Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Viện điện tử viễn thông, trường đại học bách khoa hà nội

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG. 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI. 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử Viễn Thông. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Viện Điện Tử Viễn Thông. 4 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử Viễn Thông. 5 1.1.2.1. Chức năng của Viện Điện Tử Viễn Thông 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử Viễn Thông. 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử Viễn Thông. 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG. 10 2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông. 10 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông. 10 2.1.2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác văn thư – lưu trữ. 12 2.1.3. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ. 13 2.1.4. Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông. 13 2.1.5. Hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ. 14 2.1.6. Quản lý phông lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông. 15 2.2. Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông. 15 2.2.1. Hoạt động thực hiện nghiệp vụ trong công tác văn thư của Viện Điện Tử Viễn Thông. 15 2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 15 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản 17 2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 21 2.2.2. Hoạt động thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông. 22 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 22 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 25 2.2.2.5. Công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 25 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 28 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 28 3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông. 29 3.3. Một số khuyến nghị 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông 4

1.1.1 Lịch sử hình thành Viện Điện Tử - Viễn Thông 4

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông 5

1.1.2.1 Chức năng của Viện Điện Tử - Viễn Thông 5

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông 6

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 7

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG 10

2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông 10

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông 10

2.1.2 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác văn thư – lưu trữ 12

2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ 13

2.1.4 Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 13

2.1.5 Hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ 14

2.1.6 Quản lý phông lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 15

2.2 Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông 15

2.2.1 Hoạt động thực hiện nghiệp vụ trong công tác văn thư của Viện Điện

Tử - Viễn Thông 15

2.2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 15

2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản 17

2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 20

2.2.1.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 21

2.2.2 Hoạt động thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 22

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 22

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 22

2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 23

2.2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 25

2.2.2.5 Công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25

CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 28

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 28

3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 29

3.3 Một số khuyến nghị 30

C PHẦN KẾT LUẬN 32

D PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Đất nước ngày càng từng bước phát triển về mọi mặt, mọi lĩnh vực Xuthế hội nhập quốc tế đang ngày càng chiếm lĩnh trên mọi phương diện Conngười cũng dần thay đổi để kịp thích ứng với xã hội với guồng quay của sự pháttriển đó Như đã nói mọi lĩnh vực mọi ngành nghề đều phải tự làm mới mình đểđáp ứng nhu cầu của con người và xã hội Cũng như những lĩnh vực được coi làtrọng điểm khác thì công tác văn thư lưu trữ cũng là một trong các hoạt động đã

và đang dành được nhiều sự quan tâm ưu ái Đặc biệt ngành lưu trữ hiện nayđược xã hội công nhận là một ngành khoa học, thậm chí còn dành riêng cho nómột mảnh đất để phát triển sâu rộng, từ đó cũng có không ít các nhà nghiên cứutên tuổi đi sâu vào tìm hiểu, phát hiện những cái mới trong lĩnh vực này

Bản thân là sinh viên chuyên ngành lưu trữ thuộc khoa Văn thư – Lưu trữ,trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, với khoảng thời gian bốn năm trau dồi kiến thứctrên ghế nhà trường, trải qua một số lần thực tế trong đó có đợt kiến tập ngànhnghề, bản thân tôi nói riêng và các sinh viên lưu trữ nói chung đã phần nào hiểuhơn về ngành nghề của mình Nhưng có lẽ để thật sự có cơ hội được cọ sát vớithực tế công việc, thực sự rèn luyện bản thân cũng như về trình độ chuyên mônthì qua đợt thực tập tốt nghiệp này tôi mới có thể hiểu rõ hơn về từng công việc,từng yếu tố tác động đến công việc trong cái nghề mà mình đã chọn

Sau khi nhận được kế hoạch thực tập tốt nghiệp của nhà trường, tôi đãliên hệ và được nhận vào thực tập tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, trường Đạihọc Bách Khoa Hà Nội, với thời gian thực tập tại cơ quan là từ ngày 11/01/2016đến 19/03/2016 Đây là đợt thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Vớimục đích củng cố kiến thức đã trang bị cho sinh viên, giúp sinh viên có cơ hộiđược một lần nữa cọ sát với thực tế, từng bước gắn học đi đôi với hành, lý luậngắn liền với thực tiễn Không những vậy, đợt thực tập này còn cho tôi nhiều cơhội cọ sát năng lực, tăng cường và củng cố thêm kĩ năng ngành nghề, năng lựcchuyên môn đã được đào tạo trong bốn năm đại học Với những lý luận đượctrang bị trên giảng đường chúng tôi sẽ vận dụng những kiến thức đó vào côngviệc thực tế ở cơ quan, đây chính là cơ hội để nâng cao trình độ chuyên môn là

cơ hội để trải nghiệm thực tiễn học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc và trau dồinhững kĩ năng mềm cần thiết Thêm vào đó, thực tập tốt nghiệp còn mang lạicho chúng tôi một ý nghĩa nữa đó là giúp sinh viên hệ thống hóa và củng cốnhững kiến thức nền cơ bản thuộc chuyên ngành để từ lý thuyết sinh viên biếtvận dụng vào thực tế và ngược lại, từ thực tế sinh viên nhớ lại kiến thức lý luận

đã học Đó chính là ý nghĩa, tầm quan trọng mà đợt thực tập tốt nghiệp nàymang lại cho sinh viên năm cuối chúng tôi

Là một sinh viên của khoa Văn thư – Lưu trữ, được đào tạo khá bài bản cả

về công tác văn thư và lưu trữ nên tôi mong muốn được cọ sát thực tiễn với côngviệc cũng như được củng cố thêm trình độ chuyên môn.Thêm nữa, cũng xuấtphát từ thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông cònnhiều vấn đề cần được chú trọng hơn cả về hoạt động quản lý cũng như hoạtđộng thực hiện nghiệp vụ Công tác văn thư còn nhiều nội dung thực hiện chưasát với quy định và công tác lưu trữ thì còn một số hạn chế trong nghiệp vụ dẫnđến tình trạng khó khăn trong tra tìm sử dụng tài liệu để giải quyết công việc.Chính vì thế tôi đã chọn nội dung thực tập đó là “ Thực trạng công tác văn thư -lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” để

từ thực tiễn đó vận dụng những lý luận đã được trang bị góp phần xây dựng vàhoàn thiện hơn công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, giúpcho việc cung cấp và đảm bảo thông tin cho lãnh đạo có hiệu quả, đồng thời cóthể khai thác sử dụng văn bản tài liệu nhằm phục vụ cho giải quyết công việcnhanh chóng, chính xác tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc đơn vị, cơquan

Trong quá trình thực tập tại đây, tôi đã gặp những thuận lợi và cả nhữngkhó khăn trong công việc Về thuận lợi thì tại đây, tôi được ban lãnh đạo việntạo điều kiện để có một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, năngđộng Các cán bộ chuyên môn, chuyên viên, nhân viên của Viện cũng đã tậntình chỉ bảo và hướng dẫn để tôi có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Cơ

sở vật chất ở đây cũng khá hiện đại nên bản thân tôi cũng được tiếp xúc với vớicác trang thiết bị công nghệ đó, giúp công việc được giải quyết nhanh hơn và

hiệu quả hơn Có thể nói được làm việc trong một môi trường hiện đại vớinhững con người chuyên nghiệp thân thiện, nhưng cũng hết sức có kỉ luật là mộtthuận lợi vô cùng lớn cho bản thân tôi để có thể rèn luyện, trau dồi trình độchuyên môn cũng như kĩ năng ngành nghề của mình Bên cạnh những thuận lợicũng có những khó khăn đó là do thời gian thực tập không nhiều, là người mớinên còn nhiều bỡ ngỡ chưa quen, kinh nghiệm còn ít nên trong quá trình thựctập và trong bài báo cáo còn nhiều thiếu sót Vì vậy, tôi mong nhận được những

ý kiến đóng góp, nhận xét của Nhà trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ cùng cácthầy cô giáo và cô Hoàng Thị Hồng Yến chuyên viên chính của văn phòng ViệnĐiện Tử - Viễn Thông cũng là người trực tiếp hướng dẫn tôi trong đợt thực tậpnày để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn

Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, tới Khoa Văn thư Lưu trữ cùng các thầy cô giáo đã truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức, đó lànền tảng ban đầu để tôi và các bạn sinh viên khác từng bước vận dụng vào thựctiễn và trau dồi, học hỏi thêm kinh nghiệm cũng như chuyên môn nghiệp vụthông qua đợt thực tập này Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạoViện Điện Tử - Viễn Thông, các cán bộ, nhân viên văn phòng Viện, đặc biệt xingửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Hoàng Thị Hồng Yến, đã hết sức tạo điềukiện giúp đỡ cũng như hướng dẫn, để tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thờigian thực tập vừa qua

-Tôi xin chân thành cảm ơn

Sinh viên

Dương Thị Hoàng Anh

B PHẦN NỘI DUNG.

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN

THÔNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI.

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội là một trong những ngôi trường đạihọc kĩ thuật hàng đầu của nền giáo dục Việt Nam Là một ngôi trường với cơcấu tổ chức tương đối lớn gồm các khoa, viện thuộc và trực thuộc trường, cácđơn vị, phòng ban chức năng, cũng như các trung tâm thực hành thí nghiệm, độingũ cán bộ có trình độ và kinh nghiệm lâu năm… Trường đã thực sự khẳngđịnh vị thế của mình trong xã hội Và Viện Điện Tử - Viễn Thông - nơi tôi đượctiếp nhận thực tập là một trong các viện lớn trực thuộc trường Quá trình hìnhthành, xây dựng và phát triển của Viện Điện Tử - Viễn Thông cũng gắn liền vớiquá trình hình thành phát triển trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông.

1.1.1 Lịch sử hình thành Viện Điện Tử - Viễn Thông.

Viện Điện Tử - Viễn Thông ( sau đây gọi là Viện) là đơn vị đào tạo vànghiên cứu khoa học trực thuộc trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Viện đượcthành lập theo quyết định số 2515/QĐ-ĐHBK-TCCB ngày 29 tháng 12 năm

2010 của Hiệu trưởng Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Viện được hình thành trong những năm đầu khi trường mới được thànhlập, bắt đầu từ những năm 1956 với tên gọi là: Khoa Cơ khí – Điện – Vô tuyếnđiện Đến năm 1967: Bộ môn Vô tuyến Điện trở thành Khoa Vô tuyến điện baogồm 3 đơn vị: Bộ môn Cơ sở Vô tuyến điện, Bộ môn Kỹ thuật Vô tuyến điện vàXưởng Vô tuyến điện

Năm 1984: Khoa Điện – Điện tử ra đời trên cơ sở sát nhập hai Khoa:Khoa Vô tuyến điện và Khoa Điện Cho đến năm 1987: Khoa Điện – Điện tử lạimột lần nữa được tách thành 6 khoa, trong đó có 2 khoa là tiền thân của ViệnĐiện Tử – Viễn Thông ngày nay đó là Khoa Kỹ thuật thông tin và Khoa Điện tử– Tin học Mãi đến năm 1994: Khoa Kỹ thuật thông tin và Khoa Điện tử – Tin

học được sát nhập thành Khoa Điện Tử – Viễn Thông Đến năm 2010: KhoaĐiện Tử – Viễn Thông được quyết định chuyển thành Viện Điện Tử – ViễnThông và phát triển cho đến bây giờ với cái tên chính thức đó là Viện Điện Tử -Viễn Thông, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Ngày nay, Viện đang ngàycàng phát triển mạnh mẽ, với việc đào tạo ra một nguồn nhân lực đông đảo cótrình độ chuyên môn trong lĩnh vực điện tử, viễn thông Không chỉ riêng đào tạo

mà nghiên cứu khoa học cũng là một mảng có nhiều thành tích đáng kể Việnđang thực sự khẳng định giá trị và tiềm năng phát triển của mình Có thể nói đây

là một môi trường học tập, làm việc và nghiên cứu khoa học thuận lợi, thânthiện đã được tạo nên, có sức hấp dẫn đối với sinh viên và cán bộ khoa học cótrình độ cao ( Phụ lục 1 )

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông.

1.1.2.1 Chức năng của Viện Điện Tử - Viễn Thông

Viện Điện Tử - Viễn Thông là một viện trực thuộc trường Đại học BáchKhoa Hà Nội, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, có văn thư riêng và được mởtài khoản giao dịch với bên ngoài Viện có chức năng đào tạo, nghiên cứu khoahọc, hợp tác trong nước và quốc tế về đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyểngiao công nghệ Ngoài ra viện còn thực hiện các chức năng quản lý khác theo sựphân cấp của Hiệu trưởng Nhà trường Trong lĩnh vực đào tạo, viện có chứcnăng đào tạo chính quy với mọi loại hình ở trình độ cao đẳng , đai học, trình độthạc sĩ, tiến sĩ; Đào tạo không chính quy theo nhu cầu của xã hội

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông

Viện Điện Tử - Viễn Thông có nhiệm vụ rất quan trọng Trong đào tạo,viện có nhiệm vụ đào tạo bậc cử nhân, kĩ sư, thạc sĩ, tiến sĩ thuộc danh mục cácngành, chuyên ngành đào tạo theo quy định Đào tạo thí điểm một số ngành,chuyên ngành mới chưa có trong danh mục nói trên theo quy định Hợp tác vớicác cơ sở đào tạo trong nước cũng như nước ngoài về lĩnh vực đào tạo

Trong nghiên cứu khoa học thì viện Điện Tử - Viễn Thông có nhiệm vụthực hiện các chương trình dự án đề tài nghiên cứu khoa học các cấp Thực hiệncác hợp đồng chuyển giao công nghệ, nghiên cứu, các đề tài ứng dụng và sản

xuất thử nghiệm Ngoài ra, viện còn thẩm định đánh giá tư vấn và các dịch vụkhoa học kỹ thuật khác Trong vấn đề hợp tác thì viện Điện Tử - Viễn Thông cónhiệm vụ xây dựng và phát triển các mối quan hệ hợp tác với các trường đạihọc, cơ sở đào tạo nghiên cứu khoa học trong nước; hợp tác với các doanhnghiệp là một điểm mạnh trong quan hệ hợp tác của Viện Đặc biết, Viện còn cómối quan hệ hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu, trung tâm hộiđồng tư vấn khoa học của nước ngoài Với những mối quan hệ tốt đẹp đó, việnĐiện Tử - Viễn Thông đã trao đổi được rất nhiều sinh viên cũng như cán bộ ranước ngoài để đào tạo nâng cao trình độ, học hỏi thêm được khá nhiều kinhnghiệm bài học công nghệ tiên tiến của nước ngoài.

Với vị trí chức năng cũng như nhiệm vụ to lớn như vậy, viện Điện Tử Viễn Thông có những quyền hạn như sau:

-Viện Điện Tử - Viễn Thông có quyền tự chủ trong các hoạt động củaViện

Viện được phép đào tạo cấp chứng chỉ cho các học viên tham gia cáckhóa đào tạo do Viện tổ chức và phối hợp tổ chức đáp ứng nhu cầu xã hội Viện

có quyền triển khai các hợp đồng đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giaocông nghệ, tư vấn đánh giá thẩm định thiết kế, chế tạo, sản xuất thử nghiệm vớicác tổ chức, đơn vị kinh tế trong và ngoài nước thuộc phạm vi lĩnh vực củaViện

Được phép trao đổi, hợp tác liên kết với các tổ chức cá nhân trong vàngoài nước về những vấn đề thuộc phạm vi hoạt động của Viện đồng thời được

tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề trong nước và quốc tế theo quyđịnh của Pháp luật ( Phụ lục 2 )

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông.

Cơ cấu của Viện, bao gồm:

a Ban Giám đốc Viện:

- 01 Viện trưởng: do Hiệu trưởng trường đại học Bách Khoa bổ nhiệm,bãi miễn nhiệm theo quy định Viện trưởng có quyề điều hành mọi hoạt độngcủa Viện đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm toàn diện trước Pháp luật và

Hiệu trưởng trong việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Viện.

- 03 Phó Viện trưởng: do Hiệu trưởng nhà trường bổ nhiệm, bãi miễnnhiệm trên cơ sở đề nghị của Viện trưởng Các phó viện trưởng có nhiệm vụgiúp Viện trưởng quản lý các hoạt động của viện theo sự phân công rõ ràng từnglĩnh vực của Viện trưởng đồng thời chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Việntrưởng về kết quả công việc trong lĩnh vực được phân công

b.Hội đồng Khoa học và đào tạo: Tư vấn cho viện trưởng về đào tạo vànghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ…

c Văn phòng Viện: được tổ chức thành các bộ phận, mỗi bộ phận đượcphân công công việc cụ thể, giúp Ban giám đốc Viện trong công tác quản lý điềuhành hoạt động chung của Viện

d.Các bộ môn với các phòng thí nghiệm cơ sở ngành và chuyên ngành

e Các trung tâm với các phòng thực hành, phòng thí nghiệm nghiên cứu

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông

Công tác Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạtđộng quản lý, điều hành, chỉ đạo của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung trong

đó có viện Điện Tử - Viễn Thông nói riêng cho nên lãnh đạo viện cũng rất chútrọng trong việc xây dựng và tổ chức bộ phận Văn thư - Lưu trữ Tại Viện Điện

Tử - Viễn Thông, bộ phận Văn thư - Lưu trữ được tổ chức trực thuộc văn phòngViện cho nên mọi chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn của bộ phận Văn thư – Lưutrữ đều nằm trong thẩm quyền quản lý của văn phòng

Văn phòng Viện có chức năng là đầu mối quản lý các hoạt động trongViện, hoặc giữa Viện với nhà trường và các bộ môn, trung tâm, hay các đơn vịkhác trong và ngoài trường

Viện Điện Tử - Viễn Thông là một đơn vị trực thuộc trường Đại họcBách Khoa Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có văn thư riêng con dấu riêng cũngnhư được phép mở tài khoản riêng để giao dịch Chính vì thế mà văn phòngthuộc Viện có nhiệm vụ và quyền hạn rất quan trọng đó là:

Tham mưu, tư vấn giúp ban lãnh đạo Viện trong công tác quản lý và điều

hành các hoạt động nói chung của Viện, bao gồm: Công tác đào tạo; Công tác tổchức cán bộ; Công tác Hành chính,văn thư – lưu trữ; Quản trị thiết bị,…

Tổ chức tiếp nhận xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo

để giải quyết công việc nhanh chóng chính xác và có hiệu quả

Giải quyết các thủ tục giấy tờ theo quy định liên quan đến các mặt đào tạocao đẳng đại học, phối hợp với các đơn vị khác trong trường có liên quan để xử

lý các thủ tục về đào tạo sau đại học và các chương trình chất lượng cao

Quản lý, mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết cho Viện

Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ nói chung củaviện theo quy định hiện hành của Nhà nước

Tiếp nhận, xử lý và trả giấy tờ liên quan đến sinh viên

Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phâncông của lãnh đạo Viện

Văn phòng viện được tổ chức thành các bộ phận: Kế toán tài vụ; Quản lýđào tạo và công tác sinh viên; Quản lý nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế;

Bộ phận thứ tư là Hành chính, quản trị thiết bị, quan hệ công chúng, bốn bộphận do bốn cán bộ chuyên môn phụ trách

Bà Hoàng Thị Hồng Yến, tổ trưởng tổ văn phòng

Bà Đỗ Hạnh, thư kí

Bà Đào Lê Thu Thảo, thủ quỹ

Bà Đỗ Minh Tâm, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm

Mỗi một bộ phận được tổ chức trong văn phòng Viện đều phụ trách mộtnhiệm vụ riêng, cụ thể Trong đó văn thư - lưu trữ là một bộ phận của công táchành chính thuộc văn phòng Viện và được Viện bố trí một cán bộ làm văn thưkiêm lưu trữ Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ phụ trách công tác văn thư - lưutrữ đó là:

+ Soạn thảo, ban hành văn bản của Viện

+ Tham mưu cho lãnh đạo Viện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vềcông tác văn thư - lưu trữ tại đơn vị, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnhvực chuyên môn

+ Thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư – lưu trữtheo hướng dẫn của Nhà nước và Pháp luật.

+ Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn cán bộ, giảng viên củaViện về việc lập hồ sơ công việc, tổ chức sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ,tài liệu an toàn để nhằm phục vụ, khai thác sử dụng

+ Thực hiện các bước cơ bản trong công tác lưu trữ để bảo đảm an toàncho những tài liệu có giá trị, phục vụ cho giải quyết công việc khi cần thiết

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA

VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG.

2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông.

-2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông.

Công tác văn thư – lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu đối với các

cơ quan, đơn vị tổ chức, trong đó có Viện Điện Tử - Viễn Thông Vì là một hoạtđộng quan trọng cho nên việc xây dựng ban hành văn bản quy định về công táctrên là một việc vô cùng ý nghĩa Những văn bản quy định về công tác văn thư –lưu trữ mà cơ quan đơn vị đề ra chính là “ kim chỉ nam” hướng dẫn cho các cán

bộ chuyên môn, cán bộ văn thư – lưu trữ trong cơ quan, đơn vị thực hiện công

tác văn thư – lưu trữ được đúng theo quy định Việc ban hành văn bản quy định

về công tác văn thư – lưu trữ rất quan trọng,Viện Điện Tử - Viễn Thông cũng đãban hành được quy định chế hướng dẫn các khâu nghiệp vụ trong công tác vănthư, tuy nhiên thì đó mới chỉ là những quy định hướng dẫn mang tính khái quát,chủ yếuViện thực hiện các khâu nghiệp vụ văn thư – lưu trữ theo các văn bảnhướng dẫn quy định chung của Nhà nước đã ban hành

* Công tác Văn thư

Viện đã thực hiện công tác văn thư theo các quy định của Nhà nước, tuânthủ theo sự hướng dẫn của các văn bản pháp quy, như:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và kỹ thuật trình bày văn bản

- Công văn 260/VTLTNN-NVTW ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Ngoài ra, Viện Điện Tử - Viễn Thông còn ban hành ra quy chế tổ chức vàhoạt động của Viện; Quy chế làm việc của văn phòng Viện Điện Tử - ViễnThông số: 27/QC-ĐHBK-ĐTVT ngày 13/3/2013 Và Viện cũng đã áp dụng,thực hiện theo những văn bản về bảo đảm thực hiện đồng bộ ISO trong tất cảcác lĩnh vực, trong đó cũng có cả công tác văn thư – lưu trữ

* Về công tác lưu trữ

Nếu như công tác văn thư là sợi dây kết nối giữa các cơ quan, đơn vị thìcông tác lưu trữ giúp sự kết nối đó bền chặt hơn, hai khâu nghiệp vụ này tácđộng lẫn nhau để hoạt động quản ký nhà nước được hoàn thiện hơn Các vănbản quy định và hướng dẫn nghiệp vụ trong lưu trữ có thể kể đến đó là:

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước V/v ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

- Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư vàlưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫ xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưutrữ cơ quan;

- Công văn 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 06/01/2009 của Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước V/v ban hành quy chình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVNISO 9001:2000;

- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định vềthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức.

- Luật 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Lưu trữ

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Nhìn chung là mặc dù Viện Điện Tử - Viễn Thông chưa có quy định rõràng về công tác văn thư – lưu trữ nhưng đơn vị cũng đã nhận thấy được tầmquan trọng của việc ban hành văn bản hướng dẫn và đơn vị cũng đã tiến hành ápdụng các văn bản quy định của Nhà nước vào thực hiện công việc, để giải quyếtcông việc hiệu quả đồng thời đảm bảo đúng theo yêu cầu của Pháp luật

2.1.2 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác văn thư – lưu trữ.

Hoạt động quản lý về công tác văn thư - lưu trữ còn bao hàm cả việc tổchức nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào chính công tác

đó Điều này Viện Điện Tử - Viễn Thông đã cơ bản làm được, đó là trong việc

ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ Cụ thể,đơn vị đã có phần mềm hỗ trợ cho công tác tiếp nhận và tìm kiếm văn bản củatrường hay các đơn vị khác gửi đến, đó là phần mềm eoffice – BKAV Phầnmềm này được lập ra nhằm mục đích giúp cho cán bộ văn thư của đơn vị khôngphải đi lấy văn bản một cách trực tiếp mà có thể tiếp nhận văn bản đến thôngqua hệ thống eoffice Văn bản được gửi đến, cán bộ văn thư tiếp nhận, in và cóthể lưu cả bản cứng và bản mềm trong máy dễ dàng trong tìm kiếm và lưu giữvăn bản Ngoài ra , Viện cũng chú trọng đầu tư các trang thiết bị văn phòng hiệnđại, đầy đủ, kết nối giữa máy photo với máy tính của cán bộ để hỗ trợ phần nàocông việc được thực hiện nhanh chóng

Tuy nhiên bên cạnh việc đã ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệvào công tác văn thư - lưu trữ thì việc nghiên cứu khoa học về hoạt động này làhoàn toàn chưa được thực hiện Do Viện là một đơn vị đào tạo thuộc khốichuyên ngành kĩ thuật cho nên những hoạt động về công văn giấy tờ cũng chưathực sự được chú ý Thêm nữa do nhiều yếu tố khách quan về điều kiện tàichính, nhân lực cũng là một trong các lý do để việc nghiên cứu khoa học về văn

thư - lưu trữ chưa được thực hiện tại đơn vị.

2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ.

Bất kì một công việc nào để thực hiện tốt được cần phải có trước hết lànhân lực Nhân lực là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong công việc,trong các hoạt động hàng ngày, là yếu tố cần thiết trong sự vận hành của cơquan Nhưng vấn đề là nhân lực phải có trình độ chuyên môn, được đào tạođúng ngành đúng nghề và luôn phải có tâm với nghề Chính vì thế, trong hoạtđộng quản lý về công tác văn thư – lưu trữ luôn cần phải đề cao việc đào tạo bồidưỡng nhân lực

Một cán bộ văn thư – lưu trữ cần phải đạt được những yêu cầu sau:

- Có phẩm chất chính trị tốt

- Chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp vững vàng

- Yêu nghề và thực sự tâm huyết với nghề với công việc mình đang và sẽđược làm

- Ngoài ra phải đảm bảo tốt các yêu cầu khác như: tính bí mật, tỉ mỉ, thậntrọng, ngăn nắp gọn gàng, nguyên tắc và tế nhị trong quá trình xử lý công việc

Viện Điện Tử - Viễn Thông có cử một cán bộ văn phòng làm công tác vănthư kiêm nhiệm, tức là vừa làm văn thư vừa làm lưu trữ Cán bộ làm văn thư củaViện là một cán bộ trẻ, có đầy đủ năng lực và phẩm chất của một cán bộ hànhchính văn phòng Nhân sự ở đây cũng được tham gia các lớp học, khóa học tậphuấn về công tác Văn thư – lưu trữ, để nâng cao trình độ chuyên môn đồng thờihọc hỏi thêm được kinh nghiệm Đó là sự quan tâm của ban lãnh đạo đối vớicông tác văn thư – lưu trữ của Viện nói riêng và đối với ngành nói chung

2.1.4 Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông.

Hoạt động thanh tra, kiểm tra trong công tác văn thư – lưu trữ là vô cùngquan trọng Không chỉ riêng đối với văn thư – lưu trữ mà đối với tất cả cácngành nghề khác, việc thanh tra kiểm tra là cần thiết Khi ban hành văn bản quyđịnh, chỉ thị, hay hướng dẫn thực hiện công việc thì trong quá trình thực hiện, đểđảm bảo tính khách quan, chính xác trong công việc thì luôn cần phải có sự

kiểm tra Việc thanh tra, kiểm tra có thể là thường xuyên hoặc đột xuất Tại ViệnĐiện Tử - Viễn Thông, việc thanh tra kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ là rấtđược chú trọng Ban lãnh đạo Viện kết hợp với tổ trưởng văn phòng kiểm trathường xuyên công việc của cán bộ văn thư – lưu trữ, cũng có khi có những đợtkiểm tra đột xuất đối với cán bộ chuyên môn, xem việc thực hiện các khâunghiệp vụ của công tác hành chính văn thư có được thực hiện nghiêm chỉnhkhông Điều đó thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo Viện đối với công tác vănthư – lưu trữ Vì có thanh tra kiểm tra thường xuyên cho nên không có bất cứmột vi phạm nào xảy ra, vì thế chưa có trường hợp nào bị xử lý vi phạm quyđịnh quy chế.

2.1.5 Hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ.

Văn thư – lưu trữ tuy là một hoạt động mới được xã hội quan tâm mấynăm trở lại đây Nhưng công tác văn thư – lưu trữ vẫn không ngừng phát triển

để hoàn thiện và để dành được vị trí quan trọng trong xã hội, dần được mọingười quan tâm, không chỉ các cơ quan , đơn vị trong nước mà cả nước ngoài.Đặc biệt, trong xã hội hiện nay, đất nước phát triển với các ngành nghề, lĩnh vựckinh tế, chính trị,… tất cả đều có xu thế mở rộng ra thế giới, hòa chung vàokhông khí hội nhập, văn thư lưu trữ cũng tìm chỗ đứng cho riêng mình Vì thế

mà việc hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ là một hoạt động hết sức là cầnthiết Ở Việt Nam, tại một số trường đại học chuyên ngành cũng có sự hợp tác

về văn thư – lưu trữ chẳng hạn như hợp tác với Lào, CamPuChia, Nga, …

Viện Điện Tử - Viễn Thông thì là một viện lớn thuộc khối trường chuyênngành kĩ thuật, tự nhiên Chính vì thế mà việc hợp tác quốc tế về văn thư – lưutrữ là hoàn toàn chưa thực hiện được Tuy nhiên, Viện cũng tiếp nhận sinh viên

từ các trường chuyên ngành văn thư – lưu trữ như sinh viên trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội, sinh viên trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đến thựctập, cũng như hỗ trợ cho viện thêm chuyên môn về công tác văn thư – lưu trữ.Đây là cơ hội để sinh viên chuyên ngành được cọ sát thực tế công việc, được thểhiện năng lực bản thân và được áp dụng những lý luận đã học vào thực tiễn.Đồng thời cũng là một việc để phía cơ quan có thêm kinh nghiệm trong lĩnh vực

này, giúp cán bộ chuyên môn của Viện được học hỏi những chuyên môn gópphần nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ.

2.1.6 Quản lý phông lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông.

Viện Điện Tử - Viễn Thông là một đơn vị trực thuộc trường có tư cáchpháp nhân riêng, cho nên tại đơn vị có đủ điều kiện để thành lập một phông lưutrữ, gọi là: “ Phông lưu trữ Viện Điện Tử - Viễn Thông” Đối với phông này,Viện đã tiến hành được hai đợt chỉnh lý, với sự tham gia của cán bộ Viện vàsinh viên thực tập chuyên ngành văn thư – lưu trữ, viện đã chỉnh lý được haikhối tài liệu từ năm 1999 – 2009 và khối tài liệu từ năm 2010 – 2015 Và việcquản lý phông thì Viện đã quản lý một cách tập trung, thống nhất, không có hiệntượng phân tán phông Tuy nhiên thì tài liệu trong phông còn khá lẻ tẻ và còn bịmất mát khá nhiều Nhưng nhìn chung là việc quản lý phông lưu trữ tài liệu củaViện thực hiện là tương đối tốt

2.2 Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện

Tử - Viễn Thông.

2.2.1 Hoạt động thực hiện nghiệp vụ trong công tác văn thư của Viện Điện Tử - Viễn Thông.

2.2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Văn bản do Viện ban hành gồm: quyết định, quy chế, quy định, hướngdẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờtrình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giớithiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển, thư công và các loại văn bản, giấy tờ khác Nhưng chủ yếu ở đây là cácvăn bản liên quan đến lĩnh vực như đào tạo, tổ chức cán bộ, nghiên cứu khoa học,hợp tác quốc tế,… Có thể kể đến một số văn bản như: quyết định giao đồ án tốtnghiệp, quyết định thành lập hội đồng chấm đồ án tốt nghiệp, quyết định tuyểndụng cán bộ về viện làm việc, công văn về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế,thông báo , kế hoạch giảng dạy cao đẳng, đại học của Viện,… ( Phụ lục 3 )

Xây dựng và ban hành văn bản là bước đầu tiên trong toàn bộ công tácvăn thư Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý Nhà nước có

thẩm quyền ban hành nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và banhành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của cơquan mình Các bước này đã được quy định rất rõ trong các văn bản pháp luật vềcông tác văn thư như : Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về côngtác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW về việc Hướng dẫn quản lí vănbản đến, Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội

Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày vănbản

Quy trình thực hiện công tác xây dựng và ban hành văn bản của ViệnĐiện Tử - Viễn Thông được tiến hành theo đúng quy định của Pháp luật, với cácbước sau:

Bước thứ 1:Tiếp nhận yêu cầu hay đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân

về việc ban hành một văn bản

Bước thứ 2: Xem xét đánh giá thực trạng vấn đề và xác định rõ yêu cầuhoặc đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân

Bước thứ 3: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lí thông tin.Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ban hành Dự đoán, lậpphương án và chọn phương án tốt nhất

Bước thứ 4: Soạn thảo văn bản

Bước thứ 5:Trình cấp có thẩm quyền kí duyệt và ban hành theo quy địnhQua khảo sát thực tế, lượng văn bản ban hành trong một năm của ViệnĐiện Tử - Viễn Thông là không nhiều, tuy nhiên nó có xu hướng tăng dần theocác năm, đặc biệt một số năm trở lại đây Dưới đây là lượng văn bản đi và đếnViện trong 03 năm trở lại đây của Viện Điện Tử - Viễn Thông, cụ thể:

* Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ,văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Việc quản lý văn bản tại Viện Điện Tử - Viễn Thông được thực hiện theoThông tư số: 07/2012/TT-BNV về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của Bộ Nội Vụ ban hành ngày22/11/2012

Văn bản đi của Viện cũng chủ yếu gồm các văn bản hành chính và vănbản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ) do Việnphát hành

Quy trình quản lý văn bản đi của Viện Điện Tử - Viễn Thông được tiếnhành như sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày thángcủa văn bản

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Trước khi thực hiện các công việc để ban hành văn bản, cán bộ văn thưcần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu pháthiện thấy thiếu sót, hoặc sai về mặt thể thức phải kịp thời báo cáo người đượcgiao trách nhiệm xem xét và giải quyết Việc kiểm tra thể thức và kĩ thuật trìnhbày văn bản để nhằm đảm bảo tính thống nhất, tạo tính thẩm mỹ cho văn bản khiphát hành

Tất cả các văn bản chính thức phát hành của Viện Điện Tử - Viễn Thôngđều gồm có 09 thành phần thể thức bắt buộc, theo quy định tại Thông tư số:01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

+ Ghi số, ngày, tháng của văn bản

Đây là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi Văn bản trước khiphát hành đều được tập trung tại Văn thư để lấy số theo hệ thống số chung Mỗivăn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định Sau khi kiểm tra thể thức,

hình thức và kỹ thuật trình bày của băn bản, nếu không có thiếu sót gì, Văn thư

cơ quan sẽ điền số đăng kí vào văn bản và ghi ngày tháng ban hành văn bản đó

Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được Viện banhành trong một năm và Văn thư có thể lựa chọn phương pháp đánh số cho phùhợp Số của văn bản được ghi phía bên trái, dưới yếu tố “tác giả văn bản” Ngày,tháng, năm của văn bản được ghi sau địa danh, bên dưới Quốc hiệu, và được ghibằng số Ả rập, số bé hơn 10 và tháng dưới tháng 3 thì ghi thêm số không (0)phía trước

Ví dụ:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/TTr-ĐHBK- ĐTVT Hà Nội, ngày 02 tháng 3 năm 2016

- Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khichuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan, nhằm mục đích quản lýchặt chẽ các văn bản do cơ quan ban hành, thuận tiện cho tra tìm và sử dụng.Văn bản đi của Viện được đăng ký vào sổ đăng kí văn bản Sổ đăng kí văn bảntại đơn vị gồm có 3 quyển, quyển thứ nhất là sổ đăng kí quyết định đi, là chỉ đểđăng kí những quyết định do Viện ban hành và đối với sổ này thì các văn bảnđược vào theo một hệ thống số riêng, còn một quyển là sổ đăng kí văn bản đi tức

là dùng để đăng kí tất cả các loại văn bản khác theo một hệ thống số riêng Cuốicùng là sổ đăng kí văn bản đến để đăng kí các văn bản gửi đến Viện nhằm xử lýcác công việc có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị Với 3 quyển sổ

đó, Viện dễ dàng kiểm soát và nắm được các thông tin về số lượng cũng như nộidung văn bản, thuận lợi cho việc sắp xếp và giúp cho tra tìm văn bản đượcnhanh chóng hơn ( Phụ lục 4 )

- Nhân bản, đóng dấu văn bản đi

Sau khi cho số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, đơn vị soạn thảo sẽ

nhân bản văn bản đó số lượng tùy theo nơi nhận được ghi trong văn bản Và đưatrở về Văn thư để đóng dấu.

Dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký hợp lệ của người cóthẩm quyền Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mầu mực theo quy định chung củaNhà nước Và đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Làm thủ tục chuyển giao, chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao vănbản đi

Văn bản sau khi đủ điều kiện phát hành, văn thư chuyển phát ngay theoquy định, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Quản lý bản lưu văn bản đi

Lưu văn bản đi: tất cả văn bản đi, hợp đồng, đề cương, đề án, giấy tờ xácnhận, phê duyệt … của Viện Điện Tử - Viễn Thông đều phải lưu tại bộ phận vănthư Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan;một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu văn bản đi phải được sắp xếp theo thứ tự đăng

kí Điều này văn thư của Viện làm cơ bản là tốt Các bản lưu được sắp xếp theothứ tự số văn bản hoặc theo ngày tháng của văn bản Nhìn chung là bản lưuđược sắp xếp khoa học, quản lý thống nhất, đầy đủ để phục vụ cho công tác lưutrữ

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm: văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành (kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức ( Phụlục 5 )

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại bộ phận Văn thư - Lưu trữcủa Viện Điện Tử - Viễn Thông được thực hiện tương đối tốt và cơ bản là ápdụng theo quy định của Nhà nước, như nghị định số: 110/2004/NĐ-CP củaChính Phủ ban hành ngày 08/4/2014 về công tác văn thư, hoặc một số văn bảnhướng dẫn khác Tất cả các văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến Viện đềuđược quản lý theo trình tự, cụ thể:

Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đến của Viện Điện Tử - Viễn Thông

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến của Viện Điện Tử - Viễn Thông

cơ bản là được thực hiện đúng theo trình tự thủ tục Tuy nhiên thì do không phảichuyên môn cho nên vẫn còn một số bước thực hiện còn sai sót Một số văn bảnđến không được trình cho lãnh đạo Viện để xin ý kiến chỉ đạo, cho nên lãnh đạokhông biết đến những văn bản đó Song những trường hợp như vậy là hiếm vẫn

có thể đánh giá công việc vẫn được giải quyết kịp thời, không có hậu quảnghiêm trọng Nhìn chung thì khâu nghiệp vụ này trong công tác văn thư, cán bộcuả Viện Điện Tử - Viễn Thông đã được chú trọng, đảm bảo hiệu suất công việcnhiệm vụ được giao được giải quyết nhanh chóng kịp thời, đảm bảo quy trình vàtiến độ

2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tại Viện Điện Tử

- Viễn Thông được thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước (Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 và các văn bản khác), đặcbiệt trong Nghị đinh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu Viện Điện Tử - Viễn Thông cũng có một số loại dấu như:dấu tròn của Viện có hình quốc huy, dấu chức danh tên người, dấu chữ kí của

Quy trình quản lý văn bản đến

sơ bộ bóc

bì văn bản

Đóngdấu đến

và ghi

số, ngày tháng

Đăng

kí văn bản đến

Trình

và sao văn bản

Chuyểngiao văn bảnđến

Giải quyết

và theodõi việc giải quyết văn

người có thẩm quyền Việc quản lý và sử dụng con dấu của Viện Điện Tử - ViễnThông được thực hiện theo đúng quy định Cán bộ văn thư là người giữ dấu vàđóng dấu, con dấu được bảo quản trong tủ gỗ có khóa cẩn thận Cán bộ văn thưchỉ đóng dấu khi có chữ kí của lãnh đạo Viện

Việc sử dụng con dấu của Viện cũng được thực hiện nghiêm ngặt theoquy định của Nhà nước Dấu đóng lên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõràng, đúng mực dấu quy định, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

2.2.1.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ là tập hợp tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,một đối tượng cụ thể hoặc có một( hoặc một số) đặc điểm chung như tên loạivăn bản, cơ quan tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểmkhác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi,chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trongquá trình giải quyết công việc theo những nguyên tắc và phương pháp nhấtđịnh.bCông tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp vụthường xuyên của cán bộ công chức được xem là một căn cứ quan trọng để đánhgiá chất lượng công việc của từng cán bộ công chức hàng năm và là một căn cứ

để đánh giá kết quả công tác quản lý của cơ quan

Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Viện Điện Tử - Viễn Thông vẫn chưađược thực hiện tốt, hồ sơ vẫn còn được cán bộ chuyên môn giữ, chưa tập trung vềmột nơi, những công việc đã giải quyết xong được cán bộ văn thư kiêm lưu trữ lậpthành một hồ sơ nhưng là hồ sơ tạm, chưa biên mục…Công tác này cần phải đượcquan tâm nhiều hơn nữa Cộng thêm do cán bộ văn thư kiêm nhiệm của đơn vịkhông được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư – lưu trữ và cũng từ thực tếkhách quan hiện nay của hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bảndanh mục hồ sơ cho nên văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đãkhông được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa đượcgiải quyết xong Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề nàyvới vấn đề khác Hồ sơ được lập cũng chỉ là những hồ sơ tạm, chưa đạt yêu cầu

2.2.2 Hoạt động thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện Điện

Tử - Viễn Thông.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước bao gồm tất cả nhữngvấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở hầu hết các cơ quan đơn vị vẫn làmột mặt yếu của công tác lưu trữ Các tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưng chưađược thu về để đưa vào lưu trữ Công tác chuẩn bị cơ sở vật chất như: kho tàng,giá, hộp, tủ để tài liệu là còn thiếu khá nhiều Nhìn chung là vấn đề thu thập bổsung tài liệu vào lưu trữ vẫn còn nhiều tồn tại đáng nói

Tuy nhiên việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông lại được thực hiện tương đối tốt Các văn bản tài liệu đã giải quyếtxong đều được các bộ môn, trung tâm, hay các cá nhân nộp về để lưu trữ Mặc

-dù không có cán bộ lưu trữ chuyên trách nhưng ý thức của các cán bộ chuyênmôn đều rất tốt cho nên không có tình trạng tồn đọng văn bản tài liệu, việc thuthập bổ sung văn bản được thực hiện một cách có hiệu quả và tài liệu được đưa

về lưu trữ đơn vị đều đúng theo thời gian quy định Nguồn thu các văn bản tàiliệu là từ các cá nhân, bộ phận, phòng bộ môn, trung tâm thuộc cơ cấu của ViệnĐiện Tử - Viễn Thông

Thành phần tài liệu là chủ yếu là các tài liệu chuyên môn, tài liệu hànhchính, ngoài ra cũng có những tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu về khoa học kĩthuật…

Tóm lại là công tác thu thập bổ sung tài liệu tại Viện Điện Tử - ViễnThông được thực hiện tương đối tốt, theo đúng quy định của Nhà nước góp phầnlàm công tác lưu trữ của Viện được hoàn chỉnh và thống nhất

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc, phươngpháp và tiêu chuẩn của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại