Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ HƯỜNG Sinh viên thực : PHẠM THỊ THẠCH THẢO Mã số sinh viên : 1405QTVA055 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH.QTVP14A HÀ NỘI – 2018 BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ HƯỜNG Sinh viên thực : PHẠM THỊ THẠCH THẢO Mã số sinh viên : 1405QTVA055 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH.QTVP14A HÀ NỘI – 2018 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Sinh viên Phạm Thị Thạch Thảo LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài khóa luận này, tơi xin gửi lời cảm ơn tới thầy/cô khoa Quản trị văn phịng, đặc biệt Nguyễn Thị Hường hướng dẫn tơi q trình thực đề tài Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Trần Việt Hoa Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trần Thị Thúy Lan - Trưởng phịng Hành - Tổ chức đồng ý cho tơi tham khảo nguồn tài liệu Trung tâm phục vụ cho trình thực đề tài Cảm ơn chuyên viên văn thư t ạo điều kiện cho có nguồn tài liệu chân thực để làm dẫn chứng cho khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ tận tình trình tơi tìm kiếm tài liệu để hồn thành khóa luận Trong q trình thực đề tài nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Sinh viên Phạm Thị Thạch Thảo BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Ý nghĩa Chữ viết tắt Trung tâm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ST&BHVB Soạn thảo ban hành văn VBHC Văn hành VC Viên chức CC Cơng chức MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đóng góp đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu 9 Cấu trúc dự kiến đề tài 10 Chƣơng LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC S OẠN THẢO VÀ BA N HÀN H VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 11 1.1.Những khái niệm văn 11 1.1.1 Văn 11 1.1.2 Văn quản lý, văn quản lý nhà nước 12 1.1.2.1 Văn quản lý 12 1.1.2.2 Văn quản lý nhà nước 12 1.1.3 Văn hành 14 1.2.Phân loại văn hành 15 1.2.1 Văn hành cá biệt 15 1.2.2 Văn hành thơng thường 16 1.3.Chức năng, vai trò văn hành 20 1.3.1 Chức văn hành 20 1.3.2 Vai trị văn hành 22 1.4.Công tác soạn thảo ban hành văn hành 23 1.4.1.Khái niệm 23 1.4.2.Những yêu cầu công tác soạn thảo ban hành văn hành 23 1.4.2.1 Yêu cầu thẩm quyền 23 1.4.2.2 Yêu cầu nội dung 23 1.4.2.3 Yêu cầu hình thức, thể thức 24 1.4.2.4 Yêu cầu văn phong ngôn ngữ 25 1.4.2.5 Yêu cầu bố cục nội dung 26 1.5 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành 26 1.5.1 Khái niệm 27 1.5.2 Nội dung quy trình soạn thảo ban hành văn hành 27 Chƣơng THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III 30 2.1 Giới thiệu chung Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III 30 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 30 2.1.2.Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 31 2.2 Thực trạng soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III 31 2.2.1 Cơ sở pháp lý quy định soạn thảo ban hành văn hành áp dụng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 31 2.2.2 Số lượng văn ban hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2013-2017 33 2.2.3 Chất lượng văn ban hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2013-2017 35 2.2.3.1.Thẩm quyền ban hành văn theo quy định 35 2.2.3.2.Thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành 36 2.2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 40 2.2.3.4 Các trang thiết bị văn phòng sử dụng phục vụ hoạt động soạn thảo ban hành văn 44 2.3 Nhận xét soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III từ năm 2013-2017 44 2.3.1 Ưu điểm soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm 44 2.3.2 Nhược điểm soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm 47 2.3.3 Nguyên nhân tồn nhược điểm soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm 51 Chƣơng ĐỀ XUẤT G IẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III 54 3.1 Hoàn thiện thể chế công tác soạn thảo ban hành văn hành 54 3.1.1.Đối với Nhà nước 54 3.1.2.Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 57 3.2 Giải pháp nhân Trung tâm 58 3.2.1 Đối với Lãnh đạo Trung tâm 59 3.2.2 Đối với viên chức giao soạn thảo văn 60 3.2.3 Đối với thành viên khác Trung tâm 61 3.3 Giải pháp sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm 61 3.3.1.Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 61 3.3.2.Ứng dụng công nghệ thông tin 63 3.4 Kiểm tra thƣờng xuyên, đột xuất văn đƣợc ban hành việc thực công tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm 64 3.5 Nâng cao hiệu công tác lƣu trữ Trung tâm 67 KẾT LUẬN 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 PHỤ LỤC 77 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong sống, nhu cầu trao đổi thông tin nhu cầu quan trọng Hoạt động trao đổi thông tin thể nhiều phương diện khác Trong văn phương tiện quan trọng Trong hoạt động quản lý nhà nước văn giúp đảm bảo thông tin cho ho ạt động quản lý, phương tiện truyền đạt định quản lý, để tiến hành kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý công c ụ để xây dựng hệ thống pháp luật Vì mà soạn thảo ban hành văn cơng tác có ý nghĩa quan trọng thường xuyên quan, đơn vị Nếu trình soạn thảo, ban hành quản lý văn thực tuân theo trình tự, quy định định, đảm bảo độ xác cao thơng tin quản lý đảm bảo hoạt động quản lý hành nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung ln ln đảm bảo đạt hiệu cao Cùng với thời gian cố gắng nâng cao hiệu cơng tác văn phịng, phủ nhận công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn cấp đ ạt thành tựu đáng kể, góp phần đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống, kinh tế xã hội Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp - trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản có trụ sở làm việc riêng Đây nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn Quốc gia, hoạt động quan trọng đòi hỏi người làm lưu trữ phải hiểu mục đích cuối việc bảo quản tài liệu bảo quản thơng tin hồi cố có tài liệu để phục vụ nhu cầu đáng c quan, tổ chức cá nhân Hiểu đơn vị, cá nhân Trung tâm phải người nhận thức rõ vai trị cơng tác soạn thảo ban hành văn để đảm bảo thông tin cung cấp xác pháp luật Cơng tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tuân thủ quy định pháp luật hành soạn thảo văn bản, đa số văn trình bày thể thức, kỹ thuật, cơng tác phổ biến rộng tới phòng ban, cá nhân Trung tâm,… Tuy nhiên, bên cạnh điểm tích cực cịn tồn số hạn chế công tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm như: văn thiếu tính mạch lạc; văn thiếu tính khả thi; văn ban hành chưa đảm bảo yếu tố nội dung; quy trình xử lý văn khơng theo u cầu;… Chính vấn đề tạo thành lỗ hổng công tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Là sinh viên khoa Quản trị văn phịng, tơi học học phần liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tạo điều kiện khảo sát thực tế Trung tâm, nhận thấy công tác soạn thảo ban hành văn khâu quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới hoạt động quản lý, với lý tơi định lựa chọn đề tài: “Soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài khóa luận để đưa lý luận chung soạn thảo ban hành văn bản, với thực trạng cơng tác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Từ đánh giá ưu điểm nhược điểm công tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, nhằm đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có nhiều tác giả đề cập đến nhiều khía cạnh khác vấn đề cơng tác soạn thảo ban hành văn khái niệm, phân loại, chức năng, vai trị, kỹ thuật trình bày hay giải pháp nâng cao hiệu soạn thảo ban hành văn Có thể thấy khơng vấn đề mẻ, xa lạ quan, tổ chức hoạt động xong thực tế nhiều bất cập Dưới tổng quan tình hình nghiên cứu vấn đề tác giả tổng hợp trình bày: * Các sách giáo trình Có thể kể đến số sách thường dùng để tham khảo nghiên cứu như: ... hành chính; khái niệm yêu cầu công tác soạn thảo ban hành văn hành quy trình soạn thảo ban hành văn hành 29 Chƣơng THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA. .. văn hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nhiệm vụ nghiên cứu + Nghiên cứu sở lý luận công tác soạn thảo ban hành văn + Khảo sát thực trạng soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. .. ban hành văn hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Công tác soạn thảo ban hành văn hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn