thuộc lĩnh vực đượcphân công trên cơ sở các qui định và cơ chế đã có của Nhà nước, nhằm thể hiện