báo cáo thực tập.......................................................................................Sự ra đời của hoạt động cảu văn phòng công chứng Tam Kỳ là một tất yếu 19 khách Quan trong Quá trình phát triển của xã hội và ngày càng thể hiện tầm Quan trọng trong bối cảnh kinh tế phát triển như hiện nay. Vai trò và tác động của nó tới đời sống nhân dân ngày càng được thừa nhận rộng rãi và không thể thiếu. Để phát huy tác động đó thì việc đưa ra các giải pháp khắc phục tồn tại và việc hoàn thiện hơn nữa hệ thống pháp luật liên Quan đến công chứng là điều tất yếu. Muốn vậy Việt Nam ngoài việc nghiên cứu hệ thống pháp luật các Quốc gia tiên tiến thì phải nghiên cứu điều kiện cụ thể của Việt Nam để khắc phục tồn tại, dự kiến được tương lai trong các Quy định của mình. Qua một tháng thực tập cùng với sự giúp đỡ của văn phòng công chứng Tam Kỳ, em đã thu được một lượng kiến thức Quý báu và thiết thực về nhiều lĩnh vực trong đó có chuyên đề mà em đã đề cập. Mong thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn tới Quý thầy cô cùng văn phòng công chứng tam Kỳ đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống thường ngày chúng ta thiết lập nhiều các loại giao dịch dân
sự từ những giao dịch có giá trị nhỏ (mua thức ăn, mua các nhu yểu phẩm hàng ngày…) đến các loại giao dịch có giá trị lớn hơn (mua điện thoại, mua
xe máy…) đến các giao dịch có giá trị lớn hơn nữa (mua bán nhà, mua bán đất…) Mỗi giao dịch kể trên được các chủ thể của quan hệ pháp luật dân sự thiết lập đều nhằm một mục đích nhất định để đáp ứng nhu cầu của con người
về ăn, mặc, ở , đi lại,….Chính vì những mục đích khác nhau đó mà các chủ thể
đã xác lập những giao dịch khác nhau có đối tượng là các loại tài sản khác nhau ( vật, tiền, giấy tờ có giá , quyền tài sản…) Các tài sản đó có thể là vô hình hay hữu hình, có thể đang tồn tại hoặc cũng có thể sẽ hình thành trong tương lai mà
cụ thể hơn nữa các đối tượng đó có thể từ những thứ nhỏ bé ít có giá trị như cây kim, cuộn chỉ đến những thứ có giá trị hơn như là cái điện thoại di động, chiếc
xe máy đến những thứ cần thiết để duy trì cuộc sống như là nhà ở, đất đai Trong số các đối tượng đó có một loại đối tượng đặc biệt mà trong cuộc sống chúng ta ít nhất một lần sẽ phải thiết lập giao dịch có liên quan đến nó, đó chính
là đất đai Bởi vì, đất đai là tư liệu sản xuất chủ yếu và quan trọng nhất của con người Bên cạnh vai trò của đất đai thì yêu cầu về hình thức của giao dịch đã được nhà nước quy định cụ thể trong pháp luật cũng như đối tượng thật sự của giao dịch ở đây chính là quyền sử dụng đất chứ không phải là đất đã làm cho giao dịch này trở nên đặc biệt hơn các loại giao dịch khác trong đời sống hàng ngày Các giao dịch liên quan đến đất đai thường thể hiện dưới dạng hợp đồng hoặc là hành vi pháp lý đơn phương và có rất nhiều loại như:
- hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; hợp đồng thuê, thuê lại quyền sử dụng đất; hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất; hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất và thừa kế quyền sử dụng đất
Tuy nhiên, việc ký kết các loại hợp đồng giao dịch đó lại tổn tại rất nhiều rủi
ro về mặt pháp lý bởi vậy mà chúng ta cần phải có việc công chứng các loại hợp đồng giao dịch có giá trị cao nhằm tăng tính pháp lý thêm cho hợp đồng giao dịch bất động sản.
Với tự cách là một hoạt động bổ trợ cho tư pháp, thiết chế công chứng đã xuất hiện và tham gia vào nhiều giao dịch có đối tượng là bất động sản Hàng loạt các văn bản quy phạm pháp luật đã chính thức ghi nhận vai trò của công chứng trong các giao dịch mua bán, chuyển nhượng, tặng cho….bất động sản
Trang 2Cụ thể theo khoản 3 điều 167 Luật đất đai 2013 “ Quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất ”; khoản 1 Điều 459 Bộ Luật Dân Sự 2015 “ Tặng cho bất động sản ” ; Điều
122 Luật Nhà Ở 2014 “Công chứng, chứng thực hợp đồng và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng về nhà ở” ; Điều 17 Luật kinh doang bất động sản “Hợp đồng kinh doanh bất động sản”…và còn nhiều điều luật liên quan khác cho thấy
vai trò của công chứng trong đó.
Do đó, việc công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập giá trị pháp
lý trong hợp đồng giao dịch mà đối tượng chủ yếu là bất động sản Sau thời gian thực tập tại văn phòng công chứng Nghĩa Hưng Được sự giúp đỡ nhiệt tình của anh (chị) trong cơ quan Đồng thời với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo TS Nguyễn Thị Thu Hương để em có thể hoàn thiện bài báo cáo này
Nội dung báo cáo gồm 3 phần như sau:
Phần 1: Tổng quan về văn phòng công chứng Nghĩa Hưng
Phần 2: Trình tự thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch ở văn phòng công chứng Nghĩa Hưng
Phần 3: Thực tiễn tại văn phòng công chứng Nghĩa Hưng hiện nay
Do thời gian hạn hẹp và lượng kiến thức thu thập còn nhiều hạn chế nên chuyên đề này chắc chắn không tránh khỏi nhiều sai sót Em mong cô giáo TS Nguyễn Thị Thu Hương và các bạn quan tâm tới đề này thêm lời đóng góp cho em để báo cáo này hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cám ơn.
Chương I: Tổng quan về văn phòng công chứng Nghĩa Hưng
Trang 3
1.Giới thiệu chung về văn phòng công chứng Nghĩa Hưng
Số điện thoại : 033590770
Địa chỉ email: VPCCnghiahung@gmail.com
Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng được thành lập và hoạt động theo luật công chứng năm 2006 (thời điểm luật công chứng năm 2014 chưa có hiệu lực) do 1 công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân Người đại diện theo pháp luật của văn phòng là trưởng Văn phòng: CCV Bùi Thị Hạnh Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng đăng ký hoạt động từ ngày 20/11/2014
có địa chỉ tại khu phố 3, TT Liễu Đề, huyện Nghĩa Hưng, tỉnh Nam Định Dưới sự điều hành của Công chứng viên kiêm trưởng văn phòng Bùi Thị Hạnh – cử nhân đại học luật Hà Nôi, nguyên là Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân huyện Nam Trực, tỉnhNam Định
Ngoài ra, văn phòng được tổ chức quản lý với đội ngũ cán bộ nghiệp vụ có trình độ chuyên môn cao bao gồm: 02 thư ký công chứng viên, 01 nhân viên hành chính –kế toán, 01 nhân viên lưu trữ
Đánh giá: Hiện nay, theo quy định tại Điều 22 của luật công chứng năm 2014 Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật với loại hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và
đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên Tuy nhiên luật công chứng năm 2014 cũng cho phép các văn phòng công chứng do 1 công chứng viên thành lập có thời hạn
để chuyển đổi thành văn phòng công chứng có từ hai công chứng viên hợp danh trở
lên và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh Cụ thể tại khoản 1 Điều 79 Điều khoản chuyển tiếp : “Trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày Luật công chứng 2014 có
hiệu lực thi hành, Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập theo quy định của Luật công chứng số 82/2006/QH11 phải chuyển đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định tại Điều 22 của Luật này Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập không thực hiện xong việc chuyển đổi trong thời hạn này thì Ủy ban nhân dân cấp ỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập,
Sở Tư pháp thu hồi giấy đăng ký hoạt động công chứng”
Như vậy, Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng thành lập từ ngày 20/11/2014 do 1 công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân theo Do đó, Trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày Luật công chứng 2014 có hiệu
Trang 4lực thi hành tức là chậm nhất vào ngày 31 tháng 12 năm 2016 Văn phòng công
chứng Nghĩa Hưng phải chuyển đổi sang loại hình công ty hợp danh Hết thời hạn đó
mà chưa chuyển đổi xong thì Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập và Sở Tư pháp thu hồi giấy đăng ký hoạt động công chứng Vì vậy, trong thời gian ngắn nhất, Văn phòng phải nhanh chóng làm các thủ tục để chuyển đổi sang loại hình công ty hợp danh
Về cơ cấu tổ chức nhân sự của văn phòng công chứng Nghĩa Hưng so với các văn phòng công chứng khác trên địa bản tỉnh và các thành phố khác như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh về cơ bản là ít hơn về số lượng, đơn giản hơn về cơ cấu tổ chức, văn phòng chỉ có 05 người bao gồm cả công chứng viên – trưởng phòng Tuy nhiên, xét về tình hình địa phương nơi văn phòng đặt trụ sở là 1 huyện nằm phía nam tỉnh Nam Định (diện tích: 250,47 km², dân số khoảng 207.281 người) dân cư vốn quen thuộc với việc công chứng, chứng thực tại UBND cấp xã nên văn phòng công chứng gặp nhiều khó khăn khi tiếp cận và phổ biến luật công chứng mới tới người dân Do vậy, người yêu cầu công chứng tìm tới văn phòng yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch, di chúc,… còn khá ít Vì thế, vấn đề nhân sự của văn phòng như hiện tại về cơ bản đáp ứng đủ nhu cầu của văn phòng
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng chứng Nghĩa Hưng
Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng có chức năng :
-công chứng hợp đồng giao dịch
- chứng thực bản sao đúng với bản chính.
- công chứng bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt
1.2 Quyền và nghĩa vụ của văn phong công chứng Nghĩa Hưng
Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại
Trang 5Điều 32 và Điều 33 Luật công chứng năm 2014.
Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng đã thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật,
cụ thể :
- Văn phòng đã ký hợp đồng hợp đồng lao động với các nhân viên làm việc tại văn phòng theo quy định Cụ thể 4 nhân viên văn phòng, không có công chứng viên làm theo hợp đồng
- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo đúng quy định
- Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân
- Chưa được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng do địa phương chưa hỗ trợ sử dụng thông tin từ phần mềm quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng công chứng uchi
- Văn phòng thực hiện tổ chức, quản lý công chứng viên trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
- Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê
- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước Làm việc từ thứ hai tới thứ sáu trừ sáng ngày nghỉ lễ, tết theo quy định, sang từ 7h30’ tới 11h30’, chiều từ 1h30’ tới 5h30’
- Niêm yết đầy đủ lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại văn phòng
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức
- Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình Hiện tại văn phòng đang tiếp nhận 01 Công chứng viên tập sự
- Hằng năm, văn phòng đều tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng
- Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng
- Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng
Trang 62 Giới thiệu chung về hoạt động công chứng
2.1 khái niệm và vai trò của công chứng
Công chứng được hiểu là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực hợp pháp của các hợp đồng giao dịch theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu
2.2 vai trò của công chứng
- công chứng sẽ giúp bảo đảm tính hợp pháp của nội dung các giao dịch Thực tiễn cho thấy, ít người dân Việt có sự hiểu biết rõ ràng các quy định của pháp luật về quyền sử dụng đất Việc công chứng sẽ giúp cho các bên hiểu rõ hơn về quyền và nghĩa vụ của mình trong giao dịch về quyền sử dụng đất qua việc tư vấn, giải thích của các công chứng viên.
- việc công chứng còn góp phần hạn chế các giao dịch “bất động sản ma” (không có thật), góp phần hạn chế các yếu tố lừa đảo, lừa dối trong các giao dịch về quyền sử dụng đất, nhất là trong các trường hợp thừa kế theo di chúc, chuyển nhượng quyền sử dụng đất Ví dụ: với sự tham gia của công chứng, các vấn đề như lừa dối khi lập di chúc, cưỡng ép lập di chúc sẽ không xảy ra trừ phi có sự thông đồng giữa một bên với công chứng viên.
- việc công chứng sẽ nâng cao giá trị chứng minh của chứng cứ (hợp đồng) khi có tranh chấp Rõ ràng, khi xảy ra tranh chấp, các bên tham gia giao dịch phải đưa ra chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình Tòa án sẽ
dễ xem xét và chấp nhận hơn nếu các giao dịch đó đã được công chứng.
- hoạt động công chứng còn đem lại nguồn thu lớn cho ngân sách nhà nước
2.3 sơ đồ tổ chức văn phòng công chứng
Trang 7Chương II : TRÌNH TỰ THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH Ở VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGHĨA HƯNG
1.Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, mua bán, tặng cho, thế chấp nhà đất.
1.1 Thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch
1.1.1 Thủ tục công chứng chuyển nhượng đất
1.1.1.1 Hồ sơ chuyển nhượng đất
* Hồ sơ bán gồm