Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM Khóa luận tốt nghiệp ngành: Quản trị văn phòng Giảng viên hƣớng dẫn: ThS Vi Tiến Cƣờng Sinh viên thực hiện: Lê Thị Lan Mã số sinh viên: 1305QTVB031 Khóa: 2014 – 2018 Lớp: ĐH-QTVP 14C HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài “ Nâng cao hiệu quản lý nhân văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm” Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng đề tài Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Sinh viên Lê Thị Lan LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy Khoa Quản trị văn phịng giảng dạy cho nhiều kiến thức kỹ suốt trình học tập trường Tơi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo anh chị cán bộ, nhân viên Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm tận tình bảo giúp đỡ tơi q trình khảo sát để thực đề tài quan Trải qua tháng thực đề tài mình, người ln đồng hành bảo tận tình giúp tơi hồn thành đề tài khóa luận ThS Vi Tiến Cường Qua đây, tơi xin gửi tình cảm chân thành lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Bên cạnh kết đạt trình khảo sát nghiên cứu trình độ nghiên cứu thời gian hạn chế nhiều nguyên nhân khác, cố gắng song đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến q thầy giáo Những ý kiến đóng góp thầy bạn đọc giúp nhận hạn chế trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức hiểu biết đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thị Lan DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ SX Sản xuất DV Dịch vụ XNK Xuất nhập CP Cổ phần CHXHCN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa HTX Hợp tác xã HĐQT Hội đồng quản trị BGĐ Ban giám đốc CB, CNV Cán bộ, công nhân viên 10 ĐH, CĐ Đại học, Cao đẳng 11 NL Nhân lực 12 CL Chất lượng DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Bảng thống kê tình hình lao động cơng ty năm 2017 22 Bảng 2.2 Bảng thống kê lao động theo độ tuổi giai đoạn 2015-2017 22 Bảng 2.3 Bảng thống kê lao động theo giới tính giai đoạn 2015-2017 23 Bảng 2.4 Bảng thống kê lao động theo trình độ chun mơn giai đoạn 2015-2017 25 Bảng 2.5 Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân giai đoạn 2015-2017 38 Bảng 2.6 Bảng số lượng hồ sơ dự tuyển năm 2017 39 Bảng 2.7 Kết tuyển dụng nhân giai đoạn 2015-2017 40 Bảng 2.8 Số lượng lao động thăng chức giai đoạn 2015-2017 46 Bảng 2.9 Bảng đánh giá kết thực công việc 49 Bảng 2.10 Kết đánh giá thực công việc công ty giai đoạn 2015-2017 49 Bảng 2.11 Số lượng nhân tham gia đào tạo giai đoạn 2015-2017 52 Bảng 2.12 Nội dung khóa đào tạo bên ngồi cơng ty năm 2017 53 Bảng 2.13 Thang bảng lương nhân viên Công ty CP SX-DV-XNK Từ Liêm 55 Bảng 2.14 Tình hình kỷ luật cơng ty giai đoạn 2015-2017 60 Biểu đồ 2.1 Cơ cấu lao động theo độ tuổi 23 Biểu đồ 2.2 Cơ cấu lao động theo giới tính 24 Biểu đồ 2.3 Cơ cấu lao động theo trình độ 25 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài NỘI DUNG CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm quản lý nhân 1.1.1 Khái niệm nhân sự, quản lý nhân 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công tác quản lý nhân 1.1.3 Đặc điểm nhân văn phòng 1.1.4 Nội dung quản lý nhân 1.1.5 Vai trò quản lý nhân 1.1.6 Căn nguyên tắc quản lý nhân văn phòng 10 1.1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân văn phòng 11 Tiểu kết 14 CHƢƠNG 16 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM 16 2.1 Giới thiệu Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm 16 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 16 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty 18 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 20 2.1.4 Thực trạng nhân lực công ty 21 2.2 Tình hình hoạt động, cơng tác tổ chức hành Văn phịng Cơng ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm 26 2.2.1 Vị trí hoạt động 26 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 26 2.2.3 Cơ cấu tổ chức 28 2.2.4 Mơ tả vị trí việc làm Văn phòng 29 2.3 Thực trạng công tác quản lý nhân văn phịng Cơng ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm 31 2.3.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực 31 2.3.2 Công tác tuyển dụng nhân 34 2.3.3 Bố trí, xếp nhân 44 2.3.4 Tạo động lực lao động 47 2.3.5 Đánh giá kết thực công việc 48 2.3.6 Đào tạo phát triển nhân 50 2.3.7 Thù lao lao động 54 2.3.8 Khen thưởng-Kỷ luật lao động 58 2.4 Nhận xét, đánh giá chung 60 2.4.1 Ưu điểm 60 2.4.2 Hạn chế 62 2.4.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết 64 CHƢƠNG 65 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CHẤT LƢỢNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SX-DV-XNK TỪ LIÊM 65 3.1 Định hướng phát triển Công ty thời gian tới 65 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác tổ chức quản lý nhân 65 Tiểu kết 72 KẾT LUẬN 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 DANH SÁCH PHỤ LỤC 75 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa, kinh tế q trình cơng nghiệp hóa- đại hóa, địi hỏi khơng riêng quan Nhà nước cần cải cách mà doanh nghiệp cần phải đổi tiếp thu cách chọn lọc hiệu nhằm phát triển toàn diện Nhằm nâng cao đáp ứng vấn đề đòi hỏi nhu cầu nguồn nhân lực cần thiết cấp bách Dù cơng viêc người ln coi nguồn nội lực quan trọng định thành công quan, tổ chức, đơn vị Nguồn nhân lực khơng dừng lại thể lực mà cần trí lực phục vụ cho cơng xây dựng đất nước phát triển giàu mạnh, vững bền với đội ngũ nhân lực dồi thể trí Nhưng làm để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ổn định số lượng chất lượng, cạnh tranh với hàng loạt tổ chức nước hội nhập vào kinh tế nước Đây vấn đề mà nhà lãnh đạo quan tâm Quản lý nhân văn phịng nói riêng doanh nghiệp nói chung có ý nghĩa quan trọng, lẽ người xem yếu tố cấu thành định đến thành cơng hay thất bại doanh nghiệp Nó xem hoạt động tảng, đóng vai trị trung tâm trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung doanh nghiệp, để sở triển khai hoạt động quản trị khác, từ giúp doanh nghiệp tồn tại, phát triển lên cạnh tranh Hiểu rõ tầm ý nghĩa quan trọng nhân việc giải cơng việc nói chung quan văn phịng nói riêng, việc thực tốt công tác tổ chức quản lý nhân văn phòng lại cần thiết Bởi văn phịng khơng máy quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo mà máy trợ giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan Xuất phát từ nhu cầu học tập nghiên cứu thực tiễn Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm, định chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quản lý nhân văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm” để làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu công tác tổ chức quản lý nhân văn phòng nhu cầu tất yếu để quan nhà nước, doanh nghiệp tổ chức trị xã hội áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu công việc dễ dàng việc đương đầu với thách thức điều kiện cạnh tranh hội nhập từ mơi trường bên ngồi Ở góc độ khác nhau, có nhiều cơng trình nghiên cứu thuộc lĩnh vực quản lý nhân nói chung văn phịng nói riêng sách, nghiên cứu khoa học, luận văn, đăng tạp chí, báo cáo,… kể tên như: - Nguyễn Hữu Thân (2008), Giáo trình “ Quản trị nhân sự”( tái lần thứ 9), Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội Cuốn sách đề cập đến vấn đề liên quan quản trị nhân hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn phát triển tài nguyên nhân sự, giao tiếp nhân sự, nguồn tài liệu tham khảo giúp cho doanh nhân, giám đốc nhân trưởng phòng, nhân viên củng cố tăng cường khả quản trị nhân Đồng thời, giáo trình nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên học hỏi kiến thức hỗ trợ cho công việc sau - PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình “ Quản trị văn phịng” , Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Cuốn sách khái quát nội dung văn phòng, quản trị văn phòng từ khái niệm vai trò, chức Đồng thời, đề cập đến vấn đề tổ chức nhân văn phịng Người đọc có cách nhìn nhận văn phịng cách cụ thể PHỤ LỤC 08 Quyết định số 135/QĐ-BGĐ ngày 28 tháng 09 năm 2017 Ban giám đốc công ty việc cử cán công tác tìm hiểu thị trƣờng PHỤ LỤC 09 Quyết định số 69/QĐ-QS ngày 17 tháng 04 năm 2017 Ban huy quân công ty việc tham gia lễ quân huấn luyện công tác tự vệ PHỤ LỤC 10 Quyết định số 09/QĐ-BGĐ ngày 06 tháng 01 năm 2017 Ban giám đốc công ty việc tăng lƣơng cho cán công nhân viên công ty PHỤ LỤC 11 Quyết định số 79/QĐ-TCLĐTL ngày 16 tháng 05 năm 2017 việc định nghỉ việc để hƣởng chế độ bảo hiểm xã hội PHỤ LỤC 12 Quyết định số 46/QĐ-BGĐ ngày 27 tháng 03 năm 2017 Ban giám đốc Công ty việc nghỉ việc dừng đóng bảo hiểm xã hội PHỤ LỤC 13 Quyết định số 90/QĐ-BGĐ ngày 05 tháng 06 năm 2017 Ban giám đốc Công ty việc chi tiền nghỉ mát năm 2017 PHỤ LỤC 14 Quyết định số 20/QĐ-BGĐ ngày 13 tháng 01 năm 2017 Ban giám đốc Công ty việc chi tiền khen thƣởng năm 2016 PHỤ LỤC 15 Quyết định số 91/QĐ-BGĐ ngày 05 tháng 05 năm 2017 Ban giám đốc Công ty việc chi tiền khen thƣởng năm 2017 PHỤ LỤC 16 Nội quy, quy chế Công ty Điều 1: Thời gian làm việc Ngày làm việc: từ thứ hai đến thứ bảy Giờ làm việc: 8:00 đến 17:00 Giờ nghỉ trưa: tiếng 30 phút, từ 12:00 đến 13:30 Các nhân viên cần đến sớm 05 phút so với quy định để thực việc điểm danh máy chấm công, xếp bàn làm việc gọn gàng chuẩn bị cho ngày làm việc Cuối làm việc, nhân viên ý tắt đèn, điện, xếp bàn làm việc ngăn nắp điểm danh máy chấm công trước Điều 2: Trang phục Để tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp gây ấn tượng tốt với đối tác, nhân viên phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, móng tay, đầu tóc sẽ, gọn gàng, khơng gây phản cảm cho người khác Quy định nam: - Mặc áo sơ mi áo có cổ, khơng mặc áo phơng, “sơ vin” gọn gàng - Khuyến khích thắt ca vát - Quần tây, quần vải sẫm màu, không mặc quần Jean - Đi giày, không dép lê Quy định nữ: - Trang phục đẹp, gọn gàng, kín đáo - Áo sơ mi áo vải với màu sắc nhẹ nhàng, không phép mặc áo phông - Quần tây váy công sở, không mặc quần Jean - Đi giày, không dép lê Điều 3: Thẻ nhân viên Các nhân viên phải đeo thẻ nhân viên làm việc làm việc bên ngồi cơng ty Điêu 4: Sử dụng điện thoại di động Các nhân viên không tắt điện thoại làm việc Âm để chế độ rung âm lượng nhỏ cho không ảnh hưởng đến người xung quanh Điều 5: Giao tiếp, ứng xử Trong giao tiếp, ứng xử, nhân viên phải có thái độ lịch sự, tơn trọng Ngơn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc, khơng nói tục Khi giao tiếp qua điện thoại, nhân viên phải xưng tên quan, ví dụ “cơng ty TULTRACO xin nghe”, trao đổi ngắn, không ngắt điện thoại đột ngột Điêu 6: Tác phong, thái độ làm việc - Giữ gìn trật tự nơi làm việc, lại nhẹ nhàng, khơng gây tiếng ồn nói chuyện, cười nói to làm ảnh hưởng đến người xung quanh - Không tụ tập bàn tán làm việc - Khi làm việc trước phải tắt máy tính, lấy khăn che hình bàn phím máy tính, xếp ngắn ghế ngồi - Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, không để đồ ăn vặt, thức uống vật dụng không cần thiết khác bàn làm việc - Giữ gìn vệ sinh chung, lau chùi nơi làm việc, không vẽ sơn lên tường, mặt bàn công ty - Thực quy định tiết kiệm công ty tắt thiết bị điện không cần thiết sử dụng, tiết kiệm việc sử dụng giấy, bút đồ dùng văn phòng phẩm khác… Điều 7: Việc ra, vào công ty Do yêu cầu công việc, nhân viên phải ngồi cơng ty làm việc phải có đồng ý cấp trực tiếp người có thẩm quyền định phải nêu rõ lý ngoài, thời gian để chủ động cơng việc Sau đó, phải quét thẻ vào máy chấm công để ghi nhận vào, Điều 8: Thông tin liên lạc Nhân viên phải biết địa email số điện thoại tất thành viên công ty thông qua sổ danh bạ để tiện cho việc liên lạc, tạo hiệu tốt công việc Điều 9: Cập nhật thông tin cá nhân Trong trình làm việc, có thay đổi địa liên lạc, thông tin cá nhân tình trạng nhân, cấp đào tạo… nhân viên phải thơng báo cho phịng Hành Chính để tổng hợp cập nhật thông tin Điều 10: Quản lý sử dụng tài sản công ty Không phép di chuyển vật dụng thuộc quyền sở hữu công ty chưa đồng ý ban giám đốc Các tài sản, trang thiết bị công ty giao cho bạn quản lý, sử dụng có biên nhận bàn giao; có yêu cầu cơng việc, bạn mang ngồi bạn chịu trách nhiệm bảo quản tài sản, trang thiết bị bạn mang Không sử dụng vật dụng, trang thiết bị, tài sản Công ty vào mục đích cá nhân Điều 11: Khách cơng ty cá nhân Đón khách cơng ty cá nhân khu vực tiếp tân tiếp khách Không đưa bạn bè, người thân vào phịng làm việc Ln bên cạnh khách suốt thời gian khách lưu lại văn phòng Trách xảy trường hợp khách lại tự khu vực làm việc công ty Không để khách lại công ty sau thời gian làm việc với lý Điều 12: Quy tắc bảo mật Bất kỳ bạn rời khỏi nơi làm việc, nơi làm việc bạn phải gọn gàng, tài liệu quan trọng phải cất giữ cẩn thận Tuyệt đối giữ bí mật thông tin nội công ty khách hàng Điều 13: Các quy định khác Không hút thuốc phịng làm việc, hút phải hút ngồi khu vực làm việc cơng ty Sử dụng đồ uống có cồn cơng ty, trừ trường hợp đồng ý ban lãnh đạo công ty vào dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách, ngoại giao ... 15 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM 2.1 Giới thiệu Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm 2.1.1 Quá trình... lý luận công tác quản lý nhân văn phòng Chương Thực trạng công tác quản lý nhân văn phịng Cơng ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng quản. .. là, xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhân văn phịng, sở đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quản lý nhân văn phịng Cơng ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập Từ Liêm Nhiệm vụ