Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Viện điện tử viễn thông, trường đại học bách khoa hà nội

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG. 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI. 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử Viễn Thông. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Viện Điện Tử Viễn Thông. 4 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử Viễn Thông. 5 1.1.2.1. Chức năng của Viện Điện Tử Viễn Thông 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử Viễn Thông. 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử Viễn Thông. 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG. 10 2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông. 10 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông. 10 2.1.2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác văn thư – lưu trữ. 12 2.1.3. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ. 13 2.1.4. Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông. 13 2.1.5. Hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ. 14 2.1.6. Quản lý phông lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông. 15 2.2. Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông. 15 2.2.1. Hoạt động thực hiện nghiệp vụ trong công tác văn thư của Viện Điện Tử Viễn Thông. 15 2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 15 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản 17 2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 21 2.2.2. Hoạt động thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông. 22 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 22 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 25 2.2.2.5. Công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 25 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 28 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 28 3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử Viễn Thông. 29 3.3. Một số khuyến nghị 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 D. PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC 1 D PHỤ LỤC 2 A PHẦN MỞ ĐẦU 1 B PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 4 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông 4 1.1.1.Lịch sử hình thành Viện Điện Tử - Viễn Thông .4 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông .5 1.1.2.1 Chức năng của Viện Điện Tử - Viễn Thông .5 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông 5 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông 6 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 7 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG 10 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông 10 2.1.2 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác văn thư – lưu trữ 12 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ .13 2.1.4 Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 13 2.1.5 Hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ 14 2.1.6 Quản lý phông lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông 15 2.2.1 Hoạt động thực hiện nghiệp vụ trong công tác văn thư của Viện Điện Tử - Viễn Thông 15 2.2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 15 Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản .16 2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.1.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 21 2.2.2 Hoạt động thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông .22 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 22 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 25 2.2.2.5 Công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN 28 VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 28 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được .28 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông 29 3.3 Một số khuyến nghị .30 C PHẦN KẾT LUẬN .32 D PHỤ LỤC 34 D PHỤ LỤC Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Đất nước ngày càng từng bước phát triển về mọi mặt, mọi lĩnh vực Xu thế hội nhập quốc tế đang ngày càng chiếm lĩnh trên mọi phương diện Con người cũng dần thay đổi để kịp thích ứng với xã hội với guồng quay của sự phát triển đó Như đã nói mọi lĩnh vực mọi ngành nghề đều phải tự làm mới mình để đáp ứng nhu cầu của con người và xã hội Cũng như những lĩnh vực được coi là trọng điểm khác thì công tác văn thư lưu trữ cũng là một trong các hoạt động đã và đang dành được nhiều sự quan tâm ưu ái Đặc biệt ngành lưu trữ hiện nay được xã hội công nhận là một ngành khoa học, thậm chí còn dành riêng cho nó một mảnh đất để phát triển sâu rộng, từ đó cũng có không ít các nhà nghiên cứu tên tuổi đi sâu vào tìm hiểu, phát hiện những cái mới trong lĩnh vực này Bản thân là sinh viên chuyên ngành lưu trữ thuộc khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, với khoảng thời gian bốn năm trau dồi kiến thức trên ghế nhà trường, trải qua một số lần thực tế trong đó có đợt kiến tập ngành nghề, bản thân tôi nói riêng và các sinh viên lưu trữ nói chung đã phần nào hiểu hơn về ngành nghề của mình Nhưng có lẽ để thật sự có cơ hội được cọ sát với thực tế công việc, thực sự rèn luyện bản thân cũng như về trình độ chuyên môn thì qua đợt thực tập tốt nghiệp này tôi mới có thể hiểu rõ hơn về từng công việc, từng yếu tố tác động đến công việc trong cái nghề mà mình đã chọn Sau khi nhận được kế hoạch thực tập tốt nghiệp của nhà trường, tôi đã liên hệ và được nhận vào thực tập tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, với thời gian thực tập tại cơ quan là từ ngày 11/01/2016 đến 19/03/2016 Đây là đợt thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Với mục đích củng cố kiến thức đã trang bị cho sinh viên, giúp sinh viên có cơ hội được một lần nữa cọ sát với thực tế, từng bước gắn học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn Không những vậy, đợt thực tập này còn cho tôi nhiều cơ hội cọ sát năng lực, tăng cường và củng cố thêm kĩ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo trong bốn năm đại học Với những lý luận được trang bị trên giảng đường chúng tôi sẽ vận dụng những kiến thức đó vào công việc thực tế ở cơ quan, đây chính là cơ hội để nâng cao trình độ chuyên môn là Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 1 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cơ hội để trải nghiệm thực tiễn học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc và trau dồi những kĩ năng mềm cần thiết Thêm vào đó, thực tập tốt nghiệp còn mang lại cho chúng tôi một ý nghĩa nữa đó là giúp sinh viên hệ thống hóa và củng cố những kiến thức nền cơ bản thuộc chuyên ngành để từ lý thuyết sinh viên biết vận dụng vào thực tế và ngược lại, từ thực tế sinh viên nhớ lại kiến thức lý luận đã học Đó chính là ý nghĩa, tầm quan trọng mà đợt thực tập tốt nghiệp này mang lại cho sinh viên năm cuối chúng tôi Là một sinh viên của khoa Văn thư – Lưu trữ, được đào tạo khá bài bản cả về công tác văn thư và lưu trữ nên tôi mong muốn được cọ sát thực tiễn với công việc cũng như được củng cố thêm trình độ chuyên môn.Thêm nữa, cũng xuất phát từ thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông còn nhiều vấn đề cần được chú trọng hơn cả về hoạt động quản lý cũng như hoạt động thực hiện nghiệp vụ Công tác văn thư còn nhiều nội dung thực hiện chưa sát với quy định và công tác lưu trữ thì còn một số hạn chế trong nghiệp vụ dẫn đến tình trạng khó khăn trong tra tìm sử dụng tài liệu để giải quyết công việc Chính vì thế tôi đã chọn nội dung thực tập đó là “ Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” để từ thực tiễn đó vận dụng những lý luận đã được trang bị góp phần xây dựng và hoàn thiện hơn công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, giúp cho việc cung cấp và đảm bảo thông tin cho lãnh đạo có hiệu quả, đồng thời có thể khai thác sử dụng văn bản tài liệu nhằm phục vụ cho giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc đơn vị, cơ quan Trong quá trình thực tập tại đây, tôi đã gặp những thuận lợi và cả những khó khăn trong công việc Về thuận lợi thì tại đây, tôi được ban lãnh đạo viện tạo điều kiện để có một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, năng động Các cán bộ chuyên môn, chuyên viên, nhân viên của Viện cũng đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn để tôi có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Cơ sở vật chất ở đây cũng khá hiện đại nên bản thân tôi cũng được tiếp xúc với với các trang thiết bị công nghệ đó, giúp công việc được giải quyết nhanh hơn và Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 2 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hiệu quả hơn Có thể nói được làm việc trong một môi trường hiện đại với những con người chuyên nghiệp thân thiện, nhưng cũng hết sức có kỉ luật là một thuận lợi vô cùng lớn cho bản thân tôi để có thể rèn luyện, trau dồi trình độ chuyên môn cũng như kĩ năng ngành nghề của mình Bên cạnh những thuận lợi cũng có những khó khăn đó là do thời gian thực tập không nhiều, là người mới nên còn nhiều bỡ ngỡ chưa quen, kinh nghiệm còn ít nên trong quá trình thực tập và trong bài báo cáo còn nhiều thiếu sót Vì vậy, tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp, nhận xét của Nhà trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ cùng các thầy cô giáo và cô Hoàng Thị Hồng Yến chuyên viên chính của văn phòng Viện Điện Tử - Viễn Thông cũng là người trực tiếp hướng dẫn tôi trong đợt thực tập này để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, tới Khoa Văn thư Lưu trữ cùng các thầy cô giáo đã truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức, đó là nền tảng ban đầu để tôi và các bạn sinh viên khác từng bước vận dụng vào thực tiễn và trau dồi, học hỏi thêm kinh nghiệm cũng như chuyên môn nghiệp vụ thông qua đợt thực tập này Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo Viện Điện Tử - Viễn Thông, các cán bộ, nhân viên văn phòng Viện, đặc biệt xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Hoàng Thị Hồng Yến, đã hết sức tạo điều kiện giúp đỡ cũng như hướng dẫn, để tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập vừa qua Tôi xin chân thành cảm ơn Sinh viên Dương Thị Hoàng Anh Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 3 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội là một trong những ngôi trường đại học kĩ thuật hàng đầu của nền giáo dục Việt Nam Là một ngôi trường với cơ cấu tổ chức tương đối lớn gồm các khoa, viện thuộc và trực thuộc trường, các đơn vị, phòng ban chức năng, cũng như các trung tâm thực hành thí nghiệm, đội ngũ cán bộ có trình độ và kinh nghiệm lâu năm… Trường đã thực sự khẳng định vị thế của mình trong xã hội Và Viện Điện Tử - Viễn Thông - nơi tôi được tiếp nhận thực tập là một trong các viện lớn trực thuộc trường Quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của Viện Điện Tử - Viễn Thông cũng gắn liền với quá trình hình thành phát triển trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông 1.1.1 Lịch sử hình thành Viện Điện Tử - Viễn Thông Viện Điện Tử - Viễn Thông ( sau đây gọi là Viện) là đơn vị đào tạo và nghiên cứu khoa học trực thuộc trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Viện được thành lập theo quyết định số 2515/QĐ-ĐHBK-TCCB ngày 29 tháng 12 năm 2010 của Hiệu trưởng Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Viện được hình thành trong những năm đầu khi trường mới được thành lập, bắt đầu từ những năm 1956 với tên gọi là: Khoa Cơ khí – Điện – Vô tuyến điện Đến năm 1967: Bộ môn Vô tuyến Điện trở thành Khoa Vô tuyến điện bao gồm 3 đơn vị: Bộ môn Cơ sở Vô tuyến điện, Bộ môn Kỹ thuật Vô tuyến điện và Xưởng Vô tuyến điện Năm 1984: Khoa Điện – Điện tử ra đời trên cơ sở sát nhập hai Khoa: Khoa Vô tuyến điện và Khoa Điện Cho đến năm 1987: Khoa Điện – Điện tử lại một lần nữa được tách thành 6 khoa, trong đó có 2 khoa là tiền thân của Viện Điện Tử – Viễn Thông ngày nay đó là Khoa Kỹ thuật thông tin và Khoa Điện tử – Tin học Mãi đến năm 1994: Khoa Kỹ thuật thông tin và Khoa Điện tử – Tin Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 4 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội học được sát nhập thành Khoa Điện Tử – Viễn Thông Đến năm 2010: Khoa Điện Tử – Viễn Thông được quyết định chuyển thành Viện Điện Tử – Viễn Thông và phát triển cho đến bây giờ với cái tên chính thức đó là Viện Điện Tử Viễn Thông, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Ngày nay, Viện đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, với việc đào tạo ra một nguồn nhân lực đông đảo có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực điện tử, viễn thông Không chỉ riêng đào tạo mà nghiên cứu khoa học cũng là một mảng có nhiều thành tích đáng kể Viện đang thực sự khẳng định giá trị và tiềm năng phát triển của mình Có thể nói đây là một môi trường học tập, làm việc và nghiên cứu khoa học thuận lợi, thân thiện đã được tạo nên, có sức hấp dẫn đối với sinh viên và cán bộ khoa học có trình độ cao ( Phụ lục 1 ) 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông 1.1.2.1 Chức năng của Viện Điện Tử - Viễn Thông Viện Điện Tử - Viễn Thông là một viện trực thuộc trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, có văn thư riêng và được mở tài khoản giao dịch với bên ngoài Viện có chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác trong nước và quốc tế về đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ Ngoài ra viện còn thực hiện các chức năng quản lý khác theo sự phân cấp của Hiệu trưởng Nhà trường Trong lĩnh vực đào tạo, viện có chức năng đào tạo chính quy với mọi loại hình ở trình độ cao đẳng , đai học, trình độ thạc sĩ, tiến sĩ; Đào tạo không chính quy theo nhu cầu của xã hội 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông Viện Điện Tử - Viễn Thông có nhiệm vụ rất quan trọng Trong đào tạo, viện có nhiệm vụ đào tạo bậc cử nhân, kĩ sư, thạc sĩ, tiến sĩ thuộc danh mục các ngành, chuyên ngành đào tạo theo quy định Đào tạo thí điểm một số ngành, chuyên ngành mới chưa có trong danh mục nói trên theo quy định Hợp tác với các cơ sở đào tạo trong nước cũng như nước ngoài về lĩnh vực đào tạo Trong nghiên cứu khoa học thì viện Điện Tử - Viễn Thông có nhiệm vụ thực hiện các chương trình dự án đề tài nghiên cứu khoa học các cấp Thực hiện các hợp đồng chuyển giao công nghệ, nghiên cứu, các đề tài ứng dụng và sản Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 5 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xuất thử nghiệm Ngoài ra, viện còn thẩm định đánh giá tư vấn và các dịch vụ khoa học kỹ thuật khác Trong vấn đề hợp tác thì viện Điện Tử - Viễn Thông có nhiệm vụ xây dựng và phát triển các mối quan hệ hợp tác với các trường đại học, cơ sở đào tạo nghiên cứu khoa học trong nước; hợp tác với các doanh nghiệp là một điểm mạnh trong quan hệ hợp tác của Viện Đặc biết, Viện còn có mối quan hệ hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu, trung tâm hội đồng tư vấn khoa học của nước ngoài Với những mối quan hệ tốt đẹp đó, viện Điện Tử - Viễn Thông đã trao đổi được rất nhiều sinh viên cũng như cán bộ ra nước ngoài để đào tạo nâng cao trình độ, học hỏi thêm được khá nhiều kinh nghiệm bài học công nghệ tiên tiến của nước ngoài Với vị trí chức năng cũng như nhiệm vụ to lớn như vậy, viện Điện Tử Viễn Thông có những quyền hạn như sau: Viện Điện Tử - Viễn Thông có quyền tự chủ trong các hoạt động của Viện Viện được phép đào tạo cấp chứng chỉ cho các học viên tham gia các khóa đào tạo do Viện tổ chức và phối hợp tổ chức đáp ứng nhu cầu xã hội Viện có quyền triển khai các hợp đồng đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, tư vấn đánh giá thẩm định thiết kế, chế tạo, sản xuất thử nghiệm với các tổ chức, đơn vị kinh tế trong và ngoài nước thuộc phạm vi lĩnh vực của Viện Được phép trao đổi, hợp tác liên kết với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước về những vấn đề thuộc phạm vi hoạt động của Viện đồng thời được tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề trong nước và quốc tế theo quy định của Pháp luật ( Phụ lục 2 ) 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông Cơ cấu của Viện, bao gồm: a Ban Giám đốc Viện: - 01 Viện trưởng: do Hiệu trưởng trường đại học Bách Khoa bổ nhiệm, bãi miễn nhiệm theo quy định Viện trưởng có quyề điều hành mọi hoạt động của Viện đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm toàn diện trước Pháp luật và Hiệu trưởng trong việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Viện - 03 Phó Viện trưởng: do Hiệu trưởng nhà trường bổ nhiệm, bãi miễn Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 6 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nhiệm trên cơ sở đề nghị của Viện trưởng Các phó viện trưởng có nhiệm vụ giúp Viện trưởng quản lý các hoạt động của viện theo sự phân công rõ ràng từng lĩnh vực của Viện trưởng đồng thời chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Viện trưởng về kết quả công việc trong lĩnh vực được phân công b.Hội đồng Khoa học và đào tạo: Tư vấn cho viện trưởng về đào tạo và nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ… c Văn phòng Viện: được tổ chức thành các bộ phận, mỗi bộ phận được phân công công việc cụ thể, giúp Ban giám đốc Viện trong công tác quản lý điều hành hoạt động chung của Viện d.Các bộ môn với các phòng thí nghiệm cơ sở ngành và chuyên ngành e Các trung tâm với các phòng thực hành, phòng thí nghiệm nghiên cứu 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông Công tác Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành, chỉ đạo của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung trong đó có viện Điện Tử - Viễn Thông nói riêng cho nên lãnh đạo viện cũng rất chú trọng trong việc xây dựng và tổ chức bộ phận Văn thư - Lưu trữ Tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, bộ phận Văn thư - Lưu trữ được tổ chức trực thuộc văn phòng Viện cho nên mọi chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ đều nằm trong thẩm quyền quản lý của văn phòng Văn phòng Viện có chức năng là đầu mối quản lý các hoạt động trong Viện, hoặc giữa Viện với nhà trường và các bộ môn, trung tâm, hay các đơn vị khác trong và ngoài trường Viện Điện Tử - Viễn Thông là một đơn vị trực thuộc trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có văn thư riêng con dấu riêng cũng như được phép mở tài khoản riêng để giao dịch Chính vì thế mà văn phòng thuộc Viện có nhiệm vụ và quyền hạn rất quan trọng đó là: Tham mưu, tư vấn giúp ban lãnh đạo Viện trong công tác quản lý và điều hành các hoạt động nói chung của Viện, bao gồm: Công tác đào tạo; Công tác tổ chức cán bộ; Công tác Hành chính,văn thư – lưu trữ; Quản trị thiết bị,… Tổ chức tiếp nhận xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 7 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để giải quyết công việc nhanh chóng chính xác và có hiệu quả Giải quyết các thủ tục giấy tờ theo quy định liên quan đến các mặt đào tạo cao đẳng đại học, phối hợp với các đơn vị khác trong trường có liên quan để xử lý các thủ tục về đào tạo sau đại học và các chương trình chất lượng cao Quản lý, mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết cho Viện Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ nói chung của viện theo quy định hiện hành của Nhà nước Tiếp nhận, xử lý và trả giấy tờ liên quan đến sinh viên Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện Văn phòng viện được tổ chức thành các bộ phận: Kế toán tài vụ; Quản lý đào tạo và công tác sinh viên; Quản lý nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế; Bộ phận thứ tư là Hành chính, quản trị thiết bị, quan hệ công chúng, bốn bộ phận do bốn cán bộ chuyên môn phụ trách Bà Hoàng Thị Hồng Yến, tổ trưởng tổ văn phòng Bà Đỗ Hạnh, thư kí Bà Đào Lê Thu Thảo, thủ quỹ Bà Đỗ Minh Tâm, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm Mỗi một bộ phận được tổ chức trong văn phòng Viện đều phụ trách một nhiệm vụ riêng, cụ thể Trong đó văn thư - lưu trữ là một bộ phận của công tác hành chính thuộc văn phòng Viện và được Viện bố trí một cán bộ làm văn thư kiêm lưu trữ Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ đó là: + Soạn thảo, ban hành văn bản của Viện + Tham mưu cho lãnh đạo Viện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ tại đơn vị, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn + Thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư – lưu trữ theo hướng dẫn của Nhà nước và Pháp luật + Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn cán bộ, giảng viên của Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 8 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội được những ý kiến đóng góp của cán bộ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông cùng toàn thể quý thầy cô tại trường để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2016 Sinh viên thực tập Dương Thị Hoàng Anh Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Phụ lục 1 Nhà C9 – Viện Điện Tử - Viễn Thông Phòng 405 – Văn phòng Viện Điện Tử - Viễn Thông Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 2 Quy chế tổ chức và hoạt động của Viện Điện Tử - Viễn Thông Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 3 Một số mẫu văn bản do Viện Điện Tử - Viễn Thông ban hành Loại 1: Quyết định thành lập hội đồng chấm đồ án tốt nghiệp Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Loại văn bản thứ 2: Quy chế làm việc của văn phòng Viện Điện Tử - Viễn Thông Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 4 Mẫu sổ đăng kí văn bản của Viện Điện Tử - Viễn Thông Sổ đăng kí văn bản đi của Viện Điện Tử - Viễn Thông Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sổ đăng kí văn bản đến của Viện Điện Tử - Viễn Thông Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sổ đăng kí văn bản ( quyết định đi ) của Viện Điện Tử - Viễn Thông Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 5 Các loại văn bản đến của Viện Điện Tử - Viễn Thông Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 6 Một số hình ảnh về khối tài liệu của Viện Điện Tử - Viễn Thông * Hình ảnh về tài liệu còn bó gói, lộn xộn Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội * Hình ảnh những hộp tài liệu đã được chỉnh lý cho vào hộp và để trong tủ đựng tài liệu Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 7 Trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu Hộp đựng tài liệu Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tủ sắt đựng tài liệu Tủ gỗ đựng tài liệu Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tủ đựng văn bản, giấy tờ của bộ môn và trung tâm Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 8 Hình ảnh cán bộ văn phòng đang làm việc Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A