Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong mọi cơ quan, tổ chức, có vai trò rất quan trọng trong hệ thống hành chính nhà nước. Trong quá trình hoạt động mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ký ban hành, quản lý và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Bảo quản, lưu trữ thông tin một cách tốt nhất qua đó sẽ giúp nâng cao năng suất, công việc của cơ quan. Tránh mất mát hay rò rỉ thông tin, tài liệu bí mật
VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ Tóm tắt nội dung: Công tác lưu trữ hoạt động quan trọng, khơng thể thiếu quan, tổ chức, có vai trị quan trọng hệ thống hành nhà nước Trong trình hoạt động quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành tất lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ký ban hành, quản lý tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung Bảo quản, lưu trữ thơng tin cách tốt qua giúp nâng cao suất, công việc quan Tránh mát hay rị rỉ thơng tin, tài liệu bí mật Từ khóa: cơng tác lưu trữ, vai trò, quan, tổ chức MỞ ĐẦU 1.1 Khái niệm Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 công tác cơng văn, giấy tờ, Chủ tịch Hồ Chí Minh rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia"và đánh giá "Tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Tài liệu lưu trữ việc biến đổi loại hình tài liệu lưu trữ sang tài liệu số Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Vì vậy, tài liệu lưu trữ phải lựa chọn, xếp bảo quản theo quy định pháp luật, đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Làm tốt công tác lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức 1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ Nội dung tài liệu chứa đựng thông tin khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức cá nhân Có tính xác cao chúng (bản gốc, chính, hợp pháp) trở thành thông tin tin cậy, phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học lịch sử Do Nhà nước thống quản lý, Nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật 1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, thời Phong kiến tài liệu hành loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… thời Pháp thuộc sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… ngày tài liệu hành hệ thống văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thơng tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ Tài liệu khoa học - kỹ thuât: loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn trắc địa, đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng; vẽ tổng thể cơng trình, vẽ chi tiết cơng trình; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ, trắc địa… Tài liệu nghe nhìn: tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn sinh động, thu hút ý người Hiện nay, khối tài liệu chiếm vị trí quan trọng Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim (âm dương bản) thể loại khác như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… Tài liệu văn học nghệ thuật: tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học… Loại tài liệu chủ yếu thảo tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ tiếng, nhà hoạt động trị, hoạt động khoa học; phác thảo hoạ sĩ… Tài liệu điện tử: Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác NỘI DUNG VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ 2.1 Đối với quốc gia 2.1.1 Trong lĩnh vực trị Tài liệu lưu trữ gốc văn lưu lại, giữ lại phục vụ cho nhu cầu khai thác đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ để nghiên cứu dựng lại kiện lịch sử cách xác thực, làm cứ, chứng phục vụ hoạt động quản lý quan tổ chức mục đích đáng cơng dân Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn nguồn thơng tin phục vụ cho hoạt động bảo vệ chủ quyền đất nước, chứng tố cáo tội ác thực dân đế quốc, tài liệu lưu trữ chứng thể quyền tự do, dân chủ Tài liệu lưu trữ thể chủ trương, quan điểm, lãnh đạo Đảng sách pháp luật Nhà nước 2.1.2 Trong lĩnh kinh tế Sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế (dài hạn ngắn hạn) Sử dụng tài liệu lưu trữ để cung cấp thông tin, số liệu khảo sát, phục vụ tìm kiếm, điều tra số liệu, khí hậu, khống sản, nguồn nhân lực, Từ giúp quan Nhà nước đê án, dự án cho phù hợp với vùng, khu vực, địa phương Không tài liệu lưu trữ cịn góp phần quan trọng giúp quan, tổ chức hoạch định lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, thủy sản Sử dụng tài liệu lưu trữ để sửa chữa, nâng cấp công trình xây dựng, khơi phục cơng trình chiến tranh, thiên tai Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động kinh tế đất nước, địa phương, doanh nghiệp chứa đựng thông tin liên quan đến bí mật cơng nghệ, hoạt động kinh doanh xuất nhập tổ chức kinh doanh 2.1.3 Trong lĩnh vực văn hoá – xã hội Tài liệu lưu trữ liệu đáng tin cậy để giới công nhận xếp hạng nhiều di sản văn hố có giá trị Tài liệu lưu trữ để tổ chức triển lãm giới thiệu trình hình thành phát triển địa danh du lịch tiếng Tài liệu lưu trữ dùng để thiết kế bối cảnh, làm phục trang phim lịch sử Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nươc giải chế độ cho người có cơng, đối tượng xã hội khác (Ví dụ: An sinh xã hội, tuyển dụng lao động, giải việc làm) Lưu trữ tài liệu đểTài liệu không bị mất, hư hại, kéo dài tuổi thọ tài liệu Khai thác thông tin văn thuận lợi, nhanh chóng 2.1.4 Trong lĩnh vực khoa học – công nghệ Trong lĩnh vực khoa học – công nghệ tài liệu lưu trữ giải thích vận động quy luật tự nhiên ( Ví dụ: Mưa, nắng, bão, lũ lụt,…) Bên cạnh tài liệu lưu trữ cịn kế thừa, hồn thiện cơng trình nghiên cứu khoa học ( Ví dụ: Chế tạo máy bay, tàu hỏa, tơ, ) Ngồi ra, khoa học lịch sử tài liệu lưu trữ giúp góp phần làm sáng tỏ kiện lịch sử 2.1.5 Trong hoạt động ngày quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức Chúng cung cấp thông tin, số liệu để sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình thực nhiệm vụ quan, tổ chức Cung cấp thông tin giúp quan xây dựng kế hoạch, chương trình, dự án, đề án Ngồi chúng cịn giúp quan giải sách cho cán bộ, công chức viên chức người lao động, phục vụ nhu cầu đáng cơng dân 2.2 Đối với công dân Mọi công dân có nhu cầu xác minh vấn đề tiểu sử, tài sản, quyền lợi trị, kinh tế, văn hóa đến kho lưu trữ bảo quản tài liệu có liên quan đế yêu cầu cung cấp, xác nhận nhằm bảo vệ quyền lợi đáng cá nhân (Ví dụ: làm luận văn tiến sĩ, thạc sĩ tới kho lưu trữ) KẾT LUẬN Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ nguồn thông tin thiếu Hàng ngày, hàng cán lãnh đạo, cán quản lý quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ để xây dựng chương trình, kế hoạch ban hành định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ chứng, giúp quan, tổ chức việc tra, kiểm tra xử lý vi phạm trình hoạt động quan, tổ chức trình thực thi cơng vụ Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn có giá trị đặc biệt lĩnh vực quản lý xã hội, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ, an ninh, quốc phòng nhiều giá trị khác đóng góp vào phát triển kinh tế, xã hội tỉnh Bắc Ninh TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình lý luận phương pháp công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội [2] Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ [3] Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định số điều luật lưu trữ