Quản trị nhân sự trong văn phòng.

Số thứ tự Tình huống cần động viên nhân viên Phương pháp để động viên nhân viên Tình huống về đời sống vật chất của nhân viên Tình huống về đời sống tinh thần của nhân viên 1 Nhân viên

Nhóm 6:

1 Tạ Quốc Phong (1356130041).

2 Đặng Thị Quí (1356130042).

3 Đào Thị Như Quỳnh (1356130043).

4 Phan Vũ Phương Quỳnh (1356130044).

5 Lưu Thị Sen (1356130045).

BÀI TẬP TUẦN 1.

CÂU 1: LIỆT KÊ ÍT NHẤT NĂM TIÊU CHÍ ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA

CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÔNG TY.

TRẢ LỜI:

• Đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự thông qua doanh thu.

• Đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự thông qua mức độ đúng ngành nghề.

• Đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự thông qua tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.

• Đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự thông qua chi phí nhân công.

• Đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự thông qua năng suất lao động bình quân.

• Đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự thông qua tỷ suất lợi nhuận lao động.

CÂU 2: LIỆT KÊ ÍT NHẤT NĂM CÁCH ĐỂ DUY TRÌ VÀ ĐỘNG

VIÊN NHÂN LỰC CỦA CƠ QUAN,

TỔ CHỨC, CÔNG TY.

Số thứ

tự

Tình huống cần động viên nhân viên

Phương pháp để động viên nhân viên Tình huống về đời sống

vật chất của nhân viên

Tình huống về đời sống tinh thần của nhân viên

1 Nhân viên lo nghĩ về chuyện tiển bạc Đảm bảo công tác thù lao

2 Nhân viên gặp hoàn cảnh khó khăn Nắm rõ thông tin về hoàn cảnh của nhân viên

3 Nhân viên bận tâm về sự an toàn của bản thân Cải thiện điều kiện làm việc

4

Nhân viên băn khoăn về

vị trí hiện tại của bản thân và tiềm năng công việc trong tương lai

Đảm bảo công tác đào tạo

5 Nhân viên căng thẳng vì bất đồng với sếp hoặc

đồng nghiệp

Thiết lập một môi trường làm việc tích cực

Số thứ

tự

Tình huống cần động viên nhân viên

Phương pháp để động viên nhân viên Tình huống về đời sống

vật chất của nhân viên tinh thần của nhân viên Tình huống về đời sống

6 không được trọng dụng Nhân viên chán nản vì Tạo cơ hội cho nhân viên giữ vai trò và tham gia

7 Nhân viên mệt mỏi vì áp lực công việc quá lớn Tạo điều kiện cho nhân viên được giải tỏa

8 Nhân viên có vấn đề về gia đình riêng

Cần tỏ thái độ quan tâm và sự đồng cảm đối với người nhân viên bộc lộ dấu hiệu đó, đồng thời khuyên nhủ và nhắc nhở cách ứng xử phù hợp tại nơi làm việc Nếu có thể, cho phép người ấy nghỉ một thời gian để sắp xếp việc gia

đình.

9 Nhân viên không hài lòng về thời gian làm

việc

Một giải pháp mà nhiều cơ quan, tổ chức, công

ty đang ứng dụng là chương trình cân bằng

cuộc sống và công việc

CÂU 3: CHỌN MỘT YẾU TỐ CỦA

MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI VÀ PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA NÓ ĐẾN CÔNG

TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA CƠ

QUAN, TỔ CHỨC, CÔNG TY.

 Tình hình kinh tế luôn có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị nhân sự, thể hiện qua các giai đoạn phát triển kinh tế sau:

 Thời kỳ trước đổi mới (trước 1986): Nền kinh tế mất cân đối => Hoạt động quản trị nhân sự chưa được phát triển và coi trọng đúng mức.

 Thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa: Nền kinh tế tăng trưởng không

ngừng và đi vào xu thế toàn cầu hóa => Vấn đề quản trị nhân lực cũng dần được chú trọng.

CÂU 4: CHỌN MỘT YẾU TỐ CỦA

MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG VÀ PHÂN

TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA NÓ ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA

CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÔNG TY.

 Mô hình thể hiện sự tác động của mục tiêu, chiến lược của cơ quan, doanh nghiệp đến công tác quản lý nguồn nhân lực:

CÂU 5: CHÍNH SÁCH VÀ QUY ĐỊNH LIÊN QUAN VỀ NHÂN SỰ

CÓ TÁC DỤNG GÌ TRONG QUẢN

TRỊ NHÂN SỰ?

CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP

ĐỀU CÓ NHỮNG CHÍNH SÁCH, QUY ĐỊNH LIÊN

QUAN VỀ NHÂN SỰ, CHÚNG CÓ TÁC DỤNG:

 Nêu rõ các quy định và thủ tục mà người lao động cần biết.

 Giúp người lao động hiểu được chủ lao động cần gì ở họ và họ phải làm như thế nào.

 Giúp người lao động biết về các quy định và chế độ thưởng.

 Giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định được và ngăn chặn những rủi ro xảy đến đối với người lao động cũng như đảm bảo rằng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đang tuân theo đúng luật pháp.

 Giúp tạo lập văn hoá cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: khi mà tất cả mọi vấn đề được giải quyết công bằng và nhất quán.

CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP

ĐỀU CÓ NHỮNG CHÍNH SÁCH, QUY ĐỊNH LIÊN

QUAN VỀ NHÂN SỰ, CHÚNG CÓ TÁC DỤNG:

 Góp phần tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa chủ lao động và người lao động.

 Có thể giảm được những vụ kỷ luật hay kiện cáo.

 Có thể nâng cao năng suất và đạo đức cũng như giúp giữ được người lao động.

 Có thể cũng đem lại hình ảnh tích cực cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong mắt khách hàng và chính quyền địa phương, nâng cao uy tín.

 Có thể giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thu hút thêm nhiều lao động mới.

MỘT SỐ CHÍNH SÁCH, QUY ĐỊNH LIÊN QUAN VỀ NHÂN SỰ:

 Chế độ thai sản, nghỉ ốm, nuôi con.

 Biện pháp nâng cao hoạt động và thay đổi quản lý.

 Sử dụng các thiết bị của công ty như email, internet và điện thoại.

 Đào tạo.

 Quyền nghiên cứu.

 Làm việc ngoài công ty.

 Bản quyền và quyền sở hữu.

 Thông tin bảo mật.

 Tán gẫu.

 Rượu bia và ma tuý.

 …

 Giúp có được những con người với đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm cho

sự phát triển của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong tương lai.

 Giúp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại, rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc.

CHÍNH SÁCH, QUY ĐỊNH VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC CÓ TÁC DỤNG:

 Đảm bảo cho nhân viên có trình độ chuyên môn, kỹ năng đáp ứng yêu cầu của công việc, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên phát triển năng lực cá nhân.

 Tăng hiệu quả công việc: tăng năng suất, số lượng, chất lượng sản phẩm, tiết kiệm thời gian.

 Nâng cao chuyên môn, cải thiện kỹ năng và tác phong làm việc của người lao động.

 Hình thành đội ngũ nhân lực giỏi, hoạt động chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu phát triển của cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp.

 Tăng mức độ hài lòng, thỏa mãn của nhân viên với công việc hiện tại.

 Đáp ứng nhu cầu học tập của nhân viên.

 Tạo cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.

an tâm công tác, gắn bó dài lâu.

CÂU 6: CHÍNH SÁCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÔNG TY THƯỜNG QUY ĐỊNH VỀ

NHỮNG NỘI DUNG NÀO?

CÂU 7: CHÍNH SÁCH TIỀN LƯƠNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÔNG TY QUY ĐỊNH VỀ

NHỮNG NỘI DUNG NÀO?

TRẢ LỜI:

• Mức lương chung trong cơ quan, tổ chức, công ty.

• Cơ cấu tiền lương trong cơ quan, tổ chức, công ty.

• Quy chế tiền lương trong cơ quan, tổ chức, công ty.

CÂU 8: XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC DƯỚI ĐÂY DO BỘ PHẬN

NHÂN SỰ HAY BỘ PHẬN

CHUYÊN MÔN LÀM:

A LẬP ĐỀ XUẤT TUYỂN DỤNG.

B XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN.

C VIẾT THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG.

Bộ phận nhân sự Bộ phận chuyên môn

BÀI TẬP TUẦN 2.

CÂU 1: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

CỦA BA VỊ TRÍ VIỆC LÀM:

A CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ.

B CHUYÊN VIÊN LƯU TRỮ.

C THƯ KÝ VĂN PHÒNG.

Với những yêu cầu sau đây:

I Soạn 1 bảng câu hỏi phân tích công việc để phỏng vấn từng loại chuyên viên này (ít nhất 10 câu hỏi cho từng loại chuyên viên).

II Soạn bản mô tả công việc.

III Soạn bản yêu cầu chuyên môn công việc.

IV Soạn bản tiêu chuẩn kết quả công việc.

A CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ.

I BẢNG CÂU HỎI PHÂN TÍCH

CÔNG VIỆC.

II BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC.

III BẢN YÊU CẦU CHUYÊN MÔN

CÔNG VIỆC.

Tiêu chí Nội dung

Thông tin chung về công việc Chức danh: Chuyên viên văn thư.

Phòng ban/bộ phận/đơn vị: Phòng Lưu trữ/Phòng Văn thư - Lưu trữ/Phòng Hành chính - Tổng hợp/Phòng Tổ chức – Nhân sự/…

Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng ban/bộ phận/đơn vị.

Quản lý gián tiếp: Thủ trưởng cơ quan.

Yêu cầu về trình độ Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ.

Qua lớp đào tạo về ứng dụng tin học vào công tác văn thư theo chương trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Biết một ngoại ngữ ở trình độ A (đọc hiểu được sách chuyên môn).

Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng Yêu cầu về kiến thức Yêu cầu về kỹ năng

- Nắm được các văn bản pháp quy của Nhà nước.

- Nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ của ngành, của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về công tác văn thư.

- Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư.

- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà mình đang làm việc.

- Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác văn thư trong nước và thế giới.

- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư; có năng lực soạn thảo văn bản.

- Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao động khoa học trong quản lý.

- Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và

đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý công tác văn thư

- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ và có khả năng tổ chức để triển khai công việc có hiệu quả.

- Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng.

Yêu cầu về thể chất và phẩm chất Yêu cầu về thể chất Yêu cầu về phẩm chất

Sức khỏe tốt, không mắc các bệnh truyền nhiễm,…

Phẩm chất đạo đức nghề nghiệp:

-Có trách nhiệm trong công việc.

-Có hành vi chuyên nghiệp khi thực

-Biết tuân thủ pháp luật.

-Biết bảo vệ chân lí, ủng hộ đổi mới tiến

bộ.

IV BẢN TIÊU CHUẨN KẾT QUẢ

CÔNG VIỆC.

Tiêu chí Nội dung

Thông tin chung về

công việc

Chức danh: Chuyên viên văn thư.

Phòng ban/bộ phận/đơn vị: Phòng Lưu trữ/Phòng Văn thư - Lưu trữ/Phòng Hành chính

- Tổng hợp/Phòng Tổ chức – Nhân sự/…

Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng ban/bộ phận/đơn vị.

Quản lý gián tiếp: Thủ trưởng cơ quan.

Các nhiệm vụ chính

phải thực hiện

Tên nhiệm vụ Tiêu chuẩn kết quả của từng nhiệm vụ Soạn thảo văn bản Đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Tổ chức quản lý văn bản đi và đến Đúng trình tự đã được quy định.

Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ.

Đúng trình tự đã được quy định.

Quản lý và sử dụng con dấu Đúng quy định, hướng dẫn đã được ban

hành.

B CHUYÊN VIÊN LƯU TRỮ.

I BẢNG CÂU HỎI PHÂN TÍCH

CÔNG VIỆC.

Tiêu chí Số thứ tự Nội dung

Trách

nhiệm và

quyền

hạn

1 Trong công việc của một chuyên viên lưu trữ, anh (chị) có những trách nhiệm gì?

2 Công việc này cung cấp cho anh (chị) những quyền hạn nào?

Nhiệm

vụ

3 Nêu những nhiệm vụ chính mà một chuyên viên lưu trữ như anh (chị) phải thực hiện hằng ngày?

4 Ngoài những nhiệm vụ chính, anh (chị) có phải thực hiện nhiệm vụ phụ nào khác nữa không? Nếu có thì là những nhiệm vụ, công việc

nào?

Mối

quan hệ

5 Những phòng ban, bộ phận, đơn vị nào mà một chuyên viên lưu trữ như anh (chị) thường xuyên tiếp xúc?

6 Hãy mô tả mối quan hệ phối hợp giữa anh (chị) với những phòng ban, bộ phận, đơn vị vừa nêu?

7 Ngoài những mối quan hệ nêu trên thì công việc của anh (chị) có liên hệ với những cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào bên ngoài không?

Điều

kiện làm

việc

8 Là một chuyên viên lưu trữ, anh (chị) thường xuyên tiếp xúc với những gì?

9 Các trang thiết bị, công cụ nào được sử dụng trong công việc của anh (chị)?

10 Chính sách đãi ngộ, bồi dưỡng chuyên viên lưu trữ tại nơi mà anh (chị) đang làm việc như thế nào?

11 Anh (chị) cảm thấy hài lòng hay không hài lòng với môi trường làm việc và chính sách đãi ngộ, bồi dưỡng của cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp mà mình đang công tác? Nếu không thì tại sao?

12 Anh (chị) có đóng góp hay giải pháp nào để cải thiện điều kiện làm việc không?

II BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC.

Tiêu chí Nội dung Thông tin chung về công việc Chức danh: Chuyên viên lưu trữ.

Phòng ban/bộ phận/đơn vị: Phòng Lưu trữ/Phòng Văn thư - Lưu trữ/Phòng Hành chính - Tổng hợp/Phòng Tổ chức – Nhân sự/…

Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng ban/bộ phận/đơn vị.

Quản lý gián tiếp: Thủ trưởng cơ quan.

Tóm tắt về công việc Thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, hủy tài liệu hết giá

trị.

Có trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác lưu trữ, giúp Trưởng phòng ban/bộ phận/đơn vị trong việc thu thập, quản lý đầy đủ các hồ sơ, tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác tài liệu có hiệu quả.

Tổ chức quản lý một phần hoặc toàn bộ lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm

vi được phân công.

Từ chối làm các công việc không phục

vụ cho công việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc trái với đạo đức, thuần phong mỹ tục, xúc phạm đến danh dự bản thân hoặc người khác.

Các nhiệm vụ chính phải thực

hiện

Tổ chức thu nhập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ.

Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

Bản kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

Phối hợp với các phòng ban/bộ phận/đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp vào lưu trữ.

Văn bản hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Hướng dẫn các phòng ban/bộ phận/đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ

sơ, tài liệu và lập "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu".

Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa “Mục lục hồ

sơ, tài liệu nộp lưu” với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

Các nhiệm vụ

chính phải thực

hiện

Tên nhiệm vụ

Chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu.

Tiến hành phân loại hồ sơ và lập hồ sơ hoàn chỉnh

Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.

Thực hiện hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

Lập công cụ tra cứu: “Mục lục hồ sơ”, “Cơ sở dữ liệu”,…

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

- Giúp Trưởng phòng ban/bộ phận/đơn vị xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Thủ trưởng cơ quan ban hành Sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền (thông qua Hội đồng xác định giá trị tài liệu), lựa chọn tài liệu nộp vào lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị.

Quyết định thành lập Hội đồng Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tài liệu hết giá trị Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền Quyết định hủy tài liệu hết giá trị Biên bản bàn giao tài liệu hủy Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Các nhiệm vụ chính phải

thực hiện

Bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ.

Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ: hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.

Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Văn bản báo cáo thống kê tài liệu thường xuyên, định

kỳ hoặc đột xuất theo quy định.

Giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.

Văn bản hướng dẫn khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tham gia xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức thực hiện các hình thức khai thác tài liệu.

Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Bản sao tài liệu, bản chứng thực lưu trữ.

Các nhiệm vụ chính phải

thực hiện

Tham gia xây dựng và hoàn thiện công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Tham gia xây dựng các văn bản pháp quy về công tác lưu trữ.

Văn bản quy chế công tác lưu trữ.

Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của ngành và các quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về công tác lưu trữ.

Văn bản hướng dẫn nghiệp

vụ lưu trữ.

Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và các trang thiết bị lưu trữ.

Bản kế hoạch liên quan đến việc cải thiện môi trường làm việc.

Các nhiệm vụ phụ phải thực hiện Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ trưởng

cơ quan, Trưởng phòng ban/bộ phận/đơn vị giao Tùy theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan, Trưởng phòng ban/bộ phận/đơn vị mà chuyên viên lưu trữ kiêm nhiệm thêm một số công việc như: đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn nghiệp

vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, phòng ban, tổ chức, đơn vị.

Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng ban/bộ phận/đơn vị.